Cải thiện quy trình xử lý thanh toán

Vì sao nên tối ưu quy trình xử lý thanh toán trên Adyen?

Quy trình xử lý thanh toán hiệu quả là yếu tố sống còn với doanh nghiệp hiện đại, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại điện tử dùng nền tảng như Adyen. Chậm trễ, lỗi và vấn đề tuân thủ trong quy trình làm việc về thanh toán ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, mức độ hài lòng của khách hàng và uy tín tài chính. Hãy hình dung một tỷ lệ đáng kể giao dịch, dù được khởi tạo trên nền tảng ổn định như Adyen, vẫn bị đình trệ không rõ lý do giữa các hoạt động 'Payment Authorized' và 'Funds Transferred'. Những chậm trễ tưởng như nhỏ này cộng dồn, ảnh hưởng đến dòng tiền, gây căng thẳng trong quan hệ với nhà cung cấp và có thể làm mất doanh thu khi khách bỏ giỏ hàng hoặc không hài lòng.

Chi phí do quy trình xử lý thanh toán kém hiệu quả không chỉ là tổn thất tài chính trực tiếp. Chi phí còn bao gồm thời gian nhân viên điều tra lỗi thủ công, tài nguyên dành cho việc giải quyết tranh chấp và các khoản phạt có thể phát sinh khi không tuân thủ quy định tài chính. Tối ưu quy trình quan trọng này không chỉ là tăng tốc độ. Mục tiêu là xây dựng hoạt động tài chính vững chắc, minh bạch và tuân thủ, hỗ trợ doanh nghiệp phát triển và cải thiện sức khỏe tài chính tổng thể.

Process mining cải thiện quy trình xử lý thanh toán trên Adyen như thế nào?

Process mining giúp bạn hiểu và cải thiện quy trình xử lý thanh toán trên Adyen theo một cách mới. Thay vì dựa vào giả định hoặc kiểm tra thủ công, process mining dùng dữ liệu từ nhật ký sự kiện, chẳng hạn dữ liệu do nền tảng Adyen tạo ra, để dựng lại hành trình thực tế của từng giao dịch thanh toán. Dùng 'Payment Transaction ID' làm mã hồ sơ, bạn có thể xem khách quan toàn bộ vòng đời thanh toán dựa trên dữ liệu, từ lúc 'Payment Request Created' đến 'Payment Reconciled'.

Nhờ đó, bạn có thể xác định chính xác điểm nghẽn, tìm các sai lệch so với quy trình dự kiến và phát hiện nguyên nhân gốc rễ của chậm trễ, lỗi. Chẳng hạn, bạn có thể lần theo lý do một số phương thức thanh toán thường khiến bước 'Payment Details Validated' mất nhiều thời gian hơn, hoặc vì sao một nhóm 'Approval Authority' nhất định thường gắn với thời gian 'Payment Approved' kéo dài. Process mining giúp bạn không còn phải phỏng đoán, mà có thể thấy tình trạng thực tế của quy trình làm việc xử lý thanh toán và tìm ra những cơ hội tối ưu trước đây khó nhận biết.

Các lĩnh vực có thể cải thiện nhờ process mining

Áp dụng process mining vào quy trình xử lý thanh toán trên Adyen có thể giúp bạn phát hiện một số lĩnh vực cần cải thiện:

• Rút ngắn thời gian xử lý: Phân tích thời gian giữa các hoạt động quan trọng như 'Payment Authorized' và 'Payment Settled'. Xác định bước hoặc lần bàn giao nào kéo dài đáng kể toàn bộ chu kỳ thanh toán, từ đó tinh gọn quy trình làm việc và đẩy nhanh quá trình chuyển đổi thành tiền mặt.
• Ngăn ngừa và xử lý lỗi: Xác định nơi thường xảy ra hoạt động 'Payment Error Identified' và phân tích các thuộc tính 'Error Code' liên quan. Tìm hiểu những bước trước đó dẫn đến lỗi để chủ động giảm số lỗi và xử lý 'Payment Error Resolved' hiệu quả hơn.
• Tuân thủ và khả năng kiểm tra: Đảm bảo mọi giao dịch thanh toán tuân thủ chính sách nội bộ và quy định tài chính bên ngoài. Process mining có thể phát hiện sai lệch quy trình chưa được cho phép hoặc bước phê duyệt bị bỏ qua, giúp củng cố dấu vết kiểm tra và tăng cường tuân thủ quy định.
• Tối ưu tài nguyên: Tìm hiểu cách phân bổ khối lượng công việc giữa các vai trò 'Processing User' hoặc 'Approval Authority'. Xác định điểm nghẽn do người dùng hoặc nhóm cụ thể gây ra để phân bổ tài nguyên và cân bằng công việc tốt hơn, tránh chậm trễ.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Thanh toán nhanh và đáng tin cậy giúp khách hàng hài lòng hơn. Giảm chậm trễ và lỗi thanh toán sẽ tăng niềm tin và mức độ hài lòng, yếu tố quan trọng để giữ chân khách hàng trong thị trường thương mại điện tử cạnh tranh.

Kết quả có thể đạt được khi tối ưu quy trình xử lý thanh toán

Khi tối ưu quy trình xử lý thanh toán trên Adyen, bạn có thể đạt được những lợi ích cụ thể, đo lường được:

• Rút ngắn chu kỳ thanh toán: Giảm đáng kể thời gian từ lúc khởi tạo thanh toán đến khi quyết toán cuối cùng, giúp nhận tiền sớm hơn và quản lý vốn lưu động tốt hơn.
• Giảm chi phí vận hành: Giảm công sức xử lý lỗi, điều tra và sai lệch đối chiếu thủ công, đồng thời giải phóng tài nguyên quý giá.
• Tăng cường tuân thủ: Củng cố việc tuân thủ quy định tài chính và kiểm soát nội bộ, giảm nguy cơ bị phạt và tổn hại uy tín.
• Giảm lỗi thanh toán: Chủ động tìm và loại bỏ nguyên nhân gốc rễ gây thất bại thanh toán, yêu cầu hoàn tiền và vấn đề đối chiếu.
• Tăng tính minh bạch tài chính: Hiểu sâu hơn về vận hành tài chính để đưa ra quyết định và lập kế hoạch chiến lược tốt hơn.

Bắt đầu tối ưu quy trình xử lý thanh toán

Bạn không cần có nhiều kinh nghiệm về process mining để bắt đầu tối ưu quy trình xử lý thanh toán trên Adyen. Với các công cụ chuyên dụng và mẫu hướng dẫn, bạn có thể nhanh chóng tìm ra thông tin hữu ích về quy trình làm việc thanh toán. Hãy bắt đầu cải thiện vận hành tài chính ngay hôm nay bằng cách khai thác dữ liệu để nâng cao hiệu quả, tuân thủ và khả năng kiểm soát quy trình xử lý thanh toán.