Mẫu dữ liệu Purchase to Pay - Requisition

SAP S/4HANA
Mẫu dữ liệu Purchase to Pay - Requisition

Mẫu dữ liệu Purchase to Pay - Requisition

Mẫu này hướng dẫn bạn thu thập dữ liệu cần thiết để phân tích quy trình Purchase to Pay - Requisition. Mẫu nêu rõ các thuộc tính và hoạt động cần theo dõi, cùng hướng dẫn trích xuất thực tế dành cho SAP S/4HANA. Dùng tài nguyên này để tạo event log phục vụ process mining.
  • Các thuộc tính nên thu thập để phân tích chi tiết
  • Các hoạt động chính cần theo dõi để khám phá quy trình
  • Hướng dẫn trích xuất dữ liệu từ SAP S/4HANA
Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Thuộc tính Purchase to Pay - Requisition

Đây là các trường dữ liệu nên đưa vào event log để phân tích quy trình Purchase to Pay - Requisition.
3 Bắt buộc 6 Nên có 11 Không bắt buộc
Tên Mô tả
Mã yêu cầu mua hàng
PurchaseRequisitionId
Mã định danh duy nhất của chứng từ yêu cầu mua hàng.
Mô tả

Mã yêu cầu mua hàng là khóa chính, dùng để nhận diện duy nhất từng yêu cầu hàng hóa hoặc dịch vụ trong SAP S/4HANA. Đây là mã định danh trung tâm của từng trường hợp, liên kết mọi hoạt động và thay đổi liên quan đến một yêu cầu cụ thể, từ lúc tạo đến trạng thái cuối cùng như được phê duyệt, bị từ chối hoặc chuyển thành đơn đặt hàng.

Trong process mining, thuộc tính này là nền tảng để dựng lại toàn bộ vòng đời của từng yêu cầu. Khi nhóm mọi sự kiện liên quan theo cùng một mã yêu cầu mua hàng, nhà phân tích có thể đo chính xác thời gian xử lý, theo dõi thay đổi trạng thái và phân tích các hướng xử lý khác nhau trong quy trình phê duyệt.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mã định danh trường hợp thiết yếu, kết nối mọi bước liên quan để bạn có cái nhìn đầy đủ, nhất quán về vòng đời yêu cầu mua hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là số yêu cầu mua hàng, nằm trong bảng EBAN, trường BANFN.

Ví dụ
100178901001789110017892
Tên hoạt động
ActivityName
Tên hoạt động nghiệp vụ diễn ra tại một thời điểm cụ thể trong quy trình yêu cầu mua hàng.
Mô tả

Tên hoạt động mô tả một sự kiện hoặc tác vụ cụ thể trong vòng đời của yêu cầu mua hàng. Các hoạt động này được xác định từ nhật ký hệ thống, chẳng hạn như chứng từ thay đổi và lịch sử workflow. Chúng thể hiện các mốc quan trọng của quy trình như 'Tạo yêu cầu mua hàng', 'Bắt đầu bước phê duyệt' hoặc 'Tạo đơn đặt hàng'.

Phân tích các hoạt động này giúp trực quan hóa luồng quy trình, xác định điểm nghẽn và đo thời gian ở từng giai đoạn. Hiểu trình tự và tần suất của các hoạt động như 'Chỉnh sửa yêu cầu mua hàng' hoặc 'Từ chối yêu cầu mua hàng' là điều cần thiết để phát hiện điểm kém hiệu quả và cơ hội cải tiến.

Vì sao điều này quan trọng

Thuộc tính này xác định các bước trong quy trình, làm nền tảng cho sơ đồ quy trình và giúp phân tích luồng, các biến thể cũng như điểm nghẽn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính được suy ra, thường bằng cách diễn giải dữ liệu từ các bảng chứng từ thay đổi (CDHDR, CDPOS) và nhật ký workflow (ví dụ: SWWLOGHIST).

Ví dụ
Tạo yêu cầu mua hàngHoàn tất bước phê duyệtPhê duyệt yêu cầu mua hàngTạo đơn đặt hàng
Thời điểm sự kiện
EventTime
Ngày và giờ chính xác khi một hoạt động cụ thể diễn ra.
Mô tả

Thời điểm sự kiện là dấu thời gian ghi lại lúc một hoạt động diễn ra. Dữ liệu này rất quan trọng để sắp xếp sự kiện theo trình tự thời gian trong từng trường hợp, đồng thời là cơ sở cho mọi phép tính thời lượng và hiệu suất trong process mining. Ví dụ, khoảng thời gian giữa sự kiện 'Gửi yêu cầu mua hàng để phê duyệt' và 'Phê duyệt yêu cầu mua hàng' cho biết thời gian xử lý phê duyệt.

Dấu thời gian chính xác là điều cần thiết để phân tích hiệu suất quy trình, phát hiện chậm trễ và theo dõi việc đáp ứng thỏa thuận mức dịch vụ. Thuộc tính này hỗ trợ tạo dashboard để trực quan hóa thời gian xử lý, theo dõi yêu cầu bị đình trệ và so sánh hiệu suất qua các giai đoạn.

Vì sao điều này quan trọng

Dấu thời gian này cần thiết để sắp xếp sự kiện, tính thời gian xử lý và phân tích hiệu suất cũng như điểm nghẽn của quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Dấu thời gian thường lấy từ phần đầu của chứng từ thay đổi (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) hoặc nhật ký sự kiện workflow.

Ví dụ
2023-04-15T10:05:30Z2023-04-15T14:22:01Z2023-04-16T09:00:15Z
Giá trị yêu cầu mua hàng
RequisitionAmount
Tổng giá trị tiền tệ của yêu cầu mua hàng.
Mô tả

Giá trị yêu cầu mua hàng là tổng chi phí ước tính của hàng hóa hoặc dịch vụ được yêu cầu. Giá trị này thường ảnh hưởng đến độ phức tạp và thời gian của quy trình phê duyệt. Yêu cầu có giá trị cao thường cần qua nhiều cấp phê duyệt hơn.

Phân tích thuộc tính này giúp phân nhóm quy trình theo giá trị. Bạn có thể trả lời những câu hỏi như: 'Yêu cầu có giá trị cao có mất nhiều thời gian phê duyệt hơn không?' hoặc 'Giá trị của các yêu cầu thường bị từ chối là bao nhiêu?'. Đây là chiều phân tích quan trọng để hiểu tác động tài chính của những điểm kém hiệu quả trong quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp phân nhóm quy trình theo tác động tài chính, thường liên quan đến độ phức tạp của việc phê duyệt và thời gian xử lý. Đây là thuộc tính quan trọng để phân tích quy trình theo giá trị.

Lấy dữ liệu ở đâu

Tổng giá trị nằm trong bảng EBAN, trường GFWERT. Giá trị ở cấp dòng nằm trong EBAN-PREIS.

Ví dụ
1500.0075000.50250.75
Loại yêu cầu mua hàng
RequisitionType
Mã phân loại yêu cầu mua hàng, chẳng hạn yêu cầu hàng hóa tiêu chuẩn, dịch vụ hoặc chi phí đầu tư.
Mô tả

Loại yêu cầu mua hàng, còn gọi là loại chứng từ trong SAP, là trường cấu hình quan trọng dùng để phân loại yêu cầu mua hàng. Mỗi loại có thể kích hoạt quy trình phê duyệt khác nhau, có thiết lập trường riêng và phục vụ mục đích kinh doanh khác nhau, chẳng hạn mua hàng tồn kho tiêu chuẩn, dịch vụ bên ngoài hoặc tài sản.

Phân tích quy trình theo loại yêu cầu mua hàng giúp tổ chức hiểu cách xử lý từng nhóm yêu cầu. Bạn có thể so sánh hiệu suất, thời gian xử lý và các bước phê duyệt giữa các nhóm, từ đó nhận biết loại yêu cầu nào xử lý hiệu quả hơn hoặc kém hơn và xác định hướng cải tiến phù hợp.

Vì sao điều này quan trọng

Phân loại yêu cầu để so sánh, giúp xác định các loại yêu cầu khác nhau có luồng xử lý, điểm nghẽn hoặc thời gian xử lý khác nhau hay không.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là trường loại chứng từ trong bảng EBAN, trường BSART.

Ví dụ
NBFORV
Mã người dùng
UserId
Mã định danh của người tạo yêu cầu mua hàng hoặc thực hiện một hoạt động cụ thể.
Mô tả

Mã người dùng xác định nhân viên hoặc người dùng hệ thống chịu trách nhiệm cho một sự kiện trong vòng đời yêu cầu mua hàng. Đó có thể là người tạo yêu cầu, quản lý phê duyệt hoặc nhân viên chỉnh sửa yêu cầu. Với các bước tự động, mã này có thể thuộc về người dùng hệ thống hoặc tài khoản chạy theo lô.

Phân tích theo mã người dùng giúp hiểu hành vi của từng người, cách phân bổ khối lượng công việc và hiệu suất. Thuộc tính này giúp xác định nhu cầu đào tạo, ghi nhận người làm việc hiệu quả và bảo đảm trách nhiệm trong quy trình. Khi kết hợp với dữ liệu danh mục người dùng, thuộc tính này còn hỗ trợ phân tích hiệu suất theo phòng ban.

Vì sao điều này quan trọng

Hỗ trợ phân tích hiệu suất người dùng, phân bổ khối lượng công việc và mức độ tuân thủ quy trình. Thuộc tính này rất quan trọng để xác định nhu cầu đào tạo và điểm nghẽn về nguồn lực.

Lấy dữ liệu ở đâu

Mã người tạo nằm trong EBAN-ERNAM. Với các thay đổi tiếp theo, mã này nằm trong CDHDR-USERNAME. Thông tin phê duyệt nằm trong nhật ký workflow.

Ví dụ
JSMITHRROEWF-BATCH
Mã người phê duyệt
ApproverId
Mã định danh của người thực hiện bước phê duyệt hoặc từ chối.
Mô tả

Mã người phê duyệt xác định cụ thể người hoàn tất một hoạt động phê duyệt hoặc từ chối. Khác với mã người dùng thông thường, thuộc tính này chỉ tập trung vào người ra quyết định trong quy trình phê duyệt. Ghi nhận thông tin này là điều cần thiết để phân tích chi tiết quy trình.

Thuộc tính này giúp phân tích cách phê duyệt, chẳng hạn như xác định quản lý mất nhiều thời gian để phê duyệt hoặc thường xuyên từ chối yêu cầu. Đây là dữ liệu nền tảng cho dashboard theo dõi thời gian xử lý từng bước phê duyệt và điểm nghẽn trong workflow, giúp xác định cá nhân hoặc vai trò cụ thể gây chậm trễ.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định người ra quyết định ở từng bước phê duyệt, giúp phân tích chi tiết thời gian xử lý và điểm nghẽn theo từng cá nhân hoặc vai trò.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường được trích xuất từ các bảng SAP Business Workflow như SWW_WI2OBJ và SWWLOGHIST, nơi liên kết các mục công việc với người dùng hoàn tất chúng.

Ví dụ
MJOHNSONCWILLIAMSLBLACK
Phòng ban
Department
Phòng ban hoặc trung tâm chi phí chịu khoản chi phí của yêu cầu mua hàng.
Mô tả

Thuộc tính phòng ban, thường được thể hiện bằng trung tâm chi phí trong SAP, xác định đơn vị kinh doanh chịu trách nhiệm cho mặt hàng được yêu cầu. Đây là thông tin quan trọng về tài chính và cơ cấu tổ chức, được gán ở cấp dòng yêu cầu.

Trong process mining, thuộc tính này rất cần thiết để phân tích hiệu suất theo phòng ban. Thuộc tính hỗ trợ tạo dashboard so sánh các chỉ số chính như thời gian xử lý, tỷ lệ chỉnh sửa và tỷ lệ từ chối giữa các phòng ban. Nhờ đó, bạn có thể tìm ra phòng ban có cách làm hiệu quả để áp dụng ở nơi khác, cũng như phòng ban cần được đào tạo hoặc hỗ trợ thêm về quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Hỗ trợ so sánh hiệu suất giữa các đơn vị kinh doanh, làm rõ khác biệt về thời gian xử lý hoặc tỷ lệ từ chối để tìm ra cách làm hiệu quả và những điểm cần cải thiện.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là trung tâm chi phí, thường nằm trong bảng phân bổ tài khoản EBKN, trường KOSTL.

Ví dụ
FIN-1001IT-2005MKT-3010
Trạng thái yêu cầu mua hàng
RequisitionStatus
Trạng thái xử lý hoặc phê duyệt hiện tại của yêu cầu mua hàng.
Mô tả

Trạng thái yêu cầu mua hàng cho biết yêu cầu đang ở giai đoạn nào trong vòng đời. Trong SAP, trạng thái này thường được thể hiện bằng chỉ báo phê duyệt, cho biết yêu cầu đang bị chặn, chờ phê duyệt, được phê duyệt một phần hay đã được phê duyệt đầy đủ. Trạng thái thay đổi khi yêu cầu đi qua quy trình làm việc.

Theo dõi trạng thái theo thời gian là điều cần thiết để hiểu luồng quy trình. Việc này giúp xác định yêu cầu bị mắc ở đâu và trong bao lâu. Phân tích các lần chuyển trạng thái cho thấy chi tiết quy trình phê duyệt và những biến thể của quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết trạng thái hiện tại của yêu cầu mua hàng, giúp theo dõi tiến độ, xác định điểm nghẽn và phân tích luồng quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trạng thái phê duyệt thường được xác định bằng chỉ báo phê duyệt trong bảng EBAN, trường FRGZU.

Ví dụ
B1S
Có phải làm lại
IsRework
Cờ cho biết một hoạt động có phải là công việc làm lại hay không, chẳng hạn như sửa đổi yêu cầu sau khi gửi.
Mô tả

Is Rework là cờ boolean được tính toán để nhận diện các hoạt động lặp lại hoặc không tạo thêm giá trị. Một ví dụ thường gặp trong quy trình này là hoạt động 'Đã sửa đổi yêu cầu mua hàng' diễn ra sau khi yêu cầu đã được gửi phê duyệt, khiến quy trình phê duyệt phải bắt đầu lại.

Thuộc tính này rất quan trọng để định lượng khối lượng công việc làm lại và ảnh hưởng của nó đến tổng thời gian xử lý. Dashboard Requisition Amendment and Rework Rate dùng cờ này để làm rõ những điểm kém hiệu quả trong quy trình. Giảm công việc làm lại thường là mục tiêu chính của các sáng kiến cải tiến quy trình, vì việc này giúp tiết kiệm trực tiếp thời gian và công sức.

Vì sao điều này quan trọng

Đánh dấu các hoạt động gây lãng phí công sức hoặc lặp lại, giúp đo trực tiếp khối lượng công việc làm lại và ảnh hưởng của nó đến hiệu quả quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính được tính toán. Thông thường, logic sẽ đánh dấu mọi hoạt động 'Đã sửa đổi yêu cầu mua hàng' diễn ra sau hoạt động 'Đã gửi yêu cầu mua hàng để phê duyệt' đầu tiên là công việc làm lại.

Ví dụ
truefalse
Được tự động hóa
IsAutomated
Cờ cho biết hoạt động do người dùng hệ thống thực hiện thay vì con người.
Mô tả

Thuộc tính Is Automated là cờ boolean, có giá trị true nếu một hoạt động được thực hiện bởi tài khoản hệ thống hoặc tài khoản chạy theo lô, chẳng hạn như 'WF-BATCH' cho các thao tác workflow. Thuộc tính này giúp phân biệt các bước do người dùng thực hiện với các bước được tự động hóa trong quy trình.

Thuộc tính này cần thiết để đo mức độ tự động hóa trong quy trình yêu cầu mua hàng và tính KPI 'Automated Approval Rate'. Bằng cách lọc các bước tự động hoặc thủ công, nhà phân tích có thể so sánh hiệu quả và tìm cơ hội tự động hóa thêm để rút ngắn thời gian xử lý, giảm công sức thủ công.

Vì sao điều này quan trọng

Phân biệt hoạt động do con người thực hiện với hoạt động do hệ thống xử lý. Đây là cơ sở để đo tỷ lệ tự động hóa và tìm cơ hội tự động hóa các tác vụ thủ công.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính được suy ra, thường dựa trên quy tắc kiểm tra xem User ID của một sự kiện có nằm trong danh sách tài khoản hệ thống hoặc tài khoản chạy theo lô đã biết hay không.

Ví dụ
truefalse
Hệ thống nguồn
SourceSystem
Xác định phiên bản SAP S/4HANA cụ thể mà dữ liệu được trích xuất từ đó.
Mô tả

Thuộc tính hệ thống nguồn cho biết hệ thống ban đầu nơi dữ liệu quy trình được tạo ra. Trong các tổ chức có nhiều phiên bản SAP, chẳng hạn hệ thống riêng cho phát triển, kiểm thử chất lượng và vận hành, hoặc hệ thống riêng cho từng khu vực, trường này rất quan trọng đối với quản trị dữ liệu và việc hiểu đúng bối cảnh.

Thuộc tính này giúp phân biệt dữ liệu từ các nguồn khác nhau, tránh gộp dữ liệu sai và hỗ trợ phân tích theo từng hệ thống. Đây là thuộc tính bắt buộc để duy trì nguồn gốc dữ liệu và bảo đảm có thể truy vết dữ liệu quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp thông tin cần thiết về nguồn gốc và quản trị dữ liệu, đặc biệt khi có nhiều hệ thống, đồng thời giúp truy vết dữ liệu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây thường là mã hệ thống SAP (SID), có thể lấy từ biến hệ thống hoặc bảng cấu hình.

Ví dụ
S4PECCS4H_PROD_01
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu của bản ghi này được làm mới từ hệ thống nguồn.
Mô tả

Thuộc tính này ghi lại ngày giờ của lần trích xuất hoặc cập nhật dữ liệu gần nhất từ hệ thống nguồn. Đây là siêu dữ liệu quan trọng giúp xác định dữ liệu đang phân tích mới đến mức nào. Nhà phân tích và người dùng nghiệp vụ dựa vào dấu thời gian này để biết dữ liệu quy trình có phản ánh tình hình vận hành mới nhất hay không.

Khi phân tích quy trình, việc biết dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nào là điều cần thiết để đưa ra quyết định phù hợp. Thuộc tính này giúp người dùng hiểu rõ giới hạn về độ mới của dữ liệu và bảo đảm kết luận dựa trên dữ liệu cập nhật đủ mức cần thiết cho từng phân tích.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết dữ liệu mới đến mức nào, yếu tố quan trọng để tin cậy kết quả phân tích và đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời.

Lấy dữ liệu ở đâu

Dấu thời gian này được tạo và thêm vào trong quá trình trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu (ETL).

Ví dụ
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Lý do từ chối
RejectionReason
Lý do được đưa ra khi yêu cầu mua hàng bị từ chối.
Mô tả

Lý do từ chối giải thích vì sao người phê duyệt từ chối yêu cầu mua hàng. Các lý do có thể gồm vượt ngân sách, thông tin không chính xác, không tuân thủ chính sách hoặc trùng với yêu cầu khác. Thông tin này giúp làm rõ nguyên nhân quy trình không thành công.

Phân tích lý do từ chối giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của điểm kém hiệu quả và việc phải làm lại. Ví dụ, nếu 'Sai trung tâm chi phí' là lý do phổ biến, có thể cần đào tạo người dùng tốt hơn hoặc bổ sung bước kiểm tra trong hệ thống. Thuộc tính này là dữ liệu chính cho dashboard phân tích yêu cầu mua hàng bị từ chối và rất quan trọng để cải tiến quy trình đúng trọng tâm.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết nguyên nhân gốc rễ khiến quy trình không thành công, giúp cải tiến đúng trọng tâm để giảm việc làm lại và tăng tỷ lệ yêu cầu chính xác ngay từ lần đầu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường không nằm trong trường tiêu chuẩn. Có thể ghi nhận trong các phần tử vùng chứa workflow, văn bản dài gắn với yêu cầu hoặc trường tùy chỉnh.

Ví dụ
Vượt ngân sáchNhà cung cấp không phù hợpYêu cầu trùng lặp
Mức độ khẩn cấp
UrgencyLevel
Phân loại mức độ khẩn cấp của yêu cầu mua hàng, có thể ảnh hưởng đến thứ tự ưu tiên xử lý.
Mô tả

Mức độ khẩn cấp cho biết thứ tự ưu tiên của yêu cầu mua hàng. Dù không có trường tiêu chuẩn riêng cho thông tin này, một số tổ chức dùng các trường như Requirement Tracking Number để ghi nhận. Nhờ đó, người yêu cầu có thể đánh dấu nhu cầu cấp thiết cần được xử lý nhanh.

Phân tích ảnh hưởng của mức độ khẩn cấp giúp đánh giá quy trình có ưu tiên đúng các yêu cầu quan trọng hay không. Dashboard Urgency Level Impact Analysis dùng thuộc tính này để so sánh thời gian xử lý và tỷ lệ phê duyệt giữa yêu cầu khẩn cấp và yêu cầu thông thường, qua đó cho biết việc ưu tiên xử lý có đạt mục tiêu hay không.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích hiệu quả quy trình đối với các yêu cầu ưu tiên cao, giúp xác định liệu các yêu cầu khẩn cấp có thực sự được xử lý nhanh hơn hay không.

Lấy dữ liệu ở đâu

Không có trường tiêu chuẩn về mức độ khẩn cấp. Một số công ty dùng Requirement Tracking Number (EBAN-BEDAR) cho mục đích này. Thông tin cũng có thể nằm trong trường tùy chỉnh.

Ví dụ
CaoTrung bìnhThấp
Ngày cần hàng
RequiredByDate
Ngày người yêu cầu cần nhận hàng hóa hoặc dịch vụ.
Mô tả

Ngày cần hàng, hay ngày giao hàng trong SAP, cho biết thời điểm cần hàng hóa hoặc dịch vụ trong một dòng yêu cầu. Người yêu cầu đặt ngày này làm mốc mục tiêu cho toàn bộ quy trình mua hàng.

Thuộc tính này cần thiết để tính KPI 'Tỷ lệ hoàn tất yêu cầu đúng hạn'. Bằng cách so sánh ngày cần hàng với ngày phê duyệt cuối cùng hoặc ngày tạo đơn đặt hàng, tổ chức có thể đo khả năng đáp ứng mức dịch vụ nội bộ và nhu cầu kinh doanh. Phân tích các yêu cầu không đáp ứng ngày này có thể giúp phát hiện chậm trễ mang tính hệ thống trong quy trình mua hàng.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định ngày mục tiêu hoàn tất yêu cầu, giúp đo tỷ lệ giao đúng hạn và mức độ đáp ứng các mức dịch vụ nội bộ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là ngày giao hàng, nằm ở cấp dòng trong bảng EBAN, trường LFDAT.

Ví dụ
2023-11-152023-12-012024-01-20
Số đơn đặt hàng
PurchaseOrderNumber
Số của đơn đặt hàng được tạo từ yêu cầu mua hàng.
Mô tả

Số đơn đặt hàng là mã định danh của chứng từ mua hàng chính thức được tạo từ một yêu cầu đã phê duyệt. Tạo đơn đặt hàng thường là kết quả cuối cùng thành công của yêu cầu, cho biết yêu cầu đã được chuyển thành đơn hàng chính thức với nhà cung cấp.

Thuộc tính này rất quan trọng để đo KPI thời gian từ yêu cầu đến đơn đặt hàng và tỷ lệ chuyển đổi tổng thể. Nó liên kết quy trình yêu cầu mua hàng với các bước mua hàng tiếp theo, giúp bạn có cái nhìn xuyên suốt hơn về toàn bộ chu trình từ mua hàng đến thanh toán.

Vì sao điều này quan trọng

Liên kết yêu cầu mua hàng với chứng từ mua hàng tiếp theo, giúp đo tỷ lệ chuyển đổi và thời gian từ yêu cầu đến đơn đặt hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nằm trong bảng EBAN, trường EBELN, sau khi đơn đặt hàng được tạo từ dòng yêu cầu mua hàng.

Ví dụ
450001789045000178914500017892
Tên bước phê duyệt
ApprovalStepName
Tên hoặc mô tả cụ thể của một bước phê duyệt trong workflow.
Mô tả

Tên bước phê duyệt mô tả rõ một giai đoạn cụ thể trong workflow phê duyệt, chẳng hạn như 'Phê duyệt của quản lý' hoặc 'Phê duyệt của phó chủ tịch tài chính'. Tên này cụ thể hơn hoạt động chung chung như 'Đã hoàn tất bước phê duyệt'.

Thuộc tính này rất quan trọng đối với các dashboard Approval Step Cycle Time và Workflow Bottleneck Analysis. Thuộc tính cho phép xem chi tiết quy trình phê duyệt, xác định chính xác giai đoạn nào gây chậm trễ nhiều nhất và công việc đang ùn lại ở đâu. Đây là thông tin cần thiết để cải tiến đúng khâu và rút gọn chuỗi phê duyệt.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp thông tin chi tiết về từng giai đoạn phê duyệt, giúp xác định chính xác điểm nghẽn trong workflow phê duyệt nhiều cấp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này được lấy từ mô tả tác vụ workflow. Bạn có thể tìm mô tả bằng cách liên kết nhật ký workflow với các bảng định nghĩa tác vụ như T528T.

Ví dụ
Phê duyệt của quản lýPhê duyệt của giám đốcPhê duyệt của phó chủ tịch tài chính
Thời gian kết thúc
EndTime
Ngày và giờ chính xác khi một hoạt động cụ thể hoàn tất.
Mô tả

EndTime là dấu thời gian ghi nhận lúc một hoạt động kết thúc. Nhiều sự kiện do hệ thống tạo ra diễn ra tức thời, nghĩa là StartTime bằng EndTime. Trong khi đó, tác vụ do con người thực hiện như phê duyệt có thể có thời điểm bắt đầu và kết thúc riêng. Dấu thời gian này ghi nhận lúc công việc hoàn tất.

Có EndTime riêng giúp đo chính xác hơn thời gian xử lý thực tế so với thời gian chờ. Kết hợp EndTime với StartTime, bạn có thể tính chỉ số ProcessingTime. Mức độ chi tiết này giúp phân tích việc sử dụng tài nguyên và hiệu quả của các tác vụ thủ công.

Vì sao điều này quan trọng

Ghi nhận lúc hoạt động hoàn tất, giúp tính thời gian xử lý thực tế và xem chi tiết hơn thời lượng của tác vụ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này được lấy từ nhật ký workflow, nơi có thể ghi nhận cả thời điểm tạo mục công việc (StartTime) và thời điểm hoàn tất (EndTime).

Ví dụ
2023-04-15T10:20:30Z2023-04-15T14:25:01Z2023-04-16T11:00:45Z
Tiền tệ
Currency
Mã tiền tệ của giá trị yêu cầu mua hàng.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết loại tiền tệ dùng để tính giá trị yêu cầu mua hàng, chẳng hạn USD, EUR hoặc JPY. Thông tin này giúp hiểu đúng giá trị yêu cầu, đặc biệt trong các tổ chức đa quốc gia sử dụng nhiều loại tiền tệ.

Để phân tích và báo cáo tài chính chính xác, cần tính đến tiền tệ. Khi cộng gộp hoặc so sánh giá trị yêu cầu, bạn cần quy đổi tất cả số tiền về cùng một loại tiền tệ để kết quả có ý nghĩa. Thuộc tính này là điều kiện cần để thực hiện việc quy đổi.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp thông tin cần thiết để hiểu giá trị yêu cầu mua hàng, hỗ trợ phân tích và so sánh tài chính chính xác trong môi trường sử dụng nhiều loại tiền tệ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này nằm trong bảng EBAN, trường WAERS.

Ví dụ
USDEURGBP
Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Hoạt động Purchase to Pay - Requisition

Đây là các bước và mốc quan trọng cần ghi nhận trong event log để khám phá quy trình chính xác.
6 Nên có 6 Không bắt buộc
Hoạt động Mô tả
Đóng yêu cầu mua hàng
Cho biết dòng yêu cầu đã được xử lý đầy đủ và không thể tạo thêm đơn đặt hàng từ dòng này. Trạng thái này thường được tự động thiết lập khi toàn bộ số lượng đã được đặt mua.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này đánh dấu việc hoàn tất thành công vòng đời của dòng yêu cầu. Điều đó xác nhận nhu cầu kinh doanh đã được chuyển thành đơn mua hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ bảng EBAN. Sự kiện xảy ra khi chỉ báo 'Đã đóng' (EBAKZ) được thiết lập, thường là khi tổng số lượng trên các đơn đặt hàng bằng số lượng yêu cầu.

Thu thập

Dùng chứng từ thay đổi để tìm sự kiện chỉ báo 'Đã đóng' (EBAKZ) được thiết lập trong bảng EBAN.

Loại sự kiện inferred
Hoàn tất bước phê duyệt
Xảy ra khi người phê duyệt chấp thuận yêu cầu mua hàng, hoàn tất một bước trong quy trình phê duyệt nhiều cấp. Sự kiện này được suy ra từ thay đổi trạng thái phê duyệt của yêu cầu.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này cho phép phân tích chi tiết quy trình phê duyệt và đo thời gian xử lý ở từng bước. Qua đó, bạn có thể nhận biết người phê duyệt xử lý nhanh và các điểm nghẽn trong quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ chứng từ thay đổi (CDHDR/CDPOS) của bảng EBAN. Khi trạng thái mã phê duyệt (ví dụ: trường FRGZU) chuyển từ chưa phê duyệt sang đã phê duyệt đối với một mã cụ thể, sự kiện này được ghi nhận.

Thu thập

Theo dõi các thay đổi trong trường trạng thái phê duyệt của EBAN cho từng mã phê duyệt được xác định trong chiến lược.

Loại sự kiện inferred
Phê duyệt yêu cầu mua hàng
Đánh dấu yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt đầy đủ và có thể chuyển thành đơn đặt hàng. Mốc này được suy ra khi trạng thái phê duyệt tổng thể đạt trạng thái cuối cùng là đã phê duyệt.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng xác nhận quy trình thành công và thường được dùng làm điểm kết thúc khi phân tích thời gian xử lý. Mốc này cho biết yêu cầu đã qua mọi bước kiểm tra và bộ phận mua hàng có thể tiếp tục xử lý.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ thay đổi trạng thái trong bảng EBAN, cụ thể khi chỉ báo phê duyệt tổng thể (FRGZU) hoặc trạng thái xử lý (PROCSTAT) được cập nhật thành giá trị cuối cùng là 'Đã phê duyệt'.

Thu thập

Xác định thời điểm áp dụng mã phê duyệt cuối cùng hoặc trạng thái tổng thể của yêu cầu chuyển thành 'Đã phê duyệt'.

Loại sự kiện inferred
Tạo đơn đặt hàng
Cho biết đơn đặt hàng đã được tạo và tham chiếu đến dòng yêu cầu mua hàng. Đây là sự kiện được hệ thống ghi nhận rõ ràng, liên kết yêu cầu với chứng từ mua hàng tiếp theo.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng và là kết quả thành công của quy trình yêu cầu mua hàng. Thời gian từ khi yêu cầu được phê duyệt đến khi tạo đơn đặt hàng là KPI quan trọng để đo hiệu quả mua hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi nhận rõ ràng khi một dòng đơn đặt hàng được tạo. Liên kết này được lưu trong bảng EKPO (dòng đơn đặt hàng), gồm số yêu cầu nguồn (BANFN) và số dòng (BNFPO).

Thu thập

Nối bảng EKPO với EBAN theo số yêu cầu và số dòng. Ngày tạo dòng đơn đặt hàng đánh dấu thời điểm xảy ra sự kiện.

Loại sự kiện explicit
Tạo yêu cầu mua hàng
Đánh dấu thời điểm yêu cầu mua hàng được tạo lần đầu trong hệ thống. Sự kiện này được ghi nhận rõ ràng khi người dùng lưu yêu cầu mới lần đầu, kèm theo thời gian tạo.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là điểm bắt đầu chính để phân tích vòng đời yêu cầu mua hàng. Mốc này cần thiết để đo thời gian xử lý từ đầu đến cuối, từ khi xác định nhu cầu đến khi yêu cầu được phê duyệt hoặc chuyển thành đơn đặt hàng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này được ghi nhận rõ ràng từ bảng EBAN, dựa trên các trường ngày tạo (ERDAT) và giờ tạo (ERZEIT) của số yêu cầu mua hàng tương ứng (BANFN).

Thu thập

Dùng các trường thời gian tạo (ERDAT, ERZEIT) trong bảng EBAN cho từng yêu cầu mua hàng (BANFN).

Loại sự kiện explicit
Từ chối yêu cầu mua hàng
Đánh dấu yêu cầu mua hàng bị người phê duyệt từ chối, khiến quy trình dừng lại. Sự kiện này được ghi nhận qua một cập nhật trạng thái cụ thể cho biết yêu cầu bị từ chối.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là điểm kết thúc khi quy trình không thành công. Phân tích tần suất, lý do và thời điểm từ chối giúp phát hiện vấn đề về tuân thủ chính sách, ngân sách hoặc chất lượng yêu cầu.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ thay đổi trạng thái trong bảng EBAN. Trạng thái xử lý (PROCSTAT) hoặc chỉ báo phê duyệt được đặt thành giá trị thể hiện rõ yêu cầu bị 'Từ chối'.

Thu thập

Dùng chứng từ thay đổi để xác định thời điểm trạng thái tổng thể trong EBAN được cập nhật thành 'Bị từ chối'.

Loại sự kiện inferred
Bắt đầu bước phê duyệt
Cho biết yêu cầu mua hàng đang chờ một người phê duyệt hoặc nhóm phê duyệt cụ thể xử lý. Sự kiện này được suy ra khi trạng thái yêu cầu cho biết đang chờ một mã phê duyệt cụ thể.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này giúp xác định điểm nghẽn trong chuỗi phê duyệt. Phân tích thời gian yêu cầu ở trạng thái này giúp phát hiện yêu cầu bị đình trệ và người phê duyệt đang quá tải.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ các trường trạng thái phê duyệt trong bảng EBAN (ví dụ: FRGZU) và cấu hình chiến lược phê duyệt tương ứng. Sự kiện bắt đầu khi một mã phê duyệt cụ thể trở thành bước tiếp theo cần xử lý.

Thu thập

Xác định thời điểm yêu cầu chuyển sang trạng thái đang chờ phê duyệt theo một mã phê duyệt cụ thể, dựa trên nhật ký workflow hoặc các trường trạng thái.

Loại sự kiện inferred
Chỉnh sửa yêu cầu mua hàng
Xảy ra khi người dùng sửa một trường quan trọng trong yêu cầu sau khi tạo, chẳng hạn như số lượng, giá hoặc vật tư. Thao tác này được ghi lại rõ ràng trong hệ thống chứng từ thay đổi của SAP.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi các lần chỉnh sửa giúp phát hiện vòng lặp làm lại và ảnh hưởng của chúng đến thời gian xử lý. Nếu yêu cầu thường xuyên bị chỉnh sửa, có thể dữ liệu chưa chính xác hoặc nhu cầu đang thay đổi. Đây là những điểm cần ưu tiên cải tiến quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi lại rõ ràng trong các bảng chứng từ thay đổi của SAP (CDHDR và CDPOS) đối với các thay đổi trong bảng EBAN. Mỗi lần sửa một trường được theo dõi sẽ tạo một mục ghi nhận.

Thu thập

Trích xuất các sự kiện thay đổi từ CDHDR/CDPOS có lớp đối tượng là BANF cho yêu cầu mua hàng.

Loại sự kiện explicit
Đặt lại phê duyệt
Đánh dấu sự kiện toàn bộ quy trình phê duyệt bị đặt lại, thường do yêu cầu mua hàng có thay đổi lớn. Khi đó, quy trình phê duyệt phải bắt đầu lại từ cấp đầu tiên.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này cho thấy việc làm lại đáng kể, gây ảnh hưởng lớn đến thời gian xử lý. Xác định nguyên nhân đặt lại phê duyệt là bước quan trọng để tinh gọn quy trình và giảm chậm trễ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ chứng từ thay đổi (CDHDR/CDPOS) của bảng EBAN. Sự kiện này được phát hiện khi các trường trạng thái phê duyệt (như FRGKZ hoặc FRGZU) bị xóa sau khi đã được thiết lập một phần hoặc đầy đủ.

Thu thập

Tìm trong nhật ký thay đổi trường hợp trạng thái phê duyệt chuyển từ đã phê duyệt về chưa phê duyệt.

Loại sự kiện inferred
Gán nguồn cung
Đánh dấu người mua chỉ định nhà cung cấp, hợp đồng hoặc hồ sơ thông tin cụ thể cho một dòng yêu cầu đã được phê duyệt. Đây là bước quan trọng để chuẩn bị tạo đơn đặt hàng.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này nối bước phê duyệt với bước đặt hàng. Đo thời gian gán nguồn cung giúp phát hiện chậm trễ trong khối lượng công việc của người mua và đánh giá hiệu quả tìm nguồn cung.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra khi một giá trị được nhập vào các trường liên quan đến nguồn cung trong bảng EBAN, chẳng hạn như nhà cung cấp cố định (LIFNR), hồ sơ thông tin (INFNR) hoặc hợp đồng (KONNR).

Thu thập

Dùng chứng từ thay đổi để theo dõi việc điền các trường như LIFNR, INFNR hoặc KONNR trong bảng EBAN.

Loại sự kiện inferred
Gửi yêu cầu mua hàng để phê duyệt
Đánh dấu thời điểm người yêu cầu chính thức gửi yêu cầu, qua đó kích hoạt quy trình phê duyệt. Thời điểm này thường được suy ra khi hệ thống xác định chiến lược phê duyệt và trạng thái chuyển thành 'Đang chờ phê duyệt'.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng để bắt đầu tính KPI thời gian phê duyệt. Phân tích khoảng thời gian từ lúc tạo đến lúc gửi yêu cầu có thể giúp phát hiện chậm trễ trong khâu chuẩn bị.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ chứng từ thay đổi (CDHDR/CDPOS) của bảng EBAN, cụ thể khi các trường chiến lược phê duyệt (ví dụ: FRGST) được điền hoặc trạng thái tổng thể (PROCSTAT) chuyển sang trạng thái chờ phê duyệt.

Thu thập

Tìm mục đầu tiên trong chứng từ thay đổi cho biết quy trình phê duyệt bắt đầu hoặc trạng thái chuyển thành 'Đang chờ phê duyệt'.

Loại sự kiện inferred
Rút yêu cầu mua hàng
Xảy ra khi người yêu cầu ban đầu hủy hoặc xóa yêu cầu trước khi quy trình xử lý hoàn tất. Thao tác này thường được ghi nhận rõ ràng bằng cách đặt cờ xóa cho một dòng yêu cầu.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi các yêu cầu bị rút giúp hiểu rõ biến động nhu cầu và lý do hủy. Đây là trạng thái kết thúc của yêu cầu, không cho phép xử lý tiếp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Được ghi nhận rõ ràng khi trường chỉ báo xóa (LOEKZ) trong bảng EBAN được đặt cho một dòng yêu cầu. Thay đổi này được ghi lại trong CDHDR/CDPOS.

Thu thập

Tìm sự kiện trường chỉ báo xóa (LOEKZ) trong bảng EBAN được đặt thành 'L'.

Loại sự kiện explicit
Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất

Cách lấy dữ liệu từ SAP S/4HANA

Bạn đã sẵn sàng bắt đầu chưa?

Dùng mẫu này để chuẩn bị dữ liệu một cách tự tin và khai thác process mining cho quy trình Purchase to Pay - Requisition. Bắt đầu tối ưu hiệu quả ngay hôm nay!

Chấm dứt chậm trễ trong yêu cầu mua hàng P2P: tối ưu quy trình làm việc ngay!

Tinh gọn quy trình, rút ngắn thời gian xử lý và giảm 30% thời gian chu kỳ.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng, thiết lập trong 5 phút.