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Migliori il suo processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto

La Sua guida in 6 passaggi per ottimizzare gli ordini di acquisto P2P in NetSuite
Migliori il suo processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto
Sfide (11) Obiettivi (11) 6 Fasi Anteprima Risultati Dati FAQ (5)
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Ottimizzi l'elaborazione degli ordini di acquisto in NetSuite per maggiore efficienza

I processi di approvvigionamento complessi spesso nascondono colli di bottiglia che generano ritardi costosi e rischi di non conformità. La nostra piattaforma La aiuta a individuare con precisione le inefficienze, dalla richiesta iniziale fino alla ricezione merci. Forniamo indicazioni chiare e operative per snellire le operazioni e ottenere significativi guadagni in velocità e conformità.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

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Comprendere e ottimizzare il processo di Ordine di acquisto in NetSuite

Il processo Procure-to-Pay (P2P) — il cosiddetto ciclo passivo — è la spina dorsale della funzione acquisti; al centro c'è l'Ordine di acquisto. Nel suo ambiente NetSuite, il ciclo di vita di un Ordine di acquisto, dalla richiesta iniziale alla ricezione e registrazione delle merci, è una sequenza articolata di attività che coinvolge più reparti e stakeholder. Una gestione inefficiente degli Ordini di acquisto può tradursi in problemi concreti: pagamenti ai fornitori in ritardo, costi operativi più elevati, relazioni commerciali tese e rischi di conformità. Errori manuali e deviazioni dal processo spesso passano inosservati, creando colli di bottiglia nascosti che incidono sull'intera catena di fornitura e sulla solidità finanziaria. Gestire e ottimizzare in modo efficace il processo di Ordine di acquisto è essenziale per preservare la liquidità, garantire la disponibilità puntuale dei prodotti e raggiungere l'eccellenza operativa.

Come il Process Mining mette in luce i colli di bottiglia degli Ordini di acquisto

Il Process Mining offre una lente oggettiva per analizzare l'esecuzione reale del processo di Ordine di acquisto in NetSuite. Invece di basarsi su ipotesi o impressioni, il Process Mining estrae gli Event Log dal suo sistema NetSuite e ricostruisce la sequenza effettiva di ogni Ordine di acquisto. Impostando il Case Identifier su 'Purchase Order', può seguire i singoli ordini lungo attività come 'Purchase Requisition Created', 'Purchase Order Approved', 'Purchase Order Sent to Vendor' e 'Goods Receipt Posted'. Ne risulta una mappa del processo, visuale e guidata dai dati, che mostra dove gli ordini si bloccano, evidenzia i percorsi non standard e quantifica il tempo speso in ogni attività.

Questa capacità analitica è fondamentale per comprendere il vero tempo di ciclo Procure-to-Pay - Ordine di acquisto. Potrà individuare colli di bottiglia specifici, ad esempio approvazioni troppo lunghe per alcuni reparti o approvatori, ritardi tra 'Purchase Order Confirmed by Vendor' e 'Goods Receipt Initiated', oppure troppi eventi di 'Purchase Order Changed' che indicano una pianificazione iniziale carente. Il Process Mining mette inoltre in evidenza le deviazioni dal flusso previsto, chiarendo perché alcuni Ordini di acquisto saltano le approvazioni standard o entrano in cicli di rilavorazione. Queste evidenze empiriche sono decisive per un'ottimizzazione dei processi mirata in NetSuite, che le consente di andare oltre le congetture e agire sulle cause alla radice con precisione.

Aree chiave di miglioramento per il processo di Ordine di acquisto

Sfruttare il Process Mining sui dati degli Ordini di acquisto in NetSuite fa emergere tipicamente diverse aree critiche di intervento:

  • Ottimizzazione del workflow di approvazione: Identifichi le fasi in cui gli Ordini di acquisto accumulano tempi di approvazione sistematicamente lunghi. Potrebbe trattarsi di una matrice di approvazione poco efficace, di assenza di instradamento automatico o di singoli responsabili che fungono da collo di bottiglia. Ottimizzare questi workflow può ridurre sensibilmente il tempo di ciclo Procure-to-Pay - Ordine di acquisto.
  • Efficienza della ricezione merci: Analizzi lo scarto temporale tra conferma/invio dell'Ordine di acquisto e ricezione effettiva con registrazione a sistema. I ritardi incidono su scorte, piani di produzione e, alla fine, soddisfazione del cliente. Il Process Mining aiuta a comprendere le cause, siano esse tempi di consegna (lead time) del fornitore, procedure interne di ricezione o errori di inserimento dati.
  • Conformità e deviazioni: Individui i casi in cui gli Ordini di acquisto non rispettano le procedure di acquisto, ad esempio ordini senza richiesta o senza le approvazioni previste. Riconoscere queste deviazioni permette di garantire la conformità e ridurre i rischi finanziari e operativi.
  • Analisi delle prestazioni dei fornitori: Ottenga informazioni sui tempi di consegna e sull'affidabilità reali dei fornitori, a partire dagli eventi 'Purchase Order Sent to Vendor' e 'Goods Receipt Posted'. Dati preziosi per decisioni di approvvigionamento strategico e per rafforzare le relazioni con i fornitori.

Risultati misurabili grazie all'ottimizzazione

L'approccio proattivo basato sul Process Mining, applicato al processo Procure-to-Pay - Ordine di acquisto in NetSuite, porta benefici tangibili e misurabili:

  • Riduzione del tempo di ciclo: Diminuzione significativa del tempo end-to-end, dalla creazione della richiesta alla ricezione delle merci, con liberazione di capitale circolante e disponibilità più rapida dei prodotti.
  • Riduzione dei costi: Eliminando rilavorazioni, attività manuali e ritardi, l'organizzazione può ottenere risparmi operativi rilevanti. Una migliore conformità riduce anche i rischi legati ad acquisti non autorizzati.
  • Maggiore efficienza: Workflow più snelli e decisioni automatizzate, guidate dagli insight del Process Mining, aumentano l'efficienza dell'ufficio acquisti e delle funzioni correlate.
  • Conformità e governance rafforzate: La visibilità sull'esecuzione reale del processo consente un'applicazione più rigorosa delle policy interne e delle normative esterne, riducendo i rischi di audit.
  • Relazioni migliori con i fornitori: Tempi di gestione più rapidi e comunicazioni più chiare, abilitate da workflow ottimizzati, migliorano la collaborazione con i fornitori.

Da dove iniziare per ottimizzare il processo di Ordine di acquisto

Ottimizzare il processo Procure-to-Pay - Ordine di acquisto in NetSuite parte dalla comprensione dello stato attuale, basata sui dati. Il Process Mining offre questa base, con indicazioni chiare e attuabili su come migliorare le attività di acquisto. Sfruttando questo approccio, può trasformare le inefficienze in un vantaggio competitivo, garantendo un flusso degli Ordini di acquisto fluido ed efficace nel suo ambiente NetSuite.

Procure-to-Pay - Ordine d'acquisto Processo di procurement Ciclo di vita del PO Workflow di acquisto Workflow di approvazione Gestione Fornitori Riduzione del lead time Gestione dell'inventario Team Acquisti

Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

I ritardi nelle approvazioni degli Ordini di acquisto incidono direttamente sull’efficienza operativa e portano a consegne mancate, mettendo potenzialmente sotto pressione le relazioni con i fornitori. Questa lentezza immobilizza capitale circolante e ritarda acquisti critici.
ProcessMind analizza il ciclo di vita Purchase to Pay - Ordine di acquisto in NetSuite mappando ogni passaggio di approvazione. Identifica dove gli Ordini si bloccano, quali sono gli approvatori che causano più spesso ritardi e quali percorsi di approvazione sono i meno efficienti, consentendo miglioramenti mirati del workflow.

Ordini d'acquisto creati al di fuori delle politiche aziendali, o senza una corretta richiesta e approvazione, comportano gravi rischi di conformità ed espongono l'azienda a rischi finanziari. Questa mancanza di controllo porta a spesa fuori controllo e impedisce di sfruttare gli sconti negoziati.
ProcessMind utilizza i dati degli eventi di NetSuite per tracciare il percorso esatto di ogni Purchase to Pay - Ordine d'acquisto. Mette in luce i casi in cui gli ordini d'acquisto aggirano passaggi di approvazione critici, vengono creati senza richiesta, o deviano dalle procedure standard, evidenziando schemi di comportamento non conformi.

La variabilità dei lead time dei fornitori rende estremamente complessa la pianificazione dell'inventario e della produzione, con conseguenti rotture di stock, ordini urgenti o costi eccessivi di giacenza. Questa imprevedibilità limita la reattività operativa.
Analizzando il tempo trascorso tra "Purchase Order Sent to Vendor" e "Goods Receipt Posted" per ciascun ordine di acquisto del processo Procure to Pay (P2P) in NetSuite, ProcessMind misura con precisione e confronta i lead time per fornitore. Ciò evidenzia quali fornitori causano ritardi in modo sistematico e aiuta a ottimizzare la selezione dei fornitori.

Un volume elevato di modifiche agli ordini di acquisto dopo la creazione o l'approvazione iniziale indica problemi a monte, con conseguente rework, potenziali errori e ritardi nell'intero ciclo di approvvigionamento. Ciò assorbe risorse preziose e aumenta i costi di processo.
ProcessMind traccia ogni attività "Purchase Order Changed" all'interno del processo Purchase to Pay - Purchase Order in NetSuite. Quantifica la frequenza delle modifiche, identifica i punti più comuni di intervento e individua le cause alla radice, consentendo di ridisegnare il processo per ridurre le variazioni non necessarie.

Ritardi o imprecisioni nella registrazione della ricezione merci influiscono direttamente sull’accuratezza delle giacenze, possono bloccare i pagamenti ai fornitori e creare colli di bottiglia nelle fasi successive del processo Purchase to Pay. Questo contribuisce a inefficienze operative e discrepanze.
ProcessMind mappa il percorso completo da "Goods Receipt Initiated" a "Goods Receipt Posted" per ciascun Ordine di acquisto nel processo Purchase to Pay in NetSuite. Evidenzia i passaggi o le sedi in cui si verificano i ritardi, rivelando inefficienze e opportunità per una registrazione più rapida e accurata.

Quando i dipendenti aggirano i passaggi stabiliti del processo Procure to Pay, si introducono inefficienze, aumenta il rischio di errori e si crea una traccia di audit incoerente. Questi percorsi non ufficiali minano la standardizzazione e il controllo del processo.
ProcessMind scopre automaticamente tutti i percorsi effettivi del processo Procure to Pay (P2P) - Ordine di acquisto in NetSuite. Evidenzia visivamente le deviazioni dal "happy path" previsto, mostrando dove e perché si ricorre a workaround manuali e il loro impatto su efficienza e Conformità.

Alcuni reparti o centri di costo causano sistematicamente ritardi nel processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto, creando colli di bottiglia che rallentano la velocità complessiva degli approvvigionamenti. Questo genera carichi di lavoro sbilanciati e frustrazione tra gli stakeholder.
Analizzando gli attributi "Department" e "Cost Center" rispetto alle durate delle attività in NetSuite, ProcessMind individua le unità organizzative che contribuiscono in modo sproporzionato ai ritardi. Mette in evidenza specifici colli di bottiglia dipartimentali che ostacolano il flusso regolare degli Ordini di acquisto.

I rifiuti frequenti degli Ordini di acquisto comportano rilavorazioni rilevanti per richiedenti e approvatori, allungando i tempi complessivi di lavorazione. Ciò indica problemi nella qualità delle richieste iniziali, linee guida poco chiare o criteri di approvazione troppo stringenti.
ProcessMind analizza gli Attributi "Approval Status" e "Approver" all'interno del processo Purchase to Pay - Ordine di acquisto in NetSuite. Quantifica i tassi di rifiuto, individua i motivi ricorrenti e localizza dove avvengono, aiutando a migliorare i tassi di approvazione al primo invio.

Le metriche di prestazione, come lead time, cicli di approvazione o conformità, possono variare sensibilmente tra le diverse categorie di acquisto. Ignorare queste differenze significa perdere opportunità di ottimizzazione mirata e di risparmio.
Utilizzando l'attributo "Purchase Category", ProcessMind segmenta e analizza in NetSuite il processo Purchase to Pay - Purchase Order per categoria. Evidenzia quali categorie soffrono di lead time più lunghi, maggiori rilavorazioni o problemi di conformità, guidando interventi strategici mirati.

Senza una visibilità chiara e in tempo reale sullo stato e l'avanzamento degli ordini di acquisto, è difficile individuare proattivamente i problemi, gestire le aspettative o prendere decisioni informate. Ne derivano interventi reattivi e aree d'ombra operative.
ProcessMind fornisce una rappresentazione end‑to‑end del flusso Procure to Pay (P2P) - Ordine di acquisto in NetSuite. Offre Dashboard e analytics in tempo reale, dando a tutti gli stakeholder piena visibilità su stato corrente, colli di bottiglia e trend di performance per tutti i PO attivi.

Un arretrato o tempi lunghi nel controllo qualità dopo l'entrata merci possono bloccare la chiusura dell'ordine di acquisto, ritardando la disponibilità dei beni per uso o vendita. Ciò incide sui processi a valle e sulle rotazioni di magazzino.
ProcessMind misura il tempo tra "Quality Inspection Performed" e "Goods Receipt Posted" per ciascun Purchase Order del processo Purchase to Pay in NetSuite. Mette in luce i colli di bottiglia nella fase di ispezione, consentendo di ottimizzare le risorse e accelerare il flusso.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Tempi di approvazione lunghi ritardano gli acquisti, incidendo su progetti e scorte. L'obiettivo è ridurre il tempo dalla stesura del Purchase Order all'approvazione finale, accelerando il procurement. Ciò significa accesso più rapido a beni e servizi, un flusso operativo più fluido e meno interruzioni nella supply chain. ProcessMind identifica con precisione i colli di bottiglia e i ritardi nel workflow di approvazione dei Purchase Order in NetSuite. Mappando i percorsi reali, evidenzia dove i PO si bloccano, chi genera il collo di bottiglia e le opportunità di automazione o di approvazioni in parallelo, con risparmi di tempo misurabili.

Acquisti non autorizzati e maverick buying possono generare costi più elevati, non conformità dei fornitori e rischi finanziari. L'obiettivo è garantire che tutti gli ordini di acquisto (PO) rispettino rigorosamente le policy di procurement aziendali, mantenendo il controllo sulla spesa e sulle relazioni con i fornitori. In questo modo si rafforzano la governance finanziaria e la gestione del rischio. ProcessMind rileva automaticamente le deviazioni dalle policy standard di Procure to Pay (P2P) in NetSuite. Identifica i casi di maverick buying, fornitori non approvati o passaggi di approvazione saltati, consentendo di avviare formazione mirata o azioni correttive per raggiungere il 100% di Conformità.

Tempi di consegna imprevedibili dei fornitori compromettono la gestione dell'inventario e i piani di produzione, causando rotture di stock o giacenze eccessive. Raggiungere questo obiettivo significa migliorare la capacità di previsione e ridurre la variabilità delle date di consegna, ottimizzando i livelli di magazzino e la pianificazione operativa. ProcessMind analizza i lead time reali degli ordini di acquisto, dal momento "Sent to Vendor" alla registrazione "Goods Receipt Posted", per diversi fornitori e categorie in NetSuite. Identifica i fornitori inaffidabili o con andamenti di consegna irregolari, consentendo una selezione e una negoziazione più informate e migliorando così la prevedibilità delle consegne.

Modifiche frequenti agli Ordini di acquisto generano rilavorazioni, errori e ritardi lungo tutto il processo Purchase to Pay. L'obiettivo è ridurre il numero di modifiche ai PO dopo l'approvazione, segnale di richieste iniziali più accurate e di una migliore pianificazione a monte. Ne derivano operazioni più fluide e minore carico amministrativo. ProcessMind mappa il ciclo di vita di ogni Ordine di acquisto in NetSuite, evidenziando dove e perché avvengono le modifiche. Individua le cause ricorrenti, come errori nelle fasi iniziali o mancanza di chiarezza, permettendo di introdurre misure preventive e ridurre il volume di modifiche del 15-20%.

Processi di ricezione merci lenti o soggetti a errori possono ritardare la disponibilità a magazzino, ostacolare l'abbinamento delle fatture e incidere sui flussi di cassa. Questo obiettivo punta ad accelerare il tempo che intercorre tra l'arrivo fisico dei beni e l'aggiornamento a sistema, garantendo registrazioni di magazzino tempestive e una corretta riconciliazione contabile. Ciò migliora l'efficienza operativa e l'accuratezza dei dati. ProcessMind visualizza il sottoprocesso da "Goods Receipt Initiated" a "Goods Receipt Posted" in NetSuite, individuando ritardi e colli di bottiglia. Evidenzia passaggi manuali, problemi di sistema o carenze di risorse che contribuiscono alla lentezza, abilitando il ridisegno del processo per ridurre i tempi di ricezione del 25%.

I workaround e le deviazioni dalle procedure standard di Procure to Pay possono introdurre rischi, ridurre il controllo e generare non conformità o inefficienze. Questo obiettivo assicura che tutti gli ordini di acquisto seguano il percorso di processo definito e ottimale, promuovendo coerenza e responsabilità. In questo modo si rafforzano i controlli interni e si riduce il rischio operativo. ProcessMind scopre automaticamente tutte le varianti di processo effettive in NetSuite per gli ordini di acquisto. Evidenzia le deviazioni dal percorso ideale, mostrando dove e perché si usano workaround, abilitando l'analisi delle cause alla radice e le azioni correttive per far rispettare il processo standard.

I ritardi nei passaggi di consegna tra reparti, ad esempio tra la richiesta e il procurement o tra procurement e finanza, possono rallentare in modo significativo l’intero processo di Ordine di acquisto. L’obiettivo è snellire queste transizioni, garantendo un flusso informativo senza attriti e una chiusura più rapida. Ciò migliora la velocità complessiva del processo e la collaborazione interfunzionale. ProcessMind visualizza il processo di Ordine di acquisto in NetSuite end‑to‑end, mostrando chiaramente il tempo trascorso in attesa in corrispondenza di ogni confine dipartimentale. Identifica i punti di passaggio che sono colli di bottiglia, consentendo interventi mirati su comunicazione, automazione o definizione dei ruoli per ridurre i ritardi del 20%.

Alti tassi di rifiuti o reinvii degli Ordini di acquisto indicano problemi a monte, generando rilavorazioni, frustrazione e ritardi. L'obiettivo è migliorare la qualità degli invii iniziali dei PO, assicurando che soddisfino tutti i requisiti al primo tentativo. Ne derivano maggiore efficienza e minore carico amministrativo. ProcessMind analizza gli Event Log in NetSuite per identificare motivi e fasi ricorrenti dei rifiuti, rilevando pattern come informazioni mancanti o categorizzazioni errate e abilitando formazione mirata o miglioramenti di sistema per ridurre i rifiuti del 15%.

Categorie di acquisto diverse, come hardware IT o forniture d'ufficio, seguono spesso flussi specifici o presentano colli di bottiglia non generalizzabili. L'obiettivo è individuare e ottimizzare le inefficienze tipiche di alcune categorie, adattando gli interventi per massimizzare l'impatto. Il risultato è un uso più efficiente delle risorse e una migliore gestione di categoria. ProcessMind consente di filtrare e analizzare i processi di Ordine di acquisto per "Purchase Category" in NetSuite, evidenziando colli di bottiglia o deviazioni proprie di determinate categorie, così da attuare ottimizzazioni mirate e ottenere guadagni di efficienza fino al 25% nelle categorie ad alto volume.

La visibilità limitata sullo stato in tempo reale dei Purchase Order ostacola la gestione proattiva e le decisioni, causando ritardi e occasioni perse. L'obiettivo è offrire agli stakeholder una visione chiara e aggiornata dell'intero processo Purchase to Pay. In questo modo si accelera la risoluzione dei problemi e si migliora la pianificazione strategica. ProcessMind fornisce una rappresentazione dinamica e visiva di tutti i Purchase Order in corso e del loro stato attuale in NetSuite. Consente di monitorare i singoli PO, individuare potenziali ritardi prima che si verifichino e ottenere informazioni in tempo reale sulle prestazioni del processo, così da gestirlo in modo proattivo.

Ritardi nei controlli qualità dopo la ricezione merci possono bloccare le giacenze, impattare la produzione o ritardare il pagamento ai fornitori. L’obiettivo è accorciare il tempo dalla ricezione al completamento dei necessari controlli qualità, garantendo una disponibilità più rapida degli articoli conformi. Questo migliora il turnover di magazzino e il flusso complessivo della catena di fornitura. ProcessMind misura con precisione la durata dell’attività "Quality Inspection Performed" all’interno del processo di Ordine di acquisto in NetSuite. Identifica i fattori che contribuiscono ai ritardi, come l’allocazione delle risorse o le fasi di processo, consentendo interventi mirati per ridurre i tempi di ispezione del 10%.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per Procure-to-Pay - Ordine d'acquisto

1

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Esportate i Vostri Dati NetSuite

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Apporti cambiamenti concreti

6

Monitori e ottimizzi continuamente

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Cosa fare

Scarichi il template Excel prestrutturato per i dati Purchase to Pay. Il template La guida sui campi dati necessari per l'analisi.

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Perché è importante

Impostare da subito la struttura dei dati corretta garantisce elaborazioni accurate ed efficienti in seguito. Semplifica la preparazione dei dati ed evita rielaborazioni.

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Un template Excel pronto da compilare per i dati del suo processo di Ordine di Acquisto.

COSA OTTERRAI

Scopra le efficienze nascoste nella gestione degli ordini di acquisto in NetSuite

ProcessMind trasforma i dati grezzi dei Purchase Order in NetSuite in insight visivi immediati. Potrà individuare con precisione colli di bottiglia e gap di conformità, delineando percorsi chiari per ottimizzare il procurement.
  • Visualizzi il flusso reale del processo degli ordini di acquisto in NetSuite
  • Individuare i colli di bottiglia dei PO e i rischi di conformità
  • Individua attività non conformi negli Ordini di acquisto
  • Ottimizzare i tempi di ciclo dei PO e l'utilizzo delle risorse
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Identify bottlenecks and delays
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Risultati concreti dell'ottimizzazione degli ordini d'acquisto

Applicando il Process Mining ai dati degli Ordini di acquisto in NetSuite, le organizzazioni ottengono evidenze chiare su inefficienze e colli di bottiglia. Questi risultati rappresentano i miglioramenti concreti più comuni ottenuti con l’ottimizzazione dei processi guidata dai dati.

0 %
Approvazioni PO più rapide

Tempo di approvazione ridotto

Identifichi ed elimini i colli di bottiglia nei Workflow di approvazione degli Ordini di acquisto, accelerando sensibilmente l'elaborazione.

0 %
Conformità Migliorata

Maggiore conformità al processo

Si assicuri che il processo Purchase to Pay rispetti rigorosamente le policy di acquisto, riducendo al minimo le deviazioni non autorizzate e i rischi di conformità.

0 %
Riduzione delle rilavorazioni sugli ordini d'acquisto

Riduzione del tasso di modifiche agli ordini

Individui le cause alla radice delle frequenti modifiche agli ordini di acquisto, riducendo le rilavorazioni manuali, migliorando l'efficienza e abbattendo i costi operativi.

0 %
Maggiore affidabilità dei fornitori

Maggiore percentuale di consegne puntuali

Ottenga informazioni chiare e basate sui dati sulle performance dei fornitori per negoziare condizioni migliori e garantire una ricezione puntuale della merce, aumentando la prevedibilità della catena di fornitura.

0 %
Entrata merci accelerata

Tempo di ricezione merci più breve

Snellisca e acceleri il processo critico di ricezione merci, riducendo i tempi di giacenza a magazzino e migliorando il flusso operativo complessivo.

0 %
Riduzione del maverick buying

Riduzione degli acquisti non autorizzati

Consente di rilevare automaticamente e limitare gli acquisti effettuati fuori dai canali approvati, migliorando la conformità contrattuale e generando risparmi significativi.

I risultati effettivi possono variare in base alla complessità dei Suoi processi, alla qualità dei dati e all’ambito di implementazione. Le cifre indicate riflettono miglioramenti tipici osservati in diverse organizzazioni.

Dati Consigliati

Inizia con gli attributi e le attività più importanti, poi espandi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificativo univoco dell'ordine d'acquisto, che funge da case ID principale per tracciare il ciclo di procurement.

Perché è importante

È l'identificativo essenziale del case, che consente di ricostruire e analizzare l'intero ciclo di vita di ciascun Ordine di Acquisto.

Nome dell'evento o passaggio specifico avvenuto nel processo dell'ordine d'acquisto.

Perché è importante

Definisce i passaggi nella mappa del processo, consentendo di visualizzare e analizzare il flusso, le varianti e la conformità.

La data e l'ora precise in cui si è verificata l'attività.

Perché è importante

Questo attributo è fondamentale per calcolare tutte le metriche temporali, come tempi di ciclo e durate, che sono alla base dell'individuazione dei ritardi di processo.

Nome dell'utente che ha eseguito l'attività.

Perché è importante

Attribuisce le attività a utenti specifici, consentendo l’analisi del carico di lavoro, delle prestazioni e della conformità alle norme di autorizzazione.

Nome del dipartimento associato all'ordine d'acquisto.

Perché è importante

Consente l'analisi del processo per reparto, aiutando a individuare colli di bottiglia, inefficienze e modelli di spesa specifici di ciascun reparto.

Nome del fornitore da cui si acquistano beni o servizi.

Perché è importante

Consente analisi delle prestazioni per fornitore, inclusi tempi di consegna e affidabilità, elementi chiave per l’ottimizzazione della catena di fornitura.

Lo stato attuale o finale dell'ordine d'acquisto.

Perché è importante

Fornisce un'istantanea dello stato del PO, consentendo l'analisi di esiti come respingimenti o chiusure e supportando i KPI legati ai fallimenti di approvazione.

Il valore economico totale dell'ordine d'acquisto.

Perché è importante

Consente l’analisi finanziaria del processo di acquisto, per capire come il valore dell’Ordine di acquisto (PO) incida sui tempi di ciclo, sui percorsi di approvazione e sulla conformità.

La classificazione dei beni o servizi acquistati, ad esempio hardware IT, servizi di marketing o forniture d'ufficio.

Perché è importante

Consente l'analisi dell'efficienza del processo per categoria di spesa, aiutando a individuare quali tipologie di acquisto risultano più inefficienti o non conformi.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Questa attività corrisponde alla richiesta formale di beni o servizi e dà avvio al processo di approvvigionamento. In NetSuite è registrata quando si crea e si salva un nuovo record di transazione 'Purchase Requisition'.

Perché è importante

Essendo il punto di avvio tipico del processo, questa attività è fondamentale per analizzare l’intero tempo di ciclo end‑to‑end e individuare casi di maverick buying quando viene saltata.

Questa attività indica la creazione del documento formale dell'Ordine di acquisto, che è il caso centrale di questa analisi. In NetSuite è rilevata dalla creazione del record di transazione 'Purchase Order', sia manualmente sia a partire da una Richiesta di acquisto approvata.

Perché è importante

Segna un passaggio critico in cui una richiesta diventa un impegno d'ordine formale. È una pietra miliare chiave e può anche rappresentare l'inizio del processo per i PO diretti, elemento importante per il monitoraggio della conformità.

Rappresenta l'autorizzazione finale e ufficiale dell'ordine d'acquisto, che ne consente l'invio al fornitore. Si tratta di una tappa chiave rilevata quando il campo "Approval Status" dell'ordine d'acquisto viene aggiornato a "Approved".

Perché è importante

È una pietra miliare critica per calcolare i tempi del ciclo di approvazione e individuare colli di bottiglia nella catena di approvazione. I ritardi in questa fase incidono direttamente sui lead time di approvvigionamento.

Questa attività rappresenta il ricevimento fisico delle merci ordinate nell'Ordine di acquisto. In NetSuite è un evento esplicito, registrato quando viene creata una transazione 'Item Receipt' e collegata alla specifica riga dell'Ordine di acquisto.

Perché è importante

È una pietra miliare critica che segna la fine del ciclo di consegna del fornitore. È essenziale per calcolare i tassi di puntualità di consegna e i lead time complessivi.

È stata ricevuta e registrata in NetSuite una Vendor Bill collegata all'Ordine di Acquisto. Si tratta di una transazione esplicita che formalizza il debito per i beni o servizi ricevuti.

Perché è importante

Questa attività segna il passaggio dall'approvvigionamento al processo di contabilità fornitori. L'analisi del tempo tra il ricevimento delle merci e la fatturazione mette in evidenza potenziali ritardi nell'elaborazione contabile.

L'ordine d'acquisto è ufficialmente chiuso, cioè non sono previste ulteriori ricezioni o fatture a suo carico. Ciò è dedotto quando lo stato dell'ordine d'acquisto passa a "Closed", cosa che può avvenire automaticamente dopo la completa fatturazione e ricezione, o manualmente.

Perché è importante

Questa attività segna la chiusura operativa del ciclo di vita dell'Ordine di acquisto. Conferma che l'ordine è stato completamente evaso e gestito, fornendo un punto finale chiaro per l'analisi del tempo di ciclo.

FAQ

Domande frequenti

Il Process Mining analizza i dati dei Suoi Purchase Order in NetSuite per visualizzare il flusso reale del processo. Identifica colli di bottiglia, lacune di conformità e inefficienze, come tempi di approvazione eccessivi o acquisti non autorizzati. Queste evidenze consentono decisioni guidate dai dati per snellire le operazioni e ridurre i costi.

Per analizzare efficacemente il Suo processo di Ordine di Acquisto, servono principalmente gli Event Log di NetSuite. Ciò include creazione del PO, fasi di approvazione, cambi di stato, ricevimento merci e abbinamento delle fatture, insieme ai timestamp e all'utente responsabile di ciascun evento. I registri delle transazioni e dell'audit di NetSuite contengono di norma queste informazioni.

Dopo l’estrazione dei dati e la configurazione iniziale, in genere potrà vedere le prime evidenze sul processo nell’arco di poche settimane. La tempistica esatta dipende dalla complessità e dal volume dei dati, ma i primi risultati si vedono già nelle fasi iniziali. Le raccomandazioni complete e operative arrivano di solito entro uno‑due mesi.

Sì, certamente. Confrontando i percorsi di esecuzione reali con i modelli di processo definiti, il Process Mining può evidenziare deviazioni, come acquisti effettuati al di fuori dei canali approvati o modifiche ai PO senza la corretta autorizzazione. Questo aiuta a far rispettare la Conformità e a individuare le aree che richiedono controlli più stringenti.

Può aspettarsi miglioramenti significativi, come la riduzione dei tempi di ciclo di approvazione dei PO, la diminuzione dei tassi di rifiuto e una maggiore prevedibilità delle consegne dei fornitori. Il Process Mining fornisce le evidenze per snellire i passaggi fra reparti, eliminare gli aggiramenti non autorizzati e, in definitiva, ottenere maggiore efficienza e risparmi nell'area acquisti.

L’estrazione dei dati da NetSuite può avvenire con diversi metodi, tra cui ricerche salvate, report personalizzati o integrazioni API. L’approccio specifico dipende dalla configurazione del Suo NetSuite e dal volume dei dati. I nostri esperti La guideranno nell’impostare modalità di estrazione efficienti e sicure per garantire la completezza dei dati.

Il requisito tecnico principale è l'accesso al suo sistema NetSuite per l'estrazione dei dati, in genere con permessi di sola lettura. Oltre a ciò, è necessario un ambiente sicuro per l'elaborazione e l'analisi dei dati. La piattaforma di Process Mining è di norma basata su cloud, riducendo al minimo l'onere sull'infrastruttura IT interna.

Sebbene un supporto IT iniziale per l'estrazione dei dati sia utile, le moderne soluzioni di Process Mining sono progettate per gli utenti di business. Offrono interfacce intuitive che permettono ai team acquisti e di processo di analizzare le evidenze senza competenze avanzate di data science. Sono normalmente previsti formazione e supporto per garantire il successo del Suo team.

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