Mẫu dữ liệu xử lý hóa đơn phải trả

SAP ECC
Mẫu dữ liệu xử lý hóa đơn phải trả

Mẫu dữ liệu xử lý hóa đơn phải trả

Mẫu dữ liệu này cung cấp những thông tin cần thiết để phân tích hiệu quả quy trình xử lý hóa đơn phải trả. Mẫu nêu rõ các thuộc tính dữ liệu quan trọng cần thu thập, những hoạt động chính cần theo dõi và hướng dẫn thực tế để trích xuất dữ liệu trực tiếp từ hệ thống SAP ECC. Hãy dùng mẫu này để thu thập đủ thông tin cho việc phân tích quy trình đầy đủ và hữu ích.
  • Các thuộc tính nên thu thập
  • Các hoạt động chính cần theo dõi
  • Hướng dẫn trích xuất
Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính xử lý hóa đơn phải trả

Đây là các trường dữ liệu nên đưa vào nhật ký sự kiện để phân tích toàn diện quy trình xử lý hóa đơn phải trả.
3 Bắt buộc 9 Nên có 9 Không bắt buộc
Tên Mô tả
Hóa đơn
InvoiceNumber
Mã định danh duy nhất của mỗi chứng từ hóa đơn, dùng làm mã hồ sơ chính để theo dõi hành trình từ lúc nhận đến khi thanh toán.
Mô tả

Số hóa đơn là khóa ghép, thường được tạo từ Mã công ty (BUKRS), Số chứng từ (BELNR) và Năm tài chính (GJAHR) trong SAP. Tổ hợp duy nhất này giúp nhận diện riêng từng hóa đơn trong toàn hệ thống.

Trong process mining, thuộc tính này rất quan trọng. Nó liên kết mọi sự kiện và hoạt động liên quan, như tạo, ghi sổ, phê duyệt và thanh toán, thành một phiên bản quy trình thống nhất. Phân tích theo hóa đơn giúp bạn theo dõi toàn bộ vòng đời từ đầu đến cuối, cần thiết để tính thời gian chu kỳ, xác định các biến thể và hiểu những vòng lặp làm lại.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là Case ID thiết yếu, liên kết mọi hoạt động liên quan đến hóa đơn và cho phép phân tích toàn bộ quy trình phải trả cho nhà cung cấp của từng hóa đơn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tạo từ các trường BUKRS, BELNR và GJAHR trong bảng SAP BKPF (Accounting Document Header).

Ví dụ
1000-1900000001-20232000-5100000055-20231000-1900000042-2024
Hoạt động
Activity
Tên của một bước nghiệp vụ hoặc sự kiện cụ thể trong vòng đời xử lý hóa đơn.
Mô tả

Thuộc tính này mô tả một tác vụ hoặc thay đổi trạng thái trong quy trình phải trả cho nhà cung cấp, chẳng hạn “Hóa đơn đã tạm giữ”, “Đã chuyển hóa đơn để phê duyệt” hoặc “Đã tất toán hóa đơn bằng thanh toán”. Các hoạt động này tạo nên sơ đồ quy trình và thường được trích xuất từ nhật ký thay đổi, trường trạng thái hoặc nhật ký quy trình làm việc trong SAP.

Phân tích trình tự và thời lượng của các hoạt động là trọng tâm của process mining. Việc này giúp trực quan hóa luồng quy trình, xác định điểm nghẽn giữa các bước, đo tần suất các vòng lặp làm lại và so sánh cách quy trình thực tế diễn ra với quy trình vận hành tiêu chuẩn. Mức độ chi tiết của các hoạt động ảnh hưởng trực tiếp đến chiều sâu của thông tin phân tích.

Vì sao điều này quan trọng

Các hoạt động tạo nên nền tảng của sơ đồ quy trình, giúp trực quan hóa luồng quy trình, xác định điểm nghẽn và phân tích sai lệch.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được suy ra từ mã giao dịch (BKPF-TCODE), nhật ký quy trình làm việc (SWW_WI2OBJ) hoặc nhật ký thay đổi (các bảng CDHDR/CDPOS) dựa trên những thay đổi trong chứng từ hóa đơn.

Ví dụ
Đã tạo chứng từ hóa đơnHóa đơn được phê duyệtĐã tất toán hóa đơn bằng thanh toánĐã thiết lập chặn thanh toán
Thời điểm sự kiện
EventTime
Ngày và giờ chính xác khi một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể diễn ra.
Mô tả

Thời điểm sự kiện là dấu thời gian gắn với mỗi hoạt động trong quy trình. Dữ liệu này rất quan trọng để sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian và thực hiện mọi phân tích dựa trên thời gian. Trong SAP, thông tin này thường được lưu trong các trường tạo chứng từ, chẳng hạn BKPF-CPUDT, hoặc trong bảng nhật ký thay đổi như CDHDR-UDATE và CDHDR-UTIME.

Thuộc tính này cần thiết để tính các chỉ số hiệu suất chính như thời gian chu kỳ, thời gian xử lý và thời gian chờ giữa các hoạt động. Thuộc tính giúp phân tích hiệu suất quy trình theo thời gian, xác định thời điểm phát sinh điểm nghẽn và kiểm tra việc tuân thủ thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) hoặc điều khoản thanh toán.

Vì sao điều này quan trọng

Dấu thời gian này rất quan trọng để tính mọi chỉ số dựa trên thời lượng, bao gồm thời gian chu kỳ và điểm nghẽn, đồng thời là cơ sở cho việc phân tích hiệu suất.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ các bảng SAP như BKPF (CPUDT/CPUTM khi tạo) hoặc CDHDR (UDATE/UTIME khi thay đổi).

Ví dụ
2023-10-01T10:00:00Z2023-10-02T14:35:10Z2023-10-15T09:12:00Z
Điều khoản thanh toán
PaymentTerms
Mã quy định điều kiện thanh toán, chẳng hạn ngày đến hạn và khoản chiết khấu có thể được hưởng.
Mô tả

Điều khoản thanh toán là các quy tắc được thiết lập sẵn trong SAP để xác định cách tính ngày đến hạn và chiết khấu tiền mặt. Điều khoản được gán cho hồ sơ nhà cung cấp và có thể được chỉ định riêng cho từng hóa đơn.

Thuộc tính này cần thiết cho bảng điều khiển “Tuân thủ thanh toán và chiết khấu” và KPI “Tỷ lệ tận dụng chiết khấu thanh toán sớm”. Phân tích điều khoản thanh toán giúp doanh nghiệp tìm cơ hội hưởng chiết khấu, hiểu tác động tài chính của lịch thanh toán và đảm bảo tuân thủ.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định quy tắc về ngày đến hạn và chiết khấu, rất quan trọng để tối ưu tài chính và theo dõi việc tuân thủ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ trường ZTERM trong bảng SAP BSEG (Accounting Document Segment).

Ví dụ
Z0010001NT30
Lý do chặn thanh toán
PaymentBlockReason
Mã cho biết lý do hóa đơn bị chặn thanh toán.
Mô tả

Khi hóa đơn có sai lệch hoặc đang được kiểm tra, có thể chặn thanh toán để hóa đơn không được đưa vào đợt chạy thanh toán. Thuộc tính này cho biết lý do chặn, chẳng hạn số lượng không khớp hoặc chênh lệch giá.

Thông tin này rất quan trọng để phân tích ngoại lệ. Thuộc tính giúp phân loại nguyên nhân gốc rễ gây chậm thanh toán và phải làm lại, hỗ trợ bảng điều khiển “Phân tích ngoại lệ và sai lệch”. Hiểu được những lý do chặn thường gặp nhất giúp cải tiến quy trình có trọng tâm và giảm ngoại lệ.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết nguyên nhân gốc rễ gây chậm thanh toán, hỗ trợ phân tích có trọng tâm để giảm ngoại lệ, việc làm lại và thời gian xử lý hóa đơn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ trường ZLSPR trong bảng SAP BSEG (Accounting Document Segment).

Ví dụ
RIA
Mã công ty
CompanyCode
Mã duy nhất đại diện cho một pháp nhân hoặc công ty trong tổ chức SAP.
Mô tả

Mã công ty là đơn vị tổ chức cơ bản trong SAP Financials, đại diện cho một đơn vị kế toán độc lập. Mọi giao dịch tài chính, bao gồm hóa đơn, đều được ghi sổ vào một mã công ty cụ thể.

Thuộc tính này cần thiết để phân tích quy trình theo từng pháp nhân. Bạn có thể so sánh hiệu suất quy trình, tỷ lệ tuân thủ và hiệu quả giữa các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp. Điều này đặc biệt quan trọng với các tập đoàn đa quốc gia lớn có nhiều công ty con.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích quy trình theo từng pháp nhân và so sánh hiệu suất giữa các đơn vị kinh doanh.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ trường BUKRS trong bảng SAP BKPF (Accounting Document Header).

Ví dụ
10002100US01
Ngày đến hạn thanh toán hóa đơn
InvoiceDueDate
Ngày thanh toán hóa đơn đến hạn theo điều khoản thanh toán.
Mô tả

Ngày đến hạn thanh toán hóa đơn cho biết hạn cuối để thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng điều khoản đã thỏa thuận. Trong SAP, ngày này thường không được lưu trong một trường riêng mà được tính từ ngày cơ sở (BSEG-ZFBDT) và điều khoản thanh toán (BSEG-ZTERM) của hóa đơn.

Ngày này rất quan trọng đối với bảng điều khiển “Tuân thủ thanh toán và chiết khấu”. Ngày được dùng để tính KPI Tỷ lệ thanh toán quá hạn và xác định hóa đơn có nguy cơ thanh toán trễ. Phân tích theo ngày này giúp ưu tiên công việc và cải thiện quan hệ với nhà cung cấp.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là ngày quan trọng để theo dõi việc tuân thủ thanh toán, tính KPI quá hạn và tận dụng chiết khấu thanh toán sớm.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tính dựa trên Ngày cơ sở để tính ngày đến hạn (BSEG-ZFBDT) và Mã điều khoản thanh toán (BSEG-ZTERM).

Ví dụ
2023-10-312023-11-152024-01-10
Người phê duyệt
Approver
Người dùng hoặc vai trò chịu trách nhiệm phê duyệt hóa đơn để thanh toán.
Mô tả

Thuộc tính này xác định người thực hiện hoạt động “Hóa đơn được phê duyệt”. Trong SAP, việc này thường được quản lý qua hệ thống quy trình làm việc và mã người phê duyệt được ghi trong lịch sử quy trình.

Phân tích theo người phê duyệt là trọng tâm của bảng điều khiển “Phân tích điểm nghẽn trong phê duyệt hóa đơn”. Thuộc tính giúp đo thời gian phê duyệt của từng người hoặc nhóm, xác định người thường xuyên phê duyệt chậm và hiểu cách phân bổ khối lượng công việc trong hệ thống phân cấp phê duyệt. Dữ liệu này rất quan trọng để tối ưu quy trình làm việc phê duyệt, vốn thường là điểm nghẽn lớn.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định người chịu trách nhiệm phê duyệt, hỗ trợ phân tích thời gian chu kỳ và điểm nghẽn phê duyệt theo từng người hoặc nhóm.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thường được tìm thấy trong các bảng SAP Business Workflow, chẳng hạn SWW_WI2OBJ và SWWLOG, bằng cách liên kết mục quy trình làm việc với đối tượng hóa đơn rồi xác định người dùng thực hiện bước phê duyệt.

Ví dụ
DMARTINLCHENFINMAN_ROLE
Người xử lý
ProcessorUser
Tên người dùng SAP của nhân viên thực hiện hoạt động, chẳng hạn ghi sổ hoặc thay đổi hóa đơn.
Mô tả

Thuộc tính này xác định người dùng chịu trách nhiệm thực hiện một bước cụ thể trong quy trình. Trong SAP, đó có thể là người tạo chứng từ, chẳng hạn BKPF-USNAM, hoặc người thực hiện thay đổi cụ thể, chẳng hạn CDHDR-USERNAME.

Phân tích theo người xử lý giúp bạn hiểu hiệu suất của nhóm và cách phân bổ khối lượng công việc. Thuộc tính này hỗ trợ xây dựng bảng điều khiển “Phân bổ khối lượng công việc của nhân viên xử lý hóa đơn phải trả” bằng cách theo dõi số lượng hóa đơn và thời gian hoạt động trung bình của từng người dùng. Qua đó, bạn có thể nhận ra nhu cầu đào tạo, xác định người làm tốt và phân công công việc hợp lý.

Vì sao điều này quan trọng

Hỗ trợ phân tích khối lượng công việc, so sánh hiệu suất giữa người dùng và xác định nhu cầu đào tạo hoặc mất cân đối về nguồn lực.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ trường USERNAME trong bảng SAP CDHDR (đối với thay đổi) hoặc trường USNAM trong BKPF (đối với nhập chứng từ).

Ví dụ
AJONESSMITHBCWILLIAMS
Số đơn mua hàng
PurchaseOrderNumber
Mã định danh của đơn mua hàng dùng để lập hóa đơn.
Mô tả

Số đơn mua hàng (PO) liên kết hóa đơn với quy trình mua sắm. Với hóa đơn dựa trên PO, liên kết này rất quan trọng để đối chiếu ba bên giữa đơn mua hàng, phiếu nhập hàng và hóa đơn.

Thuộc tính này là dữ liệu chính của bảng điều khiển “Hiệu suất đối chiếu PO/GR”. Phân tích việc có PO và mức độ đối chiếu giúp phân biệt các loại hóa đơn (có PO và không có PO), đồng thời đo hiệu quả của quy trình đối chiếu. Chậm trễ ở bước này thường là nguồn gây ra điểm nghẽn trong quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết hóa đơn với quy trình mua sắm, cho phép phân tích hóa đơn có PO và không có PO cũng như hiệu quả của quy trình đối chiếu ba bên.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ trường EBELN trong bảng SAP BSEG (đối với hóa đơn FI) hoặc RSEG (đối với hóa đơn MM).

Ví dụ
450001712345000175894500018330
Tên nhà cung cấp
VendorName
Tên nhà cung cấp đã gửi hóa đơn.
Mô tả

Thuộc tính này chứa tên chính thức của nhà cung cấp. Trong SAP, dữ liệu chính của nhà cung cấp trong bảng LFA1 được liên kết với chứng từ hóa đơn qua mã nhà cung cấp (LIFNR), lưu trong tiêu đề chứng từ hoặc các dòng mục.

Phân tích theo nhà cung cấp rất quan trọng đối với bảng điều khiển “Hiệu suất thanh toán cho nhà cung cấp”. Bạn có thể theo dõi thời gian xử lý hóa đơn, mức độ thanh toán đúng hạn và tỷ lệ ngoại lệ của từng nhà cung cấp. Thông tin này giúp quản lý quan hệ với nhà cung cấp, nhận diện những nhà cung cấp thường gửi hóa đơn kém chất lượng và thương lượng điều khoản tốt hơn.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích hiệu suất theo từng nhà cung cấp, hỗ trợ quản lý quan hệ và xác định vấn đề liên quan đến nhà cung cấp cụ thể.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ trường NAME1 trong bảng SAP LFA1, liên kết qua mã nhà cung cấp (LIFNR) trong BKPF hoặc BSEG.

Ví dụ
Global Office Supplies Inc.Tech Solutions LLCReliable Logistics Corp.
Tổng giá trị hóa đơn
InvoiceGrossAmount
Tổng giá trị hóa đơn, gồm thuế và các khoản phí khác, theo đơn vị tiền tệ gốc của chứng từ.
Mô tả

Thuộc tính này thể hiện tổng giá trị tài chính của hóa đơn. Đây là dữ liệu quan trọng để hiểu tác động tài chính và đặc điểm của các hóa đơn đang được xử lý. Trong SAP, số tiền này có thể nằm ở nhiều bảng tùy loại chứng từ, chẳng hạn bảng BSEG dành cho chứng từ tài chính.

Trong phân tích, số tiền hóa đơn giúp ưu tiên hóa đơn giá trị cao, hiểu quy mô giao dịch tài chính của quy trình phải trả cho nhà cung cấp và phân nhóm kết quả. Ví dụ, bạn có thể phân tích xem hóa đơn giá trị cao có thời gian chu kỳ dài hơn hay đi theo luồng phê duyệt khác không. Đây cũng là dữ liệu cơ bản để tính KPI tài chính.

Vì sao điều này quan trọng

Bổ sung bối cảnh tài chính cho quy trình, hỗ trợ phân tích theo giá trị, ưu tiên hóa đơn giá trị cao và tính KPI tài chính.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ các bảng dòng mục SAP như trường WRBTR trong BSEG (số tiền theo đơn vị tiền tệ của chứng từ). Có thể cần cộng các dòng mục để tính tổng ở cấp tiêu đề.

Ví dụ
1500.0012550.75980.50
Đã đảo chứng từ
IsReversed
Cờ đúng/sai cho biết chứng từ hóa đơn đã bị đảo hay chưa.
Mô tả

Thuộc tính này đánh dấu hóa đơn đã bị hủy hoặc đảo, một sự kiện quan trọng cho thấy có lỗi nghiêm trọng hoặc quy trình thất bại. Trong SAP, chứng từ bị đảo được liên kết với một chứng từ đảo.

Nhận diện hóa đơn bị đảo rất quan trọng để hiểu chất lượng quy trình và tỷ lệ thất bại. Việc này giúp tách các ngoại lệ kết thúc quy trình khỏi luồng chính, đồng thời hỗ trợ phân tích nguyên nhân gốc rễ để tìm hiểu lý do đảo chứng từ và cách ngăn ngừa.

Vì sao điều này quan trọng

Đánh dấu hóa đơn đã bị hủy, một chỉ báo quan trọng về quy trình thất bại, đồng thời hỗ trợ phân tích nguyên nhân gốc rễ của các lỗi nghiêm trọng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Kiểm tra xem số chứng từ (BKPF-BELNR) có xuất hiện trong trường BKPF-STBLG (chứng từ đảo) của chứng từ khác hay không.

Ví dụ
truefalse
Đơn vị tiền tệ của chứng từ
DocumentCurrency
Mã tiền tệ, chẳng hạn USD hoặc EUR, dùng để phát hành hóa đơn.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết đơn vị tiền tệ của số tiền trên hóa đơn. Trong SAP, thông tin được lưu ở cấp tiêu đề chứng từ.

Đơn vị tiền tệ của chứng từ rất quan trọng để diễn giải chính xác các khoản tiền trong mọi phân tích tài chính. Thuộc tính cho phép lọc phân tích quy trình theo tiền tệ và là điều kiện cần để quy đổi số tiền sang một đơn vị tiền tệ địa phương chung nhằm chuẩn hóa báo cáo và tổng hợp dữ liệu.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp bối cảnh cần thiết để diễn giải các khoản tiền, đồng thời cho phép phân tích theo từng loại tiền tệ hoặc quy đổi sang một đơn vị tiền tệ chuẩn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ trường WAERS trong bảng SAP BKPF (Accounting Document Header).

Ví dụ
USDEURGBP
Được tự động hóa
IsAutomated
Cờ cho biết hoạt động do hệ thống hoặc người dùng chạy theo lô thực hiện, thay vì người dùng là con người.
Mô tả

Thuộc tính đúng/sai này phân biệt hoạt động được thực hiện tự động, chẳng hạn bằng tác vụ chạy theo lô, EDI hoặc hệ thống OCR, với hoạt động do người dùng thực hiện thủ công. Thông tin thường được xác định bằng cách phân tích tên người dùng gắn với hoạt động.

Thuộc tính này là cơ sở cho bảng điều khiển “Xử lý thủ công và tự động”. Thuộc tính giúp đo hiệu quả của các sáng kiến tự động hóa, tính KPI Tỷ lệ can thiệp thủ công và xác định những cơ hội còn lại để giảm công việc thủ công. Hiểu rõ các điểm có sự tham gia của con người và hệ thống là điều cần thiết để nâng cao hiệu quả.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp đo mức độ tự động hóa của quy trình, xác định điểm nghẽn do thao tác thủ công và theo dõi tác động của các sáng kiến tự động hóa.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được xác định bằng cách kiểm tra xem mã người dùng, chẳng hạn CDHDR-USERNAME, có thuộc danh sách tài khoản hệ thống, tài khoản chạy theo lô hoặc tài khoản dịch vụ đã định trước hay không.

Ví dụ
truefalse
Hệ thống nguồn
SourceSystem
Xác định hệ thống SAP ECC nguồn đã trích xuất dữ liệu.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết hệ thống lưu hồ sơ, chẳng hạn SAP System ID (SID), nơi dữ liệu xử lý hóa đơn được tạo ra. Thuộc tính đặc biệt quan trọng với tổ chức có nhiều hệ thống ERP hoặc kết hợp nhiều hệ thống.

Trong phân tích process mining, thuộc tính giúp phân biệt dữ liệu từ các hệ thống khác nhau, vốn có thể được cấu hình riêng hoặc có quy trình khác nhau. Nhờ đó, bạn có thể so sánh giữa các hệ thống, đồng thời theo dõi rõ nguồn gốc dữ liệu, yếu tố quan trọng đối với quản trị và xác thực dữ liệu.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp truy xuất nguồn gốc dữ liệu và phân tích quy trình trong môi trường có nhiều hệ thống SAP hoặc hệ thống nguồn khác.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thường là giá trị tĩnh thể hiện SAP System ID (SID) của hệ thống ECC nguồn, được thêm trong quá trình trích xuất dữ liệu.

Ví dụ
ECC_PROD_EUSAP_US_01E5P
Khoản chiết khấu bị mất
DiscountLost
Cờ được tính toán, có giá trị true nếu không tận dụng chiết khấu thanh toán sớm.
Mô tả

Thuộc tính này xác định các hóa đơn có điều khoản thanh toán cho phép chiết khấu khi trả sớm nhưng được thanh toán sau khi hết hạn chiết khấu. Giá trị được tính bằng cách so sánh ngày thanh toán với ngày đến hạn chiết khấu, dựa trên 'Điều khoản thanh toán'.

Đây là KPI tài chính quan trọng để tính 'Tỷ lệ tận dụng chiết khấu thanh toán sớm'. Chỉ số này cho thấy những cơ hội giảm chi phí đã bị bỏ lỡ. Phân tích nguyên nhân mất chiết khấu, chẳng hạn như chu kỳ phê duyệt kéo dài hoặc khoản thanh toán bị chặn, có thể giúp bạn xác định các dự án cải tiến quy trình với lợi ích đầu tư rõ ràng.

Vì sao điều này quan trọng

Cho thấy các cơ hội tài chính bị bỏ lỡ, hỗ trợ trực tiếp KPI 'Tỷ lệ tận dụng chiết khấu thanh toán sớm' và tạo động lực tài chính rõ ràng để cải tiến quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trường được tính toán: TRUE nếu (Điều khoản thanh toán có chiết khấu) AND (Ngày thanh toán > Ngày đến hạn chiết khấu), nếu không thì FALSE.

Ví dụ
truefalse
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu của bản ghi này được làm mới từ hệ thống nguồn.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại ngày và giờ gần nhất dữ liệu được trích xuất hoặc cập nhật từ SAP ECC. Đây không phải dữ liệu giao dịch mà là siêu dữ liệu được thêm trong quá trình nạp dữ liệu.

Thuộc tính chủ yếu giúp bạn biết dữ liệu đang xem mới đến mức nào. Điều này rất quan trọng với bảng điều khiển và báo cáo, vì cho biết dữ liệu phân tích được cập nhật đến đâu và giúp bạn hiểu những giao dịch mới nhất có thể chưa được đưa vào.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết mức độ mới của tập dữ liệu, yếu tố quan trọng để hiểu thông tin phân tích quy trình và bảng điều khiển có được cập nhật kịp thời hay không.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là siêu dữ liệu được tạo và thêm trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và nạp dữ liệu (ETL).

Ví dụ
2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z2024-05-23T02:00:00Z
Loại chứng từ
DocumentType
Mã trong SAP dùng để phân loại chứng từ kế toán và kiểm soát cách xử lý chứng từ.
Mô tả

Loại chứng từ phân biệt các giao dịch kinh doanh khác nhau, chẳng hạn hóa đơn nhà cung cấp (KR), giấy báo có (KG) hoặc hóa đơn MM (RE). Phân loại này chi phối các yếu tố như dải số chứng từ và loại tài khoản có thể ghi sổ.

Trong process mining, lọc theo loại chứng từ giúp phân tích các nhóm đồng nhất hơn. Ví dụ, quy trình xử lý hóa đơn nhà cung cấp thông thường (KR) có thể khác đáng kể so với quy trình xử lý giấy báo có (KG). Phân tích riêng từng loại giúp tránh gộp dữ liệu gây hiểu nhầm và cung cấp thông tin chính xác hơn về từng quy trình con.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân nhóm phân tích theo loại giao dịch, chẳng hạn hóa đơn và giấy báo có, để có thông tin quy trình chính xác và phù hợp hơn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ trường BLART trong bảng SAP BKPF (Accounting Document Header).

Ví dụ
KRREKG
Quá hạn
IsOverdue
Cờ được tính toán, có giá trị đúng nếu hóa đơn được thanh toán sau ngày đến hạn đã lên lịch.
Mô tả

Thuộc tính đúng/sai này được tính bằng cách so sánh ngày diễn ra hoạt động “Đã tất toán hóa đơn bằng thanh toán” với “Ngày đến hạn thanh toán hóa đơn”. Nếu ngày thanh toán sau ngày đến hạn, cờ được đặt thành đúng.

Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp KPI “Tỷ lệ thanh toán quá hạn” và bảng điều khiển “Tuân thủ thanh toán và chiết khấu”. Thuộc tính giúp lọc và đếm các khoản thanh toán trễ, qua đó xác định quy mô vấn đề. Phân tích đặc điểm của hóa đơn quá hạn, chẳng hạn theo nhà cung cấp hoặc mã công ty, có thể giúp tìm ra nguyên nhân gốc rễ.

Vì sao điều này quan trọng

Đo lường trực tiếp mức độ tuân thủ điều khoản thanh toán và làm cơ sở tính KPI Tỷ lệ thanh toán quá hạn, giúp cải thiện quan hệ với nhà cung cấp và tránh bị phạt.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trường được tính toán: TRUE nếu (Ngày thanh toán > Ngày đến hạn hóa đơn), nếu không thì FALSE.

Ví dụ
truefalse
Số phiếu nhập hàng
GoodsReceiptNumber
Mã định danh của chứng từ nhập hàng liên quan đến hóa đơn dựa trên PO.
Mô tả

Với hóa đơn liên quan đến hàng hóa vật lý, chứng từ nhập hàng (GR) xác nhận nhà cung cấp đã giao hàng. Số này liên kết hóa đơn với sự kiện giao hàng cụ thể.

Thuộc tính này được dùng trong bảng điều khiển “Hiệu suất đối chiếu PO/GR”. Thời gian từ lúc ghi sổ phiếu nhập hàng đến lúc ghi sổ hóa đơn là một chỉ số quan trọng. Phân tích liên kết này giúp hiểu toàn bộ quy trình đối chiếu ba bên và xác định chậm trễ giữa lúc giao hàng và thanh toán.

Vì sao điều này quan trọng

Hoàn thiện dữ liệu đối chiếu ba bên (PO-GR-hóa đơn), cho phép phân tích chậm trễ giữa lúc giao hàng và xử lý hóa đơn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Lấy từ trường LFBNR (Document No. of a Reference Document) trong bảng SAP RSEG (Document Item, Incoming Invoice).

Ví dụ
500000123450000015675000002100
Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Hoạt động xử lý hóa đơn phải trả

Đây là các bước và mốc chính cần ghi lại trong nhật ký sự kiện để khám phá và phân tích chính xác quy trình làm việc xử lý hóa đơn.
6 Nên có 7 Không bắt buộc
Hoạt động Mô tả
Đã đảo chứng từ hóa đơn
Chứng từ hóa đơn đã ghi sổ bị hủy bằng cách tạo chứng từ đảo. Thao tác này triệt tiêu ảnh hưởng tài chính của hóa đơn ban đầu. Đây là một kết thúc khác của quy trình, thường là kết quả không mong muốn.
Vì sao điều này quan trọng

Đảo chứng từ thường cho thấy có lỗi, chẳng hạn nhập sai dữ liệu hoặc hóa đơn trùng. Theo dõi tần suất và lý do đảo chứng từ giúp tìm cơ hội cải thiện chất lượng dữ liệu và xử lý đúng ngay từ lần đầu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Xác định sự kiện này từ bảng tiêu đề chứng từ (BKPF). Trường Số chứng từ đảo (BKPF-STBLG) của chứng từ gốc sẽ được điền. Thời điểm sự kiện là ngày ghi sổ của chứng từ đảo.

Thu thập

Tìm chứng từ đảo trong BKPF.STBLG; lấy thời điểm từ ngày ghi sổ của chứng từ đảo.

Loại sự kiện explicit
Đã ghi sổ hóa đơn
Hóa đơn được ghi nhận chính thức vào Sổ cái, tạo ra một khoản nợ phải trả. Chứng từ tạm giữ được chuyển thành chứng từ đã ghi sổ, hoặc hóa đơn được tạo ở trạng thái đã ghi sổ ngay từ đầu. Đây là bước cơ bản trong kế toán tài chính.
Vì sao điều này quan trọng

Ghi sổ là cột mốc quan trọng, xác lập hóa đơn thành khoản nợ phải trả chính thức. Bước này phân tách giai đoạn nhập dữ liệu với giai đoạn quản lý thanh toán.

Lấy dữ liệu ở đâu

Xác định từ bảng tiêu đề chứng từ BKPF. Chứng từ đã ghi sổ có Document Status (BKPF-BSTAT) để trống và có Posting Date hợp lệ (BKPF-BUDAT). Ngày ghi sổ là thời điểm của sự kiện.

Thu thập

Dùng BKPF.BUDAT cho chứng từ có BKPF.BSTAT khác 'V' (Parked), hoặc khi trạng thái 'V' đã thay đổi.

Loại sự kiện explicit
Đã tạo chứng từ hóa đơn
Đánh dấu thời điểm chứng từ hóa đơn được tạo trong SAP, dưới dạng chứng từ tạm giữ hoặc đã hạch toán đầy đủ. Đây thường là sự kiện đầu tiên có dấu thời gian của hóa đơn và là điểm bắt đầu phân tích quy trình. Thông tin được lấy từ ngày và giờ nhập chứng từ trong bảng BKPF.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này là sự kiện bắt đầu chính của hành trình xử lý hóa đơn. Phân tích thời gian kể từ đây giúp đo tổng thời gian xử lý từ đầu đến cuối và xác định chậm trễ ở bước nhập dữ liệu ban đầu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được suy ra từ dấu thời gian tạo bản ghi tiêu đề chứng từ kế toán. Cụ thể, kết hợp Ngày nhập (BKPF-CPUDT) và Giờ nhập (BKPF-CPUTM) sẽ cho biết dấu thời gian.

Thu thập

Dùng dấu thời gian tạo từ bảng tiêu đề chứng từ BKPF (CPUDT, CPUTM).

Loại sự kiện inferred
Đã tạo đề xuất thanh toán
Hóa đơn đã được đưa vào danh sách đề xuất thanh toán trong một đợt chạy thanh toán (T-Code F110). Đây chưa phải khoản thanh toán cuối cùng, nhưng cho thấy dự định thanh toán. Hóa đơn được chọn dựa trên ngày đến hạn và điều khoản thanh toán.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là bước đầu tiên trong quy trình thanh toán tự động. Chậm trễ giữa lúc lập đề xuất và thực hiện thanh toán có thể cho thấy việc phê duyệt hoặc lên lịch chạy thanh toán gặp vấn đề.

Lấy dữ liệu ở đâu

Xác định sự kiện này bằng cách tìm chứng từ hóa đơn trong các bảng đề xuất thanh toán, chẳng hạn REGUP (Processed Items from Payment Program). Có thể dùng ngày chạy (REGUP-LAUFD) làm thời điểm sự kiện.

Thu thập

Tìm hóa đơn trong bảng REGUP và dùng ngày chạy thanh toán (LAUFD).

Loại sự kiện explicit
Đã tất toán hóa đơn bằng thanh toán
Hóa đơn đã được thanh toán đầy đủ và mục chưa tất toán đã được đối trừ với chứng từ thanh toán. Đây là dấu mốc hoàn tất thành công quy trình phải trả cho nhà cung cấp của hóa đơn. Ghi nhận sự kiện này từ thông tin chứng từ tất toán.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện kết thúc chính của luồng xử lý thành công. Thời gian để đạt đến hoạt động này là thước đo quan trọng về hiệu quả chung của quy trình. Đây cũng là dữ liệu cần thiết để tính mức độ đúng hạn của thanh toán và khoản chiết khấu được hưởng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Xác định sự kiện này khi Số chứng từ tất toán (BSEG-AUGBL) và Ngày tất toán (BSEG-AUGDT) được điền cho dòng mục nhà cung cấp. Ngày tất toán là thời điểm của sự kiện.

Thu thập

Dùng Ngày tất toán (BSEG.AUGDT) khi trường Chứng từ tất toán (BSEG.AUGBL) đã được điền.

Loại sự kiện explicit
Hóa đơn được phê duyệt
Người phê duyệt được chỉ định đã xác nhận hóa đơn hợp lệ và sẵn sàng thanh toán. Đây có thể là sự kiện được ghi nhận rõ ràng trong hệ thống quy trình làm việc hoặc được suy ra từ việc gỡ chặn thanh toán. Đây là cột mốc quan trọng trước khi thanh toán.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc quan trọng giúp hóa đơn đủ điều kiện thanh toán. Chậm trễ trước hoặc sau bước này có thể cho thấy những vấn đề khác nhau, chẳng hạn người phê duyệt không sẵn sàng hoặc lịch chạy thanh toán gặp trục trặc.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trong hệ thống quy trình làm việc, đây là sự kiện được ghi nhận rõ ràng. Nếu không, sự kiện thường được suy ra từ việc gỡ chặn thanh toán, dựa trên nhật ký thay đổi (CDHDR/CDPOS) của trường BSEG-ZLSPR.

Thu thập

Sự kiện từ hệ thống quy trình làm việc hoặc nhật ký thay đổi ghi nhận việc gỡ chặn thanh toán.

Loại sự kiện explicit
Đã chuyển hóa đơn để phê duyệt
Hóa đơn đã được gửi chính thức vào quy trình làm việc phê duyệt. Hoạt động này thường dựa vào hệ thống quy trình làm việc bên ngoài hoặc một thay đổi trạng thái cụ thể trong SAP. Đây thường là bước bắt đầu quy trình con phê duyệt.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là thời điểm bắt đầu chu kỳ phê duyệt. Đo thời gian từ sự kiện này đến lúc “Hóa đơn được phê duyệt” rất quan trọng để tính KPI Thời gian chu kỳ phê duyệt hóa đơn và xác định điểm nghẽn liên quan đến người phê duyệt.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nếu sử dụng SAP Business Workflow, có thể trích xuất sự kiện này từ nhật ký quy trình làm việc, chẳng hạn SWWLOG. Nếu không, đây là bước khái niệm thường được suy ra từ việc thiết lập chặn thanh toán vì lý do phê duyệt.

Thu thập

Trích xuất từ nhật ký quy trình làm việc hoặc suy ra từ việc thiết lập một mã chặn thanh toán cụ thể.

Loại sự kiện explicit
Đã đối chiếu đơn mua hàng
Hoạt động này cho biết khoản mục hóa đơn đã được liên kết thành công với đơn mua hàng. Đây là bước xác minh quan trọng trong quy trình đối chiếu ba bên. Có thể suy ra hoạt động này khi thông tin khoản mục hóa đơn có số đơn mua hàng.
Vì sao điều này quan trọng

Chậm đối chiếu đơn mua hàng có thể tạo ra điểm nghẽn đáng kể. Phân tích hoạt động này giúp đo hiệu quả đối chiếu và xác định hóa đơn đi chệch khỏi quy trình chuẩn dựa trên đơn mua hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ khoản mục nhà cung cấp trong bảng BSEG. Nếu trường Số đơn mua hàng (BSEG-EBELN) có dữ liệu, việc đối chiếu được xem là đã diễn ra tại thời điểm tạo chứng từ.

Thu thập

Kiểm tra xem BSEG.EBELN của hóa đơn có giá trị khác null hay không.

Loại sự kiện inferred
Đã đối chiếu phiếu nhận hàng
Cho biết hàng hóa hoặc dịch vụ trên hóa đơn đã được xác nhận là đã nhận, bằng cách liên kết hóa đơn với chứng từ nhận hàng. Đây là thành phần thứ ba trong đối chiếu ba bên. Có thể suy ra hoạt động này từ thông tin tham chiếu trên khoản mục hóa đơn.
Vì sao điều này quan trọng

Đối chiếu với phiếu nhận hàng xác nhận công ty đã nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ cần thanh toán. Theo dõi hoạt động này giúp phân tích KPI thời gian đối chiếu đơn mua hàng, phiếu nhận hàng và hóa đơn, đồng thời tinh gọn bước xác minh.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ khoản mục nhà cung cấp trong bảng BSEG bằng cách kiểm tra xem Số chứng từ nhận hàng (BSEG-LFBNR) đã được điền hay chưa, hoặc truy vết lịch sử của đơn mua hàng liên kết trong bảng EKBE.

Thu thập

Kiểm tra tham chiếu phiếu nhận hàng trong BSEG.LFBNR hoặc tra lịch sử đơn mua hàng trong EKBE.

Loại sự kiện inferred
Đã gỡ chặn thanh toán
Chặn thanh toán đã thiết lập trước đó được gỡ khỏi hóa đơn, giúp hóa đơn đủ điều kiện thanh toán. Điều này thường cho thấy sai lệch đã được xử lý hoặc hóa đơn đã được phê duyệt. Ghi nhận sự kiện này từ các bảng nhật ký thay đổi.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này đánh dấu việc xử lý xong ngoại lệ hoặc hoàn tất phê duyệt. Thời gian chặn thanh toán còn hiệu lực phản ánh thời gian chờ hoặc làm lại, một lĩnh vực quan trọng cần cải tiến quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Ghi nhận sự kiện này bằng cách theo dõi thay đổi trong trường Payment Block Key (BSEG-ZLSPR). Nhật ký thay đổi trong các bảng CDHDR và CDPOS lưu lại thời điểm trường này được xóa.

Thu thập

Theo dõi các mục cập nhật trong CDHDR/CDPOS khi trường BSEG-ZLSPR được đổi thành trống.

Loại sự kiện explicit
Đã quá hạn nhưng chưa thanh toán
Sự kiện được tính toán này xảy ra khi ngày hiện tại đã qua ngày đến hạn thanh toán ròng của hóa đơn nhưng hóa đơn vẫn chưa được tất toán. Sự kiện giúp nhận diện hóa đơn có nguy cơ quá hạn hoặc đã quá hạn. Đây không phải sự kiện được hệ thống ghi nhận trực tiếp.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này rất quan trọng để theo dõi KPI Tỷ lệ thanh toán quá hạn. Hoạt động giúp chủ động đánh dấu hóa đơn cần được xử lý ngay, tránh phí trả chậm và ảnh hưởng đến quan hệ với nhà cung cấp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được tính toán bằng cách so sánh ngày hiện tại với Ngày đến hạn thanh toán ròng (BSEG-ZFBDT) của tất cả mục chưa tất toán. Thời điểm của sự kiện là chính ngày đến hạn.

Thu thập

Tính bằng cách so sánh ngày hiện tại với BSEG.ZFBDT của các mục chưa tất toán.

Loại sự kiện calculated
Đã tạm giữ hóa đơn
Cho biết hóa đơn đã được nhập vào SAP nhưng chưa hạch toán vào sổ cái. Đây là thao tác chủ động, cho phép hoàn tất hoặc phê duyệt sau. Trường trạng thái chứng từ trong bảng tiêu đề cho biết hóa đơn có đang được tạm giữ hay không.
Vì sao điều này quan trọng

Tạm giữ cho biết quy trình đã được chủ động dừng lại, thường để rà soát hoặc chờ bổ sung thông tin. Theo dõi hoạt động này giúp xác định nguyên nhân chậm trễ trước khi hóa đơn được hạch toán chính thức.

Lấy dữ liệu ở đâu

Xác định từ bảng tiêu đề chứng từ BKPF khi Trạng thái chứng từ (BKPF-BSTAT) là 'V' (Tạm giữ). Thời điểm sự kiện là thời gian tạo chứng từ (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM).

Thu thập

Lọc các chứng từ có BKPF.BSTAT = 'V'.

Loại sự kiện explicit
Đã thiết lập chặn thanh toán
Hóa đơn đang bị chặn thanh toán, thường do có sai lệch, đang chờ phê duyệt hoặc gặp vấn đề khác. Đây là trạng thái được đặt rõ ràng trên dòng hóa đơn. Có thể ghi nhận sự kiện này từ các bảng nhật ký thay đổi.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu một ngoại lệ hoặc giai đoạn phê duyệt. Phân tích tần suất và thời gian chặn thanh toán giúp xác định và xử lý điểm nghẽn cũng như tranh chấp trong quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Ghi nhận sự kiện bằng cách theo dõi thay đổi trong trường Payment Block Key (BSEG-ZLSPR). Nhật ký thay đổi trong các bảng CDHDR và CDPOS lưu lại thời điểm trường này được điền.

Thu thập

Theo dõi các mục được tạo trong CDHDR/CDPOS cho trường BSEG-ZLSPR.

Loại sự kiện explicit
Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất

Cách lấy dữ liệu từ SAP ECC

Bạn đã sẵn sàng bắt đầu chưa?

Dùng mẫu này để bắt đầu hành trình process mining. Hãy bắt đầu cải thiện quy trình xử lý hóa đơn phải trả bằng thông tin chi tiết từ dữ liệu ngay hôm nay.

Tránh phí trả chậm: tối ưu khoản phải trả ngay, tiết kiệm 60%

Loại bỏ thanh toán trùng, tự động hóa xử lý và giảm 60% chi phí với nền tảng của chúng tôi.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng, thiết lập chỉ trong vài phút