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Migliori il suo processo Purchase-to-Pay - Ordine d'acquisto

La Sua guida in 6 passi per ottimizzare i PO in SAP Ariba.
Migliori il suo processo Purchase-to-Pay - Ordine d'acquisto
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Ottimizzi il processo di ordine d’acquisto in SAP Ariba per la massima efficienza

Una gestione inefficiente può causare consegne in ritardo e costi operativi più elevati. La nostra piattaforma la aiuta a individuare con precisione le inefficienze del suo workflow. Scopra come aumentare la reattività, ottimizzare l’allocazione delle risorse e garantire un’evasione puntuale in tutta l’operatività.

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Perché ottimizzare il processo Purchase to Pay - Ordini di acquisto in SAP Ariba?

Nell’attuale contesto, in cui i ritmi sono serrati, un processo Purchase to Pay (P2P) efficiente è fondamentale per le performance operative e la salute finanziaria. La gestione degli ordini di acquisto (PO) in una piattaforma robusta come SAP Ariba può diventare complessa. Pur offrendo strumenti potenti, molte organizzazioni si scontrano con inefficienze nascoste che provocano ritardi negli approvvigionamenti, aumento dei costi operativi, tensioni con i fornitori e persino interruzioni produttive. Comprendere davvero il ciclo di vita dei PO, dalla richiesta di acquisto fino all’entrata merci, è essenziale. Senza questa visibilità, risalire alle cause dei ritardi e delle non conformità diventa un esercizio di supposizioni, con impatti che vanno dai livelli di scorta ai flussi di cassa.

Le inefficienze nel processo degli ordini di acquisto non sono dettagli marginali: incidono direttamente sul conto economico. Cicli di approvazione lenti possono far saltare le date di consegna, generando costi di spedizione urgente o esaurimenti di magazzino. Le rilavorazioni dovute ad ordini o approvazioni errati assorbono tempo prezioso. Una visibilità limitata sullo stato degli ordini rende difficile gestire le aspettative di stakeholder interni e fornitori. Ottimizzare questo processo chiave in SAP Ariba significa trasformare le criticità in leve competitive, garantendo puntualità e massimizzando il valore della spesa in approvvigionamenti.

Approfondimenti concreti con il Process Mining sugli ordini di acquisto

Il Process Mining offre un approccio rivoluzionario per comprendere e migliorare il processo degli ordini di acquisto. Invece di ipotesi o aneddoti, sfrutta gli Event Log del suo sistema SAP Ariba per ricostruire il flusso reale di ogni singolo PO. In questo modo Lei può visualizzare il percorso end-to-end completo di ciascun ordine, vedendo come il lavoro avviene davvero, non solo come dovrebbe.

Questa prospettiva basata sui dati è preziosa per individuare colli di bottiglia, scoprire rilavorazioni nascoste e rilevare deviazioni dalle procedure operative standard. Lei può vedere con precisione dove i PO trascorrono più tempo, quali passaggi di approvazione causano i ritardi e se determinati fornitori o reparti sperimentano in modo ricorrente problemi specifici. Il Process Mining va oltre i report di alto livello, fornendo informazioni dettagliate su variazioni dei tempi di ciclo, frequenza degli interventi manuali e percorsi effettivi seguiti dagli ordini, inclusi scostamenti e cicli di rilavorazione. Questo le consente di rispondere a domande cruciali come "come ridurre il tempo di ciclo del Purchase to Pay - Ordini di acquisto", identificando i passaggi esatti su cui intervenire.

Aree chiave di miglioramento nel Workflow degli ordini di acquisto in SAP Ariba

Applicare il Process Mining al processo degli ordini di acquisto in SAP Ariba fa emergere diverse aree su cui intervenire in modo strategico:

  • Riduzione del tempo di ciclo: Individui con precisione le fasi in cui gli ordini di acquisto subiscono i maggiori rallentamenti. Si verifica durante l’approvazione della richiesta di acquisto, nella stesura del PO, nella conferma del fornitore o nella registrazione dell’entrata merci? Comprendere questi punti di blocco consente interventi mirati e una drastica riduzione del tempo di ciclo complessivo.
  • Risoluzione dei colli di bottiglia: Identifichi risorse specifiche, come singoli approvatori o reparti, che diventano sistematicamente punti di congestione. Queste informazioni abilitano formazione mirata, riallocazione delle risorse o modifiche al workflow per ridurre la pressione.
  • Conformità e rilevamento anomalie: Scopra i casi in cui i PO deviano da politiche interne o requisiti normativi: modifiche non autorizzate dopo l’approvazione, ordini che aggirano passaggi di approvazione necessari o schemi anomali nelle registrazioni di entrata merci. Mantenere un’elevata conformità è cruciale per governance e gestione del rischio.
  • Opportunità di automazione: Metta in luce attività manuali ripetitive che assorbono risorse. Il Process Mining evidenzia ambiti adatti all’automazione, ad esempio notifiche automatiche, validazione dei dati o instradamento basato su regole predefinite, migliorando l’efficienza in SAP Ariba.
  • Valutazione delle performance dei fornitori: Analizzi i tempi di consegna e la reattività effettivi dei diversi fornitori, in base a quando i PO vengono confermati e le merci ricevute. Questi dati supportano decisioni di sourcing migliori e rafforzano le relazioni con i fornitori.

Risultati concreti grazie all’ottimizzazione del processo

Ottimizzare il processo P2P - ordini di acquisto con il Process Mining genera benefici significativi e misurabili:

  • Riduzione dei costi operativi: Eliminando le rilavorazioni, riducendo il lavoro manuale e aumentando l’efficienza, si riduce l’overhead amministrativo legato alla gestione dei PO. Una migliore gestione delle scorte riduce anche i costi di magazzino ed evita ordini urgenti costosi.
  • Maggiore efficienza e velocità: Si ottengono tempi di attraversamento più brevi, dalla richiesta di acquisto alla ricezione finale di beni o servizi. Questo si traduce in una risposta più rapida alle esigenze interne e in una maggiore reattività dell’organizzazione.
  • Conformità e gestione del rischio migliorate: Si individuano e si correggono proattivamente le non conformità, garantendo maggiore aderenza a politiche di procurement, controlli interni e normative esterne, con conseguente mitigazione dei rischi finanziari e reputazionali.
  • Relazioni con i fornitori più solide: Un processo di ordine di acquisto trasparente ed efficiente rende più fluide le interazioni con i fornitori, favorisce la fiducia e può aprire la strada a condizioni o servizi migliori.
  • Maggiore soddisfazione degli stakeholder: I richiedenti interni ricevono beni e servizi più rapidamente, mentre il team Finance ottiene maggiore visibilità e controllo sulla spesa.

Da dove iniziare per ottimizzare gli ordini di acquisto

Iniziare un percorso di ottimizzazione del Purchase to Pay - Ordini di acquisto in SAP Ariba può sembrare impegnativo, ma con gli strumenti e l’approccio giusti è un’iniziativa accessibile e ad alto impatto. Con il Process Mining Lei ottiene una comprensione senza precedenti, guidata dai dati, delle operazioni di procurement. Non serve essere esperti di Process Mining per partire: un’analisi strutturata la guida nell’identificare le aree prioritarie di miglioramento. Inizi valutando come il Process Mining può far emergere le inefficienze nascoste nel flusso dei PO in SAP Ariba e portare gli approvvigionamenti ai massimi livelli di efficienza.

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Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

Gli ordini d’acquisto spesso si bloccano nei workflow di approvazione, causando ritardi significativi nell’approvvigionamento di beni e servizi. Il risultato: scadenze mancate, costi operativi più alti per solleciti e urgenze e insoddisfazione degli stakeholder interni in attesa. ProcessMind visualizza i percorsi di approvazione nel processo SAP Ariba dei suoi ordini d’acquisto, evidenziando dove e perché avvengono i ritardi. Identifica approvatori o passaggi che fungono da collo di bottiglia, permettendole di riconfigurare i workflow per una gestione più rapida ed efficiente e garantire la puntualità delle forniture.

Il tempo che intercorre dalla creazione della Richiesta d'acquisto all'entrata merci può essere eccessivo, con impatto su livelli di scorte, tempistiche di progetto e reattività operativa complessiva. Tempi di ciclo lunghi possono causare rotture di stock, ritardi produttivi e maggiori costi di mantenimento delle scorte. ProcessMind mappa l'intero percorso end‑to‑end di ogni Ordine d'acquisto in SAP Ariba, dalla richiesta iniziale all'entrata merci finale. Analizzando la durata di ciascun passaggio e i trasferimenti tra reparti, identifica con precisione le attività e le transizioni organizzative che più contribuiscono ad allungare i tempi, aprendo la strada a semplificazioni del processo.

Acquisti fuori procedura o l’aggiramento delle policy di procurement sono fenomeni frequenti nel ciclo Purchase to Pay: generano spese non autorizzate, opportunità mancate sugli sconti negoziati e maggiori rischi di conformità, con possibili perdite economiche e rilievi in sede di audit. ProcessMind rileva automaticamente le deviazioni dai flussi standard degli ordini d’acquisto in SAP Ariba, identificando i casi di non conformità, ad esempio ordini creati senza una richiesta o un’approvazione adeguata. Offre visibilità chiara su dove e come si manifestano i comportamenti non conformi, consentendole di applicare in modo mirato le policy e rafforzare i controlli.

Un elevato numero di modifiche ai Purchase Order dopo la creazione iniziale genera rilavorazioni significative, consuma risorse preziose e può causare errori o incomprensioni con i fornitori. Ogni modifica aggiunge oneri amministrativi e allunga l'intero ciclo di acquisto. ProcessMind quantifica la frequenza e la natura delle variazioni ai Purchase Order in SAP Ariba, indicando in quale fase avvengono più spesso e chi le avvia. Questa analisi aiuta a capire le cause principali, come requisiti poco chiari o controlli insufficienti, così da ridurre la rilavorazione e stabilizzare il processo.

Ritardi nella registrazione delle entrate merci possono generare una serie di problemi a catena: disallineamenti con le fatture, pagamenti ai fornitori posticipati e giacenze non accurate. Questo spesso comporta un maggiore sforzo di riconciliazione manuale e rapporti tesi con i fornitori. ProcessMind traccia il tempo trascorso tra la registrazione attesa e quella effettiva dell'entrata merci per ciascun ordine di acquisto in SAP Ariba. Identifica ritardi specifici, sedi o tipologie di articoli soggetti a registrazioni tardive, permettendole di ottimizzare i processi di ricezione e migliorare la qualità dei dati.

Il passaggio da una Richiesta d'acquisto a un Ordine d'acquisto confermato può essere ostacolato da passaggi manuali, errori di inserimento dati o responsabilità poco chiare. Queste inefficienze rallentano il processo di approvvigionamento e aumentano i costi operativi. ProcessMind visualizza il flusso dalla creazione della richiesta all'approvazione e all'invio dell'Ordine d'acquisto in SAP Ariba. Evidenzia eventuali passaggi manuali inattesi, loop di rilavorazione o tempi di attesa prolungati in questa fase critica di conversione, mettendo in luce opportunità di automazione e di assegnazione più snella delle attività.

Molti Ordini di acquisto richiedono ancora interventi manuali consistenti, nonostante l’uso di sistemi automatizzati come SAP Ariba. Questo comporta costi di gestione più elevati, maggiore rischio di errore umano e limita scalabilità e velocità delle attività di procurement. ProcessMind individua le attività del processo PO eseguite manualmente ma potenzialmente automatizzabili o semplificabili. Confrontando i flussi reali con i percorsi ideali e automatizzati, evidenzia dove si concentra lo sforzo manuale, indicando obiettivi chiari per la digitalizzazione e i guadagni di efficienza.

La variabilità dei lead time e dell'affidabilità di consegna dei fornitori genera imprevedibilità nella supply chain, con impatti sulla gestione delle scorte e potenziali interruzioni operative. La pianificazione diventa più complessa e possono servire costose scorte di sicurezza. ProcessMind analizza la durata dal momento in cui un PO viene inviato al fornitore fino all'entrata merci per ciascun fornitore in SAP Ariba. Fa emergere schemi di prestazioni incoerenti tra fornitori, permettendo di individuare quelli meno affidabili e migliorare le decisioni di sourcing strategico basandosi su dati reali di consegna.

Gli ordini d’acquisto che rientrano spesso in loop di rilavorazione, ad esempio per una nuova approvazione o per correzioni, allungano i tempi di lavorazione e sprecano risorse. Di solito ciò indica problemi di qualità dei dati, criteri di approvazione non chiari o richieste iniziali imprecise. ProcessMind visualizza graficamente tutti i loop di rework e la loro frequenza nel processo SAP Ariba dei suoi ordini d’acquisto. Quantifica l’impatto di questi loop su tempi di ciclo e costi, aiutandola a individuare le cause alla radice e ad attuare misure preventive.

Quando beni o servizi vengono ricevuti ma non sono documentati formalmente in SAP Ariba, si creano importanti problemi di riconciliazione e rischi di conformità. Questo può portare a pagamenti per articoli non consegnati, rilievi in audit e scarsa visibilità reale sulla spesa. ProcessMind individua le PO che avanzano nel processo senza un corrispondente evento di entrata merci o di conferma del servizio. Ciò mette in evidenza le lacune nei meccanismi di tracciamento e consente di applicare controlli più rigorosi sulla documentazione di ricezione, assicurando che tutti gli ordini evasi siano registrati correttamente.

Differenze significative nei tempi di lavorazione degli ordini d’acquisto tra reparti possono indicare incoerenze nella formazione, nella distribuzione delle risorse o nell’adozione delle best practice. Ciò genera livelli di servizio disomogenei e inefficienze complessive. ProcessMind segmenta il processo degli ordini d’acquisto per attributi come 'Reparto' o 'Centro di costo', evidenziando variazioni di velocità e colli di bottiglia tra le diverse unità organizzative. Questa analisi comparativa aiuta a individuare i team più performanti e le aree che richiedono standardizzazione o supporto aggiuntivo in SAP Ariba.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

L'obiettivo è ridurre il tempo necessario agli ordini di acquisto (PO) per attraversare tutti i passaggi di approvazione. Approvazioni più rapide evitano ritardi negli acquisti, garantiscono la fornitura puntuale di beni e servizi e riducono i costi operativi legati ai tempi di attesa. L'effetto è diretto sulle tempistiche di progetto e sui livelli di inventario, migliorando la reattività complessiva del business. Migliorare questo processo porta anche a rapporti più solidi con i fornitori e a una pianificazione operativa più prevedibile in SAP Ariba Purchase to Pay.
ProcessMind sfrutta gli Event Log di SAP Ariba per mappare tutti i percorsi di approvazione e individuare i colli di bottiglia specifici, come approvatori sovraccarichi o instradamenti poco efficienti. Analizzando i tempi di attraversamento di ciascuna fase di approvazione, ProcessMind aiuta a capire dove intervenire, puntando a una riduzione del 20-30% della durata media di approvazione, misurata tramite il tempo di ciclo medio dei PO dall'avvio all'approvazione finale.

Qui l'obiettivo è ridurre in modo significativo il tempo totale che intercorre dalla creazione della Richiesta d'acquisto o dell'Ordine d'acquisto fino alla sua chiusura e all'entrata merci. Tagliare questo tempo di ciclo end‑to‑end aumenta l'efficienza operativa, riduce i tempi di approvvigionamento e consente di acquisire più rapidamente le risorse. Il risultato è una gestione delle scorte più efficace e una supply chain più agile, elementi decisivi per la competitività degli acquisti in SAP Ariba.
ProcessMind analizza l'intero ciclo di vita dell'Ordine d'acquisto, individuando i ritardi in ogni attività, dalla richiesta all'entrata merci. Visualizzando il flusso reale e le sue varianti, mette a fuoco le attività o le sequenze che generano i colli di bottiglia. Le evidenze di ProcessMind consentono ottimizzazioni mirate, con l'obiettivo di accelerare del 15–25% il tempo medio di lavorazione dell'Ordine d'acquisto, misurato come durata complessiva dalla creazione del PO alla registrazione dell'entrata merci.

L'obiettivo è garantire che tutti gli Ordini di acquisto seguano in modo coerente le politiche interne, i requisiti normativi e i termini contrattuali definiti nel sistema SAP Ariba. Un alto livello di conformità riduce i rischi legati ad audit, contenziosi e sanzioni economiche, favorendo pratiche di procurement trasparenti ed etiche. Salvaguarda l'integrità finanziaria e tutela la reputazione aziendale, aspetto cruciale nel processo Procure-to-Pay (P2P).
ProcessMind individua automaticamente le deviazioni rispetto al percorso ottimale e alle regole di conformità, come acquisti diretti non autorizzati o approvazioni mancanti. Confrontando il processo reale con un modello di riferimento, mette in evidenza gli Ordini di acquisto non conformi e le relative cause profonde. Con ProcessMind è possibile raggiungere un tasso di conformità pari o superiore al 95%, misurato dalla percentuale di Ordini di acquisto allineati alle matrici di approvazione e alle politiche di acquisto definite.

L’obiettivo è ridurre la frequenza di modifiche o annullamenti degli ordini d’acquisto dopo l’approvazione iniziale e l’invio. Tassi elevati di variazioni indicano problemi a monte — richieste imprecise, pianificazione carente o lacune comunicative — che generano rilavorazioni, ritardi e costi amministrativi. Stabilizzare gli ordini d’acquisto migliora la prevedibilità e i rapporti con i fornitori in SAP Ariba.
ProcessMind individua quali ordini d’acquisto vengono modificati più spesso, in quali fasi e da chi, facendo emergere pattern e cause alla radice. Può risalire a criticità come specifiche poco chiare in fase di richiesta o conferme da parte del fornitore incoerenti. Grazie agli insight di ProcessMind, le organizzazioni possono puntare a una riduzione del 10–20% del tasso di modifiche degli ordini, misurata tracciando il numero di variazioni post-approvazione.

L'obiettivo è garantire che beni e servizi ricevuti vengano registrati in SAP Ariba in modo tempestivo e accurato. Ritardi o errori nelle registrazioni di Entrata merci possono generare discrepanze tra inventario fisico e dati di sistema, con impatti su riconciliazioni contabili, scadenze di pagamento ai fornitori e pianificazione delle scorte. Registrazioni puntuali e corrette sono fondamentali per l'efficienza del processo Procure-to-Pay.
ProcessMind analizza l'intervallo tra l'arrivo effettivo della merce e la registrazione a sistema, identificando colli di bottiglia nelle attività di ricezione e di inserimento dati. Aiuta a individuare le cause dei ritardi, come variazioni del processo o vincoli di risorse, abilitando miglioramenti mirati. Con ProcessMind è possibile puntare a un tasso pari o superiore al 90% di registrazioni di Entrata merci puntuali e corrette, misurato dal tempo medio tra ricezione fisica e registrazione a sistema e dal tasso di errori nelle registrazioni.

Questo obiettivo mira a ottimizzare il processo di conversione dalla richiesta d'acquisto iniziale all'Ordine d'acquisto (PO) finale in SAP Ariba. Una conversione efficiente riduce i ritardi, alleggerisce il carico amministrativo e assicura che i fabbisogni di acquisto vengano tradotti in ordini formali in modo rapido e accurato. L'impatto sui lead time delle forniture critiche e sulla reattività operativa complessiva è significativo.
ProcessMind visualizza l'intero percorso dalla creazione della richiesta all'emissione del PO, mettendo in evidenza attività in parallelo, cicli di rework e passaggi superflui che frenano l'efficienza. Individua dove le richieste vengono respinte più spesso o richiedono revisioni multiple. ProcessMind aiuta a semplificare la conversione, puntando a una riduzione del 15-25% del tempo medio dalla richiesta al PO, misurabile come tempo di ciclo dalla presentazione della richiesta all'approvazione del PO.

L’obiettivo è identificare e automatizzare le attività manuali e ripetitive nel processo degli ordini d’acquisto che richiedono tempo e sono soggette a errore umano. Automatizzare questi passaggi, soprattutto in SAP Ariba, libera il team acquisti per attività più strategiche, riduce i costi operativi e aumenta velocità e accuratezza di lavorazione. Ne risultano efficienza e coerenza in tutto il workflow Purchase to Pay (P2P).
ProcessMind individua le attività ad alto volume e basso valore eseguite manualmente con schemi ricorrenti, ideali per l’automazione, e quantifica il tempo e le risorse impiegati. ProcessMind aiuta a dare priorità alle iniziative di automazione, portando a una riduzione del 20–40% delle interazioni manuali per i PO più comuni, misurata confrontando il numero di attività automatizzate rispetto a quelle manuali.

L'obiettivo è ridurre la variabilità e aumentare la prevedibilità dei lead time di consegna dei fornitori per gli Ordini di acquisto. Tempi di consegna incoerenti causano interruzioni nei piani di produzione, mancanze a magazzino o eccesso di scorte e maggiori costi di sollecito. Ottenere maggiore coerenza migliora l'affidabilità della supply chain e la precisione della pianificazione nel procurement su SAP Ariba.
ProcessMind analizza gli Event Log degli Ordini di acquisto per confrontare le date di consegna richieste con le date effettive di Entrata merci tra fornitori, reparti o categorie merceologiche. Evidenzia i fornitori che non rispettano sistematicamente gli obiettivi di consegna o presentano elevata variabilità. ProcessMind aiuta a individuare le cause alla radice delle incoerenze, puntando a una riduzione del 10–15% della deviazione del lead time, misurata confrontando per ciascun Ordine di acquisto e fornitore le date pianificate rispetto a quelle effettive di consegna.

L'obiettivo è individuare ed eliminare i casi in cui Ordini d'acquisto o documenti correlati devono essere rivisti, corretti o rielaborati per errori, omissioni o informazioni errate. La rilavorazione (rework) consuma risorse preziose, allunga i tempi di ciclo e genera inefficienze operative e frustrazione all'interno del processo Procure‑to‑Pay di SAP Ariba. Ridurre la rilavorazione migliora la correttezza al primo tentativo.
ProcessMind rende visibili deviazioni e loop di processo, mostrando chiaramente dove e perché si verificano rilavorazioni nel flusso dell'Ordine d'acquisto. È in grado di ricondurre questi loop ad attività, ruoli o punti di inserimento dati specifici, facendo emergere le cause di fondo. Con ProcessMind si può ottenere una riduzione dei loop di rework del 50% o più, misurabile monitorando la frequenza e la durata degli Ordini d'acquisto che entrano in attività di rilavorazione.

Questo obiettivo mira ad aumentare trasparenza e tracciabilità di beni e servizi dal momento della ricezione fino alla registrazione formale a sistema. La scarsa visibilità in questa fase critica può generare articoli non tracciati, ritardi nei pagamenti, inesattezze di inventario e difficoltà nel riconciliare gli ordini. Una visibilità migliore garantisce maggiore controllo e responsabilità nella logistica in SAP Ariba.
ProcessMind può mappare il percorso dei beni ricevuti, anche prima delle registrazioni formali a sistema, correlando diversi tipi di eventi o dati esterni. Evidenzia i periodi in cui i beni sono fisicamente presenti ma non tracciati, facendo emergere punti ciechi nel processo. ProcessMind abilita un monitoraggio più efficace, puntando a un tasso del 99% di beni e servizi tracciabili, misurato confrontando le notifiche di ricezione fisica con le successive registrazioni a sistema.

L'obiettivo è ridurre le disparità di performance nella gestione degli Ordini di acquisto tra reparti o centri di costo. Livelli di efficienza disomogenei generano servizi incoerenti, frizioni interne e impediscono di scalare le best practice. La standardizzazione dei processi garantisce carichi di lavoro equilibrati e un uso ottimale delle risorse nell'ambiente SAP Ariba P2P.
ProcessMind offre analisi comparative tra unità organizzative, evidenziando i reparti più efficienti e quelli in ritardo per tempi di ciclo degli Ordini di acquisto, tassi di rilavorazione o conformità. Mette in luce le variazioni di processo tra i reparti, facilitando l'individuazione e l'adozione delle best practice. Con ProcessMind è possibile ottenere un'efficienza omogenea, puntando a una deviazione nei tempi medi di ciclo tra reparti non superiore al 10%, misurata tramite metriche dipartimentali sugli Ordini di acquisto.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per Acquisto a Pagamento - Ordine di acquisto

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Scarich**i** il **Suo** Template

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Esporti i suoi dati P2P

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Carica i Tuoi Dati

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Analizzi il suo flusso P2P

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Metta in atto le azioni

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Monitori continuamente i progressi

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Scarich**i** il **Suo** Template

Cosa fare

Acceda al Template Excel predefinito per Purchase to Pay - dati degli ordini di acquisto. In questo modo i dati avranno la struttura corretta per l'analisi.

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Perché è importante

Un formato dati standardizzato è fondamentale per mappare e analizzare i processi con precisione, prevenire errori di importazione dei dati e accelerare le analisi.

Risultato atteso

Un Template Excel pronto da compilare per i dati dei Purchase Order.

COSA OTTERRAI

Scopra le inefficienze del processo PO in SAP Ariba

ProcessMind svela il percorso reale dei suoi ordini d’acquisto, con visualizzazioni chiare e indicazioni operative. Individui ritardi e problemi di conformità lungo l’intero workflow di procurement, dalla richiesta alla ricezione merci.
  • Visualizzi il flusso end-to-end dei PO in SAP Ariba
  • Individui con precisione i ritardi nei cicli di approvazione
  • Individui ordini d’acquisto non conformi
  • Ottimizzi la ricezione merci e la gestione delle fatture
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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IMPATTO DIMOSTRATO

Miglioramenti misurabili per il suo processo P2P

La nostra soluzione di Process Mining, applicata ai processi di ordine d’acquisto in SAP Ariba, fa emergere inefficienze e colli di bottiglia. Con insight basati sui dati, le organizzazioni possono snellire le operazioni, ridurre i tempi di ciclo e ottimizzare la spesa.

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Approvazioni dei PO più rapide

Riduzione media del tempo di approvazione

Acceleri il processo di approvazione degli ordini di acquisto identificando ed eliminando i colli di bottiglia nei workflow a più fasi. In questo modo riduce sensibilmente i tempi per gli acquisti critici.

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Ciclo end-to-end dell’ordine d’acquisto più breve

Riduzione del tempo di elaborazione complessivo

Snellisca l’intero ciclo dell’ordine d’acquisto, dalla richiesta al pagamento, facendo emergere ritardi nascosti e passaggi poco efficienti. In questo modo aumenta la velocità operativa complessiva.

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Più approvazioni al primo passaggio

Aumento delle PO conformi

Migliori la conformità dei suoi ordini di acquisto, garantendo che più PO vengano approvate al primo tentativo senza modifiche o rilavorazioni. Questo rafforza l’aderenza alle politiche di acquisto.

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Meno modifiche alle PO

Riduzione del tasso di modifica

Riduca il numero di ordini d’acquisto che richiedono modifiche dopo la creazione o l’approvazione iniziale. Ciò indica una raccolta requisiti migliore e una maggiore aderenza al processo, con risparmio sui costi di rilavorazione.

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Registrazioni di entrata merci più tempestive

Registrazioni di entrata merci più rapide

Aumenti la velocità e l'accuratezza delle registrazioni di entrata merci e servizi nel suo sistema. Ne beneficiano la gestione delle scorte e l'elaborazione dei pagamenti, riducendo i ritardi.

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Riduzione del rework sugli ordini di acquisto

Riduzione delle rilavorazioni

Individui ed elimini i casi in cui le PO rientrano in uno stato precedente o richiedono una nuova approvazione. Ciò riduce sensibilmente il lavoro manuale e i costi operativi.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alle configurazioni di sistema esistenti e alla qualità dei dati. Le cifre riportate riflettono miglioramenti tipici osservati nelle implementazioni SAP Ariba per gli ordini d’acquisto.

Dati Consigliati

Inizia con gli attributi e le attività più importanti, poi espandi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificativo univoco di ogni documento di Ordine d'acquisto, che funge da identificatore centrale dell'istanza di processo.

Perché è importante

È il Case ID essenziale che collega tutte le fasi del processo, rendendo possibile l'analisi del ciclo di vita end-to-end di ogni singolo Ordine di acquisto.

Il nome dell’evento o dell’attività registrato in un preciso momento all’interno del processo dell’ordine d’acquisto.

Perché è importante

Questo attributo definisce i passaggi del processo, consentendo di visualizzare il flusso e di individuare colli di bottiglia, rilavorazioni e deviazioni.

La data e l'ora precise in cui si è verificata una specifica attività o un evento.

Perché è importante

Questo timestamp è fondamentale per sequenziare correttamente gli eventi e calcolare tutte le metriche basate sulla durata, come i tempi di ciclo e i tempi di attesa.

Il nome o l'ID dell'utente che ha eseguito l'attività.

Perché è importante

Garantisce tracciabilità e consente analisi delle performance, del carico di lavoro e della conformità per singolo utente, elementi chiave per individuare esigenze formative o deviazioni di processo.

Il reparto aziendale o il centro di costo associato all’ordine d’acquisto.

Perché è importante

Permette di confrontare le prestazioni tra diverse business unit, aiutando a individuare i colli di bottiglia dipartimentali e a condividere le best practice.

Il nome del fornitore da cui si acquistano beni o servizi.

Perché è importante

Consente l'analisi delle prestazioni dei fornitori, aiutando a individuare partner affidabili e i fornitori che causano ritardi o altre criticità.

L'importo totale dell'Ordine di Acquisto.

Perché è importante

Fornisce un contesto economico a ogni caso, abilitando analisi basate sul valore per dare priorità agli interventi e comprendere come il valore dell’ordine influenzi il comportamento del processo.

La data in cui il richiedente prevede la consegna dei beni o dei servizi.

Perché è importante

Costituisce il riferimento per misurare la puntualità di consegna, fondamentale per valutare l’affidabilità dei fornitori e l’efficienza della supply chain.

La data in cui è stata registrata ufficialmente nel sistema la ricezione della merce o il completamento dei servizi.

Perché è importante

Rappresenta la data di consegna effettiva, essenziale per calcolare la performance di consegna e individuare ritardi nella catena di fornitura.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Questa attività segna la creazione di una Richiesta d'acquisto, la richiesta formale di beni o servizi che precede l'Ordine d'acquisto. In SAP Ariba viene tipicamente rilevata quando un utente salva e invia una nuova richiesta, creando un record esplicito con relativa marca temporale di creazione.

Perché è importante

È il punto di avvio principale del processo di procurement. Analizzare il tempo da questo evento alla creazione dell'Ordine di acquisto è fondamentale per comprendere il tempo di ciclo dalla richiesta all'ordine e individuare i colli di bottiglia nelle fasi iniziali.

Questa attività indica la creazione del documento ufficiale di Ordine d'acquisto in SAP Ariba, a valle di una richiesta approvata o direttamente. È rilevata dalla marca temporale di creazione del documento di PO e rappresenta l'avvio formale del suo ciclo di vita.

Perché è importante

Per le PO dirette rappresenta l’avvio del processo. È una tappa chiave per misurare il tempo di conversione dalla richiesta d’acquisto alla PO e il ciclo complessivo di gestione della PO.

Indica che l’Ordine di acquisto ha ottenuto tutte le approvazioni interne necessarie ed è pronto per essere inviato al fornitore. L’evento è dedotto dal cambio di stato del documento PO in 'Approved' dopo il completamento del relativo workflow.

Perché è importante

Si tratta di una tappa critica per misurare i tempi di approvazione e individuare colli di bottiglia nelle revisioni da parte del management. I ritardi in questa fase incidono direttamente sui lead time dei fornitori e sull'efficienza del procurement.

Rappresenta il momento in cui l’ordine d’acquisto approvato viene inviato ufficialmente al fornitore, in genere tramite Ariba Network. L’evento si rileva quando lo stato del PO passa a 'Sent' o 'Ordered'.

Perché è importante

Segna il passaggio dall'elaborazione interna all'evasione esterna. È il punto di partenza per misurare il lead time del fornitore e la performance di consegna.

Rappresenta la ricezione fisica della merce, registrata in SAP Ariba. È un evento esplicito che si verifica quando un utente crea e invia un documento di Ricezione (Receipt) associato a una riga dell’ordine d’acquisto.

Perché è importante

È una tappa fondamentale per confermare l'avvenuta consegna ed è il punto finale per misurare la performance di consegna dei fornitori. Inoltre autorizza il pagamento della fattura in uno scenario di verifica a tre vie (ordine, entrata merci, fattura).

Questa attività contrassegna la chiusura positiva del ciclo di vita dell'Ordine d'acquisto, indicando che beni o servizi sono stati completamente ricevuti e fatturati. È dedotta dal cambio di stato del PO in 'Received', 'Invoiced' o in uno stato terminale analogo.

Perché è importante

È il principale endpoint di successo del processo. Misurare il tempo necessario per raggiungere questo stato fornisce il tempo di ciclo end-to-end, una misura chiave dell'efficienza complessiva del processo.

FAQ

Domande frequenti

Process Mining offre una radiografia data‑driven del suo flusso reale di ordini d’acquisto, individuando colli di bottiglia, attività non conformi e inefficienze come tempi di approvazione eccessivi. Mostra dove il processo devia dal percorso ideale, evidenziando le aree da ottimizzare e da automatizzare. Comprendendo il processo reale, la sua organizzazione può introdurre miglioramenti mirati che aumentano sensibilmente l’efficienza e la conformità.

Per analizzare il Suo processo di Ordine d'acquisto, il Process Mining richiede principalmente i dati dell'Event Log. In genere includono un identificativo di caso, ad esempio il numero di PO, il nome dell'attività, come 'PO Created' o 'PO Approved', e un timestamp preciso per ogni attività. È possibile includere attributi aggiuntivi come fornitore, importo, approvatore o reparto per arricchire le analisi e il contesto.

I vantaggi attesi includono una significativa riduzione dei tempi di approvazione e del ciclo complessivo degli ordini di acquisto, una maggiore conformità alle normative e un calo sensibile del tasso di modifica delle PO. Potrà inoltre contare su conversioni da richiesta d’acquisto a PO più snelle, migliore visibilità sulle registrazioni di entrata merci e maggiori opportunità di automazione. In definitiva, il Process Mining rende il processo Purchase to Pay più efficiente, conforme e trasparente.

Sì, il Process Mining eccelle nell'individuare le cause alla radice, non solo i sintomi, dei colli di bottiglia nei PO. Correlando le deviazioni di processo con specifici attributi, come gruppi di approvatori, tipologie d'ordine o differenze tra reparti, consente di capire perché alcune fasi richiedono più tempo. Questo livello di dettaglio permette interventi mirati che risolvono i problemi alla fonte, producendo miglioramenti duraturi del processo.

Molte piattaforme moderne di Process Mining offrono connettori predefiniti o integrazioni semplici per sistemi di procurement diffusi come SAP Ariba. La complessità risiede spesso meno nella connessione tecnica e più nella mappatura iniziale dei dati, nella loro trasformazione e nel garantire qualità e completezza dell’Event Log estratto. Una volta completata la configurazione, l’estrazione dei dati e l’analisi possono essere ampiamente automatizzate.

L'estrazione dei dati da SAP Ariba per il Process Mining può avvenire in vari modi: utilizzare i report standard di SAP Ariba, sfruttare le API per l'accesso diretto, oppure esportare in formati come CSV o Excel per la conversione in un Event Log. Collaborando con il suo team IT e con il fornitore di Process Mining potrà definire la strategia di estrazione più efficiente e sicura per il suo ambiente.

L’impostazione iniziale e i primi insight per il Process Mining degli ordini d’acquisto si ottengono in genere in poche settimane o al massimo in un paio di mesi, a seconda della complessità dell’ecosistema dati e della disponibilità dei dati. Questo periodo copre estrazione, modellazione e analisi iniziale. Il vero valore, però, deriva dal monitoraggio continuo e dal miglioramento iterativo guidato dagli insight.

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