Cải thiện quy trình xử lý thanh toán

Vì sao nên tối ưu hóa quy trình xử lý thanh toán trên FIS Global?

Xử lý thanh toán là hoạt động thiết yếu của mọi tổ chức, giống như hệ tuần hoàn tài chính. Với một nền tảng quy mô lớn như FIS Global, nơi xử lý một phần đáng kể giao dịch thanh toán trên toàn cầu, hiệu quả và độ chính xác trong vận hành ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, tình trạng tuân thủ quy định và mức độ hài lòng của khách hàng. Quy trình xử lý thanh toán kém hiệu quả có thể kéo theo nhiều hệ quả: chi phí vận hành tăng, vốn lưu động bị chậm luân chuyển, bỏ lỡ chiết khấu thanh toán sớm, thậm chí chịu khoản phạt tài chính lớn do không tuân thủ. Mỗi yêu cầu thanh toán, lần phê duyệt, chuyển tiền và hoạt động đối soát đều có thể phát sinh chậm trễ hoặc sai sót, khiến doanh nghiệp mất thời gian và tiền bạc. Hiểu rõ và tối ưu hóa toàn bộ chu kỳ, từ yêu cầu ban đầu đến quyết toán cuối cùng, không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn góp phần duy trì sức khỏe tài chính và vận hành hiệu quả trong môi trường cạnh tranh.

Process mining giúp làm rõ quy trình xử lý thanh toán trên FIS Global

Các phương pháp truyền thống thường chỉ cho thấy từng phần rời rạc trong hành trình thanh toán, khiến việc tìm nguyên nhân gốc rễ của tình trạng kém hiệu quả hoặc không tuân thủ trở nên khó khăn. Process mining dùng dữ liệu nhật ký sự kiện từ hệ thống FIS Global để tái dựng luồng thực tế, từ đầu đến cuối, của từng giao dịch thanh toán. Khi theo dõi từng Payment Transaction ID riêng biệt như một hồ sơ, bạn có thể hiểu khách quan, dựa trên dữ liệu, cách thanh toán thực sự đi qua tổ chức. Các hoạt động có thể phân tích gồm Payment Request Created, Payment Details Validated, Payment Approved, Payment Authorized, Funds Transferred và Payment Reconciled. Bạn có thể xác định chính xác điểm nghẽn, nhận biết các trường hợp lệch khỏi quy trình mong muốn và phát hiện những vòng lặp xử lý lại khó thấy. Chẳng hạn, process mining có thể cho biết vì sao một số loại thanh toán mất nhiều thời gian hơn ở khâu phê duyệt hoặc vì sao một số người dùng thường gặp sự kiện Payment Error Identified. Nhờ đó, bạn hiểu rõ hơn những gì thường bị che khuất trong các hệ thống phức tạp như FIS Global.

Các lĩnh vực cần cải thiện mà process mining phát hiện

Áp dụng process mining vào quy trình xử lý thanh toán trên FIS Global có thể giúp xác định một số lĩnh vực cần cải thiện:

• Xử lý điểm nghẽn: Xác định chính xác nơi thanh toán bị đình trệ, dù ở bước Payment Approval, chờ Payment Authorization hay chậm chuyển Funds Transferred. Nhờ đó, bạn có thể tập trung xử lý ở cá nhân, nhóm hoặc bước hệ thống cụ thể.
• Đảm bảo tuân thủ: Có bằng chứng kiểm chứng được rằng mọi khoản thanh toán đều tuân thủ chính sách nội bộ và quy định tài chính bên ngoài. Phát hiện trường hợp thanh toán bỏ qua bước kiểm tra hoặc phê duyệt bắt buộc, từ đó chủ động giảm rủi ro tuân thủ và hỗ trợ kiểm toán.
• Nâng cao hiệu quả: Phát hiện các bước thừa, bàn giao thủ công không cần thiết hoặc thời gian chờ quá lâu làm kéo dài chu kỳ xử lý thanh toán. Cải thiện quy trình làm việc để giảm công sức vận hành và hoàn tất thanh toán nhanh hơn.
• Giảm sai sót: Phân tích các mẫu dẫn đến hoạt động Payment Error Identified và Payment Error Resolved. Khi hiểu rõ mã lỗi thường gặp hoặc người dùng xử lý liên quan, bạn có thể tổ chức đào tạo phù hợp hoặc cải thiện hệ thống để ngăn lỗi tái diễn.
• Tối ưu vốn lưu động: Thanh toán nhanh và chính xác hơn giúp bạn kiểm soát dòng tiền tốt hơn. Tìm cơ hội đẩy nhanh Payment Settled và Payment Notification Sent để cải thiện việc quản lý vốn lưu động.

Kết quả kỳ vọng khi cải thiện quy trình xử lý thanh toán

Khi dùng process mining để tối ưu hóa quy trình xử lý thanh toán trên FIS Global, tổ chức của bạn có thể đạt được những lợi ích cụ thể, đo lường được:

• Rút ngắn chu kỳ thanh toán: Giảm đáng kể thời gian từ Payment Request Created đến Payment Reconciled, thường từ 15-30% trở lên. Nhờ đó, khoản thanh toán được quyết toán nhanh hơn và quan hệ với nhà cung cấp được cải thiện.
• Giảm chi phí vận hành: Hạn chế xử lý lại, giảm tiền phạt thanh toán trễ và phân bổ tài nguyên hợp lý hơn bằng cách loại bỏ các bước kém hiệu quả và thao tác thủ công.
• Tăng cường tuân thủ và khả năng kiểm toán: Củng cố kiểm soát tài chính để đảm bảo mọi giao dịch thanh toán đều tuân thủ quy định. Điều này giúp bạn tự tin hơn khi kiểm toán và giảm nguy cơ chịu khoản phạt tốn kém.
• Cải thiện quản lý dòng tiền: Chu kỳ thanh toán nhanh và dễ dự đoán hơn giúp dự báo dòng tiền chính xác hơn và sử dụng vốn lưu động hiệu quả hơn.
• Tăng tính minh bạch: Có cái nhìn khách quan, đầy đủ về toàn bộ hoạt động thanh toán, hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu và cải tiến quy trình liên tục.

Bắt đầu tối ưu hóa quy trình xử lý thanh toán

Bạn không cần nhiều kinh nghiệm để bắt đầu tối ưu hóa quy trình xử lý thanh toán trên FIS Global bằng process mining. Process mining chuyển dữ liệu sự kiện phức tạp thành thông tin hữu ích, giúp bạn xác định rõ hướng cải thiện. Tập trung vào Payment Transaction ID cụ thể để nhanh chóng tìm ra những khâu cần xử lý và thực hiện thay đổi có mục tiêu. Cách này giúp bạn dựa vào dữ liệu thay vì phỏng đoán, để việc cải thiện quy trình xử lý thanh toán chính xác, hiệu quả và mang lại giá trị thiết thực cho tổ chức.