> Cải tiến quy trình liên tục > Xử lý thanh toán > SWIFT

Cải thiện quy trình xử lý thanh toán

Tối ưu hóa quy trình làm việc SWIFT với hướng dẫn gồm 6 bước này

Tải mẫu dữ liệu

Xử lý thanh toán

SWIFT

Chọn quy trình

Chọn quy trình để tiếp tục làm việc trong không gian làm việc đã kết nối.

Quy trình hiện có

Hệ thống hiện có

Thách thức(10)Mục tiêu(12)6 bước Xem trước Kết quả Dữ liệu Câu hỏi thường gặp(4)

Tối ưu quy trình xử lý thanh toán SWIFT để quyết toán nhanh hơn

Nền tảng giúp bạn theo dõi rõ từng bước trong quy trình vận hành, từ đó phát hiện điểm nghẽn tiềm ẩn và những chậm trễ không cần thiết. Phân tích toàn bộ vòng đời giao dịch giúp bạn xác định khâu nào cần can thiệp thủ công, làm chậm vận hành và tăng rủi ro. Nhờ vậy, đội ngũ có thể tập trung cải tiến những bước ảnh hưởng đến hiệu quả chung và tốc độ thanh toán.

Tải xuống mẫu dữ liệu đã cấu hình sẵn để xử lý các thách thức thường gặp và đạt mục tiêu về hiệu quả. Làm theo kế hoạch cải tiến 6 bước và xem hướng dẫn mẫu dữ liệu để cải thiện hoạt động vận hành.

Hiện mô tả chi tiết

Giá trị chiến lược của việc tối ưu thanh toán toàn cầu

Trong lĩnh vực tài chính quốc tế với nhiều rủi ro, hiệu quả xử lý thanh toán không chỉ là một chỉ số vận hành. Đây còn là nền tảng cho sự ổn định của tổ chức và niềm tin của khách hàng. Với các tổ chức dựa vào mạng nhắn tin SWIFT, giao dịch xuyên biên giới luôn phức tạp. Mỗi khoản thanh toán đi qua nhiều ngân hàng trung gian, khâu chuyển đổi tiền tệ và các yêu cầu pháp lý thay đổi liên tục. Khi quy trình kém hiệu quả, hậu quả đến ngay và gây tốn kém: thanh khoản bị mắc kẹt, chi phí vận hành tăng và có thể phát sinh khoản phạt tuân thủ nghiêm trọng. Tập trung cải tiến quy trình giúp tổ chức chuyển từ xử lý sự cố sang chủ động ưu tiên tốc độ, độ chính xác và tính minh bạch. Điều này càng quan trọng khi ngành chuyển từ định dạng cũ như MT103 sang tiêu chuẩn ISO 20022 giàu dữ liệu hơn, đòi hỏi xử lý và định tuyến dữ liệu tài chính chính xác hơn.

Biến dữ liệu SWIFT thành thông tin hữu ích cho vận hành

Process mining giúp bạn trực quan hóa thực tế của các luồng thanh toán. Khi kết nối với cổng SWIFT và hệ thống ngân hàng lõi nội bộ, process mining trích xuất nhật ký sự kiện để dựng lại vòng đời từng giao dịch theo thời gian thực. Nhờ đó, bạn có bản sao số của hoạt động xử lý thanh toán, cho phép xem đường đi thực tế của khoản thanh toán thay vì đường đi lý thuyết trong quy trình vận hành tiêu chuẩn. Tầm nhìn này rất cần thiết để phát hiện điểm khác biệt giữa thực tế và kế hoạch. Ví dụ, chính sách nội bộ có thể yêu cầu hoàn tất phê duyệt trong hai giờ, nhưng process mining có thể cho thấy một số giao dịch giá trị cao thường xuyên bị chậm đến sáu giờ do thiếu tài nguyên hoặc phải kiểm tra thủ công trùng lặp. Mức độ chi tiết này giúp xác định chính xác khâu phát sinh trở ngại, từ bước xác thực thông tin thanh toán ban đầu đến đối soát cuối cùng sau khi chuyển tiền.

Cải tiến đúng trọng tâm để luồng giao dịch thông suốt hơn

Một mục tiêu chính khi tối ưu workflow SWIFT là tăng tỷ lệ xử lý tự động xuyên suốt (STP). Mỗi lần cần can thiệp thủ công, nguy cơ sai sót tăng và thời gian xử lý kéo dài. Process mining giúp bạn tìm nguyên nhân gốc rễ của những khâu cần thao tác thủ công này. Bạn có thể phát hiện một số loại người trả tiền hoặc cặp tiền tệ thường gây lỗi xác thực do dữ liệu tĩnh trong hệ thống đã lỗi thời. Khắc phục các vấn đề chất lượng dữ liệu này sẽ giảm đáng kể nhu cầu sửa lỗi thủ công. Sàng lọc tuân thủ cũng thường là điểm nghẽn lớn trong quy trình xử lý thanh toán. Process mining cho phép bạn phân tích ảnh hưởng của các bước kiểm tra AML và KYC đến tổng thời gian xử lý. Bạn có thể xác định liệu cảnh báo sai có gây chậm trễ không cần thiết hay không, đồng thời đánh giá cấp phê duyệt đã được thiết lập phù hợp để cân bằng rủi ro với tốc độ vận hành chưa.

Đo lường thành công bằng kết quả cụ thể

Process mining có thể tạo ra tác động sâu rộng đến hoạt động tài chính. Khi xác định và loại bỏ điểm nghẽn, bạn có thể giảm đáng kể thời gian trung bình từ lúc yêu cầu thanh toán đến khi quyết toán. Thời gian xử lý nhanh hơn giúp quản lý vốn lưu động tốt hơn và cải thiện quan hệ với người nhận tiền cũng như ngân hàng đại lý. Về chi phí, tăng tỷ lệ STP giúp giảm trực tiếp chi phí mỗi giao dịch vì nhân viên cần ít thời gian hơn để xử lý ngoại lệ và lỗi. Quan trọng hơn, khả năng kiểm tra, truy vết tốt hơn nhờ process mining giúp đơn giản hóa việc tuân thủ. Lịch sử đầy đủ, có dấu thời gian của mọi hoạt động, từ Payment Authorized đến Payment Reconciled, giúp bạn chứng minh tính minh bạch với cơ quan quản lý và kiểm toán viên nội bộ mà không cần thu thập dữ liệu thủ công tốn nhiều công sức.

Xây dựng khuôn khổ cải tiến liên tục

Tối ưu quy trình xử lý thanh toán SWIFT không phải dự án làm một lần, mà là hành trình liên tục để nâng cao hiệu quả vận hành. Áp dụng góc nhìn process mining giúp bạn chuyển từ dựa vào thông tin truyền miệng sang xây dựng văn hóa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Bước đầu tiên là xác định hiện trạng vận hành và đặt ra các mốc hiệu suất rõ ràng. Khi triển khai thay đổi, chẳng hạn tự động hóa một số bước xác thực hoặc tinh gọn workflow phê duyệt, bạn có thể dùng process mining để theo dõi tác động theo thời gian thực. Vòng phản hồi này giúp bạn liên tục điều chỉnh quy trình để thích ứng với nhu cầu thị trường hoặc thay đổi pháp lý. Hãy dùng những thông tin trong hướng dẫn này để bắt đầu cải thiện hiệu quả, tuân thủ và tính minh bạch của quy trình thanh toán, giúp tổ chức duy trì năng lực cạnh tranh trong lĩnh vực tài chính ngày càng biến động nhanh.

Xử lý thanh toán quản lý ngân quỹ thanh toán xuyên biên giới phụ trách tuân thủ đối soát thanh toán tự động hóa quyết toán quản lý thanh khoản Cổng thanh toán Xử lý giao dịch Vòng đời thanh toán Quyết toán

Vấn đề và thách thức thường gặp

Xác định những thách thức đang ảnh hưởng đến bạn

Nhập liệu thủ công thường dẫn đến sai thông tin thanh toán hoặc lỗi định dạng trong thông điệp SWIFT. Những sai sót này khiến mạng lưới từ chối giao dịch, dẫn đến phải xử lý lại và có thể bị phạt do thanh toán trễ, ảnh hưởng đến quan hệ với nhà cung cấp. Khi nhập dữ liệu bằng tay, chỉ một sai lệch nhỏ trong mã IBAN hoặc BIC cũng có thể gây chậm trễ tài chính đáng kể.

ProcessMind xác định chính xác những công đoạn thường xảy ra lỗi xác thực nhất. Bằng cách phân tích mối liên hệ giữa vai trò người dùng và loại lỗi, nền tảng giúp tìm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề nhập liệu để tăng tỷ lệ xử lý tự động xuyên suốt trong mạng SWIFT.

Các khoản thanh toán xuyên biên giới giá trị lớn thường cần qua nhiều cấp phê duyệt và có thể bị đình trệ nhiều ngày. Điểm nghẽn này gây khó khăn về thanh khoản, khiến bạn khó đáp ứng thời hạn tài chính quan trọng hoặc nắm bắt cơ hội đầu tư có thời hạn. Nếu không có tầm nhìn rõ ràng, các giao dịch giá trị cao thường nằm chờ mà không được ưu tiên đúng mức.

Với ProcessMind, bạn có thể trực quan hóa thời gian chính xác của từng bước phê duyệt trong vòng đời thanh toán. Nền tảng làm nổi bật những người phê duyệt vượt quá thời hạn, giúp bạn thiết kế lại cấp bậc phê duyệt để xử lý giao dịch giá trị cao nhanh hơn và quản lý dòng tiền tốt hơn.

Giao dịch đã qua kiểm tra nội bộ vẫn có thể bị ngân hàng nhận từ chối do thiếu thông tin ngân hàng trung gian hoặc ánh xạ trường dữ liệu không chính xác. Điều này dẫn đến phí hoàn trả tốn kém và nhiều công việc hành chính để điều tra, gửi lại giao dịch. Việc thường xuyên bị từ chối cũng có thể khiến cơ quan quản lý chú ý nhiều hơn.

ProcessMind theo dõi toàn bộ hành trình của từng giao dịch thanh toán, kể cả những giao dịch bị trả lại sau khi gửi chỉ thị. Bằng cách phân tích thuộc tính của các khoản thanh toán bị từ chối, hệ thống phát hiện những mẫu dữ liệu thường bị thiếu. Bạn có thể xử lý vấn đề bằng quy tắc kiểm tra trước khi gửi tốt hơn và ánh xạ dữ liệu chính xác hơn.

Các bước kiểm tra bắt buộc theo quy định thường làm chậm luồng thanh toán, nhất là giao dịch quốc tế. Thời gian sàng lọc không nhất quán khiến ngày quyết toán khó dự đoán, gây trở ngại cho đội ngũ ngân quỹ khi quản lý dòng tiền chính xác. Nếu một khoản thanh toán bị gắn cờ nhầm, giao dịch có thể bị giữ vô thời hạn trong lúc chờ kiểm tra thủ công.

Giải pháp process mining theo dõi thời gian xử lý ở khâu tuân thủ của từng giao dịch. Giải pháp phân biệt bước kiểm tra thông thường với các cuộc điều tra phức tạp, giúp bạn thấy rõ khâu sàng lọc nào bị đình trệ và ảnh hưởng ra sao đến tốc độ quyết toán của từng loại tiền tệ.

Đối chiếu các khoản quyết toán đã xác nhận với chỉ thị thanh toán ban đầu thường là công việc thủ công, dễ xảy ra sai sót. Chênh lệch giữa số tiền đã chuyển và bút toán sổ cái đòi hỏi nhiều thao tác xử lý, làm chậm việc chốt kỳ tài chính. Thiếu tự động hóa khiến các khoản thanh toán chưa đối soát bị tồn đọng, làm mờ bức tranh tài chính.

ProcessMind sơ đồ hóa mối liên hệ giữa xác nhận thanh toán và các hoạt động đối soát cuối cùng. Bằng cách xác định những giao dịch thường xuyên không thể tự động đối chiếu, công cụ giúp đội ngũ tinh gọn quy tắc đối soát và giảm thời gian điều chỉnh thủ công, để sổ sách tài chính luôn chính xác và cập nhật.

Không kịp giờ chốt của mạng lưới hoặc loại tiền tệ khiến khoản thanh toán phải chờ đến ngày làm việc tiếp theo. Việc này có thể làm lỡ khung giờ quyết toán và tăng rủi ro biến động tỷ giá với giao dịch quốc tế. Đồng thời, các giao dịch bị dồn lại và phải xử lý vào sáng hôm sau.

Nền tảng phân tích thời điểm tạo thanh toán so với thời điểm gửi chỉ thị cuối cùng. Nền tảng đánh dấu các khoản thanh toán thường được gửi quá sát giờ chốt, giúp nhà quản lý điều chỉnh thời hạn nội bộ và chọn thời điểm luân chuyển tiền toàn cầu phù hợp hơn để quyết toán trong ngày khi có thể.

Khi thông điệp SWIFT bị báo lỗi, quy trình khắc phục thường lặp đi lặp lại và thiếu cách xử lý thống nhất. Đội ngũ mất nhiều thời gian sửa cùng một vấn đề trên nhiều giao dịch, làm tăng chi phí vận hành cho mỗi khoản thanh toán. Nếu không theo dõi lỗi, bạn sẽ khó khắc phục triệt để.

ProcessMind phân loại giao dịch thanh toán theo mã lỗi và sơ đồ hóa các hoạt động xử lý tiếp theo. Nhờ đó, tổ chức có thể biết lỗi nào tiêu tốn nhiều tài nguyên nhất, rồi triển khai cách khắc phục tự động hoặc đào tạo phù hợp hơn để ngăn lỗi tái diễn và giảm chi phí xử lý giao dịch.

Dùng nhiều ngân hàng trung gian cho thanh toán quốc tế thường dẫn đến phí khó dự đoán và thời gian quyết toán kéo dài. Nếu không thấy rõ toàn bộ lộ trình, bạn sẽ khó xác định tuyến nào hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất. Thiếu minh bạch cũng khiến việc đàm phán điều khoản tốt hơn với đối tác ngân hàng trở nên khó khăn.

Bằng cách phân tích toàn bộ lộ trình của từng khoản thanh toán, ProcessMind cung cấp thông tin về hiệu suất của các hành lang thanh toán khác nhau. Bạn có thể xác định tuyến qua ngân hàng trung gian nào gây chậm trễ nhiều nhất, rồi chuyển giao dịch sang các kênh hoạt động tốt hơn để tiết kiệm phí và rút ngắn thời gian chuyển tiền.

Nhiều khoản thanh toán cần can thiệp thủ công cho thấy workflow tự động chưa hoạt động hiệu quả. Tỷ lệ xử lý tự động xuyên suốt thấp làm tăng nguy cơ sai sót do con người và chi phí nhân công cho các hoạt động tài chính thường ngày. Điều này cũng khiến tổ chức khó tăng số lượng thanh toán nếu không tuyển thêm nhân viên.

ProcessMind trực quan hóa luồng xử lý tự động lý tưởng và làm nổi bật mọi trường hợp cần thao tác thủ công. Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu này giúp bạn thấy chính xác khâu nào làm gián đoạn tự động hóa, từ đó loại bỏ bước thủ công và cải thiện quy tắc tự động xác thực để tăng năng suất xử lý.

Xử lý thanh toán bằng nhiều loại tiền tệ thường bị chậm khi áp dụng tỷ giá không chính xác hoặc bước xác thực không thành công. Sự thiếu nhất quán này gây trở ngại cho luồng thanh toán và phát sinh chi phí ngoài dự kiến khi quyết toán cuối cùng. Nếu xử lý cặp tiền tệ không hiệu quả, tổng chi phí chuyển tiền có thể tăng quá cao.

Giải pháp theo dõi các khoản thanh toán bằng nhiều loại tiền tệ để xác định khâu chuyển đổi nào gây trở ngại nhiều nhất. Bằng cách tìm điểm nghẽn trong khâu xác thực và lên lịch ngoại hối, ProcessMind giúp ổn định thời gian xử lý cho mọi giao dịch quốc tế và bảo đảm quy tắc riêng cho từng loại tiền tệ được áp dụng nhất quán trong toàn tổ chức.

Mục tiêu thường gặp

Xác định thế nào là thành công

Xử lý tự động xuyên suốt là tiêu chuẩn lý tưởng trong tài chính toàn cầu, giúp thanh toán đi từ lúc khởi tạo đến khi quyết toán mà không cần người can thiệp. Tăng tỷ lệ này giúp tổ chức giảm chi phí vận hành và loại bỏ nguy cơ lỗi nhập liệu thủ công gây chậm trễ. Nhờ đó, giao dịch được xử lý nhanh hơn và hoạt động ngân quỹ trên toàn mạng lưới trở nên dễ dự đoán hơn. ProcessMind xác định mọi khâu cần thao tác thủ công trong vòng đời giao dịch. Nền tảng làm rõ các điểm nghẽn tiềm ẩn ở bước xác thực và phê duyệt, giúp bạn chọn đúng workflow để tự động hóa và nâng cao hiệu quả xử lý. Bạn có thể theo dõi tác động của những thay đổi này theo thời gian thực, bảo đảm lộ trình hướng đến tự động hóa hoàn toàn dựa trên dữ liệu và mang lại hiệu quả.

Các khoản chuyển tiền lớn thường cần qua nhiều cấp phê duyệt. Nếu quy trình chưa được tối ưu, việc này có thể gây chậm trễ đáng kể. Phê duyệt nhanh giúp các khoản thanh toán quan trọng kịp thời hạn và hỗ trợ quản lý thanh khoản doanh nghiệp xuyên biên giới hiệu quả. Phê duyệt nhanh hơn cũng rút ngắn thời gian chịu ảnh hưởng của biến động thị trường và cải thiện quan hệ với người thụ hưởng trên toàn cầu. Dùng nền tảng của chúng tôi để sơ đồ hóa chính xác lộ trình của các khoản thanh toán giá trị cao và xác định khâu bị đình trệ. ProcessMind cho thấy cấp phê duyệt nào gây chậm trễ nhiều nhất, giúp bạn tinh gọn các bước phê duyệt và thiết lập lộ trình chuyển cấp nhanh hơn. Khi trực quan hóa thời gian xử lý ở từng cấp thẩm quyền, bạn có thể điều chỉnh workflow để tránh tình trạng giao dịch lớn bị chậm do vướng mắc hành chính.

Các ngân hàng nhận từ chối giao dịch khiến đội ngũ phải xử lý lại nhiều lần, đồng thời có thể làm tổn hại quan hệ với nhà cung cấp và đối tác. Giảm số giao dịch bị từ chối giúp thanh toán xuyên biên giới đến đúng hạn và tránh các khoản phí phát sinh do giao dịch thất bại. Tỷ lệ từ chối thấp hơn cũng giúp vận hành hiệu quả hơn và quản lý dòng tiền đáng tin cậy hơn. ProcessMind phân tích nguyên nhân gốc rễ bằng cách đối chiếu mã lỗi với các thuộc tính cụ thể của khoản thanh toán. Nhờ đó, bạn có thể xử lý vấn đề về chất lượng dữ liệu ngay từ nguồn, để các thông điệp như MT103 hoặc ISO 20022 luôn đúng định dạng. Khi nhận ra các mẫu lặp lại trong giao dịch thất bại, bạn có thể chủ động điều chỉnh quy tắc kiểm tra để ngăn lỗi tái diễn.

Kiểm tra tuân thủ là yêu cầu bắt buộc, nhưng thường trở thành điểm nghẽn chính trong hoạt động tài chính quốc tế. Đẩy nhanh khâu sàng lọc mà vẫn giữ tiêu chuẩn nghiêm ngặt giúp thanh toán được xử lý nhanh, không làm tăng nguy cơ bị phạt hoặc phát sinh tội phạm tài chính. Quy trình tuân thủ hiệu quả giúp rút ngắn thời gian quyết toán mà không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của giao dịch. ProcessMind cho thấy thời gian thanh toán nằm trong hàng đợi tuân thủ và chỉ ra khâu sàng lọc lệnh trừng phạt bị chậm so với các bước khác. Từ đó, bạn có thể cải thiện việc chuyển giao giữa bộ lọc tự động và nhóm kiểm tra thủ công để giao dịch diễn ra liền mạch. Nền tảng cung cấp thông tin minh bạch để cân bằng tốc độ và bảo mật, giúp tuân thủ hỗ trợ quy trình thay vì cản trở quy trình.

Đối soát thủ công tốn nhiều công sức, làm chậm việc khóa sổ tài chính và khiến bạn khó nắm được số dư tiền mặt theo thời gian thực. Tự động đối chiếu giúp sổ sách được cập nhật ngay khi giao dịch quyết toán trên mạng lưới. Nhờ đó, nhóm tài chính giảm áp lực cuối tháng và có dữ liệu chính xác hơn để đưa ra quyết định. Giải pháp process mining của chúng tôi theo dõi thời gian từ lúc xác nhận thanh toán đến khi đối soát hoàn tất. Khi xác định được những trường hợp vẫn cần đối chiếu thủ công, bạn có thể điều chỉnh logic để tiến gần hơn đến đối soát tự động tức thì. ProcessMind giúp thu hẹp khoảng cách giữa sao kê ngân hàng và sổ cái nội bộ, để hoạt động tài chính diễn ra gọn hơn.

Lỡ thời hạn chốt giao dịch của mạng lưới có thể khiến khoản thanh toán chậm cả ngày, ảnh hưởng đến thanh khoản và thậm chí dẫn đến vi phạm hợp đồng. Để vận hành ngân quỹ toàn cầu đáng tin cậy, mỗi khoản thanh toán cần sẵn sàng gửi đi trong khung thời gian quy định. Đáp ứng thời hạn đều đặn giúp xây dựng niềm tin với ngân hàng đối tác và đảm bảo tiền đến người thụ hưởng đúng lúc. ProcessMind cho bạn thấy rõ thời gian cần thiết cho từng giai đoạn xử lý. Khi so sánh thời lượng này với thời hạn chốt giao dịch, nền tảng giúp bạn xác định những chậm trễ nội bộ đang gây rủi ro cho các khoản thanh toán cần xử lý gấp. Bạn có thể dựa vào thông tin này để ưu tiên lại giao dịch khẩn cấp và điều chỉnh lịch xử lý cho phù hợp với chu kỳ ngân hàng toàn cầu.

Việc liên tục xử lý lại giao dịch do mã lỗi tái diễn làm mất thời gian quý báu của nhân viên và khiến cả bộ phận ngân quỹ chậm lại. Giảm các lần sửa lỗi lặp đi lặp lại giúp nhóm tập trung vào phân tích tài chính có giá trị cao hơn, thay vì sửa lỗi định dạng. Giảm xử lý lại cũng hạ chi phí mỗi giao dịch và tăng tốc toàn bộ quy trình thanh toán. ProcessMind xác định các trường hợp xử lý lại bằng cách tìm những giao dịch đi qua cùng một hoạt động nhiều lần. Khi biết mã lỗi nào gây ra vòng lặp này, bạn có thể khắc phục triệt để cách nhập dữ liệu hoặc logic tạo thông điệp. Cách xử lý có trọng tâm này giúp giải quyết lỗi thường gặp ngay từ nguồn và ngăn chúng tái diễn trong các đợt thanh toán sau.

Cách xử lý quyết toán xuyên biên giới khác nhau giữa các chi nhánh hoặc nhóm có thể dẫn đến kết quả khó đoán và chi phí cao hơn. Cách làm thống nhất giúp hiệu suất ổn định, tuân thủ tốt hơn và nhân viên tài chính mới dễ bắt nhịp. Việc này cũng đơn giản hóa bảo trì kỹ thuật cho hệ thống thanh toán và tạo ra cái nhìn thống nhất về hoạt động toàn cầu. Nền tảng so sánh các luồng xử lý giữa khu vực và loại hình thanh toán để tìm ra lộ trình hiệu quả nhất. ProcessMind giúp bạn loại bỏ những khác biệt không cần thiết, để mỗi khoản thanh toán đi theo lộ trình trực tiếp và tiết kiệm chi phí nhất. Khi xác lập cách làm chuẩn, bạn có thể giúp các đơn vị trên toàn cầu vận hành hiệu quả theo cùng một tiêu chuẩn.

Mỗi lần nhân viên phải kiểm tra thủ công thông tin thanh toán, nguy cơ sai sót lại tăng và quy trình chậm hơn. Loại bỏ các bước thủ công này là điều cần thiết để tăng khối lượng thanh toán mà không phải tăng đáng kể nhân sự hậu cần. Kiểm tra tự động giúp đối chiếu dữ liệu với các quy tắc nghiêm ngặt ngay lập tức, tăng độ chính xác và giảm chi phí. ProcessMind chỉ ra mọi trường hợp người dùng thao tác thủ công trên hồ sơ thanh toán trước khi được phê duyệt. Khi định lượng được tác động của những thao tác này, bạn có thể đưa ra cơ sở để triển khai các quy tắc kiểm tra tự động chặt chẽ hơn. Nền tảng cho thấy chính xác những khâu không cần con người can thiệp, giúp bạn bố trí nhân sự vào các ngoại lệ tài chính phức tạp hơn.

Cách xử lý chuyển đổi tiền tệ thiếu nhất quán có thể dẫn đến tỷ giá bất lợi và thời gian quyết toán khó đoán. Tinh gọn quy trình này giúp giao dịch đa tiền tệ được xử lý hiệu quả như thanh toán trong nước. Cách làm thống nhất cũng giúp kiểm soát rủi ro tiền tệ tốt hơn và minh bạch hơn về chi phí chuyển tiền quốc tế. Với các công cụ phân tích, bạn có thể so sánh thời gian xử lý giao dịch theo từng cặp tiền tệ. ProcessMind xác định những khâu chuyển đổi bị chậm, giúp bạn cải thiện quan hệ với ngân hàng đối tác hoặc bộ phận ngân quỹ nội bộ. Rút ngắn các khoảng chờ này giúp giao dịch ngoại hối được xử lý nhanh như các khoản chuyển tiền thông thường.

Nắm được trạng thái thanh toán đi theo thời gian thực là điều thiết yếu để dự báo thanh khoản chính xác. Biết chính xác tiền đang ở đâu trong quy trình giúp nhà quản lý ngân quỹ phân bổ tiền mặt và đầu tư hiệu quả hơn. Thông tin rõ ràng hơn giúp giảm nhu cầu duy trì lượng tiền dự phòng lớn và tối ưu vốn lưu động trong toàn tổ chức. ProcessMind cung cấp cái nhìn xuyên suốt vòng đời thanh toán, từ yêu cầu đến quyết toán. Theo dõi mã giao dịch của từng khoản thanh toán giúp bạn biết chính xác số tiền đã cam kết và dự đoán khi nào mạng lưới hoàn tất quyết toán. Cách theo dõi chi tiết này giúp quản lý dòng tiền chính xác hơn và giảm bất định trong quyết toán toàn cầu.

Cơ quan quản lý tài chính yêu cầu dấu vết kiểm toán đầy đủ, không thể chỉnh sửa cho mọi khoản thanh toán xuyên biên giới. Củng cố dấu vết này giúp giảm chi phí kiểm toán và duy trì uy tín của tổ chức với các cơ quan ngân hàng quốc tế. Hồ sơ số đầy đủ cũng giúp đơn giản hóa điều tra nội bộ và xác định rõ trách nhiệm trong từng giao dịch tài chính. Nền tảng tự động dựng lại toàn bộ lịch sử của mỗi khoản thanh toán, ghi lại ai đã làm gì và vào thời điểm nào. ProcessMind tạo dấu vết số minh bạch, giúp chứng minh việc tuân thủ và điều tra bất thường nhanh, chính xác hơn. Tài liệu được tạo tự động giúp bạn luôn sẵn sàng cho các đợt rà soát của cơ quan quản lý mà không cần nhiều thao tác thủ công.

6 bước cải tiến quy trình xử lý thanh toán

Tải mẫu thanh toán

Xuất dữ liệu giao dịch SWIFT

Tải dữ liệu lên để phân tích

Phân tích điểm nghẽn trong thanh toán

Tối ưu luồng thanh toán

Theo dõi tiến độ hiệu suất

Tải mẫu thanh toán

Việc cần làm

Tải mẫu Excel chuẩn dành cho nhật ký giao dịch SWIFT, có sẵn các cột tiêu đề cho loại thông điệp MT và ISO 20022.

Xem hướng dẫn mẫu dữ liệu Tải mẫu xuống

Vì sao điều này quan trọng

Bắt đầu với định dạng có cấu trúc giúp dữ liệu thanh toán đáp ứng yêu cầu process mining và tránh lỗi ánh xạ khi phân tích.

Kết quả dự kiến

Mẫu sẵn dùng cho dữ liệu giao dịch SWIFT

PHÂN TÍCH SWIFT CỦA BẠN

Theo dõi đầy đủ các chu kỳ thanh toán SWIFT

Theo dõi toàn bộ luồng thanh toán để xác định nơi phát sinh lỗi xác thực và chậm trễ do xử lý thủ công. Dữ liệu giúp bạn hiểu rõ cách rút ngắn thời gian thanh toán và giảm rủi ro về tuân thủ.

Sơ đồ hóa toàn bộ vòng đời giao dịch SWIFT
Xác định nguyên nhân gốc rễ của lỗi đối soát
Tìm các bước thủ công có thể tự động hóa
Theo dõi tốc độ thanh toán và các chỉ số tuân thủ

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

KẾT QUẢ THƯỜNG ĐẠT ĐƯỢC

Tăng thông lượng thanh toán toàn cầu

Các tổ chức dùng process mining để phân tích quy trình SWIFT thường phát hiện những chậm trễ tiềm ẩn trong khâu quyết toán và kiểm tra thanh toán. Theo dõi mã giao dịch thanh toán duy nhất qua từng giai đoạn giúp nhóm loại bỏ các bước kiểm tra thừa và tự động định tuyến để rút ngắn thời gian xử lý.

+ 0 %

Tăng tỷ lệ STP

Tăng tỷ lệ xử lý thẳng

Loại bỏ thao tác kiểm tra thủ công giúp thanh toán đi liền mạch từ lúc tạo đến khi quyết toán.

0 %

Phê duyệt khoản tiền lớn nhanh hơn

Rút ngắn chu kỳ phê duyệt

Xác định điểm nghẽn trong chuỗi phê duyệt giao dịch lớn giúp đáp ứng mục tiêu xử lý khoản tiền giá trị cao và cải thiện quản lý thanh khoản.

0 %

Sàng lọc lệnh trừng phạt hiệu quả

Rút ngắn thời gian xử lý tuân thủ

Tối ưu thời gian sàng lọc giúp đảm bảo tuân thủ quy định mà không ảnh hưởng đến khung giờ xử lý thanh toán gấp hoặc hiệu suất mạng lưới.

+ 0 %

Đáp ứng thời hạn chốt giao dịch SWIFT

Tăng tỷ lệ gửi đúng hạn

Nắm rõ hơn các chậm trễ trong xử lý nội bộ giúp đảm bảo chỉ thị thanh toán được gửi trước thời hạn hằng ngày của từng loại tiền tệ.

0 days

Thu hẹp khoảng cách đối soát

Rút ngắn thời gian từ quyết toán đến ghi sổ

Tự động hóa các bước đối soát thanh toán cuối cùng giúp giảm đáng kể thời gian ghi nhận giao dịch vào sổ cái nội bộ.

0 %

Giảm số giao dịch bị từ chối

Giảm lỗi từ ngân hàng thụ hưởng

Chuẩn hóa quy trình quyết toán xuyên biên giới giúp giảm các mã lỗi SWIFT thường gặp và tránh phải xử lý lại tốn kém với ngân hàng nhận.

Kết quả thực tế tùy thuộc vào độ phức tạp của quy trình và chất lượng dữ liệu. Các chỉ số này thể hiện mức cải thiện thường thấy trong hoạt động xử lý thanh toán tại doanh nghiệp.

Dữ liệu nên dùng

Bắt đầu với những thuộc tính cốt lõi này để nhanh chóng hiểu rõ vòng đời thanh toán.

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính

Các dữ liệu chính cần thu thập để phân tích

Giá trị tiền tệ của chỉ thị thanh toán.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích tác động tài chính và phân nhóm theo giá trị giao dịch.

Mã ISO gồm 3 chữ cái cho biết loại tiền tệ của khoản thanh toán.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định quy tắc định tuyến, giờ chốt và hành lang thanh toán.

Mã tham chiếu giao dịch duy nhất từ đầu đến cuối, dùng để theo dõi trong SWIFT gpi.

Vì sao điều này quan trọng

Tiêu chuẩn hàng đầu để theo dõi thanh toán xuyên biên giới giữa các tổ chức.

Loại thông điệp SWIFT được sử dụng (ví dụ: MT103, pacs.008).

Vì sao điều này quan trọng

Phân biệt luồng thanh toán và tiêu chuẩn xử lý (định dạng cũ và ISO 20022).

Người dùng hoặc tác nhân hệ thống thực hiện hoạt động.

Vì sao điều này quan trọng

Hỗ trợ phân tích tài nguyên và xác định điểm nghẽn do thao tác thủ công.

Mã định danh ngân hàng của tổ chức nhận.

Vì sao điều này quan trọng

Cần thiết để phân tích hiệu suất của đối tác và các kiểu từ chối.

Mã lỗi do mạng lưới SWIFT trả về khi từ chối thông điệp.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết nguyên nhân kỹ thuật khiến mạng lưới từ chối giao dịch.

Ngày tiền được chuyển vào tài khoản của người thụ hưởng.

Vì sao điều này quan trọng

Rất quan trọng để quản lý thanh khoản và đo lường thời gian thanh toán.

Cờ cho biết khoản thanh toán có cần can thiệp thủ công hay không.

Vì sao điều này quan trọng

Thước đo chính về hiệu quả quy trình và tình trạng tự động hóa.

Các hoạt động

Các bước quy trình cần theo dõi và tối ưu

Bước tạo chỉ thị thanh toán ban đầu trong hệ thống ngân hàng nội bộ hoặc ERP. Sự kiện này được ghi nhận rõ khi mã tham chiếu giao dịch duy nhất (TRN hoặc UETR) được gán lần đầu cho lệnh thanh toán.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định thời điểm bắt đầu của toàn bộ vòng đời thanh toán. Đây là dữ liệu cần thiết để tính thời gian xử lý từ đầu đến cuối và tìm ra chậm trễ ở các bước trước khi giao dịch vào mạng SWIFT.

Dấu thời gian ghi nhận khi chỉ thị thanh toán vượt qua quy trình sàng lọc danh sách OFAC/lệnh trừng phạt. Dữ liệu được lấy trực tiếp từ nhật ký hệ thống tuân thủ hoặc suy ra khi trạng thái 'Screening Hold' được gỡ.

Vì sao điều này quan trọng

Cần thiết cho dashboard 'Thời gian xử lý sàng lọc lệnh trừng phạt'. Chậm trễ ở đây là điểm nghẽn tuân thủ, không phải vấn đề hiệu quả vận hành.

Bước phê duyệt cuối cùng do người có thẩm quyền hoặc quy tắc tự động thực hiện đối với giao dịch giá trị cao. Sự kiện này được ghi nhận rõ khi cờ của quy trình phê duyệt được đặt thành true.

Vì sao điều này quan trọng

Chỉ số quan trọng cho dashboard 'Chu kỳ phê duyệt giao dịch giá trị cao'. Giúp xác định chậm trễ khi ký duyệt thủ công các khoản tiền lớn.

Gửi tin nhắn đã định dạng (MT103 hoặc ISO 20022 pacs.008) đến SWIFT Gateway. Ghi nhận rõ ràng khi nội dung tin nhắn được tạo và chuyển sang giao diện mạng.

Vì sao điều này quan trọng

Dùng để tính 'Tỷ lệ đáp ứng thời hạn chốt giao dịch SWIFT'. Đánh dấu thời điểm chuyển từ xử lý nội bộ sang xử lý qua mạng lưới.

Xác nhận tiền đã được ghi có vào tài khoản người thụ hưởng, thường là trạng thái gpi ACSC. Sự kiện này được ghi nhận trực tiếp qua cập nhật từ tracker hoặc thông điệp xác nhận.

Vì sao điều này quan trọng

Đánh dấu giao dịch đã hoàn tất về mặt nghiệp vụ. Là dữ liệu quan trọng để tính 'Khoảng cách từ quyết toán đến đối soát'.

Đối chiếu giao dịch thanh toán với sao kê sổ cái tài khoản Nostro/Vostro. Có thể suy ra khi hệ thống đối soát liên kết mã giao dịch với một dòng trong sao kê.

Vì sao điều này quan trọng

Khép lại quy trình tài chính. Chậm trễ ở bước này ảnh hưởng đến khả năng theo dõi tiền mặt và kiểm toán.

Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi thường gặp

Process mining giúp tăng hiệu quả thanh toán SWIFT như thế nào?

Process mining trích xuất dấu thời gian từ nhật ký SWIFT và cơ sở dữ liệu giao dịch để trực quan hóa từng bước trong vòng đời thanh toán. Công cụ tự động xác định nơi thanh toán bị đình trệ, chẳng hạn ở khâu kiểm tra thủ công hoặc sàng lọc lệnh trừng phạt, giúp nhóm xử lý đúng điểm nghẽn.

Cần những trường dữ liệu cụ thể nào để phân tích hiệu quả?

Bạn chủ yếu cần ba loại dữ liệu: mã giao dịch thanh toán duy nhất, tên hoạt động như kiểm tra hoặc quyết toán, và dấu thời gian chính xác cho từng sự kiện. Bạn có thể bổ sung thông tin như loại tiền tệ hoặc mã ngân hàng thụ hưởng để phân nhóm dữ liệu và phân tích sâu hơn các cơ hội tối ưu hóa.

Process mining có thể giúp nhóm đạt tỷ lệ STP 95% không?

Có. Bằng cách lập sơ đồ mọi thao tác can thiệp thủ công, process mining chỉ ra nguyên nhân gốc rễ của việc xử lý lại và các trường hợp không xử lý thẳng. Nhóm có thể dùng thông tin này để tự động hóa các bước kiểm tra lặp lại và giảm những lần sửa thủ công thường xuyên đang kéo tỷ lệ STP xuống.

Công cụ này có giúp chúng tôi đáp ứng thời hạn chốt giao dịch SWIFT gấp không?

Nền tảng theo dõi thời lượng của từng giai đoạn trong quy trình và cung cấp dữ liệu lịch sử về các giao dịch thường xuyên lỡ khung giờ chốt. Khi xác định được bộ phận nội bộ hoặc bước kiểm tra nào liên tục gây chậm trễ, ban quản lý có thể phân bổ lại tài nguyên để đảm bảo quyết toán đúng hạn.

Triển khai process mining có cần chỉnh sửa cổng SWIFT không?

Không. Process mining thường hoạt động như một lớp chỉ đọc, sử dụng dữ liệu nhật ký hiện có hoặc dữ liệu xuất từ cơ sở dữ liệu. Công cụ không can thiệp vào xử lý giao dịch trực tiếp và không yêu cầu thay đổi hạ tầng kết nối SWIFT cốt lõi hay giao thức nhắn tin.

Thông thường, triển khai process mining cho quy trình thanh toán mất bao lâu?

Hầu hết tổ chức có thể xem sơ đồ quy trình đầu tiên trong vòng 4 đến 6 tuần sau khi thiết lập luồng trích xuất dữ liệu. Giai đoạn đầu tập trung kết nối với hệ thống thanh toán. Những tuần tiếp theo dành để tinh chỉnh dashboard theo các mục tiêu cụ thể như tỷ lệ từ chối.

Làm thế nào để phân tích các chậm trễ riêng ở khâu sàng lọc lệnh trừng phạt?

Khi xem khâu sàng lọc là một mốc riêng trong luồng giao dịch, process mining sẽ đo chính xác thời gian mỗi lần kiểm tra cho từng khoản thanh toán. Bạn có thể so sánh các cấp sàng lọc để xem kết quả dương tính giả hoặc quy tắc tuân thủ cụ thể có đang gây trở ngại không cần thiết trong quy trình làm việc hay không.

Process mining có thể xác định nguyên nhân gốc rễ khiến ngân hàng thụ hưởng từ chối giao dịch không?

Đối chiếu mã lỗi SWIFT với dữ liệu giao dịch giúp process mining phát hiện các mẫu trong những khoản thanh toán bị từ chối mà trước đây khó nhận ra. Nhờ đó, bạn có thể xác định liệu một số loại tiền tệ, tuyến thanh toán hay cách nhập dữ liệu thủ công có thường xuyên khiến tổ chức ngân hàng đối tác từ chối giao dịch hay không.

Cải thiện quy trình xử lý thanh toán SWIFT ngay hôm nay

Đạt tỷ lệ xử lý tự động xuyên suốt 98% và loại bỏ lỗi thủ công

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập trong 5 phút