BPMN 2.0: modelli e migliori i processi aziendali

BPMN 2.0

La guida completa a BPMN 2.0: elementi, vantaggi e casi d’uso

I processi aziendali complessi sono difficili da gestire. Potrebbe dover coordinare numerose attività, monitorare ogni fase e garantire la continuità delle operazioni. Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0 La aiuta a visualizzare, comprendere e semplificare la gestione dei processi aziendali. Mappando i Suoi Workflow, può individuare le inefficienze, ottimizzare i processi e migliorare l’efficienza operativa.

Che cos’è BPMN 2.0?

Che cos’è BPMN 2.0? BPMN 2.0 è un linguaggio universale per la mappatura dei processi aziendali. Creato e mantenuto dall’Object Management Group (OMG), offre una notazione standardizzata per diagrammi di processo chiari e coerenti. Poiché BPMN 2.0 è indipendente dai fornitori, può utilizzare qualsiasi software, garantendo comunque che gli altri possano comprendere e interpretare il Suo diagramma BPMN 2.0.

Il nostro prodotto SaaS per l’analisi dei processi utilizza BPMN 2.0 per riunire Process Mining, progettazione e simulazione. Con questo software, può monitorare, valutare e migliorare i Suoi Workflow per aumentare efficienza e produttività.

Perché utilizzare BPMN 2.0?

BPMN 2.0 offre diversi vantaggi per la gestione dei processi aziendali. Eccone alcuni:

• Comunicazione e collaborazione migliori: BPMN 2.0 offre ad analisti aziendali, sviluppatori, manager e altri stakeholder un linguaggio comune per discutere dei processi. Questo migliora la comunicazione e il lavoro di squadra, favorendo una gestione più efficiente.
• Maggiore chiarezza dei processi: i diagrammi BPMN 2.0 rendono più semplice individuare colli di bottiglia, ridondanze e opportunità di miglioramento. Questa visibilità La aiuta a ottimizzare i processi per ottenere una maggiore efficienza.
• Documentazione e analisi più chiare: i diagrammi BPMN 2.0 offrono una fonte centrale e condivisa per i processi aziendali. Riducono la necessità di documentazione testuale estesa e semplificano l’analisi dei processi.
• Maggiore efficienza e meno errori: i processi ben definiti riducono gli errori e migliorano l’efficienza. BPMN 2.0 supporta questo obiettivo offrendo un framework strutturato per la progettazione e l’implementazione dei processi.

Comprendere gli elementi costitutivi dei diagrammi BPMN 2.0

Consideri un diagramma BPMN 2.0 come il progetto di riferimento del Suo processo aziendale, costruito a partire da un insieme di elementi di base:

BPMN utilizza quattro tipologie di elementi per mappare un processo aziendale:

• Oggetti di flusso: Eventi, Gateway e Attività
• Oggetti di connessione: Sequence Flow, Message Flow e Association
• Swimlane: Pool e Lane
• Artefatti: Data Object, Group e Annotation

Esaminiamo ciascun elemento e il relativo ruolo.

Eventi

Gli Eventi avviano, modificano o completano un processo aziendale. Sono rappresentati da cerchi con simboli al loro interno. Ogni simbolo rappresenta uno specifico tipo di evento:

• Un Start Event è rappresentato da un cerchio con bordo sottile.
• Un End Event è rappresentato da un cerchio con bordo spesso.
• Un Intermediate Event è rappresentato da un cerchio con doppio bordo.

Start Event

Un diagramma BPMN può includere più Start Event. Vengono attivati solo gli eventi collegati allo Start Event pertinente. Ad esempio, un processo di inserimento di un ordine può dipendere dal modo in cui l’ordine arriva: tramite il sito web, per telefono oppure tramite una richiesta di persona. Il relativo Start Event avvia il processo.

End Event

Un End Event indica la conclusione di un processo, dopo che tutte le fasi richieste nel diagramma sono state completate. Un processo può avere più esiti, ad esempio successo o errore; può quindi utilizzare più End Event per rappresentare risultati differenti. Per esempio, un ordine elaborato correttamente termina con un evento di successo, mentre dati errati della carta che causano il fallimento della transazione producono un ordine non riuscito.

Questo esempio mostra come gli End Event possano rappresentare esiti diversi. Assegni a ciascun End Event un nome distinto per evitare confusioni.

Intermediate Event

Un Intermediate Event si verifica tra il punto di avvio e quello di conclusione di un processo. Può ricevere o inviare informazioni («throw»). Gli elementi di connessione nel diagramma mostrano se l’evento riceve o invia informazioni.

Nel diagramma, la ricezione di un messaggio avvia il processo. Le attività successive verificano la disponibilità dell’articolo. Quando l’articolo è disponibile, un Intermediate Event invia un link di conferma. L’elaborazione dell’ordine prosegue solo dopo la ricezione del link di conferma e termina con il completamento dell’ordine (End Event).

Gli Intermediate Event possono utilizzare diversi simboli di trigger che influenzano il flusso dell’evento. I trigger includono Message, Timer, Error, Compensation, flussi Conditional, Signal, eventi Multiple, Escalation e processi Parallel. Ognuno rappresenta un’interazione o una condizione specifica.

Attività

In BPMN, le attività rappresentano i Task da completare all’interno di un processo, ad esempio verificare un ordine o spedire un prodotto. Può aggiungere marker per indicare azioni ripetute, come i loop.

Task

I Task vengono classificati in base al partecipante coinvolto e agli oggetti che utilizza, consuma o genera durante il processo.

Task Generico

Un Task generico è un tipo di Task di base nel modello di processo. Può aggiungerlo rapidamente e perfezionarlo in seguito trasformandolo in un sottotipo specifico.

Manual Task

Le persone eseguono i Manual Task senza interagire direttamente con un motore di processo. Tra gli esempi figurano l’organizzazione dei documenti, la risoluzione telefonica di problemi relativi alle fatture e l’assistenza ai clienti presso gli sportelli.

User Task

Le persone eseguono gli User Task, che il motore di processo assegna direttamente alla coda dei Task di ciascun utente. Al termine del Task, il motore richiede una conferma, spesso tramite l’inserimento di dati o il clic su un pulsante. Gli User Task sono un elemento fondamentale dei sistemi di Human Workflow Management.

Tra gli esempi figurano la revisione delle fatture, l’approvazione delle richieste di ferie e la gestione dei ticket di assistenza.

Receive Task

I Receive Task modellano la ricezione di un messaggio come Task distinto nel flusso di processo. Offrono un’alternativa a un evento che riceve un messaggio e in BPMN 2.0 sono rappresentati dal simbolo di una busta vuota.

Receive Task (Instantiating)

Un Receive Task Instantiating presenta una piccola icona di evento nell’angolo superiore sinistro. Avvia un processo come alternativa a uno Start Event basato su un messaggio.

Send Task

Il motore di processo esegue i Send Task per richiamare in modo asincrono i servizi web tramite code di messaggi e gestire i Task tecnici.

Script Task

Il motore di processo esegue direttamente gli Script Task. Deve scriverli in un linguaggio interpretabile dal motore.

Service Task

I Service Task sono operazioni eseguite da applicazioni software e svolte automaticamente come parte del Workflow di processo. BPMN presuppone generalmente che tali funzioni siano fornite da servizi web, sebbene siano possibili anche altre implementazioni. I Service Task supportano l’integrazione orientata ai processi e sono strettamente allineati ai principi della Service-Oriented Architecture (SOA).

Business Rule Task

Introdotti in BPMN 2.0, i Business Rule Task applicano regole specifiche all’interno di un processo.

Altri tipi di Activity

Tra gli altri importanti tipi di Activity rientrano i Subprocesses compressi, i Task multi-instance e gli AdHoc Subprocesses. Questi elementi consentono di rappresentare con chiarezza comportamenti di processo complessi.

Subprocess compresso

Un Subprocess compresso raggruppa una serie di Task all’interno del processo più ampio, mantenendo il diagramma chiaro e leggibile. Rappresenta questi passaggi come un unico elemento, mentre una vista espansa separata ne mostra i dettagli in un’altra parte del diagramma.

AdHoc Subprocess

Gli AdHoc Subprocesses non prevedono un ordine di esecuzione predefinito. È possibile eseguire i Task in qualsiasi ordine oppure ometterli, in base ai requisiti del processo.

Loop Task

I Loop Task si ripetono ciclicamente, in modo simile a un ciclo “do while” nella programmazione. Il Task o Subprocess viene eseguito una volta prima che il motore valuti la condizione di uscita. Se la condizione non è soddisfatta, l’Activity viene eseguita nuovamente. Quando la condizione è soddisfatta, il processo prosegue con le Activity successive.

Multi-instance

Un’Activity multi-instance ripete un Task per un numero definito di oggetti o elementi. Funziona come un ciclo for-each: il Task o Subprocess viene eseguito una volta per ogni elemento di una raccolta. Ogni elemento ha la propria istanza e l’Activity termina solo quando tutte le istanze sono state completate. Le linee verticali indicano che gli elementi vengono eseguiti contemporaneamente, cioè in parallelo. Le linee orizzontali indicano che gli elementi vengono eseguiti uno dopo l’altro, cioè in sequenza.

Retribuzione

I Compensation Task gestiscono gli eventi di compensazione in un Workflow. Devono essere sempre collegati al diagramma di processo tramite Associations, non tramite Sequence Flows.

Compensation combinata

È possibile combinare i Compensation Task con loop e istanze multiple. In questi casi, il simbolo di compensazione compare accanto al simbolo del loop o della multi-instance. È inoltre possibile combinare i Compensation Task con qualsiasi tipo di Task descritto sopra. Questo consente di gestire scenari come un Manual Task che si ripete fino al completamento corretto oppure un Task che viene eseguito ripetutamente in parallelo ogni volta che è possibile.

Gateways

I Gateways sono punti decisionali che indirizzano il flusso del processo in base a condizioni o eventi. Nei diagrammi BPMN sono rappresentati come rombi. Tra i tipi più comuni rientrano i Gateways inclusivi, esclusivi, paralleli e complessi. I Gateways possono inoltre utilizzare trigger basati su dati o eventi.

Gateway esclusivo

Gateway inclusivo

Gateway parallelo

Gateway basato su eventi

Gateway esclusivo

Un Gateway esclusivo è rappresentato da un rombo, con o senza una “X” al suo interno. Indirizza il flusso del processo verso un solo percorso di output possibile.

Gateway inclusivo

Un Gateway inclusivo è rappresentato da un rombo con un cerchio al suo interno. Può suddividere contemporaneamente il flusso del processo in più rami. Il processo deve completare ogni percorso attivato prima che i percorsi confluiscano in un Gateway successivo.

Gateway parallelo

Un Gateway parallelo è rappresentato da un rombo con un segno più (“+”) al suo interno. Quando suddivide il flusso, attiva contemporaneamente tutti i percorsi in uscita. Quando i percorsi convergono, attende il completamento di ogni ramo in ingresso prima di proseguire.

Gateway basato su eventi

Un Gateway basato su eventi è rappresentato da un rombo con un cerchio a doppio bordo contenente un pentagono. Rappresenta un punto decisionale basato sugli eventi e indirizza il Workflow in base al primo evento o Task che si verifica, ad esempio la ricezione di un messaggio.

Oggetti di collegamento

Sequence Flow

Message Flow

Association

Gli oggetti di collegamento mostrano le relazioni tra gli elementi all’interno di un processo. BPMN definisce tre tipi di connettori: Sequence Flow, Message Flow e Association.

Sequence Flow

Sequence Flow mostra l’ordine di esecuzione dei Task. È rappresentato da una linea retta con una punta di freccia e può indicare un percorso condizionale o predefinito.

Message Flow

Message Flow mostra la comunicazione tra Pool diversi o tra confini organizzativi differenti, ad esempio tra reparti. Non può essere utilizzato per collegare Event o Activity all’interno dello stesso Pool. È rappresentato da una linea tratteggiata che inizia con un cerchio e termina con una punta di freccia aperta.

Association

Association utilizza linee puntinate per collegare Activity e Artifact. Aggiunge contesto senza modificare la sequenza del processo.

Pool e Swimlane

I Pool rappresentano i principali gruppi di partecipanti a un processo, come aziende o reparti. Le Swimlane all’interno di un Pool organizzano le Activity per ruolo o responsabilità, creando quella che può essere definita una mappa di processo con Swimlane. Una Swimlane può rappresentare anche un sistema, non soltanto un reparto o un ruolo.

Pool compresso

In BPMN 2.0, un Pool compresso rappresenta un partecipante o un’entità esterna, nascondendone i processi e le Activity interne. Un Pool rappresenta in genere un partecipante, ad esempio un’organizzazione, un reparto o un sistema.

• Pool compresso: il Pool mostra soltanto il proprio contorno, mentre i Task e le Activity interni restano nascosti. È utile quando occorre riconoscere il coinvolgimento di un partecipante senza mostrarne i dettagli interni.

• Caso d’uso: utilizzi un Pool compresso per mostrare le interazioni tra più partecipanti senza descrivere i processi interni di ciascun partecipante nel diagramma.

Un Pool compresso in BPMN 2.0 è utile quando si desidera concentrarsi sulle interazioni tra i partecipanti anziché sui dettagli dei Task di ciascuno.

Artifact

Gli Artifact aggiungono contesto ai diagrammi BPMN. Includono Data Object, Group e Text Annotation, che aiutano a comprendere il processo e i suoi partecipanti.

Data Object

I Data Object definiscono le informazioni richieste da un’Activity di processo. Un Data Store fornisce un archivio per raccogliere o conservare informazioni e le mantiene disponibili anche dopo la conclusione del processo. È inoltre possibile distinguere tra Data Input, che descrive i dati richiesti, e Data Output, che documenta i dati generati.

Group

Un Group raggruppa logicamente le Activity per rendere il diagramma più semplice da comprendere, senza modificarne il flusso.

Text Annotation

Le Text Annotation aggiungono spiegazioni o contesto a parti specifiche di un diagramma, rendendone più comprensibili i componenti.

Costruire un diagramma BPMN

BPMN si basa sul concetto di processo. Per creare un diagramma BPMN, inizi delineando il processo attraverso passaggi semplici, quindi aggiungi i dettagli man mano che perfezioni il modello.

Ecco una guida passo dopo passo, pensata per chi è alle prime armi, alla creazione di un diagramma BPMN:

1. Identifichi i passaggi essenziali: inizi individuando i passaggi fondamentali, insieme ai punti di inizio e di fine. Ad esempio, quando un cliente effettua un ordine, identifichi azioni chiave come ricevere l’ordine, verificare il credito, evadere l’ordine ed emettere una fattura.

2. Esplori i percorsi alternativi: cerchi percorsi alternativi che possano portare a risultati diversi, come il completamento dell’ordine. Aggiunga i Gateways per rappresentare questi processi e percorsi alternativi.

3. Implementi Pool e Swimlane: individui gli stakeholder, i reparti e i ruoli principali di ciascuna entità. Organizzi le relative Activity in Pool e Swimlane per mostrare chiaramente le responsabilità.

4. Faciliti la comunicazione tramite Message: aggiunga gli scambi di Message necessari tra Pool diversi o all’interno dello stesso Pool per supportare il flusso delle informazioni.

5. Aggiunga Artifact e dettagli: aggiunga gli Artifact pertinenti, inclusi documenti e ruoli degli attori. Suddivida i Task complessi in Subprocesses.

6. Gestisca gli errori: infine, individui i potenziali errori e aggiunga meccanismi per gestirli all’interno del processo.

Riepilogo

• Event: mostrano i punti di inizio e fine del processo o azioni significative, come effettuare un ordine o ricevere un pagamento.
• Activity: rappresentano Task specifici del processo, come verificare gli ordini o spedire i prodotti.
• Gateway: rappresentano punti decisionali che indirizzano il flusso del processo in base a criteri, come il controllo dell’importo di un ordine.
• Sequence Flow: utilizzano frecce per mostrare l’ordine delle Activity.
• Data Object: rappresentano le informazioni utilizzate o generate dal processo, come i dati del cliente o i dettagli dell’ordine.

Comprendendo questi elementi fondamentali e il modo in cui interagiscono, è possibile creare un modello BPMN che acquisisca i dettagli chiave dei processi aziendali BPMN.

BPMN 2.0 consente di progettare, documentare e gestire qualsiasi Workflow BPMN. Il suo approccio standardizzato alla modellazione visiva migliora la comunicazione, la chiarezza e l’efficienza operativa.

Approfondisca BPMN 2.0 per scoprire come può supportare la Sua organizzazione. Online sono disponibili numerose risorse, tra cui il sito ufficiale BPMN (https://www.bpmn.org/), che La aiuteranno a iniziare.

ProcessMind combina Process Mining, progettazione e simulazione per migliorare la gestione dei processi aziendali. Utilizzi il nostro software per monitorare, analizzare e ottimizzare i Workflow, aumentando efficienza e produttività.

Best practice per la modellazione BPMN

Conoscere i simboli è una cosa; costruire un modello che le persone riescano davvero a leggere è un’altra. Queste abitudini mantengono utile un modello anche molto tempo dopo il workshop che lo ha prodotto.

Definisca l’ambito prima di disegnare. Decida in anticipo lo scopo del modello, che sia il miglioramento, l’automazione o la documentazione, perché da questo dipende il livello di dettaglio. Modelli un processo o un sottoprocesso alla volta ed espanda solo quando è realmente utile. Coinvolga fin dall’inizio le persone che svolgono il lavoro: individueranno i passaggi che non sono mai entrati nella descrizione del processo.

Proceda dall’alto verso il basso. Inizi con una panoramica di alto livello che mostri le fasi principali, quindi suddivida in sottoprocessi le fasi rilevanti. Il lettore dovrebbe poter interrompere la consultazione a qualsiasi livello e comprendere comunque il quadro generale.

Utilizzi lo standard e mantenga la coerenza. Utilizzi i simboli corretti di BPMN 2.0 invece di inventare convenzioni proprie e assegni agli elementi i nomi usati dall’azienda. La coerenza nella denominazione e nella disposizione rende il modello navigabile anche a distanza di mesi.

Organizzi il modello con pool e lane. I pool separano i partecipanti; le lane separano i ruoli all’interno di un partecipante. Se ogni task finisce nella stessa lane, la lane non aggiunge alcun valore: le separi nei punti in cui cambia effettivamente la responsabilità.

Mantenga il modello semplice. I sottoprocessi e i task riutilizzabili sono preferibili a una parete di 200 elementi. Se per leggere un modello serve una legenda, il problema è il modello.

Convalidi il modello. Segua il flusso insieme alle persone che lo eseguono, esegua una simulazione what-if per verificare che si comporti come previsto e, una volta mappato il modello sui dati, lasci che siano i suoi stessi numeri a mostrare dove la realtà non coincide.

Mantenga il modello aggiornato. I modelli invecchiano. Li riveda quando il processo cambia, conservi le versioni degli stati significativi per poter confrontare il prima e il dopo e archivi ciò che non utilizza più, invece di lasciarlo aggiornato solo a metà.

ProcessMind supporta direttamente queste abitudini: la tela, il layout automatico e la cronologia delle versioni sono descritti nella sezione Modellazione.

BPMN 2.0 Business Process Model and Notation

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Ringraziamenti

Questo poster è stato creato nel 2010 e tradotto da ricercatori e professionisti di tutto il mondo. Ringraziamo le istituzioni e le persone che hanno sostenuto questa iniziativa e hanno reso possibile condividere il poster con Lei.

In particolare, ringraziamo le seguenti persone e istituzioni:

Autori originali: Gero Decker, Jakob Freund, Alexander Lübbe, Jan Mendling, Frank Puhlmann, Torben Schreiter, Matthias Weidlich

Traduzioni fornite dalle seguenti persone/organizzazioni: Francese: Trisotech; Spagnolo: Ildefonso Montero, Luciano García-Bañuelos, Marlon Dumas; Russo: Business Process Technology Group presso l’Hasso-Plattner-Institute; Svedese: Birger Andersson e Petia Wohed; Olandese: Thauris.nl; Portoghese: Lucinéia Heloisa Thom, Cirano Iochpe; Polacco: MGX Infoservice; Ebraico: Ofir Nimitz e Iftah Peretz; Ucraino: Oleksandr Maistrenko e Artem Polyvyanyy; Cinese: A/Prof Zhang e Lecturer Ms Bai della School of Software Engineering della Beijing Jiaotong University; Ungherese: Istvan Gerecs; Persiano: Hamidreza Sarabadani.

fonte: https://bpm-conference.org/BPMNPoster/