Mẫu dữ liệu quản lý chu trình doanh thu

Mã sự kiện thanh toán là khóa duy nhất được gán cho mỗi lần phát sinh dịch vụ tính phí, từ lúc ghi nhận khoản phí ban đầu đến khi thanh toán xong hoặc xóa nợ. Mã này liên kết mọi hoạt động liên quan đến một lần cung cấp dịch vụ cụ thể, như tạo yêu cầu thanh toán, gửi yêu cầu, từ chối và ghi nhận thanh toán.

Trong process mining, thuộc tính này rất quan trọng để tái dựng toàn bộ hành trình của từng sự kiện thanh toán. Khi nhóm các hoạt động liên quan theo cùng một mã sự kiện thanh toán, nhà phân tích có thể xem luồng quy trình, xác định điểm nghẽn, đo thời gian xử lý và tìm hiểu cách xử lý khác nhau giữa các trường hợp. Đây là nền tảng cho mọi phân tích lấy trường hợp làm trung tâm trong chu trình doanh thu.

Đây là mã định danh hồ sơ thiết yếu, liên kết mọi hoạt động liên quan để bạn có thể dựng lại và phân tích toàn bộ chu trình doanh thu của từng dịch vụ tính phí.

Đây thường là khóa chính trong các bảng giao dịch thanh toán hoặc sự kiện tài chính.

Dấu thời gian sự kiện cho biết thời điểm một hoạt động diễn ra hoặc được ghi vào hệ thống. Dấu thời gian cung cấp trình tự thời gian cho mọi sự kiện trong một hồ sơ, tạo thành dòng thời gian từ đầu đến cuối chu trình doanh thu.

Dấu thời gian là nền tảng để phân tích hiệu suất trong process mining. Bạn có thể dùng chúng để tính các KPI quan trọng như tổng thời gian xử lý, thời lượng giữa các hoạt động cụ thể và thời gian chờ. Phân tích dấu thời gian giúp tổ chức tìm ra điểm nghẽn khiến hồ sơ mất nhiều thời gian nhất, đo mức độ đáp ứng thỏa thuận mức dịch vụ và hiểu diễn biến theo thời gian của quy trình.

Dữ liệu này cung cấp mốc thời gian cần thiết để tính thời gian chu kỳ, xác định điểm nghẽn và phân tích hiệu suất cũng như hiệu quả của quy trình.

Thông tin này thường có trong nhật ký giao dịch, dấu vết kiểm toán hoặc các trường như “ngày tạo” hay “ngày đổi trạng thái” trong bảng sự kiện.

Tên hoạt động mô tả một hành động hoặc mốc riêng biệt trong chu trình doanh thu. Ví dụ: 'Đã cung cấp dịch vụ', 'Đã gửi yêu cầu thanh toán', 'Đã nhận thông báo thanh toán', 'Đã ghi nhận thanh toán' và 'Đã xóa sổ tài khoản'. Mỗi hoạt động là một bước trong quy trình, tiêu tốn thời gian và tài nguyên.

Thuộc tính này là nền tảng của process mining vì xác định các nút trên sơ đồ quy trình. Phân tích thứ tự, tần suất và thời lượng của các hoạt động giúp trực quan hóa luồng quy trình thực tế, so sánh với mô hình được thiết kế và phát hiện sai lệch, vòng lặp làm lại như yêu cầu thanh toán bị từ chối, cũng như các điểm kém hiệu quả.

Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, rất cần thiết để khám phá và trực quan hóa sơ đồ quy trình, tìm việc cần làm lại và phân tích mức độ tuân thủ quy trình.

Thông tin này thường có trong nhật ký sự kiện, bảng giao dịch hoặc được suy ra từ bản ghi thay đổi trạng thái trong mô-đun thanh toán hay yêu cầu thanh toán.

Thuộc tính Hệ thống nguồn cho biết dữ liệu của một sự kiện cụ thể bắt nguồn từ đâu. Trong môi trường CNTT phức tạp, quy trình chu trình doanh thu thường đi qua nhiều hệ thống, chẳng hạn hệ thống hồ sơ sức khỏe điện tử (EHR) ghi nhận dịch vụ, hệ thống riêng để gửi yêu cầu thanh toán và nền tảng thu hồi công nợ.

Biết dữ liệu đến từ hệ thống nào sẽ giúp xác thực dữ liệu, xử lý sự cố và hiểu rõ quy trình bị phân mảnh ra sao. Thông tin này có thể giúp phát hiện điểm không nhất quán giữa các hệ thống hoặc xác định những bước được quản lý bằng các ứng dụng khác nhau, vốn có thể gây chậm trễ hoặc lỗi khi chuyển dữ liệu. Phân tích này giúp đánh giá mức độ tích hợp và hiệu quả của kiến trúc CNTT hỗ trợ toàn bộ quy trình.

Thông tin này giúp bạn hiểu quy trình bị phân mảnh giữa các hệ thống CNTT như thế nào, đồng thời rất cần thiết để xác thực dữ liệu và tìm điểm nghẽn riêng của từng hệ thống.

Thông tin này thường có sẵn dưới dạng trường tiêu chuẩn trong dữ liệu trích xuất hoặc có thể xác định dựa trên bảng hay tệp nguồn chứa dữ liệu.

Thuộc tính này ghi lại thời điểm dữ liệu được lấy từ hệ thống nguồn gần nhất. Đây là trường siêu dữ liệu quan trọng, giúp bạn biết dữ liệu được phân tích có mới và kịp thời hay không. Thuộc tính này phản ánh độ trễ của luồng dữ liệu và cho biết kết quả phân tích process mining cập nhật đến đâu.

Trong dashboard và các phân tích process mining, dấu thời gian Lần cập nhật dữ liệu gần nhất cho người dùng biết dữ liệu hiện tại đến thời điểm nào. Khi theo dõi vận hành, bạn cần biết dữ liệu đang xem phản ánh trạng thái quy trình cách đây năm phút hay từ tối hôm trước. Nhờ đó, bạn có thể đặt kỳ vọng phù hợp và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu có thời điểm cập nhật rõ ràng.

Thuộc tính này cho biết dữ liệu được cập nhật kịp thời và mới đến đâu, giúp bạn hiểu rõ khoảng thời gian mà kết quả phân tích và quyết định đang dựa vào.

Thông tin này thường được thêm trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL), rồi lưu thành cột siêu dữ liệu trong nhật ký sự kiện.

Khi từ chối một yêu cầu thanh toán đã gửi, đơn vị thanh toán cung cấp Mã lý do từ chối để giải thích vì sao không thanh toán. Các mã này thường tuân theo tiêu chuẩn ngành, chẳng hạn Mã lý do điều chỉnh yêu cầu thanh toán (CARC), và chỉ rõ vấn đề như “Dịch vụ không được bảo hiểm”, “Yêu cầu trùng lặp” hoặc “Cần bổ sung thông tin”.

Đây là một trong những thuộc tính hữu ích nhất để phân tích nguyên nhân gốc rễ trong chu trình doanh thu. Phân tích tần suất và tác động tài chính của từng lý do từ chối giúp tổ chức xác định những sai sót ở các bước trước dẫn đến yêu cầu bị từ chối. Ví dụ, nhiều yêu cầu bị từ chối vì “Thông tin bệnh nhân không chính xác” cho thấy quy trình đăng ký bệnh nhân có vấn đề. Nhờ đó, tổ chức có thể cải tiến dựa trên dữ liệu để ngăn yêu cầu bị từ chối trong tương lai và tăng tỷ lệ thanh toán ngay lần gửi đầu tiên.

Thuộc tính này rất quan trọng để tìm nguyên nhân gốc rễ khiến yêu cầu thanh toán bị từ chối, từ đó cải tiến có trọng tâm các quy trình đầu vào và giữa chu kỳ nhằm ngăn thất thoát doanh thu trong tương lai.

Thông tin này lấy từ tệp thông báo chuyển tiền điện tử (ERA) hoặc giải thích quyền lợi (EOB) do đơn vị thanh toán gửi.

Thuộc tính Người thực hiện liên kết một bước trong quy trình với cá nhân hoặc hệ thống đã thực hiện bước đó. Đó có thể là nhân viên mã hóa hồ sơ y tế, chuyên viên gửi yêu cầu thanh toán hoặc bot tự động ghi nhận khoản thanh toán. Theo dõi người thực hiện giúp phân tích quy trình theo góc độ con người hoặc hệ thống.

Phân tích hiệu suất theo người dùng hoặc nhóm có thể cho thấy nhu cầu đào tạo, nhận diện những cá nhân có hiệu suất cao và giúp phân bổ khối lượng công việc hợp lý. Thông tin này cũng rất quan trọng đối với việc tuân thủ và kiểm toán, vì giúp xác định rõ trách nhiệm cho từng hành động. Thuộc tính này cho phép phân tích chi tiết hiệu suất và mức độ sử dụng tài nguyên.

Thuộc tính này giúp phân tích hiệu suất của nhóm và từng cá nhân, cách phân bổ khối lượng công việc và tỷ lệ tự động hóa. Qua đó, bạn có thể đánh giá hiệu quả sử dụng tài nguyên và xác định nhu cầu đào tạo.

Thông tin này thường có trong nhật ký giao dịch hoặc dấu vết kiểm toán, ở các trường như “User ID”, “Employee ID” hoặc “Processor”.

Nhóm dịch vụ phân loại hình thức chăm sóc hoặc dịch vụ cung cấp cho bệnh nhân. Đây có thể là phân loại tổng quát như “Nội trú” và “Ngoại trú”, hoặc nhóm chuyên khoa cụ thể hơn như “Phẫu thuật”, “Cấp cứu” hay “Xét nghiệm”. Mỗi nhóm dịch vụ thường có quy định thanh toán, yêu cầu của đơn vị thanh toán và luồng quy trình riêng.

Phân nhóm quy trình chu trình doanh thu theo Nhóm dịch vụ là điều cần thiết để phân tích có ý nghĩa. Cách này giúp tổ chức so sánh hiệu suất giữa các nhóm dịch vụ, chẳng hạn xem tỷ lệ từ chối của ca phẫu thuật có cao hơn ca tư vấn hay không. Mức độ chi tiết này giúp khoanh vùng vấn đề và điều chỉnh sáng kiến cải tiến cho phù hợp với hoạt động của từng nhóm dịch vụ.

Thuộc tính này cho phép so sánh hiệu suất giữa các nhóm dịch vụ, làm rõ khác biệt về hiệu quả, tỷ lệ từ chối và thời gian thanh toán của từng loại hình chăm sóc.

Thông tin này thường có trong hồ sơ chi tiết phí dịch vụ hoặc có thể xác định từ nhóm bệnh nhân, phòng ban hay mã thủ thuật.

Thuộc tính này xác định đơn vị trong tổ chức gắn với một bước cụ thể của quy trình, chẳng hạn “Tiếp nhận bệnh nhân”, “Mã hóa”, “Thanh toán” hoặc “Thu hồi công nợ”. Thuộc tính giúp bạn hiểu công việc được phân bổ và chuyển giao giữa các nhóm như thế nào.

Xem quy trình theo phòng ban là việc cần thiết để hiểu cách các bộ phận phối hợp và tìm điểm nghẽn tại các khâu bàn giao. Nhờ đó, nhà quản lý có thể biết phòng ban nào tham gia vào từng biến thể quy trình, đo lường hiệu quả của từng phòng ban và phân bổ tài nguyên hợp lý hơn. Phân tích này cũng có thể làm rõ những vấn đề mang tính hệ thống trong một phòng ban đang ảnh hưởng đến toàn bộ chu trình doanh thu.

Thuộc tính này giúp tìm điểm nghẽn giữa các phòng ban và phân tích hiệu suất theo bộ phận chức năng, từ đó chỉ ra cơ hội phối hợp tốt hơn giữa các nhóm.

Thông tin này có thể nằm trong dữ liệu giao dịch hoặc được xác định từ dữ liệu chủ gắn với người thực hiện.

Số tiền điều chỉnh là phần trong số tiền lập hóa đơn dự kiến sẽ không thu được từ đơn vị thanh toán hoặc bệnh nhân, chẳng hạn do thỏa thuận hợp đồng, giảm giá hoặc xóa nợ. Các khoản điều chỉnh này làm giảm tổng khoản phải thu và là một phần bình thường của chu trình doanh thu.

Phân tích số tiền điều chỉnh và lý do điều chỉnh giúp đánh giá tính chính xác của doanh thu. Mức điều chỉnh cao hoặc bất thường có thể cho thấy vấn đề trong việc ghi nhận phí dịch vụ, mã hóa hoặc quản lý hợp đồng. Process mining có thể giúp xác định biến thể quy trình hoặc hoạt động cụ thể dẫn đến tỷ lệ điều chỉnh cao, để bạn phân tích nguyên nhân gốc rễ và tập trung cải thiện nhằm thu đúng doanh thu.

Thuộc tính này giúp theo dõi khoản xóa nợ và giảm trừ theo hợp đồng để phân tích thất thoát doanh thu, qua đó làm rõ các vấn đề tiềm ẩn trong hợp đồng hoặc quy trình thanh toán.

Giá trị này thường được ghi trong các bảng điều chỉnh tài chính hoặc mô-đun ghi nhận thanh toán.

Số tiền lập hóa đơn là tổng phí dịch vụ đã cung cấp được ghi trên yêu cầu thanh toán hoặc hóa đơn. Đây là giá trị tài chính ban đầu của sự kiện thanh toán, làm cơ sở để đo lường các giao dịch tài chính tiếp theo như thanh toán và điều chỉnh.

Trong process mining, phân tích số tiền lập hóa đơn là bước cơ bản để hiểu tác động tài chính của những điểm kém hiệu quả trong quy trình. Bạn có thể chia các trường hợp thành nhóm giá trị cao và thấp để xem liệu một số vấn đề trong quy trình có ảnh hưởng không cân xứng đến các yêu cầu thanh toán có doanh thu cao hay không. Đối chiếu số tiền này với các chỉ số như thời gian chu kỳ hoặc tỷ lệ từ chối giúp ưu tiên cải tiến những vấn đề gây hậu quả tài chính lớn nhất.

Thuộc tính này xác định giá trị tài chính ban đầu của một trường hợp, giúp đánh giá tác động tài chính của những điểm kém hiệu quả như chậm trễ và yêu cầu bị từ chối.

Đây là thuộc tính tài chính cốt lõi, thường có trong các bảng ghi nhận phí dịch vụ, thanh toán hoặc yêu cầu thanh toán.

Tên đơn vị thanh toán cho biết bên chính nhận yêu cầu thanh toán để hoàn trả chi phí. Đơn vị thanh toán có thể là công ty bảo hiểm tư nhân như Aetna hoặc UnitedHealthcare, chương trình của chính phủ như Medicare hoặc Medicaid, hay một tổ chức khác. Mỗi đơn vị có quy định, yêu cầu gửi hồ sơ và cách thức thanh toán riêng.

Thuộc tính này rất quan trọng khi phân tích hiệu suất chu trình doanh thu. Phân nhóm quy trình theo đơn vị thanh toán giúp tổ chức xác định bên nào có tỷ lệ từ chối cao nhất, thời gian thanh toán lâu nhất hoặc thường yêu cầu bổ sung thông tin nhất. Từ đó, tổ chức có thể đưa ra biện pháp phù hợp, chẳng hạn đàm phán lại hợp đồng, điều chỉnh quy trình gửi hồ sơ cho từng đơn vị và tập trung xử lý yêu cầu bị từ chối ở những nơi cần nhất.

Thuộc tính này cho phép phân tích các chỉ số như tỷ lệ từ chối và thời gian thanh toán theo từng đơn vị thanh toán, làm cơ sở để cải tiến có trọng tâm và đàm phán hợp đồng.

Thông tin này thường có trong dữ liệu đăng ký bệnh nhân, bảo hiểm hoặc yêu cầu thanh toán gắn với sự kiện thanh toán.

Tương tự lý do từ chối, Lý do điều chỉnh giải thích vì sao một phần số tiền lập hóa đơn bị xóa hoặc điều chỉnh. Lý do này cho biết khoản điều chỉnh phát sinh từ nghĩa vụ theo hợp đồng với đơn vị thanh toán, chính sách chăm sóc từ thiện, xóa số dư nhỏ hay sửa lỗi thanh toán.

Phân tích Lý do điều chỉnh giúp bạn hiểu rõ tính chính xác của doanh thu và kết quả tài chính. Việc này giúp phân biệt các khoản điều chỉnh theo hợp đồng đã dự kiến với khoản xóa nợ có thể tránh được do lỗi nội bộ. Lọc sơ đồ quy trình theo lý do điều chỉnh cụ thể giúp chuyên viên phân tích tìm ra điểm yếu dẫn đến thất thoát doanh thu có thể tránh được và tập trung cải tiến đúng chỗ.

Thuộc tính này cung cấp bối cảnh cho các khoản điều chỉnh tài chính, giúp phân biệt nghĩa vụ theo hợp đồng với thất thoát doanh thu có thể tránh được do lỗi quy trình.

Thông tin này có trong các bảng giao dịch tài chính của hệ thống thanh toán hoặc kế toán bệnh nhân, thường liên kết với giao dịch điều chỉnh hoặc xóa nợ.

Mã bệnh nhân là khóa duy nhất được cấp cho mỗi bệnh nhân trong danh mục bệnh nhân chính của hệ thống y tế. Mã này liên kết toàn bộ hồ sơ khám chữa bệnh và giao dịch tài chính của bệnh nhân theo thời gian.

Mã sự kiện thanh toán đại diện cho một dịch vụ riêng lẻ, còn Mã bệnh nhân cho phép phân tích nhiều lần khám của cùng một người. Nhờ đó, bạn có thể phát hiện vấn đề lặp lại, chẳng hạn lỗi đăng ký nhiều lần hoặc mô hình sử dụng dịch vụ. Mã này cũng có thể dùng để phân tích toàn bộ hành trình tài chính của bệnh nhân, giúp hiểu rõ trách nhiệm thanh toán và mức độ gắn bó của họ.

Thuộc tính này cho phép phân tích nhiều sự kiện thanh toán của cùng một bệnh nhân, giúp phát hiện vấn đề lặp lại và hiểu rõ toàn bộ hành trình tài chính của bệnh nhân.

Đây là mã định danh chính, có trong hầu hết hệ thống lâm sàng và tài chính, bắt nguồn từ hệ thống đăng ký bệnh nhân hoặc EHR.

Mã yêu cầu thanh toán là mã định danh riêng của hóa đơn gửi cho công ty bảo hiểm. Một sự kiện thanh toán có thể tạo ra nhiều yêu cầu nếu cần gửi lần lượt cho đơn vị bảo hiểm chính, phụ và thứ ba, hoặc nếu yêu cầu cần được sửa rồi gửi lại.

Theo dõi Mã yêu cầu thanh toán giúp bạn hiểu chi tiết quá trình làm việc với đơn vị thanh toán. Mã này cho phép phân tích các vòng lặp làm lại do gửi lại yêu cầu và theo dõi trạng thái của một hóa đơn cụ thể đã gửi. Phân tích theo Mã yêu cầu thanh toán cho cái nhìn chi tiết hơn về vòng đời gửi và xử lý yêu cầu so với khi chỉ xem Sự kiện thanh toán.

Thuộc tính này giúp theo dõi chi tiết các lần gửi và gửi lại yêu cầu thanh toán, qua đó phân tích cụ thể hơn tương tác với đơn vị thanh toán và các vòng lặp làm lại.

Hệ thống thanh toán tạo mã định danh này khi lập yêu cầu và lưu trong các bảng quản lý yêu cầu thanh toán.

Số dư chưa thanh toán là khoản tiền còn phải thu cho một sự kiện thanh toán. Thông thường, số tiền này được tính bằng số tiền lập hóa đơn trừ đi các khoản đã thanh toán và điều chỉnh. Giá trị thay đổi trong suốt vòng đời của trường hợp khi các khoản thanh toán và điều chỉnh được ghi nhận.

Thuộc tính này là chỉ báo quan trọng về tình hình các khoản phải thu. Trong process mining, phân tích số dư chưa thanh toán ở các giai đoạn khác nhau của quy trình giúp quản lý tuổi nợ và ưu tiên hoạt động thu hồi công nợ. Bạn có thể dùng thuộc tính này để xác định loại trường hợp hoặc luồng quy trình nào thường còn số dư lớn, qua đó phát hiện vấn đề trong thanh toán hoặc xử lý yêu cầu bị từ chối.

Đây là chỉ số quan trọng về khoản phải thu và hiệu quả thu hồi, giúp ưu tiên các hoạt động theo dõi và phân tích tuổi nợ.

Thường được tính từ số tiền lập hóa đơn, đã thanh toán và đã điều chỉnh. Giá trị này cũng có thể được lưu trong trường của hệ thống quản lý khoản phải thu hoặc kế toán bệnh nhân.

Số tiền đã thanh toán là tổng các khoản thanh toán được ghi nhận cho một sự kiện thanh toán cụ thể. Khoản này gồm tiền từ đơn vị bảo hiểm chính, đơn vị bảo hiểm phụ và bệnh nhân. Đây là số tiền thực tế thu được cho các dịch vụ đã cung cấp.

Phân tích số tiền đã thanh toán là việc cần thiết để đo lường hiệu quả tài chính và hiệu quả vận hành của chu trình doanh thu. So sánh số tiền đã thanh toán với số tiền lập hóa đơn giúp bạn hiểu doanh thu thuần và tỷ lệ thu hồi. Trong process mining, thuộc tính này giúp định lượng kết quả tài chính của từng luồng quy trình và xác định đặc điểm của những yêu cầu được thanh toán đầy đủ, đúng hạn so với những yêu cầu còn lại.

Thuộc tính này đo số tiền thực tế thu được cho một trường hợp, rất quan trọng để đánh giá hiệu quả thu hồi và kết quả tài chính chung của quy trình.

Thông tin này có trong các bảng giao dịch ghi nhận thanh toán hoặc hạch toán tiền thu.

Trạng thái tài khoản cho biết sự kiện thanh toán đang ở đâu trong vòng đời tại một thời điểm nhất định. Trạng thái này phản ánh kết quả của hoạt động gần nhất, cho biết tài khoản đang mở và chờ thanh toán, đã đóng, được chuyển sang thu hồi công nợ hay đang ở trạng thái khác.

Process mining tái dựng luồng hoạt động, còn thuộc tính Trạng thái tài khoản giúp lọc và phân nhóm trường hợp theo tình trạng hiện tại. Thuộc tính này đặc biệt hữu ích cho dashboard theo dõi vận hành, cần hiển thị số lượng và giá trị tài khoản ở từng giai đoạn, chẳng hạn tổng khoản phải thu đang chờ đơn vị thanh toán phản hồi hoặc số tài khoản mới được chuyển cho đơn vị thu hồi công nợ.

Thuộc tính này cung cấp ảnh chụp trạng thái hiện tại của các trường hợp, hữu ích cho dashboard vận hành và phân nhóm phân tích theo giai đoạn vòng đời của tài khoản.

Thông tin này thường nằm trong trường trạng thái của hồ sơ tài khoản bệnh nhân chính hoặc sự kiện thanh toán trong hệ thống kế toán bệnh nhân.