Mẫu dữ liệu quản lý tồn kho

SAP S/4HANA
Mẫu dữ liệu quản lý tồn kho

Mẫu dữ liệu quản lý tồn kho

Mẫu này hướng dẫn bạn thu thập dữ liệu cần thiết để phân tích quy trình quản lý tồn kho. Mẫu nêu rõ các thuộc tính và hoạt động quan trọng cần có trong nhật ký sự kiện. Ngoài ra, mẫu còn hướng dẫn cách trích xuất dữ liệu từ SAP S/4HANA để bạn bắt đầu phân tích quy trình thuận lợi và hiệu quả.
  • Các thuộc tính nên thu thập
  • Các hoạt động chính cần theo dõi để khám phá quy trình
  • Hướng dẫn trích xuất dữ liệu cho SAP S/4HANA
Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính quản lý tồn kho

Đây là các trường dữ liệu nên đưa vào nhật ký sự kiện để phân tích quy trình quản lý tồn kho.
3 Bắt buộc 7 Nên có 8 Không bắt buộc
Tên Mô tả
Lô hàng tồn kho
InventoryBatchLot
Mã định danh duy nhất cho một lượng sản phẩm cụ thể, dùng làm mã trường hợp để theo dõi vòng đời của lượng hàng đó.
Mô tả

Mã lô hàng tồn kho là mã trường hợp chính, dùng để nhóm tất cả hoạt động liên quan đến một lượng sản phẩm cụ thể. Nhờ đó, bạn có thể xem toàn bộ hành trình của lượng hàng theo trình tự thời gian, từ lúc nhập kho, qua các lần di chuyển nội bộ và thay đổi trạng thái, đến khi xuất bán, đưa vào sản xuất hoặc thanh lý.

Trong phân tích quy trình, thuộc tính này đóng vai trò nền tảng. Thuộc tính giúp bạn theo dõi luồng đầu cuối của từng lô, đo chính xác thời gian chu kỳ, phát hiện các biến thể quy trình và hiểu cách xử lý từng lô. Phân tích ở cấp độ lô rất quan trọng trong những ngành cần truy xuất nguồn gốc, kiểm soát chất lượng và quản lý hạn sử dụng, chẳng hạn dược phẩm, thực phẩm và đồ uống, hóa chất.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mã định danh cốt lõi, kết nối mọi sự kiện hàng tồn kho liên quan thành một trường hợp duy nhất để có thể phân tích quy trình đầu cuối.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông thường đây là mã lô, nằm trong các bảng SAP như MCHA (dữ liệu chính lô hàng) hoặc MCH1 (các lô hàng), tại trường CHARG.

Ví dụ
B001-A452023L202405-XYZ789456123BATCH-05-24
Thời điểm sự kiện
EventTime
Ngày và giờ chính xác khi hoạt động hàng tồn kho được ghi nhận trong hệ thống.
Mô tả

Thời điểm sự kiện là dấu thời gian ghi lại chính xác lúc một hoạt động xảy ra. Dữ liệu này rất cần thiết để sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian và dựng lại luồng quy trình của từng lô hàng tồn kho. Đây là cơ sở cho mọi phân tích process mining dựa trên thời gian.

Độ chính xác của thời điểm sự kiện rất quan trọng khi tính các chỉ số hiệu suất chính như thời gian chu kỳ, thời gian xử lý và thời lượng. Dữ liệu này giúp phân tích hiệu suất quy trình theo từng giai đoạn, xác định thời điểm phát sinh điểm nghẽn và hiểu rõ nguyên nhân chậm trễ, chẳng hạn thời gian một lô hàng nằm trong kho kiểm tra chất lượng trước khi được giải phóng.

Vì sao điều này quan trọng

Dấu thời gian này sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian và là cơ sở để tính thời lượng cũng như hiệu suất.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông thường, đây là sự kết hợp giữa ngày ghi sổ (MKPF-BUDAT) và giờ nhập liệu (MKPF-CPUTM) từ bảng tiêu đề chứng từ vật tư MKPF.

Ví dụ
2023-10-26T09:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T23:15:00Z
Hoạt động
ActivityName
Tên sự kiện nghiệp vụ xảy ra tại một thời điểm cụ thể trong quy trình quản lý hàng tồn kho.
Mô tả

Thuộc tính Hoạt động mô tả một bước hoặc sự kiện trong vòng đời tồn kho của một lô hàng. Các sự kiện này thể hiện những thao tác nghiệp vụ quan trọng như nhận hàng, di chuyển hàng, kiểm tra chất lượng hoặc xuất vật tư. Mỗi hoạt động ghi lại một việc đã xảy ra với lô hàng tại một thời điểm cụ thể.

Phân tích hoạt động là nền tảng của process mining. Việc này giúp trực quan hóa luồng quy trình, xác định các luồng thường gặp và hiếm gặp, phát hiện điểm nghẽn do hoạt động bị chậm trễ và phân tích các vòng lặp làm lại. Khi hiểu trình tự và tần suất của những hoạt động như 'Đã loại bỏ hàng tồn kho' hoặc 'Kiểm tra chất lượng', doanh nghiệp có thể xác định những điểm cần cải tiến quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, giúp trực quan hóa và phân tích vòng đời hàng tồn kho.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính được suy ra, thường ánh xạ từ loại luân chuyển SAP (MSEG-BWART) hoặc mã giao dịch (MKPF-TCODE2) sang tên dễ hiểu với người dùng.

Ví dụ
Đã ghi nhận nhận hàngĐã ghi nhận chuyển hàng vào vị trí lưu trữĐã ghi nhận xuất hàng cho giao hàngĐã loại bỏ hàng tồn kho
Loại luân chuyển
MovementType
Mã gồm ba chữ số trong SAP, quy định cách ghi nhận luân chuyển hàng hóa.
Mô tả

Loại luân chuyển là mã kiểm soát quan trọng trong SAP Inventory Management, xác định đặc điểm của một lần luân chuyển vật tư. Mã này quy định tài khoản nào được cập nhật, bố cục màn hình giao dịch ra sao và trường số lượng hoặc giá trị nào được cập nhật. Ví dụ, '101' dùng để nhận hàng, '311' dùng để ghi nhận chuyển kho và '551' dùng để loại bỏ hàng.

Thuộc tính này thường được dùng để suy ra tên 'Hoạt động' dễ hiểu với người dùng. Phân tích quy trình theo loại luân chuyển giúp bạn hiểu chi tiết về mặt kỹ thuật cách hàng tồn kho di chuyển. Đây là bước cần thiết để xác thực sơ đồ quy trình và xác định những loại giao dịch cụ thể có thể gây ra điểm nghẽn hoặc sai lệch.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này phân loại chính xác từng sự kiện hàng tồn kho về mặt kỹ thuật, rất quan trọng để xác định hoạt động và phân tích chi tiết.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong bảng chi tiết chứng từ vật tư MSEG, tại trường BWART (Loại luân chuyển).

Ví dụ
101311261551601
Mã lý do luân chuyển
MovementReasonCode
Mã cho biết lý do thực hiện hoạt động luân chuyển tồn kho.
Mô tả

Mã lý do luân chuyển cho biết vì sao hoạt động luân chuyển hàng hóa được thực hiện. Mã này thường dùng để giải thích các hoạt động ngoài kế hoạch như điều chỉnh tồn kho, hàng trả lại hoặc loại bỏ hàng.

Thuộc tính này rất hữu ích khi tìm nguyên nhân gốc rễ. Với dashboard “Nguyên nhân điều chỉnh tồn kho thủ công”, phân tích theo mã lý do có thể cho thấy vì sao phát sinh chênh lệch, chẳng hạn do hư hỏng, mất cắp hoặc nhập sai dữ liệu. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xử lý vấn đề gốc thay vì chỉ khắc phục biểu hiện.

Vì sao điều này quan trọng

Giải thích lý do đằng sau các hoạt động tồn kho ngoài kế hoạch, giúp tìm đúng nguyên nhân gốc rễ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong bảng chi tiết chứng từ vật tư MSEG, trường GRUND (Reason for Movement).

Ví dụ
00010005102
Mã vật tư
MaterialNumber
Mã định danh duy nhất của sản phẩm hoặc vật tư đang được quản lý.
Mô tả

Mã vật tư, thường được gọi là SKU (mã hàng hóa), là mã duy nhất được gán cho một sản phẩm cụ thể. Đây là thành phần dữ liệu chính cơ bản trong quản lý hàng tồn kho, dùng để theo dõi số lượng, giá trị và luân chuyển hàng hóa.

Trong process mining, phân tích theo mã vật tư giúp bạn xem quy trình hàng tồn kho theo từng sản phẩm. Bạn có thể tìm hiểu sản phẩm nào mất nhiều thời gian kiểm tra chất lượng nhất, sản phẩm nào thường bị loại bỏ nhất hoặc sản phẩm nào có số lần chuyển nội bộ nhiều nhất. Cách phân nhóm này rất quan trọng để xác định vấn đề riêng của từng sản phẩm và tối ưu chiến lược tồn kho cho từng loại hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cho phép phân tích theo từng sản phẩm, qua đó phát hiện các mẫu và vấn đề riêng của từng mặt hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong bảng chi tiết chứng từ vật tư MSEG, tại trường MATNR. Dữ liệu chính nằm trong bảng MARA.

Ví dụ
RM-1001FG-2050-B100-400-A
Nhà máy
Plant
Đơn vị tổ chức đại diện cho cơ sở lưu trữ hàng tồn kho, chẳng hạn nhà máy hoặc trung tâm phân phối.
Mô tả

Plant là đơn vị tổ chức trung tâm trong SAP, có thể đại diện cho cơ sở sản xuất, kho trung tâm hoặc trụ sở công ty. Toàn bộ hàng tồn kho được lưu trữ về mặt vật lý hoặc logic tại một Plant.

Phân tích theo Plant là bước cơ bản để so sánh hiệu quả quy trình giữa các địa điểm. Cách này giúp bạn trả lời những câu hỏi như: “Plant nào có thời gian nhập kho lâu nhất?” hoặc “Tỷ lệ chênh lệch tồn kho ở Plant A có cao hơn Plant B không?”. Việc phân nhóm theo địa lý hoặc tổ chức giúp xác định vấn đề riêng tại từng địa điểm và chia sẻ cách làm hiệu quả trong toàn doanh nghiệp.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp so sánh quy trình và hiệu quả quản lý tồn kho giữa các địa điểm của công ty.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong bảng chi tiết chứng từ vật tư MSEG, trường WERKS (Plant).

Ví dụ
10001710DE01US01
Số lượng
Quantity
Số lượng vật tư tham gia vào hoạt động luân chuyển tồn kho.
Mô tả

Thuộc tính này ghi nhận lượng vật tư được di chuyển, nhận, xuất hoặc điều chỉnh trong một hoạt động. Số lượng được tính theo đơn vị đo cơ bản của vật tư.

Phân tích số lượng giúp bạn hiểu quy mô và tác động của các quy trình tồn kho. Bạn có thể tạo dashboard để theo dõi khối lượng hàng hóa được xử lý, chẳng hạn “Sản lượng xuất hàng theo SKU”. Số liệu này cũng dùng để tính KPI như “Tỷ lệ hàng tồn kho bị loại bỏ”, bổ sung góc nhìn định lượng cho phân tích quy trình thay vì chỉ đếm sự kiện.

Vì sao điều này quan trọng

Định lượng vật tư trong từng hoạt động, giúp phân tích sản lượng xử lý, lượng hàng loại bỏ và tác động của các lần điều chỉnh.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong bảng chi tiết chứng từ vật tư MSEG, trường MENGE (Quantity).

Ví dụ
10012.55000-10
Tên người dùng
UserName
Mã người dùng SAP của người thực hiện giao dịch.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại mã người dùng SAP của nhân viên đã ghi sổ chứng từ hoặc thực hiện hoạt động. Nhờ đó, bạn có thể truy xuất người chịu trách nhiệm cho từng thao tác trong quy trình quản lý hàng tồn kho.

Phân tích theo người dùng rất quan trọng để hiểu hiệu suất, việc tuân thủ và nhu cầu đào tạo. Chẳng hạn, bảng điều khiển 'Nguyên nhân điều chỉnh tồn kho thủ công' dùng thuộc tính này để xác định ai thực hiện nhiều lần điều chỉnh nhất. Thông tin này có thể giúp phát hiện người dùng cần được đào tạo thêm, hoạt động không được phép hoặc nhân viên có thành tích tốt.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này giúp xác định trách nhiệm và phát hiện hành vi riêng của từng người dùng, nhu cầu đào tạo hoặc vấn đề về tuân thủ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong bảng tiêu đề chứng từ vật tư MKPF, tại trường USNAM (Tên người dùng).

Ví dụ
JSMITHMBROWNVẬN HÀNH_KHO
Vị trí lưu kho
StorageLocation
Một vị trí cụ thể trong Plant, nơi hàng tồn kho được lưu trữ.
Mô tả

Vị trí lưu kho là đơn vị tổ chức giúp phân biệt lượng hàng tồn kho trong một Plant. Ví dụ, một Plant có thể có các vị trí riêng cho nguyên vật liệu, thành phẩm và hàng chờ kiểm tra chất lượng.

Thuộc tính này cho biết vị trí chi tiết hơn Plant. Bạn có thể dùng thuộc tính này để phân tích luồng di chuyển giữa các khu vực lưu kho, chẳng hạn thời gian chuyển hàng từ khu vực nhận hàng đến kho chính. Phân tích mức sử dụng kho và tần suất di chuyển theo từng vị trí giúp tối ưu cách bố trí kho và hoạt động logistics nội bộ.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết chi tiết vị trí hàng tồn kho trong Plant, giúp phân tích luồng di chuyển nội bộ và hiệu quả lưu trữ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong bảng chi tiết chứng từ vật tư MSEG, trường LGORT (Storage Location).

Ví dụ
0001RM01FG01QI01
Đơn vị đo
UnitOfMeasure
Đơn vị dùng để đo số lượng vật tư, chẳng hạn chiếc hoặc kilôgam.
Mô tả

Đơn vị đo cho biết đơn vị áp dụng cho thuộc tính “Số lượng”. Các đơn vị phổ biến gồm chiếc (PC), kilôgam (KG), lít (L) và thùng (BOX). Thông tin này giúp diễn giải chính xác trường số lượng.

Dù thường chỉ đóng vai trò mô tả, thuộc tính này rất quan trọng để đảm bảo chất lượng dữ liệu và hỗ trợ phân tích khi cần quy đổi các đơn vị khác nhau về cùng một chuẩn. Ví dụ, để tính chính xác tổng giá trị hàng tồn kho bị loại bỏ, bạn cần xác định và có thể phải quy đổi số lượng đang dùng các đơn vị khác nhau.

Vì sao điều này quan trọng

Bổ sung thông tin cần thiết cho thuộc tính “Số lượng”, giúp diễn giải chính xác khối lượng vật tư.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong bảng chi tiết chứng từ vật tư MSEG, trường MEINS (Base Unit of Measure).

Ví dụ
ChiếcKilôgamCáiMét
Hệ thống nguồn
SourceSystem
Xác định hệ thống nguồn nơi dữ liệu được trích xuất.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết hệ thống lưu trữ dữ liệu gốc về quản lý hàng tồn kho. Trong trường hợp này, đó là một phiên bản SAP S/4HANA cụ thể. Thông tin này rất quan trọng khi dữ liệu được lấy từ nhiều hệ thống ERP, hệ thống quản lý kho hoặc nền tảng cũ.

Trong phân tích chỉ dùng một hệ thống, thuộc tính này có thể không thay đổi. Tuy nhiên, thuộc tính trở nên thiết yếu khi kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn để có góc nhìn đầy đủ về quy trình. Thuộc tính hỗ trợ quản trị dữ liệu, xử lý sự cố trích xuất và làm rõ nguồn gốc dữ liệu.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cho biết dữ liệu bắt nguồn từ đâu, rất cần thiết cho quản trị dữ liệu và phân tích nhiều hệ thống.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông thường, đây là giá trị được đặt cố định trong quá trình chuyển đổi dữ liệu để xác định phiên bản SAP S/4HANA cụ thể.

Ví dụ
S4H_PROD_100SAP_S4_FINANCES4HANA_GLOBAL
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu của bản ghi này được làm mới từ hệ thống nguồn.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại ngày giờ của lần trích xuất hoặc cập nhật dữ liệu gần nhất từ hệ thống nguồn. Đây là siêu dữ liệu quan trọng cho biết thông tin đang phân tích có mới hay không. Nhờ đó, người dùng biết dữ liệu gần như theo thời gian thực hay chỉ là ảnh chụp của một giai đoạn trước.

Để đưa ra kết luận phù hợp và chính xác, bạn cần biết dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nào. Trường này giúp chuyên viên phân tích và người dùng nghiệp vụ xác nhận độ mới của dữ liệu, đồng thời thường được hiển thị trên bảng điều khiển để cung cấp bối cảnh cho các thông tin phân tích.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này cho người dùng biết dữ liệu mới đến đâu, giúp bảo đảm phân tích dựa trên thông tin cập nhật.

Lấy dữ liệu ở đâu

Dấu thời gian này được tạo và thêm vào trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL).

Ví dụ
2024-05-21T08:00:00Z2024-05-20T08:00:00Z
Loại tồn kho
StockType
Cho biết trạng thái hàng tồn kho, chẳng hạn được phép sử dụng, đang kiểm tra chất lượng hoặc bị khóa.
Mô tả

Loại tồn kho phân nhóm hàng theo khả năng sử dụng. Các loại chính gồm hàng được phép sử dụng (có thể dùng ngay), hàng chờ kiểm tra chất lượng và hàng bị khóa (không thể sử dụng). Hoạt động luân chuyển hàng hóa thường làm thay đổi loại tồn kho.

Theo dõi thay đổi loại tồn kho là việc cần thiết để hiểu quy trình đảm bảo hàng sẵn sàng sử dụng. Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp cho các hoạt động như “Chuyển hàng sang kiểm tra chất lượng” và “Đổi trạng thái hàng sang bị khóa”. Phân tích thời gian hàng nằm ở từng loại, đặc biệt là thời gian chờ kiểm tra chất lượng, giúp phát hiện chậm trễ ảnh hưởng đến khả năng cung ứng hàng cho bán hàng hoặc sản xuất.

Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi trạng thái sử dụng của hàng tồn kho, giúp phân tích thời gian chờ kiểm tra chất lượng và khả năng sẵn có của hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong bảng chi tiết chứng từ vật tư MSEG, trường INSMK (Stock Type).

Ví dụ
Được phép sử dụngChờ kiểm tra chất lượngHàng bị khóa
Ngày hết hạn
ExpirationDate
Ngày lô vật tư hết hạn và không còn sử dụng được.
Mô tả

Ngày hết hạn sử dụng (SLED) là dữ liệu chủ quan trọng đối với hàng dễ hỏng hoặc có thời hạn sử dụng. Ngày này được quản lý theo lô và xác định thời điểm sản phẩm không còn được bán hoặc sử dụng.

Thuộc tính này cần thiết cho dashboard “Phân tích hàng tồn kho lỗi thời và hết hạn”. Phân tích hoạt động theo ngày hết hạn giúp doanh nghiệp xác định các lô có nguy cơ hết hạn và chủ động xử lý. Thuộc tính này cũng giúp đánh giá hiệu quả của chính sách luân chuyển hàng như hết hạn trước, xuất trước (FEFO), đồng thời tính toán tổn thất do loại bỏ hàng đã hết hạn.

Vì sao điều này quan trọng

Hỗ trợ phân tích hàng tồn kho lỗi thời và hết hạn, giúp giảm lãng phí và tổn thất tài chính.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong bảng dữ liệu chủ lô MCH1 hoặc MCHA, trường VFDAT (Shelf Life Expiration Date).

Ví dụ
2024-12-312025-06-302024-09-01
Ô chứa hàng
StorageBin
Đơn vị lưu trữ nhỏ nhất trong kho, xác định vị trí vật lý của vật tư.
Mô tả

Ô chứa hàng là một vị trí cụ thể trong kho, chẳng hạn một ngăn trên kệ. Mức chi tiết này thường được dùng khi triển khai SAP Warehouse Management (WM) hoặc Extended Warehouse Management (EWM).

Thuộc tính này rất quan trọng với dashboard “Mức sử dụng không gian kho”. Bạn có thể phân tích mức độ sử dụng diện tích kho, xác định khu vực dễ ùn tắc và phát hiện các tuyến nhập kho hoặc lấy hàng chưa hiệu quả. Phân tích luồng di chuyển giữa các ô chứa hàng giúp tối ưu cách bố trí kho và giảm thời gian di chuyển của nhân viên vận hành.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp dữ liệu vị trí chi tiết nhất, giúp phân tích mức sử dụng không gian kho và hiệu quả vận hành.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nếu dùng WM, thông tin này có thể nằm trong các bảng lệnh chuyển như LTAK/LTAP. Với chứng từ tồn kho, thông tin có thể nằm trong MSEG-LGPBE. Hãy tham khảo tài liệu SAP S/4HANA.

Ví dụ
A-01-01-AB-05-10-CRCV-AREA-01
Số chứng từ vật tư
MaterialDocumentNumber
Mã số duy nhất của chứng từ vật tư ghi nhận hoạt động luân chuyển hàng hóa.
Mô tả

Khi ghi nhận hoạt động luân chuyển hàng hóa trong SAP, hệ thống tạo chứng từ vật tư để xác nhận giao dịch. Thuộc tính này là mã định danh duy nhất của chứng từ. Một chứng từ vật tư có thể gồm nhiều mục hoặc hoạt động.

Trong process mining, Số chứng từ vật tư là mã giao dịch quan trọng, dùng để nhóm các sự kiện được ghi nhận cùng nhau. Thuộc tính này cũng cần thiết cho việc kiểm toán và truy ngược từ phân tích quy trình về hệ thống nguồn để kiểm tra từng giao dịch.

Vì sao điều này quan trọng

Dùng làm mã giao dịch để kiểm toán và nhóm các hoạt động được thực hiện cùng nhau.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong các bảng MKPF (phần đầu) và MSEG (chi tiết), trường MBLNR (Number of Material Document).

Ví dụ
490000123450000056784900002345
Thời gian hoàn tất đơn hàng
OrderFulfillmentCycleTime
Tổng thời gian từ lúc bắt đầu lấy hàng đến khi ghi nhận xuất hàng để giao.
Mô tả

Đây là chỉ số được tính từ hoạt động “Bắt đầu lấy hàng” đến “Ghi nhận xuất hàng để giao”. Chỉ số cho biết tổng thời gian kho cần để chuẩn bị và gửi đơn hàng cho khách sau khi quy trình bắt đầu.

Thuộc tính này đo trực tiếp KPI “Thời gian hoàn tất đơn hàng”. Phân tích thời lượng giúp doanh nghiệp hiểu khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng. Bạn có thể phân tích theo sản phẩm, kho hoặc khách hàng để xác định khâu lấy hàng, đóng gói và giao hàng đang bị chậm ở đâu, từ đó cải thiện sự hài lòng của khách hàng và hiệu quả logistics.

Vì sao điều này quan trọng

Đo tốc độ và hiệu quả xử lý hàng xuất tại kho, yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính được tính bằng chênh lệch thời gian giữa sự kiện “Bắt đầu lấy hàng” và “Ghi nhận xuất hàng để giao” của từng lô.

Ví dụ
7200144003600
Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Hoạt động quản lý tồn kho

Đây là các bước và mốc quy trình chính cần ghi lại trong nhật ký sự kiện để khám phá quy trình tồn kho chính xác.
7 Nên có 7 Không bắt buộc
Hoạt động Mô tả
Đã ghi nhận chuyển hàng vào vị trí lưu trữ
Cho biết lô hàng được di chuyển thực tế từ khu vực nhận hàng hoặc khu vực tập kết đến vị trí lưu trữ cuối cùng. SAP ghi nhận việc này bằng chứng từ vật tư chuyển kho.
Vì sao điều này quan trọng

Hoàn tất quy trình nhận hàng. Thời gian thực hiện hoạt động này, còn gọi là thời gian đưa hàng vào vị trí lưu trữ, là KPI quan trọng để đánh giá hiệu quả kho.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi trong bảng MATDOC dưới dạng chuyển kho, thường là giữa các vị trí lưu trữ, chẳng hạn loại luân chuyển 311. Loại luân chuyển cụ thể có thể khác nhau tùy theo cấu trúc kho.

Thu thập

Xác định qua chứng từ chuyển kho trong MATDOC, ghi nhận việc chuyển hàng từ vị trí lưu trữ tạm hoặc khu vực nhận hàng sang vị trí lưu trữ cuối cùng.

Loại sự kiện explicit
Đã ghi nhận điều chỉnh hàng tồn kho
Ghi nhận thay đổi về số lượng tồn kho sau khi kiểm kê thực tế hoặc phát hiện chênh lệch khác. Sự kiện này điều chỉnh rõ số lượng tồn kho trên sổ sách để khớp với số lượng thực tế.
Vì sao điều này quan trọng

Những lần điều chỉnh này rất quan trọng để duy trì độ chính xác của tồn kho. Nếu điều chỉnh thường xuyên, có thể đang tồn tại vấn đề trong khâu xử lý hàng, an ninh hoặc nhập liệu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi trong bảng MATDOC. Xác định bằng loại luân chuyển kiểm kê thực tế (BWART), chẳng hạn 701 (tăng tồn kho) hoặc 702 (giảm tồn kho).

Thu thập

Lấy từ chứng từ vật tư trong MATDOC có loại luân chuyển điều chỉnh kiểm kê thực tế, chẳng hạn 701 hoặc 702.

Loại sự kiện explicit
Đã ghi nhận nhận hàng
Đánh dấu thời điểm lô hàng tồn kho được nhập vào kho, thường là từ nhà cung cấp hoặc từ khâu sản xuất. SAP S/4HANA ghi nhận rõ sự kiện này khi tạo chứng từ vật tư lúc nhận hàng.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện bắt đầu chính trong vòng đời hàng tồn kho. Phân tích thời gian từ hoạt động này đến các hoạt động khác, chẳng hạn đưa hàng vào vị trí lưu trữ, rất quan trọng để đo lường hiệu quả khu vực nhận hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi trong bảng MATDOC. Xác định bằng loại luân chuyển (BWART) cụ thể, chẳng hạn 101 cho nhận hàng theo đơn mua hàng hoặc 103 cho nhận hàng vào kho bị khóa.

Thu thập

Lấy từ chứng từ vật tư trong MATDOC có loại luân chuyển nhận hàng tương ứng.

Loại sự kiện explicit
Đã ghi nhận xuất hàng cho giao hàng
Ghi nhận bước cuối của quy trình xuất hàng, khi quyền sở hữu lô hàng được chuyển cho khách hàng hoặc đơn vị vận chuyển. Đây là giao dịch cụ thể làm giảm lượng hàng tồn kho và ghi nhận vào kế toán.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện hoàn tất quan trọng trong quy trình xử lý đơn hàng. Sự kiện này cần thiết để đo lường tỷ lệ giao hàng đúng hạn và tính tổng thời gian xử lý đơn hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi trong bảng MATDOC. Xác định bằng loại luân chuyển (BWART) dùng để xuất hàng cho đơn giao hàng bán, thường là 601.

Thu thập

Lấy từ chứng từ vật tư trong MATDOC có loại luân chuyển 601.

Loại sự kiện explicit
Đã ghi nhận xuất hàng cho sản xuất
Cho biết lô hàng tồn kho được sử dụng cho lệnh sản xuất hoặc lệnh quy trình. Giao dịch này làm giảm lượng hàng tồn kho và phân bổ chi phí vật tư cho lệnh sản xuất.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện sử dụng vật tư chính, đánh dấu kết thúc vòng đời tồn kho của các linh kiện. Sự kiện này rất quan trọng để phân tích khả năng cung ứng vật tư cho sản xuất và cách sử dụng vật tư.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi trong bảng MATDOC. Xác định bằng loại luân chuyển (BWART) dùng để xuất hàng cho lệnh, chẳng hạn 261.

Thu thập

Lấy từ chứng từ vật tư trong MATDOC có loại luân chuyển 261.

Loại sự kiện explicit
Đã giải phóng hàng khỏi kho kiểm tra chất lượng
Cho biết lô hàng đã qua kiểm tra chất lượng và hiện có thể sử dụng hoặc đưa vào vị trí lưu trữ. Sự kiện này được ghi nhận rõ dưới dạng chuyển kho từ kho kiểm tra chất lượng sang loại tồn kho khác, chẳng hạn tồn kho được phép sử dụng không hạn chế.
Vì sao điều này quan trọng

Cột mốc này đánh dấu quy trình kiểm tra chất lượng đã hoàn tất và hàng tồn kho đã sẵn sàng để sử dụng. Chậm trễ ở bước này có thể gây ảnh hưởng đáng kể đến các khâu tiếp theo trong sản xuất hoặc xử lý đơn hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi trong bảng MATDOC dưới dạng chuyển kho. Thường xác định bằng loại luân chuyển (BWART) 321, chuyển hàng từ 'Kiểm tra chất lượng' sang 'Được phép sử dụng không hạn chế'.

Thu thập

Lấy từ chứng từ vật tư trong MATDOC có loại luân chuyển 321.

Loại sự kiện explicit
Đã loại bỏ hàng tồn kho
Đánh dấu việc loại bỏ lô hàng tồn kho, xóa vĩnh viễn lô hàng khỏi hồ sơ tồn kho. Việc này thường áp dụng với hàng hết hạn, hư hỏng hoặc lỗi thời.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện kết thúc thể hiện tổn thất tài chính. Phân tích các lần loại bỏ hàng giúp phát hiện vấn đề về hàng lưu kho lâu ngày, quy trình xử lý hoặc dự báo nhu cầu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi trong bảng MATDOC. Xác định bằng loại luân chuyển (BWART) dùng để loại bỏ hàng, chẳng hạn 551 (từ kho được phép sử dụng không hạn chế), 553 (từ kho kiểm tra chất lượng) hoặc 555 (từ kho bị khóa).

Thu thập

Lấy từ chứng từ vật tư trong MATDOC có loại luân chuyển loại bỏ hàng, chẳng hạn 551.

Loại sự kiện explicit
Đã bắt đầu lấy hàng
Đánh dấu thời điểm bắt đầu xử lý đơn hàng, khi một tác vụ kho được tạo để lấy lô hàng từ ô chứa. Sự kiện này thường được ghi nhận khi tạo lệnh chuyển kho hoặc tác vụ kho.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này khởi động quy trình lấy hàng. Phân tích thời gian từ sự kiện này đến khi lấy hàng xong giúp đo lường hiệu quả của nhân viên kho và phát hiện chậm trễ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường không có trong MATDOC. Với các hệ thống Warehouse Management (WM/EWM), sự kiện được suy ra từ dấu thời gian tạo lệnh chuyển kho (bảng LTAK) hoặc tác vụ kho.

Thu thập

Suy ra từ bản ghi tạo lệnh chuyển kho (trong WM) hoặc tác vụ kho (trong EWM) được liên kết với lô vật tư.

Loại sự kiện inferred
Đã chuyển hàng vào kho kiểm tra chất lượng
Cho biết lô hàng đã nhận được chuyển sang trạng thái chờ kiểm tra chất lượng và chưa thể sử dụng cho đến khi được duyệt. Đây là giao dịch được ghi nhận rõ trong SAP, làm thay đổi loại tồn kho của lô hàng.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này bắt đầu quy trình kiểm tra chất lượng. Thời gian từ đây đến khi hàng được giải phóng khỏi trạng thái kiểm tra chất lượng là chỉ số quan trọng để hiểu các chậm trễ liên quan đến chất lượng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi trong bảng MATDOC. Đây có thể là một lần luân chuyển nhận hàng, chẳng hạn 101, với loại tồn kho (INSMK) đặt thành 'Q' (kiểm tra chất lượng), hoặc một lần chuyển kho, chẳng hạn 322.

Thu thập

Xác định qua chứng từ vật tư trong MATDOC đưa hàng tồn kho vào loại tồn kho 'Kiểm tra chất lượng'.

Loại sự kiện explicit
Đã chuyển trạng thái hàng tồn kho sang bị khóa
Cho biết trạng thái của lô hàng đã thay đổi, khiến hàng không thể xuất kho. Nguyên nhân thường là hư hỏng, yêu cầu tạm giữ hoặc lý do khác. SAP ghi nhận việc này dưới dạng chuyển kho.
Vì sao điều này quan trọng

Cho thấy hàng tồn kho bị gián đoạn khả năng cung ứng. Nếu sự kiện khóa hàng xảy ra thường xuyên, có thể có vấn đề trong khâu xử lý, điều kiện lưu kho hoặc chất lượng nhà cung cấp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi trong bảng MATDOC dưới dạng chuyển kho. Thường dùng loại luân chuyển (BWART) 344 để chuyển hàng từ 'Bị khóa' sang 'Được phép sử dụng không hạn chế', và 343 để chuyển từ 'Được phép sử dụng không hạn chế' sang 'Bị khóa'. Hoạt động này dùng loại 343.

Thu thập

Xác định qua chứng từ vật tư trong MATDOC có loại luân chuyển 343.

Loại sự kiện explicit
Đã chuyển trạng thái hàng tồn kho sang được phép sử dụng không hạn chế
Cho biết trạng thái của lô hàng đã thay đổi, được giải phóng khỏi trạng thái bị khóa hoặc chờ kiểm tra chất lượng và hiện có thể sử dụng. Sự kiện này được ghi nhận rõ dưới dạng chuyển kho.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này đánh dấu việc gỡ bỏ trạng thái tạm giữ hàng tồn kho. Bạn có thể phân tích thời gian hàng bị khóa để cải thiện quy trình xử lý.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi trong bảng MATDOC dưới dạng chuyển kho. Loại luân chuyển (BWART) 344 chuyển hàng từ 'Bị khóa' sang 'Được phép sử dụng không hạn chế'.

Thu thập

Xác định qua chứng từ vật tư trong MATDOC có loại luân chuyển 344.

Loại sự kiện explicit
Đã ghi nhận chuyển hàng tồn kho nội bộ
Ghi nhận việc chuyển một lô hàng tồn kho giữa các vị trí lưu trữ hoặc ô chứa khác nhau trong cùng một nhà máy. Đây là giao dịch cụ thể tạo ra chứng từ vật tư.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi các lần chuyển hàng nội bộ giúp phân tích hiệu quả vận hành kho, phát hiện những lần di chuyển không cần thiết và đo thời gian bổ sung hàng giữa các vị trí.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi trong bảng MATDOC. Thường xác định bằng loại luân chuyển (BWART) 311, dùng để chuyển hàng giữa các vị trí lưu trữ.

Thu thập

Lấy từ chứng từ vật tư trong MATDOC có loại luân chuyển hàng tồn kho nội bộ, chẳng hạn 311.

Loại sự kiện explicit
Đã nhận hàng khách trả lại
Ghi nhận lô hàng đã xuất trước đó được khách trả lại kho. Đây là giao dịch cụ thể làm tăng lượng hàng tồn kho.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi hàng trả lại rất quan trọng để hiểu các vấn đề về chất lượng sản phẩm và sự không hài lòng của khách hàng. Quy trình tiếp nhận và xử lý hàng trả lại cũng có thể gây kém hiệu quả.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi trong bảng MATDOC. Xác định bằng loại luân chuyển (BWART) dùng cho hàng bán bị trả lại, chẳng hạn 651 (vào kho được phép sử dụng không hạn chế) hoặc 653 (vào kho kiểm tra chất lượng).

Thu thập

Lấy từ chứng từ vật tư trong MATDOC có loại luân chuyển hàng bán bị trả lại, chẳng hạn 651 hoặc 653.

Loại sự kiện explicit
Đã thay đổi trạng thái lô hàng
Cho biết bản ghi chính của lô hàng đã thay đổi, chẳng hạn trạng thái chuyển từ 'Được phép sử dụng không hạn chế' sang 'Bị hạn chế'. Đây không phải là luân chuyển vật tư mà là thay đổi dữ liệu chính được ghi lại trong hệ thống.
Vì sao điều này quan trọng

Thay đổi trạng thái lô hàng ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng sử dụng lô hàng trong bán hàng hoặc sản xuất. Phân tích những thay đổi này có thể giúp phát hiện vấn đề về hàng sắp hết hạn hoặc kiểm soát chất lượng mà không liên quan đến việc di chuyển hàng hóa.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ nhật ký thay đổi của các bảng dữ liệu chính về lô hàng (MCH1, MCHA). Bảng CDHDR và CDPOS theo dõi thay đổi ở trường trạng thái lô hàng (MCH1-ZUSTD).

Thu thập

Suy ra từ chứng từ thay đổi trong CDHDR/CDPOS đối với trường trạng thái của bản ghi chính lô hàng (MCH1-ZUSTD).

Loại sự kiện inferred
Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất dữ liệu

Cách lấy dữ liệu từ SAP S/4HANA

Bạn đã sẵn sàng bắt đầu chưa?

Dùng mẫu này để chuẩn bị dữ liệu và tìm hiểu rõ hơn về hoạt động quản lý tồn kho. Bắt đầu tối ưu hiệu quả và giảm chi phí ngay hôm nay.

Tối ưu quản lý tồn kho trong SAP S/4HANA

Xác định điểm chưa hiệu quả, giảm 30% thời gian chu kỳ và tiết kiệm chi phí.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng • Thiết lập chỉ trong vài phút