Che cos’è il Process Mining?

Il Process Mining è un approccio analitico che consente di scoprire, monitorare e migliorare i processi reali, estraendo conoscenze dagli Event Log presenti nei sistemi IT.

Un Event Log registra eventi, come transazioni e azioni, all’interno di un sistema IT ed è comunemente utilizzato per il Process Mining. Ogni evento include generalmente un timestamp, il nome di un’attività e un identificativo del caso.

Un Case ID è un identificativo univoco per una singola istanza di processo. Consente di raggruppare gli eventi in base al caso specifico a cui appartengono.

Spaghetti diagram è un termine informale per indicare una mappa del flusso di processo intricata e complessa, caratterizzata da numerose varianti e cicli. Si ottiene quando un processo presenta così tanti percorsi che le linee del diagramma si incrociano come in una ciotola di spaghetti. È un indicatore di complessità o di scarsa standardizzazione.

L’happy path è il flusso di processo ideale e lineare, senza deviazioni né eccezioni. Rappresenta lo scenario in cui tutto procede correttamente: nessuna rilavorazione, nessun ritardo e nessun caso particolare. Nel Process Mining, è possibile filtrare l’“happy path” per visualizzare il caso ideale e confrontarlo con gli altri percorsi effettivamente seguiti.

BPMN è l’acronimo di Business Process Model and Notation. Si tratta di una notazione grafica standardizzata per rappresentare i processi aziendali mediante simboli come rettangoli per le attività, rombi per le decisioni e frecce per i flussi. Gli strumenti di Process Mining producono spesso diagrammi simili ai modelli BPMN e alcuni, come ProcessMind, consentono di importare ed esportare modelli BPMN.

Il Conformance Checking è una tecnica di Process Mining che confronta il processo rilevato con un modello di riferimento predefinito, così da individuare eventuali discrepanze. Risponde alla domanda: «Stiamo seguendo il processo previsto? Se no, dove ci discostiamo e perché?». Per esempio, se la policy aziendale richiede due approvazioni per ogni fattura, ma i log mostrano che alcune fatture ne hanno ricevuta soltanto una, il Conformance Checking segnala la discrepanza.

Un modello di processo rappresenta un processo, spesso sotto forma di diagramma o flowchart, mostrando la sequenza dei passaggi, i punti decisionali e i flussi. Nel Process Mining si ottiene un modello di processo “as-is” derivato dai dati, che può essere confrontato con un modello “to-be” progettato dall’azienda.

La Process Discovery è la fase, o tipologia di Process Mining, che genera automaticamente un modello di processo a partire dai dati di un Event Log, senza una conoscenza preliminare del processo. Mostra il flusso effettivo del processo basandosi esclusivamente sui dati. Di norma rappresenta il primo passaggio del Process Mining e offre una prima visione della realtà.

ProcessMind è una piattaforma di Process Mining di nuova generazione, progettata per rendere il miglioramento dei processi semplice, accessibile e conveniente. Riunisce Process Mining, modellazione e simulazione in un unico strumento cloud, consentendo di caricare i dati, visualizzare i processi e promuovere miglioramenti senza competenze tecniche specialistiche.

ProcessMind è progettato per offrire semplicità d’uso, onboarding rapido e insight immediatamente utilizzabili. Offre accesso istantaneo, configurazione no-code e prezzi trasparenti. Con ProcessMind, Lei può individuare rapidamente le inefficienze, monitorare la conformità e ottimizzare i processi, sia che operi come utente aziendale sia come esperto di processi.

La durata dipende dall’ambito del progetto e dal livello di preparazione dei dati. Un piccolo progetto pilota può produrre risultati in pochi giorni o nell’arco di una o due settimane, soprattutto con strumenti moderni come ProcessMind. I progetti più ampi o complessi possono richiedere diverse settimane, principalmente a causa della preparazione dei dati e dell’allineamento tra gli stakeholder.

Tra i processi analizzati più frequentemente rientrano order-to-cash, procure-to-pay, approvazione delle fatture, onboarding dei clienti, supply chain, gestione dei servizi IT e gestione dei ticket di supporto. È possibile analizzare qualsiasi processo per il quale siano disponibili Event Log digitali.

Il Process Mining utilizza Event Log provenienti da sistemi come le piattaforme ERP, tra cui SAP e Oracle; le piattaforme CRM, tra cui Salesforce; le piattaforme di helpdesk, tra cui ServiceNow e Zendesk; gli strumenti Workflow e le applicazioni aziendali personalizzate. Qualsiasi sistema che registri le fasi di un processo con timestamp e Case ID può costituire una fonte di dati.

I reparti Finance, Operations, Procurement, Customer Service, IT, HR e Conformità utilizzano il Process Mining ovunque i processi vengano monitorati e migliorati. I vantaggi degli insight riguardano sia i team aziendali sia quelli IT.

Il Process Mining viene utilizzato in numerosi settori, tra cui manifatturiero, bancario, assicurativo, sanitario, logistico, retail e pubblico. Qualsiasi organizzazione con processi digitali può trarre vantaggio dal Process Mining.

Le basi del Process Mining comprendono l’estrazione dei dati degli eventi dai sistemi IT, la ricostruzione dei flussi di processo effettivi e la loro visualizzazione per individuare inefficienze, colli di bottiglia e opportunità di miglioramento. In genere sono necessari tre elementi chiave: Case ID, nome dell’attività e timestamp. Il processo comprende Process Discovery, Conformance Checking e monitoraggio continuo per il miglioramento costante. Le piattaforme avanzate possono inoltre utilizzare il machine learning per migliorare il rilevamento dei pattern e l’analisi dei processi.

Il Business Process Mining, noto anche come Process Mining BPM, coincide con il Process Mining. Utilizza tecniche basate sui dati per analizzare, visualizzare e migliorare i processi aziendali, estraendo conoscenze dagli Event Log presenti nei sistemi IT. L’obiettivo è aumentare la trasparenza, ottimizzare i Workflow e migliorare i risultati aziendali.

I diagrammi di Process Mining rappresentano visivamente il modo in cui i processi si svolgono realmente all’interno di un’organizzazione, sulla base dei dati effettivi degli eventi. Mostrano sequenze di attività, percorsi, colli di bottiglia e varianti. Aiutano a comprendere il processo reale, a confrontarlo con quello previsto e a individuare le aree di miglioramento.

I flussi dei processi aziendali sono le sequenze di passaggi o attività che compongono un processo aziendale dall’inizio alla fine. Definiscono il modo in cui il lavoro attraversa un’organizzazione, inclusi i punti decisionali, le attività parallele e i passaggi di consegne tra i team. Comprendere i flussi dei processi aziendali aiuta a progettare processi più efficienti e capaci di garantire risultati coerenti.

Il Process Mining è un approccio analitico che consente di scoprire, monitorare e migliorare i processi reali, estraendo conoscenze dagli Event Log presenti nei sistemi IT. In italiano viene generalmente scritto come espressione composta da due parole: «process mining».

Le tre tipologie di Process Mining sono: (1) Process Discovery, che genera automaticamente un modello di processo dai dati di un Event Log; (2) Conformance Checking, che confronta il processo rilevato con un modello di riferimento per individuare le deviazioni; e (3) Process Enhancement, che arricchisce un modello esistente con dati sulle prestazioni, come i tempi dei colli di bottiglia e l’utilizzo delle risorse.

Il Process Mining utilizza dati effettivi degli Event Log provenienti dai sistemi IT per scoprire automaticamente come funzionano realmente i processi. Il process mapping si basa invece su interviste e workshop manuali per documentare il modo in cui le persone ritengono che i processi funzionino. Il Process Mining è oggettivo, rapido e copre tutte le varianti del processo, mentre il process mapping è soggettivo e in genere rappresenta soltanto l’“happy path”.

Il software di Process Mining è un’applicazione specializzata che acquisisce dati di Event Log contenenti Case ID, timestamp e nomi delle attività, ricostruendo automaticamente modelli visivi dei processi. Aiuta a scoprire, analizzare e ottimizzare i processi aziendali utilizzando dati reali. Tra gli esempi rientrano ProcessMind, Celonis e Disco.

Il Process Mining viene comunemente utilizzato con i sistemi SAP ERP, estraendo gli Event Log dalle tabelle delle transazioni SAP, come BKPF, EKPO e VBAK. Questi log contengono record con timestamp relativi ad attività aziendali quali la creazione di ordini, la ricezione delle merci e la registrazione delle fatture. Il software di Process Mining trasforma questi dati SAP in mappe visive dei processi, mostrando come vengono effettivamente eseguiti processi quali order-to-cash e procure-to-pay.