Mẫu dữ liệu quản lý chất lượng

MasterControl
Mẫu dữ liệu quản lý chất lượng

Mẫu dữ liệu quản lý chất lượng

Mẫu này hướng dẫn bạn thu thập dữ liệu cần thiết để phân tích quy trình quản lý chất lượng. Mẫu nêu rõ các thuộc tính cần có trong nhật ký sự kiện, những hoạt động chính cần theo dõi và cách trích xuất dữ liệu từ hệ thống MasterControl. Hãy dùng tài nguyên này để chuẩn bị đủ dữ liệu nền tảng cho dự án process mining.
  • Các thuộc tính nên thu thập
  • Các hoạt động chính cần theo dõi
  • Hướng dẫn trích xuất dữ liệu từ MasterControl
Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính quản lý chất lượng

Đây là các trường dữ liệu nên có trong nhật ký sự kiện để phân tích quy trình quản lý chất lượng.
3 Bắt buộc 8 Nên có 10 Không bắt buộc
Tên Mô tả
Sự cố chất lượng
QualityEvent
Mã định danh duy nhất của một sự kiện chất lượng, chẳng hạn như trường hợp không phù hợp, sai lệch hoặc khiếu nại. Mã này liên kết tất cả hoạt động và tài liệu liên quan.
Mô tả

Quality Event ID là mã trường hợp chính cho toàn bộ quy trình quản lý chất lượng. Đây thường là giá trị chữ và số do MasterControl tạo khi bắt đầu một sự kiện chất lượng mới.

Trong process mining, thuộc tính này là nền tảng để tái dựng toàn bộ hành trình của từng vấn đề chất lượng. Khi nhóm mọi hoạt động liên quan theo một Quality Event ID, nhà phân tích có thể xem toàn bộ luồng quy trình, đo thời gian xử lý từ lúc tạo đến khi đóng và xác định các điểm khác biệt hoặc điểm nghẽn của từng trường hợp.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mã hồ sơ thiết yếu, liên kết mọi bước trong quy trình để bạn phân tích toàn bộ vòng đời của từng vấn đề chất lượng, từ lúc bắt đầu đến khi được xử lý.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là khóa chính của hồ sơ sự kiện chất lượng. Hãy xem tài liệu MasterControl hoặc cấu hình hệ thống để biết tên bảng và trường cụ thể.

Ví dụ
QE-2023-00123NC-2023-0456CAPA-2023-0078
Tên hoạt động
ActivityName
Tên của tác vụ hoặc sự kiện cụ thể trong vòng đời sự kiện chất lượng, chẳng hạn như 'Bắt đầu điều tra' hoặc 'Đã triển khai hành động khắc phục'.
Mô tả

Tên hoạt động mô tả một bước hoặc cột mốc riêng trong quy trình quản lý chất lượng. Các hoạt động này được ghi kèm dấu thời gian và tạo thành chuỗi sự kiện trong luồng quy trình của từng sự kiện chất lượng.

Phân tích các hoạt động là trọng tâm của process mining. Việc này giúp khám phá sơ đồ quy trình thực tế, xác định các lộ trình phổ biến, phát hiện sai lệch so với quy trình chuẩn và tìm điểm nghẽn. Trình tự và tần suất của các hoạt động như 'Đã thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ' rất quan trọng với các bảng điều khiển theo dõi việc làm lại và tuân thủ.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, giúp bạn trực quan hóa sơ đồ quy trình, phát hiện sai lệch và phân tích luồng công việc.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường được ghi trong nhật ký kiểm toán hoặc bảng lịch sử gắn với từng hồ sơ sự kiện chất lượng trong MasterControl.

Ví dụ
Tạo sự kiện chất lượngHoàn tất phân tích nguyên nhân gốc rễPhê duyệt kế hoạch hành động khắc phụcXác minh hiệu quả hành động
Thời điểm sự kiện
EventTime
Ngày và giờ chính xác khi một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể diễn ra. Đây là thời điểm bắt đầu của mỗi hoạt động.
Mô tả

Dấu thời gian này cho biết một tác vụ cụ thể hoàn tất khi nào hoặc một sự kiện trong quy trình chất lượng diễn ra lúc nào. Nhờ đó, bạn có thể sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian để dựng lại luồng quy trình của từng hồ sơ.

Dấu thời gian rất cần thiết cho mọi phân tích process mining dựa trên thời gian. Chúng được dùng để tính thời gian xử lý toàn chu trình, thời gian thực hiện và thời gian chờ giữa các hoạt động. Dữ liệu này là nền tảng để tạo bảng điều khiển phân tích thời gian xử lý, xác định điểm nghẽn và đo độ trễ khi bàn giao giữa các phòng ban.

Vì sao điều này quan trọng

Dấu thời gian cho biết thứ tự diễn ra của các sự kiện. Đây là dữ liệu quan trọng để tính thời lượng quy trình, xác định điểm nghẽn và hiểu hiệu suất quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là trường tiêu chuẩn trong nhật ký kiểm toán hoặc nhật ký lịch sử của hồ sơ sự kiện chất lượng trong MasterControl, ghi lại thời điểm từng hành động được lưu.

Ví dụ
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-05T09:15:00Z
Loại sự kiện chất lượng
QualityEventType
Phân loại sự kiện chất lượng, chẳng hạn như 'Báo cáo trường hợp không phù hợp', 'Khiếu nại khách hàng', 'Phát hiện qua kiểm toán' hoặc 'Sai lệch'.
Mô tả

Thuộc tính này phân loại sự kiện chất lượng theo bản chất của sự kiện. Mỗi loại sự kiện có thể đi theo luồng quy trình riêng, có yêu cầu tuân thủ khác nhau hoặc thời hạn xử lý mục tiêu khác nhau.

Phân tích quy trình theo loại sự kiện chất lượng là cách thiết yếu để hiểu sự khác biệt về hiệu suất. Các bảng điều khiển như 'Phân tích thời gian xử lý sự kiện chất lượng' dùng thuộc tính này để so sánh thời gian xử lý giữa các nhóm, giúp xác định loại vấn đề nào phức tạp hơn hoặc mất nhiều thời gian xử lý hơn.

Vì sao điều này quan trọng

Phân loại sự kiện chất lượng để so sánh luồng quy trình, thời gian xử lý và kết quả giữa các loại vấn đề.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là trường phân loại chính trên biểu mẫu khởi tạo sự kiện chất lượng trong MasterControl.

Ví dụ
Báo cáo trường hợp không phù hợp (NCR)Khiếu nại khách hàngPhát hiện qua kiểm toán nội bộYêu cầu hành động khắc phục từ nhà cung cấp (SCAR)
Ngày xử lý mục tiêu
TargetResolutionDate
Ngày dự kiến hoặc bắt buộc phải đóng sự kiện chất lượng.
Mô tả

Thuộc tính này xác định ngày dự kiến hoàn tất xử lý sự kiện chất lượng, thường dựa trên loại sự kiện, mức độ nghiêm trọng hoặc yêu cầu quy định liên quan. Đây là hạn chót để xử lý sự kiện.

Ngày này được dùng để đo lường hiệu suất đúng hạn và mức độ tuân thủ thỏa thuận mức dịch vụ (SLA). Đây là dữ liệu cần thiết để tính KPI 'Tỷ lệ tuân thủ yêu cầu' và tạo thuộc tính tính toán 'Trạng thái SLA', chẳng hạn như 'Đúng hạn' hoặc 'Trễ hạn'. Nhờ đó, bạn có thể phân tích loại sự kiện hoặc phòng ban nào thường không đáp ứng thời hạn.

Vì sao điều này quan trọng

Đặt hạn xử lý, giúp đo lường hiệu suất đúng hạn và tính tỷ lệ tuân thủ SLA.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây có thể là trường ngày trên biểu mẫu sự kiện chất lượng chính trong MasterControl, được hệ thống tự tính hoặc do người dùng nhập.

Ví dụ
2023-11-302024-01-152023-12-22
Nhóm nguyên nhân gốc rễ
RootCauseCategory
Phân loại nguyên nhân gốc rễ đã xác định của sự kiện chất lượng, chẳng hạn như 'Lỗi con người', 'Thiết bị hỏng' hoặc 'Quy trình chưa phù hợp'.
Mô tả

Sau khi phân tích nguyên nhân gốc rễ, các phát hiện thường được phân loại. Thuộc tính này lưu lại nhóm nguyên nhân, cung cấp dữ liệu có cấu trúc về lý do phát sinh vấn đề.

Đây là thuộc tính quan trọng để cải tiến chất lượng ở cấp chiến lược. Bảng điều khiển 'Tính nhất quán trong phân tích nguyên nhân gốc rễ' dùng dữ liệu này để đối chiếu nhóm nguyên nhân với hiệu quả của hành động khắc phục và tỷ lệ làm lại. Qua đó, tổ chức có thể xác định nhóm nguyên nhân nào khó xử lý hơn hoặc việc phân tích nguyên nhân có thiếu nhất quán hay không.

Vì sao điều này quan trọng

Phân loại nguyên nhân sâu xa của vấn đề chất lượng, giúp phân tích có trọng tâm để ngăn vấn đề tái diễn và nâng cao hiệu quả của hành động khắc phục.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trường này thường nằm trong phần Phân tích nguyên nhân gốc rễ hoặc Điều tra của biểu mẫu sự kiện chất lượng trong MasterControl.

Ví dụ
Thiết bị trục trặcĐào tạo chưa đầy đủLỗi vật liệuKhông tuân thủ quy trình
Phòng ban chịu trách nhiệm
ResponsibleDepartment
Phòng ban hoặc bộ phận chức năng chịu trách nhiệm về sự kiện chất lượng hoặc hoạt động hiện tại.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết phòng ban nào, chẳng hạn như 'Sản xuất', 'Đảm bảo chất lượng' hoặc 'Kỹ thuật', được giao phụ trách sự kiện chất lượng hoặc đang thực hiện một tác vụ cụ thể.

Đây là chiều phân tích quan trọng, giúp bạn lọc và so sánh hiệu suất quy trình giữa các đơn vị kinh doanh. Thuộc tính này cần thiết cho bảng điều khiển phân tích độ trễ bàn giao, vì khi giá trị thay đổi giữa các hoạt động, điều đó cho thấy công việc đã được bàn giao. Phân tích khoảng thời gian chờ ở các lần bàn giao này có thể phát hiện vấn đề giao tiếp hoặc phối hợp giữa các phòng ban.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp xác định điểm nghẽn giữa các phòng ban và phân tích hiệu suất quy trình theo bộ phận chức năng, từ đó hiểu rõ độ trễ khi bàn giao.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường được lưu trên biểu mẫu sự kiện chất lượng chính trong MasterControl và có thể được cập nhật khi sự kiện đi qua các giai đoạn trong vòng đời.

Ví dụ
Đảm bảo chất lượngSản xuấtNghiên cứu và phát triểnCông tác quản lý quy định
Tên người dùng
UserName
Tên người dùng hoặc tài nguyên đã thực hiện hoạt động.
Mô tả

Thuộc tính này xác định người chịu trách nhiệm thực hiện một tác vụ cụ thể trong quy trình, chẳng hạn như phê duyệt kế hoạch hành động khắc phục hoặc đóng sự kiện chất lượng.

Phân tích quy trình theo người dùng giúp bạn hiểu cách phân bổ khối lượng công việc, xác định nhu cầu đào tạo và phát hiện khác biệt trong cách từng người thực hiện quy trình. Bạn cũng có thể xem một số cá nhân có thường liên quan đến việc làm lại hoặc chậm trễ hay không, từ đó có thêm thông tin để quản lý hiệu suất và phân bổ tài nguyên.

Vì sao điều này quan trọng

Gắn hoạt động với từng cá nhân, giúp phân tích khối lượng công việc, hiệu suất và điểm nghẽn liên quan đến tài nguyên.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường có trong nhật ký kiểm toán hoặc nhật ký lịch sử của mọi sự kiện chất lượng trong MasterControl, thường được ghi dưới tên 'User' hoặc 'Performed By'.

Ví dụ
j.does.smithr.williams
Thời điểm kết thúc
EndTime
Dấu thời gian cho biết khi nào một hoạt động hoàn tất. Với các sự kiện đơn lẻ, thời điểm này thường trùng với StartTime.
Mô tả

EndTime đánh dấu thời điểm một hoạt động kết thúc. Với nhiều sự kiện được ghi trong nhật ký kiểm toán, thời điểm bắt đầu và kết thúc giống nhau, vì sự kiện chỉ diễn ra tại một thời điểm. Tuy nhiên, với hoạt động có thời lượng đo được, trường này có thể ghi lại thời lượng đó.

Thuộc tính này được dùng cùng StartTime để tính thời gian thực hiện từng hoạt động. Đây là thông tin quan trọng để xác định bước nào tốn nhiều thời gian nhất trong quy trình, hỗ trợ bảng điều khiển xác định điểm nghẽn trong quy trình chất lượng.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp tính chính xác thời lượng hoạt động, từ đó xác định tác vụ cụ thể nào tốn nhiều thời gian nhất trong quy trình quản lý chất lượng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể có trong nhật ký kiểm toán hoặc nhật ký lịch sử của MasterControl. Nếu không có, có thể lấy StartTime của hoạt động tiếp theo trong chuỗi làm giá trị này.

Ví dụ
2023-10-26T10:05:12Z2023-10-27T15:00:00Z2023-11-05T11:20:30Z
Trạng thái hiệu quả
EffectivenessStatus
Kết quả kiểm tra xác minh xem các hành động khắc phục và phòng ngừa đã triển khai có hiệu quả hay không.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại kết quả xác minh hiệu quả, một bước cuối quan trọng trong quy trình CAPA. Trạng thái cho biết các hành động đã thực hiện có giải quyết được vấn đề và ngăn vấn đề tái diễn hay không.

Dữ liệu này là đầu vào chính cho bảng điều khiển 'Theo dõi hiệu quả CAPA' và KPI 'Tỷ lệ hiệu quả CAPA'. Phân tích kết quả giúp tổ chức hiểu mức độ thành công của các nỗ lực giải quyết vấn đề và xác định những lĩnh vực mà hành động khắc phục chưa hiệu quả.

Vì sao điều này quan trọng

Đo lường mức độ thành công của các hành động đã triển khai. Đây là thông tin quan trọng để tính tỷ lệ hiệu quả CAPA và thúc đẩy cải tiến liên tục.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là trường kết quả trong phần xác minh hiệu quả hoặc đóng hồ sơ của biểu mẫu CAPA, thường được liên kết với sự kiện chất lượng trong MasterControl.

Ví dụ
Hiệu quảKhông hiệu quảCần theo dõi
Trạng thái sự kiện chất lượng
QualityEventStatus
Trạng thái hiện tại của sự kiện chất lượng trong vòng đời, chẳng hạn như 'Mở', 'Đang điều tra', 'Chờ phê duyệt' hoặc 'Đã đóng'.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết sự kiện chất lượng đang ở giai đoạn nào tại một thời điểm nhất định. Trạng thái thường được cập nhật khi hồ sơ đi qua các cột mốc chính.

Trong process mining, bạn có thể lọc theo trạng thái để xem các hồ sơ đang mở hoặc đã đóng. Đây là chức năng thiết yếu của bảng điều khiển theo dõi lượng xử lý và hồ sơ tồn đọng của sự kiện chất lượng. Phân tích thời gian ở từng trạng thái cũng giúp xác định giai đoạn nào sự kiện thường bị đình trệ.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết trạng thái hiện tại của sự kiện chất lượng, giúp phân tích hồ sơ tồn đọng, lượng xử lý và thời gian ở từng giai đoạn trong vòng đời.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là trường trạng thái tiêu chuẩn trên hồ sơ sự kiện chất lượng chính trong MasterControl.

Ví dụ
Đang mởĐang xử lýChờ phê duyệt CAPAĐã đóngĐã hủy
Có làm lại
IsRework
Cờ đúng/sai cho biết một hoạt động hoặc chuỗi hoạt động có phải là việc làm lại hay không.
Mô tả

Cờ này được đặt thành 'true' khi một hoạt động được lặp lại trong cùng hồ sơ hoặc khi quy trình quay lại giai đoạn trước. Ví dụ, nếu hoạt động 'Đã thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ' diễn ra hai lần trong cùng một sự kiện chất lượng, lần thứ hai sẽ được đánh dấu là làm lại.

Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp bảng điều khiển 'Tổng quan về việc làm lại và điều tra lại' và KPI 'Tỷ lệ điều tra lại nguyên nhân gốc rễ'. Thuộc tính giúp định lượng việc làm lại, để bạn dễ lọc và phân tích các hồ sơ có luồng quy trình kém hiệu quả.

Vì sao điều này quan trọng

Đánh dấu rõ các hoạt động được lặp lại, giúp dễ dàng định lượng và phân tích tần suất, nguyên nhân cũng như tác động của việc làm lại.

Lấy dữ liệu ở đâu

Cờ này được tạo trong quá trình chuyển đổi dữ liệu bằng cách phân tích chuỗi hoạt động của từng hồ sơ để phát hiện bước lặp lại hoặc vòng lặp quy trình.

Ví dụ
truefalse
Địa điểm cơ sở
SiteLocation
Cơ sở sản xuất, nhà máy hoặc địa điểm nơi phát sinh sự kiện chất lượng.
Mô tả

Thuộc tính này xác định địa điểm hoặc cơ sở gắn với sự kiện chất lượng, cung cấp bối cảnh về địa lý hoặc tổ chức cho vấn đề.

Đây là chiều phân tích hữu ích để so sánh. Khi lọc hoặc nhóm theo cơ sở, ban quản lý có thể so sánh hiệu suất của quy trình quản lý chất lượng giữa các địa điểm. Qua đó, họ có thể nhận ra cơ sở nào đang hoạt động tốt và có thể chia sẻ kinh nghiệm, cũng như cơ sở nào cần được hỗ trợ thêm hoặc cải tiến quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp so sánh hiệu suất giữa các cơ sở hoặc nhà máy sản xuất, từ đó xác định vấn đề riêng theo địa điểm hoặc cách làm hiệu quả.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường được ghi trên biểu mẫu khởi tạo sự kiện chất lượng, thường dưới dạng danh sách thả xuống các cơ sở của công ty.

Ví dụ
Austin, TXDublin, IrelandNhà máy SingaporeCơ sở A
Hệ thống nguồn
SourceSystem
Cho biết hệ thống trích xuất dữ liệu. Trong trường hợp này, đó là MasterControl.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết dữ liệu đến từ đâu. Với quy trình này, giá trị sẽ luôn cho biết nguồn là 'MasterControl'.

Dù có vẻ là thông tin cố định, thuộc tính này rất quan trọng trong môi trường doanh nghiệp, nơi dữ liệu từ nhiều hệ thống có thể được kết hợp để phân tích rộng hơn. Thuộc tính giúp theo dõi nguồn gốc dữ liệu và xác định hành vi hoặc vấn đề về chất lượng dữ liệu riêng của từng hệ thống.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết rõ hệ thống nguồn của dữ liệu. Đây là thông tin cần thiết để quản trị dữ liệu và phân tích dữ liệu kết hợp từ nhiều ứng dụng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây thường là giá trị cố định được thêm trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL) để ghi nhãn nguồn gốc của tập dữ liệu.

Ví dụ
MasterControlQMS MasterControl
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu được trích xuất hoặc làm mới từ MasterControl.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại ngày và giờ lần gần nhất dữ liệu được lấy từ hệ thống nguồn. Đây là trường siêu dữ liệu áp dụng cho toàn bộ tập dữ liệu, không phải từng sự kiện riêng lẻ.

Thông tin này giúp bạn biết dữ liệu đang phân tích mới đến mức nào. Người dùng nghiệp vụ có thể xem dữ liệu của bảng điều khiển quy trình và KPI được cập nhật đến thời điểm nào, từ đó đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu có độ mới đã biết.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết dữ liệu mới đến mức nào, giúp người dùng biết phân tích đã được cập nhật gần đây chưa và khi nào dự kiến làm mới dữ liệu tiếp theo.

Lấy dữ liệu ở đâu

Dấu thời gian này được tạo và thêm trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL) từ MasterControl.

Ví dụ
2024-05-20T02:00:00Z2024-05-21T02:00:00Z
Mã hành động khắc phục
CorrectiveActionId
Mã định danh duy nhất của kế hoạch hành động khắc phục (CAPA) liên kết với sự kiện chất lượng.
Mô tả

Thuộc tính này liên kết trực tiếp sự kiện chất lượng với hành động khắc phục cụ thể được tạo để xử lý nguyên nhân gốc rễ. Một sự kiện chất lượng có thể liên kết với một hoặc nhiều hành động khắc phục.

Mã này cho phép kết hợp dữ liệu sự kiện chất lượng với dữ liệu từ mô-đun CAPA để phân tích chi tiết hơn. Nhờ đó, bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về loại hành động được thực hiện cho từng nguyên nhân gốc rễ và hiệu quả sau đó, hỗ trợ bảng điều khiển theo dõi hiệu quả CAPA.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết sự kiện chất lượng với các hành động khắc phục cụ thể, giúp phân tích chi tiết hiệu quả hành động và cách xử lý vấn đề.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường được lưu trong phần hồ sơ liên quan hoặc đối tượng được liên kết trên biểu mẫu sự kiện chất lượng trong MasterControl.

Ví dụ
CA-2023-0199CA-2023-0204CA-2023-0210
Mã hành động phòng ngừa
PreventiveActionId
Mã định danh duy nhất của kế hoạch hành động phòng ngừa (PAPA) liên kết với sự kiện chất lượng.
Mô tả

Tương tự Mã hành động khắc phục, thuộc tính này liên kết sự kiện chất lượng với các hành động phòng ngừa đã được tạo. Hành động phòng ngừa là biện pháp chủ động nhằm ngăn các vấn đề tiềm ẩn tương tự xảy ra ở những bộ phận khác.

Mã này rất quan trọng với bảng điều khiển 'Tối ưu hóa hành động phòng ngừa' và KPI 'Tỷ lệ hành động phòng ngừa'. Mã giúp theo dõi tần suất sự kiện chất lượng dẫn đến cải tiến chủ động và phân tích tác động của các biện pháp phòng ngừa theo thời gian.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết sự kiện chất lượng với các biện pháp phòng ngừa chủ động, giúp phân tích khả năng rút kinh nghiệm từ vấn đề và ngăn vấn đề tái diễn trong tương lai.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này có thể nằm trong phần hồ sơ liên quan trên biểu mẫu sự kiện chất lượng hoặc CAPA trong MasterControl, liên kết đến đối tượng hành động phòng ngừa.

Ví dụ
PA-2023-0051PA-2023-0052PA-2023-0053
Quy định áp dụng
AssociatedRegulationStandard
Quy định hoặc tiêu chuẩn chất lượng cụ thể áp dụng cho sự kiện chất lượng, chẳng hạn như ISO 13485 hoặc 21 CFR Part 820.
Mô tả

Thuộc tính này liên kết sự kiện chất lượng với một quy định bên ngoài hoặc tiêu chuẩn chất lượng nội bộ cụ thể. Điều này đặc biệt quan trọng với các công ty trong ngành chịu sự quản lý chặt chẽ, như khoa học sự sống hoặc sản xuất.

Thuộc tính này rất quan trọng với bảng điều khiển 'Mức độ tuân thủ quy trình chất lượng'. Nhà phân tích có thể lọc các sự kiện liên quan đến một quy định cụ thể và xác minh các bước bắt buộc trong quy trình đã được thực hiện hay chưa. Sai lệch có thể được đánh dấu là rủi ro tiềm ẩn về tuân thủ, nên đây là thuộc tính quan trọng cho công tác kiểm toán và quản lý rủi ro.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết sự kiện chất lượng với các yêu cầu tuân thủ cụ thể, giúp phân tích mức độ đáp ứng tiêu chuẩn quy định và chính sách nội bộ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây có thể là trường chọn trên biểu mẫu sự kiện chất lượng trong MasterControl, cho phép người dùng gắn quy định áp dụng với sự kiện.

Ví dụ
ISO 1348521 CFR Part 820ICH Q10SOP-QA-001
Sản phẩm bị ảnh hưởng
ProductAffected
Sản phẩm, dòng sản phẩm hoặc linh kiện liên quan đến sự kiện chất lượng.
Mô tả

Thuộc tính này xác định sản phẩm hoặc vật liệu cụ thể liên quan đến vấn đề chất lượng, cung cấp thông tin cần thiết để hiểu tác động của sự kiện.

Phân tích dữ liệu quy trình theo sản phẩm giúp xác định sản phẩm thường xuyên gặp vấn đề chất lượng. Thông tin này có thể giúp ưu tiên các nỗ lực cải tiến, định hướng thay đổi thiết kế sản phẩm và đánh giá hiệu suất của từng dây chuyền sản xuất hoặc nhà cung cấp.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp bối cảnh kinh doanh quan trọng, giúp phân tích vấn đề chất lượng theo dòng sản phẩm để xác định vấn đề và xu hướng tái diễn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là trường trên biểu mẫu sự kiện chất lượng để người dùng chỉ định sản phẩm, thường bằng cách chọn trong danh sách có sẵn hoặc nhập mã linh kiện.

Ví dụ
Sản phẩm A - Lô 54321Linh kiện XYZAPI-001
Thời gian chờ bàn giao
HandoffWaitTime
Thời gian chờ giữa hai hoạt động liên tiếp do các phòng ban hoặc nhóm khác nhau thực hiện.
Mô tả

Chỉ số này tính thời gian một hồ sơ phải chờ sau khi một phòng ban hoàn tất tác vụ và trước khi phòng ban tiếp theo bắt đầu. Chỉ số được tính bằng cách xác định các hoạt động liên tiếp có giá trị 'Phòng ban chịu trách nhiệm' thay đổi, rồi đo khoảng thời gian giữa chúng.

Chỉ số tính toán này là trọng tâm của bảng điều khiển phân tích độ trễ bàn giao và KPI 'Thời gian chờ bàn giao trung bình'. Chỉ số tách thời gian chờ do vấn đề phối hợp hoặc giao tiếp khỏi thời gian xử lý thực tế, giúp xác định điểm nghẽn giữa các bộ phận chức năng làm kéo dài thời gian xử lý toàn chu trình.

Vì sao điều này quan trọng

Tách riêng và định lượng thời gian chờ giữa các phòng ban, qua đó làm rõ khoảng trống giao tiếp và điểm nghẽn phối hợp trong quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Giá trị này được tính trong quá trình chuyển đổi dữ liệu bằng cách phân tích dấu thời gian và giá trị 'ResponsibleDepartment' của các hoạt động liên tiếp trong từng hồ sơ.

Ví dụ
172800259200604800
Trạng thái SLA
SlaStatus
Cho biết sự kiện chất lượng có được đóng trước hoặc đúng ngày xử lý mục tiêu hay không.
Mô tả

Thuộc tính này được tính bằng cách so sánh ngày đóng thực tế của sự kiện chất lượng với 'Ngày xử lý mục tiêu'. Trạng thái thường là 'Đúng hạn' hoặc 'Trễ hạn'.

Thuộc tính này cho biết rõ hiệu suất so với thời hạn. Đây là cơ sở để tính KPI 'Tỷ lệ tuân thủ yêu cầu' và dễ dàng lọc, phân tích các hồ sơ trễ hạn. Hiểu nguyên nhân khiến việc xử lý chậm trễ là điều cần thiết để cải thiện thời gian xử lý tổng thể và đáp ứng mục tiêu tuân thủ.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết đơn giản hồ sơ có đáp ứng thời hạn hay không. Đây là thông tin thiết yếu để đo lường và cải thiện hiệu suất đúng hạn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Giá trị này được tính trong quá trình chuyển đổi dữ liệu bằng cách so sánh dấu thời gian của hoạt động 'Đóng sự kiện chất lượng' với trường 'TargetResolutionDate' của từng hồ sơ.

Ví dụ
Đúng hạnTrễ hạnCó nguy cơ trễ hạn
Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Hoạt động quản lý chất lượng

Đây là các bước chính và cột mốc cần ghi lại trong nhật ký sự kiện để khám phá chính xác quy trình quản lý chất lượng.
5 Nên có 9 Không bắt buộc
Hoạt động Mô tả
Bắt đầu điều tra
Đánh dấu thời điểm chính thức bắt đầu giai đoạn điều tra để xác định phạm vi và tác động trước mắt của sự kiện chất lượng. Thời điểm này thường được ghi nhận khi sự kiện chính thức được giao cho người điều tra và trạng thái được cập nhật thành 'Under Investigation'.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng để theo dõi thời gian của giai đoạn điều tra. Chậm trễ ở bước này có thể ảnh hưởng đáng kể đến tổng thời gian xử lý và thời hạn tuân thủ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được suy ra từ thay đổi trạng thái trong hồ sơ sự kiện chất lượng sang trạng thái như 'Investigation in Progress'. Thay đổi này được ghi trong nhật ký kiểm tra MasterControl.

Thu thập

Được suy ra từ dấu thời gian khi trạng thái sự kiện chuyển thành 'Under Investigation'.

Loại sự kiện inferred
Đóng sự kiện chất lượng
Đây là hoạt động cuối cùng, đánh dấu việc xử lý thành công và chính thức đóng sự kiện chất lượng trong MasterControl. Sự kiện được ghi nhận khi trạng thái hồ sơ chuyển thành 'Closed', kèm dấu thời gian trong nhật ký kiểm tra.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này đánh dấu kết thúc quy trình, cần thiết để tính tổng thời gian xử lý và thông lượng. Đây cũng là xác nhận rằng trường hợp quản lý chất lượng đã được xử lý xong.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là một sự kiện tường minh được suy ra từ lần cuối trạng thái của hồ sơ sự kiện chất lượng chuyển sang 'Closed'. Thời điểm thay đổi trạng thái này được ghi trong nhật ký kiểm toán.

Thu thập

Suy ra từ thời điểm trạng thái sự kiện được cập nhật thành 'Closed'.

Loại sự kiện inferred
Phê duyệt kế hoạch hành động khắc phục
Đánh dấu việc các bên liên quan cần thiết đã chính thức xem xét và phê duyệt kế hoạch CAPA được đề xuất. Đây là mốc quan trọng, thường được ghi nhận bằng sự kiện chữ ký điện tử rõ ràng trong nhật ký kiểm tra của MasterControl.
Vì sao điều này quan trọng

Các bước phê duyệt thường là điểm nghẽn. Phân tích thời gian xử lý hoạt động này giúp phát hiện chậm trễ trong quy trình phê duyệt và hỗ trợ dashboard Phân tích chậm trễ bàn giao.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được ghi rõ trong nhật ký kiểm tra khi người có thẩm quyền phê duyệt ký điện tử vào kế hoạch CAPA hoặc bước quy trình làm việc liên quan.

Thu thập

Được ghi nhận từ nhật ký chữ ký điện tử gắn với bước phê duyệt trong quy trình làm việc.

Loại sự kiện explicit
Tạo sự kiện chất lượng
Đây là điểm bắt đầu của quy trình quản lý chất lượng, khi một sự kiện mới như sai lệch, không phù hợp hoặc khiếu nại được ghi nhận lần đầu trong MasterControl. Hoạt động này thường được ghi nhận rõ ràng khi người dùng tạo hồ sơ sự kiện chất lượng mới, tạo một mục nhật ký kiểm tra kèm dấu thời gian.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu vòng đời trường hợp, cần thiết để đo tổng thời gian xử lý sự kiện chất lượng và phân tích số lượng sự kiện được gửi lên.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được ghi rõ trong các bảng nhật ký kiểm tra của phân hệ sự kiện chất lượng. Sự kiện này tương ứng với dấu thời gian tạo hồ sơ sự kiện chất lượng.

Thu thập

Được ghi vào nhật ký kiểm tra khi tạo đối tượng Quality Event mới.

Loại sự kiện explicit
Xác minh hiệu quả hành động
Đánh dấu việc hoàn tất bước xác minh, trong đó bằng chứng được thu thập và xem xét để xác nhận các hành động đã triển khai có hiệu quả hay không. Thời điểm này được ghi nhận khi tác vụ kiểm tra hiệu quả hoàn tất, thường kèm chữ ký điện tử.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này rất quan trọng để tính Tỷ lệ CAPA hiệu quả và Thời gian xác minh hành động trung bình. Hoạt động xác nhận giải pháp có hiệu quả hay không, qua đó ngăn vấn đề tái diễn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể được ghi nhận rõ bằng chữ ký điện tử cho bước xác minh, hoặc suy ra từ việc hoàn tất tác vụ 'Effectiveness Check' trong quy trình làm việc.

Thu thập

Được ghi nhận từ nhật ký chữ ký điện tử hoặc dấu thời gian hoàn tất tác vụ của bước xác minh.

Loại sự kiện explicit
Đề xuất kế hoạch hành động khắc phục
Đánh dấu việc lập và gửi kế hoạch hành động khắc phục và phòng ngừa (CAPA) để xét duyệt. Sự kiện này thường được ghi nhận khi hồ sơ CAPA chính thức được liên kết với sự kiện chất lượng và trạng thái được đặt thành 'Pending Approval'.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này đánh dấu bước chuyển từ điều tra sang lập kế hoạch xử lý. Thời gian từ khi hoàn tất RCA đến bước này có thể cho biết hiệu quả lập kế hoạch.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể được suy ra từ việc tạo đối tượng CAPA được liên kết hoặc thay đổi trạng thái của sự kiện chất lượng sang trạng thái như 'CAPA Plan Proposed' hoặc 'Pending Plan Approval'.

Thu thập

Được xác định từ việc tạo hồ sơ kế hoạch CAPA được liên kết hoặc thay đổi trạng thái của sự kiện chính.

Loại sự kiện inferred
Hoàn tất phân loại ban đầu
Đây là lúc hoàn tất đánh giá ban đầu, trong đó sự kiện chất lượng được phân loại, xác định mức độ nghiêm trọng và xếp thứ tự ưu tiên. Thời điểm này thường được suy ra từ thay đổi trạng thái trong hệ thống, chẳng hạn khi trạng thái sự kiện chuyển từ 'New' sang 'Under Assessment' hoặc 'Investigation'.
Vì sao điều này quan trọng

Phân tích thời gian phân loại ban đầu giúp phát hiện chậm trễ trong khâu phản hồi đầu tiên với vấn đề chất lượng. Đây là bước quan trọng, ảnh hưởng đến quy trình làm việc tiếp theo và việc phân bổ tài nguyên.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được suy ra từ nhật ký kiểm tra khi trường trạng thái của sự kiện được cập nhật sang trạng thái sau phân loại, hoặc khi các trường bắt buộc như 'Severity' và 'Priority' được điền và lưu lần đầu.

Thu thập

Được xác định từ thay đổi trong trường trạng thái sự kiện, chẳng hạn từ 'Submitted' sang 'Assigned'.

Loại sự kiện inferred
Hoàn tất phân tích nguyên nhân gốc rễ
Hoạt động này đánh dấu việc hoàn tất phân tích nguyên nhân gốc rễ (RCA) và ghi lại các phát hiện. Có thể suy ra thời điểm này khi các trường 'Root Cause' hoặc trường phân tích liên quan được điền và tác vụ tương ứng được đánh dấu hoàn tất.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi hoạt động này giúp đo thời gian và chất lượng của giai đoạn RCA. Đây là dữ liệu quan trọng cho các KPI như tỷ lệ điều tra lại nguyên nhân gốc rễ, dùng để xác định việc làm lại.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được suy ra từ mục nhật ký kiểm tra ghi nhận việc hoàn tất tác vụ RCA, hoặc việc điền và chốt các trường phân loại nguyên nhân gốc rễ trong biểu mẫu sự kiện chất lượng.

Thu thập

Được suy ra từ việc hoàn tất bước hoặc tác vụ 'Root Cause Analysis' trong quy trình làm việc.

Loại sự kiện inferred
Sự kiện chất lượng bị hủy
Đây là trạng thái kết thúc thay thế, dùng khi sự kiện chất lượng bị xác định là không hợp lệ, trùng lặp hoặc được tạo nhầm nên bị hủy. Trạng thái này được ghi nhận khi chuyển sang 'Cancelled' hoặc 'Void'.
Vì sao điều này quan trọng

Cần phân biệt sự kiện đã đóng với sự kiện bị hủy để báo cáo chính xác kết quả quy trình. Tỷ lệ hủy cao có thể cho thấy vấn đề trong việc báo cáo hoặc phân loại sự kiện.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ lần chuyển trạng thái cuối sang trạng thái như 'Cancelled' hoặc 'Voided', được ghi trong nhật ký kiểm toán.

Thu thập

Suy ra từ thời điểm trạng thái sự kiện được cập nhật thành 'Cancelled'.

Loại sự kiện inferred
Thông báo cho các bên liên quan
Đánh dấu việc chính thức thông báo kết quả xử lý sự kiện chất lượng cho tất cả các bên liên quan. Đây có thể là một hành động được ghi nhận rõ trong hệ thống hoặc được suy ra từ việc hoàn tất tác vụ 'Final Notification' trong quy trình làm việc.
Vì sao điều này quan trọng

Phân tích bước này giúp đánh giá hiệu quả giao tiếp. Đây cũng là mốc quan trọng để tính KPI Thời gian rà soát cuối và đóng sự kiện.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây có thể là sự kiện thông báo được ghi rõ trong hệ thống hoặc được suy ra từ việc hoàn tất tác vụ 'Notify Stakeholders' trước khi đóng sự kiện.

Thu thập

Được suy ra từ việc hoàn tất tác vụ thông báo riêng trong quy trình làm việc.

Loại sự kiện inferred
Thực hiện rà soát cuối
Đánh dấu việc quản lý đảm bảo chất lượng đã hoàn tất rà soát cuối toàn bộ hồ sơ sự kiện chất lượng, bao gồm tất cả tài liệu và hành động. Thời điểm này thường được ghi nhận bằng sự kiện chữ ký điện tử rõ ràng trước khi đóng trường hợp.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là bước kiểm tra chất lượng cuối cùng trước khi đóng sự kiện. Chậm trễ ở giai đoạn này có thể khiến sự kiện vẫn mở không cần thiết và ảnh hưởng đến các chỉ số thông lượng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi nhận rõ từ nhật ký kiểm tra khi người dùng ký điện tử cho bước 'Final Review' hoặc 'QA Approval' trong quy trình làm việc.

Thu thập

Được ghi nhận từ nhật ký chữ ký điện tử của bước phê duyệt cuối trong quy trình làm việc.

Loại sự kiện explicit
Triển khai hành động khắc phục
Cho biết các tác vụ trong kế hoạch hành động khắc phục đã được phê duyệt đã thực hiện xong. Thời điểm này thường được ghi nhận khi người phụ trách đánh dấu tác vụ triển khai là hoàn tất trong hệ thống.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng để xác định thời điểm bắt đầu tính KPI Thời gian xác minh hành động trung bình. Thời gian triển khai phản ánh mức độ phức tạp và hiệu quả của các hành động khắc phục.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được suy ra từ nhật ký kiểm tra khi trạng thái của các tác vụ hành động khắc phục được giao chuyển thành 'Completed' hoặc 'Implemented'.

Thu thập

Được xác định từ dấu thời gian hoàn tất các tác vụ triển khai CAPA được liên kết.

Loại sự kiện inferred
Triển khai hành động phòng ngừa
Đánh dấu việc hoàn tất các tác vụ trong kế hoạch hành động phòng ngừa nhằm ngăn sự cố xảy ra trong tương lai. Thời điểm này được ghi nhận khi các tác vụ phòng ngừa được giao đã được đánh dấu hoàn tất trong hệ thống.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi hoạt động này rất cần thiết để tính KPI Tỷ lệ hành động phòng ngừa, giúp đánh giá mức độ chủ động của tổ chức trong việc xử lý các vấn đề có thể xảy ra.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được suy ra từ dấu thời gian hoàn tất của các tác vụ được chỉ định cụ thể là 'Preventive Actions' trong kế hoạch CAPA.

Thu thập

Được xác định từ dấu thời gian hoàn tất các tác vụ hành động phòng ngừa được liên kết.

Loại sự kiện inferred
Xác định hành động không hiệu quả
Hoạt động này thể hiện kết quả không đạt của bước xác minh, khi các hành động đã triển khai được xác định là không hiệu quả. Sự kiện này dẫn đến việc phải làm lại và được suy ra khi bước xác minh thất bại, khiến trạng thái thay đổi để mở lại điều tra hoặc lập kế hoạch CAPA.
Vì sao điều này quan trọng

Sự kiện này rất quan trọng để xác định vòng lặp làm lại và tính Tỷ lệ xử lý thành công ngay lần đầu. Sự kiện cho thấy những điểm yếu trong quy trình giải quyết vấn đề cần được khắc phục.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được suy ra từ thay đổi trạng thái cho biết xác minh thất bại, chẳng hạn như 'Effectiveness Check Failed' hoặc chuyển lại thành 'Under Investigation'.

Thu thập

Được xác định từ bước chuyển trong quy trình làm việc đưa trường hợp trở lại giai đoạn trước sau khi xác minh.

Loại sự kiện inferred
Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất dữ liệu

Cách lấy dữ liệu từ MasterControl

Bạn đã sẵn sàng bắt đầu chưa?

Dùng mẫu này để tạo nhật ký sự kiện đầy đủ và tìm hiểu sâu hơn về hoạt động quản lý chất lượng. Bắt đầu cải thiện tuân thủ và hiệu quả ngay hôm nay.

Rút ngắn 30% thời gian quản lý chất lượng trong MasterControl

Hình dung quy trình, loại bỏ điểm kém hiệu quả và giảm 30% thời gian chu kỳ.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập chỉ trong vài phút.