Migliori il suo processo Purchase-to-Pay - Ordine d'acquisto

Il processo Procure-to-Pay (P2P) è un pilastro per ogni organizzazione e il suo sottoprocesso degli Ordini di Acquisto (PO) è spesso il punto in cui nascono sia i guadagni di efficienza sia le inefficienze più pesanti. Anche se esiste un flusso ideale sulla carta, la realtà operativa può essere molto diversa, segnata da interventi manuali, soluzioni di ripiego e complessità nascoste. Le funzionalità di Process Mining di ProcessMind offrono una prospettiva unica sull’esecuzione reale del processo PO. Mostriamo il percorso effettivo di ogni ordine, dalla richiesta iniziale alla ricezione finale, indipendentemente dall’ERP o da qualsiasi sistema sorgente in uso. La nostra piattaforma individua ritardi nascosti che allungano il tempo di ciclo, evidenziando i colli di bottiglia nei workflow di approvazione o nelle fasi di acquisto. Mettiamo in luce i passaggi non conformi, in cui policy o accordi contrattuali vengono aggirati, con potenziali impatti su costi e rischi di conformità. Inoltre, ProcessMind rileva cicli di rilavorazione e attività superflue, mostrando dove si disperdono risorse per errori, informazioni incomplete o attività ripetute. Rendendo visibili questi aspetti finora opachi, Lei ottiene una comprensione chiara e basata sui dati di come funziona davvero il suo processo PO, ponendo le basi per una trasformazione concreta.

Molte aziende si confrontano con sfide ricorrenti nel processo di Ordine di Acquisto, a prescindere dalla tecnologia adottata. Tra queste rientrano numerosi passaggi manuali, che introducono errori e rallentano l’elaborazione. I workflow di approvazione possono diventare colli di bottiglia rilevanti, soprattutto con approvazioni sequenziali o approvatori non disponibili, ritardando acquisti critici. Gli acquisti fuori procedura (maverick buying) portano a prezzi più alti, minore leva negoziale verso i fornitori e difficoltà nel tracciamento della spesa. La non conformità ai contratti, con la mancata osservanza dei termini o dei fornitori preferiti, erode i risparmi e aumenta il rischio. Problemi come ordini duplicati, registrazioni di entrata merci errate o scostamenti tra PO e fatture sono frequenti e generano riconciliazioni lunghe e onerose. Queste criticità sistemiche non solo fanno lievitare i costi operativi e allungano i tempi di ciclo, ma alimentano attriti con i fornitori, complicano la gestione del flusso di cassa ed espongono l’azienda a rischi finanziari e regolamentari non necessari. Comprendere queste criticità è il primo passo per correggerle e costruire un ambiente di acquisto più solido ed efficiente.

Analizzare il processo PO con ProcessMind porta benefici tangibili e numerosi, abilitando la sua organizzazione all’eccellenza operativa. Primo, incrementa sensibilmente l’efficienza identificando ed eliminando i passaggi che non aggiungono valore. Ne derivano operazioni più snelle, tempi di ciclo dei PO ridotti e maggiore automazione delle attività ripetitive, liberando il team per iniziative strategiche di acquisto. Secondo, ProcessMind migliora in modo concreto la gestione dei costi. Portando alla luce gli acquisti fuori procedura (maverick buying), ottimizzando i termini di pagamento e garantendo il rispetto dei contratti negoziati, si ottengono risparmi significativi. Eliminare le rilavorazioni e aumentare la correttezza al primo tentativo riduce direttamente la spesa operativa. Terzo, la piattaforma rafforza la conformità. Mappando visivamente ogni deviazione dalle procedure operative standard, è possibile far rispettare meglio le policy, mitigare i rischi e assicurare l’aderenza normativa. La trasparenza offerta da ProcessMind consente decisioni basate sui dati, permette di standardizzare le best practice tra funzioni, migliorare continuamente i processi e promuovere una cultura dell’efficienza e della responsabilità nell’area acquisti.

Avviare il percorso di ottimizzazione del suo processo PO con ProcessMind è semplice e alla portata. La piattaforma acquisisce i dati in modo fluido dai sistemi esistenti, che si tratti dell’ERP principale, di una soluzione di e-procurement o di qualsiasi altra fonte che generi Event Log del processo PO. Non sono necessarie integrazioni complesse né cambiamenti invasivi nel suo ecosistema IT. Per facilitare il primo passo e accelerare la scoperta di indicazioni di valore, forniamo un Template dati completo che guida nella selezione dei dati necessari, aiutandola a preparare e inviare le informazioni per costruire una mappa dettagliata e interattiva del processo PO. Grazie a questo Template, i dati grezzi diventano in pochi giorni informazioni immediatamente utilizzabili, rivelando opportunità di miglioramento. Inizi oggi e sprigioni il pieno potenziale del suo P2P, trasformando le sfide in vantaggi competitivi e generando valore misurabile per la sua organizzazione.