Mẫu dữ liệu Order to Cash - Lập hóa đơn và thanh toán

SAP ECC
Mẫu dữ liệu Order to Cash - Lập hóa đơn và thanh toán

Mẫu dữ liệu Order to Cash - Lập hóa đơn và thanh toán

Mẫu dữ liệu này giúp bạn nắm rõ những dữ liệu cần thiết để phân tích và cải thiện quy trình lập hóa đơn, thanh toán. Mẫu nêu các thuộc tính cần thu thập, hoạt động chính cần theo dõi và hướng dẫn thực tế để trích xuất dữ liệu. Hãy dùng mẫu để chuẩn bị dữ liệu cho process mining và hiểu chính xác hiệu quả quy trình Order to Cash.
  • Các thuộc tính nên có để phân tích đầy đủ
  • Các bước và mốc chính cần theo dõi trong quy trình
  • Hướng dẫn thực tế để trích xuất dữ liệu từ SAP ECC
Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính Order to Cash - Lập hóa đơn và thanh toán

Đây là các trường dữ liệu nên có trong nhật ký sự kiện để phân tích quy trình Order to Cash, lập hóa đơn và thanh toán trên SAP ECC.
3 Bắt buộc 5 Nên có 13 Không bắt buộc
Tên Mô tả
Hoạt động
ActivityName
Tên sự kiện hoặc bước nghiệp vụ diễn ra trong vòng đời hóa đơn.
Mô tả

Thuộc tính này mô tả một hành động cụ thể hoặc thay đổi trạng thái trong quy trình thanh toán, chẳng hạn như 'Đã tạo hóa đơn', 'Đã hạch toán hóa đơn' hoặc 'Đã nhận khoản thanh toán từ khách hàng'. Các hoạt động này được xác định từ nhiều sự kiện hệ thống, thay đổi trạng thái chứng từ hoặc mã giao dịch cụ thể do người dùng thực hiện.

Chuỗi hoạt động tạo thành luồng quy trình, làm nền tảng cho phân tích process mining. Khi xem xét các hoạt động, tổ chức có thể biết những bước nào đã diễn ra, theo thứ tự nào và với tần suất ra sao. Từ đó, bạn có thể so sánh cách quy trình thực sự vận hành với quy trình đã thiết kế.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định các bước trên sơ đồ quy trình, giúp trực quan hóa và phân tích luồng quy trình, các sai lệch và điểm nghẽn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính khái niệm được suy ra từ nhiều nguồn, chẳng hạn như mã giao dịch (CDHDR-TCODE), thay đổi trạng thái chứng từ (VBUK-FKSTK) và bút toán chứng từ kế toán.

Ví dụ
Đã tạo hóa đơnHóa đơn đã ghi sổĐã gửi nhắc thanh toánHóa đơn đã tất toán
Số hóa đơn
InvoiceNumber
Mã định danh duy nhất của chứng từ thanh toán, dùng làm mã hồ sơ chính cho quy trình lập hóa đơn.
Mô tả

Số hóa đơn, được gọi là Số chứng từ thanh toán trong SAP, là mã định danh duy nhất cho từng hóa đơn. Trong process mining, mã này đóng vai trò CaseId, nhóm mọi hoạt động liên quan như tạo, hạch toán, gửi, thanh toán và tất toán thành một trường hợp quy trình xuyên suốt.

Phân tích quy trình theo Số hóa đơn giúp bạn theo dõi đầy đủ vòng đời của từng giao dịch thanh toán, từ lúc bắt đầu đến khi tất toán. Đây là cơ sở quan trọng để tính các KPI như Số ngày thu tiền bình quân (DSO) và tổng thời gian xử lý hóa đơn, từ đó đo lường và cải thiện hiệu quả.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là khóa thiết yếu để theo dõi toàn bộ hành trình của hóa đơn, giúp phân tích thời gian xử lý, điểm nghẽn và các khác biệt trong từng giao dịch thanh toán.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng SAP ECC: VBRK, Trường: VBELN

Ví dụ
90001234900012359000123690001237
Thời gian bắt đầu
EventTime
Dấu thời gian cho biết thời điểm một hoạt động hoặc sự kiện cụ thể diễn ra.
Mô tả

Thời gian sự kiện ghi lại chính xác ngày giờ của từng hoạt động trong vòng đời hóa đơn. Đây là dữ liệu nền tảng cho mọi phân tích theo thời gian trong process mining, bao gồm tính thời gian xử lý, xác định điểm nghẽn và theo dõi hiệu quả quy trình so với thỏa thuận mức dịch vụ.

Thuộc tính này thường được tạo bằng cách kết hợp trường ngày, chẳng hạn Ngày hạch toán (BUDAT), với trường giờ (UZEIT) từ các bảng SAP ghi nhận thay đổi hoặc thời điểm tạo chứng từ. Dấu thời gian chính xác giúp xây dựng nhật ký sự kiện đáng tin cậy và đảm bảo kết quả phân tích hiệu quả có giá trị.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này là nền tảng cho mọi phân tích hiệu quả, giúp tính thời gian xử lý, thời lượng và thời gian chờ giữa các bước trong quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tạo từ nhiều trường ngày và giờ trong các bảng, chẳng hạn BKPF (BUDAT, CPUTM), VBRK (ERDAT, ERZET) và các bảng nhật ký thay đổi như CDHDR (UDATE, UTIME).

Ví dụ
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-16T11:00:00Z2023-05-20T09:00:00Z
Loại chứng từ thanh toán
BillingDocumentType
Mã phân loại chứng từ thanh toán, chẳng hạn hóa đơn, giấy báo có hoặc giấy báo nợ.
Mô tả

Loại chứng từ thanh toán phân loại giao dịch theo mục đích nghiệp vụ. Ví dụ, 'F2' là hóa đơn khách hàng tiêu chuẩn, còn 'G2' là giấy báo có. SAP được cấu hình để xử lý từng loại chứng từ thanh toán theo cách phù hợp.

Trong process mining, thuộc tính này rất cần thiết để lọc và so sánh các tình huống thanh toán khác nhau. Chuyên viên phân tích có thể xem riêng quy trình hóa đơn tiêu chuẩn và giấy báo có để hiểu luồng, thời gian xử lý và khó khăn đặc thù của từng loại, từ đó cải tiến quy trình có trọng tâm hơn.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp phân nhóm và phân tích các quy trình thanh toán khác nhau, chẳng hạn hóa đơn tiêu chuẩn và giấy báo có, vốn thường có luồng xử lý rất khác nhau.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng SAP ECC: VBRK, Trường: FKART

Ví dụ
F2G2L2IV
Mã công ty
CompanyCode
Mã định danh pháp nhân đã phát hành hóa đơn.
Mô tả

Mã công ty đại diện cho một đơn vị kế toán và pháp lý độc lập trong SAP. Mọi giao dịch tài chính, bao gồm hóa đơn, đều được hạch toán vào một mã công ty cụ thể. Đây là thành phần dữ liệu tổ chức cơ bản.

Trong process mining, mã công ty được dùng để phân tích và so sánh hiệu quả quy trình thanh toán giữa các pháp nhân trong cùng tập đoàn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tìm ra cách làm hiệu quả ở một đơn vị để áp dụng cho các đơn vị khác, đồng thời đảm bảo phân tích phù hợp với cơ cấu tổ chức.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp lọc và so sánh quy trình giữa các pháp nhân, phục vụ phân tích tài chính và đối chiếu hiệu quả giữa các đơn vị.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng SAP ECC: VBRK, Trường: BUKRS

Ví dụ
10002000US01DE01
Mã khách hàng
CustomerNumber
Mã duy nhất xác định khách hàng nhận hóa đơn.
Mô tả

Mã khách hàng liên kết hóa đơn với một khách hàng hoặc đối tác kinh doanh cụ thể. Thuộc tính này rất quan trọng để phân nhóm và phân tích quy trình thanh toán theo đặc điểm khách hàng.

Chuyên viên phân tích có thể dùng trường này để so sánh Số ngày thu tiền bình quân (DSO) giữa các khách hàng, xác định khách hàng thường thanh toán trễ hoặc phân tích mức độ tuân thủ điều khoản thanh toán. Hiểu rõ các xu hướng này giúp doanh nghiệp quản lý quan hệ khách hàng và xây dựng cách thu hồi công nợ phù hợp với từng nhóm.

Vì sao điều này quan trọng

Hỗ trợ phân tích theo từng khách hàng, giúp nhận diện thói quen thanh toán, đánh giá DSO theo khách hàng và điều chỉnh cách thu hồi công nợ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng SAP ECC: VBRK, Trường: KUNRG (Bên thanh toán) hoặc KUNAG (Bên mua hàng).

Ví dụ
100023200541CUST-A487910345
Tên người dùng
UserName
ID của người dùng thực hiện hoạt động hoặc tạo chứng từ.
Mô tả

Thuộc tính này ghi nhận ID người dùng SAP chịu trách nhiệm cho một sự kiện, chẳng hạn như tạo hóa đơn hoặc hạch toán khoản thanh toán. Đây là dữ liệu cần thiết để phân tích vai trò của con người trong quy trình.

Dữ liệu này giúp tìm hiểu sự khác biệt về hiệu quả giữa người dùng hoặc nhóm, xác định nhu cầu đào tạo và phát hiện nguy cơ không tuân thủ. Thuộc tính cũng giúp phân biệt hoạt động thủ công do người dùng thực hiện với các bước tự động do tài khoản hệ thống hoặc tài khoản chạy theo lô thực hiện, từ đó tính tỷ lệ tự động hóa.

Vì sao điều này quan trọng

Hỗ trợ phân tích hiệu quả của người dùng và phân bổ khối lượng công việc, đồng thời phân biệt hoạt động thủ công với hoạt động tự động để thúc đẩy tự động hóa và nâng cao hiệu quả.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng SAP ECC: VBRK, Trường: ERNAM (Người tạo) hoặc BKPF, Trường: USNAM (Tên người dùng) hoặc CDHDR, Trường: USERNAME (Người dùng).

Ví dụ
JSMITHBW_BATCHLROSSIMKUMAR
Tổng giá trị hóa đơn
TotalInvoiceAmount
Tổng giá trị thuần của chứng từ thanh toán.
Mô tả

Thuộc tính này thể hiện tổng giá trị thuần của hóa đơn, chưa bao gồm thuế. Giá trị hóa đơn là dữ liệu tài chính quan trọng gắn với quy trình thanh toán.

Bạn có thể dùng thuộc tính này để phân nhóm hóa đơn giá trị cao và thấp, rồi so sánh luồng xử lý của chúng. Thuộc tính cũng giúp ưu tiên thu hồi công nợ hoặc tìm hiểu vì sao hóa đơn giá trị cao mất nhiều thời gian hơn để được phê duyệt hoặc thanh toán. Nhờ đó, phân tích quy trình có thêm bối cảnh tài chính cần thiết.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp bối cảnh tài chính cần thiết để phân tích theo giá trị hóa đơn, chẳng hạn xác định hóa đơn giá trị cao có quy trình khác hoặc mất nhiều thời gian hơn để tất toán hay không.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng SAP ECC: VBRK, Trường: NETWR

Ví dụ
1500.7525000.00500.0012345.67
Có làm lại
IsRework
Cờ cho biết hoạt động có phải là bước làm lại hoặc điều chỉnh hay không.
Mô tả

Thuộc tính được tính toán này xác định các hoạt động thể hiện việc làm lại, chẳng hạn như 'Đã điều chỉnh hóa đơn' hoặc đảo chứng từ. Thông thường, đây là cờ boolean được suy ra từ tên hoạt động hoặc mã giao dịch liên quan đến việc điều chỉnh và hủy, chẳng hạn 'VF11' để hủy chứng từ thanh toán.

Trong process mining, cờ này rất hữu ích để định lượng khối lượng công việc phải làm lại trong quy trình thanh toán. Cờ hỗ trợ trực tiếp các KPI như Tỷ lệ điều chỉnh hóa đơn và giúp trực quan hóa các vòng lặp làm lại trên sơ đồ quy trình, qua đó làm rõ những điểm kém hiệu quả và vấn đề chất lượng khiến chi phí vận hành tăng và thanh toán chậm trễ.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp định lượng điểm kém hiệu quả và vấn đề chất lượng trong quy trình bằng cách cho thấy công sức dành cho việc sửa lỗi, đồng thời hỗ trợ trực tiếp các KPI về làm lại.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được suy ra từ Tên hoạt động hoặc Mã giao dịch. Ví dụ: IF ActivityName = 'Invoice Corrected' OR TransactionCode = 'VF11' THEN true ELSE false.

Ví dụ
truefalse
Có tự động hóa
IsAutomated
Cờ cho biết hoạt động do người dùng hệ thống thực hiện hay được tự động hóa.
Mô tả

Thuộc tính được tính toán này là cờ boolean dùng để phân biệt hoạt động thủ công và tự động. Thông thường, thuộc tính được xác định bằng cách đối chiếu Tên người dùng với danh sách ID tài khoản hệ thống hoặc tài khoản chạy theo lô, chẳng hạn 'BATCHUSER' hoặc 'SAPSYSTEM'.

Cờ này rất cần thiết để đo lường mức độ tự động hóa trong quy trình thanh toán, mục tiêu quan trọng của nhiều tổ chức muốn nâng cao hiệu quả và giảm chi phí. KPI Tỷ lệ thanh toán tự động được tính trực tiếp từ thuộc tính này, giúp theo dõi tiến độ của các sáng kiến tự động hóa.

Vì sao điều này quan trọng

Hỗ trợ trực tiếp việc tính tỷ lệ thanh toán tự động, giúp đo lường hiệu quả quy trình và theo dõi tác động của các dự án tự động hóa.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được suy ra từ thuộc tính Tên người dùng. Logic có thể như sau: IF UserName IN ('BATCH', 'SYSTEM', 'RFCUSER') THEN true ELSE false.

Ví dụ
truefalse
Điều khoản thanh toán
PaymentTerms
Các điều kiện người bán đặt ra để hoàn tất giao dịch, bao gồm lịch thanh toán.
Mô tả

Điều khoản thanh toán quy định thời điểm đến hạn, chẳng hạn 'Net 30' hoặc 'Net 60'. Các điều khoản này được thỏa thuận với khách hàng và ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền.

Phân tích quy trình theo điều khoản thanh toán có thể cho thấy điều khoản nào gắn với chu kỳ thanh toán dài hơn hoặc tỷ lệ thanh toán trễ cao hơn. Thông tin này giúp doanh nghiệp đàm phán điều khoản tốt hơn với khách hàng hoặc điều chỉnh kế hoạch tài chính. Đây cũng là dữ liệu đầu vào quan trọng để tính ngày đến hạn thanh toán hóa đơn.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp phân tích thói quen thanh toán của khách hàng và tác động đến dòng tiền theo các điều khoản đã thỏa thuận, từ đó hỗ trợ tối ưu hóa thỏa thuận thương mại.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng SAP ECC: VBRK, Trường: ZTERM

Ví dụ
Z030Z060Z001
Đơn vị kinh doanh bán hàng
SalesOrganization
Đơn vị tổ chức chịu trách nhiệm bán sản phẩm hoặc dịch vụ.
Mô tả

Đơn vị kinh doanh bán hàng là một đơn vị tổ chức trong SAP, chịu trách nhiệm phân phối hàng hóa và dịch vụ, đồng thời đàm phán các điều kiện bán hàng. Đây là trường quan trọng để tổ chức hoạt động bán hàng và phân phối.

Trong process mining, thuộc tính này giúp phân tích quy trình thanh toán theo cơ cấu bán hàng. Bạn có thể so sánh hiệu quả giữa các đơn vị kinh doanh bán hàng để xác định khu vực hoặc ngành hàng nào xử lý thanh toán hiệu quả hơn, đồng thời hỗ trợ áp dụng các cách làm tốt trên diện rộng.

Vì sao điều này quan trọng

Hỗ trợ so sánh hiệu quả giữa các bộ phận bán hàng hoặc khu vực, giúp tìm ra cách làm tốt và những điểm cần cải thiện.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng SAP ECC: VBRK, Trường: VKORG

Ví dụ
1000NA01EU01AP01
Hệ thống nguồn
SourceSystem
Xác định hệ thống nguồn nơi dữ liệu được trích xuất.
Mô tả

Thuộc tính này xác định hệ thống lưu trữ dữ liệu gốc. Trong doanh nghiệp có nhiều hệ thống ERP hoặc hệ thống tích hợp, trường này giúp phân biệt dữ liệu từ các nguồn khác nhau.

Với process mining, thuộc tính này cần thiết để xác thực dữ liệu và so sánh quy trình giữa các hệ thống hoặc đơn vị trong tổ chức. Trường này thường được điền bằng một giá trị cố định trong quá trình trích xuất dữ liệu để gắn nhãn cho tập dữ liệu.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết nguồn gốc dữ liệu. Đây là thông tin quan trọng trong môi trường có nhiều hệ thống, giúp đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và hỗ trợ phân tích theo từng hệ thống.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây thường là giá trị cố định được thêm trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL), dùng để xác định phiên bản SAP ECC cụ thể, chẳng hạn 'ECC_PROD_NA'.

Ví dụ
SAP_ECC_PRODECC_EU_100SAP_US_FIN
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
Dấu thời gian của lần làm mới hoặc trích xuất dữ liệu gần nhất từ hệ thống nguồn.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết lần gần nhất tập dữ liệu được cập nhật từ hệ thống nguồn. Đây là thông tin cần thiết để người dùng biết dữ liệu đang xem mới đến đâu.

Trên dashboard và báo cáo, dấu thời gian này cho biết dữ liệu có kịp thời hay không, đồng thời giúp các bên liên quan hiểu rằng những giao dịch vừa phát sinh có thể chưa xuất hiện. Giá trị này thường được tạo khi kết thúc quá trình trích xuất dữ liệu.

Vì sao điều này quan trọng

Cho người dùng biết dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nào, yếu tố quan trọng khi đưa ra quyết định vận hành dựa trên kết quả phân tích.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tạo và lưu trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL).

Ví dụ
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Mã giao dịch
TransactionCode
Mã giao dịch SAP dùng để thực hiện một hoạt động.
Mô tả

Mã giao dịch, hay T-Code, là mã định danh duy nhất cho một chức năng hoặc chương trình cụ thể trong SAP, chẳng hạn 'VF01' để tạo chứng từ thanh toán. Ghi nhận T-Code cho từng sự kiện giúp xem quy trình được thực hiện như thế nào ở cấp độ kỹ thuật của hệ thống.

Thông tin này rất hữu ích khi phân tích nguyên nhân gốc rễ. Ví dụ, nếu lỗi thường xuyên xảy ra, chuyên viên phân tích có thể kiểm tra xem người dùng có đang dùng mã giao dịch không theo chuẩn hay không. T-Code cũng giúp xác định tên hoạt động và hiểu những chức năng hệ thống nào được sử dụng trong quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp thông tin kỹ thuật về cách một hoạt động được thực hiện, giúp phân tích nguyên nhân gốc rễ của sai lệch quy trình và xác định các thao tác không theo chuẩn của người dùng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng SAP ECC: CDHDR, Trường: TCODE

Ví dụ
VF01VF02FB01F-28
Ngày chứng từ
DocumentDate
Ngày ghi trên chứng từ gốc do nhà cung cấp hoặc người tạo cung cấp.
Mô tả

Ngày chứng từ là ngày phát hành chứng từ gốc. Trong quy trình thanh toán, đây thường là ngày tạo hóa đơn và thường được dùng làm căn cứ tính ngày đến hạn thanh toán.

Ngày này rất quan trọng đối với báo cáo tài chính và tính các chỉ số như Số ngày thu tiền bình quân (DSO). Với khách hàng, đây là mốc bắt đầu thời gian thu hồi công nợ. Phân tích chênh lệch giữa ngày chứng từ và ngày hạch toán có thể cho thấy sự chậm trễ nội bộ trong quá trình xử lý chứng từ thanh toán.

Vì sao điều này quan trọng

Làm mốc để tính tuổi hóa đơn và DSO, đồng thời cung cấp căn cứ quan trọng cho phân tích tài chính và điều khoản thanh toán.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng SAP ECC: VBRK, Trường: FKDAT (Ngày thanh toán)

Ví dụ
2023-04-152023-04-162023-05-20
Ngày đến hạn thanh toán hóa đơn
InvoiceDueDate
Ngày khách hàng dự kiến phải thanh toán.
Mô tả

Ngày đến hạn thanh toán hóa đơn là hạn cuối khách hàng phải thanh toán theo điều khoản thanh toán. Ngày này rất quan trọng để quản lý khoản phải thu và bắt đầu các hoạt động thu hồi công nợ.

Thuộc tính này được dùng để tính KPI Tỷ lệ thanh toán đúng hạn bằng cách so sánh với ngày thanh toán thực tế. Phân tích hóa đơn theo ngày đến hạn giúp dự báo dòng tiền và ưu tiên thu hồi các khoản sắp đến hạn hoặc đã quá hạn. Ngày này thường được tính từ ngày cơ sở và điều khoản thanh toán.

Vì sao điều này quan trọng

Là mốc để đo lường tỷ lệ thanh toán đúng hạn, đồng thời cần thiết cho việc quản lý khoản phải thu và dự báo dòng tiền.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được tính dựa trên ngày cơ sở (BSEG-ZFBDT) và điều khoản thanh toán (BSEG-ZTERM). Giá trị này không phải lúc nào cũng được lưu trong một trường riêng.

Ví dụ
2023-05-152023-05-302023-06-20
Ngày hạch toán
PostingDate
Ngày chứng từ được ghi vào sổ kế toán tài chính.
Mô tả

Ngày hạch toán xác định kỳ tài chính ghi nhận giao dịch trong sổ cái. Đây là mốc quan trọng đối với kế toán và báo cáo tài chính. Khoảng trễ giữa ngày tạo chứng từ và ngày hạch toán có thể cho thấy quy trình xử lý chứng từ thanh toán nội bộ chưa hiệu quả.

Trong process mining, ngày hạch toán đánh dấu một mốc quan trọng trong vòng đời hóa đơn. Khoảng thời gian từ lúc tạo hóa đơn đến khi hạch toán có thể là KPI quan trọng để đánh giá hiệu quả của bộ phận thanh toán.

Vì sao điều này quan trọng

Đánh dấu một mốc tài chính quan trọng và cần thiết cho công tác kế toán. Khoảng thời gian từ lúc tạo hóa đơn đến khi hạch toán là thước đo hiệu quả xử lý nội bộ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng SAP ECC: BKPF, Trường: BUDAT

Ví dụ
2023-04-152023-04-172023-05-21
Ngày tất toán
ClearingDate
Ngày nhận được khoản thanh toán và hóa đơn được tất toán khỏi khoản phải thu.
Mô tả

Ngày tất toán là ngày một khoản mục chưa thanh toán, chẳng hạn hóa đơn, được đánh dấu là đã thanh toán hoặc 'đã tất toán' trong hệ thống tài chính. Ngày này thể hiện thời điểm tiền được xem là đã thu và đối soát xong.

Đây là một trong những ngày quan trọng nhất trong chu kỳ Order to Cash. Ngày này là mốc kết thúc để tính Số ngày thu tiền bình quân (DSO) và tổng thời gian từ hóa đơn đến khi thu tiền. Phân tích ngày tất toán giúp đo lường hiệu quả của quy trình thu hồi công nợ.

Vì sao điều này quan trọng

Đánh dấu bước cuối trong vòng đời hóa đơn, làm mốc kết thúc để tính DSO và tổng thời gian xử lý, đồng thời phản ánh hiệu quả thu tiền.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng SAP ECC: BSAD, Trường: AUGDT

Ví dụ
2023-05-142023-06-012023-06-25
Số chứng từ bán hàng
SalesDocumentNumber
Mã định danh đơn hàng bán ban đầu dẫn đến việc phát hành hóa đơn.
Mô tả

Thuộc tính này liên kết trực tiếp hóa đơn với đơn hàng bán khởi tạo giao dịch. Khả năng truy vết này rất quan trọng để phân tích toàn bộ quy trình Order to Cash.

Khi kết nối quy trình thanh toán với quy trình đơn hàng bán trước đó, tổ chức có thể phân tích tổng thời gian từ lúc khách hàng đặt hàng đến khi nhận được tiền. Nhờ đó, bạn có thể xác định chậm trễ trong khâu thanh toán bắt nguồn từ bán hàng, thực hiện đơn hàng hay chính bộ phận thanh toán, qua đó có cái nhìn đầy đủ hơn về quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết quy trình thanh toán với đơn hàng bán, giúp phân tích toàn bộ quy trình Order to Cash và xác định chậm trễ giữa các bộ phận.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng SAP ECC: VBRP, Trường: VGBEL

Ví dụ
100000451000004610000047
Tiền tệ
Currency
Mã tiền tệ áp dụng cho các khoản tiền ghi trên hóa đơn.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết tiền tệ của giao dịch, chẳng hạn USD, EUR hoặc JPY. Nhờ đó, bạn có thể hiểu đúng các giá trị tiền tệ như Tổng giá trị hóa đơn.

Khi phân tích dữ liệu từ một tổ chức đa quốc gia, trường tiền tệ rất cần thiết để diễn giải và quy đổi chính xác các số liệu tài chính. Trường này hỗ trợ lập báo cáo nhất quán và tránh cộng gộp các khoản tiền khi chưa quy đổi đúng tiền tệ, vốn có thể dẫn đến phân tích tài chính sai lệch.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp bối cảnh cần thiết cho mọi giá trị tiền tệ, giúp phân tích tài chính chính xác, nhất là khi có nhiều loại tiền tệ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Bảng SAP ECC: VBRK, Trường: WAERK

Ví dụ
USDEURGBPJPY
Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Hoạt động Order to Cash - Lập hóa đơn và thanh toán

Đây là các bước và mốc chính cần ghi lại trong nhật ký sự kiện để khám phá quy trình và theo dõi hiệu quả chính xác.
5 Nên có 8 Không bắt buộc
Hoạt động Mô tả
Đã gửi hóa đơn cho khách hàng
Cho biết hóa đơn đã được gửi cho khách hàng qua một kênh đầu ra xác định như bản in, email hoặc EDI. Sự kiện này thường được ghi nhận trong nhật ký hệ thống quản lý đầu ra.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng, bắt đầu tính thời hạn thanh toán của khách hàng. Chậm trễ ở bước này ảnh hưởng trực tiếp đến thời điểm dự kiến nhận tiền và hiệu quả thu hồi công nợ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể suy ra từ ngày và giờ xử lý trong bảng trạng thái thông điệp (NAST) của loại đầu ra tương ứng với hóa đơn.

Thu thập

Suy ra từ mục trong bảng NAST có trạng thái xử lý '1' (đã xử lý thành công).

Loại sự kiện inferred
Đã nhận thanh toán từ khách hàng
Khách hàng đã thanh toán và khoản tiền được ghi nhận trong hệ thống dưới dạng tiền thu hoặc tiền gửi ngân hàng. Thao tác này tạo một chứng từ thanh toán riêng, chưa được đối chiếu với hóa đơn cụ thể.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là một mốc quan trọng trong chu kỳ chuyển đổi tiền mặt. Thời gian từ lúc gửi hóa đơn đến khi nhận thanh toán là một thành phần chính của Days Sales Outstanding (DSO).

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi nhận thành chứng từ mới trong BKPF và BSEG, thường có loại chứng từ chỉ khoản thanh toán của khách hàng, chẳng hạn 'DZ'. Ngày ghi sổ (BUDAT) đánh dấu sự kiện này.

Thu thập

Dựa trên ngày ghi sổ của chứng từ thanh toán khách hàng trong BKPF.

Loại sự kiện explicit
Đã tạo hóa đơn
Đánh dấu thời điểm chứng từ lập hóa đơn được tạo trong hệ thống. Sự kiện này được ghi nhận khi có mục mới được tạo trong bảng tiêu đề chứng từ kế toán (BKPF) với loại chứng từ dành riêng cho hóa đơn.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là điểm bắt đầu của toàn bộ quy trình lập hóa đơn. Phân tích thời gian từ sự kiện này giúp đo thời gian tạo hóa đơn và là cơ sở tính Days Sales Outstanding (DSO).

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi nhận trong bảng BKPF. Ngày tạo (CPUDT) và giờ tạo (CPUTM) của một số chứng từ cụ thể (BELNR) đánh dấu sự kiện này. Loại chứng từ (BLART) cho biết đây là hóa đơn.

Thu thập

Dựa trên dấu thời gian tạo (CPUDT) trong bảng BKPF của chứng từ hóa đơn.

Loại sự kiện explicit
Hóa đơn đã ghi sổ
Hóa đơn được ghi nhận chính thức trong sổ phụ các khoản phải thu và sổ cái. Sự kiện này khiến hóa đơn có giá trị ràng buộc pháp lý và thể hiện khoản nợ khách hàng phải trả.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là một mốc quan trọng, chính thức bắt đầu tính thời gian thu tiền. Khoảng thời gian từ lúc tạo đến lúc ghi sổ có thể cho thấy chậm trễ trong xử lý nội bộ, ảnh hưởng đến dòng tiền.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi nhận trong bảng BKPF. Ngày ghi sổ (BUDAT) của số chứng từ (BELNR) đánh dấu sự kiện này. Với chứng từ lưu tạm, đây là thời điểm chứng từ được chuyển thành chứng từ đã ghi sổ.

Thu thập

Dựa trên ngày ghi sổ (BUDAT) trong bảng BKPF của chứng từ hóa đơn.

Loại sự kiện explicit
Hóa đơn đã tất toán
Trạng thái cuối cùng của hóa đơn đã được thanh toán thành công, cho biết khoản mục chưa thanh toán đã được đóng bằng khoản thanh toán hoặc giấy báo có tương ứng. Hóa đơn được xem là đã tất toán đầy đủ.
Vì sao điều này quan trọng

Đánh dấu hoàn tất thành công chu trình Order to Cash của một hóa đơn. Đây là sự kiện kết thúc chính để đo thời gian chu kỳ hóa đơn trung bình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Xảy ra khi các trường chứng từ tất toán (AUGBL) và ngày tất toán (AUGDT) được điền cho mục hàng hóa đơn trong bảng BSEG.

Thu thập

Sự kiện xảy ra vào ngày tất toán (AUGDT) được ghi trong bảng BSEG cho mục hàng hóa đơn.

Loại sự kiện explicit
Đã đến hạn thanh toán hóa đơn
Sự kiện được tính toán để đánh dấu ngày đến hạn thanh toán hóa đơn theo điều khoản thanh toán. Đây không phải hoạt động do người dùng hoặc hệ thống thực hiện, mà là một mốc thời gian quan trọng.
Vì sao điều này quan trọng

Sự kiện này cần thiết để phân tích hành vi thanh toán và mức độ tuân thủ. Đây là mốc cơ sở để xác định khoản thanh toán đúng hạn hay trễ hạn và tính KPI Tỷ lệ thanh toán đúng hạn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được xác định bằng cách so sánh ngày hiện tại với ngày đến hạn ròng. Ngày đến hạn nằm trong trường BSEG-ZFBDT hoặc được tính từ ngày cơ sở và điều khoản thanh toán.

Thu thập

So sánh ngày hệ thống với trường ngày đến hạn ròng trong mục hàng hóa đơn (BSEG).

Loại sự kiện calculated
Đã ghi nhận thanh toán cho hóa đơn
Khoản thanh toán đã nhận từ khách hàng được đối chiếu và ghi nhận cho hóa đơn chưa thanh toán cụ thể, đánh dấu khoản mục chờ tất toán. Đây là bước đối chiếu liên kết khoản thanh toán với khoản nợ.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này rất quan trọng để đo thời gian ghi nhận tiền thu. Chậm ghi nhận tiền có thể khiến tình trạng khoản phải thu bị phản ánh sai và che khuất số tiền mặt hiện có.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ giao dịch tất toán, chẳng hạn F-32, giao dịch này điền các trường tất toán trong mục hàng hóa đơn. Dấu thời gian sự kiện là ngày tất toán.

Thu thập

Suy ra khi trường ngày tất toán (AUGDT) được điền trong bảng mục hàng hóa đơn (BSEG).

Loại sự kiện inferred
Đã gửi nhắc thanh toán
Hệ thống đã tạo và gửi thông báo nhắc nợ hoặc nhắc thanh toán cho khách hàng về hóa đơn quá hạn. Sự kiện này được ghi nhận từ nhật ký lịch sử nhắc nợ.
Vì sao điều này quan trọng

Giúp đánh giá hiệu quả của chiến lược thu hồi công nợ. Phân tích thời gian từ lúc nhắc thanh toán đến khi nhận tiền là yếu tố quan trọng để tính KPI Hiệu quả nhắc thanh toán.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi nhận trong các bảng dữ liệu nhắc nợ, cụ thể là MHNK (tiêu đề dữ liệu nhắc nợ) và MHND (các mục dữ liệu nhắc nợ), được tạo khi chạy nhắc nợ (giao dịch F150).

Thu thập

Được ghi nhận khi chạy nhắc nợ (F150) cho khoản quá hạn.

Loại sự kiện explicit
Đã tạo hồ sơ tranh chấp
Tranh chấp chính thức đã được ghi nhận cho hóa đơn, thường do khiếu nại của khách hàng. Tranh chấp này được lưu trong hệ thống SAP Dispute Management.
Vì sao điều này quan trọng

Giúp xác định hóa đơn có nguy cơ bị thanh toán chậm và làm rõ vấn đề gốc khiến khách hàng không hài lòng. Đây là điểm bắt đầu của một quy trình xử lý ngoại lệ quan trọng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi nhận khi tạo hồ sơ trong bảng hồ sơ tranh chấp (UDM_CASE) liên kết với chứng từ kế toán của hóa đơn.

Thu thập

Được ghi nhận khi người dùng tạo hồ sơ tranh chấp qua giao dịch UDM_DISPUTE.

Loại sự kiện explicit
Hóa đơn đã được điều chỉnh
Đánh dấu hoạt động làm lại khi phát hiện hóa đơn ban đầu có sai sót và sau đó bị đảo. Sự kiện này được ghi nhận bằng cách xác định chứng từ đảo liên kết với hóa đơn gốc.
Vì sao điều này quan trọng

Làm rõ những điểm kém hiệu quả và vấn đề chất lượng trong quy trình. Tần suất điều chỉnh cao cho thấy dữ liệu bán hàng hoặc lập hóa đơn ở các bước trước có vấn đề, hỗ trợ dashboard Tỷ lệ làm lại và lỗi hóa đơn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Xác định bằng cách tìm chứng từ đảo có trường BKPF-STBLG trỏ đến chứng từ gốc. Sự kiện là thời điểm tạo chứng từ đảo này.

Thu thập

Được ghi nhận khi tạo chứng từ đảo, chẳng hạn qua FB08.

Loại sự kiện explicit
Hóa đơn đã được phê duyệt
Đánh dấu hóa đơn được phê duyệt chính thức, cho phép ghi sổ hoặc gửi cho khách hàng. Sự kiện này thường được suy ra khi chứng từ lưu tạm được chuyển thành chứng từ đã ghi sổ.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi quy trình phê duyệt nội bộ, một nguồn gây điểm nghẽn phổ biến. Phân tích hoạt động này giúp ích cho dashboard Phân tích luồng phê duyệt hóa đơn, bằng cách xác định người phê duyệt xử lý chậm.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể suy ra sự kiện này khi chứng từ chuyển từ trạng thái lưu tạm (trong VBKPF) sang trạng thái đã ghi sổ (trong BKPF). Nếu dùng hệ thống workflow, nhật ký workflow có thể ghi nhận sự kiện này trực tiếp.

Thu thập

So sánh ngày tạo chứng từ tạm (VBKPF) với ngày ghi sổ của chứng từ cuối cùng (BKPF).

Loại sự kiện inferred
Hóa đơn đã được xóa nợ
Một trạng thái kết thúc khác, xảy ra khi hóa đơn được xác định là không thể thu hồi và số dư chưa thanh toán được xóa vào tài khoản nợ xấu. Hóa đơn được đóng mà không cần khách hàng thanh toán.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là kết quả tiêu cực của quy trình và gây thất thu. Theo dõi các sự kiện này giúp phân tích nguyên nhân nợ xấu và cải thiện chính sách quản lý tín dụng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được suy ra bằng cách phân tích giao dịch bù trừ hóa đơn. Nếu chứng từ bù trừ được hạch toán vào một tài khoản sổ cái chi phí nợ xấu cụ thể, hóa đơn được xem là đã xóa nợ.

Thu thập

Được suy ra khi giao dịch bù trừ có bút toán vào tài khoản sổ cái nợ xấu được chỉ định.

Loại sự kiện inferred
Hóa đơn được lưu tạm
Chứng từ hóa đơn đã được lưu ở trạng thái tạm thời nhưng chưa ghi sổ vào sổ cái. Cách này thường được dùng khi thông tin chưa đầy đủ hoặc cần được kiểm tra trước khi ghi sổ chính thức.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi các bước trước khi ghi sổ và những chậm trễ có thể xảy ra. Thời gian lưu tạm kéo dài có thể cho thấy vấn đề về chất lượng dữ liệu hoặc điểm nghẽn trong quy trình phê duyệt trước.

Lấy dữ liệu ở đâu

Chứng từ lưu tạm được lưu trong bảng VBKPF. Hoạt động này được đánh dấu khi một chứng từ được tạo tại đây rồi ghi sổ sau đó.

Thu thập

Được ghi nhận khi lưu chứng từ tạm bằng giao dịch như FV70.

Loại sự kiện explicit
Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất

Cách lấy dữ liệu từ SAP ECC

Bạn đã sẵn sàng bắt đầu chưa?

Dùng mẫu này để chuẩn bị dữ liệu nhanh hơn và tìm ra thông tin hữu ích về quy trình lập hóa đơn, thanh toán. Bắt đầu cải thiện dòng tiền ngay hôm nay.

Thu tiền nhanh hơn: Cải thiện quy trình lập hóa đơn và thanh toán ngay hôm nay!

Loại bỏ khâu kém hiệu quả, rút ngắn 30% thời gian xử lý và cải thiện dòng tiền.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Bắt đầu cải thiện quy trình chỉ trong vài phút.