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Migliori il Suo processo Dall'Acquisto al Pagamento - Richiesta

Ottimizza le richieste P2P in SAP S/4HANA: guida in 6 step.
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Ottimizza le richieste d'acquisto in SAP S/4HANA per l'efficienza

Ritardi e gap di conformità spesso ostacolano i processi di richiesta d'acquisto. La nostra piattaforma ti aiuta a identificare con precisione i bottleneck nelle fasi di creazione e approvazione. Ti guidiamo verso miglioramenti pratici, snellendo il procurement e riducendo i lead time.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

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Perché ottimizzare il processo di richiesta d'acquisto?

Ottimizzare il ciclo Purchase to Pay, e in particolare la fase di richiesta (Requisition) nel tuo ambiente SAP S/4HANA, è fondamentale per l'efficienza complessiva dell'approvvigionamento e per la salute finanziaria dell'azienda. Processi di richiesta inefficienti generano costi elevati, spesso nascosti in tempi di ciclo prolungati, rilavorazioni manuali e lacune di conformità. Immagina una situazione in cui un'esigenza aziendale critica subisce ritardi perché una richiesta d'acquisto resta bloccata in una coda di approvazione per giorni, o addirittura settimane. Ciò non influisce solo sulle tempistiche dei progetti e sulla continuità operativa, ma comporta anche la perdita di opportunità di risparmio, l'aumento dei costi di spedizione urgente e la frustrazione degli stakeholder interni.

Il processo di richiesta è lo step fondamentale in cui i bisogni aziendali si trasformano in richieste formali. Qualsiasi attrito in questa fase si ripercuote sull'intero ciclo Purchase to Pay, influenzando la creazione dell'ordine d'acquisto, la ricezione delle merci e la gestione delle fatture. Affrontare queste inefficienze migliora direttamente la capacità dell'organizzazione di acquistare beni e servizi in modo efficace, garantendo che l'investimento in SAP S/4HANA offra il massimo valore strategico.

Come il Process Mining illumina i workflow delle richieste

Il Process Mining offre un approccio senza precedenti per comprendere e migliorare il processo Purchase to Pay - Requisition in SAP S/4HANA. Invece di basarsi su ipotesi o prove aneddotiche, il Process Mining utilizza gli Event Log del tuo sistema SAP, in particolare i dati di tabelle come EBAN (Richiesta d'acquisto) e EBKN (Assegnazione conto richiesta d'acquisto), per ricostruire il percorso reale end-to-end di ogni richiesta. In questo modo si ottiene una mappa visiva e basata sui dati del processo, rivelando come fluiscono effettivamente le richieste, quali passaggi vengono compiuti e dove si verificano i ritardi.

Questa tecnologia ti consente di analizzare con precisione gli indicatori chiave di prestazione (KPI), come il tempo di ciclo della richiesta, dalla creazione fino all'approvazione finale o alla conversione in ordine d'acquisto. Puoi identificare varianti, scoprire bottleneck nascosti e individuare deviazioni dal flusso di processo previsto. Ad esempio, il Process Mining può evidenziare se determinati reparti o tipi di richiesta subiscono costantemente tempi di approvazione più lunghi, o se un numero significativo di richieste viene ripetutamente respinto e reinviato, indicando problemi nella qualità della sottomissione iniziale o nei criteri di approvazione.

Individuazione delle aree chiave di miglioramento

Attraverso un'analisi dettagliata dei dati relativi alle richieste nel ciclo Purchase to Pay, emergono solitamente diverse aree critiche di miglioramento:

  • Identificazione dei bottleneck: individua gli step approvativi o i singoli utenti che causano costantemente ritardi. Si tratta di un manager specifico, di una particolare soglia di valore o di un percorso di workflow complesso? Comprendere questi punti consente interventi mirati, come l'adeguamento delle matrici di approvazione o l'erogazione di formazione specifica.
  • Rework e re-instradamento: scopri i casi in cui le richieste vengono frequentemente respinte, modificate e reinviate. Questo rework indica spesso requisiti poco chiari, dati iniziali insufficienti o una gerarchia di approvazione confusa. Ridurre il rework accorcia direttamente il tempo totale del ciclo e migliora l'efficienza.
  • Gap di conformità: verifica il rispetto delle policy di acquisto interne e dei requisiti normativi. Il Process Mining può rilevare modifiche non autorizzate alle richieste, approvazioni che bypassano le procedure standard o deviazioni nella gestione delle richieste urgenti, garantendo che il processo sia conforme e verificabile.
  • Opportunità di automazione: identifica i passaggi manuali o le attività ripetitive che potrebbero essere automatizzate, specialmente all'interno delle app SAP Fiori per la gestione delle richieste. Ciò riduce l'errore umano, libera risorse e accelera l'elaborazione.
  • Ottimizzazione delle varianti di processo: analizza i diversi percorsi seguiti da richieste simili. Confrontando i percorsi efficienti con quelli meno efficaci, puoi identificare le best practice e standardizzare il workflow più funzionale in tutta l'organizzazione, sfruttando le opzioni di configurazione flessibili di SAP S/4HANA.

Risultati tangibili per la tua organizzazione

L'implementazione di miglioramenti basati sugli insight del Process Mining produce benefici significativi e misurabili:

  • Riduzione del tempo di ciclo: accelera i tempi dalla creazione della richiesta all'approvazione e alla successiva creazione dell'ordine, garantendo un soddisfacimento più rapido delle esigenze aziendali.
  • Risparmio sui costi: riduci al minimo le spese per spedizioni urgenti, abbatti i costi di elaborazione manuale e ottimizza i livelli di inventario grazie ad azioni di acquisto tempestive. Un'elaborazione efficiente aiuta anche a sfruttare gli sconti per pagamenti anticipati.
  • Maggiore conformità: rafforza il rispetto dei controlli interni e delle normative esterne, riducendo i rischi di audit e migliorando la governance nell'ambiente SAP S/4HANA.
  • Efficienza migliorata: snellisci le operazioni, riduci il carico amministrativo e permetti ai team di procurement di concentrarsi sul sourcing strategico piuttosto che rincorrere approvazioni o correggere errori.
  • Migliori decisioni strategiche: ottieni insight più profondi sui modelli di acquisto, sulla previsione della domanda e sulle performance dei fornitori, abilitando strategie di acquisto più informate.

Inizia l'ottimizzazione delle tue richieste d'acquisto

Sbloccare questi vantaggi per il tuo processo in SAP S/4HANA inizia dalla comprensione dello stato attuale. Applicando il Process Mining, superi le congetture ottenendo una visione oggettiva e basata sui dati delle tue operazioni. Questo ti permette di apportare cambiamenti mirati ed efficaci che trasformano davvero il tuo panorama di approvvigionamento. Scopri come il nostro template e la nostra guida possono aiutarti a impostare rapidamente la tua analisi, identificare insight critici e intraprendere il percorso verso un processo di richiesta altamente ottimizzato e conforme. Punta sull'ottimizzazione dei processi per ridurre i tempi di ciclo e valorizzare il tuo investimento in SAP S/4HANA.

Purchase to Pay - Richiesta Gestione richieste d'acquisto Richiesta di approvvigionamento Workflow di Approvazione Gestione della Conformità Riduzione del lead time Team Acquisti Richiedente Gestione centri di costo Ottimizzazione del Workflow

Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

Le richieste d'acquisto rimangono bloccate nelle code di approvazione, causando ritardi negli approvvigionamenti e potenziali interruzioni dell'attività. Questo influisce sulle tempistiche d'acquisto critiche e sulle relazioni con i fornitori. ProcessMind visualizza l'intero flusso di approvazione del processo Purchase to Pay - Richiesta d'acquisto in SAP S/4HANA, evidenziando dove e perché si verificano i ritardi e identificando specifici colli di bottiglia e approvatori.

Le richieste d'acquisto vengono spesso modificate dopo l'invio o durante l'approvazione, segnale di errori in fase di creazione o di requisiti poco chiari. Ciò comporta rilavorazioni, allunga i lead time e genera frustrazione tra richiedenti e approvatori. ProcessMind analizza i tassi di modifica e ne individua le cause principali, che si tratti di un inserimento dati incompleto in SAP S/4HANA o di scarsa chiarezza nella creazione iniziale della richiesta nel ciclo Purchase to Pay.

Spesso le richieste d'acquisto deviano dai workflow di approvazione definiti, portando ad acquisti non conformi e a un aumento dei rischi. Percorsi di approvazione errati o non autorizzati compromettono il controllo e la governance. ProcessMind rileva automaticamente tutti i percorsi di approvazione effettivamente seguiti in SAP S/4HANA per le richieste d'acquisto, confrontandoli con i workflow previsti per individuare deviazioni e frequenza.

Il tempo che intercorre dalla creazione della richiesta alla creazione dell'ordine d'acquisto è eccessivamente lungo, ritardando acquisti critici e influenzando le tempistiche dei progetti. Questa inefficienza influisce direttamente sulla continuità operativa e sull'utilizzo del budget. ProcessMind individua esattamente dove si verificano i ritardi nel processo di richiesta d'acquisto in SAP S/4HANA, mostrando durate medie e anomalie per ogni attività.

Un'alta percentuale di richieste viene respinta, costringendo chi le ha effettuate a reinviarle o ad abbandonarle. Questo comporta sprechi di tempo, frustrazione e indica problemi nella qualità della richiesta iniziale o nei criteri di approvazione. ProcessMind identifica i pattern nelle richieste d'acquisto respinte in SAP S/4HANA, rivelando le motivazioni comuni e le fasi in cui avvengono i rifiuti.

È difficile accertare se tutte le richieste rispettino costantemente le policy di acquisto interne e i controlli di budget. La mancanza di visibilità sulla conformità rischia di comportare sanzioni finanziarie e problemi di audit. ProcessMind offre una visione chiara dell'allineamento del processo SAP S/4HANA con le regole predefinite, evidenziando ogni comportamento non conforme.

Alcune richieste d'acquisto seguono percorsi di approvazione inutilmente complessi o tortuosi, consumando tempo e risorse senza valore aggiunto. Ciò gonfia i costi di gestione e allunga i tempi di ciclo. ProcessMind visualizza tutti i percorsi di approvazione effettivi in SAP S/4HANA, aiutando a identificare e ottimizzare le sequenze inefficienti nelle fasi approvative.

Esistono variazioni significative nell'efficienza e nella conformità dell'elaborazione delle richieste tra i diversi dipartimenti o centri di costo. Queste performance disomogenee possono causare attriti interni e livelli di servizio incoerenti. ProcessMind consente di confrontare le metriche del processo d'acquisto tra le varie unità organizzative in SAP S/4HANA, identificando le best practice e le aree di miglioramento.

A volte le richieste d'acquisto si bloccano nel processo, rimanendo aperte per lunghi periodi senza progressi o una risoluzione chiara. Queste richieste "dormienti" possono causare il mancato rispetto delle scadenze di approvvigionamento. ProcessMind segnala le istanze di Purchase to Pay - Richiesta d'acquisto in SAP S/4HANA inattive o con tempi eccessivi, individuando esattamente dove il processo ristagna.

Il processo di approvazione delle richieste si basa pesantemente su interventi manuali o approvazioni sequenziali che potrebbero essere automatizzate o snellite. Ciò comporta costi operativi più elevati e un maggiore potenziale di errore umano. ProcessMind quantifica l'entità dei tocchi manuali nel workflow delle richieste d'acquisto in SAP S/4HANA, evidenziando le opportunità di automazione.

I richiedenti spesso subiscono lunghi tempi di attesa, rifiuti o mancanza di trasparenza sullo stato della richiesta, con conseguente insoddisfazione e rischio di acquisti fuori sistema (shadow IT). Ciò mina la fiducia nel processo ufficiale. ProcessMind offre insight sull'intero percorso delle richieste in SAP S/4HANA, permettendo di identificare i problemi che colpiscono direttamente chi effettua l'ordine.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Questo obiettivo mira a ridurre drasticamente il tempo necessario per l'approvazione di una richiesta d'acquisto, dall'invio alla convalida finale. Ridurre i ritardi nelle approvazioni influisce direttamente sui lead time d'acquisto, consentendo un'acquisizione più rapida di beni e servizi e minimizzando le interruzioni operative. Migliora inoltre l'efficienza complessiva e la soddisfazione degli stakeholder nel ciclo Purchase to Pay. ProcessMind aiuta visualizzando i percorsi dei workflow, identificando i colli di bottiglia in fasi specifiche o causati da determinati approvatori. Può individuare le richieste con tempi di attesa eccessivi, analizzare le cause profonde dei ritardi in SAP S/4HANA e suggerire opportunità di re-engineering del processo per snellire il flusso, riducendo potenzialmente i tempi di ciclo del 20-30%.

Questo obiettivo punta a ridurre la frequenza con cui le richieste d'acquisto devono essere riviste o corrette dopo l'invio. Elevati tassi di modifica spesso indicano requisiti poco chiari, errori in fase di creazione o processi di revisione iniziale inefficienti, con conseguenti ritardi. ProcessMind fornisce approfondimenti sul perché e dove le richieste vengano modificate più spesso in SAP S/4HANA. Analizzando le sequenze di attività e i dati degli attributi, è in grado di identificare pattern di errore comuni o informazioni mancanti che portano a rilavorazioni, permettendo formazione mirata o modifiche alla modulistica per ridurre le rettifiche fino al 40%.

Raggiungere questo obiettivo garantisce che tutte le richieste d'acquisto e le relative approvazioni rispettino rigorosamente le policy interne, i requisiti normativi e i controlli di budget. La mancata conformità può comportare rischi finanziari e problemi in sede di audit. ProcessMind individua automaticamente il flusso reale delle richieste in SAP S/4HANA e lo confronta con i modelli di conformità previsti. Evidenzia deviazioni come step approvativi non autorizzati o il superamento dei controlli obbligatori, fornendo un audit trail chiaro e permettendo azioni correttive per aumentare la conformità del 15-25%.

Questo obiettivo riguarda l'intero ciclo di vita, dalla creazione della richiesta alla generazione del relativo ordine d'acquisto. Un lead time più breve significa approvvigionamenti più rapidi, riduzione dei costi di stoccaggio e maggiore reattività alle esigenze aziendali. ProcessMind mappa l'intero percorso in SAP S/4HANA, identificando esattamente dove si verificano i ritardi tra l'approvazione della richiesta e la creazione dell'ordine. Individua passaggi di consegne inefficienti o lacune nell'integrazione dei sistemi, offrendo spunti per ridurre questo lead time critico del 10-20% grazie all'ottimizzazione del processo.

Questo obiettivo mira a ridurre il numero di richieste d'acquisto respinte durante l'approvazione. Alti tassi di rifiuto indicano problemi nella pianificazione iniziale, mancanza di linee guida chiare o aspettative disallineate, portando a sprechi, ritardi e frustrazione nel ciclo d'acquisto. ProcessMind analizza le ragioni e i pattern dietro i rifiuti in SAP S/4HANA. Identifica attributi comuni, dipartimenti o fasi di approvazione associati ai rifiuti, offrendo spunti basati sui dati per affrontare le cause alla base, migliorare la qualità iniziale delle richieste e tagliare potenzialmente il tasso di rifiuto di oltre il 15%.

Questo obiettivo si concentra sul garantire che le richieste d'acquisto seguano percorsi di approvazione coerenti e predeterminati, eliminando deviazioni ad-hoc o inefficienti. Percorsi standardizzati portano a lead time prevedibili, a una migliore allocazione delle risorse e a una gestione semplificata, rendendo più solido l'intero ciclo d'acquisto. ProcessMind ricostruisce visivamente tutti i percorsi effettivi seguiti in SAP S/4HANA, rivelando le varianti rispetto al workflow previsto. Può identificare le rotte non standard e il loro impatto sull'efficienza, consentendo alle aziende di imporre un unico percorso ottimizzato e ridurre la varianza del processo del 20-30%.

L'obiettivo è rilevare proattivamente le richieste d'acquisto che rimangono bloccate o non gestite per lunghi periodi durante le fasi di approvazione o elaborazione. Le richieste in stallo causano ritardi significativi negli approvvigionamenti, influenzano i tempi dei progetti e generano frustrazione. ProcessMind monitora lo stato attivo delle richieste in SAP S/4HANA, segnalando quelle che superano le soglie di inattività predefinite. Fornisce avvisi in tempo reale e approfondimenti su dove e perché i processi si fermano, consentendo un intervento immediato e garantendo la fluidità del flusso.

L'obiettivo è ridurre al minimo gli interventi manuali necessari per l'elaborazione e l'approvazione delle richieste d'acquisto. Uno sforzo manuale eccessivo non solo rallenta il ciclo d'acquisto, ma aumenta anche il rischio di errore umano e sottrae risorse ad attività di maggior valore. ProcessMind scopre le attività nel processo di approvazione in SAP S/4HANA che risultano frequentemente manuali o ripetitive. Quantifica il tempo speso su questi task e identifica le opportunità di automazione o miglioramento del sistema, riducendo potenzialmente il carico di lavoro manuale del 25% o più.

Ottimizzare questo obiettivo significa migliorare le performance e la collaborazione tra i diversi dipartimenti coinvolti nel processo di richiesta, dalla creazione all'approvazione finale. Performance non omogenee tra i reparti possono creare colli di bottiglia e variazioni nei lead time. ProcessMind effettua il benchmarking delle prestazioni dei vari dipartimenti coinvolti in SAP S/4HANA, evidenziando discrepanze nei tempi di ciclo o nei tassi di approvazione, offrendo dati per identificare le best practice e migliorare l'efficienza organizzativa complessiva.

L'obiettivo qui è migliorare l'esperienza complessiva dei dipendenti che avviano le richieste d'acquisto, risolvendo le criticità dovute a ritardi, mancanza di trasparenza o processi complessi. Un'esperienza positiva per il richiedente porta a tassi di adozione più elevati, una migliore qualità dei dati e un avvio più efficiente del ciclo Purchase to Pay. ProcessMind identifica i punti critici in SAP S/4HANA, come tempi di attesa prolungati, rifiuti frequenti o percorsi approvativi poco chiari. Analizzando le varianti di processo e i colli di bottiglia dalla prospettiva del richiedente, aiuta a snellire le attività e a migliorare la comunicazione, aumentando la soddisfazione finale dell'utente.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per Purchase to Pay - Richiesta

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Scarica il Modello
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Esporta i Tuoi Dati
3

Carica il Tuo Dataset
4

Analizza il Tuo Processo
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Implementa Miglioramenti
6

Monitora il Tuo Processo
1

Scarica il Modello

Cosa fare

Accedi e scarica il template Excel predefinito, progettato specificamente per i dati delle richieste d'acquisto SAP S/4HANA, per garantire la corretta struttura dei dati.

Visualizza Guida al Template Dati Scarica Template
Perché è importante

L'uso del template corretto garantisce che i dati siano formattati correttamente per l'analisi, risparmiando tempo ed evitando errori durante il caricamento.

Risultato atteso

Un template Excel pronto per essere compilato con i dati delle richieste d'acquisto, allineato ai requisiti di ProcessMind.

I VANTAGGI

Scopri gli ostacoli nascosti nel tuo processo di richiesta d'acquisto

ProcessMind svela il vero percorso delle tue richieste d'acquisto, mostrandoti dove si verificano i ritardi e come rafforzare la conformità. Ottieni visualizzazioni chiare per guidare i tuoi sforzi di ottimizzazione.
  • Visualizzare i percorsi reali delle richieste in SAP S/4HANA
  • Identificare ritardi e colli di bottiglia nelle approvazioni
  • Individuare lacune di conformità nella creazione delle richieste
  • Quantificare l'impatto delle inefficienze di processo
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Ottieni efficienza e risparmi sui costi nelle richieste d'acquisto

Questi risultati rappresentano i miglioramenti tangibili che le organizzazioni solitamente ottengono analizzando e ottimizzando rigorosamente il processo di richiesta d'acquisto in SAP S/4HANA. Individuando i colli di bottiglia e snellendo i workflow, le aziende possono trarre vantaggi operativi sostanziali.

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Ciclo di Approvazione Più Rapido

Riduzione media del tempo di approvazione

Semplifichi il processo di approvazione delle richieste, eliminando i colli di bottiglia e riducendo gli interventi manuali. Questo accelera le approvazioni e l'avvio delle attività d'acquisto.
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Meno modifiche alle richieste

Riduzione del rework dovuto a errori

Individua le cause principali delle modifiche alle richieste, come dati incompleti o requisiti poco chiari. Ridurre le modifiche risparmia tempo prezioso di rework e accelera l'intero ciclo P2P.
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Maggiore conformità alle policy

Riduzione dei Percorsi Non Standard

Ottieni una visibilità chiara sulle deviazioni dalle policy e dai workflow di approvazione standard. Questo assicura che le richieste rispettino le regole interne, riducendo i rischi di audit e i tassi di rigetto.
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Tempi di creazione dell'ordine ridotti

Lead time dalla richiesta alla creazione dell'ordine

Ottimizza il percorso end-to-end dalla creazione della richiesta alla generazione dell'ordine. Accelera il processo di acquisto per soddisfare la domanda più velocemente e migliorare le relazioni con i fornitori.
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Aumento del tasso di automazione

Più richieste automatizzate

Individua le opportunità per automatizzare gli step approvativi di routine, riducendo lo sforzo manuale e i costi di elaborazione. Questo libera il personale per task strategici e accelera la produttività.

I risultati variano in base alla maturità dei processi esistenti, alla qualità dei dati e allo specifico contesto aziendale. Le cifre menzionate riflettono i miglioramenti comuni osservati in diverse implementazioni.

Dati Consigliati

Inizia con gli attributi e le attività più importanti, poi espandi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificativo univoco per un documento di richiesta d'acquisto.

Perché è importante

È l'identificativo del caso essenziale che collega tutti i passaggi del processo, consentendo una visione completa e coerente del ciclo di vita della richiesta.

Il nome dell'attività di business avvenuta in un momento specifico del processo di richiesta.

Perché è importante

Definisce le fasi del processo, costituendo la spina dorsale della mappa di processo e consentendo l'analisi dei flussi, delle varianti e dei colli di bottiglia.

La data e l'ora precise in cui si è verificata una specifica activity.

Perché è importante

Questo timestamp è essenziale per ordinare gli eventi, calcolare i tempi di ciclo e analizzare le prestazioni del processo e i colli di bottiglia.

L'identificativo dell'utente che ha creato la richiesta o eseguito una specifica attività.

Perché è importante

Consente l'analisi delle performance degli utenti, della distribuzione del carico di lavoro e della conformità del processo. È fondamentale per identificare esigenze di formazione e colli di bottiglia nelle risorse.

L'identificativo dell'utente che ha eseguito una fase di approvazione o di rifiuto.

Perché è importante

Individua lo specifico decisore in una fase di approvazione, consentendo un'analisi dettagliata dei tempi del ciclo di approvazione e dei bottleneck per individuo o ruolo.

Un codice che classifica la richiesta d'acquisto, ad esempio per articoli standard, servizi o spese in conto capitale (CAPEX).

Perché è importante

Categorizza le richieste per abilitare analisi comparative, aiutando a capire se diversi tipi di ordini hanno flussi, bottleneck o tempi di ciclo differenti.

Il dipartimento o il centro di costo su cui vengono addebitati i costi della richiesta.

Perché è importante

Consente il confronto delle prestazioni tra diverse business unit, evidenziando variazioni nei tempi di ciclo o nei tassi di rigetto per identificare best practice e aree di miglioramento.

Il valore monetario totale della richiesta di acquisto.

Perché è importante

Aiuta a segmentare il processo in base all'impatto finanziario, che spesso correla con la complessità dell'approvazione e i tempi di ciclo. Fondamentale per analisi basate sul valore.

Lo stato attuale di elaborazione o approvazione della richiesta d'acquisto.

Perché è importante

Indica lo stato attuale di una richiesta, fondamentale per monitorare l'avanzamento, identificare i colli di bottiglia e analizzare il flusso del processo.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Segna la creazione iniziale del documento di richiesta d'acquisto nel sistema. Questo evento viene catturato esplicitamente quando un utente salva per la prima volta una nuova richiesta, registrando il timestamp di creazione.

Perché è importante

Questa attività funge da punto di partenza principale per l'analisi del ciclo di vita della richiesta. È essenziale per misurare il tempo di ciclo end-to-end, dall'identificazione del bisogno all'approvazione finale o conversione in ordine.

Si verifica quando un approvatore esegue un'azione positiva su una richiesta, completando un passaggio nel workflow di approvazione multi-livello. Viene dedotto da un cambiamento nello stato di rilascio della richiesta.

Perché è importante

Questa attività consente un'analisi dettagliata del workflow di approvazione, misurando il tempo impiegato in ogni singola fase. Aiuta a distinguere gli approvatori efficienti dai colli di bottiglia nel processo.

Segna l'approvazione finale e completa della richiesta d'acquisto, rendendola idonea alla conversione in ordine d'acquisto. Questa pietra miliare viene dedotta quando lo stato di rilascio generale raggiunge lo stato approvato finale.

Perché è importante

Si tratta di una pietra miliare di successo e di un punto finale comune per l'analisi dei tempi di ciclo. Indica che la richiesta ha superato tutti i controlli ed è pronta per essere gestita dall'ufficio acquisti.

Rappresenta il rifiuto finale della richiesta d'acquisto da parte di un approvatore, che interrompe il processo. Viene catturato da uno specifico aggiornamento di stato che indica il rigetto.

Perché è importante

Questa attività rappresenta un punto di fallimento critico. Analizzare la frequenza dei rifiuti, le motivazioni e i punti del processo in cui avvengono aiuta a identificare problemi di conformità alle policy, budget o qualità della richiesta.

Indica che è stato generato un ordine d'acquisto che fa riferimento all'item della richiesta. È un evento di sistema esplicito che collega la richiesta al documento di acquisto successivo.

Perché è importante

È una milestone fondamentale e un esito positivo per il processo di richiesta. Il tempo tra l'approvazione della richiesta e la creazione dell'ordine è un KPI cruciale per misurare l'efficienza degli acquisti.

Indica che l'item della richiesta è considerato completamente elaborato e non possono essere creati ulteriori ordini d'acquisto da esso. Questo stato viene solitamente impostato in automatico una volta ordinata l'intera quantità.

Perché è importante

Questa attività rappresenta la conclusione positiva del ciclo di vita della voce di richiesta. Conferma che il fabbisogno aziendale è stato completamente tradotto in un ordine di acquisto.

FAQ

Domande frequenti

Il Process Mining visualizza i workflow reali delle richieste in SAP S/4HANA, rivelando colli di bottiglia come approvazioni lente o rework costante. Identifica le deviazioni dai percorsi standard e le aree in cui le richieste si bloccano. Questo insight profondo aiuta a comprendere le reali prestazioni e i punti critici del procurement.

Identificando percorsi inefficienti e ritardi, il Process Mining aiuta ad accelerare i cicli di approvazione e ad accorciare i lead time dalla richiesta all'ordine d'acquisto. Evidenzia le opportunità per ridurre l'attività manuale, minimizzare il tasso di modifiche e diminuire i rifiuti delle richieste, portando a un processo di procurement più snello e reattivo.

Ha bisogno principalmente dei dati dell'event log dal suo sistema SAP S/4HANA, includendo il Purchase Requisition ID come identificativo del caso. I campi chiave includono solitamente il nome dell'attività, il timestamp e un identificativo univoco per ogni evento. Questi dati vengono estratti dalle tabelle pertinenti per ricostruire l'intero flusso di processo.

L'estrazione iniziale dei dati e la connessione a uno strumento di Process Mining possono essere completate in poche settimane, a seconda dell'accesso al sistema e della disponibilità dei dati. I primi insight e le visualizzazioni vengono solitamente generati subito dopo l'importazione. L'analisi successiva è iterativa e si basa sulle scoperte iniziali.

Sebbene una conoscenza di base della struttura dati di SAP S/4HANA sia utile, i moderni strumenti di Process Mining sono progettati per gli utenti business. Offrono interfacce intuitive per visualizzare e analizzare i processi senza richiedere competenze avanzate di programmazione. Potrebbe servire un po' di supporto tecnico solo per la configurazione iniziale dei connettori dati.

Sì, il Process Mining è eccellente per garantire il rispetto delle policy d'acquisto. Può rilevare automaticamente i casi in cui le approvazioni aggirano le regole standard o seguono percorsi non conformi, fornendo prove chiare delle deviazioni. Questo permette di applicare le policy in modo più efficace e mitigare i rischi.

Può aspettarsi miglioramenti significativi nella velocità del processo, nella conformità e nell'efficienza dei costi. Ciò include approvazioni più rapide, meno rilavorazioni e un maggiore rispetto delle policy. In definitiva, porta a un'esperienza migliore per i richiedenti e a risultati più prevedibili.

Gli strumenti di Process Mining sono in grado di mappare tutte le varianti di processo eseguite, indipendentemente dal numero di workflow di approvazione esistenti. Consolidano tutti i dati degli eventi, permettendoti di vedere quali percorsi sono più comuni, quali più lenti e dove avvengono le variazioni. Ciò aiuta a standardizzare i flussi o a ottimizzare rotte specifiche.

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