> Cải tiến quy trình liên tục > Xử lý hóa đơn từ mua hàng đến thanh toán > SAP Ariba > Mẫu dữ liệu

Mẫu dữ liệu xử lý hóa đơn trong quy trình mua hàng đến thanh toán

SAP Ariba

Thuộc tính xử lý hóa đơn trong quy trình mua hàng đến thanh toán(22) Hoạt động xử lý hóa đơn trong quy trình mua hàng đến thanh toán(13) Hướng dẫn trích xuất dữ liệu(1)

Mẫu dữ liệu xử lý hóa đơn trong quy trình mua hàng đến thanh toán

Mẫu này giúp bạn thu thập dữ liệu cần thiết để tối ưu quy trình xử lý hóa đơn trong SAP Ariba. Mẫu nêu rõ các thuộc tính cần lấy, hoạt động cần theo dõi và hướng dẫn thực tế để trích xuất dữ liệu. Dùng tài nguyên này để nhanh chóng tạo nhật ký sự kiện, sẵn sàng phân tích quy trình.

Các thuộc tính nên thu thập
Các hoạt động chính cần theo dõi trong SAP Ariba
Hướng dẫn thực tế để trích xuất dữ liệu

Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Tải mẫu xuống

Thuộc tính xử lý hóa đơn trong quy trình mua hàng đến thanh toán

Đây là các trường dữ liệu nên có trong nhật ký sự kiện để phân tích quy trình xử lý hóa đơn trong SAP Ariba.

3 Bắt buộc 7 Nên có 12 Không bắt buộc

	Tên	Mô tả
	Số hóa đơn InvoiceNumber	Mã định danh duy nhất của từng hóa đơn nhà cung cấp, được dùng làm mã hồ sơ chính để theo dõi toàn bộ quá trình xử lý hóa đơn.
Mô tả Số hóa đơn là mã tham chiếu duy nhất do nhà cung cấp gán cho chứng từ hóa đơn. Trong process mining, thuộc tính này rất quan trọng vì nó đóng vai trò là Case ID, liên kết mọi hoạt động liên quan từ lúc nhận hóa đơn đến khi thanh toán. Nhờ theo dõi mã này, chuyên viên phân tích có thể dựng lại toàn bộ vòng đời của từng hóa đơn. Từ đó, họ phân tích chi tiết luồng quy trình, xác định điểm nghẽn và đo các chỉ số hiệu suất chính như thời gian xử lý từng hóa đơn. Vì sao điều này quan trọng Đây là khóa thiết yếu liên kết mọi bước trong quy trình của một hóa đơn, giúp phân tích tổng thời gian và lộ trình xử lý từ đầu đến cuối. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường dữ liệu chính trên chứng từ hóa đơn và trong giải pháp SAP Ariba Invoicing. Trường này thường nằm trong bảng tiêu đề hóa đơn hoặc dữ liệu giao dịch. Ví dụ INV-2023-001239876543210SI-58840-A
	Tên hoạt động ActivityName	Tên sự kiện hoặc tác vụ cụ thể diễn ra tại một thời điểm trong vòng đời xử lý hóa đơn.
Mô tả Tên hoạt động mô tả một bước trong quy trình xử lý hóa đơn, chẳng hạn như 'Đã nhận hóa đơn', 'Đã duyệt hóa đơn' hoặc 'Đã thực hiện thanh toán'. Mỗi hoạt động là một sự kiện nghiệp vụ đưa hóa đơn đến gần hơn với bước hoàn tất. Trong process mining, chuỗi hoạt động tạo thành sơ đồ quy trình. Phân tích các hoạt động này giúp xác định những lộ trình phổ biến nhất, các bước lệch khỏi quy trình chuẩn, vòng lặp làm lại như xử lý sai lệch và cơ hội tự động hóa. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này là nền tảng để trực quan hóa sơ đồ quy trình, khám phá các biến thể quy trình và xác định việc làm lại hoặc điểm nghẽn. Lấy dữ liệu ở đâu Dữ liệu được tạo từ nhật ký sự kiện của hệ thống, thay đổi trạng thái hoặc thao tác người dùng được ghi nhận trong SAP Ariba. Dữ liệu này thường lấy từ bảng lịch sử quy trình làm việc hoặc chứng từ. Ví dụ Đã nhận hóa đơnĐã phê duyệt hóa đơnThiết lập chặn thanh toánĐã thực hiện thanh toán
	Thời điểm sự kiện EventTime	Dấu thời gian cho biết chính xác ngày và giờ một hoạt động diễn ra.
Mô tả Thời điểm sự kiện, hay dấu thời gian, ghi lại lúc một hoạt động cụ thể diễn ra. Đây là dữ liệu nền tảng để phân tích hiệu suất, vì bạn có thể dùng dữ liệu này tính thời lượng giữa các hoạt động và tổng thời gian xử lý hồ sơ. Các công cụ process mining dùng dấu thời gian để sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian và dựng lại luồng quy trình chính xác. Dữ liệu này cần thiết để đo các KPI như Thời gian phê duyệt hóa đơn và Thời gian xử lý chặn thanh toán, qua đó phân tích chậm trễ và hiệu quả. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp tính mọi chỉ số dựa trên thời gian, như thời gian xử lý và thời lượng, vốn rất quan trọng để xác định các chậm trễ trong quy trình. Lấy dữ liệu ở đâu SAP Ariba tự động ghi nhận dữ liệu này mỗi khi trạng thái thay đổi, người dùng thao tác hoặc hệ thống phát sinh sự kiện. Dữ liệu thường nằm cạnh tên hoạt động trong nhật ký sự kiện hoặc bảng lịch sử. Ví dụ 2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z
	Lý do chặn thanh toán PaymentBlockReason	Lý do cụ thể khiến hóa đơn bị chặn thanh toán.
Mô tả Khi hóa đơn bị chặn thanh toán, thuộc tính này cho biết lý do, chẳng hạn như 'Sai lệch giá', 'Không khớp số lượng' hoặc 'Thiếu phiếu nhận hàng'. Các lý do này thường được chuẩn hóa thành mã hoặc mô tả trong hệ thống. Phân tích tần suất của từng lý do chặn giúp xác định nguyên nhân gốc rễ gây chậm thanh toán. Ví dụ, nhiều trường hợp bị chặn do 'Sai lệch giá' có thể cho thấy dữ liệu chủ chưa chính xác. Thuộc tính này rất quan trọng đối với bảng điều khiển 'Thời gian xử lý chặn thanh toán', giúp ưu tiên xử lý những vấn đề phổ biến và tốn nhiều thời gian nhất. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho biết nguyên nhân gốc rễ gây chậm thanh toán, giúp bạn cải tiến đúng trọng tâm để ngăn các vấn đề thường gặp như sai lệch giá hoặc số lượng. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này được thiết lập khi hóa đơn bị chặn thanh toán trong SAP Ariba hoặc hệ thống ERP kết nối. Ví dụ Sai lệch giáKhông khớp số lượngĐang chờ nhận hàng
	Ngày đến hạn thanh toán PaymentDueDate	Ngày phải thanh toán hóa đơn để tránh bị phạt, theo điều khoản thanh toán.
Mô tả Ngày đến hạn thanh toán là ngày thanh toán hóa đơn đã được thỏa thuận trong hợp đồng. Ngày này thường được tính dựa trên ngày lập hóa đơn và điều khoản thanh toán đã thống nhất, chẳng hạn như Net 30. Thuộc tính này cần thiết để tính KPI 'Tỷ lệ thanh toán đúng hạn'. Bằng cách so sánh dấu thời gian của hoạt động 'Đã thực hiện thanh toán' với ngày đến hạn thanh toán, bạn có thể xác định các khoản thanh toán trễ, đo hiệu suất thanh toán cho nhà cung cấp, giúp doanh nghiệp tránh phí trễ hạn và duy trì quan hệ tốt với nhà cung cấp. Vì sao điều này quan trọng Đây là mốc chuẩn để tính tỷ lệ thanh toán đúng hạn, một KPI quan trọng trong quản lý quan hệ nhà cung cấp và tuân thủ tài chính. Lấy dữ liệu ở đâu Ngày này có thể có sẵn trên chứng từ hóa đơn hoặc được tính dựa trên các trường 'DocumentDate' và 'PaymentTerms' trong SAP Ariba. Ví dụ 2023-11-302024-01-152023-12-25
	Người duyệt Approver	Người dùng hoặc vai trò chịu trách nhiệm duyệt hóa đơn để thanh toán.
Mô tả Người duyệt là cá nhân hoặc nhóm người dùng được giao nhiệm vụ xem xét và duyệt hóa đơn. Tùy theo giá trị hoặc loại hóa đơn, có thể cần một hoặc nhiều cấp phê duyệt. Thuộc tính này giúp phân tích hiệu suất của quy trình phê duyệt. Khi phân loại 'Thời gian phê duyệt hóa đơn' theo người duyệt hoặc nhóm phê duyệt, bạn có thể xác định cá nhân hoặc nhóm đang tạo điểm nghẽn. Thông tin này rất quan trọng để cân bằng khối lượng công việc và cải thiện hiệu quả phê duyệt. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp xác định điểm nghẽn trong quy trình phê duyệt bằng cách cho thấy người dùng hoặc nhóm nào mất nhiều thời gian nhất để duyệt. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này được ghi trong nhật ký quy trình làm việc hoặc lịch sử phê duyệt hóa đơn trong SAP Ariba. Có thể hệ thống ghi nhận thông tin dưới dạng ID người dùng. Ví dụ j.smithFinance_Approvers_Tier1m.jones
	Số đơn đặt hàng PurchaseOrderNumber	Mã đơn đặt hàng liên quan đến hóa đơn, nếu có.
Mô tả Số đơn đặt hàng (PO) liên kết hóa đơn với chứng từ mua hàng tương ứng, vốn là căn cứ phê duyệt việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Không phải hóa đơn nào cũng có PO, nhưng với những hóa đơn có PO, mối liên kết này rất quan trọng. Phân tích hóa đơn theo số PO giúp đánh giá hiệu quả đối chiếu ba bên (PO, phiếu nhận hàng, hóa đơn). Đây là thông tin then chốt để xác định sai lệch và phân tích quy trình xử lý hóa đơn có PO so với không có PO, vốn thường đi theo các lộ trình khác nhau và có mức hiệu quả khác nhau. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này liên kết hóa đơn với quy trình mua hàng, giúp phân tích sai lệch khi đối chiếu và so sánh luồng hóa đơn có PO với không có PO. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường tiêu chuẩn trên hóa đơn có PO trong SAP Ariba. Trường này nằm trong dữ liệu tiêu đề hoặc dòng hàng của hóa đơn. Ví dụ 45000123454500054321PO-2023-789
	Số tiền hóa đơn InvoiceAmount	Tổng giá trị tiền tệ của hóa đơn.
Mô tả Số tiền hóa đơn là tổng khoản thanh toán nhà cung cấp yêu cầu. Đây là thuộc tính tài chính cơ bản để phân tích khối lượng công việc xử lý hóa đơn. Trong process mining, bạn có thể dùng thuộc tính này để lọc các hóa đơn giá trị cao, vốn có thể đi theo luồng phê duyệt khác hoặc chịu kiểm soát chặt hơn. Thuộc tính này cũng giúp ưu tiên cải tiến quy trình đối với những hóa đơn có ảnh hưởng tài chính lớn nhất. Bảng điều khiển thường dùng dữ liệu này để hiển thị tổng giá trị hóa đơn ở từng giai đoạn của quy trình. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này hỗ trợ phân tích tác động tài chính, chẳng hạn như lọc hóa đơn giá trị cao hoặc xác định giá trị tiền bị giữ lại tại các điểm nghẽn trong quy trình. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường tiêu chuẩn trong dữ liệu tiêu đề hóa đơn của SAP Ariba. Ví dụ 5250.75120000.00895.50
	Tên nhà cung cấp VendorName	Tên nhà cung cấp đã gửi hóa đơn.
Mô tả Tên nhà cung cấp cho biết đơn vị nào đang yêu cầu thanh toán. Đây là chiều phân tích chính, giúp các nhóm phân loại hiệu suất xử lý hóa đơn theo nhà cung cấp. Bạn có thể dùng thuộc tính này để tạo bảng điều khiển theo dõi hiệu suất thanh toán cho nhà cung cấp, xác định nhà cung cấp có tỷ lệ sai lệch cao hoặc phân tích thời gian xử lý của các nhà cung cấp chiến lược. Hiểu rõ vấn đề riêng của từng nhà cung cấp có thể giúp cải thiện quan hệ và phối hợp với họ. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp phân tích hiệu suất theo nhà cung cấp, qua đó xác định nhà cung cấp nào thường gặp vấn đề về hóa đơn hoặc bị chậm thanh toán. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường tiêu chuẩn trong dữ liệu tiêu đề hóa đơn, được liên kết với dữ liệu chủ nhà cung cấp trong SAP Ariba hoặc hệ thống ERP kết nối. Ví dụ Global Office Supplies Inc.Tech Solutions LLCInnovate Logistics
	Trạng thái hóa đơn InvoiceStatus	Trạng thái hiện tại hoặc cuối cùng của hồ sơ hóa đơn, chẳng hạn như Đã thanh toán, Bị từ chối hoặc Đang xử lý.
Mô tả Trạng thái hóa đơn cho biết hóa đơn đang ở đâu trong vòng đời tại thời điểm trích xuất dữ liệu, hoặc kết quả cuối cùng của hóa đơn. Đây là thuộc tính cấp hồ sơ tóm tắt trạng thái tổng thể của hóa đơn. Trong process mining, thuộc tính này giúp lọc hồ sơ để chỉ phân tích hóa đơn đã hoàn tất (Đã thanh toán) hoặc có vấn đề (Bị từ chối). Thuộc tính này giúp bạn hiểu kết quả cuối cùng của các biến thể quy trình và đo tỷ lệ hóa đơn hoàn tất thành công. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho biết kết quả cuối cùng của quy trình xử lý hóa đơn, giúp phân tích riêng các hóa đơn đã thanh toán thành công và các hóa đơn bị từ chối. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường trạng thái tiêu chuẩn trong phần tiêu đề hóa đơn của SAP Ariba. Ví dụ Đã thanh toánBị từ chốiĐang xử lýĐã duyệt
	Đã nhận chiết khấu IsEarlyPaymentDiscountTaken	Cờ đúng/sai cho biết doanh nghiệp đã tận dụng thành công chiết khấu thanh toán sớm cho hóa đơn đủ điều kiện hay chưa.
Mô tả Thuộc tính này được tính bằng cách xác định trước hóa đơn có đủ điều kiện hưởng chiết khấu thanh toán sớm theo 'PaymentTerms' hay không. Sau đó, hệ thống kiểm tra sự kiện 'Đã thực hiện thanh toán' có diễn ra trong thời hạn chiết khấu hay không. Cờ này rất quan trọng để đo KPI 'Tỷ lệ tận dụng chiết khấu thanh toán sớm'. Chỉ số này trực tiếp định lượng hiệu quả tài chính của bộ phận ngân quỹ và công nợ phải trả trong việc tối ưu vốn lưu động. Phân tích các trường hợp có giá trị sai giúp tìm ra nguyên nhân bỏ lỡ khoản tiết kiệm, chẳng hạn như phê duyệt chậm hoặc điểm nghẽn khác trong quy trình. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này đo trực tiếp hiệu quả tận dụng khoản tiết kiệm chi phí và giúp xác định lý do bỏ lỡ cơ hội hưởng chiết khấu. Lấy dữ liệu ở đâu Được tính trong quá trình chuyển đổi dữ liệu bằng cách phân tích 'PaymentTerms' và so sánh dấu thời gian 'Đã thực hiện thanh toán' với hạn chót chiết khấu đã tính. Ví dụ truefalse
	Điều khoản thanh toán PaymentTerms	Các điều khoản đã thỏa thuận để thanh toán hóa đơn, thường bao gồm thông tin về chiết khấu khi thanh toán sớm.
Mô tả Điều khoản thanh toán quy định cách thanh toán cho nhà cung cấp, chẳng hạn như 'Net 30' (đến hạn thanh toán sau 30 ngày) hoặc '2% 10, Net 30' (được giảm giá 2% nếu thanh toán trong 10 ngày, nếu không thì thanh toán trong 30 ngày). Thông tin này lấy từ dữ liệu chủ nhà cung cấp hoặc đơn đặt hàng. Thuộc tính này cần thiết cho bảng điều khiển 'Cơ hội chiết khấu khi thanh toán sớm' và KPI liên quan. Phân tích dùng điều khoản này để xác định hóa đơn đủ điều kiện hưởng chiết khấu và kiểm tra khoản thanh toán có được thực hiện trong thời hạn chiết khấu hay không, qua đó chỉ ra cơ hội tiết kiệm chi phí. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này rất cần thiết để xác định cơ hội tận dụng chiết khấu khi thanh toán sớm, giúp tiết kiệm đáng kể chi phí. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin được lưu trong dữ liệu chủ nhà cung cấp và sao chép vào chi tiết hóa đơn trong SAP Ariba hoặc hệ thống ERP. Ví dụ Net 302% 10, Net 30Net 60
	Hệ thống nguồn SourceSystem	Hệ thống lưu trữ dữ liệu gốc mà từ đó dữ liệu sự kiện được trích xuất.
Mô tả Thuộc tính này xác định hệ thống phát sinh từng sự kiện, chẳng hạn như 'SAP Ariba', 'SAP S/4HANA' hoặc giải pháp quét của bên thứ ba. Trong doanh nghiệp hiện đại, quy trình xử lý hóa đơn có thể trải rộng trên nhiều ứng dụng. Biết hệ thống nguồn giúp tìm nguyên nhân của vấn đề chất lượng dữ liệu và phân tích các bước bàn giao giữa những nền tảng khác nhau. Thông tin này cũng làm rõ hoạt động cụ thể, như quét hóa đơn hay phê duyệt hóa đơn, diễn ra ở đâu. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp phân biệt các hoạt động diễn ra trên những hệ thống khác nhau, rất cần thiết để hiểu các điểm tích hợp và điểm nghẽn riêng của từng hệ thống. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường được thêm trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL), bằng cách gán một giá trị cố định dựa trên nguồn dữ liệu. Ví dụ SAP AribaSAP S4HANACoupa
	Lần cập nhật dữ liệu gần nhất LastDataUpdate	Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu của sự kiện này được làm mới hoặc trích xuất.
Mô tả Thuộc tính này cho biết ngày giờ gần nhất dữ liệu được lấy từ hệ thống nguồn. Đây là trường siêu dữ liệu cần thiết cho quản trị dữ liệu và giúp xác định dữ liệu phân tích mới đến mức nào. Chuyên viên phân tích dùng thông tin này để xác nhận dữ liệu đang làm việc là dữ liệu mới nhất, đồng thời nắm được độ trễ giữa lúc sự kiện xảy ra trong hệ thống nguồn và lúc sự kiện xuất hiện trong công cụ process mining. Thông tin này rất quan trọng để quản lý chu kỳ làm mới dữ liệu và đảm bảo kết quả phân tích đáng tin cậy. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này cho biết dữ liệu mới đến mức nào, giúp đảm bảo phân tích dựa trên thông tin hiện hành và phù hợp. Lấy dữ liệu ở đâu Dấu thời gian này thường được tạo và thêm vào tập dữ liệu trong quá trình trích xuất dữ liệu (ETL). Ví dụ 2024-03-15T02:00:00Z2024-03-16T02:00:00Z2024-03-17T02:00:00Z
	Loại hóa đơn InvoiceType	Phân loại hóa đơn, chẳng hạn hóa đơn có liên quan đến đơn đặt hàng (PO) hay không (không có PO).
Mô tả Loại hóa đơn phân chia hóa đơn thành các nhóm thường có quy trình xử lý riêng. Phân biệt phổ biến nhất là hóa đơn có PO, có thể đối chiếu với đơn hàng đã duyệt trước, và hóa đơn không có PO, cần mã hóa và phê duyệt kỹ hơn. Thuộc tính này rất quan trọng khi phân tích quy trình vì quy trình xử lý hóa đơn có PO và không có PO khác nhau về bản chất. Tách riêng hai loại giúp đánh giá chính xác hiệu suất của từng luồng, tránh các chỉ số tổng hợp gây hiểu nhầm. Thuộc tính này cũng giúp đánh giá hiệu quả và mức độ tuân thủ của từng luồng. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này chia hóa đơn thành các luồng quy trình riêng, chẳng hạn có PO và không có PO, rất cần thiết để đo lường và phân tích hiệu suất chính xác. Lấy dữ liệu ở đâu Đây thường là trường tiêu chuẩn trên chứng từ hóa đơn trong SAP Ariba hoặc có thể được xác định dựa trên việc có trường 'PurchaseOrderNumber' hay không. Ví dụ Hóa đơn có POHóa đơn không có POHóa đơn điều chỉnh giảm
	Lý do từ chối RejectionReason	Mã hoặc nội dung giải thích lý do hóa đơn bị từ chối trong quá trình phê duyệt.
Mô tả Khi người duyệt từ chối hóa đơn, họ thường nêu lý do. Thuộc tính này ghi lại thông tin đó, chẳng hạn như 'Sai giá', 'Hóa đơn trùng lặp' hoặc 'Vi phạm chính sách'. Đây là thuộc tính quan trọng cho bảng điều khiển 'Phân tích lý do từ chối hóa đơn'. Phân tích các lý do từ chối phổ biến nhất giúp doanh nghiệp xác định vấn đề ở các bước trước, chẳng hạn như chất lượng hóa đơn của nhà cung cấp kém hoặc dữ liệu nội bộ không nhất quán. Thông tin này giúp giảm việc làm lại và tăng tỷ lệ xử lý hóa đơn đúng ngay từ lần đầu. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giải thích nguyên nhân phải làm lại, giúp xác định trực tiếp nguyên nhân gốc rễ gây kém hiệu quả trong quy trình và vấn đề về chất lượng hóa đơn. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin được lấy từ nhật ký quy trình làm việc hoặc trường ghi chú khi hoạt động 'Hóa đơn bị từ chối' diễn ra trong SAP Ariba. Ví dụ Hóa đơn trùng lặpSai tham chiếu POSố tiền vượt ngân sách đã duyệt
	Mã công ty CompanyCode	Mã định danh pháp nhân hoặc công ty cụ thể trong tổ chức đang xử lý hóa đơn.
Mô tả Mã công ty là đơn vị tổ chức tiêu chuẩn trong môi trường SAP, đại diện cho một pháp nhân độc lập lập báo cáo tài chính riêng. Hóa đơn luôn được hạch toán vào một mã công ty cụ thể. Thuộc tính này giúp so sánh hiệu suất quy trình giữa các đơn vị kinh doanh hoặc pháp nhân. Qua đó, bạn có thể xác định đơn vị nào hoạt động hiệu quả hơn và hỗ trợ chuẩn hóa quy trình trong tổ chức toàn cầu. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp so sánh hiệu suất giữa các pháp nhân hoặc đơn vị kinh doanh, qua đó xác định điểm kém hiệu quả theo khu vực hoặc phòng ban. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường tổ chức cơ bản trên chứng từ hóa đơn trong SAP Ariba, được kế thừa từ đơn đặt hàng hoặc nhập khi tạo hóa đơn không có PO. Ví dụ 1000US01DE01
	Ngày chứng từ DocumentDate	Ngày nhà cung cấp in trên chứng từ hóa đơn.
Mô tả Ngày chứng từ là ngày nhà cung cấp lập hóa đơn. Ngày này khác với ngày 'Nhận hóa đơn', tức ngày hóa đơn được đưa vào hệ thống xử lý. Khoảng cách giữa hai ngày có thể đáng kể. Thuộc tính này giúp phân tích hiệu suất của nhà cung cấp và xác định chậm trễ trong việc gửi hóa đơn. Nếu khoảng cách giữa ngày chứng từ và ngày nhận hóa đơn quá dài, thời gian thực tế để xử lý hóa đơn và tận dụng chiết khấu thanh toán sớm sẽ ngắn lại. Ngày này cũng thường là mốc bắt đầu để tính ngày đến hạn thanh toán. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp phân tích khoảng thời gian từ lúc nhà cung cấp lập hóa đơn đến lúc doanh nghiệp nhận được hóa đơn, yếu tố có thể ảnh hưởng đến khả năng thanh toán đúng hạn. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường tiêu chuẩn trong dữ liệu tiêu đề hóa đơn, được lấy từ chứng từ hóa đơn bản giấy hoặc bản điện tử. Ví dụ 2023-10-202023-11-102024-01-02
	Quốc gia Country	Quốc gia liên quan đến hóa đơn, thường dựa trên mã công ty hoặc địa điểm của nhà cung cấp.
Mô tả Thuộc tính Quốc gia bổ sung chiều địa lý cho phân tích. Thông tin này thường được xác định từ mã công ty nhận hạch toán hóa đơn hoặc địa chỉ nhà cung cấp. Phân tích quy trình theo quốc gia giúp phát hiện khác biệt giữa các khu vực về hiệu suất, tuân thủ và cách thực hiện quy trình. Qua đó, bạn có thể xác định văn phòng ở quốc gia nào đang gặp khó khăn riêng hoặc đã áp dụng cách làm hiệu quả có thể chia sẻ trên toàn cầu. Đây là thông tin hữu ích để chuẩn hóa quy trình trong môi trường dịch vụ dùng chung toàn cầu. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này hỗ trợ phân tích theo địa lý, giúp so sánh hiệu suất quy trình và mức độ tuân thủ giữa các quốc gia hoặc khu vực. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin được lấy từ dữ liệu chủ Mã công ty hoặc dữ liệu chủ Nhà cung cấp trong SAP Ariba hay hệ thống ERP kết nối. Ví dụ USAĐứcVương quốc Anh
	Thanh toán đúng hạn IsPaidOnTime	Cờ đúng/sai cho biết hóa đơn được thanh toán vào hoặc trước ngày đến hạn.
Mô tả Thuộc tính được tính bằng cách so sánh dấu thời gian của hoạt động 'Đã thực hiện thanh toán' với 'PaymentDueDate'. Nếu ngày thanh toán vào hoặc trước ngày đến hạn, giá trị là đúng; nếu không, giá trị là sai. Cờ này giúp đơn giản hóa việc phân tích hiệu suất thanh toán. Bạn có thể dễ dàng lọc và tổng hợp dữ liệu để tính KPI 'Tỷ lệ thanh toán đúng hạn'. Bảng điều khiển có thể dùng thuộc tính này để nhanh chóng trực quan hóa hiệu suất theo nhà cung cấp, quốc gia hoặc mã công ty, qua đó xác định những nơi thường xuyên thanh toán trễ. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp tính KPI tỷ lệ thanh toán đúng hạn dễ dàng hơn và lọc các hóa đơn thanh toán trễ để phân tích nguyên nhân gốc rễ. Lấy dữ liệu ở đâu Được tính trong quá trình chuyển đổi dữ liệu bằng cách so sánh 'EventTime' của hoạt động thanh toán với thuộc tính 'PaymentDueDate'. Ví dụ truefalse
	Thời gian phê duyệt ApprovalCycleTime	Thời gian từ lúc gửi hóa đơn đi phê duyệt đến khi có quyết định cuối cùng, dù là duyệt hay từ chối.
Mô tả Chỉ số được tính này đo thời lượng của quy trình con phê duyệt. Chỉ số được tính bằng khoảng thời gian giữa hoạt động 'Đã gửi hóa đơn để phê duyệt' và hoạt động 'Đã duyệt hóa đơn' hoặc 'Hóa đơn bị từ chối' tương ứng. Thuộc tính này đo trực tiếp KPI 'Thời gian phê duyệt hóa đơn' và rất cần thiết cho bảng điều khiển liên quan. Thuộc tính giúp tách riêng và định lượng chậm trễ trong giai đoạn phê duyệt, vốn thường góp phần đáng kể vào tổng thời gian xử lý. Bạn có thể phân tích theo người duyệt, phòng ban hoặc số tiền hóa đơn để tìm điểm nghẽn cụ thể. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này giúp đánh giá riêng hiệu suất của quy trình phê duyệt, từ đó dễ dàng xác định điểm nghẽn do người duyệt hoặc chuỗi phê duyệt phức tạp gây ra. Lấy dữ liệu ở đâu Được tính trong bước chuyển đổi dữ liệu bằng cách tìm sự kiện bắt đầu và kết thúc phê duyệt tương ứng với từng hóa đơn, rồi tính khoảng thời gian giữa hai sự kiện. Ví dụ 2 ngày 5 giờ10 ngày 1 giờ8 giờ 30 phút
	Tiền tệ Currency	Mã tiền tệ của số tiền hóa đơn, chẳng hạn như USD hoặc EUR.
Mô tả Thuộc tính này cho biết loại tiền tệ dùng để tính Số tiền hóa đơn. Các tổ chức toàn cầu nhận hóa đơn bằng nhiều loại tiền tệ khác nhau. Thông tin tiền tệ rất cần thiết cho mọi phân tích tài chính, để đảm bảo các khoản tiền được so sánh chính xác. Trong bảng điều khiển process mining, thuộc tính này giúp tổng hợp giá trị tài chính đúng cách, thường cần quy đổi về một loại tiền tệ báo cáo chung. Thuộc tính này bổ sung ngữ cảnh cần thiết cho trường 'Số tiền hóa đơn'. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này bổ sung ngữ cảnh cần thiết cho trường 'Số tiền hóa đơn', giúp diễn giải chính xác các giá trị tài chính, nhất là trong môi trường đa quốc gia. Lấy dữ liệu ở đâu Đây là trường tiêu chuẩn trong dữ liệu tiêu đề hóa đơn, thường nằm cạnh trường số tiền hóa đơn trong SAP Ariba. Ví dụ USDEURGBP

Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Hoạt động xử lý hóa đơn trong quy trình mua hàng đến thanh toán

Đây là các bước và mốc chính cần ghi lại trong nhật ký sự kiện để khám phá và phân tích chính xác workflow xử lý hóa đơn.

6 Nên có 7 Không bắt buộc

	Hoạt động	Mô tả
	Đã đối soát hóa đơn	Đây là mốc quan trọng cho biết hóa đơn đã được so khớp thành công với đơn đặt hàng và phiếu nhận hàng, không còn sai lệch nào chưa xử lý. Điều này xác nhận hóa đơn hợp lệ để phê duyệt.
Vì sao điều này quan trọng Hoàn tất bước này đánh dấu kết thúc giai đoạn xác thực và hóa đơn đã sẵn sàng chuyển sang quy trình phê duyệt. Đây là mốc quan trọng để đo tỷ lệ xử lý tự động xuyên suốt. Lấy dữ liệu ở đâu Được ghi nhận khi trạng thái chứng từ Invoice Reconciliation (IR) chuyển sang trạng thái như 'Reconciled'. Thu thập Dùng dấu thời gian khi trạng thái chứng từ Invoice Reconciliation được cập nhật thành 'Reconciled'. Loại sự kiện inferred
	Đã gửi hóa đơn để phê duyệt	Hoạt động này đánh dấu thời điểm bắt đầu quy trình phê duyệt chính thức sau khi hóa đơn được đối soát thành công. Hóa đơn được chuyển đến một hoặc nhiều người phê duyệt được chỉ định theo quy tắc kinh doanh.
Vì sao điều này quan trọng Đây là mốc bắt đầu để đo KPI thời gian phê duyệt hóa đơn và phân tích hiệu quả của chính quy trình phê duyệt. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể xác định qua thay đổi trạng thái của chứng từ hóa đơn, thường từ 'Reconciled' sang trạng thái như 'Approving' hoặc 'Pending Approval'. Thu thập Theo dõi dấu thời gian khi trạng thái hóa đơn hoặc chứng từ IR chuyển thành 'Approving' hoặc trạng thái tương tự. Loại sự kiện inferred
	Đã nhận hóa đơn	Đánh dấu thời điểm bắt đầu vòng đời xử lý hóa đơn, khi hóa đơn lần đầu được nhập vào hệ thống SAP Ariba. Hóa đơn có thể được gửi qua nhiều kênh như Ariba Network, cổng thông tin nhà cung cấp hoặc nhập thủ công.
Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này là mốc bắt đầu chính để đo thời gian xử lý hóa đơn từ đầu đến cuối và tìm hiểu các chậm trễ ban đầu. Lấy dữ liệu ở đâu Thường được xác định dựa trên dấu thời gian tạo chứng từ hóa đơn trong SAP Ariba Buying and Invoicing. Dấu thời gian này cho biết thời điểm bản ghi hóa đơn được tạo lần đầu trong hệ thống. Thu thập Dùng dấu thời gian tạo của đối tượng hoặc chứng từ hóa đơn chính. Loại sự kiện inferred
	Đã phê duyệt hóa đơn	Đánh dấu quy trình phê duyệt đã hoàn tất thành công, khi tất cả người duyệt bắt buộc đã chấp thuận hóa đơn để thanh toán. Đây là cột mốc quan trọng trước khi ghi nhận hóa đơn.
Vì sao điều này quan trọng Đây là hoạt động kết thúc để đo thời gian phê duyệt và là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến các bước xử lý thanh toán tiếp theo. Chậm trễ ở bước này ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ thanh toán đúng hạn. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường được ghi rõ trong nhật ký lịch sử phê duyệt hóa đơn của Ariba. Bạn cũng có thể suy ra từ lúc trạng thái chứng từ chuyển thành 'Approved'. Thu thập Trích xuất từ bản ghi lịch sử luồng phê duyệt hoặc dấu thời gian khi trạng thái chuyển thành 'Approved'. Loại sự kiện explicit
	Đã thực hiện thanh toán	Đây là hoạt động cuối cùng trong quy trình, xác nhận khoản thanh toán đã được gửi cho nhà cung cấp. Hoạt động này khép lại vòng đời của hóa đơn.
Vì sao điều này quan trọng Đây là hoạt động kết thúc chính để đo tổng thời gian xử lý hóa đơn, đồng thời cần thiết để tính tỷ lệ thanh toán đúng hạn và mức chiết khấu thanh toán sớm đã tận dụng. Lấy dữ liệu ở đâu Sự kiện này diễn ra trong hệ thống ERP. Trạng thái thanh toán, ngày thanh toán và thông tin giao dịch thường được gửi lại để cập nhật chứng từ hóa đơn trong SAP Ariba. Thu thập Có thể suy ra từ lúc trạng thái thanh toán của hóa đơn chuyển thành 'Paid' và ngày thanh toán tương ứng được ghi nhận. Loại sự kiện inferred
	Hóa đơn đã ghi nhận	Hoạt động này cho biết hóa đơn đã duyệt được gửi thành công đến hệ thống ERP phía sau và được hệ thống chấp nhận để hạch toán tài chính và xử lý thanh toán. Đây là cột mốc tích hợp quan trọng.
Vì sao điều này quan trọng Xác nhận việc bàn giao từ bộ phận mua hàng sang bộ phận tài chính đã hoàn tất. Đây là cột mốc quan trọng trước khi có thể lên lịch và thực hiện thanh toán. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể suy ra từ lúc trạng thái hóa đơn chuyển sang trạng thái cuối như 'Sent' hoặc 'Processing Payment', đồng thời hệ thống ghi nhận thông báo xác nhận tương ứng từ ERP. Thu thập Xác định dấu thời gian khi trạng thái hóa đơn được cập nhật để thể hiện việc gửi thành công sang ERP. Loại sự kiện inferred
	Đã gửi hóa đơn để đối soát	Đánh dấu thời điểm hóa đơn đã được nhập và chính thức gửi vào quy trình đối soát để so khớp với đơn đặt hàng hoặc hợp đồng. Đây là bước bàn giao quan trọng từ nhập liệu sang xác thực.
Vì sao điều này quan trọng Mốc này bắt đầu giai đoạn đối chiếu và xác thực. Phân tích thời gian từ lúc nhận hóa đơn đến hoạt động này giúp xác định điểm nghẽn trong khâu nhập liệu. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể xác định qua thay đổi trạng thái của hóa đơn hoặc chứng từ Invoice Reconciliation (IR), thường là sang trạng thái như 'Submitted' hoặc 'Reconciling'. Thu thập Theo dõi dấu thời gian khi trạng thái chứng từ Invoice Reconciliation chuyển thành 'Submitted'. Loại sự kiện inferred
	Đã lên lịch thanh toán	Đây là thao tác của nhóm tài chính trong hệ thống ERP để đưa hóa đơn vào một đợt thanh toán cụ thể. Khoản thanh toán đã được lên kế hoạch nhưng chưa thực hiện.
Vì sao điều này quan trọng Thông tin này giúp bạn theo dõi giai đoạn cuối của quy trình thanh toán, dự báo dòng tiền chi ra và phân tích các chậm trễ từ lúc ghi nhận hóa đơn đến khi thanh toán. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường nằm trong hệ thống ERP. Hệ thống có thể đồng bộ thông tin về SAP Ariba và cập nhật vào trạng thái thanh toán của hóa đơn. Thu thập Có thể suy ra từ thông tin trạng thái thanh toán được gửi từ ERP về chứng từ hóa đơn trong Ariba. Loại sự kiện inferred
	Đã phát hiện sai lệch đối chiếu	Hoạt động xử lý ngoại lệ xảy ra khi hệ thống hoặc người dùng phát hiện thông tin trên hóa đơn, đơn đặt hàng và phiếu nhận hàng không khớp. Sai lệch thường gặp gồm chênh lệch giá, số lượng hoặc thuế.
Vì sao điều này quan trọng Hoạt động này rất quan trọng để tính tỷ lệ sai lệch đối chiếu và xác định các nguồn lỗi phổ biến, vốn là nguyên nhân chính gây chậm trễ xử lý. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này thường được ghi nhận qua trạng thái cụ thể trên chứng từ Invoice Reconciliation (IR), chẳng hạn như 'Rejected' hoặc 'Disputed', kèm theo mã lý do. Thu thập Xác định dấu thời gian khi trạng thái chứng từ IR thay đổi để thể hiện sai lệch hoặc ngoại lệ. Loại sự kiện inferred
	Đã xử lý xong sai lệch	Cho biết sai lệch đã được phát hiện trước đó đã được xử lý và hóa đơn sẵn sàng tiếp tục đối soát, phê duyệt. Việc này có thể cần điều chỉnh thủ công hoặc trao đổi với nhà cung cấp.
Vì sao điều này quan trọng Theo dõi thời gian xử lý sai lệch giúp định lượng tác động của việc làm lại và tìm cơ hội cải thiện tỷ lệ đối chiếu thành công ngay lần đầu. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể xác định qua thay đổi trạng thái của chứng từ Invoice Reconciliation (IR), từ trạng thái ngoại lệ trở lại trạng thái xử lý như 'Reconciling' hoặc 'Submitted'. Thu thập Ghi nhận dấu thời gian khi chứng từ IR chuyển khỏi trạng thái sai lệch và quay lại quy trình xử lý. Loại sự kiện inferred
	Gỡ chặn thanh toán	Cho biết lệnh chặn thanh toán đã thiết lập trước đó được gỡ bỏ, để hóa đơn có thể chuyển sang bước lên lịch thanh toán. Điều này cho thấy vấn đề gây chặn đã được xử lý.
Vì sao điều này quan trọng Đây là hoạt động kết thúc để đo Thời gian xử lý chặn thanh toán. Hoạt động này khép lại vòng xử lý ngoại lệ đối với các hóa đơn bị chặn. Lấy dữ liệu ở đâu Tương tự như khi thiết lập chặn, thao tác này thường được thực hiện trong hệ thống ERP và trạng thái có thể được cập nhật lại trong Ariba. Có thể suy ra sự kiện này từ việc cờ chặn thanh toán bị gỡ bỏ. Thu thập Cần xác định dấu thời gian khi cờ hoặc trạng thái chặn thanh toán bị gỡ bỏ hoặc vô hiệu hóa. Loại sự kiện inferred
	Hóa đơn bị từ chối	Đây là hoạt động ngoại lệ xảy ra khi người duyệt từ chối hóa đơn trong quy trình phê duyệt. Hóa đơn thường cần được chỉnh sửa rồi gửi lại, tạo thành một vòng lặp làm lại.
Vì sao điều này quan trọng Theo dõi các trường hợp bị từ chối là cần thiết để tính KPI Tỷ lệ từ chối hóa đơn và phân tích nguyên nhân gốc rễ khiến việc phê duyệt thất bại, chẳng hạn như vi phạm chính sách hoặc mã hóa sai. Lấy dữ liệu ở đâu Thông tin này được ghi trong lịch sử phê duyệt của chứng từ hóa đơn và cũng thể hiện qua trạng thái chứng từ chuyển thành 'Rejected'. Thu thập Trích xuất từ nhận xét và dấu thời gian trong lịch sử phê duyệt, hoặc từ lúc trạng thái chuyển thành 'Rejected'. Loại sự kiện explicit
	Thiết lập chặn thanh toán	Xảy ra khi người dùng hoặc hệ thống chủ động ngăn một hóa đơn đã duyệt được thanh toán. Nguyên nhân thường là tranh chấp với nhà cung cấp, vấn đề về chất lượng hoặc lý do thương mại khác.
Vì sao điều này quan trọng Đây là điểm bắt đầu để đo Thời gian xử lý chặn thanh toán. Phân tích các trường hợp bị chặn giúp phát hiện và xử lý những vấn đề mang tính hệ thống gây chậm thanh toán. Lấy dữ liệu ở đâu Việc này thường được quản lý trong hệ thống ERP tích hợp, chẳng hạn như SAP S/4HANA, sau khi hóa đơn được ghi nhận. Trạng thái chặn có thể được đồng bộ lại với Ariba và thể hiện qua một cờ hoặc trạng thái cụ thể. Thu thập Cần xác định trường cờ hoặc trạng thái thay đổi để cho biết lệnh chặn thanh toán đang có hiệu lực. Loại sự kiện inferred

Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất dữ liệu

Cách lấy dữ liệu từ SAP Ariba

Các bước

Điều kiện tiên quyết và thiết lập: Đảm bảo hệ thống đã cài Python 3.6 trở lên. Cài các thư viện Python cần thiết là pandas và requests bằng cách chạy pip install pandas requests trong cửa sổ dòng lệnh.
Truy cập SAP Ariba API: Đăng nhập SAP Ariba Developer Portal. Tạo ứng dụng mới và đăng ký API phù hợp, thường là Transactional Data Export hoặc API báo cáo tương tự có cung cấp dữ liệu hóa đơn. Bạn sẽ nhận được API Key và thông tin OAuth (Client ID và Client Secret) cần thiết để xác thực.
Cấu hình xác thực: Ứng dụng cần có OAuth2 token để gọi API. Script có hàm yêu cầu token này từ điểm cuối xác thực Ariba bằng Client ID và Secret. Lưu thông tin xác thực an toàn. Nếu dùng script trong môi trường thực tế, không ghi cứng thông tin này vào script.
Viết Python Script: Dùng Python script được cung cấp làm mẫu. Cập nhật các biến giữ chỗ ở đầu script bằng tên realm Ariba, URL API cơ sở và API Key của bạn.
Đặt tham số trích xuất: Trong phần main của script, đặt các biến created_date_from và created_date_to để xác định khoảng thời gian trích xuất dữ liệu. Bạn cũng có thể chỉnh từ điển filters để thu hẹp truy vấn, chẳng hạn theo mã công ty hoặc trạng thái hóa đơn cụ thể.
Chạy script: Chạy script từ terminal bằng lệnh python your_script_name.py. Script sẽ kết nối với Ariba API, lấy dữ liệu hóa đơn theo từng trang và xử lý trong bộ nhớ.
Chuyển đổi dữ liệu: Script duyệt từng chứng từ hóa đơn do API trả về, tách cấu trúc JSON và chuyển các trường dấu thời gian (như timeCreated, reconciledDate, approvedDate) thành các hàng riêng để tạo nhật ký sự kiện đúng định dạng. Mỗi hàng tương ứng với một hoạt động riêng trong vòng đời hóa đơn.
Xử lý phân trang API: Script hỗ trợ phản hồi API được phân trang. Script sẽ lần lượt gọi API, dùng page_token trong mỗi phản hồi để yêu cầu trang kết quả tiếp theo cho đến khi lấy đủ dữ liệu trong khoảng thời gian đã chọn.
Tạo tệp nhật ký sự kiện: Sau khi lấy và chuyển đổi toàn bộ dữ liệu, script tập hợp dữ liệu thành pandas DataFrame. Sau đó, DataFrame được xuất thành tệp CSV tên ariba_invoice_event_log.csv trong cùng thư mục chạy script.
Kiểm tra và tải lên: Mở tệp CSV vừa tạo để kiểm tra nội dung. Xác nhận tệp có các cột bắt buộc (InvoiceNumber, ActivityName, EventTime) và dữ liệu chính xác. Tệp đã sẵn sàng để tải lên ProcessMind phân tích.

Cấu hình

Điểm cuối API: Script truy vấn chế độ xem invoiceReconciliationDocuments trong Transactional Data Export API. Cần cấu hình URL cơ sở và điểm cuối cụ thể theo trung tâm dữ liệu của môi trường Ariba.
Xác thực: Script dùng OAuth 2.0 cùng Client ID, Client Secret và API Key để truy cập an toàn. Cần quản lý bảo mật các thông tin này và đảm bảo chúng thuộc về ứng dụng có đủ quyền API cần thiết.
Bộ lọc khoảng ngày: Các tham số quan trọng nhất là createdDateFrom và createdDateTo. Nên trích xuất dữ liệu theo từng khoảng vừa phải, chẳng hạn 3 đến 6 tháng, để tránh API hết thời gian chờ và gặp vấn đề về hiệu suất. Định dạng ngày phải là YYYY-MM-DDTHH:MM:SSZ.
Bộ lọc hệ thống: Tham số filters trong lệnh gọi API cho phép lọc thêm. Bạn có thể lọc theo các trường như realm, companyCode.uniqueName hoặc statusString để giới hạn dữ liệu ở một số đơn vị kinh doanh hoặc loại hóa đơn cụ thể.
Quyền cần thiết: Người dùng hoặc tài khoản hệ thống gắn với thông tin xác thực API phải có đủ quyền trong SAP Ariba để truy cập và xuất dữ liệu đối chiếu hóa đơn. Cấu hình quyền này trong phần quản trị Ariba dành cho ứng dụng API.

Truy vấn mẫu python

import requests
import pandas as pd
import json
import os
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Placeholders ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your actual SAP Ariba credentials and environment details
ARIBE_BASE_URL = class="hl-string">"https://[your-api-gateway-url.com]/api/transactional-data-export/v1/"
API_KEY = class="hl-string">"[Your_API_Key]"
OAUTH_URL = class="hl-string">"https://api.ariba.com/v2/oauth/token"
OAUTH_CLIENT_ID = class="hl-string">"[Your_OAuth_Client_ID]"
OAUTH_CLIENT_SECRET = class="hl-string">"[Your_OAuth_Client_Secret]"
REALM = class="hl-string">"[Your_Company_Realm]"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Functions ---
def get_oauth_token(client_id, client_secret):
    class="hl-string">"""Fetches OAuth2 token from SAP Ariba."""
    payload = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'client_id': client_id,
        class="hl-string">'client_secret': client_secret
    }
    try:
        response = requests.post(OAUTH_URL, data=payload)
        response.raise_for_status()
        return response.json().get(class="hl-string">'access_token')
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Error fetching OAuth token: {e}")
        return None

def fetch_ariba_data(access_token, created_date_from, created_date_to):
    class="hl-string">"""Fetches paginated invoice data from the Ariba API."""
    all_invoices = []
    page_token = None
    headers = {
        class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {access_token}',
        class="hl-string">'apiKey': API_KEY,
        class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'
    }
    
    while True:
        params = {
            class="hl-string">'realm': REALM,
            class="hl-string">'product': class="hl-string">'ariba.procurement',
            class="hl-string">'view': class="hl-string">'InvoiceReconciliationDocument',
            class="hl-string">'createdDateFrom': created_date_from,
            class="hl-string">'createdDateTo': created_date_to,
            class="hl-string">'pageSize': 100 class=class="hl-string">"hl-comment"># Adjust as needed
        }
        if page_token:
            params[class="hl-string">'pageToken'] = page_token

        print(fclass="hl-string">"Fetching data with page token: {page_token or 'Initial Page'}")
        try:
            response = requests.get(ARIBE_BASE_URL + class="hl-string">"views/InvoiceReconciliationDocument", headers=headers, params=params)
            response.raise_for_status()
            data = response.json()
            all_invoices.extend(data.get(class="hl-string">'records', []))
            page_token = data.get(class="hl-string">'pageToken')
            if not page_token:
                break
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data from Ariba API: {e}")
            break

    return all_invoices

def transform_to_event_log(invoices):
    class="hl-string">"""Transforms raw invoice JSON data into a structured event log DataFrame."""
    event_log_records = []
    for inv in invoices:
        case_id = inv.get(class="hl-string">'uniqueName')
        if not case_id:
            continue

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Common attributes
        common_attrs = {
            class="hl-string">'InvoiceNumber': case_id,
            class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': inv.get(class="hl-string">'poNumber'),
            class="hl-string">'VendorName': inv.get(class="hl-string">'supplier', {}).get(class="hl-string">'name'),
            class="hl-string">'InvoiceAmount': inv.get(class="hl-string">'totalCost', {}).get(class="hl-string">'amount'),
            class="hl-string">'PaymentDueDate': inv.get(class="hl-string">'paymentTerms', {}).get(class="hl-string">'dueDate'),
            class="hl-string">'InvoiceStatus': inv.get(class="hl-string">'statusString')
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Received
        if inv.get(class="hl-string">'timeCreated'):
            event_log_records.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Received',
                class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'timeCreated'],
                class="hl-string">'Approver': None,
                class="hl-string">'PaymentBlockReason': None
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Submitted for Reconciliation
        if inv.get(class="hl-string">'submittedDate'):
            event_log_records.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Submitted for Reconciliation',
                class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'submittedDate'],
                class="hl-string">'Approver': None,
                class="hl-string">'PaymentBlockReason': None
            })
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Matching Discrepancy Identified
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This assumes an exception's creation time is available
        if inv.get(class="hl-string">'exceptionStatus') == class="hl-string">'Active' and inv.get(class="hl-string">'timeUpdated'):
             event_log_records.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Matching Discrepancy Identified',
                class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'timeUpdated'], class=class="hl-string">"hl-comment"># Use timeUpdated as a proxy for exception creation
                class="hl-string">'Approver': None,
                class="hl-string">'PaymentBlockReason': None
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Discrepancy Resolved
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes a specific timestamp exists for this event
        if inv.get(class="hl-string">'exceptionClearedDate'):
             event_log_records.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Discrepancy Resolved',
                class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'exceptionClearedDate'],
                class="hl-string">'Approver': None,
                class="hl-string">'PaymentBlockReason': None
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Reconciled
        if inv.get(class="hl-string">'reconciledDate'):
            event_log_records.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Reconciled',
                class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'reconciledDate'],
                class="hl-string">'Approver': None,
                class="hl-string">'PaymentBlockReason': None
            })
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Sent for Approval (often occurs immediately after reconciliation)
            event_log_records.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Sent for Approval',
                class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'reconciledDate'], class=class="hl-string">"hl-comment"># Using reconciledDate as the trigger time
                class="hl-string">'Approver': None,
                class="hl-string">'PaymentBlockReason': None
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Approved
        if inv.get(class="hl-string">'approvedDate'):
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Approver information may be nested differently depending on configuration
            approver_name = inv.get(class="hl-string">'lastApprover', {}).get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'N/A') 
            event_log_records.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Approved',
                class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'approvedDate'],
                class="hl-string">'Approver': approver_name,
                class="hl-string">'PaymentBlockReason': None
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Rejected
        if inv.get(class="hl-string">'statusString') == class="hl-string">'Rejected' and inv.get(class="hl-string">'timeUpdated'):
            event_log_records.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Rejected',
                class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'timeUpdated'],
                class="hl-string">'Approver': inv.get(class="hl-string">'lastApprover', {}).get(class="hl-string">'name'),
                class="hl-string">'PaymentBlockReason': None
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities related to payment blocks, posting, and payments
        class=class="hl-string">"hl-comment"># These fields may not be standard and depend on ERP integration
        if inv.get(class="hl-string">'paymentBlockTimestamp'):
             event_log_records.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Block Set',
                class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'paymentBlockTimestamp'],
                class="hl-string">'Approver': None,
                class="hl-string">'PaymentBlockReason': inv.get(class="hl-string">'paymentBlockReason')
            })
        if inv.get(class="hl-string">'paymentBlockReleasedTimestamp'):
             event_log_records.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Block Released',
                class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'paymentBlockReleasedTimestamp'],
                class="hl-string">'Approver': None,
                class="hl-string">'PaymentBlockReason': None
            })
        if inv.get(class="hl-string">'erpPostingDate'):
             event_log_records.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Posted',
                class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'erpPostingDate'],
                class="hl-string">'Approver': None,
                class="hl-string">'PaymentBlockReason': None
            })
        if inv.get(class="hl-string">'scheduledPaymentDate'):
             event_log_records.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Scheduled',
                class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'scheduledPaymentDate'],
                class="hl-string">'Approver': None,
                class="hl-string">'PaymentBlockReason': None
            })
        if inv.get(class="hl-string">'paidDate'):
             event_log_records.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Executed',
                class="hl-string">'EventTime': inv[class="hl-string">'paidDate'],
                class="hl-string">'Approver': None,
                class="hl-string">'PaymentBlockReason': None
            })

    return pd.DataFrame(event_log_records)

def main():
    class="hl-string">"""Main function to execute the extraction process."""
    print(class="hl-string">"Starting SAP Ariba invoice data extraction...")
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the extraction time window (e.g., last 3 months)
    created_date_from = class="hl-string">"2023-01-01T00:00:00Z"
    created_date_to = class="hl-string">"2023-03-31T23:59:59Z"

    access_token = get_oauth_token(OAUTH_CLIENT_ID, OAUTH_CLIENT_SECRET)
    if not access_token:
        print(class="hl-string">"Failed to get OAuth token. Exiting.")
        return

    raw_invoices = fetch_ariba_data(access_token, created_date_from, created_date_to)
    if not raw_invoices:
        print(class="hl-string">"No data found for the specified period. Exiting.")
        return
    
    print(fclass="hl-string">"Successfully fetched {len(raw_invoices)} invoice records.")
    
    event_log_df = transform_to_event_log(raw_invoices)
    
    if event_log_df.empty:
        print(class="hl-string">"Transformation resulted in an empty event log.")
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Sort by case and time for chronological order
    event_log_df = event_log_df.sort_values(by=[class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'EventTime'], ascending=[True, True])
    
    output_filename = class="hl-string">'ariba_invoice_event_log.csv'
    event_log_df.to_csv(output_filename, index=False, date_format=class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%SZ')
    print(fclass="hl-string">"Extraction complete. Event log saved to {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    main()

Sẵn sàng bắt đầu chưa?

Dùng mẫu này để đơn giản hóa việc phân tích quy trình xử lý hóa đơn. Bắt đầu tạo nhật ký sự kiện ngay hôm nay để tìm cơ hội nâng cao hiệu quả và thanh toán nhanh hơn.

Quay lại hướng dẫn cải tiến

Tải mẫu xuống

Cải tiến quy trình xử lý hóa đơn mua hàng đến thanh toán ngay hôm nay

Giảm 30% thời gian xử lý hóa đơn, cải thiện dòng tiền.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập chỉ trong vài phút.

Mẫu dữ liệu xử lý hóa đơn trong quy trình mua hàng đến thanh toán

Mẫu dữ liệu xử lý hóa đơn trong quy trình mua hàng đến thanh toán

Thuộc tính xử lý hóa đơn trong quy trình mua hàng đến thanh toán

Hoạt động xử lý hóa đơn trong quy trình mua hàng đến thanh toán

Hướng dẫn trích xuất dữ liệu

Trích xuất bằng Python Script qua API báo cáo SAP Ariba

Các bước

Cấu hình

Truy vấn mẫu python

Sẵn sàng bắt đầu chưa?

Cải tiến quy trình xử lý hóa đơn mua hàng đến thanh toán ngay hôm nay