Mẫu dữ liệu xử lý thanh toán khoản phải trả
Mẫu dữ liệu xử lý thanh toán khoản phải trả
Đây là mẫu dữ liệu process mining chung cho Quy trình xử lý thanh toán khoản phải trả. Hãy dùng mẫu riêng cho từng hệ thống để được hướng dẫn cụ thể hơn.
Chọn một hệ thống cụ thể- Lược đồ dữ liệu chuẩn, tương thích với mọi hệ thống tài chính
- Các mốc hoạt động thiết yếu để theo dõi toàn bộ quy trình thanh toán
- Danh sách thuộc tính đầy đủ để phân tích sâu về hiệu suất và tuân thủ
Thuộc tính xử lý thanh toán khoản phải trả
| Tên | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
| Hệ thống nguồn SourceSystem | Tên ứng dụng hoặc cơ sở dữ liệu nơi bản ghi được tạo. | ||
| Mô tả Thuộc tính này cho biết hệ thống ERP hoặc tài chính nào đã tạo dữ liệu. Trong môi trường phức tạp, doanh nghiệp có thể đồng thời sử dụng nhiều phiên bản SAP, Oracle hoặc hệ thống cũ. Bạn có thể lọc phân tích theo từng phiên bản hệ thống và xử lý trường hợp số hóa đơn bị trùng giữa các hệ thống. Nhờ đó, có thể so sánh hiệu quả quy trình giữa các môi trường kỹ thuật. Vì sao điều này quan trọng Giúp phân biệt các luồng dữ liệu trong môi trường có nhiều hệ thống. Lấy dữ liệu ở đâu Thường là chuỗi cố định được thêm trong quá trình trích xuất hoặc chuyển đổi dữ liệu. Ví dụ SAP_ECC_NAOracle_Fusion_EUDynamics365_ProdNetSuite_GlobalLegacy_AS400 | |||
| Hoạt động Activity | Bước cụ thể trong quy trình hoặc thay đổi trạng thái đã diễn ra. | ||
| Mô tả Thuộc tính này cho biết sự kiện nào đã diễn ra tại một thời điểm cụ thể trong vòng đời hóa đơn. Ví dụ: Tạo hóa đơn, Yêu cầu phê duyệt, Chặn thanh toán hoặc Phát hành thanh toán. Trong process mining, trường này xác định các nút trên sơ đồ quy trình. Đây là dữ liệu cần thiết để trực quan hóa luồng công việc và xác định thứ tự các bước hóa đơn trải qua trước khi được thanh toán. Vì sao điều này quan trọng Thuộc tính này xác định luồng quy trình và cần thiết để hiển thị thứ tự các bước trên sơ đồ quy trình. Lấy dữ liệu ở đâu Lấy từ nhật ký giao dịch, bảng lịch sử thay đổi trạng thái hoặc nhật ký kiểm tra trong hệ thống nguồn. Ví dụ Tạo hóa đơnPhê duyệt hóa đơnĐặt chặn thanh toánTạo đợt thanh toánĐối soát thanh toán | |||
| Lần cập nhật dữ liệu gần nhất LastDataUpdate | Dấu thời gian cho biết dữ liệu được trích xuất hoặc làm mới khi nào. | ||
| Mô tả Thuộc tính này cho biết dữ liệu dùng trong phân tích mới đến mức nào. Thông thường, đây là trường siêu dữ liệu do công cụ trích xuất tạo ra, không phải trường có sẵn trong hệ thống nguồn. Chuyên viên phân tích dùng thông tin này để biết độ trễ của bảng điều khiển và xác nhận dữ liệu phản ánh trạng thái mới nhất của quy trình. Thuộc tính này đặc biệt hữu ích khi tìm nguyên nhân thiếu các giao dịch gần đây. Vì sao điều này quan trọng Giúp xác nhận dữ liệu được cập nhật và phát hiện vấn đề đồng bộ hóa. Lấy dữ liệu ở đâu Được ETL hoặc trình kết nối dữ liệu tạo trong quá trình trích xuất. Ví dụ 2023-11-10T23:59:59Z2023-11-11T06:00:00Z2023-11-11T12:00:00Z2023-11-11T18:00:00Z2023-11-12T00:00:00Z | |||
| Mã hồ sơ CaseId | Mã định danh duy nhất của hóa đơn đang được xử lý. | ||
| Mô tả Thuộc tính này là khóa chính để liên kết mọi sự kiện trong quy trình phải trả. Với quy trình này, giá trị thường là số hóa đơn hoặc kết hợp số nhà cung cấp với số hóa đơn để bảo đảm không trùng lặp trong tập dữ liệu. Thuộc tính này giúp dựng lại toàn bộ luồng quy trình của từng hóa đơn. Chuyên viên phân tích dùng trường này để phân biệt các giao dịch, từ đó tính các chỉ số ở cấp hồ sơ như thời gian xử lý và số lần làm lại. Vì sao điều này quan trọng Đây là đơn vị phân tích cơ bản trong process mining, giúp theo dõi từng hóa đơn từ lúc nhận đến khi thanh toán xong. Lấy dữ liệu ở đâu Thường có trong bảng tiêu đề hóa đơn hoặc nhật ký chứng từ chính của hệ thống ERP. Ví dụ INV-2023-0019988776655VEND01-INV500AC-9928120231025-44 | |||
| Thời điểm sự kiện StartTime | Dấu thời gian cho biết hoạt động cụ thể diễn ra khi nào. | ||
| Mô tả Thuộc tính này ghi lại chính xác ngày giờ một sự kiện diễn ra. Nhờ đó, bạn có thể sắp xếp đúng thứ tự các hoạt động và tính thời gian giữa các bước. Độ chính xác của trường này rất quan trọng để tính thời gian xử lý, xác định điểm nghẽn và phân tích thông lượng. Đây là cơ sở cho mọi KPI về thời gian, chẳng hạn thời gian phê duyệt hóa đơn hoặc tổng thời gian từ lúc nhận hóa đơn đến khi thanh toán. Vì sao điều này quan trọng Cần có thuộc tính này để sắp xếp sự kiện theo thời gian và tính các chỉ số về thời lượng. Lấy dữ liệu ở đâu Có trong nhật ký hệ thống, dấu thời gian nhập giao dịch hoặc ngày sửa đổi. Ví dụ 2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T14:45:12Z2023-10-16T09:15:00Z2023-11-01T10:00:00Z2023-11-05T16:20:00Z | |||
| Ngày đến hạn DueDate | Ngày cuối cùng phải thanh toán theo hợp đồng. | ||
| Mô tả Thuộc tính này xác định hạn thanh toán cho nhà cung cấp. Hệ thống thường tính ngày này bằng cách cộng số ngày theo điều khoản thanh toán vào ngày cơ sở. So sánh ngày thanh toán thực tế với ngày đến hạn giúp tính tỷ lệ thanh toán đúng hạn và các chỉ số thanh toán trễ. Đây là dữ liệu quan trọng để quản lý dòng tiền, tránh phí phạt và duy trì quan hệ tốt với nhà cung cấp. Vì sao điều này quan trọng Cần thiết để tính tỷ lệ thanh toán đúng hạn và quản lý các khoản phạt do trả trễ. Lấy dữ liệu ở đâu Có trong tiêu đề hóa đơn hoặc bảng lịch thanh toán. Ví dụ 2023-10-312023-11-152023-11-302023-12-012023-12-15 | |||
| Ngày hóa đơn InvoiceDate | Ngày nhà cung cấp phát hành hóa đơn. | ||
| Mô tả Thuộc tính này phản ánh ngày ghi trên hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử. Ngày này khác với ngày nhập hoặc ngày ghi sổ trong hệ thống. Đây là mốc để tính tuổi hóa đơn và thường được dùng làm cơ sở tính ngày đến hạn theo điều khoản thanh toán đã thỏa thuận. Thuộc tính này cần thiết để phân tích khoảng trễ từ lúc phát hành đến lúc nhận hoặc nhập hóa đơn. Vì sao điều này quan trọng Là mốc cơ sở để tính tuổi nợ và kiểm tra việc tuân thủ điều khoản thanh toán. Lấy dữ liệu ở đâu Có trong tiêu đề hóa đơn, thể hiện ngày trên chứng từ. Ví dụ 2023-10-012023-10-102023-10-152023-10-202023-10-31 | |||
| Ngày thanh toán PaymentDate | Ngày khoản thanh toán thực sự được thực hiện hoặc tất toán. | ||
| Mô tả Thuộc tính này ghi lại ngày chuyển tiền hoặc phát hành séc. Trong một số hệ thống, ngày này khác với ngày ngân hàng xử lý giao dịch và ghi nhận tất toán. Đây là mốc kết thúc khoản phải trả của hóa đơn. Chuyên viên phân tích dùng thuộc tính này để tính tổng thời gian xử lý và xác minh doanh nghiệp có tận dụng được chiết khấu thanh toán sớm hay không. Vì sao điều này quan trọng Đánh dấu hoàn tất chu kỳ và giúp xác minh việc tận dụng chiết khấu. Lấy dữ liệu ở đâu Có trong bảng chứng từ thanh toán hoặc tất toán được liên kết với hóa đơn. Ví dụ 2023-10-282023-11-142023-11-282023-12-052023-12-10 | |||
| Số đơn đặt hàng PurchaseOrderNumber | Mã tham chiếu của đơn đặt hàng liên quan đến hóa đơn. | ||
| Mô tả Thuộc tính này liên kết hóa đơn với quy trình mua sắm. Nếu có giá trị, hóa đơn được hỗ trợ bởi đơn đặt hàng và thường trải qua quy trình đối chiếu 2 chiều hoặc 3 chiều. Thuộc tính này được dùng để tính tỷ lệ hóa đơn có và không có đơn đặt hàng. Sai lệch giữa dữ liệu đơn đặt hàng và hóa đơn thường dẫn đến chặn thanh toán và phải làm lại. Vì sao điều này quan trọng Cho phép phân tích hiệu quả đối chiếu đơn đặt hàng và phân biệt luồng có đơn đặt hàng với luồng không có đơn đặt hàng. Lấy dữ liệu ở đâu Có trong tiêu đề hóa đơn hoặc bảng chi tiết dòng hàng. Ví dụ PO-450001450009922P100200ORD-5521PUR-2023-88 | |||
| Số tiền hóa đơn InvoiceAmount | Tổng giá trị tiền tệ của hóa đơn. | ||
| Mô tả Thuộc tính này thể hiện tổng giá trị hóa đơn cần thanh toán. Giá trị thường được lưu theo đơn vị tiền tệ trên chứng từ và có thể cần quy đổi khi tổng hợp báo cáo. Đây là dữ liệu quan trọng để phân tích tác động tài chính, giúp người dùng ưu tiên cải tiến quy trình dựa trên ảnh hưởng đến vốn lưu động thay vì chỉ dựa vào số lượng hồ sơ. Hóa đơn giá trị cao có thể đi theo quy trình phê duyệt khác với hóa đơn giá trị thấp. Vì sao điều này quan trọng Cho phép phân tích mức độ kém hiệu quả của quy trình và tác động đến vốn lưu động theo giá trị. Lấy dữ liệu ở đâu Có trong bảng tiêu đề hóa đơn, thường mang tên tổng tiền trước thuế hoặc tổng tiền. Ví dụ 1500.00250.5010000.0045.99500000.00 | |||
| Tên nhà cung cấp VendorName | Tên nhà cung cấp hoặc đơn vị phát hành hóa đơn. | ||
| Mô tả Thuộc tính này xác định đối tác bên ngoài tham gia giao dịch. Thông tin thường liên kết với bản ghi dữ liệu chủ, trong đó có các chi tiết như điều khoản thanh toán và thông tin ngân hàng. Phân tích thuộc tính này giúp xác định nhà cung cấp thường gây ra ngoại lệ trong quy trình, chẳng hạn sai lệch giá hoặc thiếu thông tin. Bạn cũng có thể tính thời gian xử lý và tỷ lệ làm lại theo từng nhà cung cấp. Vì sao điều này quan trọng Cho phép phân tích hiệu quả quy trình theo nhà cung cấp để xác định các mối quan hệ có vấn đề. Lấy dữ liệu ở đâu Có trong tiêu đề hóa đơn hoặc lấy bằng cách nối với bảng dữ liệu chủ nhà cung cấp. Ví dụ Acme CorpGlobal Services LtdOffice Supplies CoTech Solutions IncLogistics Partners | |||
| Điều khoản thanh toán PaymentTerms | Mã hoặc mô tả quy định thời hạn thanh toán và mức chiết khấu đã thỏa thuận. | ||
| Mô tả Thuộc tính này xác định điều kiện thanh toán theo hợp đồng, chẳng hạn Net 30 hoặc 2/10 Net 30. Điều kiện này quy định khi nào hóa đơn đến hạn và có được chiết khấu nếu thanh toán sớm hay không. Phân tích trường này giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền tốt hơn: tránh trả quá sớm làm giảm vốn lưu động, tránh trả trễ bị phạt và tận dụng tối đa chiết khấu. Vì sao điều này quan trọng Xác định quy tắc tính ngày đến hạn và chiết khấu, cần thiết để quản lý dòng tiền hiệu quả. Lấy dữ liệu ở đâu Có trong tiêu đề hóa đơn, thường được kế thừa từ dữ liệu chủ nhà cung cấp. Ví dụ NT302/10 Net 30IMMEDIATEZ001Net 60 | |||
| Loại chứng từ DocumentType | Phân loại chứng từ hóa đơn. | ||
| Mô tả Thuộc tính này phân loại giao dịch, chẳng hạn hóa đơn thông thường, giấy báo có, khoản trả trước hoặc khoản ghi nợ bổ sung. Mỗi loại có thể kích hoạt các quy tắc quy trình làm việc khác nhau. Hiểu rõ cơ cấu loại chứng từ giúp diễn giải đúng các chỉ số quy trình. Ví dụ, giấy báo có thường đi theo luồng ngược hoặc quy trình phê duyệt riêng. Nếu không phân nhóm, loại chứng từ này có thể làm sai lệch thời gian xử lý trung bình. Vì sao điều này quan trọng Phân biệt hóa đơn, giấy báo có và các chứng từ tài chính khác. Lấy dữ liệu ở đâu Có trong bảng tiêu đề hóa đơn. Ví dụ Hóa đơn thông thườngGiấy báo cóKhoản trả trướcHóa đơn không có đơn đặt hàngHóa đơn định kỳ | |||
| Lý do chặn thanh toán PaymentBlockReason | Mã hoặc lý do khiến hóa đơn bị chặn thanh toán. | ||
| Mô tả Thuộc tính này cho biết lý do cụ thể khiến hóa đơn chưa thể thanh toán, chẳng hạn sai lệch giá, sai lệch số lượng hoặc thiếu xác nhận nhận hàng. Đây là chỉ báo quan trọng về trở ngại trong quy trình. Phân tích tần suất và thời gian của từng lý do chặn giúp tìm ra nguyên nhân gốc rễ gây chậm thanh toán. Giảm số trường hợp bị chặn thường là cách nhanh nhất để tăng tỷ lệ xử lý tự động, không cần can thiệp. Vì sao điều này quan trọng Giúp xác định nguyên nhân cụ thể gây trở ngại trong quy trình và chậm thanh toán. Lấy dữ liệu ở đâu Có trong tiêu đề hóa đơn hoặc bảng chi tiết dòng hàng. Ví dụ Sai lệch giáSai lệch số lượngThiếu GRChặn thủ côngCần kiểm tra | |||
| Mã công ty CompanyCode | Mã định danh pháp nhân hoặc công ty con. | ||
| Mô tả Thuộc tính này phân tách dữ liệu theo đơn vị tổ chức, chẳng hạn công ty con, quốc gia hoặc pháp nhân cụ thể. Đây là dữ liệu quan trọng với doanh nghiệp lớn hoạt động ở nhiều khu vực. Thuộc tính này cho phép so sánh hiệu quả giữa các đơn vị kinh doanh. Quy trình có thể khác nhau giữa các mã công ty do quy định địa phương hoặc mức độ trưởng thành trong vận hành khác nhau. Vì sao điều này quan trọng Cho phép so sánh và lọc dữ liệu giữa các đơn vị tổ chức. Lấy dữ liệu ở đâu Có trong bảng tiêu đề hóa đơn. Ví dụ US01DE0110002000UK_OPS | |||
| Người dùng User | Mã định danh của người hoặc tài khoản hệ thống thực hiện hoạt động. | ||
| Mô tả Thuộc tính này ghi lại ai đã thực hiện bước cụ thể trong quy trình. Thuộc tính giúp phân biệt người dùng với hoạt động tự động của hệ thống, chẳng hạn bot hoặc tác vụ chạy theo lô. Thuộc tính này được dùng để tính tỷ lệ tự động hóa (tỷ lệ xử lý không cần can thiệp) và phân tích việc tuân thủ nguyên tắc phân tách nhiệm vụ. Thuộc tính cũng giúp xác định nhu cầu đào tạo nếu một số người dùng thường xuyên gây ra lỗi hoặc phải làm lại. Vì sao điều này quan trọng Cho phép phân tích việc phân tách nhiệm vụ và tính tỷ lệ tự động hóa. Lấy dữ liệu ở đâu Có trong nhật ký giao dịch hoặc nhật ký kiểm tra hệ thống. Ví dụ JSMITHSYSTEM_BATCHK_DOEAP_BOT_01WORKFLOW_SYS | |||
Các hoạt động xử lý thanh toán khoản phải trả
| Hoạt động | Mô tả | ||
|---|---|---|---|
| Áp dụng lệnh chặn thanh toán | Đặt lệnh giữ hóa đơn để không đưa vào đợt thanh toán. Lệnh này có thể được áp dụng thủ công khi có tranh chấp hoặc tự động khi phát hiện sai lệch. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Việc tạm dừng quy trình ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ thanh toán đúng hạn và quan hệ với nhà cung cấp. Lấy dữ liệu ở đâu Xác định bằng cách theo dõi thay đổi ở trường chặn thanh toán hoặc cờ trạng thái giữ. Thu thập Theo dõi các cập nhật đặt cờ Chặn thanh toán hoặc Đang giữ thành true Loại sự kiện explicit | |||
| Đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng | Liên kết thành công các dòng hóa đơn với đơn đặt hàng hoặc phiếu nhận hàng tương ứng. Bước xác minh này xác nhận hàng hóa đã được đặt và nhận trước khi xử lý thanh toán. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Cần thiết để đo tỷ lệ xử lý không cần can thiệp và hiệu quả của quy trình đối chiếu ba bên. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể tìm trong bảng lịch sử đơn đặt hàng hoặc nhận biết qua thay đổi trạng thái cho biết đã đối chiếu thành công. Thu thập Theo dõi sự kiện tạo liên kết giữa dòng hóa đơn và dòng đơn đặt hàng Loại sự kiện explicit | |||
| Ghi hóa đơn vào sổ cái | Ghi nhận giao dịch tài chính vào sổ cái tổng hợp. Thao tác này tạo khoản nợ chính thức trong hệ thống kế toán. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Đánh dấu thời điểm hồ sơ tài chính được chốt và cập nhật số dư nhà cung cấp. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể tìm trong bảng bút toán sổ cái tổng hợp hoặc qua ngày ghi sổ được chỉ định. Thu thập Trích xuất ngày ghi sổ hoặc dấu thời gian bút toán từ bảng sổ cái tổng hợp Loại sự kiện explicit | |||
| Phát hành thanh toán | Tạo phương tiện thanh toán như in séc, chuyển khoản ngân hàng hoặc tệp EFT. Việc này làm giảm khoản nợ chưa thanh toán trên tài khoản nhà cung cấp. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Đánh dấu thời điểm kết thúc chính thức quy trình nội bộ về khoản phải trả cho hóa đơn cụ thể. Lấy dữ liệu ở đâu Được ghi nhận khi chứng từ thanh toán được tạo hoặc trạng thái thanh toán chuyển thành Đã gửi. Thu thập Trích xuất dấu thời gian tạo chứng từ thanh toán liên kết với hóa đơn Loại sự kiện explicit | |||
| Phê duyệt hóa đơn | Cấp phê duyệt được chỉ định hoặc quy tắc hệ thống đưa ra quyết định phê duyệt cuối cùng. Bước này cho phép ghi sổ tài chính và tiếp tục thanh toán hóa đơn. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Đây là mốc quan trọng kết thúc thời gian phê duyệt và thường cho phép đưa hóa đơn vào thanh toán. Lấy dữ liệu ở đâu Được ghi trong bảng lịch sử workflow khi thực hiện thao tác phê duyệt cuối cùng. Thu thập Trích xuất dấu thời gian của thao tác phê duyệt cuối cùng từ nhật ký workflow Loại sự kiện explicit | |||
| Tạo hóa đơn | Ghi nhận dữ liệu hóa đơn của nhà cung cấp vào hệ thống ERP lần đầu. Sự kiện này đánh dấu thời điểm bắt đầu vòng đời số của khoản nợ, dù dữ liệu được nhập thủ công hay đưa vào qua giao diện tích hợp. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Cung cấp mốc thời gian cơ sở để tính tổng thời gian xử lý khoản phải trả. Lấy dữ liệu ở đâu Thường được lưu trong dấu thời gian tạo bản ghi ở bảng tiêu đề hóa đơn hoặc mục đầu tiên trong nhật ký thay đổi chứng từ. Thu thập Trích xuất dấu thời gian tạo bản ghi tiêu đề hóa đơn Loại sự kiện explicit | |||
| Cập nhật dữ liệu hóa đơn | Mọi thay đổi đối với tiêu đề hoặc dòng hàng của hóa đơn sau khi tạo. Tần suất thay đổi cao thường cho thấy phải làm lại thủ công, lỗi trích xuất OCR hoặc dữ liệu chủ không chính xác. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Tần suất cập nhật cao cho thấy quy trình kém hiệu quả và có cơ hội cải thiện tự động hóa. Lấy dữ liệu ở đâu Thường được ghi trong nhật ký thay đổi hệ thống hoặc dấu vết kiểm toán gắn với đối tượng hóa đơn. Thu thập Tìm các thay đổi ở trường cụ thể như số tiền, nhà cung cấp hoặc ngày trong nhật ký kiểm toán Loại sự kiện explicit | |||
| Đã qua ngày đến hạn thanh toán | Sự kiện được tính toán để cho biết ngày hiện tại đã qua ngày đến hạn thanh toán ròng trong khi hóa đơn vẫn chưa được thanh toán. Sự kiện này đánh dấu hóa đơn là quá hạn. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Cần thiết để phân tích hiệu quả thanh toán đúng hạn và nguy cơ bị phạt trả chậm. Lấy dữ liệu ở đâu Được tính bằng cách so sánh ngày đến hạn của hóa đơn với ngày thanh toán hoặc ngày hiện tại. Thu thập Tính thời điểm Ngày đến hạn nhỏ hơn dấu thời gian hiện tại đối với các khoản mục còn mở Loại sự kiện calculated | |||
| Đối chiếu hóa đơn không thành công | Lỗi xác minh xảy ra khi thông tin hóa đơn không khớp với đơn đặt hàng hoặc phiếu nhận hàng trong phạm vi sai lệch cho phép. Việc này thường kích hoạt quy trình xử lý ngoại lệ. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Giúp xác định nguyên nhân gốc rễ gây vướng mắc trong quy trình, chẳng hạn như chênh lệch giá hoặc số lượng. Lấy dữ liệu ở đâu Thường được suy ra từ nhật ký lỗi, mã chặn cụ thể hoặc cờ trạng thái cho biết có sai lệch. Thu thập Suy ra từ việc áp dụng mã giữ xử lý dành riêng cho sai lệch hoặc từ thông báo lỗi Loại sự kiện inferred | |||
| Đối soát thanh toán | Ngân hàng xác nhận tiền đã được chuyển thành công. Hệ thống đối chiếu giao dịch này với sao kê ngân hàng. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Xác nhận tác động đến dòng tiền và khép lại giao dịch tài chính. Lấy dữ liệu ở đâu Có thể tìm trong bảng đối soát ngân hàng hoặc khi trạng thái thanh toán chuyển thành Đã đối soát. Thu thập Xác định dấu thời gian khi ngày đối soát được điền vào hồ sơ thanh toán Loại sự kiện explicit | |||
| Gỡ lệnh chặn thanh toán | Gỡ lệnh giữ đã áp dụng trước đó để hóa đơn đủ điều kiện được chọn thanh toán. Việc này thường cho thấy tranh chấp hoặc sai lệch đã được giải quyết. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Cho biết ngoại lệ đã được xử lý và quy trình tiêu chuẩn được tiếp tục. Lấy dữ liệu ở đâu Được ghi nhận khi trường chặn thanh toán được xóa hoặc trạng thái giữ được đổi thành đang hoạt động. Thu thập Theo dõi các cập nhật đổi cờ Chặn thanh toán hoặc Đang giữ thành null hoặc false Loại sự kiện explicit | |||
| Gửi yêu cầu phê duyệt hóa đơn | Gửi hóa đơn đến hệ thống workflow để xin cấp quản lý phê duyệt. Đây là bước chuyển từ nhập và xác minh dữ liệu sang giai đoạn phê duyệt. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Giúp phân biệt thời gian xử lý kỹ thuật với thời gian chờ quyết định của cấp quản lý trong chu kỳ. Lấy dữ liệu ở đâu Được ghi nhận trong nhật ký lịch sử workflow khi trạng thái chuyển thành Chờ phê duyệt hoặc trạng thái tương tự. Thu thập Xác định sự kiện khởi chạy workflow trong bảng lịch sử phê duyệt Loại sự kiện explicit | |||
| Hủy hóa đơn | Hủy hoặc đảo hồ sơ hóa đơn, kết thúc quy trình mà không thanh toán. Việc này thường xảy ra do nhập trùng hoặc có lỗi nghiêm trọng. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Theo dõi các trường hợp hủy giúp phát hiện lỗi ở các khâu trước và công sức bị lãng phí. Lấy dữ liệu ở đâu Được ghi nhận khi trạng thái chứng từ chuyển thành Đã hủy hoặc có liên kết với chứng từ đảo. Thu thập Theo dõi thay đổi trạng thái thành Đã hủy hoặc việc tạo bút toán đảo Loại sự kiện explicit | |||
| Tạo đề xuất thanh toán | Chọn hóa đơn vào đợt thanh toán hoặc sổ nhật ký sơ bộ. Việc này cho biết dự định thanh toán và giữ hóa đơn khỏi các đợt thanh toán khác. | ||
| Vì sao điều này quan trọng Đánh dấu thời điểm bắt đầu giai đoạn thực hiện thanh toán và hỗ trợ phân tích hiệu quả của từng đợt. Lấy dữ liệu ở đâu Được ghi nhận khi hóa đơn được liên kết với tiêu đề đề xuất thanh toán hoặc dòng trong sổ nhật ký thanh toán. Thu thập Xác định thời điểm mã hóa đơn được thêm vào bảng đề xuất đợt thanh toán Loại sự kiện explicit | |||
Hướng dẫn trích xuất dữ liệu
Phương pháp trích xuất khác nhau tùy hệ thống. Để xem hướng dẫn chi tiết,
hãy đọc hướng dẫn ETL hoặc chọn quy trình và hệ thống cụ thể.
Sẵn sàng bắt đầu?
Bạn có thể bắt đầu dự án ngay với cấu trúc chung này hoặc chọn một trong các hướng dẫn chuyên biệt để xem cách trích xuất dữ liệu từ ứng dụng doanh nghiệp của mình.
Cải thiện quy trình khoản phải trả ngay hôm nay
Nắm rõ các điểm nghẽn và tận dụng thêm chiết khấu thanh toán sớm
Không cần thẻ tín dụng. Thiết lập chỉ trong vài phút