Mẫu dữ liệu onboarding nhân viên

Mã hồ sơ tiếp nhận nhân viên mới là khóa chính dùng để theo dõi toàn bộ quá trình tiếp nhận của một nhân viên, từ đầu đến cuối. Mỗi quy trình tiếp nhận riêng biệt, từ lúc ứng viên nhận lời mời làm việc đến khi hoàn tất mọi nhiệm vụ bắt buộc, đều được gán một mã định danh duy nhất. Mã này liên kết tất cả sự kiện, nhiệm vụ và mốc liên quan.

Trong process mining, thuộc tính này là nền tảng để liên kết các sự kiện theo từng hồ sơ. Phần mềm dùng mã này để dựng lại luồng quy trình đầu cuối cho từng nhân viên mới, kết nối các sự kiện rời rạc như 'Bắt đầu kiểm tra lý lịch' và 'Giao thiết bị' thành một dòng thời gian thống nhất. Không thể phân tích quy trình theo từng hồ sơ nếu thiếu mã định danh đáng tin cậy.

Đây là khóa thiết yếu để liên kết mọi sự kiện liên quan trong quá trình tiếp nhận một nhân viên mới, giúp phân tích quy trình từ đầu đến cuối.

Thường do hệ thống nhân sự chính hoặc hệ thống quản lý tiếp nhận tạo khi bắt đầu quy trình tuyển dụng nhân viên mới.

Thuộc tính này mô tả một bước hoặc sự kiện trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới. Ví dụ: 'Ứng viên nhận lời mời làm việc', 'Hoàn tất kiểm tra lý lịch' hoặc 'Yêu cầu cấp tài khoản và thiết bị CNTT'. Đặt tên hoạt động rõ ràng và nhất quán là điều cần thiết để tạo sơ đồ quy trình chính xác, dễ hiểu.

Khi phân tích, thuộc tính Tên hoạt động được dùng để trực quan hóa luồng quy trình, xác định điểm nghẽn giữa các bước cụ thể và đo tần suất của từng hoạt động. Đây là nền tảng của sơ đồ quy trình, giúp chuyên viên phân tích hiểu điều gì đang diễn ra ở mỗi giai đoạn tiếp nhận. Phân tích trình tự và tần suất hoạt động giúp phát hiện sai lệch và điểm kém hiệu quả trong quy trình.

Thuộc tính này xác định từng bước riêng lẻ, giúp tạo sơ đồ quy trình và phân tích quy trình làm việc, điểm nghẽn cũng như sai lệch.

Lấy từ nhật ký sự kiện, phân hệ quản lý nhiệm vụ hoặc nhật ký kiểm tra trong các hệ thống nhân sự, CNTT và tiếp nhận nhân viên mới.

Thời điểm sự kiện là dấu thời gian ghi lại chính xác lúc một hoạt động diễn ra. Dấu thời gian này rất quan trọng để sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian và tính thời lượng giữa các bước trong quy trình. Dấu thời gian nên thể hiện lúc hoạt động hoàn tất hoặc lúc sự kiện tức thời xảy ra.

Thuộc tính này là nền tảng cho mọi phân tích theo thời gian trong process mining. Thuộc tính được dùng để tính các KPI quan trọng như thời gian chu kỳ, thời gian chờ và thời gian xử lý. Phân tích dấu thời gian giúp xác định điểm nghẽn, đo hiệu suất quy trình so với thỏa thuận mức dịch vụ và hiểu cách các hoạt động phân bố theo thời gian.

Dấu thời gian này rất cần thiết để sắp xếp sự kiện, tính mọi chỉ số liên quan đến thời gian như thời gian chu kỳ và thời gian chờ, đồng thời phát hiện điểm nghẽn trong quy trình.

Tìm trong nhật ký hệ thống hoặc bản ghi giao dịch liên quan đến từng nhiệm vụ hay cột mốc tiếp nhận, thường được ghi là ngày hoàn tất hoặc ngày tạo.

Thuộc tính này cho biết hệ thống thông tin ban đầu của từng sự kiện trong tập dữ liệu, chẳng hạn như hệ thống thông tin nhân sự (HRIS), hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) hoặc công cụ quản lý dịch vụ CNTT (ITSM). Quy trình onboarding thường trải qua nhiều hệ thống, vì vậy việc theo dõi nguồn dữ liệu rất quan trọng để xác thực dữ liệu và hiểu cách các hệ thống tương tác với nhau.

Khi phân tích process mining, biết hệ thống nguồn giúp bạn tìm nguyên nhân của vấn đề về chất lượng dữ liệu và hiểu các lần bàn giao giữa những nền tảng khác nhau. Ví dụ, phân tích khoảng trễ giữa một hoạt động trong hệ thống nhân sự và hoạt động tương ứng trong hệ thống CNTT có thể cho thấy vấn đề tích hợp hoặc độ trễ do chuyển dữ liệu thủ công. Thông tin này giúp giải thích vì sao một số bước trong quy trình diễn ra như vậy.

Thuộc tính này cho biết nguồn gốc của từng sự kiện, rất cần thiết để xử lý vấn đề về chất lượng dữ liệu và phân tích các lần bàn giao quy trình giữa những hệ thống khác nhau trong doanh nghiệp.

Thông tin này thường được bổ sung trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL), hoặc có sẵn dưới dạng trường tiêu chuẩn trong kho dữ liệu tập trung.

Thuộc tính này ghi lại thời điểm dữ liệu được đồng bộ gần nhất từ hệ thống nguồn. Đây là trường siêu dữ liệu cần thiết để xác định dữ liệu có mới và được cập nhật gần đây hay không. Thuộc tính này khác với Thời gian sự kiện, vốn ghi lại thời điểm hoạt động nghiệp vụ thực sự diễn ra.

Dấu thời gian cập nhật dữ liệu gần nhất rất quan trọng đối với quản trị dữ liệu và giúp bảo đảm các phân tích dựa trên thông tin hiện hành. Người xem dashboard có thể biết dữ liệu đang xem là dữ liệu thời gian thực hay ảnh chụp tại một thời điểm cụ thể. Thông tin này cũng rất cần thiết để gỡ lỗi đường ống dữ liệu và xác minh các quy trình trích xuất dữ liệu có chạy đúng lịch hay không.

Thuộc tính này cho biết dữ liệu còn mới đến mức nào, yếu tố cần thiết cho quản trị dữ liệu và để bảo đảm phân tích quy trình phản ánh tình hình vận hành mới nhất.

Dấu thời gian này thường do công cụ trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL) hoặc đường ống dữ liệu tạo và ghi lại trong quá trình nạp dữ liệu.

Thuộc tính Chức danh công việc cho biết chức danh chính thức của vị trí mà nhân viên mới đảm nhận, chẳng hạn như “Kỹ sư phần mềm”, “Quản lý khách hàng” hoặc “Chuyên viên nhân sự”. Thông tin này giúp phân tích quy trình onboarding chi tiết hơn.

Phân tích quy trình theo chức danh hoặc cấp bậc công việc có thể cho thấy những xu hướng quan trọng. Chẳng hạn, quy trình onboarding cho vị trí điều hành có thể khác đáng kể và kéo dài hơn so với vị trí mới vào nghề. Thuộc tính này cho phép tạo chế độ xem quy trình phù hợp với từng nhóm nhân viên, giúp so sánh những vai trò tương đồng và thiết kế lộ trình onboarding riêng cho từng vai trò.

Thuộc tính này giúp phân tích sự khác biệt trong quy trình onboarding giữa các vai trò, từ đó xác định nhu cầu tối ưu hóa và điều chỉnh quy trình theo từng vai trò.

Lấy từ yêu cầu tuyển dụng hoặc thông tin vị trí của nhân viên trong hệ thống thông tin nhân sự (HRIS).

Thuộc tính này cho biết địa điểm địa lý hoặc nơi làm việc thực tế của nhân viên mới. Đó có thể là thành phố, quốc gia, tòa nhà văn phòng cụ thể hoặc hình thức “Làm việc từ xa”.

Địa điểm là tiêu chí phân tích quan trọng vì quy trình onboarding có thể khác nhau đáng kể giữa các khu vực do yêu cầu pháp lý, việc bố trí văn phòng hoặc cách quản lý tại địa phương. Bằng cách lọc hoặc so sánh quy trình theo địa điểm, tổ chức có thể phát hiện điểm không nhất quán giữa các khu vực, bảo đảm tuân thủ quy định địa phương và chuẩn hóa trải nghiệm onboarding khi phù hợp. Đây là thông tin đặc biệt quan trọng với các công ty toàn cầu muốn cân bằng nhu cầu tại địa phương với tiêu chuẩn chung của doanh nghiệp.

Thuộc tính này giúp phân tích khác biệt về quy trình onboarding giữa các khu vực, rất cần thiết để bảo đảm tuân thủ và chuẩn hóa trải nghiệm trong tổ chức toàn cầu.

Thông tin này thường được lưu trong hồ sơ nhân viên trên hệ thống nhân sự và thường được xác định theo yêu cầu tuyển dụng.

Mã nhân viên là mã duy nhất được cấp cho nhân viên mới khi hồ sơ của họ được tạo chính thức trong hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) của công ty. Mã này khác với Mã hồ sơ onboarding và là khóa chính của hồ sơ nhân viên lâu dài.

Mã hồ sơ onboarding theo dõi quy trình, còn Mã nhân viên liên kết các hoạt động onboarding với một cá nhân cụ thể. Nhờ đó, bạn có thể phân tích dài hạn, chẳng hạn như tìm mối liên hệ giữa trải nghiệm onboarding với hiệu suất, mức độ gắn kết hoặc khả năng gắn bó sau này của nhân viên. Mã này cũng giúp bổ sung dữ liệu onboarding bằng các thuộc tính khác của nhân viên, như thâm niên hoặc thay đổi vị trí, từ hệ thống nhân sự chính.

Thuộc tính này liên kết quy trình onboarding với hồ sơ nhân viên lâu dài, giúp phân tích tác động của onboarding đến khả năng gắn bó và hiệu suất của nhân viên.

Lấy từ hệ thống thông tin nhân sự chính (HRIS) hoặc tệp dữ liệu nhân viên gốc sau khi tạo hồ sơ cho nhân viên mới.

Thuộc tính này là ngày chính thức nhân viên mới bắt đầu làm việc. Đây là một mốc quan trọng trong quy trình onboarding và là căn cứ chính cho nhiều chỉ số hiệu suất.

Ngày bắt đầu làm việc giúp phân biệt giai đoạn trước và sau khi nhân viên bắt đầu làm việc. Thuộc tính này cần thiết để tính các KPI như “Tỷ lệ sẵn sàng trong ngày đầu tiên” và “Thời gian onboarding trước ngày bắt đầu”. Bằng cách so sánh thời điểm của các hoạt động như “Đã giao thiết bị” với ngày bắt đầu, công ty có thể đánh giá mức độ chuẩn bị cho nhân viên mới. Ngày này cũng là hạn chót quan trọng cho mọi hoạt động chuẩn bị trước khi nhân viên bắt đầu làm việc.

Đây là mốc ngày quan trọng, phân định các hoạt động trước và sau khi nhân viên bắt đầu làm việc, đồng thời cần thiết để đo lường “Mức độ sẵn sàng trong ngày đầu tiên” và các KPI quan trọng khác.

Đây là trường ngày cơ bản được lưu trong hợp đồng hoặc hồ sơ nhân viên trên hệ thống thông tin nhân sự (HRIS).

Thuộc tính này cho biết ai hoặc hệ thống nào đã thực hiện một hoạt động. Người thực hiện có thể là một người dùng cụ thể như quản lý tuyển dụng, một vai trò như “Hỗ trợ CNTT”, hoặc một hệ thống tự động hay bot. Thông tin này rất quan trọng để hiểu mức độ tham gia của tài nguyên và các lần bàn giao trong quy trình.

Phân tích người thực hiện sự kiện giúp lập sơ đồ mạng lưới tương tác hoặc cơ cấu tổ chức, qua đó thể hiện các mối quan hệ và khối lượng công việc. Bạn có thể xác định phòng ban hoặc cá nhân đang tạo điểm nghẽn, đồng thời tìm cơ hội tự động hóa bằng cách nhận diện các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại. Hiểu ai làm việc gì là nền tảng để tối ưu hóa tài nguyên và cải thiện phối hợp giữa các bộ phận.

Thuộc tính này cho biết ai thực hiện từng tác vụ, giúp phân tích cách phân bổ khối lượng công việc, hiệu quả bàn giao và cơ hội tự động hóa.

Có trong nhật ký kiểm tra hoặc nhật ký sự kiện của hệ thống nguồn, thường được ghi dưới tên “User ID”, “Changed By” hoặc “System Agent”.

Thuộc tính này cho biết đơn vị trong tổ chức mà nhân viên mới thuộc về, chẳng hạn như “Kinh doanh”, “Kỹ thuật” hoặc “Tài chính”. Đây là thông tin quan trọng giúp hiểu bối cảnh của từng hồ sơ onboarding.

Khi phân tích process mining, phòng ban là một tiêu chí quan trọng để lọc và so sánh dữ liệu. Chuyên viên phân tích có thể chia quy trình onboarding theo phòng ban để xem hiệu quả khác nhau ra sao trong tổ chức. Ví dụ, bạn có thể so sánh thời gian onboarding trung bình của phòng Kỹ thuật với phòng Marketing để tìm ra cách làm hiệu quả hoặc những nơi cần hỗ trợ. Thuộc tính này cũng giúp hiểu cách phân bổ tài nguyên và xác định điểm nghẽn riêng của từng phòng ban trong hành trình onboarding.

Thuộc tính này giúp so sánh hiệu quả onboarding, các biến thể quy trình và trải nghiệm của nhân viên mới giữa những đơn vị kinh doanh, qua đó tìm ra cơ hội chuẩn hóa.

Thường lấy từ hồ sơ nhân viên mới hoặc dữ liệu yêu cầu tuyển dụng trong hệ thống nhân sự.

Thuộc tính Quản lý tuyển dụng cho biết người giám sát trực tiếp nhân viên mới. Đây là người chịu trách nhiệm chính về việc giúp nhân viên mới hòa nhập, đào tạo và đánh giá hiệu suất ban đầu.

Trong process mining, phân tích hoạt động theo quản lý tuyển dụng có thể cho thấy sự khác biệt về mức độ tham gia và hiệu quả quản lý trong quá trình onboarding. Qua đó, bạn có thể xác định quản lý nào hoàn thành các tác vụ onboarding hiệu quả và ai có thể cần được hỗ trợ hoặc đào tạo thêm. Thông tin này giúp nâng cao trách nhiệm của quản lý và tạo trải nghiệm nhất quán hơn cho nhân viên mới, vốn chịu ảnh hưởng lớn từ quản lý trực tiếp.

Thuộc tính này giúp đánh giá hiệu suất và tính nhất quán của quản lý khi thực hiện trách nhiệm onboarding, qua đó tác động trực tiếp đến trải nghiệm của nhân viên mới và thời gian để họ làm việc hiệu quả.

Lấy từ dữ liệu yêu cầu tuyển dụng hoặc cơ cấu báo cáo của nhân viên trong hệ thống nhân sự.

Thời gian kết thúc sự kiện ghi lại lúc một hoạt động có thời lượng hoàn tất. Nhiều sự kiện onboarding diễn ra tức thời, nhưng một số tác vụ như “Kiểm tra lý lịch” hoặc “Đào tạo bắt buộc” có thời điểm bắt đầu và kết thúc riêng. Thuộc tính này ghi lại thời điểm kết thúc của những tác vụ đó.

Trong process mining, có cả thời điểm bắt đầu và kết thúc giúp tính chính xác thời gian xử lý hoạt động. Thời gian xử lý khác với thời gian chờ, là khoảng thời gian giữa các hoạt động. Phân tích thời gian xử lý giúp xác định chính xác tác vụ nào mất nhiều thời gian nhất, thay vì chỉ tìm những khoảng trễ dài giữa các bước. Đây là thông tin cần thiết để xây dựng mô hình sử dụng tài nguyên chính xác và phân tích chi tiết điểm nghẽn trong từng tác vụ.

Thuộc tính này giúp tính chính xác thời gian hoàn tất từng hoạt động (thời gian xử lý), yếu tố quan trọng để phân tích tài nguyên và xác định các tác vụ kém hiệu quả.

Thường có trong hệ thống quản lý tác vụ hoặc quy trình làm việc, nơi hoạt động có các trạng thái riêng như “Đang thực hiện” và “Đã hoàn tất”.

Thuộc tính này phân loại hình thức làm việc của nhân viên mới tại công ty. Các giá trị thường gặp gồm “Toàn thời gian”, “Bán thời gian”, “Nhà thầu” hoặc “Thực tập sinh”. Hình thức làm việc thường quyết định mức độ phức tạp và các yêu cầu của quy trình onboarding.

Phân tích quy trình theo loại hình làm việc là cần thiết để hiểu các biến thể của quy trình. Ví dụ, onboarding cho nhà thầu có thể ngắn hơn đáng kể và gồm các bước pháp lý, CNTT khác với onboarding cho nhân viên toàn thời gian. Chia dữ liệu phân tích theo thuộc tính này giúp đánh giá công bằng các chỉ số hiệu suất và tối ưu hóa lộ trình onboarding riêng cho từng nhóm người lao động.

Thuộc tính này giúp phân nhóm quy trình onboarding theo loại hình làm việc, bảo đảm so sánh hiệu suất công bằng và hỗ trợ tối ưu hóa các lộ trình riêng.

Đây là thuộc tính cơ bản trong dữ liệu công việc hoặc vị trí của nhân viên trên hệ thống nhân sự chính.

Thuộc tính này chứa họ tên đầy đủ của nhân viên mới. Tên giúp nhận diện từng hồ sơ onboarding một cách dễ đọc, để người dùng dễ kiểm tra từng trường hợp mà không cần đối chiếu mã số.

Tên nhân viên mới thường không dùng để phân tích quy trình tổng hợp, nhưng rất hữu ích khi theo dõi vận hành và đi sâu xuống từng hồ sơ. Ví dụ, dashboard theo dõi tiến độ onboarding theo thời gian thực có thể hiển thị tên những nhân viên mới đang bị mắc ở một giai đoạn cụ thể, giúp nhân sự hoặc quản lý can thiệp kịp thời. Nhờ đó, dashboard process mining dễ sử dụng hơn.

Thuộc tính này cung cấp thông tin nhận diện dễ đọc cho từng hồ sơ, giúp quản lý và nhân sự theo dõi, kiểm tra hành trình onboarding cụ thể.

Lấy từ hồ sơ nhân viên mới trong hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) hoặc hệ thống thông tin nhân sự (HRIS).

Thuộc tính này tóm tắt tiến độ của hồ sơ onboarding trong suốt quy trình. Các trạng thái thường gặp gồm “Đang thực hiện”, “Đã hoàn tất”, “Đã hủy” hoặc “Tạm dừng”. Đây thường là thuộc tính cấp hồ sơ và thay đổi khi quy trình tiến triển.

Trạng thái onboarding đặc biệt hữu ích để theo dõi vận hành và tạo dashboard tổng quan. Các bên liên quan có thể nhanh chóng xem số hồ sơ onboarding đang thực hiện, đã hoàn tất hoặc gặp vấn đề. Trong process mining, bạn có thể lọc các hồ sơ chưa hoàn tất hoặc đã hủy để phân tích nguyên nhân gốc rễ và tìm hiểu vì sao một số quy trình onboarding không hoàn tất thành công.

Thuộc tính này cung cấp cái nhìn tổng quan về tiến độ hồ sơ, hỗ trợ theo dõi vận hành và phân tích nguyên nhân gốc rễ của các quy trình onboarding chưa hoàn tất hoặc đã hủy.

Trạng thái này thường được quản lý và cập nhật trong hệ thống onboarding chính hoặc hệ thống quản lý quy trình làm việc nhân sự.