Mẫu dữ liệu tiếp nhận nhân viên mới

Tiếp nhận nhân viên mới trên Oracle HCM
Mẫu dữ liệu tiếp nhận nhân viên mới

Mẫu dữ liệu tiếp nhận nhân viên mới

Mẫu này hướng dẫn bạn thu thập dữ liệu cần thiết để phân tích quy trình tiếp nhận nhân viên mới. Mẫu nêu rõ các thuộc tính và hoạt động quan trọng cần theo dõi, đồng thời hướng dẫn cách trích xuất thông tin trực tiếp từ Oracle HCM Onboarding. Hãy dùng tài nguyên này để đơn giản hóa việc thu thập dữ liệu và chuẩn bị cho quá trình phân tích quy trình.
  • Các thuộc tính nên dùng để phân tích chi tiết
  • Các hoạt động chính cần theo dõi trong suốt quy trình tiếp nhận nhân viên mới
  • Hướng dẫn từng bước trích xuất dữ liệu từ Oracle HCM Onboarding
Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính quy trình tiếp nhận nhân viên mới

Đây là các trường dữ liệu nên có trong nhật ký sự kiện để phân tích đầy đủ quy trình tiếp nhận nhân viên mới.
3 Bắt buộc 7 Nên có 11 Không bắt buộc
Tên Mô tả
Tên hoạt động
ActivityName
Tên của một sự kiện hoặc nhiệm vụ cụ thể diễn ra trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới.
Mô tả

Thuộc tính này mô tả một bước hoặc cột mốc trong hành trình tiếp nhận, chẳng hạn như 'Ứng viên nhận lời mời làm việc', 'Hoàn tất kiểm tra lý lịch' hoặc 'Tổ chức buổi định hướng ngày đầu tiên'. Các hoạt động này tạo nên sơ đồ quy trình.

Phân tích trình tự và thời lượng của các hoạt động là nền tảng của process mining. Việc này giúp xác định điểm nghẽn, các bước lệch khỏi quy trình chuẩn và cơ hội tự động hóa hoặc cải tiến. Hiểu rõ luồng hoạt động rất quan trọng khi xây dựng bảng điều khiển theo dõi thời gian xử lý và các biến thể quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, giúp trực quan hóa và phân tích quy trình làm việc tiếp nhận nhân viên mới, điểm nghẽn và các biến thể.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường lấy từ nhật ký sự kiện hoặc nhiệm vụ trong mô-đun Oracle HCM Onboarding. Đây có thể là tên nhiệm vụ chuẩn hóa hoặc bản ghi thay đổi trạng thái.

Ví dụ
Ứng viên nhận lời mời làm việcBắt đầu kiểm tra lý lịchHoàn tất giấy tờ trước khi nhận việcTổ chức buổi định hướng ngày đầu tiên
Thời điểm sự kiện
EventTime
Dấu thời gian cho biết một hoạt động hoặc sự kiện tiếp nhận nhân viên mới diễn ra khi nào.
Mô tả

Thời điểm sự kiện ghi lại chính xác ngày giờ một nhiệm vụ hoàn tất hoặc một cột mốc đạt được. Dữ liệu theo trình tự thời gian này là nền tảng để tính mọi chỉ số thời gian trong process mining.

Thuộc tính này giúp sắp xếp sự kiện đúng thứ tự, tính thời gian giữa các hoạt động, đo tổng thời gian của quy trình tiếp nhận nhân viên mới và xác định chậm trễ. Đây là dữ liệu thiết yếu cho hầu hết bảng điều khiển và KPI, bao gồm phân tích điểm nghẽn và theo dõi thời gian xử lý.

Vì sao điều này quan trọng

Dấu thời gian này rất quan trọng để sắp xếp sự kiện, tính thời lượng và đo lường hiệu quả quy trình so với các mục tiêu về thời gian.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường được ghi cùng từng hoạt động trong nhật ký giao dịch hoặc nhật ký sự kiện của mô-đun Oracle HCM Onboarding.

Ví dụ
2024-05-20T10:00:00Z2024-05-21T14:35:10Z2024-05-22T09:00:00Z
Trường hợp tiếp nhận nhân viên mới
OnboardingCase
Mã định danh duy nhất dùng để nhóm tất cả sự kiện và hoạt động trong hành trình tiếp nhận của một nhân viên mới.
Mô tả

Trường hợp tiếp nhận nhân viên mới là mã định danh trung tâm cho toàn bộ quy trình, từ lúc ứng viên nhận lời mời làm việc đến khi hòa nhập đầy đủ. Mỗi trường hợp tương ứng với toàn bộ quá trình tiếp nhận của một nhân viên mới.

Trong process mining, thuộc tính này rất cần thiết để kết nối các hoạt động liên quan thành một sơ đồ quy trình xuyên suốt, mạch lạc. Nhờ đó, bạn có thể phân tích các biến thể quy trình, thời gian xử lý và kết quả của từng hành trình tiếp nhận, qua đó hiểu rõ trải nghiệm của từng nhân viên mới.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mã định danh cốt lõi kết nối mọi hoạt động tiếp nhận liên quan, giúp phân tích toàn bộ luồng quy trình của từng nhân viên mới.

Lấy dữ liệu ở đâu

Mã định danh này thường được tạo trong mô-đun Oracle HCM Onboarding khi bắt đầu hành trình của ứng viên. Hãy tham khảo tài liệu Oracle HCM Onboarding hoặc hỏi quản trị viên hệ thống để xác định trường cụ thể.

Ví dụ
ONB-2024-00123ONB-2024-00124ONB-2024-00125
Chức danh của nhân viên mới
NewHireJobTitle
Chức danh chính thức của nhân viên mới.
Mô tả

Thuộc tính này chứa vai trò cụ thể của nhân viên mới, chẳng hạn như 'Kỹ sư phần mềm cấp cao' hoặc 'Chuyên viên kinh doanh'. Thuộc tính này cung cấp thêm thông tin chi tiết để phân tích quy trình.

Mỗi vai trò có thể có yêu cầu tiếp nhận riêng, chẳng hạn như đào tạo chuyên biệt hoặc thiết bị đặc thù. Phân tích quy trình theo chức danh giúp đảm bảo các nhu cầu này được đáp ứng hiệu quả và có thể phát hiện xu hướng, chẳng hạn như thời gian cấp quyền CNTT lâu hơn cho các vị trí kỹ thuật.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp thông tin về vai trò của nhân viên mới, giúp phân tích xem quy trình tiếp nhận có khác nhau theo chức năng hoặc cấp bậc công việc hay không.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thông tin công việc cơ bản của nhân viên mới, được lưu trong hồ sơ nhân viên trên Oracle HCM.

Ví dụ
Kỹ sư phần mềm cấp caoChuyên viên kinh doanhChuyên viên nhân sự tổng hợpQuản lý sản phẩm
Hạn hoàn thành yêu cầu tuân thủ
ComplianceDueDate
Hạn chót để hoàn thành khóa đào tạo bắt buộc hoặc các nhiệm vụ tuân thủ.
Mô tả

Thuộc tính này xác định ngày cần hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới, nhất là những nhiệm vụ liên quan đến yêu cầu pháp lý, quy định hoặc chính sách công ty. Đây là hạn mức dịch vụ (SLA) cho các hoạt động tuân thủ.

Khi phân tích, ngày này được đối chiếu với thời điểm hoàn thành thực tế của các hoạt động như “Hoàn thành đào tạo bắt buộc” để xác định các mục tiêu tuân thủ có đạt được hay không. Đây cũng là cơ sở để tính KPI “Tỷ lệ hoàn thành đào tạo đúng hạn” và theo dõi trên bảng điều khiển “Theo dõi việc tuân thủ”.

Vì sao điều này quan trọng

Ngày này rất cần thiết để theo dõi việc tuân thủ, tính tỷ lệ hoàn thành đúng hạn các nhiệm vụ bắt buộc và giảm thiểu rủi ro cho công ty.

Lấy dữ liệu ở đâu

Ngày này thường được thiết lập trong cấu hình nhiệm vụ tiếp nhận nhân viên mới hoặc mẫu hành trình trên Oracle HCM, và có thể được tính dựa trên ngày nhận việc.

Ví dụ
2024-06-302024-07-152024-08-30
Ngày bắt đầu làm việc chính thức
OfficialStartDate
Ngày làm việc chính thức đầu tiên của nhân viên mới.
Mô tả

Đây là mốc thời gian quan trọng trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới. Mốc này phân định các hoạt động trước khi tuyển dụng hoàn tất với các hoạt động giúp nhân viên hòa nhập sau khi nhận việc.

Ngày này là cơ sở để tính một số KPI quan trọng, gồm “Thời gian hoàn tất các bước trước khi nhận việc”, “Thời gian đến khi giới thiệu với nhóm” và “Tỷ lệ sẵn sàng trong ngày đầu tiên”. Phân tích các hoạt động theo ngày bắt đầu giúp đánh giá tổ chức đã chuẩn bị đầy đủ cho nhân viên mới hay chưa, để họ có thể bắt tay vào công việc ngay từ ngày đầu.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng để đo hiệu quả các bước trước khi nhận việc và đánh giá nhân viên mới đã sẵn sàng bắt đầu công việc hay chưa.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là trường thông tin cơ bản trong hồ sơ nhân viên mới thuộc phân hệ Oracle HCM Core HR.

Ví dụ
2024-06-012024-07-152024-08-01
Người thực hiện
PerformedByUser
ID hoặc tên người dùng của nhân viên hay hệ thống đã thực hiện hoạt động tiếp nhận.
Mô tả

Thuộc tính này xác định người chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ, chẳng hạn như chuyên viên nhân sự, quản lý tuyển dụng hoặc chính nhân viên mới. Thuộc tính này cũng có thể cho biết hành động nào do hệ thống tự động thực hiện.

Phân tích ai thực hiện hoạt động nào giúp hiểu cách phân bổ tài nguyên, phân chia khối lượng công việc và mức độ tự động hóa. Qua đó, bạn có thể xác định liệu chậm trễ có liên quan đến nhóm hoặc vai trò cụ thể hay không, đồng thời tìm cơ hội đào tạo có trọng tâm hoặc thiết kế lại quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định người hoặc hệ thống thực hiện từng hoạt động, giúp phân tích khối lượng công việc, hiệu suất sử dụng tài nguyên và mức độ tự động hóa trong quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường có trong nhật ký kiểm tra hoặc lịch sử sự kiện của Oracle HCM Onboarding, gắn với từng nhiệm vụ hoặc giao dịch.

Ví dụ
john.doejane.smithHCM_SYSTEM_AUTOMATION recruiter_team
Phòng ban của nhân viên mới
NewHireDepartment
Phòng ban hoặc đơn vị tổ chức mà nhân viên mới sẽ gia nhập.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết phòng ban được giao cho nhân viên mới, chẳng hạn như 'Sales', 'Engineering' hoặc 'Finance'. Đây là chiều dữ liệu quan trọng để phân nhóm và so sánh quy trình tiếp nhận.

Bằng cách lọc hoặc so sánh theo phòng ban, chuyên viên phân tích có thể xác định trải nghiệm hoặc hiệu quả tiếp nhận có khác nhau giữa các bộ phận hay không. Việc này có thể làm nổi bật cách làm hiệu quả ở một số phòng ban hoặc chỉ ra nơi cần hỗ trợ thêm hay cải tiến quy trình. Đây là thông tin thiết yếu để hiểu hiệu quả quy trình thay đổi ra sao theo bối cảnh kinh doanh.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân nhóm dữ liệu tiếp nhận nhân viên mới để so sánh hiệu quả quy trình và trải nghiệm giữa các bộ phận trong tổ chức.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính cơ bản của vị trí nhân viên mới, được lưu trong hồ sơ nhân viên trên Oracle HCM.

Ví dụ
Bán hàng và tiếp thịKỹ thuật phần mềmTài chínhNhân sự
Quản lý tuyển dụng
HiringManager
Tên hoặc mã của quản lý phụ trách nhân viên mới.
Mô tả

Thuộc tính này xác định quản lý chịu trách nhiệm về nhân viên mới. Quản lý tuyển dụng là một bên liên quan quan trọng trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới.

Phân tích dữ liệu theo quản lý tuyển dụng giúp phát hiện sự khác biệt trong cách từng quản lý tham gia quy trình. Chẳng hạn, bạn có thể biết quản lý nào nhanh chóng hoàn thành nhiệm vụ như “Giới thiệu với nhóm”, quản lý nào cần được hỗ trợ thêm. Từ đó, công ty có thể nâng cao hiệu quả của quản lý và giúp nhân viên mới hòa nhập tốt hơn.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp phân tích mức độ tham gia và hiệu quả của quản lý tuyển dụng trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới, yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của nhân viên.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này là phần cốt lõi trong hồ sơ nhân viên trên Oracle HCM, dùng để liên kết nhân viên với quản lý trực tiếp.

Ví dụ
manager_user1Emily Whitemanager_user3
Thời điểm kết thúc sự kiện
EventEndTime
Dấu thời gian cho biết khi nào một hoạt động có thời lượng đo được kết thúc.
Mô tả

Thời điểm sự kiện (StartTime) đánh dấu lúc bắt đầu hoặc một sự kiện diễn ra tại một thời điểm, còn thời điểm kết thúc sự kiện cho biết lúc hoạt động hoàn tất. Có cả thời điểm bắt đầu và kết thúc giúp đo chính xác thời lượng của các hoạt động như 'Background Check'.

Thuộc tính này cần thiết để tính ProcessingTime hoặc ActivityDuration cho các nhiệm vụ không diễn ra tức thời. Nhờ đó, việc phân tích điểm nghẽn chính xác hơn vì có thể phân biệt thời gian chờ trước khi làm nhiệm vụ với thời gian thực tế để hoàn thành nhiệm vụ.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp tính chính xác thời gian xử lý hoạt động, yếu tố quan trọng để xác định đúng điểm nghẽn và sự kém hiệu quả trong quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Tham khảo tài liệu Oracle HCM Onboarding. Thông tin này có thể nằm trong các bảng nhiệm vụ hoặc quy trình làm việc cùng với thời điểm bắt đầu.

Ví dụ
2024-05-23T11:05:00Z2024-05-24T16:20:15Z2024-05-25T10:00:00Z
Hệ thống nguồn
SourceSystem
Hệ thống lưu trữ dữ liệu gốc mà từ đó dữ liệu tiếp nhận nhân viên mới được trích xuất.
Mô tả

Thuộc tính này xác định nguồn gốc dữ liệu. Với quy trình này, giá trị thường là 'Oracle HCM Onboarding'. Giá trị cố định này có thể được thêm vào trong quá trình chuyển đổi dữ liệu.

Trong môi trường có nhiều hệ thống tích hợp, trường này rất quan trọng đối với việc quản trị dữ liệu và tìm hiểu bối cảnh của các sự kiện. Trường này giúp phân biệt hoạt động tiếp nhận diễn ra trên các nền tảng khác nhau, chẳng hạn như hệ thống riêng của nhà cung cấp dịch vụ kiểm tra lý lịch.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp thông tin cần thiết về nguồn gốc dữ liệu, hữu ích cho việc quản trị dữ liệu và xử lý sự cố trong môi trường có nhiều hệ thống.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây thường là giá trị cố định được thêm vào trong quá trình trích xuất và chuyển đổi dữ liệu (ETL) để gắn nhãn cho tập dữ liệu.

Ví dụ
Tiếp nhận nhân viên mới trên Oracle HCMHCM_PRODOracleCloudHCM
Hồ sơ nhân sự phải làm lại
IsHrProfileRework
Cờ cho biết hoạt động “Tạo hồ sơ nhân sự” có diễn ra nhiều hơn một lần cho cùng một nhân viên mới hay không.
Mô tả

Thuộc tính dạng đúng/sai này giúp phát hiện các trường hợp phải làm lại bước tạo hồ sơ nhân sự. Giá trị là đúng nếu hoạt động “Tạo hồ sơ nhân sự” hoặc hoạt động sửa thông tin liên quan xuất hiện nhiều lần trong cùng một hồ sơ tiếp nhận.

Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp KPI “Tỷ lệ hồ sơ nhân sự phải làm lại”. Tỷ lệ làm lại cao có thể cho thấy vấn đề về chất lượng dữ liệu, tích hợp hệ thống hoặc lỗi người dùng. Những vấn đề này đều làm chậm và giảm hiệu quả quy trình tiếp nhận.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp đo lường sự kém hiệu quả của quy trình bằng cách đánh dấu các hồ sơ cần chỉnh sửa, qua đó chỉ ra vấn đề tiềm ẩn trong nhập liệu hoặc thiết kế quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính được tính bằng cách phân tích thứ tự hoạt động trong công cụ process mining để phát hiện các bước lặp lại.

Ví dụ
falsetrue
Hoàn thành đào tạo đúng hạn
IsTrainingOnTime
Cờ được tính toán để cho biết nhân viên đã hoàn thành đào tạo bắt buộc trước hạn tuân thủ hay chưa.
Mô tả

Thuộc tính dạng đúng/sai này được tính bằng cách so sánh thời điểm hoàn thành hoạt động “Hoàn thành đào tạo bắt buộc” với “Hạn hoàn thành yêu cầu tuân thủ”. Giá trị là đúng nếu nhân viên hoàn thành đào tạo đúng hạn hoặc sớm hơn.

Đây là chỉ số cốt lõi để tính KPI “Tỷ lệ hoàn thành đào tạo đúng hạn”. Kết quả rõ ràng, chỉ có hai trạng thái, giúp bạn theo dõi việc tuân thủ theo thời gian và phát hiện những trường hợp có nguy cơ không đáp ứng yêu cầu.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết rõ mức độ tuân thủ, giúp theo dõi và quản lý rủi ro do đào tạo bắt buộc quá hạn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính được tính bằng cách so sánh thời điểm “Hoàn thành đào tạo bắt buộc” với thuộc tính “Hạn hoàn thành yêu cầu tuân thủ”.

Ví dụ
truefalse
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu của bản ghi này được làm mới hoặc trích xuất.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết ngày giờ tải dữ liệu gần nhất. Đây là trường siêu dữ liệu quan trọng để xác định dữ liệu phân tích mới đến mức nào.

Người dùng dựa vào thông tin này để biết bảng điều khiển và kết quả phân tích họ đang xem có được cập nhật hay không. Thông tin này giúp đặt kỳ vọng về độ trễ dữ liệu, đồng thời hữu ích khi xác thực chất lượng dữ liệu và lịch làm mới.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết dữ liệu mới đến mức nào. Đây là thông tin quan trọng để đảm bảo kết quả phân tích và bảng điều khiển dựa trên dữ liệu hiện tại.

Lấy dữ liệu ở đâu

Dấu thời gian này được tạo và thêm vào trong quá trình trích xuất và chuyển đổi dữ liệu (ETL).

Ví dụ
2024-06-10T04:00:00Z2024-06-11T04:00:00Z
Loại hành trình tiếp nhận nhân viên mới
OnboardingJourneyType
Loại kế hoạch hoặc hành trình tiếp nhận cụ thể được giao cho nhân viên mới.
Mô tả

Các tổ chức thường có nhiều chương trình tiếp nhận nhân viên mới, chẳng hạn “Tuyển dụng tiêu chuẩn”, “Lãnh đạo”, “Thực tập sinh” hoặc “Tuyển dụng lại”. Thuộc tính này phân loại hồ sơ theo kế hoạch được giao.

Đây là chiều phân tích hữu ích để so sánh trực tiếp các chương trình tiếp nhận khác nhau. Thuộc tính này giúp trả lời những câu hỏi như “Quy trình tiếp nhận lãnh đạo có nhanh hơn quy trình tiêu chuẩn không?” và là cơ sở để hiểu các biến thể của quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Phân loại hồ sơ theo chương trình tiếp nhận, giúp so sánh trực tiếp các lộ trình và trải nghiệm khác nhau.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này được xác định theo danh sách kiểm tra hoặc mẫu hành trình tiếp nhận được áp dụng cho nhân viên mới trong Oracle HCM Onboarding.

Ví dụ
Tuyển dụng nhân viên văn phòng tiêu chuẩnTiếp nhận lãnh đạoTuyển dụng từ trường đại họcĐiều chuyển nội bộ
Loại hình làm việc
EmploymentType
Cho biết hình thức làm việc của nhân viên mới, chẳng hạn toàn thời gian, bán thời gian hoặc làm việc theo hợp đồng.
Mô tả

Thuộc tính này phân loại nhân viên mới theo hợp đồng lao động. Mỗi loại nhân viên thường có lộ trình và yêu cầu tiếp nhận khác nhau.

Bạn có thể lọc theo thuộc tính này để phân tích từng quy trình cụ thể, chẳng hạn so sánh thời gian hoàn tất quy trình của nhân viên hợp đồng với nhân viên toàn thời gian. Kết quả giúp điều chỉnh và tối ưu hành trình tiếp nhận cho từng nhóm nhân viên.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép so sánh quy trình tiếp nhận giữa các nhóm nhân viên, để tối ưu hóa lộ trình phù hợp cho từng nhóm.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là trường thông tin tiêu chuẩn trong hồ sơ công việc hoặc nhiệm vụ của nhân viên trên Oracle HCM.

Ví dụ
Toàn thời gianBán thời gianNhân viên hợp đồngThực tập sinh
Quốc gia làm việc của nhân viên mới
NewHireCountry
Quốc gia nơi nhân viên mới làm việc.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết địa điểm làm việc của nhân viên mới. Quy trình tiếp nhận có thể khác nhau đáng kể giữa các quốc gia do luật lao động và tập quán văn hóa khác nhau.

Phân tích quy trình theo quốc gia giúp phát hiện khác biệt về hiệu quả và việc tuân thủ giữa các khu vực. Thông tin này giúp chuẩn hóa quy trình khi có thể, đồng thời vẫn đáp ứng những khác biệt cần thiết tại địa phương.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích quy trình tiếp nhận theo khu vực địa lý để phát hiện khác biệt về hiệu quả và việc tuân thủ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này nằm trong chi tiết địa điểm hoặc nhiệm vụ của nhân viên mới, thuộc hồ sơ nhân viên chính trên Oracle HCM.

Ví dụ
Hoa KỳĐứcẤn ĐộVương quốc Anh
Sẵn sàng trong ngày đầu tiên
IsFirstDayReady
Cờ được tính toán để cho biết thiết bị cần thiết đã được giao trước ngày nhân viên mới bắt đầu làm việc hay chưa.
Mô tả

Thuộc tính dạng đúng/sai này được tính bằng cách so sánh thời điểm hoàn thành hoạt động “Đã giao thiết bị” và các hoạt động chuẩn bị khác với “Ngày bắt đầu làm việc chính thức”. Giá trị là đúng nếu mọi điều kiện cần thiết đều được đáp ứng trước ngày đầu tiên.

Thuộc tính này là cơ sở trực tiếp để tính KPI “Tỷ lệ sẵn sàng trong ngày đầu tiên”. Tỷ lệ cao cho thấy nhân viên mới có khởi đầu thuận lợi và có thể bắt tay vào công việc ngay. Tỷ lệ thấp báo hiệu vấn đề mang tính hệ thống trong quy trình cấp phát cần được xử lý.

Vì sao điều này quan trọng

Đo lường hiệu quả chuẩn bị trước khi nhân viên nhận việc, yếu tố quan trọng đối với năng suất và trải nghiệm ban đầu của nhân viên mới.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính được tính bằng cách so sánh thời điểm “Đã giao thiết bị” với thuộc tính “Ngày bắt đầu làm việc chính thức” của từng hồ sơ.

Ví dụ
truefalse
Tổng thời gian quy trình tiếp nhận nhân viên mới
TotalOnboardingCycleTime
Tổng thời gian từ khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc đến khi hoàn tất buổi trao đổi sau 30 ngày.
Mô tả

Đây là chỉ số ở cấp hồ sơ, đo tổng thời gian từ đầu đến cuối của quy trình tiếp nhận nhân viên mới. Chỉ số được tính bằng khoảng thời gian giữa hoạt động đầu tiên (“Chấp nhận lời mời làm việc”) và một mốc hòa nhập quan trọng (“Thực hiện buổi trao đổi sau 30 ngày”).

Thuộc tính này là thước đo chính cho KPI “Thời gian tiếp nhận nhân viên mới trung bình” và bảng điều khiển “Tổng thời gian quy trình tiếp nhận nhân viên mới”. Chỉ số cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu quả quy trình và cho biết nhân viên mới cần bao lâu để bắt đầu làm việc hiệu quả.

Vì sao điều này quan trọng

Đo lường hiệu quả từ đầu đến cuối của quy trình tiếp nhận, ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian để nhân viên mới hòa nhập và làm việc hiệu quả.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là chỉ số được tính từ thời điểm của các hoạt động “Chấp nhận lời mời làm việc” và “Thực hiện buổi trao đổi sau 30 ngày” trong từng hồ sơ tiếp nhận.

Ví dụ
345600043200002592000
Trạng thái đào tạo bắt buộc
RequiredTrainingStatus
Trạng thái hiện tại của các khóa đào tạo bắt buộc được giao cho nhân viên mới.
Mô tả

Thuộc tính này theo dõi tiến độ đào tạo bắt buộc, với các trạng thái như “Đã giao”, “Đang thực hiện” hoặc “Đã hoàn thành”. Qua đó, bạn có thể biết nhân viên mới đã sẵn sàng đáp ứng yêu cầu tuân thủ đến đâu.

Trạng thái này rất quan trọng đối với bảng điều khiển “Tỷ lệ hoàn thành đào tạo bắt buộc”. Nhóm nhân sự và tuân thủ có thể theo dõi tiến độ, đồng thời can thiệp nếu nhân viên chưa hoàn thành đào tạo đúng hạn. Thông tin này chi tiết hơn so với chỉ ghi nhận sự kiện hoàn thành.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết rõ trạng thái đào tạo về tuân thủ, giúp theo dõi tiến độ và đảm bảo hoàn thành các yêu cầu bắt buộc đúng hạn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này có thể nằm trong phân hệ Oracle Learning Cloud hoặc một phân hệ đào tạo tương tự được tích hợp với Oracle HCM.

Ví dụ
Đã giaoĐang thực hiệnĐã hoàn thànhQuá hạn
Trạng thái kiểm tra lý lịch
BackgroundCheckStatus
Kết quả hoặc trạng thái của quy trình kiểm tra lý lịch.
Mô tả

Thuộc tính này theo dõi kết quả kiểm tra lý lịch, một bước quan trọng và thường mất nhiều thời gian trước khi nhân viên nhận việc. Các trạng thái có thể gồm “Đang thực hiện”, “Đạt” hoặc “Cần xem xét”.

Theo dõi trạng thái này rất quan trọng đối với bảng điều khiển “Thời gian hoàn tất các bước trước khi nhận việc”. Việc kiểm tra lý lịch bị chậm hoặc phát sinh vấn đề có thể ảnh hưởng đáng kể đến ngày bắt đầu làm việc. Theo dõi thuộc tính này giúp phát hiện và xử lý sớm những trở ngại tiềm ẩn.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp theo dõi một bước quan trọng trước khi nhận việc và phát hiện chậm trễ có thể ảnh hưởng đến ngày bắt đầu làm việc của nhân viên mới.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này có thể được lưu trong Oracle HCM Onboarding hoặc lấy từ nhà cung cấp dịch vụ kiểm tra lý lịch bên thứ ba đã tích hợp.

Ví dụ
ĐạtCần xem xétĐang thực hiệnChưa bắt đầu
Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Các hoạt động trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới

Đây là các bước và mốc quan trọng cần ghi lại trong nhật ký sự kiện để khám phá chính xác quy trình tiếp nhận nhân viên mới.
6 Nên có 10 Không bắt buộc
Hoạt động Mô tả
Hoàn tất giấy tờ trước khi nhận việc
Đánh dấu thời điểm nhân viên mới hoàn tất và gửi tất cả giấy tờ cần thiết trước khi nhận việc. Thông tin này được ghi nhận khi các nhiệm vụ liên quan đến tài liệu trong hành trình tiếp nhận được đánh dấu hoàn tất.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này giúp đảm bảo tuân thủ và nhân viên mới sẵn sàng vào ngày bắt đầu làm việc. Khoảng thời gian từ lúc gửi đến khi hoàn tất cho thấy điểm nghẽn trong khâu phản hồi của nhân viên mới hoặc mức độ dễ sử dụng của hệ thống.

Lấy dữ liệu ở đâu

Ghi nhận dấu thời gian hoàn tất các nhiệm vụ thu thập tài liệu liên quan trong Onboarding Journey của nhân viên trên Oracle HCM.

Thu thập

Dấu thời gian khi trạng thái của tất cả nhiệm vụ tài liệu bắt buộc chuyển thành 'Completed'.

Loại sự kiện inferred
Hoàn tất khóa đào tạo bắt buộc
Đánh dấu thời điểm nhân viên mới hoàn thành khóa đào tạo bắt buộc được giao. Sự kiện này được Oracle Learning Cloud tự động ghi nhận khi hoàn tất khóa học.
Vì sao điều này quan trọng

Sự kiện này rất quan trọng đối với việc tuân thủ và kiểm toán. So sánh dấu thời gian của sự kiện với hạn hoàn thành giúp theo dõi tỷ lệ hoàn thành đúng hạn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được ghi nhận rõ ràng từ ngày hoàn tất của bản ghi đăng ký trong mô-đun Oracle Learning Cloud.

Thu thập

Dấu thời gian trạng thái đăng ký khóa học chuyển thành 'Completed'.

Loại sự kiện explicit
Hoàn tất kiểm tra lý lịch
Đánh dấu thời điểm hoàn tất quy trình kiểm tra lý lịch. Sự kiện này thường được ghi nhận khi nhiệm vụ tiếp nhận tương ứng được đánh dấu hoàn tất, theo cách thủ công hoặc qua tích hợp tự động.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này giúp các bước tiếp theo được thực hiện và là cột mốc quan trọng để đáp ứng yêu cầu tuân thủ. Thời gian từ lúc bắt đầu đến khi hoàn tất là một KPI quan trọng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Ghi nhận dấu thời gian hoàn tất nhiệm vụ 'Background Check' trong Onboarding Journey được giao cho nhân viên trên Oracle HCM.

Thu thập

Dấu thời gian trạng thái nhiệm vụ kiểm tra lý lịch chuyển thành 'Completed' hoặc 'Closed'.

Loại sự kiện inferred
Tạo hồ sơ nhân sự
Hoạt động này đánh dấu thời điểm tạo hồ sơ nhân viên chính thức trong hệ thống nhân sự cốt lõi, chuyển ứng viên thành nhân viên. Đây là sự kiện cơ bản được ghi nhận trong Oracle HCM khi tạo hồ sơ cá nhân mới.
Vì sao điều này quan trọng

Tạo hồ sơ nhân sự đúng hạn là điều kiện quan trọng để thực hiện các hoạt động tiếp theo như cấp quyền truy cập CNTT và thiết lập bảng lương. Chậm trễ ở bước này có thể ảnh hưởng dây chuyền đến toàn bộ quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Ghi nhận từ ngày tạo hồ sơ cá nhân (bảng PER_ALL_PEOPLE_F) trong Oracle Fusion HCM, liên kết với trường hợp tiếp nhận nhân viên mới.

Thu thập

Dùng trường CREATION_DATE trong bảng hồ sơ nhân sự cốt lõi.

Loại sự kiện explicit
Thực hiện buổi trao đổi sau 30 ngày
Đánh dấu thời điểm hoàn tất buổi trao đổi chính thức đầu tiên giữa nhân viên mới và quản lý, thường diễn ra sau 30 ngày. Thông tin này được ghi nhận khi quản lý hoàn tất nhiệm vụ tương ứng trong hành trình tiếp nhận.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc quan trọng, cho biết giai đoạn hòa nhập ban đầu đã kết thúc. Cột mốc này thường được dùng làm điểm kết thúc để đo tổng thời gian và hiệu quả của quy trình tiếp nhận nhân viên mới.

Lấy dữ liệu ở đâu

Ghi nhận dấu thời gian hoàn tất nhiệm vụ '30-Day Check-in' trong Onboarding Journey của nhân viên mới trên Oracle HCM.

Thu thập

Dấu thời gian nhiệm vụ trao đổi sau 30 ngày được đánh dấu 'Completed'.

Loại sự kiện inferred
Ứng viên nhận lời mời làm việc
Hoạt động này đánh dấu thời điểm chính thức bắt đầu quy trình tiếp nhận nhân viên mới, khi ứng viên chính thức chấp nhận lời mời làm việc. Thông tin này thường được ghi nhận khi trạng thái của ứng viên chuyển thành 'Offer Accepted' hoặc trạng thái tương đương trong Oracle Recruiting hoặc mô-đun Onboarding.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là điểm bắt đầu quan trọng của mỗi trường hợp tiếp nhận nhân viên mới. Phân tích khoảng thời gian từ sự kiện này đến các sự kiện khác giúp xác định tổng thời gian chuẩn bị trước khi nhận việc và tiếp nhận nhân viên mới.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này thường được suy ra từ thay đổi trạng thái trong hồ sơ ứng tuyển trên Oracle Recruiting Cloud, hệ thống tích hợp với mô-đun Onboarding.

Thu thập

Xác định dấu thời gian khi trạng thái hồ sơ ứng tuyển của ứng viên chuyển thành 'Offer Accepted' hoặc trạng thái tương đương.

Loại sự kiện inferred
Bắt đầu cấp tài khoản CNTT
Đánh dấu thời điểm bắt đầu tạo tài khoản CNTT cho nhân viên mới. Thông tin này thường được ghi nhận khi tạo hoặc kích hoạt một nhiệm vụ cấp quyền CNTT cụ thể trong hành trình tiếp nhận.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này rất quan trọng để đảm bảo nhân viên mới có quyền truy cập hệ thống ngay ngày đầu tiên. Theo dõi thời điểm bắt đầu giúp đo lường hiệu quả xử lý yêu cầu của bộ phận CNTT.

Lấy dữ liệu ở đâu

Ghi nhận dấu thời gian tạo hoặc bắt đầu nhiệm vụ 'IT Provisioning' trong Onboarding Journey của nhân viên mới.

Thu thập

Dấu thời gian tạo nhiệm vụ liên quan đến CNTT hoặc thời điểm trạng thái chuyển thành 'In Progress'.

Loại sự kiện inferred
Bắt đầu kiểm tra lý lịch
Đánh dấu thời điểm bắt đầu kiểm tra lý lịch của nhân viên mới, thường thông qua tích hợp với nhà cung cấp bên thứ ba. Thông tin này thường được ghi nhận khi một nhiệm vụ cụ thể trong hành trình hoặc danh sách kiểm tra tiếp nhận nhân viên mới bắt đầu.
Vì sao điều này quan trọng

Thời gian kiểm tra lý lịch thường là một điểm nghẽn. Theo dõi thời điểm bắt đầu và kết thúc rất quan trọng để xác định các chậm trễ có thể khiến ngày bắt đầu làm việc bị lùi lại.

Lấy dữ liệu ở đâu

Ghi nhận dấu thời gian tạo hoặc bắt đầu nhiệm vụ 'Background Check' trong Onboarding Journey được giao cho nhân viên trên Oracle HCM.

Thu thập

Dấu thời gian tạo nhiệm vụ kiểm tra lý lịch hoặc thời điểm trạng thái chuyển thành 'In Progress'.

Loại sự kiện inferred
Đặt mua thiết bị
Hoạt động này được ghi nhận khi yêu cầu thiết bị cho nhân viên mới, chẳng hạn như máy tính xách tay hoặc điện thoại, được gửi chính thức. Đây thường là một nhiệm vụ trong hành trình tiếp nhận. Khi nhiệm vụ hoàn tất, điều đó có nghĩa là đơn hàng đã được đặt.
Vì sao điều này quan trọng

Đặt mua thiết bị đúng hạn rất quan trọng để nhân viên mới sẵn sàng làm việc ngay ngày đầu tiên. Hoạt động này giúp đo lường tốc độ bắt đầu quy trình mua sắm.

Lấy dữ liệu ở đâu

Ghi nhận dấu thời gian hoàn tất nhiệm vụ 'Order Equipment' trong Onboarding Journey hoặc sự kiện tích hợp với hệ thống mua sắm.

Thu thập

Dấu thời gian trạng thái nhiệm vụ đặt mua thiết bị chuyển thành 'Completed'.

Loại sự kiện inferred
Giao khóa đào tạo bắt buộc
Hoạt động này diễn ra khi giao cho nhân viên mới khóa đào tạo bắt buộc về tuân thủ hoặc theo vai trò. Thông tin thường được ghi nhận qua tích hợp với Oracle Learning Cloud, nơi tạo các lượt đăng ký khóa học.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là điểm bắt đầu để theo dõi đào tạo về tuân thủ. Hoạt động này giúp đảm bảo khóa đào tạo được giao kịp thời sau ngày tuyển dụng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể ghi nhận sự kiện này từ ngày tạo lượt đăng ký trong mô-đun Oracle Learning Cloud thuộc bộ HCM.

Thu thập

Dấu thời gian tạo bản ghi đăng ký khóa học.

Loại sự kiện explicit
Giao Onboarding Journey
Diễn ra khi quản trị viên nhân sự giao một hành trình hoặc danh sách kiểm tra tiếp nhận cụ thể cho nhân viên mới. Hành trình này gồm các nhiệm vụ mà nhân viên mới và những người liên quan cần hoàn thành.
Vì sao điều này quan trọng

Bước này chính thức bắt đầu quy trình tiếp nhận có hướng dẫn trong hệ thống. Phân tích bước này giúp xác định quy trình có được chuẩn hóa và khởi động đúng lúc hay không.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được ghi nhận rõ ràng trong các bảng quản lý Journey (PER_ALLOCATED_CHECKLISTS) khi danh sách kiểm tra được giao cho một người.

Thu thập

Dấu thời gian tạo bản ghi trong bảng quản lý các hành trình hoặc danh sách kiểm tra đã giao.

Loại sự kiện explicit
Giao thiết bị
Đánh dấu thời điểm xác nhận thiết bị đã được giao thành công cho nhân viên mới. Thông tin này thường được ghi nhận khi thành viên nhóm CNTT hoặc cơ sở vật chất tự đánh dấu hoàn tất nhiệm vụ 'Equipment Delivered' trong hành trình tiếp nhận.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là cột mốc quan trọng để nhân viên sẵn sàng làm việc ngay ngày đầu tiên. Thời gian từ 'Equipment Ordered' đến hoạt động này là KPI quan trọng để đánh giá hiệu quả của bộ phận CNTT và cơ sở vật chất.

Lấy dữ liệu ở đâu

Ghi nhận dấu thời gian hoàn tất nhiệm vụ 'Confirm Equipment Delivery' trong Onboarding Journey của nhân viên mới trên Oracle HCM.

Thu thập

Dấu thời gian trạng thái nhiệm vụ xác nhận giao thiết bị chuyển thành 'Completed'.

Loại sự kiện inferred
Gửi giấy tờ trước khi nhận việc
Hoạt động này diễn ra khi gửi cho nhân viên mới các giấy tờ cần thiết trước khi nhận việc, chẳng hạn như hợp đồng và xác nhận đã đọc chính sách. Đây thường là bước tự động trong hành trình tiếp nhận, dùng để gửi tài liệu điện tử cần ký.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi thời điểm gửi giấy tờ là bước đầu tiên để đo lường hiệu quả của quy trình quản lý tài liệu và xác định chậm trễ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường được ghi nhận dưới dạng sự kiện cụ thể hoặc thời điểm tạo nhiệm vụ trong danh sách kiểm tra hay Journey của Oracle Onboarding, khi tài liệu được gửi cho nhân viên mới.

Thu thập

Nhật ký sự kiện hoặc dấu thời gian tạo nhiệm vụ 'Distribute Documents'.

Loại sự kiện explicit
Hoàn tất giới thiệu với nhóm
Đánh dấu thời điểm chính thức giới thiệu nhân viên mới với nhóm. Đây thường là nhiệm vụ không bắt buộc trong danh sách kiểm tra tiếp nhận, được quản lý tuyển dụng đánh dấu hoàn tất.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này cho thấy mức độ hòa nhập với đồng nghiệp, yếu tố quan trọng đối với sự gắn kết và khả năng giữ chân nhân viên. Theo dõi việc hoàn tất giúp đảm bảo quản lý thực hiện trách nhiệm quan trọng này.

Lấy dữ liệu ở đâu

Ghi nhận dấu thời gian hoàn tất nhiệm vụ 'Introduce New Hire to Team' trong Onboarding Journey.

Thu thập

Dấu thời gian trạng thái nhiệm vụ giới thiệu nhân viên mới với nhóm chuyển thành 'Completed'.

Loại sự kiện inferred
Hoàn tất tiếp nhận nhân viên mới
Đánh dấu thời điểm chính thức kết thúc toàn bộ quy trình tiếp nhận một nhân viên mới. Thông tin này được ghi nhận khi trạng thái tổng thể của hành trình hoặc trường hợp tiếp nhận chuyển thành 'Completed' trong hệ thống.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này xác định rõ điểm kết thúc quy trình, giúp đo chính xác tổng thời gian và số trường hợp hoàn tất.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ trạng thái của hành trình hoặc danh sách kiểm tra tổng thể đã giao cho nhân viên chuyển thành 'Completed' trong bảng PER_ALLOCATED_CHECKLISTS.

Thu thập

Dấu thời gian trạng thái chính của hành trình chuyển thành 'Completed'.

Loại sự kiện inferred
Tổ chức buổi định hướng ngày đầu tiên
Đánh dấu thời điểm hoàn tất buổi định hướng ngày đầu tiên cho nhân viên mới. Đây thường là mục trong danh sách kiểm tra tiếp nhận, được đại diện nhân sự hoặc quản lý tuyển dụng đánh dấu hoàn tất.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này giúp đảm bảo mọi nhân viên mới đều có trải nghiệm định hướng nhất quán và đầy đủ. Theo dõi hoạt động này giúp giám sát mức độ chuẩn hóa của quy trình tiếp nhận.

Lấy dữ liệu ở đâu

Ghi nhận dấu thời gian hoàn tất nhiệm vụ 'First Day Orientation' trong Onboarding Journey của nhân viên.

Thu thập

Dấu thời gian trạng thái nhiệm vụ định hướng chuyển thành 'Completed'.

Loại sự kiện inferred
Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất dữ liệu

Cách lấy dữ liệu từ Oracle HCM Onboarding

Sẵn sàng bắt đầu?

Dùng mẫu này để bắt đầu xây dựng quy trình tiếp nhận nhân viên mới hiệu quả và tuân thủ hơn. Hãy chuyển dữ liệu thành thông tin hữu ích để hành động ngay hôm nay.

Bắt đầu cải tiến quy trình tiếp nhận nhân viên mới ngay hôm nay

Đạt mức tuân thủ 95% và mang đến trải nghiệm thuận lợi cho nhân viên mới ngay từ ngày đầu tiên.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Bắt đầu cải tiến ngay hôm nay.