> Cải tiến quy trình liên tục > Quản lý hợp đồng > Icertis > Mẫu dữ liệu

Mẫu dữ liệu quản lý hợp đồng của bạn

Icertis

Thuộc tính quản lý hợp đồng(20) Hoạt động quản lý hợp đồng(14) Hướng dẫn trích xuất dữ liệu(2)

Mẫu dữ liệu quản lý hợp đồng của bạn

Mẫu này hướng dẫn bạn thu thập dữ liệu cần thiết để phân tích quy trình quản lý hợp đồng. Mẫu nêu rõ các thuộc tính cần lấy, hoạt động quan trọng cần theo dõi và cách trích xuất dữ liệu từ hệ thống nguồn. Hãy dùng tài nguyên này để thu thập đủ dữ liệu cho process mining.

Các thuộc tính nên thu thập
Các hoạt động chính cần theo dõi
Hướng dẫn trích xuất dữ liệu từ hệ thống nguồn

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Tải mẫu xuống

Thuộc tính quản lý hợp đồng

Đây là những trường dữ liệu cần thiết để tạo nhật ký sự kiện phục vụ phân tích quy trình quản lý hợp đồng.

3 Bắt buộc 6 Nên có 11 Không bắt buộc

	Tên	Mô tả
	Mã hợp đồng ContractId	Mã định danh duy nhất của mỗi hợp đồng được quản lý trên nền tảng Icertis.
Mô tả Mã hợp đồng là mã định danh trường hợp chính thức, liên kết duy nhất mọi sự kiện và hoạt động với một hợp đồng cụ thể. Nhờ đó, bạn có thể phân tích toàn bộ hành trình của từng hợp đồng, từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc. Trong process mining, thuộc tính này là nền tảng để tái dựng vòng đời của từng hợp đồng. Thuộc tính đảm bảo mọi hoạt động liên quan, như soạn thảo, rà soát, phê duyệt và ký kết, được gắn đúng với hợp đồng tương ứng. Nhờ vậy, bạn có thể đo chính xác thời gian xử lý và xác định các điểm khác biệt trong quy trình. Vì sao điều này quan trọng Đây là khóa chính để phân tích quy trình, giúp theo dõi toàn bộ hành trình của hợp đồng và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là thuộc tính cốt lõi của đối tượng Thỏa thuận hợp đồng trong Icertis. Ví dụ CTR-2023-00123MSA-2024-589ANDA-FN-00451
	Tên hoạt động ActivityName	Tên sự kiện hoặc nhiệm vụ cụ thể diễn ra tại một thời điểm trong vòng đời hợp đồng.
Mô tả Tên hoạt động mô tả một bước hoặc cột mốc cụ thể trong quy trình quản lý hợp đồng. Các sự kiện được sắp xếp theo dấu thời gian để dựng luồng quy trình cho từng hợp đồng. Phân tích thuộc tính này cho thấy trình tự các bước, tần suất của từng hoạt động và cấu trúc tổng thể của quy trình. Thuộc tính giúp xác định các luồng xử lý phổ biến, điểm khác với quy trình chuẩn và những hoạt động gây ra việc làm lại hoặc chậm trễ, chẳng hạn như nhiều vòng sửa đổi. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, cần thiết để trực quan hóa sơ đồ quy trình, phân tích luồng công việc và tìm điểm nghẽn. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường được lấy từ nhật ký sự kiện hoặc bảng lịch sử workflow trong Icertis, nơi ghi lại các lần đổi trạng thái và nhiệm vụ đã thực hiện trên hợp đồng. Ví dụ Soạn thảo hợp đồngHoàn tất rà soát pháp lýHoàn tất ký kết hợp đồngBắt đầu yêu cầu sửa đổi
	Thời điểm sự kiện EventTime	Dấu thời gian cho biết một hoạt động cụ thể của hợp đồng diễn ra khi nào.
Mô tả Thuộc tính này ghi lại chính xác ngày giờ một hoạt động bắt đầu hoặc hoàn tất. Đây là cơ sở thời gian cho process mining, cung cấp thứ tự thời gian của các sự kiện trong từng trường hợp hợp đồng. Thời điểm sự kiện rất quan trọng đối với mọi phân tích dựa trên thời gian. Thuộc tính này được dùng để tính thời gian xử lý giữa các hoạt động, xác định thời gian chờ, đo thời lượng của từng giai đoạn như đàm phán hoặc phê duyệt, và tìm điểm nghẽn khiến hợp đồng bị đình trệ lâu. Vì sao điều này quan trọng Dấu thời gian này rất quan trọng để tính mọi chỉ số hiệu suất, như thời gian xử lý và thời lượng, cũng như hiểu trình tự sự kiện. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường tiêu chuẩn trong nhật ký kiểm tra hoặc lịch sử workflow của Icertis, được gắn với mỗi sự kiện được ghi nhận. Ví dụ 2023-05-15T10:22:00Z2023-06-02T14:05:30Z2024-01-10T11:00:00Z
	Giá trị hợp đồng ContractValue	Tổng giá trị tiền tệ của hợp đồng.
Mô tả Thuộc tính này thể hiện giá trị tài chính của hợp đồng, chẳng hạn tổng giá trị hoặc giá trị quy đổi theo năm. Đây là chỉ số kinh doanh quan trọng để ưu tiên hợp đồng và đánh giá tác động tài chính. Trong process mining, bạn có thể dùng giá trị hợp đồng để phân đoạn phân tích và tập trung vào các thỏa thuận có giá trị cao. Ví dụ, bạn có thể xem hợp đồng giá trị cao có mất nhiều thời gian phê duyệt hoặc đàm phán hơn không. Thông tin này cũng hỗ trợ đánh giá rủi ro, vì chậm trễ ở các hợp đồng giá trị cao có thể ảnh hưởng đáng kể đến doanh thu. Vì sao điều này quan trọng Giúp ưu tiên và phân tích theo giá trị, để tập trung cải tiến vào những hợp đồng có ý nghĩa tài chính lớn nhất. Lấy dữ liệu ở đâu Đây thường là trường tiền tệ tiêu chuẩn trên đối tượng Contract Agreement trong Icertis. Ví dụ 50000.001250000.002500.00
	Loại hợp đồng ContractType	Phân loại hợp đồng, chẳng hạn như Thỏa thuận dịch vụ tổng thể hoặc Thỏa thuận bảo mật thông tin.
Mô tả Loại hợp đồng phân nhóm thỏa thuận theo mục đích pháp lý hoặc kinh doanh. Đây là thuộc tính cơ bản để phân đoạn và so sánh vòng đời hợp đồng. Mỗi loại hợp đồng thường có quy trình riêng, mức độ phức tạp và SLA khác nhau. Phân tích theo loại hợp đồng giúp bạn cải tiến đúng trọng tâm, chẳng hạn xây dựng workflow phù hợp cho các thỏa thuận NDA có khối lượng lớn, rủi ro thấp, thay vì áp dụng cùng cách xử lý cho các MSA phức tạp, giá trị cao. Thuộc tính này cần thiết cho KPI 'Phân tích biến thể hợp đồng' và 'Điểm tuân thủ chính sách'. Vì sao điều này quan trọng Cho phép phân đoạn quy trình để so sánh vòng đời và mức độ tuân thủ giữa các loại thỏa thuận. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là thuộc tính tiêu chuẩn được cấu hình trên đối tượng Contract Agreement trong Icertis. Ví dụ Thỏa thuận dịch vụ tổng thể (MSA)Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA)Bản mô tả công việc (SOW)
	Người phụ trách hoạt động ActivityOwner	Người dùng hoặc tài nguyên chịu trách nhiệm thực hiện một hoạt động hợp đồng.
Mô tả Thuộc tính này xác định cá nhân, nhóm hoặc người dùng tự động đã thực hiện một hoạt động. Giá trị có thể là tên người dùng cụ thể, mã nhân viên hoặc tài khoản hệ thống. Phân tích người phụ trách hoạt động giúp bạn hiểu cách phân bổ tài nguyên, khối lượng công việc và hiệu suất. Bạn có thể biết người dùng hoặc nhóm nào đang là điểm nghẽn, ai là người rà soát hiệu quả nhất và công việc được phân chia ra sao. Thông tin này hỗ trợ trực tiếp cho dashboard 'Phân bổ khối lượng công việc của người rà soát'. Vì sao điều này quan trọng Cho phép phân tích hiệu suất theo người dùng hoặc nhóm, giúp phát hiện khối lượng công việc mất cân đối và nhu cầu đào tạo. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường có trong dữ liệu lịch sử workflow hoặc nhật ký kiểm tra của Icertis và được liên kết với từng sự kiện. Ví dụ John SmithLegal.Review.QueueSystem.AutoApproveSarah Chen
	Phòng ban của người phụ trách OwnerDepartment	Phòng ban nơi người phụ trách hoạt động làm việc.
Mô tả Thuộc tính này cho biết phòng ban của người dùng thực hiện hoạt động, chẳng hạn như Pháp chế, Kinh doanh hoặc Mua sắm. Nhờ đó, bạn có thể xem mức độ tham gia của các nguồn lực theo từng phòng ban. Phân tích theo phòng ban giúp bạn hiểu cách các phòng ban phối hợp và bàn giao công việc. Bạn có thể phát hiện tình trạng chậm trễ có tính hệ thống giữa các phòng ban, chẳng hạn như phải chờ lâu để Pháp chế rà soát sau khi Kinh doanh gửi hồ sơ. Đây là nội dung trọng tâm của dashboard 'Thời gian chậm trễ khi bàn giao giữa các phòng ban'. Vì sao điều này quan trọng Hỗ trợ phân tích hiệu suất của từng phòng ban và hiệu quả bàn giao, qua đó làm rõ điểm nghẽn giữa các bộ phận. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể cần bổ sung dữ liệu này bằng cách kết hợp với hệ thống nhân sự hoặc danh bạ người dùng, dùng người phụ trách hoạt động làm khóa. Thông tin cũng có thể được lưu trực tiếp trong hồ sơ người dùng Icertis. Ví dụ Pháp chếKinh doanhMua sắmTài chính
	Thời gian kết thúc EndTime	Dấu thời gian cho biết một hoạt động hợp đồng cụ thể hoàn tất khi nào.
Mô tả Thuộc tính này ghi lại thời điểm một hoạt động hoàn tất. StartTime đánh dấu lúc bắt đầu, còn EndTime đánh dấu lúc kết thúc, xác định khoảng thời gian của hoạt động. Cần có cả thời gian bắt đầu và kết thúc để tính chính xác thời gian xử lý của từng hoạt động. Nhờ đó, bạn có thể xác định bước nào mất nhiều thời gian nhất, đồng thời phân biệt thời gian xử lý thực tế với thời gian chờ giữa các bước. Đây là dữ liệu quan trọng cho các dashboard như 'Điểm nghẽn trong quy trình phê duyệt' và 'Hiệu quả soạn thảo và chỉnh sửa'. Vì sao điều này quan trọng Giúp tính chính xác thời lượng hoạt động và phân biệt thời gian xử lý với thời gian chờ. Lấy dữ liệu ở đâu Tương tự StartTime, thông tin này có trong nhật ký kiểm tra hoặc nhật ký lịch sử workflow của Icertis. Một số sự kiện diễn ra tức thời, khi đó StartTime bằng EndTime. Ví dụ 2023-05-15T18:30:00Z2023-06-03T09:00:15Z2024-01-10T11:00:00Z
	Trạng thái hợp đồng ContractStatus	Tình trạng hoặc giai đoạn hiện tại của hợp đồng trong vòng đời.
Mô tả Thuộc tính này cho biết trạng thái tổng thể của hồ sơ hợp đồng, chẳng hạn như 'Bản nháp', 'Đang rà soát', 'Chờ ký' hoặc 'Đã ký kết'. Đây thường là thuộc tính ở cấp hồ sơ, phản ánh cột mốc lớn gần nhất. Thuộc tính này rất cần thiết cho các dashboard vận hành như 'Trạng thái và lưu lượng hợp đồng', giúp bạn nắm nhanh tình hình hiện tại của luồng hợp đồng. Quản lý có thể biết số lượng hợp đồng ở từng giai đoạn và xác định nơi công việc đang ùn lại để chủ động quản lý danh mục hợp đồng. Vì sao điều này quan trọng Cung cấp cái nhìn tổng quan về luồng hợp đồng, cần thiết để theo dõi vận hành và quản lý lưu lượng công việc. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường trạng thái chính trên đối tượng Contract Agreement trong Icertis. Ví dụ Bản nhápĐang rà soát nội bộĐã ký kếtĐã chấm dứt
	Có dùng mẫu tiêu chuẩn không IsStandardTemplate	Cờ cho biết hợp đồng có được tạo từ mẫu tiêu chuẩn của công ty hay không.
Mô tả Thuộc tính đúng/sai này cho biết hợp đồng được tạo từ mẫu tiêu chuẩn đã phê duyệt trước hay là thỏa thuận riêng, không theo mẫu. Đây là yếu tố quan trọng khi đánh giá rủi ro và tuân thủ. Hợp đồng dùng mẫu tiêu chuẩn thường có thời gian xử lý ngắn hơn và rủi ro thấp hơn. Thuộc tính này là cơ sở cho KPI 'Tỷ lệ tuân thủ mẫu hợp đồng' và giúp phân tích tác động của việc dùng tài liệu không theo mẫu đến quy trình. Thuộc tính cũng có thể cho thấy phòng ban hoặc loại hợp đồng nào thường xuyên không theo tiêu chuẩn, từ đó định hướng cải thiện việc sử dụng mẫu. Vì sao điều này quan trọng Đo mức độ tuân thủ tiêu chuẩn của công ty, yếu tố có liên hệ trực tiếp với hiệu quả quy trình và giảm thiểu rủi ro. Lấy dữ liệu ở đâu Đây có thể là trường hộp kiểm trên hợp đồng hoặc được xác định dựa trên nguồn gốc hay siêu dữ liệu tài liệu trong Icertis. Ví dụ truefalse
	Đơn vị kinh doanh BusinessUnit	Đơn vị kinh doanh nội bộ liên quan đến hợp đồng.
Mô tả Thuộc tính này xác định bộ phận hoặc đơn vị kinh doanh nội bộ sở hữu hay yêu cầu hợp đồng, chẳng hạn như 'Kinh doanh doanh nghiệp Bắc Mỹ' hoặc 'Mua sắm toàn cầu'. Tương tự phòng ban, thuộc tính này cho phép tổng hợp dữ liệu quy trình ở cấp cao hơn. Bạn có thể so sánh hiệu quả quy trình và mức độ tuân thủ giữa các bộ phận trong tổ chức. Thông tin này giúp ban lãnh đạo phân bổ nguồn lực theo định hướng chiến lược. Vì sao điều này quan trọng Cho phép so sánh hiệu suất quy trình ở cấp cao giữa các đơn vị trong tổ chức. Lấy dữ liệu ở đâu Đây thường là trường siêu dữ liệu quan trọng trong thỏa thuận hợp đồng, liên kết hợp đồng với cơ cấu tổ chức. Ví dụ Đơn vị Bắc MỹDịch vụ toàn cầuPhát triển sản phẩm
	Hạn hoàn thành nghĩa vụ ObligationDueDate	Thời hạn phải hoàn thành một nghĩa vụ cụ thể trong hợp đồng.
Mô tả Thuộc tính này theo dõi hạn hoàn thành các nghĩa vụ, cam kết và sản phẩm bàn giao quan trọng được quy định trong hợp đồng sau khi ký kết. Một hợp đồng có thể có nhiều nghĩa vụ, mỗi nghĩa vụ có hạn riêng. Theo dõi các mốc này rất quan trọng để đảm bảo tuân thủ và quản lý rủi ro sau khi ký kết. Thuộc tính này là cơ sở cho KPI 'Tỷ lệ hoàn thành nghĩa vụ đúng hạn', giúp tổ chức theo dõi việc thực hiện cam kết đúng hạn và chủ động xử lý nguy cơ vi phạm. Vì sao điều này quan trọng Giúp theo dõi việc tuân thủ sau khi ký kết, cần thiết để tránh bị phạt và duy trì quan hệ kinh doanh tốt. Lấy dữ liệu ở đâu Icertis có các mô-đun quản lý nghĩa vụ. Dữ liệu này được lấy từ các nghĩa vụ gắn với hợp đồng. Ví dụ 2024-09-302025-01-152024-11-01
	Hệ thống nguồn SourceSystem	Hệ thống nơi dữ liệu hợp đồng được trích xuất.
Mô tả Thuộc tính này cho biết dữ liệu đến từ đâu. Với quy trình này, nguồn dữ liệu là 'Icertis'. Thông tin này hỗ trợ quản trị và truy xuất nguồn gốc dữ liệu, nhất là khi dữ liệu được tổng hợp từ nhiều hệ thống. Khi phân tích, bạn có thể dùng thuộc tính này để lọc dữ liệu theo hệ thống nguồn hoặc so sánh quy trình giữa các hệ thống nếu phù hợp. Trong chế độ xem này, thuộc tính có cùng một giá trị cho tất cả sự kiện. Vì sao điều này quan trọng Giúp theo dõi nguồn gốc và truy xuất dữ liệu, cần thiết để xác thực dữ liệu và quản lý dữ liệu từ nhiều nguồn. Lấy dữ liệu ở đâu Đây thường là giá trị cố định được thêm trong quá trình trích xuất và chuyển đổi dữ liệu để ghi nhãn nguồn dữ liệu. Ví dụ IcertisIcertisCLM
	Khu vực Region	Khu vực địa lý liên quan đến hợp đồng.
Mô tả Thuộc tính này cho biết khu vực địa lý áp dụng cho hợp đồng, chẳng hạn EMEA, APAC hoặc Bắc Mỹ. Đây là thông tin quan trọng với các tổ chức toàn cầu có quy trình khác nhau theo từng khu vực. Phân tích theo khu vực có thể làm rõ khác biệt về hiệu suất quy trình, yêu cầu tuân thủ hoặc cách đàm phán do luật pháp và văn hóa kinh doanh địa phương chi phối. Bạn có thể so sánh hiệu suất giữa các khu vực và tìm ra cách làm hiệu quả để chia sẻ trên toàn cầu. Vì sao điều này quan trọng Giúp phát hiện khác biệt giữa các khu vực về hiệu suất quy trình và mức độ tuân thủ, điều đặc biệt quan trọng với các tổ chức toàn cầu. Lấy dữ liệu ở đâu Đây thường là trường siêu dữ liệu trên đối tượng hợp đồng trong Icertis, thường có sẵn trong cấu hình tiêu chuẩn. Ví dụ EMEABắc MỹAPACMỹ Latinh
	Lần cập nhật dữ liệu gần nhất LastDataUpdate	Thời điểm dữ liệu của quy trình được làm mới gần nhất.
Mô tả Thuộc tính này cho biết dữ liệu được phân tích có mới hay không. Thuộc tính ghi lại ngày giờ trích xuất dữ liệu gần nhất từ hệ thống nguồn. Thông tin này giúp người dùng biết dữ liệu trên các dashboard được cập nhật đến thời điểm nào. Nhờ đó, bạn có thể xác định mình đang xem dữ liệu gần thời gian thực hay dữ liệu đã cũ vài giờ hoặc vài ngày, từ đó có đủ bối cảnh để ra quyết định. Vì sao điều này quan trọng Cho biết dữ liệu mới đến đâu, giúp người dùng hiểu phân tích quy trình phản ánh tình hình hiện tại như thế nào. Lấy dữ liệu ở đâu Pipeline dữ liệu hoặc công cụ ETL tạo dấu thời gian này sau mỗi chu kỳ làm mới dữ liệu thành công. Ví dụ 2024-07-27T08:00:00Z2024-07-26T23:59:59Z
	Ngày hết hạn ExpirationDate	Ngày hợp đồng dự kiến hết hạn.
Mô tả Thuộc tính này lưu ngày kết thúc thời hạn hợp đồng. Đây là mốc quan trọng để quản lý hợp đồng sau khi ký kết và khởi động các hoạt động gia hạn hoặc chấm dứt. Ngày này cần thiết để theo dõi hiệu quả quản lý hợp đồng khi sắp hết hạn. Đây là cơ sở cho KPI 'Tỷ lệ gia hạn/chấm dứt đúng hạn', đo lường việc quy trình gia hạn hoặc chấm dứt có được khởi động và hoàn tất đúng lúc hay không, giúp tránh tự động gia hạn ngoài ý muốn hoặc gián đoạn dịch vụ. Vì sao điều này quan trọng Cần thiết để quản lý việc gia hạn và chấm dứt hợp đồng, giúp xử lý chủ động các quy trình khi hợp đồng sắp hết hạn. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường ngày tiêu chuẩn trên đối tượng Contract Agreement trong Icertis. Ví dụ 2025-12-312026-06-302024-08-15
	Phiên bản tài liệu DocumentVersion	Số phiên bản của tài liệu hợp đồng.
Mô tả Thuộc tính này theo dõi các phiên bản tài liệu hợp đồng trong quá trình soạn thảo, đánh dấu chỉnh sửa và sửa đổi. Giá trị thường là số nguyên hoặc số phiên bản dạng chính.phụ. Số phiên bản tài liệu cho biết trực tiếp mức độ phải làm lại. Một hợp đồng có nhiều phiên bản thường đã trải qua nhiều vòng chỉnh sửa. Bạn có thể tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của tình trạng này. Đây là dữ liệu đầu vào quan trọng để tính KPI 'Tỷ lệ chỉnh sửa hợp đồng' và cho dashboard 'Hiệu quả soạn thảo và chỉnh sửa'. Vì sao điều này quan trọng Đo trực tiếp mức độ làm lại và chỉnh sửa hợp đồng, qua đó cho thấy điểm chưa hiệu quả trong khâu soạn thảo và đàm phán. Lấy dữ liệu ở đâu Icertis lưu lịch sử phiên bản của tất cả tài liệu hợp đồng. Bạn có thể trích xuất thuộc tính này từ siêu dữ liệu tài liệu hoặc nhật ký sự kiện. Ví dụ 1.02.34.00.5
	Số lần chỉnh sửa RevisionCount	Tổng số lần hợp đồng được chỉnh sửa.
Mô tả Chỉ số được tính này đếm số hoạt động liên quan đến chỉnh sửa, chẳng hạn 'Đánh dấu chỉnh sửa hoặc sửa đổi hợp đồng', trong từng hồ sơ hợp đồng. Đây là chỉ báo đơn giản nhưng hữu ích về những vướng mắc trong quy trình. Số lần chỉnh sửa cao có thể cho thấy vấn đề ở khâu soạn thảo hoặc đàm phán, chẳng hạn yêu cầu chưa rõ, bản thảo ban đầu chưa tốt hoặc đàm phán khó khăn. Chỉ số này là dữ liệu đầu vào trực tiếp cho KPI 'Tỷ lệ chỉnh sửa hợp đồng' và được dùng trên dashboard để tìm hợp đồng cũng như biến thể quy trình có quá nhiều công việc phải làm lại. Vì sao điều này quan trọng Định lượng công việc phải làm lại trong vòng đời hợp đồng, qua đó đo trực tiếp hiệu quả của khâu soạn thảo và đàm phán. Lấy dữ liệu ở đâu Chỉ số này được tính bằng cách đếm số lần xuất hiện của các hoạt động chỉnh sửa cụ thể cho từng 'ContractId' trong nhật ký sự kiện. Ví dụ 1503
	Tên đối tác CounterpartyName	Tên bên ngoài tham gia hợp đồng, chẳng hạn khách hàng hoặc nhà cung cấp.
Mô tả Thuộc tính này xác định bên còn lại trong thỏa thuận, cung cấp bối cảnh cần thiết để phân tích tương tác và đàm phán. Phân tích quy trình theo đối tác có thể cho thấy các xu hướng trong quá trình đàm phán. Ví dụ, bạn có thể biết hợp đồng với một số nhà cung cấp thường mất nhiều thời gian đàm phán hơn hoặc cần chỉnh sửa nhiều lần hơn. Thông tin này hữu ích cho việc quản lý quan hệ đối tác và điều chỉnh chiến lược đàm phán, đồng thời hỗ trợ trực tiếp cho dashboard 'Thời gian đàm phán và công việc phải làm lại'. Vì sao điều này quan trọng Cho phép phân tích xu hướng đàm phán và hiệu quả quan hệ với từng đối tác bên ngoài. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này được lưu trong siêu dữ liệu hợp đồng, thường liên kết đến đối tượng dữ liệu chính về đối tác hoặc nhà cung cấp trong Icertis. Ví dụ Acme CorporationGlobal Tech Inc.Innovate Solutions LLC
	Trạng thái SLA SLAState	Cho biết một hoạt động hoặc hồ sơ có đáp ứng các điều khoản trong Thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) hay không.
Mô tả Thuộc tính này được xác định bằng cách so sánh thời lượng của một số giai đoạn trong quy trình với mục tiêu SLA đã đặt ra. Ví dụ, hoạt động rà soát pháp lý có thể được đánh dấu là 'Trễ' nếu vượt quá thời hạn xử lý tiêu chuẩn 48 giờ. Trạng thái SLA rất cần thiết để theo dõi tuân thủ và quản lý hiệu suất. Bạn có thể tạo cảnh báo và dashboard như 'Tổng quan về tuân thủ hợp đồng' để nhanh chóng phát hiện trường hợp vi phạm. Nhờ đó, các nhóm có thể ưu tiên công việc quá hạn, còn quản lý có thể theo dõi hiệu suất so với các mục tiêu chính. Vì sao điều này quan trọng Cho biết ngay mức độ đáp ứng mục tiêu dịch vụ, giúp ưu tiên công việc và quản lý hiệu suất. Lấy dữ liệu ở đâu Chỉ số này được tính bằng cách thiết lập quy tắc nghiệp vụ trong công cụ process mining để so sánh dấu thời gian với ngưỡng SLA đã định, chẳng hạn thời lượng rà soát pháp lý > 2 ngày. Ví dụ Đúng hạnCó nguy cơ trễ hạnTrễ hạn

Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Hoạt động quản lý hợp đồng

Đây là các bước và mốc chính cần theo dõi trong nhật ký sự kiện để khám phá và phân tích chính xác vòng đời hợp đồng.

6 Nên có 8 Không bắt buộc

	Hoạt động	Mô tả
	Bắt đầu yêu cầu hợp đồng	Hoạt động này đánh dấu thời điểm chính thức bắt đầu vòng đời hợp đồng, khi người dùng trong doanh nghiệp gửi yêu cầu lập hợp đồng mới. Sự kiện này thường được ghi nhận rõ ràng khi người dùng gửi biểu mẫu yêu cầu hợp đồng trên nền tảng Icertis.
Vì sao điều này quan trọng Là điểm bắt đầu của quy trình, sự kiện này rất cần thiết để đo tổng thời gian xử lý hợp đồng. Phân tích số lượng và loại yêu cầu giúp lập kế hoạch tài nguyên và quản lý nhu cầu. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là sự kiện được ghi nhận rõ ràng trong Icertis khi đối tượng 'Yêu cầu hợp đồng' được tạo và gửi đi. Thu thập Sự kiện được ghi nhận khi gửi biểu mẫu yêu cầu hợp đồng. Loại sự kiện explicit
	Hoàn tất ký kết hợp đồng	Hoạt động này đánh dấu thời điểm hợp đồng chính thức có hiệu lực, khi tất cả các bên đã ký. Đây là sự kiện hoàn tất chính của quy trình trước khi ký và được ghi nhận qua tích hợp với nền tảng ký điện tử.
Vì sao điều này quan trọng Là sự kiện hoàn tất chính, đây là điểm kết thúc để tính KPI 'Thời gian xử lý hợp đồng trung bình'. Sự kiện này đánh dấu thời điểm hợp đồng có hiệu lực pháp lý. Lấy dữ liệu ở đâu Nền tảng ký điện tử gửi sự kiện được ghi nhận rõ ràng vào Icertis sau khi tất cả các bên hoàn tất ký kết. Thu thập Sự kiện gọi lại từ tích hợp với nền tảng ký điện tử. Loại sự kiện explicit
	Hoàn tất rà soát pháp lý	Cho biết bộ phận pháp lý đã hoàn tất rà soát hợp đồng. Sự kiện này thường được ghi nhận rõ ràng khi người rà soát pháp lý hoàn thành nhiệm vụ được giao trong quy trình phê duyệt.
Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này rất quan trọng để đo thời gian xử lý rà soát pháp lý và xác định khả năng thiếu nhân lực trong nhóm pháp lý. Hoạt động này hỗ trợ KPI 'Thời gian chờ rà soát pháp lý'. Lấy dữ liệu ở đâu Được ghi nhận rõ ràng khi nhiệm vụ rà soát pháp lý được đánh dấu là 'Hoàn tất' trong workflow Icertis. Sự kiện cũng có thể được suy ra từ thay đổi trạng thái như 'Đã được pháp lý phê duyệt'. Thu thập Sự kiện từ công cụ workflow cho biết nhiệm vụ 'Rà soát pháp lý' đã hoàn tất. Loại sự kiện explicit
	Hợp đồng chấm dứt hoặc hết hạn	Đánh dấu kết thúc vòng đời hợp đồng, do chủ động chấm dứt hoặc đến ngày hết hạn. Chấm dứt là sự kiện được ghi nhận rõ ràng, còn hết hạn là sự kiện được tính dựa trên thông tin hợp đồng.
Vì sao điều này quan trọng Đây là sự kiện kết thúc vòng đời hợp đồng. Sự kiện này rất quan trọng để phân tích tỷ lệ gia hạn và đo KPI 'Tỷ lệ gia hạn/chấm dứt đúng hạn'. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện chấm dứt được ghi nhận rõ ràng khi người dùng thực hiện thao tác chấm dứt. Có thể xác định thời điểm hết hạn bằng cách so sánh ngày hiện tại với thuộc tính 'Ngày hết hạn'. Thu thập Được tính bằng cách so sánh ngày hệ thống với ngày hết hạn của hợp đồng, hoặc dựa trên sự kiện chấm dứt thủ công. Loại sự kiện calculated
	Nhận đủ phê duyệt nội bộ	Đánh dấu thời điểm tất cả bên liên quan nội bộ cần thiết đã phê duyệt hợp đồng, để hợp đồng sẵn sàng đàm phán với đối tác hoặc ký kết. Sự kiện này được suy ra khi trạng thái tổng thể của quy trình phê duyệt chuyển sang trạng thái kết thúc 'Đã phê duyệt'.
Vì sao điều này quan trọng Đây là cột mốc quan trọng kết thúc chu kỳ rà soát nội bộ. Đây cũng là điểm kết thúc để đo KPI 'Thời lượng trung bình của giai đoạn phê duyệt'. Lấy dữ liệu ở đâu Suy ra từ việc trạng thái workflow chuyển thành 'Đã được phê duyệt đầy đủ' hoặc trạng thái tương tự, cho biết mọi nhiệm vụ phê duyệt đã hoàn tất. Thu thập Dấu thời gian hoàn tất nhiệm vụ phê duyệt nội bộ cuối cùng hoặc thời điểm trạng thái tổng thể của workflow thay đổi. Loại sự kiện inferred
	Nhận phê duyệt từ đối tác	Hoạt động này cho biết đối tác bên ngoài đã đồng ý với các điều khoản và phê duyệt phiên bản cuối của hợp đồng. Đây có thể là sự kiện được ghi nhận rõ ràng từ cổng cộng tác hoặc cập nhật trạng thái thủ công của người phụ trách hợp đồng.
Vì sao điều này quan trọng Cột mốc này kết thúc giai đoạn đàm phán. Đây là điểm kết thúc để tính KPI 'Thời gian đàm phán trung bình', qua đó cho thấy hiệu quả tương tác với đối tác bên ngoài. Lấy dữ liệu ở đâu Đây có thể là sự kiện được ghi nhận rõ ràng nếu đối tác phê duyệt qua cổng Icertis. Nếu không, sự kiện được suy ra từ việc trạng thái được đổi thủ công thành 'Đối tác đã phê duyệt'. Thu thập Sự kiện được ghi nhận từ cổng thông tin đối tác hoặc từ cập nhật trạng thái thủ công của người dùng nội bộ. Loại sự kiện explicit
	Bắt đầu đàm phán với đối tác	Đánh dấu thời điểm hợp đồng được gửi cho đối tác bên ngoài để rà soát và đàm phán. Sự kiện này thường được suy ra khi trạng thái hợp đồng chuyển thành 'Đang đàm phán' hoặc từ nhật ký kiểm tra ghi lại thời điểm tài liệu được gửi ra ngoài lần đầu.
Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu giai đoạn đàm phán. Đây là mốc bắt đầu để tính KPI 'Thời gian đàm phán trung bình'. Lấy dữ liệu ở đâu Suy ra từ việc trạng thái được đổi thủ công thành 'Đang đàm phán' hoặc từ sự kiện tài liệu lần đầu được chia sẻ qua cổng thông tin bên ngoài. Thu thập Dấu thời gian trạng thái chuyển thành 'Đang đàm phán' hoặc 'Đã gửi cho đối tác'. Loại sự kiện inferred
	Bắt đầu rà soát nội bộ	Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình rà soát và phê duyệt nội bộ. Sự kiện được ghi nhận khi bản nháp hợp đồng chính thức được gửi cho các bên liên quan nội bộ, chẳng hạn như trưởng bộ phận hoặc bộ phận tài chính.
Vì sao điều này quan trọng Đây là thời điểm bắt đầu giai đoạn phê duyệt, vốn thường phát sinh điểm nghẽn. Phân tích khoảng thời gian từ sự kiện này giúp xác định chậm trễ khi bắt đầu phối hợp nội bộ. Lấy dữ liệu ở đâu Được ghi nhận rõ ràng khi thao tác 'Gửi để rà soát' được kích hoạt trong workflow Icertis, hoặc được suy ra từ việc trạng thái chuyển thành 'Đang rà soát nội bộ'. Thu thập Được ghi nhận khi người dùng bắt đầu quy trình rà soát nội bộ. Loại sự kiện explicit
	Bắt đầu yêu cầu sửa đổi	Đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình chính thức để sửa đổi hợp đồng đang có hiệu lực. Sự kiện được ghi nhận khi người dùng tạo hồ sơ sửa đổi liên kết với thỏa thuận đã ký ban đầu.
Vì sao điều này quan trọng Sửa đổi thường đồng nghĩa với việc phải làm lại đáng kể hoặc thay đổi phạm vi. Theo dõi tần suất và thời gian xử lý sửa đổi giúp đánh giá mức độ ổn định của hợp đồng và hiệu quả quản lý. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện được ghi nhận rõ ràng khi đối tượng 'Sửa đổi' hoặc hồ sơ tương tự được tạo và liên kết với hợp đồng hiện có. Thu thập Tạo hồ sơ sửa đổi trong hệ thống Icertis. Loại sự kiện explicit
	Chỉnh sửa hoặc sửa đổi hợp đồng	Hoạt động này diễn ra mỗi khi tài liệu hợp đồng được sửa đổi trong quá trình rà soát nội bộ hoặc đàm phán với đối tác. Icertis theo dõi các phiên bản tài liệu, vì vậy mỗi phiên bản mới được lưu vào hệ thống có thể được ghi nhận là một sự kiện sửa đổi.
Vì sao điều này quan trọng Đếm số sự kiện này cho mỗi hợp đồng giúp tính KPI 'Tỷ lệ sửa đổi hợp đồng'. Số lần sửa đổi cao có thể cho thấy ngôn từ chưa rõ ràng, đàm phán kém hiệu quả hoặc các bên chưa thống nhất. Lấy dữ liệu ở đâu Được ghi nhận rõ ràng trong mô-đun quản lý tài liệu của Icertis mỗi khi phiên bản mới của tài liệu hợp đồng được tải lên hoặc lưu vào hệ thống. Thu thập Tạo một sự kiện cho mỗi số phiên bản tài liệu mới. Loại sự kiện explicit
	Gia hạn hợp đồng	Cho biết hợp đồng hiện tại đã được gia hạn thành công thêm một kỳ. Đây là thao tác được thực hiện rõ ràng trong hệ thống, thường tạo hồ sơ hợp đồng mới hoặc cập nhật hồ sơ hiện có.
Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này rất quan trọng để đánh giá hiệu quả của quy trình quản lý gia hạn. Hoạt động này được dùng để tính KPI 'Tỷ lệ gia hạn/chấm dứt đúng hạn'. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện được tạo rõ ràng khi người dùng chọn thao tác 'Gia hạn' trên hồ sơ hợp đồng trong Icertis. Thu thập Sự kiện được ghi nhận từ giao dịch 'Gia hạn' do người dùng khởi tạo. Loại sự kiện explicit
	Gửi hợp đồng để ký	Cho biết hợp đồng cuối cùng đã được phê duyệt và gửi đi để ký điện tử hoặc ký trực tiếp. Đây là sự kiện được ghi nhận rõ ràng thông qua tích hợp với các nền tảng ký điện tử như DocuSign hoặc Adobe Sign.
Vì sao điều này quan trọng Theo dõi sự kiện này giúp phân tích hiệu quả của bước hoàn tất cuối cùng. Chậm trễ giữa lúc phê duyệt và gửi ký có thể cho thấy điểm nghẽn trong khâu hành chính. Lấy dữ liệu ở đâu Được ghi nhận rõ ràng qua tích hợp API với giải pháp ký điện tử khi quy trình ký được bắt đầu từ Icertis. Thu thập Sự kiện từ trình kết nối ký điện tử khi yêu cầu ký được gửi đi. Loại sự kiện explicit
	Kích hoạt theo dõi nghĩa vụ	Hoạt động sau khi ký này cho biết các nghĩa vụ và cam kết trong hợp đồng đã được kích hoạt để theo dõi trong hệ thống. Đây thường là sự kiện được ghi nhận rõ ràng, tự động kích hoạt khi hợp đồng được ký hoặc do người quản lý hợp đồng kích hoạt thủ công.
Vì sao điều này quan trọng Sự kiện này bắt đầu tính thời gian quản lý sau khi ký. Đây là mốc quan trọng để đo lường và đảm bảo tuân thủ qua KPI 'Tỷ lệ thực hiện nghĩa vụ'. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện được ghi nhận rõ ràng trong mô-đun quản lý nghĩa vụ của Icertis khi trạng thái hợp đồng chuyển thành 'Đang hiệu lực' hoặc 'Đã ký kết'. Thu thập Kích hoạt tự động hoặc thủ công các hồ sơ nghĩa vụ gắn với hợp đồng. Loại sự kiện explicit
	Soạn thảo hợp đồng	Đây là bước tạo tài liệu hợp đồng ban đầu, từ mẫu có sẵn hoặc dưới dạng tệp mới. Sự kiện này thường được suy ra từ thời điểm tạo hoặc tải lên lần đầu tài liệu hợp đồng chính trong không gian làm việc của hợp đồng.
Vì sao điều này quan trọng Theo dõi hoạt động này giúp đo thời gian chuẩn bị bản nháp đầu tiên. Đây là bước quan trọng để phân tích hiệu quả soạn thảo và mức độ sử dụng mẫu. Lấy dữ liệu ở đâu Suy ra từ dấu thời gian tạo tài liệu hợp đồng chính trong không gian làm việc hợp đồng hoặc đối tượng thỏa thuận trên Icertis. Thu thập Xác định dấu thời gian tạo phiên bản đầu tiên của tài liệu hợp đồng chính. Loại sự kiện inferred

Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất dữ liệu

Cách lấy dữ liệu từ Icertis

Các bước

Mở mô-đun báo cáo Icertis: Đăng nhập vào Icertis ICI Platform. Mở mục Analytics hoặc mô-đun Reporting, thường nằm trong menu chính của ứng dụng. Bạn cần có quyền phù hợp để tạo và chạy báo cáo.
Tạo báo cáo mới: Bắt đầu tạo báo cáo. Chọn đối tượng nghiệp vụ chính cần đưa vào báo cáo. Với quản lý hợp đồng, đây thường là đối tượng 'Contract Agreement' hoặc một đối tượng tương tự đại diện cho không gian làm việc của hợp đồng.
Chọn nguồn dữ liệu cho báo cáo: Thêm các đối tượng dữ liệu liên quan để lấy đủ thông tin cần thiết. Bao gồm 'Agreement Documents' để lấy thông tin phiên bản, 'Approval Workflow' để lấy trạng thái rà soát, 'Audit History' để theo dõi thay đổi trạng thái và 'Obligations' để lấy hoạt động sau khi ký kết.
Chọn trường dữ liệu cho báo cáo: Thiết lập các cột cần có. Đây là bước quan trọng nhất, trong đó bạn ánh xạ các trường Icertis sang cấu trúc nhật ký sự kiện cần dùng. Hãy tạo báo cáo hợp nhất hoặc báo cáo tổng hợp để mỗi hoạt động chính nằm trên một hàng riêng. Xem phần 'query' để biết cách ánh xạ trường cho từng hoạt động.
Thiết lập hoạt động và thời gian: Với mỗi hoạt động, xác định cách điền các cột 'ActivityName' và 'EventTime'. Ví dụ, với 'Contract Executed', đặt 'ActivityName' thành một giá trị văn bản cố định và ánh xạ 'EventTime' sang trường 'Execution Date' của đối tượng 'Contract Agreement'. Với hoạt động phát sinh từ thay đổi trạng thái, hãy dùng trường ngày ghi nhận thời điểm trạng thái đó được thiết lập.
Lọc báo cáo: Đặt bộ lọc để xác định phạm vi trích xuất. Bạn nên lọc theo khoảng thời gian, chẳng hạn 'Contract Creation Date' trong 6 đến 12 tháng gần nhất, để giữ kích thước tập dữ liệu ở mức phù hợp. Khi cần, bạn cũng có thể lọc theo 'Contract Status' (ví dụ: loại trừ bản nháp) hoặc 'Contract Type'.
Chạy và xem trước báo cáo: Chạy báo cáo trong giao diện Icertis. Xem trước vài trăm hàng đầu để kiểm tra các cột đã có dữ liệu như mong đợi và các hoạt động khác nhau xuất hiện trên những hàng riêng cho cùng một Contract ID.
Xuất báo cáo: Sau khi kiểm tra bản xem trước, hãy xuất toàn bộ báo cáo. Chọn định dạng CSV vì các công cụ process mining có thể đọc định dạng này dễ dàng.
Gộp và định dạng dữ liệu (nếu cần): Nếu công cụ báo cáo Icertis không hỗ trợ tạo một báo cáo duy nhất chứa mọi sự kiện, bạn có thể cần tạo và xuất báo cáo riêng cho từng loại hoạt động. Sau đó, dùng công cụ bên ngoài như ngôn ngữ lập trình hoặc ứng dụng bảng tính để ghép các báo cáo theo chiều dọc, đồng thời giữ tên cột nhất quán giữa các tệp. Kết quả cuối cùng phải là một tệp CSV.
Chuẩn bị tải lên: Kiểm tra tệp CSV cuối cùng. Đảm bảo tiêu đề cột khớp với các thuộc tính cần thiết: ContractId, ActivityName, EventTime, EndTime, ActivityOwner, v.v. Xác nhận ngày giờ dùng định dạng nhất quán, chẳng hạn ISO 8601. Tệp đã sẵn sàng để tải lên ProcessMind.

Cấu hình

Điều kiện cần: Bạn cần quyền truy cập Icertis ICI Platform với vai trò và quyền hạn cho phép tạo, chạy báo cáo trên Contract Agreements và các đối tượng liên quan.
Loại báo cáo: Báo cáo tổng hợp hoặc hợp nhất có thể lấy dữ liệu từ nhiều đối tượng liên quan (Agreements, Documents, Workflows, Audit Trails) và sắp xếp thành một nhật ký hoạt động duy nhất. Nếu không thể tạo loại báo cáo này, bạn cần chạy nhiều báo cáo riêng.
Đối tượng dữ liệu chính: Báo cáo nên dựa trên 'Contract Agreement' và kết hợp với 'Agreement Documents', 'Approval Workflow', 'Users' và có thể cả 'Audit History' để lấy đầy đủ thời gian và chi tiết sự kiện cần thiết.
Lọc theo khoảng thời gian: Luôn lọc theo khoảng thời gian để kiểm soát kích thước tệp xuất và hiệu suất. Bạn nên bắt đầu với 'Contract Creation Date' hoặc 'Execution Date' trong 6 đến 12 tháng gần nhất.
Lọc hoạt động: Có thể cần lọc theo các trường trạng thái (ví dụ: 'Contract Status', 'Approval Status') để xác định chính xác thời điểm diễn ra một số hoạt động. Hãy đưa cả hợp đồng đang hoạt động và đã hoàn tất vào phạm vi dữ liệu để có cái nhìn đầy đủ về quy trình.
Chọn trường dữ liệu: Chỉ chọn rõ những trường cần thiết. Quá nhiều cột có thể làm chậm quá trình tạo và xuất báo cáo. Tập trung vào các thuộc tính bắt buộc và được đề xuất cho nhật ký sự kiện.

Truy vấn mẫu sql

/*
 This is a configuration guide for building the extraction report in the Icertis Reporting Module UI.
 Icertis reports are configured through a graphical interface, not a script.
 Create a single composite report that generates one row for each of the following activity blocks.
 The common fields should be mapped for every block.

 Common Field Mappings:
 - ContractId: Map to 'Contract Agreement'.'ID' or 'Contract Number'
 - OwnerDepartment: Map to 'Contract Agreement'.'Owning Department'
 - ContractType: Map to 'Contract Agreement'.'Agreement Type'
 - ContractStatus: Map to 'Contract Agreement'.'Status'
 - ContractValue: Map to 'Contract Agreement'.'Contract Value' or 'Total Value'
*/

// Block 1: Contract Request Initiated
{
  "ActivityName": "Contract Request Initiated",
  "EventTime": "'Contract Agreement'.'Request Date'",
  "ActivityOwner": "'Contract Agreement'.'Created By'"
}

// Block 2: Contract Drafted
{
  "ActivityName": "Contract Drafted",
  "EventTime": "'Primary Agreement Document'.'Created On'",
  "ActivityOwner": "'Primary Agreement Document'.'Created By'"
}

// Block 3: Internal Review Started
{
  "ActivityName": "Internal Review Started",
  "EventTime": "'Approval Workflow'.'Workflow Start Date'",
  "ActivityOwner": "'Contract Agreement'.'Owner'"
}

// Block 4: Legal Review Conducted
{
  "ActivityName": "Legal Review Conducted",
  "EventTime": "'Legal Review Task'.'Completion Date'",
  "ActivityOwner": "'Legal Review Task'.'Assigned To'"
}

// Block 5: Contract Redlined Or Revised
{
  "ActivityName": "Contract Redlined Or Revised",
  "EventTime": "'Agreement Document Version'.'Created On'",
  "ActivityOwner": "'Agreement Document Version'.'Created By'"
}

// Block 6: Internal Approvals Obtained
{
  "ActivityName": "Internal Approvals Obtained",
  "EventTime": "'Approval Workflow'.'Workflow End Date'",
  "ActivityOwner": "'Approval Workflow'.'Last Approver'",
  "FilterCondition": "'Approval Workflow'.'Status' = 'Approved'"
}

// Block 7: Counterparty Negotiation Started
{
  "ActivityName": "Counterparty Negotiation Started",
  "EventTime": "'Contract Agreement'.'Negotiation Start Date'",
  "ActivityOwner": "'Contract Agreement'.'Owner'"
}

// Block 8: Counterparty Approval Received
{
  "ActivityName": "Counterparty Approval Received",
  "EventTime": "'Contract Agreement'.'Counterparty Approval Date'",
  "ActivityOwner": "'Contract Agreement'.'Owner'"
}

// Block 9: Contract Sent For Signature
{
  "ActivityName": "Contract Sent For Signature",
  "EventTime": "'E-Signature Package'.'Sent Date'",
  "ActivityOwner": "'E-Signature Package'.'Sent By'"
}

// Block 10: Contract Executed
{
  "ActivityName": "Contract Executed",
  "EventTime": "'Contract Agreement'.'Execution Date'",
  "ActivityOwner": "'Contract Agreement'.'Owner'"
}

// Block 11: Obligations Monitoring Activated
{
  "ActivityName": "Obligations Monitoring Activated",
  "EventTime": "'Obligation'.'Activation Date'",
  "ActivityOwner": "'Obligation'.'Owner'"
}

// Block 12: Amendment Initiated
{
  "ActivityName": "Amendment Initiated",
  "EventTime": "'Amendment Agreement'.'Request Date'",
  "ActivityOwner": "'Amendment Agreement'.'Created By'"
}

// Block 13: Contract Renewed
{
  "ActivityName": "Contract Renewed",
  "EventTime": "'Contract Agreement'.'Renewal Date'",
  "ActivityOwner": "'Contract Agreement'.'Owner'"
}

// Block 14: Contract Terminated Or Expired
{
  "ActivityName": "Contract Terminated Or Expired",
  "EventTime": "COALESCE('Contract Agreement'.'Termination Date', 'Contract Agreement'.'Expiry Date')",
  "ActivityOwner": "'Contract Agreement'.'Owner'"
}

Các bước

Điều kiện cần và thiết lập: Đảm bảo bạn đã cài Python 3.6 trở lên cùng các thư viện pandas và requests. Xin quản trị viên Icertis cấp thông tin API, gồm Client ID, Client Secret và URL cơ sở của phiên bản Icertis bạn đang dùng. Tài khoản gắn với thông tin này cần có quyền đọc dữ liệu hợp đồng và nhật ký kiểm tra.
Khởi tạo Python Script: Tạo một tệp Python mới. Nhập các thư viện cần thiết (requests, pandas, json, datetime) và khai báo các biến giữ chỗ ở đầu script cho URL cơ sở Icertis, thông tin xác thực API và khoảng thời gian cần trích xuất.
Thiết lập xác thực: Tạo hàm xác thực với Icertis API. Hàm này nhận Client ID và Secret, sau đó gửi yêu cầu POST đến điểm cuối cấp token của Icertis để lấy bearer token. Thêm token này vào header của mọi yêu cầu API tiếp theo.
Lấy danh sách hợp đồng: Viết hàm lấy danh sách hợp đồng được tạo hoặc chỉnh sửa trong khoảng thời gian đã chọn. Hàm sẽ gửi yêu cầu GET đến điểm cuối API hợp đồng chính, chẳng hạn /api/v1/contracts. Dùng tham số truy vấn để lọc theo ngày.
Xử lý phân trang: Icertis API chia trang kết quả ở các điểm cuối trả về danh sách đối tượng. Script cần kiểm tra phản hồi API để tìm 'nextLink' hoặc mã phân trang tương tự, rồi lặp qua tất cả các trang để lấy đủ danh sách hợp đồng.
Lặp qua hợp đồng và lấy lịch sử: Với mỗi Contract ID lấy được ở bước trước, gọi riêng điểm cuối cung cấp lịch sử chi tiết hoặc nhật ký kiểm tra, chẳng hạn /api/v1/contracts/{id}/history. Điểm cuối này chứa dữ liệu sự kiện thô cần cho process mining.
Ánh xạ sự kiện thành hoạt động: Đây là bước chuyển đổi chính. Lặp qua các mục lịch sử của từng hợp đồng. Dùng logic điều kiện (câu lệnh if/elif) để ánh xạ mô tả sự kiện thô từ API sang tên hoạt động chuẩn hóa cần có trong nhật ký sự kiện. Ví dụ, ánh xạ sự kiện API có mô tả "Status changed to Executed" thành ActivityName 'Contract Executed'.
Sắp xếp dữ liệu: Khi xử lý mỗi sự kiện liên quan, tạo một dictionary gồm các thuộc tính bắt buộc: ContractId, ActivityName và EventTime. Đồng thời thêm các thuộc tính được đề xuất như ActivityOwner và ContractType, lấy từ dữ liệu chính của hợp đồng và dữ liệu sự kiện.
Tổng hợp và tạo DataFrame: Thêm từng dictionary sự kiện vào một danh sách chính. Sau khi xử lý tất cả hợp đồng và lịch sử tương ứng, chuyển danh sách dictionary này thành pandas DataFrame. DataFrame cung cấp định dạng bảng có cấu trúc cho nhật ký sự kiện.
Định dạng và xuất dữ liệu: Làm sạch DataFrame, đảm bảo các cột có đúng kiểu dữ liệu, đặc biệt là dấu thời gian. Xử lý các giá trị null khi cần. Cuối cùng, dùng phương thức to_csv để xuất DataFrame thành tệp CSV với index=False. Tệp CSV này đã sẵn sàng để tải lên ProcessMind.

Cấu hình

Thông tin xác thực API: Cần có tài khoản người dùng API hoặc tài khoản dịch vụ. Tài khoản phải có quyền đọc đối tượng hợp đồng, tài liệu liên quan và toàn bộ lịch sử kiểm tra hợp đồng thuộc các loại hợp đồng cần phân tích.
Khoảng thời gian: Script có các biến START_DATE và END_DATE. Bạn nên bắt đầu với khoảng thời gian ngắn, chẳng hạn 3 đến 6 tháng, để kiểm tra dữ liệu và kiểm soát hiệu suất. Nếu cần tải toàn bộ dữ liệu lịch sử, bạn có thể phải chạy script theo từng đợt.
Cấu hình điểm cuối API: Script dùng các điểm cuối API giữ chỗ như /api/v1/contracts và /api/v1/contracts/{id}/history. Hãy kiểm tra URL và phiên bản điểm cuối chính xác trong tài liệu Icertis API.
Logic ánh xạ hoạt động: Việc ánh xạ mô tả sự kiện thô sang tên hoạt động chuẩn hóa trong script rất quan trọng. Bạn có thể cần tùy chỉnh phần này theo mô tả sự kiện, trạng thái tùy chỉnh và quy trình làm việc cụ thể trong phiên bản Icertis của mình.
Giới hạn tốc độ: Lưu ý Icertis có thể áp dụng giới hạn tốc độ API. Script nên xử lý cơ bản phản hồi HTTP 429 (Too Many Requests). Nếu bị giới hạn thường xuyên, bạn có thể thêm khoảng nghỉ giữa các lần gọi.

Truy vấn mẫu python

import requests
import pandas as pd
import json
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration: Update these placeholders --- #
ICERTIS_BASE_URL = class="hl-string">"https://[your-instance].icertis.com"
API_CLIENT_ID = class="hl-string">"[Your_Client_ID]"
API_CLIENT_SECRET = class="hl-string">"[Your_Client_Secret]"
class=class="hl-string">"hl-comment"># Date range for extraction (YYYY-MM-DD)
START_DATE = class="hl-string">"2023-01-01"
END_DATE = class="hl-string">"2023-12-31"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Extraction Logic --- #

def get_access_token():
    class="hl-string">"""Authenticates with Icertis and returns an access token."""
    class=class="hl-string">"hl-comment"># This is a representative authentication flow. Refer to Icertis documentation.
    auth_url = fclass="hl-string">"{ICERTIS_BASE_URL}/api/v1/oauth/client-credentials/token"
    payload = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'client_id': API_CLIENT_ID,
        class="hl-string">'client_secret': API_CLIENT_SECRET
    }
    try:
        response = requests.post(auth_url, data=payload)
        response.raise_for_status()
        return response.json().get(class="hl-string">'access_token')
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Error authenticating: {e}")
        return None

def extract_icertis_data():
    class="hl-string">"""Main function to extract, transform, and save contract data."""
    access_token = get_access_token()
    if not access_token:
        print(class="hl-string">"Could not retrieve access token. Exiting.")
        return

    headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {access_token}'}
    event_log = []

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch all contracts within the date range
    contracts_url = fclass="hl-string">"{ICERTIS_BASE_URL}/api/v1/contracts?search_created_date_from={START_DATE}&search_created_date_to={END_DATE}"
    all_contracts = []

    while contracts_url:
        try:
            response = requests.get(contracts_url, headers=headers)
            response.raise_for_status()
            data = response.json()
            all_contracts.extend(data.get(class="hl-string">'results', []))
            contracts_url = data.get(class="hl-string">'nextLink') class=class="hl-string">"hl-comment"># Handle pagination
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching contracts: {e}")
            break

    print(fclass="hl-string">"Found {len(all_contracts)} contracts to process.")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. For each contract, fetch its history
    for contract in all_contracts:
        contract_id = contract.get(class="hl-string">'id')
        contract_type = contract.get(class="hl-string">'contractType', {}).get(class="hl-string">'name')
        contract_status = contract.get(class="hl-string">'status', {}).get(class="hl-string">'name')
        contract_value = contract.get(class="hl-string">'monetaryValue')

        if not contract_id:
            continue

        history_url = fclass="hl-string">"{ICERTIS_BASE_URL}/api/v1/contracts/{contract_id}/history"
        try:
            history_response = requests.get(history_url, headers=headers)
            history_response.raise_for_status()
            history_items = history_response.json().get(class="hl-string">'results', [])
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching history for contract {contract_id}: {e}")
            continue

        class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Map history events to activities
        for event in history_items:
            activity_name = None
            event_time = event.get(class="hl-string">'timestamp')
            activity_owner = event.get(class="hl-string">'user', {}).get(class="hl-string">'name')
            owner_department = event.get(class="hl-string">'user', {}).get(class="hl-string">'department') class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder field
            description = event.get(class="hl-string">'description', class="hl-string">'').lower()
            event_type = event.get(class="hl-string">'eventType', class="hl-string">'').lower()
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activity Mapping Logic --- #
            if class="hl-string">'request initiated' in description or class="hl-string">'created' in event_type:
                activity_name = class="hl-string">'Contract Request Initiated'
            elif (class="hl-string">'document uploaded' in description or class="hl-string">'draft created' in description) and event.get(class="hl-string">'version') == 1:
                 activity_name = class="hl-string">'Contract Drafted'
            elif class="hl-string">'status changed to' in description and class="hl-string">'internal review' in description:
                activity_name = class="hl-string">'Internal Review Started'
            elif class="hl-string">'task completed' in event_type and class="hl-string">'legal review' in description:
                activity_name = class="hl-string">'Legal Review Conducted'
            elif class="hl-string">'new version created' in description or class="hl-string">'document revised' in description:
                activity_name = class="hl-string">'Contract Redlined Or Revised'
            elif class="hl-string">'status changed to' in description and class="hl-string">'internally approved' in description:
                activity_name = class="hl-string">'Internal Approvals Obtained'
            elif class="hl-string">'status changed to' in description and class="hl-string">'in negotiation' in description:
                activity_name = class="hl-string">'Counterparty Negotiation Started'
            elif class="hl-string">'status changed to' in description and class="hl-string">'counterparty approved' in description:
                activity_name = class="hl-string">'Counterparty Approval Received'
            elif class="hl-string">'sent for signature' in description:
                activity_name = class="hl-string">'Contract Sent For Signature'
            elif class="hl-string">'status changed to' in description and class="hl-string">'executed' in description:
                activity_name = class="hl-string">'Contract Executed'
            elif class="hl-string">'obligations activated' in description:
                activity_name = class="hl-string">'Obligations Monitoring Activated'
            elif class="hl-string">'amendment initiated' in description or class="hl-string">'amendment created' in description:
                activity_name = class="hl-string">'Amendment Initiated'
            elif class="hl-string">'renewed' in event_type:
                activity_name = class="hl-string">'Contract Renewed'
            elif class="hl-string">'status changed to' in description and (class="hl-string">'terminated' in description or class="hl-string">'expired' in description):
                activity_name = class="hl-string">'Contract Terminated Or Expired'

            if activity_name:
                event_log.append({
                    class="hl-string">'ContractId': contract_id,
                    class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                    class="hl-string">'EventTime': event_time,
                    class="hl-string">'EndTime': event_time, class=class="hl-string">"hl-comment"># For point-in-time events, EndTime is the same as EventTime
                    class="hl-string">'ActivityOwner': activity_owner,
                    class="hl-string">'OwnerDepartment': owner_department,
                    class="hl-string">'ContractType': contract_type,
                    class="hl-string">'ContractStatus': contract_status,
                    class="hl-string">'ContractValue': contract_value
                })
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Create and save the event log
    if not event_log:
        print(class="hl-string">"No events were extracted. The output file will be empty.")
        return

    df = pd.DataFrame(event_log)
    df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTime'])
    df[class="hl-string">'EndTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EndTime'])
    df.sort_values(by=[class="hl-string">'ContractId', class="hl-string">'EventTime'], inplace=True)

    output_filename = class="hl-string">'icertis_contract_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False, date_format=class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%S.%f%z')
    print(fclass="hl-string">"Extraction complete. Event log saved to {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    extract_icertis_data()

Sẵn sàng bắt đầu?

Với mẫu này, bạn đã có những gì cần thiết để bắt đầu tối ưu quy trình quản lý hợp đồng. Bắt đầu chuẩn bị dữ liệu ngay hôm nay để tìm ra những thông tin hữu ích.

Quay lại hướng dẫn cải tiến

Tải mẫu xuống

Tối ưu hợp đồng Icertis, xử lý điểm nghẽn ngay hôm nay

Xử lý điểm nghẽn. Rút ngắn 30% thời gian xử lý hợp đồng và cải thiện công tác quản trị.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập chỉ trong vài phút.

Mẫu dữ liệu quản lý hợp đồng của bạn

Mẫu dữ liệu quản lý hợp đồng của bạn

Thuộc tính quản lý hợp đồng

Hoạt động quản lý hợp đồng

Hướng dẫn trích xuất dữ liệu

Xuất dữ liệu từ mô-đun báo cáo Icertis ICI Platform

Các bước

Cấu hình

Truy vấn mẫu sql

Dùng Python Script với Icertis REST API

Các bước

Cấu hình

Truy vấn mẫu python

Sẵn sàng bắt đầu?

Tối ưu hợp đồng Icertis, xử lý điểm nghẽn ngay hôm nay