Mẫu dữ liệu cho quy trình từ ghi nhận đến báo cáo: khóa sổ kỳ và đối soát

SAP ECC
Mẫu dữ liệu cho quy trình từ ghi nhận đến báo cáo: khóa sổ kỳ và đối soát

Mẫu dữ liệu cho quy trình từ ghi nhận đến báo cáo: khóa sổ kỳ và đối soát

Mẫu này hướng dẫn bạn thu thập dữ liệu cần thiết để phân tích quy trình từ ghi nhận đến báo cáo: khóa sổ kỳ và đối soát. Mẫu nêu rõ các thuộc tính và hoạt động quan trọng cần có trong nhật ký sự kiện. Bạn cũng sẽ tìm thấy hướng dẫn thực tế để trích xuất dữ liệu này từ SAP ECC.
  • Các thuộc tính nên thu thập
  • Các hoạt động chính cần theo dõi
  • Hướng dẫn trích xuất
Chưa quen với nhật ký sự kiện? Tìm hiểu cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.

Các thuộc tính của quy trình từ ghi nhận đến báo cáo: khóa sổ kỳ và đối soát

Đây là các trường dữ liệu nên đưa vào nhật ký sự kiện để phân tích đầy đủ quy trình từ ghi nhận đến báo cáo: khóa sổ kỳ và đối soát.
5 Bắt buộc 7 Nên có 9 Không bắt buộc
Tên Mô tả
Kỳ tài chính
FinancialPeriod
Mã định danh duy nhất cho chu kỳ báo cáo tài chính, thường gồm năm tài chính và kỳ ghi sổ.
Mô tả

Kỳ tài chính là mã định danh chính của từng trường hợp, dùng để nhóm mọi hoạt động khóa sổ và đối chiếu tài khoản trong chu kỳ báo cáo đó, chẳng hạn '2023-12' cho tháng 12 năm 2023. Nhờ vậy, bạn có thể phân tích toàn bộ quy trình khóa sổ từ đầu đến cuối cho từng kỳ riêng biệt.

Trong phân tích, mã này giúp theo dõi thời gian chu kỳ từ đầu đến cuối của mỗi lần khóa sổ, so sánh hiệu suất giữa các kỳ và tìm xu hướng hoặc điểm bất thường. Khi mỗi kỳ tài chính được xác định là một trường hợp riêng, bạn có thể trực quan hóa và đo lường hiệu quả, điểm nghẽn cũng như những khác biệt trong quy trình khóa sổ theo thời gian.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là mã định danh thiết yếu để xác định phạm vi phân tích, giúp so sánh thời gian chu kỳ khóa sổ, khối lượng công việc và mức độ tuân thủ quy trình giữa các kỳ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thuộc tính này thường được tạo bằng cách ghép Năm tài chính (GJAHR) với Kỳ ghi sổ (MONAT) từ tiêu đề chứng từ tài chính, chẳng hạn trong bảng BKPF.

Ví dụ
2023-122024-03Quý 4 năm 2023
Hệ thống nguồn
SourceSystem
Mã định danh hệ thống nguồn nơi trích xuất dữ liệu.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết nguồn gốc của dữ liệu sự kiện, chẳng hạn tên hoặc mã của phiên bản SAP ECC cụ thể. Trong tổ chức dùng nhiều ERP hoặc hệ thống tài chính, trường này rất quan trọng để phân biệt dữ liệu từ các nguồn khác nhau.

Ngay cả khi chỉ dùng một hệ thống, đây vẫn là siêu dữ liệu quan trọng cho quản trị dữ liệu, kiểm toán và xử lý sự cố. Thuộc tính xác nhận nguồn gốc dữ liệu, giúp bạn tin cậy kết quả phân tích và theo dõi rõ luồng dữ liệu.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp thông tin cần thiết để theo dõi nguồn gốc dữ liệu và phục vụ quản trị. Thuộc tính này rất quan trọng trong môi trường nhiều hệ thống để phân biệt các quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây thường là giá trị tĩnh được thêm trong quá trình trích xuất dữ liệu, dùng để xác định SAP client và mã hệ thống cụ thể (ví dụ: từ bảng T000).

Ví dụ
ECC_PROD_100SAP_E74_200ECC_FINANCE
Hoạt động
ActivityName
Tên sự kiện kinh doanh hoặc tác vụ cụ thể được thực hiện trong quy trình khóa sổ kỳ.
Mô tả

Thuộc tính này ghi nhận các bước riêng biệt trong chu kỳ Record to Report, chẳng hạn 'Đã ghi sổ bút toán điều chỉnh' hoặc 'Đã tạo báo cáo tài chính'. Đây là nền tảng của sơ đồ quy trình, thể hiện trình tự các sự kiện tạo nên quy trình khóa sổ kỳ.

Phân tích hoạt động là bước cốt lõi trong process mining. Việc này giúp trực quan hóa luồng quy trình, xác định trình tự tác vụ, phát hiện các biến thể và đo tần suất cũng như thời lượng của từng bước. Nhờ đó, bạn có thể tìm ra điểm nghẽn, các luồng quy trình không theo chuẩn và cơ hội chuẩn hóa hoặc tự động hóa.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là thuộc tính bắt buộc để tạo sơ đồ quy trình, trực quan hóa và phân tích trình tự tác vụ trong quy trình khóa sổ kỳ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thuộc tính này được xác định từ tổ hợp mã giao dịch SAP (TCODE), loại chứng từ (BLART) hoặc lần chạy chương trình cụ thể (ví dụ: FAGL_FCV để định giá ngoại tệ).

Ví dụ
Đã ghi sổ bút toán điều chỉnhĐã bắt đầu đối chiếu tài khoảnĐã khóa kỳ ghi sổ
Lần cập nhật dữ liệu gần nhất
LastDataUpdate
Dấu thời gian cho biết lần gần nhất dữ liệu được làm mới hoặc trích xuất từ hệ thống nguồn.
Mô tả

Thuộc tính này cho biết dữ liệu đang phân tích có mới hay không. Nó hiển thị ngày giờ lần gần nhất luồng dữ liệu chạy, giúp bạn biết các thông tin về quy trình được cập nhật đến thời điểm nào.

Với bảng điều khiển, nhất là bảng theo dõi tiến độ theo thời gian thực, dấu thời gian này giúp người dùng biết họ đang xem thông tin mới nhất hay dữ liệu từ ngày trước. Nhờ đó, người dùng hiểu rõ dữ liệu đang xem và diễn giải kết quả phân tích chính xác hơn.

Vì sao điều này quan trọng

Cho người dùng biết dữ liệu được cập nhật đến thời điểm nào, giúp đảm bảo các phân tích và bảng điều khiển luôn kịp thời, phù hợp.

Lấy dữ liệu ở đâu

Công cụ trích xuất dữ liệu hoặc ETL tạo và thêm dấu thời gian này sau mỗi lần tải dữ liệu.

Ví dụ
2024-05-21T04:00:00Z2024-05-20T04:00:00Z2024-05-19T04:00:00Z
Thời điểm sự kiện
EventTime
Dấu thời gian cho biết thời điểm một hoạt động hoặc sự kiện diễn ra.
Mô tả

Thời điểm sự kiện cung cấp ngày giờ chính xác của từng hoạt động trong quy trình, làm cơ sở thời gian cho việc phân tích. Thuộc tính này thường kết hợp ngày và giờ tạo chứng từ.

Dấu thời gian này rất cần thiết để sắp xếp sự kiện đúng thứ tự và dựng lại luồng quy trình. Dữ liệu này được dùng để tính mọi chỉ số thời lượng, gồm thời gian chu kỳ giữa các hoạt động, thời gian chờ và tổng thời gian khóa sổ kỳ. Phân tích dấu thời gian giúp phát hiện chậm trễ và hiểu cách công việc phân bổ theo thời gian.

Vì sao điều này quan trọng

Đây là thuộc tính bắt buộc, cung cấp thứ tự thời gian của các sự kiện để tính thời gian chu kỳ và tìm điểm nghẽn trong quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường lấy từ ngày nhập chứng từ (CPUDT) và giờ nhập (CPUTM) trong bảng BKPF đối với chứng từ tài chính.

Ví dụ
2023-12-28T14:30:15Z2024-01-02T09:05:00Z2024-01-05T17:21:45Z
Loại bút toán
JournalEntryType
Phân loại bút toán, chẳng hạn 'Tiêu chuẩn', 'Điều chỉnh', 'Trích trước' hoặc 'Đảo'.
Mô tả

Đây là thuộc tính được suy ra để phân loại chứng từ tài chính theo mục đích nghiệp vụ trong quy trình khóa sổ. Thuộc tính này thường được xác định dựa trên tổ hợp Loại chứng từ (BLART), Lý do đảo (STGRD) hoặc các tài khoản GL cụ thể được sử dụng.

Phân loại này là cơ sở cho bảng điều khiển 'Phân tích khối lượng bút toán điều chỉnh' và các KPI liên quan. Khi xác định rõ bút toán điều chỉnh hoặc trích trước, chuyên viên phân tích có thể đo số lượng và giá trị, theo dõi xu hướng theo thời gian và tìm nguyên nhân gốc rễ khiến các bút toán này cần thiết. Việc này giúp phân biệt bút toán vận hành thường lệ với bút toán điều chỉnh cuối kỳ.

Vì sao điều này quan trọng

Phân loại bút toán để phân tích có trọng tâm, theo dõi và đo lường các loại bút toán quan trọng như điều chỉnh và trích trước, vốn là dấu hiệu cho thấy tình trạng quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là trường được suy ra. Cần xác định logic dựa trên quy tắc nghiệp vụ, thường dùng các trường như Loại chứng từ (BLART) trong BKPF.

Ví dụ
Điều chỉnhTrích trướcĐảoTiêu chuẩn
Loại chứng từ
BLART
Mã phân loại các loại chứng từ kế toán.
Mô tả

Trong SAP, loại chứng từ dùng để phân biệt các giao dịch kinh doanh, chẳng hạn hóa đơn nhà cung cấp (KR), khoản thanh toán của khách hàng (DZ) và bút toán sổ cái tổng hợp (SA). Loại chứng từ cũng kiểm soát các thuộc tính như dải số chứng từ.

Khi phân tích khóa sổ cuối kỳ, loại chứng từ là bộ lọc hữu ích. Bạn có thể dùng thuộc tính này để tách riêng các hoạt động như trích trước, dự phòng hoặc bút toán đảo. Nhờ đó, bạn có thể phân tích số lượng và tác động tài chính của từng loại giao dịch liên quan đến khóa sổ, đồng thời xác định các hoạt động cụ thể trong mô hình quy trình.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp phân loại và lọc giao dịch để tách riêng, phân tích các hoạt động cụ thể như trích trước, bút toán đảo hoặc bút toán liên công ty.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nằm trong bảng tiêu đề chứng từ BKPF (BLART).

Ví dụ
SAABKR
Mã công ty
BUKRS
Đơn vị tổ chức đại diện cho một pháp nhân lập báo cáo tài chính.
Mô tả

Mã công ty là đơn vị tổ chức cơ bản trong SAP Financials. Mã này đại diện cho một công ty độc lập với hệ thống sổ sách cân đối riêng. Mọi giao dịch tài chính đều được ghi sổ ở cấp mã công ty.

Trong process mining, lọc theo mã công ty là cách thiết yếu để so sánh quy trình khóa sổ kỳ giữa các pháp nhân trong một tập đoàn. Nhờ đó, bạn có thể tìm ra cách làm hiệu quả ở các đơn vị có kết quả tốt và xác định đơn vị thường bị chậm trễ, có nhiều bút toán điều chỉnh hoặc sai lệch quy trình. Đây là chiều phân tích quan trọng để phân nhóm dữ liệu.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp so sánh hiệu suất khóa sổ kỳ và mức độ tuân thủ giữa các pháp nhân, rất cần thiết cho phân tích tài chính cấp tập đoàn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Trường này có trong hầu hết các bảng chứng từ tài chính của SAP, chủ yếu là BKPF (tiêu đề) và BSEG (khoản mục).

Ví dụ
10002000US01DE01
Người dùng phụ trách
USNAM
Mã người dùng SAP của người tạo hoặc thực hiện giao dịch.
Mô tả

Trường này ghi nhận người dùng đã ghi sổ chứng từ, chạy báo cáo hoặc thực hiện chương trình liên quan đến khóa sổ. Trường này xác định người phụ trách từng hoạt động.

Phân tích theo người dùng rất quan trọng để hiểu cách phân bổ khối lượng công việc, xác định nhu cầu đào tạo và điều tra sai lệch quy trình. Bảng điều khiển hiển thị hoạt động theo người dùng có thể giúp phát hiện thành viên quá tải hoặc người chưa làm theo quy trình chuẩn. Thông tin này cũng hỗ trợ đánh giá hiệu suất và phân bổ tài nguyên trong nhóm tài chính.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp phân tích cách phân bổ khối lượng công việc, hiệu suất nhóm và sai lệch quy trình gắn với từng cá nhân.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong bảng BKPF (USNAM) đối với việc tạo chứng từ. Với công việc theo lô, trường này nằm trong TBTCO (SDLUNAME).

Ví dụ
JSMITHRDOEFIN_ADMIN
Số chứng từ
BELNR
Mã định danh duy nhất của chứng từ kế toán trong một năm tài chính và mã công ty.
Mô tả

Số chứng từ kế toán là khóa chính của các bút toán tài chính trong SAP. Mỗi bút toán, hóa đơn hoặc chứng từ thanh toán đều có một số riêng.

Số chứng từ thường không dùng cho phân tích quy trình ở cấp tổng quan, nhưng rất hữu ích khi cần xem chi tiết. Từ bảng điều khiển process mining, chuyên viên phân tích có thể dùng số này để mở đúng giao dịch trong SAP và điều tra kỹ các điểm bất thường, chẳng hạn bút toán điều chỉnh lớn hoặc khoản mục đối chiếu bị chậm. Nhờ đó, bạn có thể truy ngược trực tiếp từ thông tin phân tích về giao dịch nguồn.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp liên kết trực tiếp đến giao dịch nguồn trong SAP, giúp phân tích chi tiết từ góc nhìn quy trình đến từng bút toán kế toán.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nằm trong bảng BKPF (BELNR) dưới dạng khóa chính.

Ví dụ
100000456719000001233000008901
Số tiền theo nội tệ
DMBTR
Giá trị tài chính của một khoản mục giao dịch, tính theo nội tệ của mã công ty.
Mô tả

Thuộc tính này thể hiện giá trị tiền tệ của một bút toán tài chính. Đây là thước đo định lượng cốt lõi về tác động của giao dịch lên sổ cái tổng hợp.

Phân tích số tiền rất quan trọng để ưu tiên xử lý vấn đề và hiểu rủi ro tài chính. Chẳng hạn, bảng điều khiển 'Phân tích khối lượng bút toán điều chỉnh' sẽ hữu ích hơn nhiều khi phân biệt được số lượng lớn bút toán điều chỉnh giá trị thấp với số lượng ít bút toán giá trị cao. Nhờ đó, bạn có thể tập trung vào các giao dịch có ảnh hưởng tài chính trọng yếu.

Vì sao điều này quan trọng

Định lượng tác động tài chính của giao dịch, cho phép phân tích theo mức độ trọng yếu, chẳng hạn xác định các bút toán điều chỉnh giá trị cao.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong bảng khoản mục chứng từ BSEG (DMBTR).

Ví dụ
1500.75-25000.00123456.00
Tài khoản GL
HKONT
Số tài khoản sổ cái tổng hợp dùng để ghi sổ một khoản mục.
Mô tả

Tài khoản sổ cái tổng hợp (GL) là dữ liệu chủ cốt lõi trong lĩnh vực tài chính, dùng để phân loại giao dịch. Mỗi bút toán tài chính được ghi vào một hoặc nhiều tài khoản GL.

Khi khóa sổ kỳ, phân tích hoạt động theo tài khoản GL rất cần thiết cho các bảng điều khiển 'Điểm nghẽn trong đối chiếu tài khoản' và 'Phân tích khối lượng bút toán điều chỉnh'. Việc này giúp xác định tài khoản nào khó đối chiếu nhất, tài khoản nào cần điều chỉnh nhiều nhất và nơi có nguy cơ sai lệch trọng yếu cao nhất. Nhờ đó, nhóm có thể ưu tiên xử lý các tài khoản có vấn đề.

Vì sao điều này quan trọng

Cho phép phân tích có trọng tâm các hoạt động đối chiếu và bút toán điều chỉnh, giúp xác định tài khoản có vấn đề gây chậm trễ hoặc cần sửa thường xuyên.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong bảng khoản mục chứng từ tài chính BSEG (HKONT).

Ví dụ
113100400500750000
Có được tự động hóa không
IsAutomated
Cờ cho biết hoạt động do người dùng thực hiện hay do hệ thống tự động thực hiện.
Mô tả

Thuộc tính dạng boolean này phân biệt công việc thủ công với công việc do hệ thống tự động thực hiện, chẳng hạn như tác vụ hàng loạt được lên lịch để định giá ngoại tệ hoặc bot ghi sổ các bút toán định kỳ. Thông tin này thường được xác định bằng cách phân tích tên người dùng gắn với giao dịch (ví dụ: “BATCHUSER”).

Nắm được mức độ tự động hóa là điều quan trọng để tìm cơ hội nâng cao hiệu quả. Phân tích thuộc tính này giúp bạn thấy phần nào của quy trình đang làm thủ công và có thể tự động hóa. Thuộc tính này cũng giúp đánh giá chính xác khối lượng công việc của nhân viên bằng cách loại trừ các hoạt động do hệ thống tạo ra.

Vì sao điều này quan trọng

Phân biệt hoạt động thủ công với hoạt động do hệ thống thực hiện. Đây là thông tin quan trọng để tìm cơ hội tự động hóa và đo lường chính xác khối lượng công việc thủ công.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính suy ra. Logic thường dựa trên Tên người dùng (USNAM): nếu tên nằm trong danh sách ID người dùng hệ thống hoặc người dùng chạy tác vụ hàng loạt đã biết, hoạt động được xem là tự động.

Ví dụ
truefalse
Có phải làm lại không
IsRework
Cờ được tính toán để xác định các hoạt động phải làm lại, chẳng hạn như đảo bút toán hoặc đối soát bị từ chối.
Mô tả

Thuộc tính dạng boolean này đánh dấu các sự kiện hoặc chuỗi sự kiện cho thấy quy trình lặp lại kém hiệu quả hoặc cần chỉnh sửa. Ví dụ: hoạt động “Đã rà soát đối soát” rồi đến một hoạt động “Đã ghi sổ bút toán điều chỉnh” khác trên cùng tài khoản có thể được đánh dấu là làm lại.

Thuộc tính này cần thiết để định lượng lãng phí trong quy trình, đồng thời hỗ trợ dashboard “Các trường hợp phải làm lại khi đối soát” và KPI “Tỷ lệ phải làm lại khi đối soát”. Khi tách riêng các trường hợp phải làm lại, nhóm có thể tìm nguyên nhân gốc rễ, đo ảnh hưởng đến thời gian xử lý và theo dõi hiệu quả của các sáng kiến cải tiến quy trình nhằm hoàn thành đúng ngay từ đầu.

Vì sao điều này quan trọng

Định lượng sự kém hiệu quả của quy trình bằng cách đánh dấu các hoạt động cần sửa hoặc lặp lại, giúp đo lường và giảm công sức lãng phí.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính được tính toán. Logic được xác định trong công cụ process mining dựa trên chuỗi hoạt động cụ thể (ví dụ: vòng lặp) hoặc thuộc tính (ví dụ: ReversalReason không rỗng).

Ví dụ
truefalse
Có quá hạn không
IsOverdue
Cờ được tính toán để cho biết hoạt động có hoàn thành sau ngày mục tiêu đã định hay không.
Mô tả

Thuộc tính dạng boolean này so sánh thời điểm hoàn thành thực tế của hoạt động (EventTime) với thời hạn dự kiến (TargetCompletionDate). Nếu thời điểm sự kiện muộn hơn ngày mục tiêu, cờ được đặt thành true.

Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp dashboard “Tuân thủ khóa sổ và công việc quá hạn” cùng KPI “Tỷ lệ khóa sổ kỳ đúng hạn”. Thuộc tính cho biết rõ và nhanh các sai lệch so với lịch trình, giúp người quản lý xác định công việc trễ, hiểu ảnh hưởng đến tiến độ chung và yêu cầu các nhóm đáp ứng thời hạn.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết rõ việc không tuân thủ lịch trình, giúp nhanh chóng xác định công việc trễ và đo lường hiệu suất đúng hạn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây là thuộc tính được tính toán trong công cụ process mining bằng cách so sánh EventTime với TargetCompletionDate.

Ví dụ
truefalse
Đối tác giao dịch
VBUND
Mã định danh công ty liên kết tham gia giao dịch liên công ty.
Mô tả

Mã đối tác giao dịch dùng để xác định mã công ty còn lại tham gia giao dịch liên công ty. Đây là thông tin thiết yếu để đối chiếu tài khoản giữa các pháp nhân có liên quan.

Thuộc tính này hỗ trợ trực tiếp cho bảng điều khiển 'Luồng đối chiếu liên công ty' và KPI 'Thời gian chu kỳ đối chiếu liên công ty'. Khi lọc các giao dịch có đối tác giao dịch, bạn có thể tập trung phân tích hiệu quả và thời gian xử lý của quy trình đối chiếu liên công ty, vốn thường là khâu gây nhiều khó khăn khi khóa sổ kỳ.

Vì sao điều này quan trọng

Xác định cụ thể các giao dịch liên công ty, giúp tập trung phân tích quy trình đối chiếu liên công ty vốn thường phức tạp và tốn thời gian.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong bảng khoản mục chứng từ BSEG (VBUND).

Ví dụ
1000US013000
Lý do đảo
ReversalReason
Mã cho biết lý do đảo một chứng từ tài chính.
Mô tả

Khi đảo chứng từ trong SAP, bạn có thể gán mã lý do để giải thích mục đích, chẳng hạn 'Đảo trong kỳ hiện tại' hoặc 'Nhập sai'.

Thuộc tính này cung cấp thông tin quan trọng về nguyên nhân phải làm lại. Phân tích lý do đảo giúp xác định các lỗi thường gặp, chẳng hạn nhập sai dữ liệu hoặc sai ngày. Bạn có thể dùng thông tin này để áp dụng biện pháp phòng ngừa, cải thiện đào tạo hoặc tăng cường kiểm soát hệ thống, từ đó giảm lỗi và các lần đảo tiếp theo, giúp khóa sổ hiệu quả hơn.

Vì sao điều này quan trọng

Cho biết trực tiếp nguyên nhân gốc rễ của lỗi và việc phải làm lại, giúp xác định cơ hội cải tiến quy trình và ngăn ngừa sai sót.

Lấy dữ liệu ở đâu

Nằm trong bảng tiêu đề chứng từ BKPF (STGRD).

Ví dụ
010205
Năm tài chính
GJAHR
Năm tài chính ghi nhận giao dịch.
Mô tả

Năm tài chính là yếu tố nền tảng để sắp xếp dữ liệu tài chính. Đây cũng là thành phần chính của ID trường hợp Kỳ tài chính và cung cấp bối cảnh cần thiết cho mọi giao dịch.

Năm tài chính thường đã nằm trong ID trường hợp, nhưng lưu riêng thành một thuộc tính sẽ hữu ích khi phân tích xu hướng dài hạn. Bạn có thể so sánh thời gian khóa sổ, số lượng điều chỉnh và các KPI khác giữa các năm để xác định hiệu suất được cải thiện hay giảm sút.

Vì sao điều này quan trọng

Cung cấp bối cảnh thời gian cần thiết và cho phép so sánh hiệu suất của quy trình khóa sổ qua từng năm.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong bảng tiêu đề chứng từ BKPF (GJAHR).

Ví dụ
202320242022
Ngày hoàn tất mục tiêu
TargetCompletionDate
Thời hạn dự kiến cho một hoạt động hoặc toàn bộ quy trình khóa sổ kỳ.
Mô tả

Ngày hoàn tất mục tiêu là mốc thời gian dùng để đo lường quy trình khóa sổ kỳ. Đây là hạn chót để hoàn thành các mốc quan trọng hoặc khóa sổ cuối kỳ.

Thuộc tính này cần thiết cho mọi phân tích về hiệu suất hoặc tuân thủ. Thuộc tính được dùng để tính KPI “Tỷ lệ khóa sổ kỳ đúng hạn” và cung cấp dữ liệu cho dashboard “Tuân thủ khóa sổ và công việc quá hạn”. Bằng cách so sánh thời điểm sự kiện thực tế với ngày mục tiêu, hệ thống xác định công việc đang đúng tiến độ, bị trễ hay có nguy cơ trễ. Nhờ đó, bạn có thể chủ động quản lý quy trình khóa sổ.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp theo dõi tuân thủ và hiệu suất bằng cách cung cấp mốc chuẩn để đo lường việc hoàn thành đúng hạn các hoạt động khóa sổ, đồng thời hỗ trợ các KPI giao đúng hạn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Đây thường là dữ liệu chủ được quản lý trong lịch riêng, công cụ hỗ trợ khóa sổ (như SAP Financial Closing cockpit) hoặc bảng tính. Dữ liệu này không thuộc dữ liệu giao dịch.

Ví dụ
2023-12-29T23:59:59Z2024-01-03T17:00:00Z2024-01-02T12:00:00Z
Phòng ban
Department
Phòng ban chức năng hoặc trung tâm chi phí phụ trách hoạt động hay giao dịch.
Mô tả

Thuộc tính này xác định phòng ban liên quan đến giao dịch, chẳng hạn 'Tài chính', 'Bán hàng' hoặc 'Hậu cần'. Thông tin này thường được suy ra từ dữ liệu chủ Trung tâm chi phí liên kết với bút toán hoặc dữ liệu chủ của người dùng.

Phân tích theo phòng ban hỗ trợ bảng điều khiển 'Phân bổ khối lượng công việc của nhóm khóa sổ'. Việc này giúp bạn hiểu các bộ phận kinh doanh khác nhau đóng góp thế nào vào khối lượng công việc cuối kỳ, đặc biệt là khi khởi tạo giao dịch có thể cần điều chỉnh hoặc đối chiếu sau đó. Phân tích cũng có thể cho thấy các bộ phận ngoài nhóm tài chính chính đang ảnh hưởng đến quy trình khóa sổ.

Vì sao điều này quan trọng

Giúp phân tích khối lượng công việc và mức độ tuân thủ quy trình giữa các bộ phận, cho thấy từng phòng ban ảnh hưởng thế nào đến hiệu quả khóa sổ tài chính.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thường được suy ra từ Trung tâm chi phí (KOSTL) trong BSEG hoặc dữ liệu chủ nhân sự của người dùng phụ trách. Có thể cần kết hợp nhiều bảng.

Ví dụ
Tài chính doanh nghiệpKế toán phải trảFP&A
Trạng thái đối chiếu
ReconciliationStatus
Trạng thái hiện tại của việc đối chiếu tài khoản, chẳng hạn 'Đang mở', 'Đang rà soát' hoặc 'Đã phê duyệt'.
Mô tả

Thuộc tính này theo dõi trạng thái đối chiếu tài khoản khi quy trình làm việc tiến triển. Thuộc tính cho biết việc đối chiếu đã bắt đầu, được gửi để rà soát, được phê duyệt hay bị từ chối.

Đây là thuộc tính quan trọng để theo dõi tiến độ đối chiếu theo thời gian thực. Thuộc tính giúp xác định việc đối chiếu nào đang bị đình trệ và kéo dài bao lâu, hỗ trợ các KPI như 'Thời gian chu kỳ đối chiếu tài khoản'. Thuộc tính cũng cho thấy tiến độ phê duyệt và rất cần thiết cho các bảng điều khiển theo dõi điểm nghẽn đối chiếu và khối lượng công việc của nhóm.

Vì sao điều này quan trọng

Cho thấy tiến độ quy trình làm việc đối chiếu, giúp theo dõi tiến độ, xác định điểm nghẽn và đo thời gian rà soát, phê duyệt.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này thường nằm trong một công cụ đối soát riêng (ví dụ: SAP Account Substantiation and Automation của BlackLine) hoặc trong trường trạng thái tùy chỉnh. Thông tin này thường không có sẵn dưới dạng trường tiêu chuẩn trong BKPF/BSEG.

Ví dụ
Chưa bắt đầuĐang thực hiệnĐã phê duyệtBị từ chối
Bắt buộc Nên có Không bắt buộc

Các hoạt động trong quy trình từ ghi nhận đến báo cáo: khóa sổ kỳ và đối soát

Đây là các bước và mốc quan trọng cần ghi lại trong nhật ký sự kiện để khám phá chính xác và tối ưu hóa hoạt động khóa sổ kỳ.
6 Nên có 6 Không bắt buộc
Hoạt động Mô tả
Đã bắt đầu đối chiếu tài khoản
Đây là thời điểm bắt đầu đối chiếu một nhóm tài khoản GL trong kỳ. Trong SAP ECC tiêu chuẩn, đây không phải sự kiện riêng biệt và thường được suy ra từ các hoạt động liên quan, chẳng hạn lần đầu chạy một báo cáo quan trọng.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này tạo ra một mốc quan trọng để đo thời lượng của toàn bộ giai đoạn đối chiếu. Biết thời điểm bắt đầu đối chiếu là điều cần thiết để tính KPI Thời gian chu kỳ đối chiếu tài khoản.

Lấy dữ liệu ở đâu

Sự kiện này không được ghi nhật ký rõ ràng. Cần suy ra từ các nguồn dữ liệu khác, chẳng hạn nhật ký kiểm tra hệ thống (giao dịch STAD) ghi nhận lần đầu chạy báo cáo xem số dư như FAGLB03 hoặc FS10N.

Thu thập

Suy ra từ lần chạy đầu tiên các giao dịch báo cáo liên quan (ví dụ: FAGLB03) trong nhật ký hệ thống.

Loại sự kiện inferred
Đã chạy định giá ngoại tệ
Đây là việc chạy chương trình định giá lại các khoản mục chưa thanh toán và số dư bằng ngoại tệ theo tỷ giá cuối kỳ. Chương trình thường chạy theo lô trong các bước khóa sổ cuối kỳ.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là bước quan trọng để đảm bảo báo cáo tài chính chính xác tại các tổ chức đa quốc gia. Phân tích thời điểm và thời lượng chạy giúp xác định cơ hội tự động hóa và tối ưu hiệu suất.

Lấy dữ liệu ở đâu

Ghi nhận từ nhật ký chạy chương trình định giá ngoại tệ, chẳng hạn FAGL_FCV hoặc F.05. Thông tin chi tiết về công việc theo lô trong các bảng như TBTCO và TBTCP cung cấp dấu thời gian thực thi.

Thu thập

Từ nhật ký công việc theo lô (bảng TBTCO) của chương trình FAGL_FC_VALUATION hoặc SAPF100.

Loại sự kiện explicit
Đã ghi sổ bút toán điều chỉnh
Bút toán điều chỉnh được ghi sổ để sửa số dư tài khoản sau khi hoàn tất xử lý giao dịch ban đầu trong kỳ. SAP ghi nhận sự kiện này như một lần ghi sổ chứng từ tài chính tiêu chuẩn.
Vì sao điều này quan trọng

Thông tin này rất cần thiết cho phân tích khối lượng bút toán điều chỉnh. Số lượng điều chỉnh lớn cho thấy các quy trình đầu vào có thể chưa chính xác và là mục tiêu quan trọng để cải tiến quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có trong các bảng BKPF và BSEG. Thường xác định các bút toán này theo loại chứng từ riêng dành cho điều chỉnh (BKPF-BLART) hoặc theo kỳ khóa sổ đặc biệt, chẳng hạn từ 13 đến 16.

Thu thập

Lọc BKPF để tìm chứng từ được ghi sổ trong kỳ đặc biệt hoặc có loại chứng từ điều chỉnh.

Loại sự kiện explicit
Đã khóa kỳ ghi sổ
Đây là việc chính thức đóng kỳ ghi sổ, ngăn không cho ghi thêm bút toán vận hành. Việc này bảo toàn tính toàn vẹn của dữ liệu tài chính trong kỳ đã đóng và được ghi nhận bằng một thay đổi cấu hình cụ thể.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là sự kiện kết thúc chính thức của quy trình khóa sổ kỳ. Sự kiện này rất cần thiết để tính chính xác tổng thời gian chu kỳ khóa sổ và đo lường hiệu suất đúng hạn.

Lấy dữ liệu ở đâu

Việc đóng kỳ qua giao dịch OB52 được ghi lại. Có thể tìm các thay đổi này bằng cách phân tích chứng từ thay đổi (bảng CDHDR và CDPOS) của bảng cấu hình T001B.

Thu thập

Trích xuất từ chứng từ thay đổi (CDHDR/CDPOS) của bảng T001B.

Loại sự kiện explicit
Đã mở kỳ để ghi sổ
Đây là thời điểm chính thức bắt đầu kỳ tài chính, cho phép ghi nhận giao dịch vào sổ cái tổng hợp. Người dùng được phân quyền thực hiện thay đổi cấu hình này để mở một kỳ cụ thể cho phép ghi sổ ở một hoặc nhiều mã công ty.
Vì sao điều này quan trọng

Hoạt động này đánh dấu sự kiện bắt đầu chính thức của một trường hợp trong quy trình khóa sổ kỳ. Phân tích khoảng thời gian từ mốc này giúp bạn hiểu toàn bộ vòng đời của kỳ tài chính.

Lấy dữ liệu ở đâu

Các thay đổi kỳ ghi sổ qua giao dịch OB52 được ghi lại. Có thể trích xuất những thay đổi này bằng cách phân tích chứng từ thay đổi của bảng cấu hình T001B, thường dùng các bảng CDHDR và CDPOS.

Thu thập

Trích xuất từ chứng từ thay đổi (CDHDR/CDPOS) của bảng T001B.

Loại sự kiện explicit
Đã tạo báo cáo tài chính
Đây là thời điểm tạo các báo cáo tài chính chính thức, chẳng hạn báo cáo lãi lỗ và bảng cân đối kế toán. Hoạt động này thường được ghi nhận bằng cách theo dõi lần chạy một chương trình báo cáo cụ thể.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là mốc quan trọng, đánh dấu kết thúc xử lý dữ liệu và bắt đầu giai đoạn rà soát, phê duyệt cuối cùng. Thời gian từ sự kiện này đến khi được phê duyệt là một KPI quan trọng.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ nhật ký kiểm tra hệ thống như STAD, ghi nhận việc chạy chương trình tạo báo cáo tài chính, thường là giao dịch F.01.

Thu thập

Từ nhật ký hệ thống (STAD) theo dõi việc chạy giao dịch lập báo cáo tài chính F.01.

Loại sự kiện inferred
Đã chạy tất toán GR/IR
Đây là việc chạy chương trình tất toán tự động cho tài khoản Nhận hàng/Hóa đơn nhận hàng. Chương trình đối chiếu các phiếu nhận hàng với hóa đơn tương ứng rồi tất toán các khoản mục với nhau.
Vì sao điều này quan trọng

Tài khoản GR/IR thường phát sinh vấn đề đối chiếu. Theo dõi hoạt động này giúp đảm bảo bước tự động chạy đúng và xác định số lượng ngoại lệ cần xử lý thủ công.

Lấy dữ liệu ở đâu

Ghi nhận lần chạy trong nhật ký công việc theo lô (giao dịch SM37). Chương trình thường dùng là SAPF124, chạy qua giao dịch F.13. Các bảng nhật ký công việc như TBTCO cung cấp dấu thời gian cần thiết.

Thu thập

Từ nhật ký công việc theo lô (bảng TBTCO) của chương trình tất toán SAPF124.

Loại sự kiện explicit
Đã ghi nhận chi phí trích trước hoặc khoản dự phòng
Đây là việc ghi nhận bút toán cho khoản trích trước, phân bổ hoặc dự phòng, thường được thực hiện vào cuối kỳ. SAP không ghi nhận đây là một loại sự kiện riêng. Có thể suy ra sự kiện này bằng cách xác định các bút toán cụ thể dựa trên đặc điểm của chúng.
Vì sao điều này quan trọng

Tách riêng các bút toán này giúp phân tích quy trình con quản lý các khoản ước tính. Số lượng khoản trích trước lớn hoặc thường xuyên điều chỉnh có thể cho thấy những khâu cần cải tiến quy trình.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể suy ra từ các bảng chứng từ tài chính BKPF và BSEG. Xác định bút toán bằng cách lọc theo loại chứng từ cụ thể (BKPF-BLART), tài khoản GL riêng (BSEG-HKONT) hoặc từ khóa trong nội dung tiêu đề (BKPF-BKTXT).

Thu thập

Lọc bảng BKPF/BSEG theo loại chứng từ, tài khoản GL cụ thể hoặc trường văn bản.

Loại sự kiện inferred
Đã ghi sổ bút toán đảo
Hoạt động này ghi nhận việc ghi sổ chứng từ đảo một bút toán đã ghi sổ trước đó, thường để sửa lỗi. SAP tạo liên kết rõ ràng giữa chứng từ đảo và chứng từ gốc.
Vì sao điều này quan trọng

Số lượng bút toán đảo lớn có thể cho thấy vấn đề về độ chính xác khi nhập dữ liệu hoặc kiểm soát quy trình. Theo dõi các sự kiện này giúp đo tỷ lệ đúng ngay lần đầu và xác định những khâu cần cải thiện.

Lấy dữ liệu ở đâu

Có thể tìm chứng từ đảo trong bảng BKPF. Chúng thường được tạo bằng giao dịch FB08 và có số chứng từ bị đảo trong trường BKPF-STBLG.

Thu thập

Xác định chứng từ có trường BKPF-STBLG được điền hoặc được tạo bằng mã giao dịch đảo.

Loại sự kiện explicit
Đã rà soát đối chiếu
Cho biết việc đối chiếu một tài khoản hoặc nhóm tài khoản cụ thể đã được rà soát và xác nhận. Trong SAP ECC tiêu chuẩn, sự kiện này không được ghi nhận rõ ràng và thường được quản lý bằng các biện pháp kiểm soát ngoài hệ thống hoặc giải pháp tùy chỉnh.
Vì sao điều này quan trọng

Theo dõi thời điểm rà soát giúp bạn hiểu rõ các điểm nghẽn trong khâu kiểm soát và giám sát khi khóa sổ. Việc này có thể làm lộ ra chậm trễ do người quản lý chưa sẵn sàng hoặc do phải làm lại.

Lấy dữ liệu ở đâu

Thông tin này không có trong các bảng ECC tiêu chuẩn. Cần có giải pháp tùy chỉnh, chẳng hạn trường trạng thái trong bảng Z tùy chỉnh, workflow đơn giản hoặc tích hợp với công cụ đối chiếu chuyên dụng của bên thứ ba.

Thu thập

Ghi nhận thay đổi trạng thái từ workflow tùy chỉnh hoặc bảng Z nếu đã triển khai.

Loại sự kiện inferred
Đã tạo báo cáo bảng cân đối thử
Đánh dấu thời điểm chạy báo cáo bảng cân đối thử. Đây là bước quan trọng để xác nhận tổng phát sinh Nợ bằng tổng phát sinh Có trước khi lập báo cáo tài chính chính thức.
Vì sao điều này quan trọng

Đây là bước kiểm tra chất lượng quan trọng trước khi lập báo cáo cuối cùng. Nếu chạy báo cáo nhiều lần, có thể dữ liệu nguồn đang có vấn đề cần phát hiện và sửa, gây chậm trễ.

Lấy dữ liệu ở đâu

Suy ra từ nhật ký kiểm tra hệ thống như giao dịch STAD, nơi có thể ghi nhận việc chạy các giao dịch báo cáo bảng cân đối thử như S_ALR_87012277 hoặc F.01.

Thu thập

Từ nhật ký hệ thống (STAD) theo dõi việc chạy các mã giao dịch báo cáo.

Loại sự kiện inferred
Đã tất toán chứng từ liên công ty
Hoạt động này đánh dấu việc tất toán một khoản mục chưa thanh toán giữa hai mã công ty khác nhau, cho biết giao dịch liên công ty đã được thanh toán hoặc đối chiếu. SAP ghi nhận việc này bằng một bút toán tài chính cụ thể, thường là chứng từ tất toán.
Vì sao điều này quan trọng

Chậm tất toán các khoản mục liên công ty là điểm nghẽn thường gặp khi khóa sổ. Theo dõi hoạt động này rất quan trọng để đo lường và cải thiện thời gian chu kỳ đối chiếu liên công ty.

Lấy dữ liệu ở đâu

Xác định từ chứng từ tài chính trong BKPF và BSEG. Chứng từ tất toán liên kết và đóng các khoản mục chưa thanh toán. Ngày tất toán (BSEG-AUGDT) được dùng làm dấu thời gian sự kiện. Có thể nhận diện giao dịch liên công ty qua các trường đối tác giao dịch.

Thu thập

Xác định chứng từ tất toán trong BKPF/BSEG có các khoản mục liên quan đến đối tác giao dịch.

Loại sự kiện explicit
Nên có Không bắt buộc

Hướng dẫn trích xuất

Cách lấy dữ liệu từ SAP ECC

Sẵn sàng bắt đầu chưa?

Dùng mẫu dữ liệu này để bắt đầu hành trình process mining và hiểu rõ hơn về hoạt động khóa sổ tài chính. Bắt đầu tối ưu quy trình từ ghi nhận đến báo cáo ngay hôm nay!

Tối ưu quy trình khóa sổ từ ghi nhận đến báo cáo, rút ngắn thời gian xử lý ngay

Loại bỏ điểm nghẽn và rút ngắn 30% thời gian khóa sổ từ ghi nhận đến báo cáo.

Bắt đầu dùng thử miễn phí

Không cần thẻ tín dụng. Bắt đầu dùng thử miễn phí trong 14 ngày.