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Migliori il Suo Acquisto al Pagamento - Gestione Fatture

Sblocca l'efficienza nell'elaborazione delle fatture SAP ECC con la nostra guida in 6 passaggi.
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Migliori il Suo Acquisto al Pagamento - Gestione Fatture
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Ottimizzare l'Elaborazione delle Fatture in SAP ECC per Aumentare l'Efficienza

La gestione delle fatture può spesso portare a ritardi e problemi di conformità. La nostra piattaforma La aiuta a identificare le inefficienze esatte, dall'inserimento iniziale dei dati all'esecuzione finale del pagamento. Scopra le opportunità per snellire i Suoi workflow, ridurre lo sforzo manuale e garantire pagamenti tempestivi ai fornitori.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

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Perché Ottimizzare il Processo Acquisto-Pagamento - Gestione Fatture in SAP ECC?

Un processo Acquisto-Pagamento – Gestione Fatture efficiente è un pilastro fondamentale per una solida gestione finanziaria e per relazioni robuste con i fornitori. Negli ambienti ERP complessi come SAP ECC, la gestione delle fatture spesso comporta molteplici passaggi manuali, diverse gerarchie di approvazione e l'integrazione con vari moduli come FI-GL. Questa complessità può inavvertitamente portare a colli di bottiglia significativi, tempi di ciclo prolungati e costi operativi aumentati. Le organizzazioni affrontano frequentemente sfide come ritardi nelle approvazioni delle fatture, discrepanze nell'abbinamento delle fatture con ordini di acquisto e ricevimenti merce, e non conformità con le politiche interne o i requisiti normativi.

Il costo di una gestione fatture inefficiente va oltre la manodopera diretta. Include sconti per pagamenti anticipati non colti, penali per pagamenti in ritardo, un aumento della gestione delle richieste da parte dei fornitori e persino relazioni tese con i fornitori, tutto ciò che incide negativamente sul capitale circolante e sul flusso di cassa. Ottimizzare questo processo critico in SAP ECC non riguarda solo la velocità, ma anche l'accuratezza, la conformità e il controllo finanziario strategico. Comprendendo il vero percorso di ogni fattura, è possibile sbloccare risparmi sostanziali e migliorare le prestazioni complessive del Suo processo di Acquisto-Pagamento.

Come il Process Mining Illumina i Suoi Workflow di Fatturazione in SAP ECC

Il Process Mining offre un approccio potente e basato sui dati per comprendere veramente come il Suo processo Acquisto-Pagamento – Gestione Fatture si sviluppa all'interno di SAP ECC. Invece di basarsi su supposizioni o prove aneddotiche, il Process Mining estrae dati di log degli eventi direttamente dal Suo sistema SAP ECC, utilizzando specificamente tabelle come BKPF, BSEG, GLT0, FAGLFLEXA, SKA1 e SKB1. Questi dati vengono quindi utilizzati per ricostruire e visualizzare automaticamente il flusso di processo effettivo, rivelando ogni passaggio che una fattura compie dal ricevimento al pagamento finale.

Questa prospettiva Le consente di andare oltre la reportistica standard e ottenere approfondimenti dettagliati su variazioni di processo, cicli di rilavorazione e colli di bottiglia critici che potrebbero essere nascosti nel Suo sistema. Può identificare esattamente dove le fatture si bloccano, chi è coinvolto nei ritardi e quali varianti di processo portano ai tempi di ciclo più lunghi. Il Process Mining fornisce una visione oggettiva e end-to-end, permettendole di individuare inefficienze e deviazioni di conformità con una chiarezza senza precedenti, offrendo un percorso chiaro su come migliorare il processo Acquisto-Pagamento – Gestione Fatture.

Aree Chiave di Miglioramento nella Gestione Fatture del Processo Acquisto-Pagamento

Analizzando la Sua gestione delle fatture SAP ECC con il Process Mining si scoprono tipicamente diverse aree chiave mature per l'ottimizzazione:

  • Acquisizione e Inserimento Dati Fattura: Identifichi ritardi o errori che originano dall'acquisizione iniziale dei dati fattura. Comprendere dove si concentrano gli sforzi manuali può evidenziare opportunità di automazione o migliore integrazione.
  • Abbinamento e Risoluzione delle Discrepanze: Individui le ragioni più comuni per le discrepanze tra fatture, ordini di acquisto e ricevimenti merce. Analizi il tempo di ciclo per risolvere queste discrepanze e identifichi modi per snellire questo passaggio cruciale.
  • Colli di Bottiglia nel Workflow di Approvazione: Visualizzi l'intera gerarchia di approvazione e identifichi individui, dipartimenti o fasi di approvazione specifici che causano costantemente ritardi. Ciò aiuta a rivalutare i limiti di approvazione, le regole di routing o le esigenze di formazione.
  • Gestione dei Blocchi di Pagamento: Comprendere la frequenza e la durata dei blocchi di pagamento. Analizi le cause profonde dell'impostazione dei blocchi e l'efficienza del loro processo di sblocco per garantire pagamenti tempestivi.
  • Identificazione di Conformità e Rilavorazioni: Rilevi deviazioni dalle procedure operative standard o dalle regole di conformità. Identifichi le istanze di rilavorazione, interventi manuali o passaggi di processo non autorizzati che aumentano i costi e introducono rischi.

Risultati Misurabili Attesi

L'implementazione dei miglioramenti identificati tramite il Process Mining nel Suo processo Acquisto-Pagamento – Gestione Fatture SAP ECC può portare a benefici significativi e misurabili:

  • Riduzione del Tempo di Ciclo della Gestione Fatture: Riduci drasticamente il tempo dal ricevimento della fattura al pagamento finale, spesso del 30% o più, consentendo cicli di chiusura più rapidi.
  • Costi di Elaborazione Inferiori: Minimizzi lo sforzo manuale, riduca le rilavorazioni ed elimini le inefficienze, portando a notevoli risparmi sui costi per fattura elaborata.
  • Conformità Migliorata e Mitigazione del Rischio: Garantisca una maggiore aderenza ai controlli interni e ai requisiti normativi, riducendo i rischi di audit e le sanzioni finanziarie.
  • Miglioramento delle Relazioni con i Fornitori: Promuova relazioni più solide garantendo pagamenti tempestivi e riducendo le controversie, potenziando potenzialmente termini migliori.
  • Capitale Circolante Ottimizzato: Massimizzi gli sconti per pagamenti anticipati e migliori la gestione del flusso di cassa, influenzando direttamente la salute finanziaria della Sua organizzazione.
  • Maggiore Trasparenza del Processo: Ottenga una visibilità completa sulle prestazioni del Suo processo di gestione fatture, consentendo un monitoraggio e un miglioramento continui.

Iniziare l'Ottimizzazione della Sua Gestione Fatture P2P

Intraprendere il percorso per ottimizzare il Suo processo Acquisto-Pagamento – Gestione Fatture in SAP ECC non deve essere complesso. Sfruttando questa prospettiva del Process Mining, Lei ottiene gli strumenti e gli approfondimenti necessari per condurre un'analisi approfondita. Può iniziare connettendo i Suoi dati SAP ECC e applicando questo template specializzato di Process Mining per visualizzare rapidamente il Suo stato attuale, identificare i colli di bottiglia critici e scoprire opportunità attuabili su come ridurre il tempo di ciclo della gestione fatture Acquisto-Pagamento. Inizi a trasformare i Suoi workflow di fatturazione oggi stesso, guidando l'efficienza e la conformità nell'intero processo di Acquisto-Pagamento.

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Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

I ritardi nei workflow di approvazione delle fatture spesso portano a pagamenti in ritardo, danneggiando le relazioni con i fornitori e potenzialmente generando penali. Questi colli di bottiglia immobilizzano il capitale circolante e creano inefficienze nell'intero processo di Acquisto-Pagamento. ProcessMind analizza le attività di approvazione e identifica specifici approvatori o passaggi che causano ritardi, consentendo un'ottimizzazione mirata del workflow in SAP ECC.

Le discrepanze tra fatture e ordini di acquisto, come variazioni di quantità o prezzo, innescano interventi manuali e rilavorazioni. Ciò consuma una quantità significativa di tempo del team AP, prolunga i cicli di elaborazione e introduce rischi di pagamenti errati all'interno del sistema SAP ECC. ProcessMind visualizza dove e perché si verificano le discrepanze di abbinamento nel processo Acquisto-Pagamento – Gestione Fatture, evidenziando le cause profonde come la creazione errata di ordini di acquisto o problemi di ricevimento merce.

Basarsi sull'inserimento manuale per l'acquisizione dei dati delle fatture aumenta la probabilità di errori umani, portando a registrazioni errate, problemi di riconciliazione e successive correzioni manuali. Questi errori compromettono l'accuratezza finanziaria e rendono necessarie rilavorazioni che richiedono molto tempo per il team di contabilità fornitori in SAP ECC. ProcessMind identifica dove e con quale frequenza si manifestano gli errori di acquisizione dei dati, individuando specifici punti di inserimento o gruppi di utenti che richiedono formazione o automazione all'interno del processo dall'Acquisto al Pagamento.

Le deviazioni dalle politiche aziendali definite o dai requisiti normativi nella gestione delle fatture possono esporre l'organizzazione a sanzioni finanziarie, audit e danni reputazionali. Garantire che ogni passaggio, dal ricevimento al pagamento, aderisca agli standard è cruciale negli ambienti SAP ECC. ProcessMind rileva i passaggi di processo che aggirano le fasi di approvazione o violano la separazione dei compiti, fornendo una chiara traccia di audit e approfondimenti per rafforzare la conformità all'interno del processo Acquisto-Pagamento – Gestione Fatture.

Le fatture trattenute da blocchi di pagamento, sia per discrepanze che per altre ragioni, spesso rimangono senza soluzione per periodi prolungati. Ciò si traduce in scadenze di pagamento mancate, relazioni tese con i fornitori e potenziali penali per pagamenti in ritardo, incidendo sulla gestione del flusso di cassa in SAP ECC. ProcessMind traccia il ciclo di vita dei blocchi di pagamento, identificando le ragioni comuni della loro applicazione, chi è responsabile del loro rilascio e il tempo medio impiegato, consentendo una risoluzione più rapida nel processo di Acquisto-Pagamento.

Senza una visione chiara e completa dell'intero percorso di elaborazione delle fatture, è difficile identificare i veri colli di bottiglia, comprendere l'allocazione delle risorse o misurare l'efficienza complessiva. Questa mancanza di trasparenza ostacola il processo decisionale basato sui dati e gli sforzi di ottimizzazione all'interno di SAP ECC. ProcessMind ricostruisce il flusso completo e reale del processo Dall'Acquisto al Pagamento - Elaborazione Fatture, rivelando tutte le varianti e le deviazioni, fornendo approfondimenti granulari su ogni fase che una fattura compie, dalla ricezione al pagamento.

Un'eccessiva gestione manuale, cicli di rilavorazione multipli e tempi di ciclo prolungati contribuiscono in modo significativo al costo di elaborazione di ogni fattura. Questi costi nascosti erodono la redditività e indicano inefficienze sottostanti nella funzione di contabilità fornitori all'interno di SAP ECC. ProcessMind quantifica l'impatto sui costi di varie deviazioni di processo e passaggi manuali all'interno del processo Acquisto-Pagamento – Gestione Fatture, individuando aree per l'automazione e la razionalizzazione per ridurre le spese operative.

Quando le fatture non vengono elaborate tempestivamente, le organizzazioni spesso perdono preziosi sconti cassa offerti dai fornitori per il pagamento anticipato. Ciò rappresenta una perdita diretta di potenziali risparmi e ha un impatto negativo sulla gestione del capitale circolante, in particolare negli ambienti SAP ECC. ProcessMind evidenzia le fatture che non rispettano le condizioni di pagamento anticipato e identifica i ritardi specifici del processo, come i colli di bottiglia nelle approvazioni o i problemi di abbinamento, che ne impediscono il pagamento puntuale all'interno del processo Dall'Acquisto al Pagamento.

Variazioni nel modo in cui i termini di pagamento vengono applicati o rispettati tra diversi fornitori o transazioni possono portare a comportamenti di pagamento incoerenti, rischiando relazioni sfavorevoli con i fornitori o un flusso di cassa subottimale. Garantire la standardizzazione è fondamentale per operazioni finanziarie efficienti in SAP ECC. ProcessMind rivela discrepanze nella pianificazione dei pagamenti basate su termini definiti, identificando i casi in cui i pagamenti vengono effettuati troppo presto o troppo tardi, e le ragioni dietro queste deviazioni all'interno del processo dall'Acquisto al Pagamento.

Una distribuzione non uniforme dei compiti o colli di bottiglia in specifici passaggi di elaborazione possono portare a un sovraccarico di alcuni membri del team mentre altri sono sottoutilizzati. Questo squilibrio influenza la produttività dei dipendenti e l'efficienza complessiva del dipartimento all'interno del team di Contabilità Fornitori SAP ECC. ProcessMind analizza le durate delle attività e le assegnazioni delle risorse, identificando dove si verificano squilibri nel carico di lavoro e suggerendo opportunità per ottimizzare l'allocazione delle risorse nel processo dall'Acquisto al Pagamento - Elaborazione Fatture.

Le fatture spesso subiscono numerosi interventi manuali, dalla convalida iniziale dei dati a più cicli di approvazione o correzioni di errori. Ogni intervento manuale aumenta il tempo e il costo di elaborazione, aumentando il potenziale di errori e riducendo il potenziale di automazione all'interno di SAP ECC. ProcessMind mappa tutte le attività manuali e i cicli di rilavorazione, quantificandone la frequenza e l'impatto, identificando così i principali candidati per l'automazione e la semplificazione del processo Acquisto-Pagamento – Gestione Fatture.

Quando si verificano ritardi nell'elaborazione delle fatture, è spesso difficile individuare la ragione esatta o la parte responsabile senza un'estesa indagine manuale attraverso vari sistemi e log. Questa mancanza di una chiara analisi delle cause profonde impedisce un'efficace risoluzione dei problemi e il miglioramento continuo in SAP ECC. ProcessMind isola con precisione le attività e gli attributi che precedono un ritardo, fornendo prove basate sui dati per le cause sottostanti della lenta elaborazione delle fatture nel ciclo dall'Acquisto al Pagamento.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Questo obiettivo mira ad accorciare la durata dall'arrivo di una fattura alla sua approvazione finale, il che incide direttamente sulla tempestività dei pagamenti ai fornitori e sul capitale circolante. Approvazioni lente possono portare a sconti cassa mancati e a relazioni tese con i fornitori, aumentando i costi operativi. Raggiungere questo significa che le fatture si muovono attraverso il workflow dall'Acquisto al Pagamento - Elaborazione Fatture in SAP ECC molto più velocemente, riducendo il tempo di ciclo complessivo e migliorando l'efficienza. Ridurre il tempo di ciclo di approvazione del 30% potrebbe aumentare significativamente il flusso di cassa e la soddisfazione dei fornitori.ProcessMind identifica i colli di bottiglia e i tempi di attesa prolungati all'interno del processo di approvazione visualizzando ogni passaggio di una fattura. Evidenzia approvatori o fasi specifiche che causano ritardi, consentendo aggiustamenti di processo mirati, riconfigurazioni del workflow o opportunità di automazione. Confrontando i percorsi di approvazione effettivi con i modelli ideali, ProcessMind aiuta a implementare le migliori pratiche e a monitorare l'impatto dei cambiamenti, portando a miglioramenti misurabili.

L'inserimento manuale dei dati è una fonte significativa di errori, che porta a rilavorazioni, ritardi nei pagamenti e un aumento dei costi di elaborazione nel processo dall'Acquisto al Pagamento - Elaborazione Fatture. Raggiungere questo obiettivo significa che le fatture vengono elaborate con maggiore accuratezza fin dall'inizio, riducendo al minimo la necessità di correzioni e riconciliazioni. Ciò non solo velocizza il processo, ma migliora anche la qualità dei dati all'interno di SAP ECC, ottimizzando la rendicontazione finanziaria e la conformità. Ridurre gli errori manuali dell'80% libera risorse del team di Contabilità Fornitori per attività più strategiche.ProcessMind visualizza tutti i cicli di rilavorazione e le attività di correzione degli errori causati da un'acquisizione errata dei dati delle fatture. Individua con precisione l'origine degli errori nel flusso di processo e identifica schemi, come specifici fornitori o tipi di fattura, che frequentemente scatenano questi problemi. Con questa intuizione, le organizzazioni possono implementare misure preventive come strumenti di estrazione dati automatizzati, regole di convalida più rigorose o formazione mirata, ottimizzando così il processo e aumentando l'accuratezza.

La perdita di opportunità di sconto cassa rappresenta una perdita finanziaria diretta per l'organizzazione. Questo obiettivo si concentra sul garantire che le fatture idonee vengano pagate entro la finestra di sconto, massimizzando così i risparmi sui costi. Raggiungere un tasso di acquisizione più elevato significa una migliore gestione del capitale circolante e un impatto positivo immediato sul risultato economico. Aumentare il tasso di acquisizione dello sconto cassa al 95% su tutte le fatture idonee elaborate in SAP ECC si traduce direttamente in significativi risparmi annuali.ProcessMind traccia meticolosamente l'intero ciclo di vita di ogni fattura, dalla ricezione al pagamento, identificando i casi in cui il pagamento è stato effettuato dopo la scadenza dello sconto cassa. Evidenzia i ritardi specifici nel workflow dall'Acquisto al Pagamento - Elaborazione Fatture che contribuiscono a queste opportunità mancate, come i colli di bottiglia nelle approvazioni o il persistere di blocchi di pagamento. Visualizzando questi schemi, ProcessMind aiuta a ottimizzare i workflow e la pianificazione dei pagamenti per garantire pagamenti tempestivi e capitalizzare gli sconti disponibili.

La conformità alle politiche interne e alle normative esterne è cruciale nella gestione delle fatture per evitare sanzioni finanziarie, audit e danni reputazionali. Questo obiettivo garantisce che ogni fattura elaborata in SAP ECC aderisca rigorosamente alle regole definite e ai requisiti legali, dall'acquisizione dei dati all'esecuzione del pagamento. Il raggiungimento della piena conformità offre tranquillità, rafforza la governance e protegge l'organizzazione da potenziali rischi. Mantenere il 100% di aderenza a tutte le linee guida normative e interne mitiga i rischi finanziari e operativi. ProcessMind offre robuste capacità di verifica della conformità, consentendo alle organizzazioni di confrontare il flusso reale di Acquisto-Pagamento – Gestione Fatture rispetto a modelli e regole di conformità predefiniti. Segnala automaticamente qualsiasi deviazione, passaggio non autorizzato o approvazione mancante, fornendo una chiara visione di dove e come si verificano le lacune di conformità. Questa analisi dettagliata consente azioni correttive proattive e un monitoraggio continuo per mantenere un processo pienamente conforme.

Le frequenti discrepanze tra fatture e ordini di acquisto (PO) sono una causa principale di rilavorazioni, interventi manuali e ritardi di pagamento nel processo Acquisto-Pagamento – Gestione Fatture. Questo obiettivo mira a ridurre il verificarsi di tali disallineamenti, portando a un processo di riconciliazione a 3 vie più fluido e veloce. Il raggiungimento di questo migliora l'efficienza delle operazioni di contabilità fornitori e rafforza l'integrità dei dati all'interno di SAP ECC. Ridurre le discrepanze di abbinamento fattura-PO del 50% riduce significativamente gli interventi manuali e le rilavorazioni. ProcessMind analizza il flusso di gestione delle fatture per identificare dove e perché si verificano frequentemente discrepanze di abbinamento, come problemi con i ricevimenti merci, modifiche PO o errori di inserimento dati. Visualizza la frequenza e l'impatto di questi disallineamenti sul processo complessivo, rivelando schemi comuni e cause profonde. Questa intuizione consente miglioramenti mirati nella creazione di PO, nei processi di ricevimento merci o nella logica di abbinamento automatizzato, snellendo l'intero passaggio di verifica.

I blocchi di pagamento possono ritardare significativamente i pagamenti ai fornitori, compromettendo le relazioni con i fornitori e potenzialmente comportando penali per ritardi di pagamento. Questo obiettivo si concentra sull'identificazione e la risoluzione rapida delle cause sottostanti di questi blocchi. Raggiungere una risoluzione più rapida significa pagamenti più tempestivi, una migliore prevedibilità del flusso di cassa e migliori relazioni con i fornitori. Ridurre del 40% il tempo medio di attività di un blocco di pagamento migliora la buona volontà dei fornitori e l'efficienza operativa.ProcessMind traccia con precisione la durata e la frequenza dei blocchi di pagamento all'interno del ciclo dall'Acquisto al Pagamento - Elaborazione Fatture in SAP ECC. Non solo identifica quali fatture sono bloccate, ma fornisce anche approfondimenti sulle ragioni dei blocchi e sul tempo tipico necessario per risolverli. Analizzando i percorsi che portano ai e dai blocchi di pagamento, ProcessMind aiuta a scoprire workflow di risoluzione inefficienti e colli di bottiglia, consentendo un intervento più rapido e l'ottimizzazione del processo.

Costi di elaborazione per fattura elevati erodono la redditività e indicano inefficienze all'interno del reparto contabilità fornitori. Questo obiettivo mira a identificare ed eliminare i fattori di costo, come sforzo manuale eccessivo, rilavorazioni e tempi di ciclo prolungati. Il raggiungimento di un costo per fattura inferiore significa un'operazione di Acquisto-Pagamento – Gestione Fatture più snella ed efficiente. Ridurre il costo di elaborazione di ogni fattura del 20% impatta direttamente sul budget operativo dell'organizzazione e migliora la salute finanziaria. ProcessMind fornisce una visione completa di tutte le attività, risorse e ritardi associati a ciascuna fattura, consentendo un calcolo accurato dei costi di elaborazione. Evidenzia le varianti di processo ad alto costo, i passaggi non necessari o i frequenti cicli di rilavorazione che gonfiano le spese. Individuando queste aree inefficienti in SAP ECC, ProcessMind supporta decisioni basate sui dati per automatizzare i compiti, eliminare attività ridondanti e ottimizzare l'allocazione delle risorse per significative riduzioni dei costi.

L'applicazione incoerente dei termini di pagamento tra fornitori o fatture può portare a imprevedibilità finanziaria, opportunità di sconto mancate e controversie con i fornitori. Questo obiettivo si concentra sull'applicazione di politiche uniformi per i termini di pagamento, garantendo un trattamento equo e coerente per tutti i fornitori. Il raggiungimento della standardizzazione migliora le previsioni finanziarie, rafforza le relazioni con i fornitori e ottimizza la gestione del capitale circolante. Garantire il 98% di applicazione coerente dei termini di pagamento porta chiarezza ed efficienza alle operazioni finanziarie. ProcessMind analizza ogni evento di pagamento nel ciclo di Acquisto-Pagamento – Gestione Fatture, confrontando le date di pagamento effettive e l'utilizzo degli sconti rispetto ai termini di pagamento stabiliti. Identifica le deviazioni in cui i termini non vengono applicati in modo coerente, rivelando modelli di eccezioni o override manuali. Questa visibilità consente alle organizzazioni di applicare procedure operative standard all'interno di SAP ECC, portando a maggiore coerenza, prevedibilità e una migliore fiducia dei fornitori.

Un carico di lavoro sbilanciato tra i membri del team di Contabilità Fornitori (AP) può portare a colli di bottiglia, esaurimento dei dipendenti e inefficienze nella gestione delle fatture. Questo obiettivo mira a distribuire i compiti in modo più equo, garantendo che le risorse siano utilizzate efficacemente e che nessun singolo individuo o team sia sovraccarico. Il raggiungimento di una distribuzione ottimizzata del carico di lavoro migliora la produttività del team, riduce i ritardi di elaborazione e aumenta la soddisfazione generale sul lavoro. Bilanciare il carico di lavoro del team AP entro una deviazione del 10% migliora la produttività e riduce lo stress. ProcessMind offre capacità di analisi delle risorse, visualizzando come i compiti sono distribuiti ed elaborati tra i diversi membri del team AP. Identifica individui o gruppi costantemente sovraccarichi o sottoutilizzati, così come coloro che contribuiscono frequentemente ai ritardi di elaborazione. Mappando queste intuizioni al flusso di Acquisto-Pagamento – Gestione Fatture, ProcessMind consente alle organizzazioni di riallocare i compiti, snellire i workflow e garantire una distribuzione del lavoro più equa ed efficiente all'interno di SAP ECC.

Molte attività di elaborazione delle fatture sono ripetitive e manuali, assorbendo tempo e risorse preziosi e essendo soggette a errori umani. Questo obiettivo si concentra sull'individuazione di tali attività e sulla loro automazione utilizzando la Robotic Process Automation (RPA) o altri strumenti digitali. Raggiungere una maggiore automazione libera il personale della Contabilità Fornitori per attività più complesse e a valore aggiunto, aumentando significativamente l'efficienza e l'accuratezza. Automatizzare il 30% delle attività ripetitive ad alto volume riduce lo sforzo umano e accelera il ciclo dall'Acquisto al Pagamento - Elaborazione Fatture.ProcessMind eccelle nel mappare ogni singolo passaggio del percorso dall'Acquisto al Pagamento - Elaborazione Fatture, evidenziando le attività frequenti, a basso valore e basate su regole, eseguite manualmente all'interno di SAP ECC. Identifica i principali candidati per l'automazione analizzando la frequenza delle attività, la durata e i costi associati. Con gli insight di ProcessMind, le organizzazioni possono individuare esattamente dove l'automazione produrrà il maggior ritorno, passando dallo sforzo manuale a processi efficienti e automatizzati.

I ritardi nella gestione delle fatture spesso derivano da problemi complessi e interconnessi, difficili da identificare e risolvere senza una chiara visibilità. Questo obiettivo si concentra sullo scoprire sistematicamente le ragioni precise dietro i tempi di elaborazione prolungati, consentendo interventi mirati ed efficaci. Raggiungere questo significa andare oltre la gestione dei sintomi per affrontare i problemi fondamentali, portando a miglioramenti sostenibili in efficienza e velocità. L'identificazione e la risoluzione sistematiche delle 3 principali cause di ritardo migliorano la prevedibilità complessiva del processo. ProcessMind fornisce una trasparenza completa del processo mappando meticolosamente ogni evento e attività nel flusso di Acquisto-Pagamento – Gestione Fatture. Non solo mostra dove si verificano i ritardi, ma consente anche un'analisi approfondita degli attributi e delle condizioni specifiche associate a tali ritardi, come particolari approvatori, tipi di fattura o problemi di sistema all'interno di SAP ECC. Questa intuizione granulare consente alle organizzazioni di passare da ipotesi a conclusioni basate sui dati sulle vere cause profonde delle inefficienze.

Il Percorso di Miglioramento in 6 Fasi per l'Elaborazione delle Fatture P2P in SAP ECC

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Cosa fare

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Perché è importante

Una struttura dati standardizzata è cruciale per una mappatura accurata dei processi e per scoprire opportunità di miglioramento senza incoerenze nei dati.

Risultato atteso

Un template Excel vuoto su misura per i Suoi dati di Gestione Fatture SAP ECC.

COSA OTTERRAI

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ProcessMind rivela il percorso completo di ogni fattura, dalla creazione al pagamento. Visualizzi ritardi nascosti, rischi di conformità e opportunità per ottimizzare il suo ciclo dall'Acquisto al Pagamento per la massima efficienza.
  • Individuate i colli di bottiglia nell'elaborazione delle fatture
  • Identifica rischi di conformità e deviazioni
  • Ridurre lo sforzo manuale nella gestione delle fatture
  • Garantire pagamenti tempestivi ai fornitori in modo coerente
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Ottenere un Impatto Concreto nella Gestione delle Fatture

Questi risultati illustrano i tangibili guadagni di efficienza e le riduzioni dei costi osservati ottimizzando i workflow di elaborazione delle fatture dall'Acquisto al Pagamento. Sfruttando il Process Mining, le organizzazioni identificano ed eliminano i colli di bottiglia, portando a tempi di elaborazione più rapidi e a una migliore conformità all'interno di sistemi come SAP ECC.

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Approvazioni Fatture più Veloci

Riduzione media del tempo di approvazione

Ottimizzare i workflow di approvazione identificando ed eliminando i colli di bottiglia, garantendo che le fatture vengano approvate molto più rapidamente. Ciò porta a pagamenti più rapidi e a migliori relazioni con i fornitori.
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Tasso di Sconto Cassa Più Elevato

Miglioramento nell'utilizzo degli sconti

Migliorare il tasso di acquisizione degli sconti cassa idonei ottimizzando i tempi di pagamento e risolvendo proattivamente i ritardi di elaborazione. Ciò contribuisce direttamente a significativi risparmi finanziari.
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Rilavorazione Ridotta

Diminuzione della gestione manuale delle discrepanze

Minimizzare la necessità di intervento manuale a causa di discrepanze di corrispondenza o errori di dati. Il Process Mining rivela le cause profonde, consentendo correzioni automatizzate e significativi guadagni di efficienza.
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Riduzione delle Lacune di Conformità

Diminuzione delle deviazioni dalle politiche

Identificare ed eliminare i casi in cui la gestione delle fatture devia dalle politiche aziendali o dagli standard normativi. Questo rafforza i controlli interni e riduce i rischi di audit.
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Risoluzione Più Rapida dei Blocchi

Risoluzione più rapida dei blocchi di pagamento

Accelerare la risoluzione dei blocchi di pagamento identificando le cause comuni e snellendo i workflow di risoluzione. Questo garantisce pagamenti tempestivi e migliora la soddisfazione dei fornitori.
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Elaborazione Automatica

Riduzione delle attività manuali per fattura

Identificare e automatizzare le attività manuali ripetitive e ad alto volume nella gestione delle fatture, liberando il personale AP per lavori più strategici. Questo aumenta significativamente l'efficienza e l'accuratezza.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano i miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati Consigliati

Inizia con gli attributi e le attività più importanti, poi espandi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificatore univoco per un documento di fattura fornitore.

Perché è importante

Questa è la chiave primaria che collega tutti gli eventi relativi a una singola fattura, rendendola la base essenziale per l'analisi dei processi e l'esplorazione delle varianti.

Il nome di uno specifico passaggio commerciale o evento che si è verificato durante il ciclo di vita dell'elaborazione della fattura.

Perché è importante

Definisce i passaggi nella mappa di processo, consentendo la visualizzazione dei flussi di processo, la scoperta dei colli di bottiglia e l'identificazione delle rilavorazioni.

Il timestamp preciso, inclusi data e ora, di quando si è verificata un'attività.

Perché è importante

Questo timestamp è essenziale per ordinare correttamente gli eventi e calcolare tutte le metriche di performance, come i tempi di ciclo e le durate dei colli di bottiglia.

L'ID utente SAP della persona che ha eseguito l'attività.

Perché è importante

Consente l'analisi delle prestazioni e del carico di lavoro per individuo o team, aiutando a identificare i migliori performer, le opportunità di formazione e gli squilibri delle risorse.

Un identificatore unico per il fornitore che ha emesso la fattura.

Perché è importante

Consente l'analisi specifica per fornitore, aiutando a identificare schemi, problemi o efficienze associati a particolari fornitori.

L'identificativo per l'Ordine di Acquisto (OA) contro cui la fattura viene abbinata.

Perché è importante

Collega la fattura al processo di approvvigionamento, consentendo l'analisi delle fatture con e senza ordine di acquisto e l'identificazione delle discrepanze di abbinamento.

L'importo lordo totale della fattura nella valuta originale del documento.

Perché è importante

Consente l'analisi basata sul valore, aiutando a prioritizzare le fatture di alto valore e a comprendere come l'importo della fattura influenzi il flusso del processo e la conformità.

La data in cui la fattura è stata ufficialmente registrata nei registri finanziari.

Perché è importante

Segna una pietra miliare critica nel processo, determina il periodo finanziario per la transazione ed è una componente chiave del calcolo del tempo di ciclo.

La data entro cui il pagamento della fattura è dovuto al fornitore, secondo i termini di pagamento.

Perché è importante

Serve come base per misurare le prestazioni dei pagamenti puntuali e identificare opportunità per l'acquisizione di sconti per pagamenti anticipati.

Un codice che indica il motivo per cui una fattura è bloccata per il pagamento.

Perché è importante

Spiega perché le fatture sono in ritardo, consentendo l'analisi delle cause profonde dei blocchi di pagamento e aiutando a prioritizzare gli sforzi di miglioramento del processo.

La data in cui il pagamento è stato effettuato e la fattura è stata compensata dalla contabilità fornitori.

Perché è importante

Segna il completamento del processo ed è la base per il calcolo del tempo di ciclo totale, dei tassi di pagamento puntuali e della realizzazione degli sconti cassa.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Segna la creazione iniziale del documento di fattura in SAP, sia come documento parcheggiato che completamente registrato. Questo è tipicamente il primo evento registrato nel sistema per il ciclo di vita di una fattura e serve come orario di inizio del processo.

Perché è importante

Questa attività è il punto di partenza principale per misurare il tempo di ciclo di elaborazione delle fatture end-to-end. L'analisi della durata da questo punto aiuta a identificare i ritardi nella fase iniziale di inserimento dati e creazione del documento.

Questa attività si verifica quando un blocco viene applicato a una voce di riga della fattura, impedendone il pagamento. I blocchi possono essere impostati automaticamente a causa di discrepanze nell'abbinamento a tre vie o manualmente per varie ragioni.

Perché è importante

Questo evento è critico per misurare la Durata della Risoluzione del Blocco di Pagamento e identificare le cause profonde dei ritardi di pagamento. Evidenzia problemi con i prezzi, le quantità o le approvazioni richieste.

Questo è un evento finanziario chiave in cui la fattura viene ufficialmente registrata nel libro mastro, creando una passività. Questo sposta il documento da uno stato temporaneo (parcheggiato) a una voce contabile permanente.

Perché è importante

La registrazione è una tappa fondamentale che conferma la validità della fattura. È un prerequisito per il pagamento e un indicatore chiave del throughput di elaborazione.

Questa attività segna il passaggio finale in un ciclo di vita di successo della fattura, dove la passività aperta viene compensata da un documento di pagamento. Ciò significa che il pagamento è stato eseguito.

Perché è importante

Come evento finale primario, questo è cruciale per il calcolo del tempo di ciclo totale end-to-end. Conferma il completamento positivo del processo ed è utilizzato per misurare le prestazioni dei pagamenti puntuali.

Rappresenta l'annullamento di un documento di fattura registrato. Un documento di storno viene creato per annullare l'impatto finanziario della fattura originale.

Perché è importante

Questa attività evidenzia un'eccezione significativa e un percorso di rilavorazione. L'analisi della frequenza e delle ragioni degli storni può rivelare problemi sistemici nel processo di convalida e registrazione delle fatture.

FAQ

Domande frequenti

Il Process Mining visualizza il flusso effettivo delle sue fatture in SAP ECC, rivelando colli di bottiglia, cicli di rilavorazione e deviazioni di conformità. Identifica dove le approvazioni rallentano, perché si verificano blocchi di pagamento e opportunità per ottimizzare l'intero processo. Questo fornisce una visione chiara e basata sui dati delle inefficienze operative. In definitiva, l'aiuta a comprendere le vere prestazioni del suo ciclo di fatturazione P2P.

Tipicamente, Lei ha bisogno di Event Log relativi alle Sue fatture, che includano numero fattura, descrizione attività, timestamp e l'utente che ha eseguito ogni attività. Questi dati si trovano solitamente in tabelle come BKPF, BSEG, RBKP, RSEG, insieme a tabelle di documenti di modifica come CDHDR e CDPOS. Queste tabelle forniscono le informazioni necessarie per ricostruire il percorso di elaborazione delle fatture.

Il Process Mining può svelare cicli di approvazione lenti, frequenti discrepanze tra fattura e ordine di acquisto ed errori di inserimento manuale dei dati che portano a rilavorazioni. Evidenzia anche opportunità di sconto cassa mancate, applicazione incoerente dei termini di pagamento e una distribuzione sbilanciata del carico di lavoro all'interno del suo team di Contabilità Fornitori. Inoltre, aiuta a individuare le cause profonde dei blocchi e dei ritardi di pagamento.

Può aspettarsi una significativa riduzione dei tempi del ciclo di approvazione delle fatture, una minimizzazione degli errori manuali e un aumento dei tassi di acquisizione degli sconti cassa. Il Process Mining aiuta ad accelerare la risoluzione dei blocchi di pagamento e abbassa i costi di elaborazione per fattura, identificando ed eliminando le inefficienze. Ciò porta a un workflow di elaborazione delle fatture più conforme ed economicamente vantaggioso.

L'estrazione dei dati da SAP ECC richiede la conoscenza delle tabelle pertinenti e delle loro strutture dati specifiche per il Suo processo P2P. Sebbene possa essere eseguita con strumenti SAP standard, l'utilizzo di connettori pre-costituiti o l'ingaggio di un data engineer esperto può semplificare e accelerare il processo. Questo approccio aiuta a garantire la qualità e la completezza dei dati per un'analisi accurata.

No, il Process Mining va significativamente oltre la reportistica standard visualizzando il flusso di processo end-to-end effettivo, non solo metriche aggregate. Scopre variazioni nascoste, cicli di rilavorazione e non conformità che i report tradizionali non possono identificare. Questo fornisce un modello dinamico e interattivo delle sue operazioni, offrendo approfondimenti sulle cause profonde delle inefficienze.

I requisiti chiave includono un accesso sicuro al Suo sistema SAP ECC, una comprensione del suo modello di dati per le tabelle P2P rilevanti e una piattaforma software di Process Mining. Non sono tipicamente necessarie modifiche dirette al Suo sistema SAP, poiché il processo comporta principalmente l'estrazione di dati in sola lettura. Potrebbe essere richiesta anche un'infrastruttura IT di base per l'elaborazione dei dati.

L'estrazione iniziale dei dati e la creazione del modello di processo possono richiedere tipicamente alcune settimane, a seconda della disponibilità e della complessità dei dati. Una volta completata la configurazione, gli insight attuabili possono emergere rapidamente, spesso entro pochi giorni dalla prima analisi. Ciò consente una rapida identificazione delle aree di miglioramento e opportunità immediate per ottimizzare la Sua gestione delle fatture.

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