Mẫu dữ liệu xử lý hóa đơn trong quy trình mua hàng đến thanh toán
Mẫu dữ liệu xử lý hóa đơn trong quy trình mua hàng đến thanh toán
- Các thuộc tính nên thu thập
- Các hoạt động chính cần theo dõi
- Hướng dẫn trích xuất dữ liệu từ NetSuite
Thuộc tính xử lý hóa đơn trong quy trình mua hàng đến thanh toán
| Tên | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Số hóa đơn
InvoiceNumber
|
Mã định danh duy nhất của hóa đơn nhà cung cấp trong hệ thống. | ||
|
Mô tả
Số hóa đơn là mã định danh hồ sơ chính, liên kết mọi hoạt động và sự kiện của một hóa đơn nhà cung cấp, từ lúc tạo đến khi thanh toán xong. Thuộc tính này rất quan trọng để theo dõi toàn bộ hành trình của từng hóa đơn. Trong phân tích quy trình, số này giúp hệ thống tái dựng toàn bộ vòng đời hóa đơn. Khi nhóm các hoạt động liên quan theo cùng mã định danh, chuyên viên phân tích có thể trực quan hóa luồng quy trình, đo thời gian chu kỳ và xác định những điểm khác biệt hoặc điểm nghẽn ảnh hưởng đến từng hóa đơn.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là khóa thiết yếu để theo dõi hành trình của từng hóa đơn trong quy trình thanh toán và phân tích đầy đủ từng hồ sơ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông thường, đây là trường 'Transaction ID' hoặc 'Invoice #' trên bản ghi Vendor Bill trong NetSuite.
Ví dụ
INV-0012345789-ABC-654202405-101
|
|||
|
Hệ thống nguồn
SourceSystem
|
Xác định hệ thống nơi dữ liệu bắt nguồn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết ứng dụng nguồn đã tạo dữ liệu sự kiện. Với quy trình này, giá trị thường là 'NetSuite'. Trong môi trường có nhiều hệ thống tích hợp, trường này rất quan trọng để hiểu nguồn gốc dữ liệu và đánh giá chất lượng dữ liệu. Trường này giúp phân biệt hoạt động diễn ra trong từng hệ thống và hỗ trợ xây dựng bức tranh tổng thể về quy trình từ đầu đến cuối.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cho biết nguồn gốc dữ liệu, thông tin cần thiết khi có nhiều hệ thống để xử lý sự cố và xác thực dữ liệu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông thường, đây là giá trị cố định ('NetSuite') được thêm trong quá trình trích xuất dữ liệu.
Ví dụ
NetSuite
|
|||
|
Hoạt động
ActivityName
|
Tên bước trong quy trình kinh doanh đã được thực hiện. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này mô tả một hành động hoặc sự kiện cụ thể trong vòng đời xử lý hóa đơn, chẳng hạn như 'Tạo hóa đơn nhà cung cấp', 'Phê duyệt hóa đơn' hoặc 'Thanh toán đầy đủ hóa đơn'. Mỗi hoạt động đánh dấu một thời điểm riêng trong quy trình. Các hoạt động là thành phần cơ bản của sơ đồ quy trình. Phân tích trình tự và tần suất hoạt động giúp bạn hiểu luồng quy trình thực tế, xác định điểm khác biệt so với quy trình chuẩn và tìm ra các vòng xử lý lại thường gặp hoặc các bước kém hiệu quả.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là nền tảng của sơ đồ quy trình, giúp trực quan hóa và phân tích trình tự sự kiện trong vòng đời hóa đơn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Được xác định từ nhật ký hệ thống, thay đổi trạng thái trên bản ghi Vendor Bill hoặc các thao tác cụ thể của người dùng được ghi lại trong lịch sử hệ thống.
Ví dụ
Tạo hóa đơn nhà cung cấpPhê duyệt hóa đơnLên lịch thanh toán theo đợt
|
|||
|
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
|
Dấu thời gian lần gần nhất dữ liệu được làm mới hoặc trích xuất từ hệ thống nguồn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết ngày giờ gần nhất dữ liệu được trích xuất từ hệ thống nguồn. Nhờ đó, bạn biết dữ liệu đang phân tích mới đến mức nào. Người dùng cần biết thời điểm cập nhật dữ liệu gần nhất để hiểu liệu mình có đang xem thông tin mới nhất hay không. Thông tin này giúp dự kiến độ trễ dữ liệu và đảm bảo các quyết định dựa trên dữ liệu có thời điểm cập nhật rõ ràng.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cho chuyên viên phân tích biết dữ liệu mới đến đâu, giúp họ nắm được mức độ cập nhật của dữ liệu khi đưa ra quyết định.
Lấy dữ liệu ở đâu
Dấu thời gian này được tạo và thêm trong quá trình trích xuất, tải dữ liệu (ETL).
Ví dụ
2024-05-21T02:00:00Z
|
|||
|
Thời gian bắt đầu
EventTime
|
Dấu thời gian cho biết thời điểm một hoạt động diễn ra. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này ghi lại chính xác ngày giờ một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể được lưu trong hệ thống. Nhờ đó, bạn biết sự kiện diễn ra theo trình tự nào trong toàn bộ quy trình. Dấu thời gian là dữ liệu nền tảng để phân tích quy trình theo thời gian. Dữ liệu này được dùng để tính khoảng thời gian giữa các hoạt động, đo tổng thời gian chu kỳ của từng hồ sơ và phân tích hiệu suất theo thỏa thuận mức dịch vụ. Dấu thời gian chính xác giúp xác định điểm nghẽn và hiểu nguyên nhân chậm trễ trong quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cung cấp dữ liệu theo trình tự thời gian để tính mọi khoảng thời gian, thời gian chu kỳ và chỉ số hiệu suất, làm nền tảng cho phân tích quy trình theo thời gian.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy từ các trường ngày tháng hoặc nhật ký hệ thống trên bản ghi Vendor Bill và các bản ghi giao dịch liên quan, chẳng hạn 'Date Created', 'Last Modified Date' hoặc trường ngày phê duyệt.
Ví dụ
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-16T14:30:15Z2023-04-20T11:05:45Z
|
|||
|
Được đối chiếu tự động
IsAutoMatched
|
Cờ cho biết hóa đơn có được đối chiếu tự động với đơn đặt hàng mà không cần can thiệp thủ công hay không. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính dạng đúng/sai này cho biết hệ thống có thể tự động đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng và phiếu nhận hàng hay không, trong trường hợp đối chiếu ba bên, dựa trên các quy tắc và ngưỡng cho phép đã thiết lập. Giá trị “true” cho biết quy trình đối chiếu không cần thao tác thủ công. Thuộc tính này là cơ sở để tính KPI “Tỷ lệ đối chiếu hóa đơn tự động”. Tỷ lệ đối chiếu tự động cao là dấu hiệu cho thấy hệ thống xử lý hóa đơn hiệu quả và tự động hóa tốt. Phân tích các trường hợp có giá trị “false” giúp tìm ra nguyên nhân đối chiếu thất bại và cơ hội cải thiện tự động hóa.
Vì sao điều này quan trọng
Đo trực tiếp mức độ tự động hóa và hiệu quả của quy trình đối chiếu hóa đơn, đồng thời cho thấy cơ hội giảm công việc thủ công.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây thường là thuộc tính được suy ra. Có thể xác định dựa trên việc không có hoạt động “Đã phát hiện chênh lệch khi đối chiếu”, hoặc kiểm tra xem hóa đơn có được người dùng hệ thống tạo và phê duyệt trong thời gian rất ngắn hay không.
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Ngày đến hạn thanh toán
PaymentDueDate
|
Ngày cuối cùng cần thanh toán hóa đơn để đáp ứng điều khoản thanh toán đã thỏa thuận. | ||
|
Mô tả
Ngày đến hạn thanh toán được tính dựa trên ngày lập hóa đơn và điều khoản thanh toán đã thỏa thuận với nhà cung cấp (ví dụ: Net 30, Net 60). Đây là hạn chót chính để thực hiện thanh toán. Ngày này rất quan trọng để đo hiệu suất thanh toán đúng hạn, một KPI then chốt đối với quan hệ với nhà cung cấp và tình hình tài chính. Bằng cách so sánh ngày thanh toán thực tế với ngày đến hạn, tổ chức có thể theo dõi mức độ đúng hạn, xác định nhà cung cấp thường xuyên được thanh toán trễ và quản lý dòng tiền hiệu quả hơn.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là mốc chuẩn để đo hiệu suất thanh toán đúng hạn, yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến quan hệ với nhà cung cấp và giúp tránh phí trả trễ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường 'Due Date' trên bản ghi Vendor Bill, thường được tính tự động dựa trên trường 'Terms'.
Ví dụ
2023-05-152023-06-302023-07-01
|
|||
|
Người phê duyệt
Approver
|
Người dùng chịu trách nhiệm phê duyệt hoặc từ chối hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định nhân viên hoặc quản lý đã thực hiện bước phê duyệt hóa đơn. Nếu workflow có nhiều cấp phê duyệt, thuộc tính này có thể ghi nhận người phê duyệt gần nhất hoặc cuối cùng. Theo dõi người phê duyệt là việc cần thiết để phân tích chu kỳ phê duyệt. Thông tin này giúp xác định điểm nghẽn bằng cách cho biết cá nhân hoặc phòng ban nào có thời gian phê duyệt trung bình lâu nhất. Bạn có thể dùng thông tin này để cân bằng khối lượng công việc hoặc bổ sung đào tạo.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này giúp xác định điểm nghẽn trong quy trình phê duyệt và phân tích hiệu suất theo cá nhân hoặc phòng ban, từ đó cải tiến đúng trọng tâm.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy từ nhật ký workflow hoặc lịch sử phê duyệt liên kết với giao dịch Vendor Bill. Thông tin này có thể nằm trong 'System Notes' hoặc nhật ký phê duyệt tùy chỉnh.
Ví dụ
Nguyễn Văn AnTrần Thị MaiTrưởng phòng tài chính
|
|||
|
Số tiền hóa đơn
InvoiceAmount
|
Tổng giá trị tiền tệ của hóa đơn nhà cung cấp. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này thể hiện tổng số tiền phải trả ghi trên hóa đơn, bao gồm thuế và các khoản phí khác. Đây là chỉ số tài chính quan trọng của mỗi hồ sơ. Số tiền hóa đơn được dùng cho nhiều mục đích phân tích, chẳng hạn chia hóa đơn thành các nhóm giá trị (ví dụ: giá trị cao và thấp) để xem thời gian xử lý hoặc luồng phê duyệt có khác nhau không. Thuộc tính này cũng cần thiết cho báo cáo tài chính, tính tổng giá trị hóa đơn ở từng giai đoạn và phân tích ảnh hưởng tài chính của việc chậm thanh toán.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này hỗ trợ phân tích tài chính và phân nhóm theo giá trị, giúp ưu tiên hóa đơn giá trị cao và hiểu các yếu tố làm phát sinh chi phí.
Lấy dữ liệu ở đâu
Tương ứng với trường 'Total' hoặc 'Amount' ở phần đầu bản ghi Vendor Bill trong NetSuite.
Ví dụ
1500.75250.0012500.50
|
|||
|
Tên nhà cung cấp
VendorName
|
Tên nhà cung cấp đã gửi hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này xác định tên pháp lý của nhà cung cấp liên quan đến hóa đơn. Nhà cung cấp là một đối tượng quan trọng trong quy trình từ mua hàng đến thanh toán. Phân tích quy trình theo nhà cung cấp là việc cần thiết để xác định các vấn đề cụ thể liên quan đến từng bên. Bạn có thể tìm hiểu nhà cung cấp nào có thời gian phê duyệt lâu nhất, bên nào gửi nhiều hóa đơn cần xử lý lại nhất và bên nào thường được thanh toán trễ nhất. Việc phân nhóm này là nền tảng để quản lý quan hệ với nhà cung cấp và phân tích hiệu suất.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cho phép phân nhóm dữ liệu quy trình để xác định điểm nghẽn riêng của từng nhà cung cấp, hiệu suất thanh toán và vấn đề tuân thủ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy từ trường 'Vendor' hoặc 'Supplier' trên bản ghi Vendor Bill, được liên kết với dữ liệu chính của nhà cung cấp.
Ví dụ
Công ty văn phòng phẩm.Dịch vụ công nghệ toàn cầuCông ty tiếp thị sáng tạo
|
|||
|
Thanh toán đúng hạn
IsPaidOnTime
|
Cờ cho biết hóa đơn được thanh toán vào hoặc trước ngày đến hạn hay không. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính dạng đúng/sai được tính toán này so sánh dấu thời gian của hoạt động “Bill Paid In Full” với “Payment Due Date”. Giá trị là “true” nếu thanh toán đúng hạn và “false” nếu không. Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp KPI “Tỷ lệ thanh toán đúng hạn”, một chỉ số quan trọng về kỷ luật tài chính và quản lý quan hệ với nhà cung cấp. Bạn có thể dễ dàng lọc và phân tích các khoản thanh toán trễ để tìm nguyên nhân gốc rễ, chẳng hạn như chậm phê duyệt hoặc lịch thanh toán không phù hợp.
Vì sao điều này quan trọng
Đo trực tiếp mức độ tuân thủ điều khoản thanh toán, yếu tố quan trọng đối với quan hệ với nhà cung cấp, việc tránh bị phạt và lập kế hoạch tài chính.
Lấy dữ liệu ở đâu
Trường được tính toán: TRUE nếu dấu thời gian của hoạt động thanh toán cuối cùng nhỏ hơn hoặc bằng “PaymentDueDate”.
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Trạng thái hóa đơn
InvoiceStatus
|
Trạng thái xử lý hiện tại của hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này thể hiện trạng thái hiện tại của hóa đơn nhà cung cấp trong vòng đời xử lý, chẳng hạn 'Pending Approval', 'Approved', 'Paid in Full' hoặc 'Rejected'. Trạng thái cho biết hóa đơn đang ở bước nào trong quy trình tại một thời điểm cụ thể. Bảng điều khiển vận hành dùng thông tin này để theo dõi khối lượng công việc và thông lượng hiện tại. Phân tích các lần chuyển trạng thái cũng là phần quan trọng của process mining, vì trạng thái thường là cơ sở để xác định hoạt động.
Vì sao điều này quan trọng
Thuộc tính này cho biết nhanh tiến độ xử lý hóa đơn, hỗ trợ quản lý khối lượng công việc và phân tích thông lượng.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường 'Status' trên bản ghi Vendor Bill trong NetSuite.
Ví dụ
Đang mởĐang chờ phê duyệtĐã phê duyệtĐã thanh toán đủ
|
|||
|
Công ty con
Subsidiary
|
Công ty hoặc pháp nhân trong tổ chức chịu trách nhiệm về hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Trong tổ chức có nhiều pháp nhân, thuộc tính Công ty con cho biết hóa đơn nhà cung cấp thuộc pháp nhân nào. Đây là dữ liệu tổ chức cơ bản trong tài khoản NetSuite OneWorld. Phân tích quy trình theo công ty con giúp so sánh hiệu quả giữa các đơn vị kinh doanh hoặc khu vực địa lý. Qua đó, bạn có thể xác định bộ phận nào hoạt động hiệu quả nhất để chia sẻ cách làm tốt, cũng như tìm ra những vấn đề riêng của từng quy trình.
Vì sao điều này quan trọng
Cho phép so sánh và phân tích hiệu quả giữa các pháp nhân hoặc đơn vị kinh doanh trong tổ chức.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường “Subsidiary” tiêu chuẩn trên mọi bản ghi giao dịch trong tài khoản NetSuite OneWorld.
Ví dụ
Miền Tây Hoa KỳTrụ sở EMEADịch vụ APAC
|
|||
|
Đã hưởng chiết khấu
DiscountTaken
|
Cờ cho biết chiết khấu thanh toán sớm có được hưởng thành công hay không. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính dạng đúng/sai được tính toán này kiểm tra xem hóa đơn có chiết khấu được thanh toán vào hoặc trước “Discount Date” hay không. Giá trị là “true” nếu đã hưởng chiết khấu và “false” nếu bỏ lỡ cơ hội. Thuộc tính này rất cần thiết để tính KPI “Tỷ lệ hưởng chiết khấu thanh toán sớm”. Thuộc tính giúp bộ phận tài chính tính toán khoản tiết kiệm bị bỏ lỡ và xác định điểm nghẽn trong quy trình, chẳng hạn như phê duyệt chậm, khiến tổ chức không tận dụng được điều khoản thanh toán có lợi.
Vì sao điều này quan trọng
Đo hiệu quả của quy trình trong việc tận dụng cơ hội tiết kiệm chi phí, tác động trực tiếp đến lợi nhuận của công ty.
Lấy dữ liệu ở đâu
Trường được tính toán: TRUE nếu hóa đơn có “DiscountDate” và hoạt động thanh toán cuối cùng diễn ra vào hoặc trước ngày đó.
Ví dụ
truefalse
|
|||
|
Lý do chặn thanh toán
PaymentBlockReason
|
Lý do khoản thanh toán cho hóa đơn đã phê duyệt bị chặn. | ||
|
Mô tả
Hóa đơn đã được duyệt thanh toán vẫn có thể bị chặn vì nhiều lý do, chẳng hạn như tranh chấp với nhà cung cấp, vấn đề về chất lượng hàng đã nhận hoặc quyết định quản lý dòng tiền. Thuộc tính này ghi lại lý do cụ thể khiến khoản thanh toán bị chặn. Phân tích lý do chặn thanh toán và thời gian xử lý rất quan trọng để tối ưu dòng tiền và duy trì quan hệ tốt với nhà cung cấp. Việc này giúp phát hiện các vấn đề lặp lại khiến thanh toán bị chậm, dù hóa đơn đã được xử lý và phê duyệt thành công.
Vì sao điều này quan trọng
Giải thích vì sao hóa đơn đã phê duyệt vẫn chưa được thanh toán, qua đó làm rõ các vấn đề vận hành hoặc tài chính gây chậm trễ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Thông tin này thường được quản lý bằng hộp kiểm tùy chỉnh “Payment Hold” hoặc “Payment Block”, cùng danh sách lý do hoặc trường văn bản tương ứng trên Vendor Bill.
Ví dụ
Tài khoản nhà cung cấp đang bị tạm giữĐang chờ kiểm tra chất lượngĐang chờ giấy báo có
|
|||
|
Lý do từ chối
RejectionReason
|
Lý do được nêu khi hóa đơn bị từ chối trong quy trình phê duyệt. | ||
|
Mô tả
Khi từ chối hóa đơn, người phê duyệt thường nêu lý do, chẳng hạn như “Sai số tiền”, “Hóa đơn trùng lặp” hoặc “Thiếu PO”. Thuộc tính này ghi lại lý do đó. Thông tin này rất cần thiết để tìm nguyên nhân gốc rễ gây kém hiệu quả trong quy trình. Bằng cách phân loại và theo dõi xu hướng các lý do từ chối, tổ chức có thể phát hiện những vấn đề thường gặp, như sự cố với một số nhà cung cấp hoặc lỗi nhập liệu, rồi thực hiện biện pháp khắc phục để giảm việc làm lại và chậm trễ.
Vì sao điều này quan trọng
Cho thấy trực tiếp nguyên nhân gốc rễ khiến công việc phải làm lại hoặc quy trình thất bại, giúp cải thiện tỷ lệ xử lý đúng ngay từ lần đầu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Dữ liệu này thường được ghi trong trường ghi chú hoặc bình luận ở bước từ chối của quy trình phê duyệt. Có thể lưu trong “System Notes” hoặc một trường tùy chỉnh.
Ví dụ
Sai số lượngHóa đơn trùng lặpGiá không khớp với PO
|
|||
|
Ngày cuối được hưởng chiết khấu
DiscountDate
|
Hạn cuối thanh toán hóa đơn để đủ điều kiện hưởng chiết khấu thanh toán sớm. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết hạn cuối cần thanh toán hóa đơn để hưởng chiết khấu thanh toán sớm do nhà cung cấp đưa ra, theo điều khoản thanh toán, chẳng hạn “2% 10, Net 30”. Ngày này rất cần thiết để tính KPI “Tỷ lệ hưởng chiết khấu thanh toán sớm”. Theo dõi kết quả so với ngày này giúp tổ chức phát hiện các khoản tiết kiệm bị bỏ lỡ và tối ưu chiến lược thanh toán để tận dụng tối đa chiết khấu. Điều này có thể tác động đáng kể đến lợi nhuận.
Vì sao điều này quan trọng
Đây là ngày mấu chốt để xác định và tận dụng chiết khấu thanh toán sớm, tác động trực tiếp đến khoản tiết kiệm chi phí và lợi nhuận.
Lấy dữ liệu ở đâu
Ngày này được tính từ ngày lập hóa đơn và trường “Terms” trên bản ghi Vendor Bill. NetSuite tính ngày này thành “Discount Date”.
Ví dụ
2023-04-252023-05-10
|
|||
|
Số đơn đặt hàng
PurchaseOrderNumber
|
Mã định danh của đơn đặt hàng liên quan đến hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này liên kết hóa đơn nhà cung cấp với đơn đặt hàng (PO) tương ứng, là căn cứ phê duyệt việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Hóa đơn có thể gắn với PO hoặc không. Phân tích theo PO giúp bạn hiểu rõ hiệu quả đối chiếu hóa đơn. Qua đó, bạn có thể xác định tỷ lệ đối chiếu tự động so với đối chiếu thủ công, đồng thời phát hiện chênh lệch giữa hóa đơn, PO và phiếu nhận hàng. Tỷ lệ chênh lệch cao có thể cho thấy quy trình mua hàng đang có vấn đề.
Vì sao điều này quan trọng
Liên kết hóa đơn với quy trình mua hàng, giúp phân tích hiệu quả đối chiếu hóa đơn và mức độ tuân thủ đối chiếu ba bên.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có trong bản ghi Vendor Bill, thường nằm ở các dòng hàng hoặc trường tiêu đề liên kết hóa đơn với PO.
Ví dụ
PO-005678PO-005891Không áp dụng
|
|||
|
Tiền tệ
Currency
|
Đơn vị tiền tệ của số tiền trên hóa đơn. | ||
|
Mô tả
Thuộc tính này cho biết hóa đơn được lập bằng đơn vị tiền tệ nào, chẳng hạn USD, EUR hoặc GBP. Điều này đặc biệt quan trọng với các công ty hoạt động ở nhiều quốc gia. Tiền tệ cung cấp ngữ cảnh cần thiết cho mọi giá trị tiền tệ. Khi phân tích, thông tin này giúp diễn giải chính xác dữ liệu tài chính và quy đổi tiền tệ phù hợp khi tổng hợp chỉ số tài chính giữa các khu vực.
Vì sao điều này quan trọng
Cung cấp ngữ cảnh cần thiết cho mọi khoản tiền, giúp phân tích tài chính chính xác trong môi trường đa tiền tệ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là trường “Currency” trên bản ghi Vendor Bill, thường được điền mặc định từ bản ghi chính của nhà cung cấp.
Ví dụ
USDEURGBP
|
|||
Hoạt động xử lý hóa đơn trong quy trình mua hàng đến thanh toán
| Hoạt động | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
|
Ghi hóa đơn vào sổ cái
|
Hoạt động này đánh dấu thời điểm hóa đơn nhà cung cấp đã được phê duyệt ảnh hưởng đến sổ cái tổng hợp. Với cấu hình NetSuite tiêu chuẩn, việc này diễn ra tự động khi hóa đơn được phê duyệt lần cuối. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là điểm kiểm soát tài chính quan trọng, giúp ghi nhận đúng các khoản phải trả. Theo dõi sai lệch, chẳng hạn thanh toán trước khi ghi sổ, là việc cần thiết để phân tích tuân thủ.
Lấy dữ liệu ở đâu
Cờ 'Posting' trên Vendor Bill được đặt thành true. Có thể lấy dấu thời gian từ ngày diễn ra sự kiện phê duyệt, vì việc ghi sổ thường diễn ra đồng thời với phê duyệt.
Thu thập
Dấu thời gian của thao tác phê duyệt cuối cùng kích hoạt việc ghi sổ vào sổ cái tổng hợp.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Phê duyệt hóa đơn
|
Đây là bước phê duyệt cuối cùng cho hóa đơn nhà cung cấp, cho phép thanh toán. Đây là cột mốc quan trọng, thường được ghi nhận khi trạng thái trong workflow phê duyệt của hệ thống chuyển thành 'Approved'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là cột mốc quan trọng quyết định việc thanh toán có thể bắt đầu hay không. Chậm trễ ở bước này thường là điểm nghẽn. Theo dõi hoạt động này là việc cần thiết để quản lý thời hạn thanh toán và dòng tiền.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy từ ghi chú hệ thống hoặc nhật ký kiểm tra của Vendor Bill, cụ thể là dấu thời gian trường 'Approval Status' được đặt thành 'Approved'.
Thu thập
Dấu thời gian trạng thái chuyển thành 'Approved' trong nhật ký kiểm tra của Vendor Bill.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Tạo hóa đơn nhà cung cấp
|
Hoạt động này đánh dấu thời điểm tạo bản ghi hóa đơn nhà cung cấp trong NetSuite, mở đầu hành trình xử lý hóa đơn. Thông tin được lấy từ ngày tạo bản ghi giao dịch Vendor Bill. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là sự kiện bắt đầu chính trong vòng đời hóa đơn. Phân tích khoảng thời gian từ hoạt động này đến các hoạt động khác cho biết tổng thời gian xử lý và giúp phát hiện chậm trễ ở khâu nhập dữ liệu ban đầu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy từ trường 'Date Created' hoặc ngày giao dịch trên bản ghi Vendor Bill. Mỗi Vendor Bill có ID nội bộ và số giao dịch riêng.
Thu thập
Dấu thời gian tạo giao dịch Vendor Bill.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Tạo khoản thanh toán cho nhà cung cấp
|
Hoạt động này đánh dấu thời điểm tạo giao dịch thanh toán để tất toán hóa đơn nhà cung cấp. Đây là sự kiện cụ thể, được ghi nhận khi tạo bản ghi Vendor Payment liên kết với hóa đơn. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này thể hiện việc thực hiện thanh toán, một bước quan trọng để phân tích thanh toán đúng hạn và dự báo dòng tiền. Đây là cột mốc chính trước khi quy trình kết thúc.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy từ ngày tạo bản ghi giao dịch Vendor Payment. Trong danh sách con 'Apply' của bản ghi thanh toán sẽ có tham chiếu đến Vendor Bill được thanh toán.
Thu thập
Dấu thời gian tạo giao dịch Vendor Payment.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Thanh toán đầy đủ hóa đơn
|
Hoạt động này cho biết hóa đơn nhà cung cấp đã được thanh toán đầy đủ và trạng thái được cập nhật tương ứng. Đây là bước hoàn tất thành công của quy trình, có thể suy ra từ thay đổi trạng thái trên chính hóa đơn. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đây là sự kiện kết thúc chính của luồng xử lý hóa đơn thông thường. Đo tổng thời gian để đạt đến trạng thái này sẽ cho biết thời gian chu kỳ từ đầu đến cuối của quy trình.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ ghi chú hệ thống hoặc nhật ký kiểm tra trên bản ghi Vendor Bill, cụ thể là dấu thời gian trạng thái chuyển thành 'Paid in Full'.
Thu thập
Dấu thời gian trạng thái trên Vendor Bill chuyển thành 'Paid in Full'.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Áp dụng giấy báo có
|
Hoạt động này thể hiện việc áp dụng giấy báo có của nhà cung cấp vào hóa đơn, làm giảm số tiền phải trả. Đây là sự kiện cụ thể, được ghi nhận từ bản ghi áp dụng của giao dịch Vendor Credit. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này cho thấy một cách khác để tất toán hóa đơn mà không cần thanh toán tiền trực tiếp. Nếu thường xuyên có giấy báo có, nguyên nhân có thể là đơn hàng ban đầu thiếu chính xác hoặc hiệu suất của nhà cung cấp chưa tốt.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy từ bản ghi áp dụng liên kết Vendor Credit với Vendor Bill. Ngày áp dụng sẽ được dùng làm dấu thời gian sự kiện.
Thu thập
Dấu thời gian áp dụng giao dịch Vendor Credit vào Vendor Bill.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
|
Bỏ lỡ chiết khấu thanh toán sớm
|
Đây là sự kiện được tính toán, cho biết khoản thanh toán cho hóa đơn có điều khoản chiết khấu thanh toán sớm không được thực hiện trong thời hạn hưởng chiết khấu. Sự kiện này được xác định bằng cách so sánh ngày thanh toán với ngày đến hạn chiết khấu. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Sự kiện này hỗ trợ trực tiếp KPI tỷ lệ nhận chiết khấu thanh toán sớm bằng cách định lượng khoản tiết kiệm bị bỏ lỡ. Nhờ đó, tổ chức có thể xác định vấn đề trong quy trình hoặc dòng tiền khiến họ không nhận được chiết khấu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Đây là sự kiện được tính toán. Cần so sánh trường 'Date' của giao dịch Vendor Payment đã áp dụng với trường 'Discount Date' trên bản ghi Vendor Bill nguồn.
Thu thập
So sánh ngày Vendor Payment với ngày chiết khấu của Vendor Bill. Nếu ngày thanh toán > ngày chiết khấu, sự kiện sẽ xảy ra.
Loại sự kiện
calculated
|
|||
|
Chuyển hóa đơn để xử lý lại
|
Hoạt động này xảy ra khi người phê duyệt hoặc người kiểm tra gửi hóa đơn lại cho người tạo để chỉnh sửa. Có thể suy ra từ thay đổi trạng thái khiến hóa đơn lùi lại trong workflow, chẳng hạn từ 'Pending Approval' về 'Pending Submission'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này giúp phát hiện các vòng xử lý lại làm kéo dài đáng kể thời gian xử lý và tăng khối lượng công việc thủ công. Theo dõi hoạt động này giúp xác định nguyên nhân phổ biến gây lỗi, chẳng hạn mã hạch toán không đúng hoặc nhập sai dữ liệu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ ghi chú hệ thống hoặc nhật ký kiểm tra trên Vendor Bill, bằng cách tìm trạng thái bị lùi hoặc trạng thái 'Rework' cụ thể.
Thu thập
Dấu thời gian của thay đổi trạng thái cho thấy workflow phê duyệt bị lùi lại.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Đặt chặn thanh toán
|
Một hóa đơn đã được phê duyệt bị chặn thanh toán, khiến hóa đơn không thể được thanh toán. Thường có thể suy ra sự kiện này khi một ô đánh dấu cụ thể được chọn hoặc trạng thái tùy chỉnh 'Hold' được áp dụng. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này rất quan trọng đối với bảng điều khiển phân tích xử lý chặn thanh toán. Hoạt động này giúp xác định thời gian chậm trễ từ lúc phê duyệt đến khi sẵn sàng thanh toán, vốn có thể ảnh hưởng xấu đến quan hệ với nhà cung cấp.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ nhật ký kiểm tra của ô đánh dấu 'Payment Hold' hoặc trường trạng thái tùy chỉnh trên giao dịch Vendor Bill.
Thu thập
Dấu thời gian của sự kiện thay đổi trường 'Payment Hold' hoặc trường tương tự.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Gỡ chặn thanh toán
|
Chặn thanh toán trên hóa đơn được gỡ bỏ, cho phép thanh toán trở lại. Có thể suy ra sự kiện này khi ô đánh dấu 'Payment Hold' được bỏ chọn hoặc trạng thái chuyển khỏi trạng thái 'Hold'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Đo khoảng thời gian từ 'Payment Block Set' đến hoạt động này cho biết hiệu quả xử lý việc gỡ chặn. Thông tin này giúp xác định nguyên nhân thường gặp khiến thanh toán bị chặn và tinh gọn quy trình gỡ chặn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ nhật ký kiểm tra cho thấy ô 'Payment Hold' được bỏ chọn hoặc trường trạng thái tùy chỉnh trên Vendor Bill được cập nhật.
Thu thập
Dấu thời gian của sự kiện xóa giá trị trường 'Payment Hold' hoặc trường tương tự.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Gửi hóa đơn để phê duyệt
|
Đây là thời điểm hóa đơn nhà cung cấp đã tạo được chính thức gửi vào workflow phê duyệt. Thường có thể suy ra sự kiện này khi trạng thái hóa đơn chuyển từ 'Open' hoặc 'Pending Submission' sang 'Pending Approval'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Sự kiện này bắt đầu chu kỳ phê duyệt. Đo thời gian từ đây đến 'Bill Approved' hoặc 'Bill Rejected' là việc cần thiết để phân tích bảng điều khiển thời gian chu kỳ phê duyệt hóa đơn.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ ghi chú hệ thống hoặc nhật ký kiểm tra trên bản ghi Vendor Bill, cụ thể là các thay đổi trong trường 'Approval Status'.
Thu thập
Dấu thời gian trạng thái chuyển thành 'Pending Approval' trong nhật ký kiểm tra của Vendor Bill.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Lên lịch thanh toán theo đợt
|
Hóa đơn đã được phê duyệt được chọn và đưa vào một đợt thanh toán để xử lý sau. Đây là thao tác cụ thể, trong đó hóa đơn được thêm vào Vendor Payment Batch hoặc xử lý qua trang 'Pay Bills'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này cho thấy khoản phải trả đã được phê duyệt chuyển thành khoản chi tiền dự kiến. Phân tích thời gian từ lúc phê duyệt đến khi lên lịch thanh toán có thể làm rõ chiến lược quản lý tiền mặt hoặc điểm kém hiệu quả trong quy trình chạy thanh toán.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể khó ghi nhận hoạt động này thành một sự kiện riêng. Hoạt động này thường nằm trong chính quy trình tạo thanh toán. Có thể suy ra từ ngày tạo bản ghi đợt thanh toán có chứa hóa đơn.
Thu thập
Dấu thời gian tạo bản ghi đợt thanh toán có tham chiếu đến hóa đơn.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Phát hiện sai lệch khi đối chiếu
|
Hoạt động này xảy ra khi hóa đơn cần khớp với đơn đặt hàng nhưng không vượt qua quy tắc đối chiếu tự động, nên phải được kiểm tra thủ công. Thường có thể suy ra sự kiện này khi hóa đơn chuyển sang trạng thái 'Matching Hold' hoặc 'Discrepancy'. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này làm rõ những điểm kém hiệu quả trong quy trình mua hàng và nhận hàng dẫn đến phải xử lý lại thủ công. Thông tin này hỗ trợ trực tiếp cho bảng điều khiển hiệu quả đối chiếu hóa đơn và KPI tỷ lệ xử lý lại do sai lệch đối chiếu.
Lấy dữ liệu ở đâu
Có thể suy ra từ thay đổi trạng thái trên Vendor Bill cho biết hóa đơn bị giữ hoặc có ngoại lệ, hoặc từ việc xác định các hóa đơn liên kết với PO cần chỉnh sửa thủ công nhiều trước khi được phê duyệt.
Thu thập
Dấu thời gian khi trạng thái chuyển thành 'hold' hoặc 'mismatch'. Có thể cần phân tích trường tùy chỉnh hoặc workflow.
Loại sự kiện
inferred
|
|||
|
Từ chối hóa đơn
|
Người phê duyệt từ chối hóa đơn nhà cung cấp và hóa đơn được đưa ra khỏi hàng đợi xử lý hiện tại. Sự kiện này được ghi nhận khi trạng thái chuyển thành 'Rejected'. Đây thường là trạng thái kết thúc, trừ khi hóa đơn được gửi lại. | ||
|
Vì sao điều này quan trọng
Hoạt động này làm rõ các lỗi trong quy trình, chẳng hạn hóa đơn trùng hoặc thông tin nhà cung cấp không chính xác. Theo dõi tần suất và lý do từ chối giúp tăng độ chính xác ngay từ lần đầu và giảm công sức lãng phí.
Lấy dữ liệu ở đâu
Lấy từ ghi chú hệ thống hoặc nhật ký kiểm tra của Vendor Bill, ghi lại dấu thời gian trường 'Approval Status' được đặt thành 'Rejected'.
Thu thập
Dấu thời gian trạng thái chuyển thành 'Rejected' trong nhật ký kiểm tra của Vendor Bill.
Loại sự kiện
explicit
|
|||
Hướng dẫn trích xuất dữ liệu
Bạn đã sẵn sàng bắt đầu chưa?
Dùng mẫu này để chuẩn bị dữ liệu NetSuite hiệu quả và bắt đầu tìm ra những thông tin quan trọng về hiệu quả xử lý hóa đơn. Bắt đầu tối ưu chu trình mua hàng đến thanh toán ngay hôm nay.
Cải thiện quy trình xử lý hóa đơn từ mua hàng đến thanh toán ngay hôm nay
Giảm 30% thời gian xử lý hóa đơn trên NetSuite. Cải thiện dòng tiền và tuân thủ.
Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập chỉ trong vài phút.