Mẫu dữ liệu quản lý vận tải của bạn

Mã lô hàng là mã định danh hồ sơ trung tâm, dùng để nhóm mọi sự kiện và hoạt động liên quan đến một đơn vận chuyển. Mỗi lô hàng đại diện cho toàn bộ hành trình, từ lúc tạo và lập kế hoạch đến khi vận chuyển, giao hàng và quyết toán tài chính.

Trong process mining, phân tích theo lô hàng giúp bạn có cái nhìn xuyên suốt vòng đời vận tải. Bạn có thể đo tổng thời gian xử lý, tìm điểm nghẽn ảnh hưởng đến từng lô hàng và so sánh các luồng quy trình giữa những loại lô hàng khác nhau. Đây là thuộc tính cốt lõi để theo dõi một đơn hàng qua toàn bộ hệ thống.

Đây là mã định danh hồ sơ thiết yếu, kết nối mọi hoạt động liên quan để bạn phân tích toàn bộ quy trình của từng đơn vận chuyển.

Đây là khóa chính trong các bảng lô hàng hoặc đơn hàng chính của Trimble TMS. Hãy xem tài liệu Trimble TMS để biết tên bảng và trường cụ thể.

Tên hoạt động mô tả một bước cụ thể hoặc một lần đổi trạng thái trong quy trình vận tải. Các sự kiện này tạo thành thứ tự trên sơ đồ quy trình, cho thấy lô hàng đi từ lúc tạo đến khi hoàn tất.

Phân tích hoạt động là phần cốt lõi của process mining. Việc này giúp trực quan hóa luồng quy trình, tìm các lộ trình phổ biến và hiếm gặp, phát hiện vòng lặp làm lại như nhiều lần thử đặt chỗ, đồng thời đo tần suất của từng bước. Thứ tự và thời điểm diễn ra hoạt động được dùng để tính thời gian xử lý và tìm điểm nghẽn giữa các giai đoạn.

Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, làm cơ sở tạo sơ đồ quy trình và phân tích luồng, các biến thể cũng như điểm nghẽn.

Thường được lấy từ nhật ký sự kiện, bảng thay đổi trạng thái hoặc hồ sơ giao dịch cụ thể trong Trimble TMS có liên kết với lô hàng.

Thời điểm sự kiện là ngày giờ chính xác được ghi lại cho mỗi hoạt động trong vòng đời lô hàng. Thuộc tính này xác định thứ tự thời gian của các sự kiện, cần thiết để dựng luồng quy trình và thực hiện mọi phân tích dựa trên thời gian.

Đây là thuộc tính nền tảng cho mọi phân tích process mining. Bạn có thể dùng thuộc tính này để tính thời gian giữa các hoạt động, đo tổng thời gian xử lý một hồ sơ, xác định thời gian chờ và phân tích hiệu suất quy trình theo từng giai đoạn. Dấu thời gian chính xác rất quan trọng để tìm nguyên nhân chậm trễ và hiểu hiệu quả của quy trình.

Thuộc tính này xác định thứ tự thời gian của các sự kiện, cần thiết để tính các chỉ số về thời lượng như thời gian xử lý và tìm chậm trễ trong quy trình.

Nằm cạnh trường hoạt động hoặc trạng thái trong nhật ký sự kiện hay bảng giao dịch của Trimble TMS.

Thuộc tính này xác định ứng dụng nguồn tạo ra dữ liệu. Trong trường hợp này, đó thường là 'Trimble TMS'. Với môi trường phức tạp hơn, thuộc tính này có thể phân biệt các mô-đun hoặc hệ thống tích hợp, chẳng hạn hệ thống tài chính riêng để xử lý thanh toán.

Việc chỉ rõ hệ thống nguồn rất quan trọng để quản trị và truy xuất dữ liệu. Thuộc tính này giúp bạn hiểu bối cảnh dữ liệu và đặc biệt cần thiết khi kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn để có cái nhìn xuyên suốt quy trình.

Giúp truy xuất nguồn gốc và hiểu bối cảnh dữ liệu, đặc biệt quan trọng khi kết hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống để phân tích toàn bộ quy trình.

Thường là giá trị cố định được thêm trong quá trình trích xuất dữ liệu để ghi rõ nguồn gốc của các bản ghi.

Thuộc tính này cho biết ngày giờ dữ liệu được trích xuất hoặc cập nhật lần gần nhất từ Trimble TMS. Nhờ đó, bạn biết dữ liệu đang phân tích có mới hay không.

Để đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời và phù hợp, bạn cần biết dữ liệu được cập nhật gần đây đến mức nào. Dấu thời gian này giúp người dùng tin tưởng vào dữ liệu và hiểu khoảng thời gian mà phân tích hiện tại bao quát, tránh hành động dựa trên thông tin đã lỗi thời.

Cho biết dữ liệu có mới hay không, giúp bạn đưa ra quyết định chính xác dựa trên thông tin cập nhật.

Dấu thời gian này thường do công cụ ETL (trích xuất, chuyển đổi, tải dữ liệu) tạo và ghi lại trong quá trình nạp dữ liệu.

Đây là cờ được tính bằng cách so sánh 'ActualDeliveryDate' với 'RequestedDeliveryDate'. Giá trị là true nếu hàng được giao vào hoặc trước ngày yêu cầu, nếu không thì là false.

Thuộc tính này giúp đơn giản hóa việc phân tích hiệu suất và tạo bảng điều khiển. Thay vì so sánh ngày trong từng biểu đồ, bạn có thể dùng cờ này để lọc và tổng hợp dữ liệu, từ đó tính KPI Tỷ lệ giao hàng đúng hạn. Thuộc tính này cho biết rõ kết quả giao hàng của từng lô là đạt hay không đạt, giúp trực quan hóa tỷ lệ giao đúng hạn.

Giúp tính KPI giao hàng đúng hạn dễ dàng hơn, đồng thời lọc và phân nhóm lô hàng giao đúng hạn hoặc trễ hạn.

Thuộc tính này không có trong hệ thống nguồn. Thuộc tính được tính trong quá trình chuyển đổi dữ liệu bằng cách so sánh 'ActualDeliveryDate' <= 'RequestedDeliveryDate'.

Lý do chậm trễ cho biết vì sao lô hàng không theo kịp lịch trình. Nguyên nhân có thể là 'Carrier Delay' (đơn vị vận chuyển chậm), 'Customs Hold' (bị giữ tại hải quan), 'Weather' (thời tiết) hoặc 'Customer Not Available' (không liên hệ được người nhận). Thông tin này thường được nhập thủ công hoặc chọn từ danh sách có sẵn khi ghi nhận sự cố.

Thuộc tính này rất hữu ích khi phân tích nguyên nhân gốc rễ, đặc biệt trên bảng điều khiển Phân tích tình trạng chậm giao hàng và nguyên nhân. Khi phân loại các trường hợp chậm trễ, doanh nghiệp có thể tìm ra vấn đề lặp lại ở một số đơn vị vận chuyển, tuyến đường hoặc quy trình nội bộ. Từ đó, bạn có thể tập trung cải tiến đúng chỗ để giảm chậm trễ và tăng độ tin cậy.

Hỗ trợ phân tích nguyên nhân gốc rễ của tình trạng chậm trễ, giúp tìm ra vấn đề lặp lại ở các đơn vị vận chuyển, tuyến đường hoặc quy trình để tập trung cải tiến.

Thông tin này có thể được lưu trong bảng ghi nhận chậm trễ hoặc ngoại lệ riêng, hoặc dưới dạng ghi chú văn bản tự do trong hồ sơ lô hàng trên Trimble TMS.

Ngày giao hàng yêu cầu là ngày mục tiêu mà lô hàng cần được giao đến điểm đến cuối cùng. Đây là mốc chính để đo hiệu suất giao hàng đúng hạn.

Thuộc tính này rất quan trọng để tính các chỉ số hiệu suất như tỷ lệ giao hàng đúng hạn. Bằng cách so sánh dấu thời gian giao hàng thực tế với ngày yêu cầu, hệ thống xác định lô hàng được giao sớm, đúng hạn hay trễ. Đây là cơ sở cho bảng điều khiển So sánh hiệu suất giao hàng thực tế với ngày yêu cầu, đồng thời giúp đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng và độ tin cậy của đơn vị vận tải.

Làm mốc để đo hiệu suất giao hàng đúng hạn, một KPI quan trọng đối với sự hài lòng của khách hàng và hiệu quả vận hành.

Có trong các bảng thông tin đơn hàng hoặc lô hàng của Trimble TMS.

Phương thức vận tải cho biết cách thức vận chuyển lô hàng, có thể là nguyên xe tải (FTL), hàng lẻ (LTL), đường hàng không, đường biển hoặc đường sắt.

Phân tích quy trình theo phương thức vận tải rất quan trọng để đưa ra quyết định chiến lược và tối ưu chi phí. Bạn có thể so sánh hiệu quả, tốc độ và chi phí của từng phương thức. Chẳng hạn, bảng điều khiển So sánh hiệu quả phương thức vận tải dùng thuộc tính này để cho biết phương thức nào có thời gian vận chuyển dài hơn hoặc tỷ lệ chậm trễ cao hơn, giúp người lập kế hoạch lựa chọn phù hợp hơn.

Cho phép so sánh chi phí, tốc độ và hiệu quả giữa các phương thức vận tải, hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược về tuyến đường và phương thức vận chuyển.

Đây là trường tiêu chuẩn trong hồ sơ lô hàng hoặc chuyến hàng trên Trimble TMS.

Tên đơn vị vận tải xác định nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba hoặc đội xe nội bộ được giao vận chuyển hàng hóa. Đây là dữ liệu chủ quan trọng gắn với mỗi lô hàng.

Thuộc tính này cần thiết để phân tích hiệu suất, đặc biệt trên bảng điều khiển Hiệu suất và tuân thủ của đơn vị vận tải. Khi phân nhóm dữ liệu quy trình theo tên đơn vị vận tải, doanh nghiệp có thể so sánh tỷ lệ giao hàng đúng hạn, thời gian xử lý trung bình và tần suất chậm trễ giữa các nhà cung cấp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thêm cơ sở đàm phán hợp đồng, chọn đối tác đáng tin cậy và cải thiện toàn bộ chuỗi cung ứng.

Cho phép so sánh hiệu suất và mức độ tuân thủ giữa các đơn vị vận tải, hỗ trợ trực tiếp việc quản lý và lựa chọn đối tác.

Có trong các bảng lô hàng hoặc chuyến hàng chính của Trimble TMS, thường được liên kết với bảng dữ liệu chủ về đơn vị vận tải.

Thời điểm kết thúc ghi lại lúc một hoạt động hoàn tất. Nếu có cả thời điểm bắt đầu, bạn có thể dùng hai mốc này để tính chính xác thời gian xử lý của một bước, tách biệt với thời gian chờ trước khi bước tiếp theo bắt đầu.

Khi có cả thời điểm bắt đầu và kết thúc, bạn có thể phân tích hiệu suất quy trình chi tiết hơn. Hai mốc này giúp phân biệt thời gian làm việc thực tế với thời gian chờ, từ đó xác định cải thiện hiệu quả thực sự thay vì nhầm với chậm trễ do thiếu tài nguyên hoặc xếp lịch. Ví dụ, bạn có thể đo chính xác thời gian xử lý hoạt động 'Đã kiểm tra hóa đơn vận tải'.

Giúp tính chính xác thời gian xử lý hoạt động, tách thời gian làm việc thực tế khỏi thời gian chờ giữa các bước.

Một số mô-đun trong Trimble TMS có thể ghi lại cả sự kiện bắt đầu và kết thúc cho một số hoạt động. Bạn cần kiểm tra nhật ký sự kiện hoặc giao dịch để xác nhận.

Đây là cờ được tính và đặt thành true nếu lô hàng có lý do chậm trễ hoặc trạng thái cho biết lô hàng bị chậm. Thuộc tính này khác với 'IsOnTime', vì lô hàng có thể bị chậm nhưng vẫn đến đúng hạn nhờ biện pháp khắc phục.

Thuộc tính này giúp tập trung phân tích vào những lô hàng gặp ngoại lệ. Trên bảng điều khiển Phân tích tình trạng chậm giao hàng và nguyên nhân, bạn có thể dùng thuộc tính này để lọc riêng các trường hợp có vấn đề và phân tích nguyên nhân gốc rễ, không bị lẫn với những lô hàng được xử lý suôn sẻ. Thuộc tính này cũng giúp đo tần suất xảy ra ngoại lệ trong vận hành.

Xác định các lô hàng gặp ngoại lệ trong vận hành, giúp tập trung phân tích nguyên nhân và tác động của tình trạng chậm trễ.

Được tính trong quá trình chuyển đổi dữ liệu. Có thể đặt cờ thành true nếu trường 'DelayReason' không rỗng hoặc có hoạt động 'delay' cụ thể.

Ngày giao hàng thực tế là thời điểm đánh dấu việc giao hàng hoàn tất. Đây là thời điểm thực tế lô hàng đến nơi nhận, thường được ghi nhận trong sự kiện 'Goods Delivered'.

Thuộc tính này được dùng cùng với Ngày giao hàng yêu cầu để xác định lô hàng có giao đúng hạn hay không. Đây là mốc kết thúc thực tế để tính thời gian chu kỳ và đo lường hiệu suất, đồng thời cung cấp dữ liệu cho các KPI theo dõi hiệu quả giao hàng và độ tin cậy của đơn vị vận chuyển. Thuộc tính này cũng là cơ sở để so sánh quy trình thực tế với lịch trình đã lên kế hoạch.

Cho biết thời điểm giao hàng hoàn tất trên thực tế, giúp tính tỷ lệ giao đúng hạn và thời gian vận chuyển thực tế.

Đây là dấu thời gian gắn với trạng thái sự kiện 'Goods Delivered' trong nhật ký sự kiện của lô hàng.

Quốc gia đích là quốc gia ghi trên địa chỉ giao hàng cuối cùng của lô hàng. Cũng như quốc gia xuất phát, đây là thuộc tính quan trọng để phân tích quy trình theo địa lý.

Phân tích dữ liệu theo quốc gia đích giúp phát hiện vấn đề quy trình tại từng địa điểm. Ví dụ, lô hàng đến một quốc gia nhất định có thể thường xuyên mất nhiều thời gian thông quan hơn hoặc bị chậm giao. Nhờ đó, bạn có thể chủ động lên kế hoạch và điều chỉnh thời gian giao hàng cho từng tuyến, giúp cam kết giao hàng chính xác hơn.

Giúp xác định các vấn đề quy trình tại từng khu vực đích, chẳng hạn như chậm thông quan hoặc trục trặc ở chặng giao hàng cuối.

Được lấy từ thông tin địa chỉ đích lưu trong chi tiết lô hàng hoặc đơn hàng trên Trimble TMS.

Quốc gia xuất phát là nơi lô hàng bắt đầu hành trình. Thông tin địa lý này rất quan trọng khi phân tích logistics ở quy mô toàn cầu hoặc khu vực.

Thuộc tính này cho phép phân tích hiệu suất quy trình theo địa lý. Bạn có thể xác định liệu thời gian chu kỳ hoặc tỷ lệ chậm trễ có cao hơn với lô hàng xuất phát từ một số quốc gia hay không. Kết quả có thể cho thấy những thách thức riêng của từng khu vực, chẳng hạn như thủ tục hải quan phức tạp hoặc hạ tầng chưa đáp ứng. Thuộc tính này đặc biệt hữu ích khi phân tích điểm nghẽn trong khâu thông quan.

Cho phép phân tích hiệu suất quy trình theo địa lý, giúp xác định điểm nghẽn ở từng khu vực, nhất là trong khâu hải quan hoặc thời gian vận chuyển.

Được lấy từ thông tin địa chỉ xuất phát lưu trong chi tiết lô hàng hoặc đơn hàng trên Trimble TMS.

Số tiền trên hóa đơn cước là chi phí vận chuyển lô hàng được lập hóa đơn. Dữ liệu tài chính này rất quan trọng để phân tích chi phí và hiểu tác động tài chính của những điểm chưa hiệu quả trong quy trình.

Trong process mining, thuộc tính này giúp phân tích chi phí theo từng biến thể quy trình, đơn vị vận chuyển hoặc tuyến đường. Ví dụ, bạn có thể xác định liệu lô hàng thường xuyên phải làm lại hoặc bị chậm có phát sinh chi phí cao hơn hay không. Thuộc tính này cũng cần thiết khi phân tích việc kiểm tra hóa đơn cước và xử lý thanh toán.

Liên kết việc thực hiện quy trình với kết quả tài chính, giúp phân tích ảnh hưởng của các biến thể quy trình, tình trạng chậm trễ hoặc lựa chọn đơn vị vận chuyển đến chi phí vận tải.

Có trong các phân hệ thanh toán cước hoặc quyết toán tài chính của Trimble TMS, được liên kết với lô hàng.

Tên khách hàng cho biết khách hàng hoặc doanh nghiệp sở hữu hàng hóa được vận chuyển, hoặc là bên nhận dịch vụ. Đây là dữ liệu chủ quan trọng để phân nhóm khi phân tích.

Phân tích quy trình vận tải theo khách hàng có thể cho thấy nhiều thông tin hữu ích. Bạn có thể xác định liệu một số khách hàng thường bị chậm trễ hơn, cần làm lại nhiều hơn khi đặt chỗ hay có luồng quy trình riêng. Từ đó, doanh nghiệp có thể cải thiện dịch vụ khách hàng, điều chỉnh giải pháp logistics và quản lý khách hàng trọng điểm hiệu quả hơn.

Cho phép phân tích quy trình theo từng khách hàng, giúp xác định khách hàng nào gặp vấn đề riêng hoặc cần mức dịch vụ khác.

Có trong bảng đơn hàng hoặc lô hàng chính, thường được liên kết với bảng dữ liệu chủ khách hàng.

Tên người dùng cho biết nhân viên hoặc hệ thống tự động chịu trách nhiệm thực hiện một bước trong quy trình, chẳng hạn như lên kế hoạch vận chuyển, kiểm tra hóa đơn cước hoặc xử lý thanh toán. Thuộc tính này liên kết các hoạt động trong quy trình với người dùng hoặc tài nguyên hệ thống.

Phân tích dữ liệu theo người dùng giúp bạn hiểu cách phân bổ khối lượng công việc, xác định nhu cầu đào tạo và phát hiện trường hợp có hiệu suất khác biệt. Chẳng hạn, trên bảng điều khiển Phân tích lỗi và làm lại khi đặt chỗ vận chuyển, thuộc tính này giúp xác định liệu việc làm lại có tập trung ở một số người dùng hay không. Nếu có, bạn có thể cần đào tạo thêm hoặc làm rõ quy trình. Thuộc tính này cũng cần thiết cho việc tuân thủ và kiểm toán.

Liên kết hoạt động trong quy trình với nhân viên hoặc người dùng hệ thống cụ thể, giúp phân tích khối lượng công việc, đánh giá hiệu suất và xác định nhu cầu đào tạo.

Thường có trong nhật ký giao dịch hoặc sự kiện, gắn với ID người dùng đã tạo hoặc chỉnh sửa bản ghi.

Đây là chỉ số được tính để đo thời gian nhận và xử lý chứng từ xác nhận giao hàng (POD) sau khi giao hàng thực tế hoàn tất. Thời gian chu kỳ POD kéo dài có thể làm chậm việc lập hóa đơn và ảnh hưởng đến dòng tiền.

Thuộc tính này là cơ sở cho bảng điều khiển Độ trễ nhận xác nhận giao hàng và KPI tương ứng. Bằng cách tính khoảng thời gian này cho từng lô hàng, doanh nghiệp có thể xác định điểm nghẽn trong quy trình POD, chẳng hạn như đơn vị vận chuyển gửi chứng từ chậm hoặc nội bộ xử lý chưa hiệu quả. Từ đó, doanh nghiệp có thể đẩy nhanh việc lập hóa đơn cho khách hàng.

Đo trực tiếp hiệu quả của quy trình hành chính sau khi giao hàng, yếu tố quan trọng để lập hóa đơn đúng hạn và duy trì dòng tiền ổn định.

Được tính bằng cách lấy chênh lệch giữa dấu thời gian của hoạt động 'Proof of Delivery Received' và 'Goods Delivered' cho từng lô hàng.

Tổng thời gian chu kỳ đo thời lượng từ đầu đến cuối của từng trường hợp lô hàng. Chỉ số này được tính bằng cách lấy dấu thời gian của hoạt động đầu tiên (ví dụ: 'Shipment Created') trừ cho dấu thời gian của hoạt động cuối cùng (ví dụ: 'Payment Processed').

Đây là KPI chính để đo hiệu quả tổng thể của quy trình. Chỉ số này cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu suất trên bảng điều khiển Tổng quan về lưu lượng và thời gian chu kỳ lô hàng. Phân tích xu hướng của chỉ số theo thời gian hoặc so sánh theo đơn vị vận chuyển, tuyến đường hay phương thức vận tải giúp xác định những lĩnh vực cần ưu tiên cải tiến.

Đo tốc độ xử lý toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối, là chỉ báo quan trọng về hiệu quả và trải nghiệm khách hàng.

Được tính ở cấp trường hợp bằng cách lấy dấu thời gian lớn nhất trừ dấu thời gian nhỏ nhất của tất cả sự kiện trong một trường hợp 'Shipment'.

Trạng thái hóa đơn cước theo dõi tiến độ xử lý hóa đơn trong khâu quyết toán tài chính của quy trình vận tải. Thuộc tính này cho biết hóa đơn đã được nhận, đang được kiểm tra, đã duyệt, bị từ chối để chỉnh sửa hay đã thanh toán đầy đủ.

Thuộc tính này rất cần thiết cho bảng điều khiển Kiểm tra hóa đơn cước và tốc độ thanh toán. Nó giúp đo thời gian chu kỳ kiểm tra, xác định điểm nghẽn trong khâu duyệt thanh toán và tính tỷ lệ hóa đơn cước bị từ chối. Phân tích các trạng thái này có thể cho thấy những điểm chưa hiệu quả trong quy trình phụ từ mua hàng đến thanh toán.

Cho biết tiến độ quyết toán tài chính, giúp đo hiệu quả kiểm tra và tìm nguyên nhân chậm thanh toán hoặc tranh chấp.

Có trong phân hệ công nợ phải trả hoặc quyết toán cước của Trimble TMS.

Trạng thái lô hàng cho biết tình trạng mới nhất của lô hàng trong suốt vòng đời, chẳng hạn như 'Planned' (đã lên kế hoạch), 'In Transit' (đang vận chuyển), 'Delivered' (đã giao) hoặc 'Cancelled' (đã hủy). Thuộc tính này cho biết lô hàng đang ở giai đoạn nào tại một thời điểm bất kỳ.

process mining tái dựng luồng quy trình trong quá khứ, còn trạng thái hiện tại hữu ích khi lọc và phân tích các trường hợp đang diễn ra. Bạn có thể phân nhóm dữ liệu để tập trung vào lô hàng đang mở hoặc đã hoàn tất, hay tìm hiểu vì sao nhiều lô hàng bị mắc kẹt ở một trạng thái nhất định. Đây là thông tin bổ sung hữu ích để theo dõi vận hành.

Cung cấp thông tin hiện tại về tiến độ lô hàng, giúp lọc và phân tích các trường hợp đang mở, đã hoàn tất hoặc gặp vấn đề.

Trường tiêu chuẩn trong phần đầu của bảng lô hàng hoặc chuyến hàng chính trên Trimble TMS.