Mẫu dữ liệu xử lý trả hàng và hoàn tiền

SAP S/4HANA
Mẫu dữ liệu xử lý trả hàng và hoàn tiền

Mẫu dữ liệu xử lý trả hàng và hoàn tiền

Mẫu này tổng hợp các thành phần dữ liệu cần thiết để phân tích quy trình xử lý trả hàng và hoàn tiền. Mẫu nêu rõ những thuộc tính cần thu thập, các hoạt động quan trọng cần theo dõi và hướng dẫn thực tế để trích xuất dữ liệu. Dùng tài nguyên này để chuẩn bị dữ liệu cho process mining và cải tiến quy trình.
  • Các thuộc tính nên thu thập
  • Các hoạt động chính cần theo dõi
  • Hướng dẫn trích xuất dữ liệu
Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Các thuộc tính của quy trình xử lý hàng trả lại và hoàn tiền

Đây là các trường dữ liệu nên có trong nhật ký sự kiện để phân tích quy trình xử lý hàng trả lại và hoàn tiền trên SAP S/4HANA.
5 Bắt buộc 6 Nên có 13 Không bắt buộc
Tên Mô tả
Mã yêu cầu trả hàng
ReturnCaseId
Mã định danh duy nhất cho một yêu cầu trả hàng của khách, liên kết mọi hoạt động liên quan từ lúc bắt đầu đến khi đóng yêu cầu.
Mô tả

Mã yêu cầu trả hàng là mã định danh chính, dùng để nhóm tất cả sự kiện và hoạt động thuộc cùng một lần trả hàng. Mỗi yêu cầu trả hàng của khách được gán một mã duy nhất để theo dõi toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối.

Trong process mining, thuộc tính này là nền tảng để tái dựng luồng quy trình. Thuộc tính giúp phân tích thời lượng xử lý từng yêu cầu, các biến thể quy trình và điểm nghẽn bằng cách kết nối những sự kiện riêng lẻ như 'Khởi tạo yêu cầu trả hàng', 'Nhận hàng tại kho' và 'Hoàn tất hoàn tiền' thành một dòng thời gian liền mạch cho từng lần trả hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là khóa thiết yếu để theo dõi một lần trả hàng từ đầu đến cuối, phục vụ mọi phân tích ở cấp yêu cầu, bao gồm thời gian xử lý và việc tìm ra các biến thể quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông thường, đây là số chứng từ bán hàng (VBELN) trong bảng phần đầu đơn trả hàng VBAK, nơi loại chứng từ (VBTYP) cho biết đây là đơn trả hàng.

Ví dụ
600001896000019060000191
Tên hoạt động
ActivityName
Tên của một hoạt động nghiệp vụ hoặc sự kiện cụ thể xảy ra trong quy trình trả hàng và hoàn tiền.
Mô tả

Thuộc tính này mô tả một bước hoặc mốc cụ thể trong vòng đời trả hàng. Hoạt động thể hiện công việc đang được thực hiện, chẳng hạn như 'Phê duyệt đơn trả hàng' hoặc 'Hoàn tất kiểm tra hàng trả lại'. Các hoạt động này được xác định từ thay đổi trạng thái, việc tạo chứng từ hoặc hành động cụ thể của người dùng được ghi lại trong SAP S/4HANA.

Phân tích trình tự và tần suất của các hoạt động là trọng tâm của process mining. Việc này giúp trực quan hóa sơ đồ quy trình, xác định các luồng xử lý phổ biến và hiếm gặp, đồng thời tìm ra những hoạt động thường xuyên lặp lại, dấu hiệu của việc phải làm lại hoặc quy trình kém hiệu quả.

Vì sao điều này quan trọng

Các hoạt động tạo nên cấu trúc chính của sơ đồ quy trình, giúp trực quan hóa và phân tích luồng quy trình, điểm nghẽn và các biến thể.

Lấy dữ liệu ở đâu

Tên hoạt động thường được xác định từ nhiều nguồn dữ liệu, chẳng hạn như thay đổi trạng thái chứng từ trong các bảng VBUK/VBUP, sự kiện tạo chứng từ trong các bảng phần đầu như VBAK (chứng từ bán hàng) và BKPF (chứng từ kế toán), cùng trạng thái luân chuyển hàng hóa trong MSEG.

Ví dụ
Khởi tạo yêu cầu trả hàngNhận hàng tại khoTạo chứng từ ghi cóHoàn tất hoàn tiền
Thời điểm sự kiện
EventTime
Dấu thời gian chính xác cho biết thời điểm một hoạt động cụ thể diễn ra.
Mô tả

Thời điểm sự kiện ghi lại ngày giờ một sự kiện nghiệp vụ được lưu trong hệ thống. Dấu thời gian này rất quan trọng để sắp xếp hoạt động theo trình tự thời gian và thực hiện mọi phân tích dựa trên thời gian.

Trong process mining, thuộc tính này được dùng để tính thời gian giữa các hoạt động, xác định thời lượng của từng bước và phân tích hiệu suất quy trình theo thời gian. Đây là cơ sở để tìm ra điểm nghẽn, theo dõi mức độ đáp ứng SLA và hiểu diễn biến theo thời gian của quy trình trả hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Dấu thời gian này rất cần thiết để sắp xếp sự kiện, tính mọi khoảng thời gian và thời gian xử lý, đồng thời xác định các khâu chậm trễ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông thường, dữ liệu được lấy từ các trường ngày và giờ gắn với việc tạo chứng từ hoặc thay đổi trạng thái, chẳng hạn ERDAT (Ngày tạo) và ERZET (Giờ tạo) trong các bảng như VBAK, LIKP và BKPF, hoặc ngày hạch toán (BUDAT) trong chứng từ kế toán.

Ví dụ
2023-10-26T10:05:00Z2023-10-27T14:30:15Z2023-10-28T09:00:00Z
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdateTimestamp
Dấu thời gian cho biết dữ liệu của sự kiện này được làm mới hoặc trích xuất lần gần nhất khi nào.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại ngày giờ của lần trích xuất hoặc cập nhật dữ liệu gần nhất. Đây là siêu dữ liệu cho biết bộ dữ liệu được phân tích có mới hay không.

Thông tin này giúp bạn biết phân tích process mining có dựa trên dữ liệu mới nhất hay không. Người dùng có thể xem dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nào, đặc biệt hữu ích khi theo dõi hoạt động và dùng bảng điều khiển để giám sát các yêu cầu đang xử lý.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết dữ liệu mới đến đâu, yếu tố quan trọng để đảm bảo các phân tích và bảng điều khiển dựa trên thông tin cập nhật.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông thường, công cụ ETL hoặc đường ống dữ liệu tạo và gắn dấu thời gian này vào bộ dữ liệu khi trích xuất.

Ví dụ
2023-11-01T02:00:00Z2023-11-02T02:00:00Z
Mã hệ thống nguồn
SourceSystemId
Mã định danh của hệ thống nguồn nơi dữ liệu được trích xuất.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết hệ thống ghi nhận dữ liệu ban đầu của sự kiện. Với quy trình này, đó thường là mã phiên bản SAP S/4HANA.

Trong môi trường có nhiều hệ thống, trường này rất quan trọng để theo dõi nguồn gốc dữ liệu, xử lý sự cố và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu. Trường này giúp phân biệt dữ liệu khi hàng trả lại được xử lý trên nhiều phiên bản ERP hoặc tích hợp với các hệ thống bên ngoài như hệ thống quản lý kho.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp thông tin quan trọng về nguồn gốc và luồng dữ liệu, nhất là trong môi trường có nhiều hệ thống, giúp đảm bảo khả năng truy xuất và độ tin cậy của dữ liệu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Giá trị này thường không thay đổi và được cấu hình khi trích xuất dữ liệu. Bạn có thể lấy giá trị từ thông tin quản trị của hệ thống SAP, chẳng hạn như System ID (SID).

Ví dụ
S4H_PROD_100S4Q_DEV_200
Lý do trả hàng
ReturnReason
Lý do khách hàng đưa ra khi trả hàng.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại lý do khách hàng nêu khi trả hàng, chẳng hạn như 'Sản phẩm bị lỗi', 'Sai kích cỡ' hoặc 'Không còn nhu cầu'. Thông thường, khách hàng chọn lý do từ danh sách mã có sẵn khi bắt đầu yêu cầu trả hàng.

Phân tích lý do trả hàng rất quan trọng để xác định vấn đề về chất lượng sản phẩm, cải thiện mô tả sản phẩm hoặc điều chỉnh quy trình bán hàng. Dữ liệu này cho thấy trực tiếp nguyên nhân khiến khách hàng không hài lòng và giúp doanh nghiệp ưu tiên các lĩnh vực cần cải thiện để giảm tỷ lệ trả hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết lý do hàng bị trả lại, giúp phân tích nguyên nhân gốc rễ để xử lý vấn đề về chất lượng sản phẩm, lỗi giao hàng hoặc chênh lệch giữa kỳ vọng của khách hàng và sản phẩm.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường được lưu trong bảng mặt hàng của đơn bán hàng trả lại (VBAP), tại trường ABGRU (Lý do từ chối chứng từ bán hàng).

Ví dụ
001 - Chất lượng kém002 - Hư hỏng trong quá trình vận chuyển005 - Giao sai mặt hàng
Mã khách hàng
CustomerId
Mã định danh duy nhất của khách hàng gửi yêu cầu trả hàng.
Mô tả

Thuộc tính này xác định khách hàng yêu cầu trả hàng. Thuộc tính liên kết một lần xử lý với một đối tượng cụ thể trong dữ liệu chính khách hàng.

Phân tích hàng trả lại theo khách hàng giúp xác định các mẫu hành vi, chẳng hạn như khách hàng có tỷ lệ trả hàng cao bất thường, có thể là dấu hiệu gian lận hoặc không hài lòng. Thuộc tính này cũng cho phép phân nhóm quy trình trả hàng theo loại khách hàng, giá trị hoặc lịch sử giao dịch để điều chỉnh mức độ phục vụ phù hợp.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết hàng trả lại với từng khách hàng, giúp phân tích hành vi, phân nhóm khách hàng và xác định những người thường xuyên trả hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này có trong trường mã khách hàng (KUNNR) ở bảng phần đầu đơn trả hàng (VBAK).

Ví dụ
CUST-001234CUST-005678CUST-009012
Mã sản phẩm
ProductId
Mã định danh duy nhất của mặt hàng được trả lại.
Mô tả

Thuộc tính này xác định vật tư hoặc sản phẩm được trả lại. Thuộc tính liên kết quy trình trả hàng với một mặt hàng cụ thể trong danh mục sản phẩm.

Phân tích hàng trả lại theo sản phẩm là cách quan trọng để xác định mặt hàng có tỷ lệ trả cao, có thể do lỗi chất lượng, mô tả sản phẩm chưa rõ hoặc vấn đề trong sản xuất. Dữ liệu này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định phù hợp về thiết kế sản phẩm, quản lý nhà cung cấp và chiến lược hàng tồn kho.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết quy trình trả hàng với từng sản phẩm, giúp phân tích tỷ lệ trả hàng theo mặt hàng và xác định vấn đề về chất lượng hoặc mô tả sản phẩm.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này có trong trường mã vật tư (MATNR) ở bảng mặt hàng của đơn trả hàng (VBAP) hoặc bảng mặt hàng của chứng từ giao hàng trả lại (LIPS).

Ví dụ
FG-10023HW-45981SW-LICENSE-PREM
Số tiền hoàn
RefundAmount
Giá trị tiền cuối cùng được hoàn cho khách hàng.
Mô tả

Thuộc tính này thể hiện số tiền thực tế được ghi có hoặc hoàn cho khách hàng sau khi hoàn tất quy trình trả hàng. Giá trị này được ghi trong các chứng từ tài chính như chứng từ ghi có.

Đây là chỉ số tài chính quan trọng, được dùng trong nhiều phân tích. Chỉ số này cần thiết cho bảng điều khiển 'Phân tích chênh lệch số tiền hoàn' để so sánh với số tiền khách yêu cầu. Bạn cũng có thể phân nhóm hàng trả lại theo giá trị để xác định liệu các trường hợp giá trị cao có quy trình khác hoặc mất nhiều thời gian xử lý hơn hay không.

Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi tác động tài chính của hàng trả lại, rất cần thiết để phân tích độ chính xác của khoản hoàn, xác định các trường hợp giá trị cao và hiểu tổng chi phí.

Lấy dữ liệu ở đâu

Dữ liệu được lấy từ trường giá trị thuần (NETWR) của chứng từ ghi có, trong các bảng như VBRK (Phần đầu chứng từ thanh toán) hoặc BSEG (Mục chứng từ kế toán).

Ví dụ
125.50999.0049.99
Tên người dùng
UserName
Mã người dùng của nhân viên thực hiện hoạt động.
Mô tả

Thuộc tính này xác định người dùng hoặc tác nhân hệ thống cụ thể chịu trách nhiệm hoàn thành một tác vụ, chẳng hạn phê duyệt trả hàng hoặc tạo chứng từ ghi có. Trong SAP, thông tin này thường được lưu trong các trường ghi lại người tạo hoặc người thay đổi chứng từ.

Phân tích theo người dùng giúp xác định cá nhân hoặc nhóm có hiệu suất cao, nhu cầu đào tạo và cách phân bổ khối lượng công việc. Thông tin này cũng rất cần thiết khi điều tra sai lệch, vì liên kết hành động trong quy trình với từng người dùng, hỗ trợ công tác tuân thủ và kiểm toán.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết hoạt động trong quy trình với từng người dùng, giúp phân tích hiệu suất nhóm, khối lượng công việc và mức độ tuân thủ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường có trong các bảng phần đầu chứng từ, chẳng hạn ERNAM (Người tạo) trong VBAK (Đơn bán hàng), LIKP (Chứng từ giao hàng) và BKPF (Chứng từ kế toán). Có thể bổ sung thông tin người dùng từ bảng dữ liệu chính người dùng USR21.

Ví dụ
CBROWNASMITHWF_BATCH
Thời điểm kết thúc sự kiện
EventEndTime
Dấu thời gian đánh dấu lúc một hoạt động hoàn tất, dùng để tính thời lượng của hoạt động đó.
Mô tả

Trong khi StartTime (EventTime) đánh dấu lúc một hoạt động bắt đầu, EventEndTime cho biết lúc hoạt động kết thúc. Với nhiều sự kiện do hệ thống tạo, thời điểm bắt đầu và kết thúc giống nhau vì sự kiện diễn ra tức thời. Tuy nhiên, thuộc tính này rất quan trọng với các hoạt động có thời lượng đo được, chẳng hạn như 'Kiểm tra hàng trả lại'.

Thuộc tính này giúp tính trực tiếp thời gian xử lý của từng hoạt động. Đây là cơ sở quan trọng để phân tích hiệu suất và xác định bước cụ thể nào đang tốn nhiều thời gian nhất, thay vì chỉ xem xét khoảng thời gian giữa các bước.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp tính chính xác thời lượng của từng hoạt động, từ đó xác định các khâu kém hiệu quả trong từng bước cụ thể của quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Giá trị này thường được suy ra. Một số hoạt động có thể có trường riêng, nhưng phổ biến hơn là dùng StartTime của hoạt động tiếp theo trong cùng yêu cầu.

Ví dụ
2023-10-26T11:25:30Z2023-10-27T15:00:00Z2023-10-28T09:10:45Z
Có làm lại
IsRework
Cờ cho biết một hoạt động trong trường hợp có lặp lại hoạt động trước đó hay không.
Mô tả

Thuộc tính dạng đúng/sai được tính toán này xác định các lần làm lại, tức là một hoạt động được thực hiện nhiều lần trong cùng một trường hợp. Ví dụ: mặt hàng phải được kiểm tra lại, hoặc chứng từ ghi có được tạo, hủy rồi tạo lại.

Thuộc tính này rất cần thiết cho bảng điều khiển “Phân tích công việc làm lại trong quy trình xử lý hoàn tiền” và KPI “Tỷ lệ làm lại khi hoàn tiền”. Thuộc tính giúp đo lường sự kém hiệu quả của quy trình bằng cách làm nổi bật các hoạt động dễ phát sinh lỗi hoặc cần thực hiện nhiều lần, qua đó chỉ ra những khâu cần kiểm soát hoặc đào tạo tốt hơn.

Vì sao điều này quan trọng

Làm nổi bật sự kém hiệu quả và lỗi trong quy trình bằng cách đánh dấu công việc bị lặp lại, giúp cải tiến đúng trọng tâm để giảm lãng phí và chậm trễ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Cờ này thường do công cụ process mining tính toán hoặc được tính trước trong bước chuyển đổi dữ liệu. Cờ kiểm tra xem cùng tên hoạt động đã xuất hiện trước đó trong cùng trường hợp hay chưa.

Ví dụ
truefalse
Có tự động hóa
IsAutomated
Cờ cho biết hoạt động do hệ thống hay con người thực hiện.
Mô tả

Thuộc tính dạng đúng/sai này phân biệt hoạt động do hệ thống tự động thực hiện, chẳng hạn qua workflow hoặc tác vụ chạy nền, với hoạt động do người dùng thực hiện thủ công.

Thuộc tính này rất cần thiết để tính KPI “Tỷ lệ phê duyệt hoàn tiền tự động” và xác định cơ hội tăng mức độ tự động hóa. Khi lọc các tác vụ thủ công, doanh nghiệp có thể tập trung cải tiến quy trình vào những khâu mà tự động hóa mang lại lợi ích lớn nhất về tốc độ, chi phí và độ chính xác.

Vì sao điều này quan trọng

Phân biệt tác vụ thủ công và tự động, giúp xác định cơ hội tự động hóa và đo lường tác động của chuyển đổi số.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường được xác định dựa trên Tên người dùng. Ví dụ, nếu người dùng là “WF_BATCH” hoặc một mã hệ thống khác, hoạt động sẽ được đánh dấu là tự động.

Ví dụ
truefalse
Đáp ứng SLA hoàn tiền
RefundSlaAdherence
Cờ cho biết khoản hoàn tiền có được xử lý trong thời hạn SLA hay không.
Mô tả

Thuộc tính được tính toán này kiểm tra xem hoạt động “Đã xử lý hoàn tiền” có diễn ra vào hoặc trước “Ngày mục tiêu hoàn tất SLA hoàn tiền” hay không. Thuộc tính cho biết rõ từng trường hợp có đáp ứng SLA hay không.

Đây là chỉ số cốt lõi của bảng điều khiển “Theo dõi việc đáp ứng SLA hoàn tiền” và KPI “Tỷ lệ đáp ứng SLA hoàn tiền”. Chỉ số giúp đo lường hiệu suất so với cam kết với khách hàng, đồng thời xác định các trường hợp chưa đạt kỳ vọng để phân tích nguyên nhân gốc rễ gây chậm trễ.

Vì sao điều này quan trọng

Đo trực tiếp hiệu suất so với cam kết với khách hàng, là chỉ báo quan trọng về chất lượng dịch vụ và mức độ hài lòng của khách hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tính bằng cách so sánh EventTime của hoạt động “Đã xử lý hoàn tiền” với “RefundSlaTargetDate” của từng trường hợp.

Ví dụ
truefalse
Kết quả kiểm tra mặt hàng
ItemInspectionOutcome
Kết quả kiểm tra thực tế mặt hàng được trả lại.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại kết quả kiểm tra sau khi hàng được nhận tại kho. Các kết quả thường gặp gồm “Chấp nhận, có thể bán lại”, “Từ chối, hàng bị hư hỏng” hoặc “Chấp nhận, có thể tân trang”.

Dữ liệu này cung cấp thông tin quan trọng cho các bước tiếp theo của quy trình. Kết quả kiểm tra quyết định khách hàng được hoàn tiền toàn bộ, một phần hay không được hoàn tiền. Phân tích kết quả giúp xác định lý do từ chối và cung cấp thông tin để cải thiện bao bì sản phẩm hoặc lựa chọn đối tác vận chuyển nếu hàng thường xuyên bị hư hỏng trong quá trình giao nhận.

Vì sao điều này quan trọng

Giải thích cơ sở quyết định duyệt hoặc từ chối hoàn tiền, đồng thời cung cấp dữ liệu hữu ích về tình trạng mặt hàng và lý do điều chỉnh khoản hoàn tiền.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này có thể được ghi trong lô kiểm tra của phân hệ quản lý chất lượng (QM), hoặc dưới dạng trạng thái hay mã lý do trên dòng hàng của chứng từ giao hàng trả lại (LIPS). Thông tin cũng có thể nằm trong một trường tùy chỉnh.

Ví dụ
Chấp nhận, có thể bán lạiChấp nhận, cần tân trangTừ chối, khách hàng làm hư hỏngTừ chối, trả nhầm mặt hàng
Mã chính sách trả hàng
ReturnPolicyId
Mã định danh của chính sách trả hàng áp dụng cho trường hợp trả hàng cụ thể này.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết chính sách trả hàng hoặc bộ quy tắc nào áp dụng cho giao dịch. Chính sách có thể khác nhau tùy theo loại sản phẩm, nhóm khách hàng hoặc thời gian kể từ khi mua hàng.

Dữ liệu này rất cần thiết cho bảng điều khiển “Tổng quan về tuân thủ chính sách trả hàng”. Khi gắn từng trường hợp với một chính sách, hệ thống có thể tự động kiểm tra việc tuân thủ các quy tắc, chẳng hạn như thời hạn trả hàng hoặc yêu cầu về tình trạng sản phẩm, đồng thời đánh dấu các trường hợp sai lệch để phân tích.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép tự động kiểm tra việc tuân thủ các quy tắc kinh doanh, giúp đảm bảo hàng trả lại được xử lý nhất quán và đúng chính sách.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trường này thường không có sẵn trong SAP và có thể cần được xác định dựa trên logic kinh doanh, sử dụng dữ liệu như loại sản phẩm, khách hàng và ngày bán. Nếu được triển khai, trường này có thể được lưu trong một trường tùy chỉnh.

Ví dụ
STD-30DAYELEC-90DAY-WARRANTYFINAL-SALE-DEFECT
Ngày mục tiêu hoàn tất SLA hoàn tiền
RefundSlaTargetDate
Ngày mục tiêu cần xử lý xong khoản hoàn tiền cho trường hợp trả hàng.
Mô tả

Thuộc tính này xác định thời hạn trong Thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) để xử lý khoản hoàn tiền. Ngày này thường được tính theo quy tắc kinh doanh, chẳng hạn một số ngày nhất định sau khi yêu cầu trả hàng được duyệt hoặc hàng được nhận.

Trường này là cơ sở cho bảng điều khiển “Theo dõi việc đáp ứng SLA hoàn tiền” và KPI liên quan. Trường này giúp chủ động theo dõi các trường hợp có nguy cơ trễ SLA và phân tích nguyên nhân gốc rễ gây chậm trễ, từ đó cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Làm cơ sở đo lường việc đáp ứng SLA, giúp theo dõi hiệu suất, ưu tiên các trường hợp tồn đọng lâu và cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trường này hầu như luôn được tính toán từ dữ liệu khác. Logic tính dựa trên một ngày mốc, chẳng hạn ngày tạo yêu cầu trả hàng, cộng với khoảng thời gian theo quy tắc kinh doanh. Khoảng thời gian này có thể phụ thuộc vào loại khách hàng hoặc lý do trả hàng.

Ví dụ
2023-11-10T23:59:59Z2023-11-15T23:59:59Z2023-11-20T23:59:59Z
Nhân sự xử lý
ProcessingAgent
Nhân sự hoặc nhóm tài nguyên cụ thể chịu trách nhiệm xử lý một hoạt động thủ công.
Mô tả

Thuộc tính này xác định người hoặc nhóm đã thực hiện một tác vụ. Trong môi trường dịch vụ dùng chung, thông tin này có thể cụ thể hơn “Tên người dùng” vì cho biết vai trò hoặc nhóm phụ trách.

Dữ liệu này hữu ích cho bảng điều khiển “Hiệu quả phê duyệt hoàn tiền”, giúp phân tích hiệu suất của từng nhân sự hoặc nhóm. Qua đó, bạn có thể hiểu cách phân bổ khối lượng công việc, xác định nhu cầu đào tạo và ghi nhận những cá nhân hoặc nhóm có cách làm hiệu quả để chia sẻ.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích hiệu suất theo từng nhân sự hoặc nhóm, hỗ trợ quản lý khối lượng công việc, xác định nhu cầu đào tạo và nâng cao hiệu quả.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này có thể có trong các chức năng Business Partner của SAP nếu đã phân công nhân sự xử lý. Ngoài ra, có thể xác định thông tin từ phòng ban hoặc vai trò của người dùng trong cơ cấu tổ chức nhân sự.

Ví dụ
Nhóm hỗ trợ cấp 1Nhóm kiểm tra khoPhòng tài chính - AP
Số chứng từ ghi có
CreditMemoNumber
Mã định danh duy nhất của chứng từ ghi có, dùng để cho phép hoàn tiền.
Mô tả

Chứng từ ghi có là chứng từ thanh toán chính thức, dùng để ghi có vào tài khoản khách hàng cho các mặt hàng đã trả lại. Thuộc tính này là mã duy nhất của chứng từ tài chính đó.

Theo dõi số chứng từ ghi có rất cần thiết để phân tích khâu quyết toán tài chính trong quy trình trả hàng. Đây là một mốc quan trọng, thường kích hoạt khoản hoàn tiền thực tế, đồng thời cần thiết cho việc đối soát tài chính và kiểm toán.

Vì sao điều này quan trọng

Đại diện cho giao dịch tài chính chính thức của khoản hoàn tiền, rất quan trọng để theo dõi các bước cuối của quy trình và phục vụ kiểm toán tài chính.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là số chứng từ thanh toán (VBELN) trong bảng phần đầu chứng từ thanh toán (VBRK), nơi loại chứng từ cho biết đây là chứng từ ghi có.

Ví dụ
900003459000034690000347
Số chứng từ giao hàng trả lại
ReturnDeliveryNumber
Mã định danh duy nhất của chứng từ giao hàng trả lại.
Mô tả

Khi khách hàng gửi trả hàng hóa, SAP tạo chứng từ giao hàng trả lại để quản lý khâu hậu cần nhập hàng. Thuộc tính này là mã duy nhất của chứng từ đó.

Mã này rất quan trọng để theo dõi quá trình di chuyển thực tế của hàng trả lại. Mã liên kết khía cạnh tài chính và hậu cần của việc trả hàng, giúp phân tích chi tiết các giai đoạn nhận hàng và kiểm tra.

Vì sao điều này quan trọng

Tạo liên kết quan trọng giữa đơn trả hàng và việc nhận hàng thực tế, cần thiết để phân tích khâu hậu cần và thời gian xử lý tại kho.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là số chứng từ giao hàng (VBELN) trong bảng phần đầu chứng từ giao hàng (LIKP), nơi loại chứng từ cho biết đây là chứng từ giao hàng trả lại.

Ví dụ
840000128400001384000014
Số tiền hoàn được yêu cầu
RequestedRefundAmount
Số tiền hoàn ban đầu được yêu cầu hoặc dự kiến khi bắt đầu quy trình.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại giá trị hàng hóa theo yêu cầu trả hàng ban đầu. Đây là mức cơ sở để so sánh với số tiền hoàn cuối cùng.

Trường này cần thiết riêng cho bảng điều khiển 'Phân tích chênh lệch số tiền hoàn'. So sánh số tiền được yêu cầu với số tiền thực tế được hoàn giúp xác định các vấn đề như hoàn tiền một phần do hàng hư hỏng, phí nhập lại kho hoặc các khoản điều chỉnh khác, qua đó đảm bảo tính chính xác và minh bạch về tài chính.

Vì sao điều này quan trọng

Dùng làm mốc để đo độ chính xác của khoản hoàn tiền, giúp xác định và phân tích chênh lệch giữa số tiền dự kiến và số tiền thực tế.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thường lấy từ giá trị thuần của các mặt hàng trong đơn hàng bán trả lại ban đầu. Đây là giá trị thuần (NETWR) của các dòng hàng tương ứng trong bảng VBAP.

Ví dụ
125.501050.0049.99
Tổ chức bán hàng
SalesOrganization
Đơn vị tổ chức chịu trách nhiệm về giao dịch bán hàng ban đầu và việc trả hàng.
Mô tả

Tổ chức bán hàng là một thành phần quan trọng trong cơ cấu tổ chức SAP, đại diện cho đơn vị chịu trách nhiệm bán và phân phối sản phẩm, dịch vụ. Đơn vị này được gán cho giao dịch trả hàng.

Thuộc tính này giúp lọc và so sánh quy trình trả hàng giữa các đơn vị kinh doanh, khu vực hoặc bộ phận. Qua đó, bạn có thể xác định tổ chức bán hàng nào có tỷ lệ trả hàng cao hơn hoặc xử lý hàng trả lại kém hiệu quả hơn, làm cơ sở phân tích hiệu suất giữa các đơn vị.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp so sánh hiệu suất và tỷ lệ trả hàng giữa các đơn vị kinh doanh, khu vực hoặc kênh bán hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này có trong trường tổ chức bán hàng (VKORG) ở bảng phần đầu đơn trả hàng (VBAK).

Ví dụ
10002100US01
Trạng thái đơn hàng trả lại
ReturnOrderStatus
Trạng thái tổng thể hiện tại của trường hợp trả hàng.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết trạng thái tổng quan của trường hợp trả hàng tại một thời điểm, chẳng hạn “Đang mở”, “Đang xử lý” hoặc “Đã đóng”. Trạng thái này thường được tổng hợp từ cột mốc chính gần nhất đã hoàn tất.

Thông tin này rất cần thiết cho bảng điều khiển “Trạng thái hiện tại của các trường hợp trả hàng”, giúp theo dõi khối lượng công việc và phân bổ các trường hợp. Nhờ đó, người quản lý biết có bao nhiêu trường hợp đang ở mỗi giai đoạn, từ đó phân bổ tài nguyên và quản lý công việc hiệu quả hơn.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết mỗi trường hợp đang ở đâu trong quy trình, rất cần thiết cho các bảng điều khiển vận hành theo dõi khối lượng công việc và trạng thái hiện tại.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được xác định từ các trường trạng thái trên những chứng từ liên quan. Ví dụ: trạng thái tiêu đề (GBSTK) hoặc trạng thái mặt hàng (LFSTK) trong đơn hàng bán liên quan (VBUK/VBUP) hoặc chứng từ giao hàng.

Ví dụ
Chờ nhận hàngChờ kiểm traChờ hoàn tiềnĐã đóng
Tuân thủ chính sách trả hàng
ReturnPolicyAdherence
Cờ cho biết trường hợp trả hàng có tuân thủ chính sách trả hàng đã quy định hay không.
Mô tả

Thuộc tính dạng đúng/sai được tính toán này cho biết trường hợp trả hàng có đáp ứng các tiêu chí trong chính sách áp dụng hay không. Logic có thể kiểm tra, chẳng hạn, yêu cầu trả hàng có được gửi trong thời hạn cho phép hay lý do trả hàng có hợp lệ với sản phẩm hay không.

Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp cho bảng điều khiển “Tổng quan về tuân thủ chính sách trả hàng”. Thuộc tính giúp tính tỷ lệ tuân thủ và đi sâu xuống các trường hợp không tuân thủ để tìm hiểu nguyên nhân sai lệch, qua đó giúp thực thi chính sách hiệu quả hơn.

Vì sao điều này quan trọng

Đo lường mức độ tuân thủ quy tắc kinh doanh, giúp xác định và giảm các trường hợp vi phạm chính sách có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận hoặc gây ngoại lệ trong quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tính theo quy tắc kinh doanh. Ví dụ: (Ngày bắt đầu trả hàng - Ngày mua ban đầu) <= [Số ngày được phép trả hàng]. Cần có Ngày mua ban đầu và các quy tắc chính sách để tính.

Ví dụ
truefalse
Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Các hoạt động trong quy trình xử lý hàng trả lại và hoàn tiền

Đây là các bước chính và mốc quan trọng cần ghi lại trong nhật ký sự kiện để khám phá và phân tích chính xác quy trình xử lý hàng trả lại và hoàn tiền.
7 Nên có 5 Không bắt buộc
Hoạt động Mô tả
Đóng yêu cầu trả hàng
Đây là hoạt động cuối cùng, cho biết quy trình trả hàng đã hoàn tất và không còn bước nào cần thực hiện cho yêu cầu này. Thông thường, sự kiện được suy ra khi chứng từ đơn trả hàng đạt trạng thái cuối cùng là đã đóng trong hệ thống.
Vì sao điều này quan trọng

Sự kiện này xác định điểm kết thúc vòng đời quy trình, giúp tính tổng thời gian xử lý từ đầu đến cuối. Sự kiện cũng xác nhận yêu cầu đã được giải quyết hoàn toàn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được suy ra khi trạng thái tổng thể của đơn trả hàng trong bảng VBAK hoặc các mặt hàng trong VBAP chuyển sang 'Hoàn tất' hoặc 'Đã đóng'. Trạng thái này được xác định theo cấu hình quản lý trạng thái của hệ thống.

Thu thập

Sự kiện được suy ra khi trạng thái chứng từ đơn trả hàng chuyển thành 'Hoàn tất'.

Loại sự kiện inferred
Hoàn tất hoàn tiền
Hoạt động này đánh dấu bước cuối của quy trình hoàn tiền, khi khoản ghi có được tất toán, nghĩa là tiền đã được gửi cho khách hàng. Sự kiện được suy ra từ việc tạo chứng từ tất toán trong phân hệ tài chính để thanh toán khoản ghi có còn mở trên tài khoản khách hàng.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là thời điểm khách hàng thực sự nhận được tiền. Thời gian từ lúc bắt đầu trả hàng đến bước này ảnh hưởng lớn đến sự hài lòng của khách hàng và là chỉ số quan trọng để đo mức độ đáp ứng SLA.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được suy ra từ thông tin chứng từ tất toán trong bảng mục hàng kế toán tài chính BSEG. Ngày tất toán (BSEG-AUGDT) trên mục hàng khách hàng liên quan đến chứng từ ghi có cho biết thời điểm hoàn tiền được xử lý.

Thu thập

Sự kiện được suy ra khi trường ngày tất toán được điền cho chứng từ kế toán liên quan đến chứng từ ghi có.

Loại sự kiện inferred
Hoàn tất kiểm tra hàng trả lại
Hoạt động này thể hiện việc hoàn tất đánh giá chất lượng và tình trạng của hàng trả lại. Trong Advanced Returns Management, đây thường là bước được ghi nhận rõ ràng, lưu kết quả kiểm tra và xác định hướng xử lý tiếp theo, chẳng hạn hoàn tiền hoặc loại bỏ hàng.
Vì sao điều này quan trọng

Thời lượng và kết quả kiểm tra ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian xử lý hoàn tiền và việc quản lý hàng tồn kho. Theo dõi hoạt động này rất quan trọng để phân tích hiệu quả kiểm tra và việc phải làm lại.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trong SAP Advanced Returns Management (ARM), đây có thể là sự kiện được ghi nhận rõ ràng từ giao dịch kiểm tra. Sự kiện cũng có thể được suy ra từ thay đổi trạng thái của mặt hàng trong đơn trả hàng, cho biết kết quả kiểm tra.

Thu thập

Sự kiện được ghi nhận từ nhật ký giao dịch hoặc thay đổi trạng thái liên quan đến các hoạt động xử lý hậu cần tiếp theo trong ARM.

Loại sự kiện explicit
Khởi tạo yêu cầu trả hàng
Đây là điểm bắt đầu của quy trình trả hàng, khi đơn trả hàng được tạo chính thức trong hệ thống. Sự kiện này được ghi nhận rõ ràng khi một chứng từ bán hàng mới thuộc loại đơn trả hàng được lưu trong SAP S/4HANA.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này đánh dấu thời điểm chính thức bắt đầu vòng đời của yêu cầu trả hàng. Phân tích thời gian từ sự kiện này đến khi đóng yêu cầu rất quan trọng để đo tổng thời gian xử lý và đánh giá trải nghiệm khách hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là sự kiện được ghi nhận rõ ràng khi tạo chứng từ bán hàng trong bảng VBAK, với loại chứng từ (VBAK-VBTYP) cho biết đây là đơn trả hàng. Thời điểm tạo được lưu trong VBAK-ERDAT.

Thu thập

Sự kiện được ghi nhận khi lưu đơn bán hàng trả lại mới, chẳng hạn qua giao dịch VA01.

Loại sự kiện explicit
Nhận hàng tại kho
Sự kiện này đánh dấu thời điểm hàng trả lại được nhận thực tế tại kho hoặc trung tâm xử lý. Sự kiện được ghi nhận rõ ràng khi thực hiện Post Goods Receipt (PGR) cho chứng từ giao hàng trả lại và tạo chứng từ vật tư.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng, bắt đầu tính thời gian kiểm tra và quyết định hướng xử lý. Các chậm trễ trước mốc này thường do khách hàng, còn chậm trễ sau đó thuộc nội bộ doanh nghiệp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được ghi nhận từ các bảng chứng từ vật tư MSEG và MKPF, với loại giao dịch nhập hàng tương ứng với hàng trả lại. Ngày hạch toán (MKPF-BUDAT) cho biết thời điểm xảy ra sự kiện.

Thu thập

Sự kiện tương ứng với việc hạch toán nhập hàng cho chứng từ giao hàng trả lại.

Loại sự kiện explicit
Tạo chứng từ ghi có
Đây là bước tạo chứng từ thanh toán chính thức để ghi có vào tài khoản khách hàng cho mặt hàng trả lại. Sự kiện được ghi nhận rõ ràng khi tạo chứng từ ghi có từ yêu cầu ghi có.
Vì sao điều này quan trọng

Việc tạo chứng từ ghi có là một mốc tài chính quan trọng. Bước này xác nhận số tiền cần hoàn và cho phép bắt đầu quy trình thanh toán.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được ghi nhận khi tạo chứng từ thanh toán trong bảng VBRK, với loại chứng từ cho biết đây là chứng từ ghi có. Chứng từ này được liên kết với yêu cầu ghi có trong bảng VBFA.

Thu thập

Sự kiện được ghi nhận khi lưu chứng từ thanh toán ghi có mới, chẳng hạn qua giao dịch VF01.

Loại sự kiện explicit
Tạo yêu cầu ghi có
Sau khi kiểm tra đạt yêu cầu, hoạt động này đánh dấu việc tạo yêu cầu ghi có cho khách hàng. Sự kiện được ghi nhận khi tạo chứng từ bán hàng mới thuộc loại yêu cầu ghi có, có tham chiếu đến đơn trả hàng ban đầu.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là bước khởi đầu cho phần quyết toán tài chính trong quy trình trả hàng. Phân tích thời gian từ lúc kiểm tra đến bước này cho thấy mức độ hiệu quả khi chuyển giao công việc từ bộ phận hậu cần sang tài chính.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được ghi nhận khi tạo chứng từ bán hàng trong bảng VBAK với loại chứng từ là yêu cầu ghi có. Mối liên kết với đơn trả hàng được lưu trong bảng luồng chứng từ VBFA.

Thu thập

Sự kiện được ghi nhận khi lưu chứng từ yêu cầu ghi có mới.

Loại sự kiện explicit
Phê duyệt đơn trả hàng
Hoạt động này thể hiện đơn trả hàng đã được phê duyệt hoặc giải phóng chính thức để chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Thông thường, sự kiện được suy ra từ thay đổi trạng thái ở phần đầu chứng từ bán hàng hoặc ở từng mặt hàng, cho biết các lệnh chặn đã được gỡ bỏ.
Vì sao điều này quan trọng

Các bước phê duyệt có thể gây chậm trễ đáng kể. Theo dõi hoạt động này giúp xác định điểm nghẽn ở giai đoạn cấp phép ban đầu của quy trình trả hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được suy ra từ các bảng quản lý trạng thái hoặc các trường trạng thái trong bảng VBAK hay VBAP. Thay đổi trạng thái giải phóng hoặc gỡ chặn giao hàng (VBAP-LIFSP) có thể cho biết đơn đã được phê duyệt.

Thu thập

Sự kiện được suy ra từ thay đổi ở trường trạng thái phần đầu chứng từ hoặc mặt hàng của đơn trả hàng, cho biết đơn đã được giải phóng hoặc phê duyệt.

Loại sự kiện inferred
Tạo chứng từ giao hàng trả lại
Hoạt động này đánh dấu việc tạo chứng từ giao hàng nhập, dùng để quản lý quá trình nhận hàng trả lại. Hệ thống ghi nhận rõ ràng sự kiện tạo chứng từ giao hàng có tham chiếu đến đơn trả hàng.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là một mốc quan trọng trong khâu hậu cần. Thời gian từ lúc phê duyệt trả hàng đến khi tạo chứng từ giao hàng cho thấy mức độ hiệu quả khi chuyển thông tin trả hàng đến kho hoặc bộ phận tiếp nhận.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được ghi nhận khi tạo phần đầu chứng từ giao hàng trong bảng LIKP, liên kết với đơn trả hàng trước đó qua bảng luồng chứng từ VBFA.

Thu thập

Sự kiện được ghi nhận khi lưu chứng từ giao hàng trả lại mới, chẳng hạn qua giao dịch VL01N.

Loại sự kiện explicit
Tạo chứng từ kế toán
Sự kiện này xảy ra khi chứng từ ghi có được hạch toán thành công vào phân hệ kế toán tài chính. Hệ thống tạo các bút toán tương ứng trong sổ cái, chính thức ghi nhận khoản ghi có về mặt kế toán.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này xác nhận khoản ghi có đã được đưa vào hệ thống tài chính. Thời gian từ lúc tạo chứng từ ghi có đến khi hạch toán kế toán có thể cho thấy vấn đề trong giao tiếp giữa hệ thống thanh toán và tài chính.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được ghi nhận khi tạo phần đầu chứng từ trong bảng kế toán BKPF, có liên kết với chứng từ ghi có trong VBRK (VBRK-BELNR).

Thu thập

Sự kiện được ghi nhận khi chứng từ thanh toán được hạch toán thành công vào Kế toán tài chính.

Loại sự kiện explicit
Tạo đơn đổi hàng
Hoạt động này thể hiện một hướng xử lý khác: thay vì hoàn tiền, doanh nghiệp tạo đơn bán hàng mới để gửi sản phẩm thay thế cho khách hàng. Sự kiện được ghi nhận khi tạo đơn bán hàng mới có tham chiếu đến đơn trả hàng ban đầu.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này giúp phân biệt hàng trả lại để hoàn tiền với hàng trả lại để đổi, vì hai trường hợp có các bước xử lý và kết quả khác nhau cho khách hàng. Đây là thông tin quan trọng để phân tích các biến thể của quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được ghi nhận khi tạo chứng từ bán hàng mới trong VBAK, có liên kết với đơn trả hàng trong bảng luồng chứng từ (VBFA).

Thu thập

Sự kiện được ghi nhận khi lưu chứng từ đơn bán hàng mới được xác định là đơn hàng thay thế.

Loại sự kiện explicit
Từ chối hàng trả lại
Sự kiện này cho biết hàng trả lại không đáp ứng điều kiện trong chính sách trả hàng và yêu cầu hoàn tiền hoặc ghi có đã bị từ chối. Thông thường, sự kiện được ghi nhận khi áp dụng một trạng thái hoặc mã lý do cụ thể cho mặt hàng trong đơn trả hàng sau khi kiểm tra.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi các trường hợp bị từ chối giúp phân tích mức độ tuân thủ chính sách trả hàng và xác định những lý do từ chối phổ biến. Đây là một nhánh ngoại lệ quan trọng trong quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện được suy ra khi có lý do từ chối (VBAP-ABGRU) trên mặt hàng trong đơn trả hàng hoặc khi một trạng thái cụ thể được gán trong quá trình kiểm tra bằng Advanced Returns Management.

Thu thập

Sự kiện được suy ra khi có lý do từ chối hoặc trạng thái 'bị từ chối' cụ thể trên mặt hàng trong chứng từ trả hàng.

Loại sự kiện inferred
Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất dữ liệu

Cách lấy dữ liệu từ SAP S/4HANA

Sẵn sàng bắt đầu?

Mẫu này cung cấp kiến thức nền tảng để bạn trích xuất và phân tích dữ liệu xử lý hàng trả lại và hoàn tiền. Bắt đầu cải tiến quy trình ngay hôm nay.

Cải tiến quy trình xử lý hàng trả lại và hoàn tiền trên SAP S/4HANA ngay hôm nay

Xác định điểm chưa hiệu quả, rút ngắn 30% thời gian xử lý và nâng cao mức độ hài lòng.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Bắt đầu cải tiến ngay hôm nay.