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Migliori il Suo Record to Report - Registrazioni Contabili

Ottimizzi le registrazioni in SAP ECC con la nostra guida in 6 step
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Migliori il Suo Record to Report - Registrazioni Contabili
Sfide (11) Obiettivi (11) 6 Fasi Anteprima Risultati Dati FAQ (4)

Ottimizzare le registrazioni in SAP ECC per un reporting impeccabile

Le registrazioni contabili introducono spesso ritardi e rischi di conformità nei cicli finanziari. La nostra piattaforma aiuta a individuare i colli di bottiglia nell'elaborazione e a garantire un reporting finanziario accurato. Scopra come ottimizzare le operazioni e ottenere significativi miglioramenti di efficienza nelle attività contabili.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

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Perché ottimizzare il processo di Record to Report e delle registrazioni contabili è fondamentale

Le registrazioni contabili costituiscono la spina dorsale di un reporting finanziario accurato all'interno del ciclo Record to Report. In un ambiente SAP ECC, la gestione efficiente di queste registrazioni è fondamentale per garantire chiusure finanziarie tempestive, mantenere la conformità normativa e assicurare l'integrità del bilancio. Le inefficienze in questo processo, come i ritardi nelle approvazioni, gli errori che richiedono rilavorazioni o la mancanza di visibilità sui bottleneck, possono avere implicazioni finanziarie significative. Tra queste, cicli di chiusura prolungati, aumento dei costi operativi dovuto a interventi manuali e potenziali rischi di conformità derivanti da report imprecisi o tardivi. Comprendere il vero flusso end-to-end delle registrazioni contabili, dalla creazione alla contabilizzazione finale e alla riconciliazione, è essenziale per identificare le aree che ostacolano l'accuratezza finanziaria e la velocità operativa.

Come il Process Mining trasforma l'analisi delle registrazioni contabili in SAP ECC

Il Process Mining offre un approccio rivoluzionario per comprendere e migliorare il processo Record to Report - Registrazioni contabili in SAP ECC. A differenza dei metodi di analisi tradizionali che si basano su ipotesi o audit manuali, il Process Mining utilizza gli event log direttamente dal modulo SAP ECC FI-GL, traendo insight da tabelle come BKPF, BSEG e FAGLFLEXA. Utilizzando l'ID della registrazione contabile come identificativo del case, ricostruisce il percorso di esecuzione effettivo di ogni singola scrittura. Ciò fornisce una visualizzazione oggettiva e basata sui dati del Suo processo, rivelando la sequenza reale delle attività, i ritardi nascosti e le deviazioni dal flusso previsto. Otterrà risposte concrete a domande quali: Qual è il tempo di ciclo medio dalla creazione alla contabilizzazione? Quali fasi di approvazione causano i ritardi più significativi? Quanto spesso le registrazioni vengono rifiutate e corrette, e quali sono le cause principali? Il Process Mining Le permette di individuare i bottleneck esatti, quantificare il loro impatto e identificare opportunità di snellimento, aiutandoLa a capire come migliorare il Record to Report.

Aree chiave per potenziare il processo di registrazione contabile

Attraverso il Process Mining, diventano evidenti le aree di miglioramento comuni nel processo Record to Report in SAP ECC. Può scoprire opportunità significative in:

  • Riduzione dei bottleneck di approvazione: Identificare approvatori o fasi specifiche che causano ritardi, consentendo una formazione mirata o riconfigurazioni dei workflow per accelerare le attività di approvazione.
  • Minimizzazione di rilavorazioni e rifiuti: Analizzare i pattern delle registrazioni rifiutate e corrette per capire perché ciò accade, affrontando il problema alla fonte (es. invii iniziali incompleti o linee guida poco chiare).
  • Snellimento del flusso documentale: Monitorare i tempi di allegato della documentazione di supporto per garantire che preceda o coincida con l'invio per la revisione, evitando ritardi causati da informazioni mancanti.
  • Ottimizzazione della verifica di contabilizzazione: Esaminare il tempo che intercorre tra la registrazione e la verifica della contabilizzazione per garantire follow-up e riconciliazioni tempestive.
  • Automazione dei passaggi manuali: Scoprire opportunità per automatizzare compiti manuali ripetitivi identificando sequenze frequenti o tipi di registrazioni standard che potrebbero beneficiare della Robotic Process Automation (RPA).

Ottenere risultati tangibili per le operazioni finanziarie

Ottimizzare il processo Record to Report con il Process Mining produce benefici sostanziali e misurabili. Può aspettarsi di ottenere:

  • Chiusure finanziarie più rapide: Eliminando i ritardi, può ridurre significativamente il tempo di ciclo complessivo delle registrazioni, contribuendo a una chiusura più veloce e prevedibile.
  • Maggiore accuratezza finanziaria: La riduzione di rilavorazioni ed errori porta direttamente a una migliore qualità dei dati e a meno discrepanze nei registri contabili.
  • Conformità migliorata: Un processo chiaro, documentato ed eseguito in modo coerente garantisce il rispetto delle policy interne e dei requisiti normativi esterni, mitigando i rischi di audit.
  • Minori costi operativi: Lo snellimento dei workflow e la riduzione dello sforzo manuale si traducono in risparmi significativi e in un utilizzo più efficiente delle risorse.
  • Migliore processo decisionale: Grazie a insight trasparenti e basati sui dati, i responsabili finanziari possono prendere decisioni informate per promuovere il miglioramento continuo e le iniziative strategiche.

Il primo passo verso l'ottimizzazione delle registrazioni contabili

Intraprendere il percorso di ottimizzazione del processo Record to Report in SAP ECC è una mossa strategica che porta benefici a tutta la funzione Finance. L'utilizzo di un approccio di Process Mining specializzato fornisce la chiarezza e gli insight necessari per andare oltre le semplici ipotesi e trasformare realmente le Sue operazioni. Comprendendo i percorsi intricati delle Sue registrazioni contabili, potrà promuovere con fiducia efficienza, accuratezza e conformità, assicurando che il reporting finanziario sia solido e affidabile.

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Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

Le registrazioni contabili subiscono spesso ritardi significativi durante la revisione e l'approvazione, allungando il ciclo Record to Report. Ciò influisce direttamente sulla tempestività del reporting finanziario e sull'efficienza del dipartimento contabile, con il rischio di mancare le scadenze. ProcessMind analizza le attività 'Registrazione inviata per approvazione' e 'Registrazione approvata' in SAP ECC, identificando colli di bottiglia e approvatori o dipartimenti specifici che causano rallentamenti. Questo aiuta a snellire il processo evidenziando aree per l'automazione o la riallocazione delle risorse.

Un volume elevato di registrazioni contabili rifiutate richiede rilavorazioni e consuma tempo prezioso del personale amministrativo. Ciò non solo ritarda la contabilizzazione, ma introduce inefficienze e aumenta i costi operativi all'interno della funzione Record to Report. ProcessMind individua le fasi esatte in cui le registrazioni vengono rifiutate e identifica i motivi comuni o gli utenti specifici associati ai rifiuti in SAP ECC. Analizzando le attività e gli attributi precedenti, ProcessMind scopre le cause radice e suggerisce miglioramenti del processo per ridurre le rilavorazioni.

Le registrazioni contabili entrano spesso in loop di rilavorazione, venendo rifiutate, corrette e reinviate più volte prima dell'approvazione finale. Questo ciclo drena risorse, allunga i tempi di completamento e aggiunge complessità inutile al processo in SAP ECC. Attraverso l'analisi delle attività 'Registrazione rifiutata' e 'Registrazione corretta e reinviata', ProcessMind visualizza questi loop ricorrenti. Aiuta a capire perché certe registrazioni si bloccano e quantifica lo sforzo perso in passaggi ripetitivi, offrendo percorsi chiari per la semplificazione del processo.

Alcuni passaggi critici per la conformità, come l'ottenimento delle approvazioni corrette o l'allegato della 'Documentazione di supporto', vengono a volte saltati o eseguiti fuori sequenza. Ciò espone l'organizzazione a rilievi di audit, imprecisioni finanziarie e potenziale non conformità normativa nei processi di Record to Report. ProcessMind traccia meticolosamente la sequenza delle attività per ogni ID registrazione in SAP ECC, verificando ad esempio che la documentazione sia allegata prima dell'approvazione o della contabilizzazione. Segnala automaticamente le deviazioni dai percorsi di conformità prestabiliti, fornendo prove chiare per l'audit e la mitigazione del rischio.

Molti processi di registrazione si affidano ancora a interventi manuali che potrebbero essere automatizzati, con conseguenti tempi lunghi e maggiori rischi di errore. Ciò ostacola l'efficienza e la scalabilità della funzione Record to Report, specialmente durante le chiusure mensili. ProcessMind mappa l'intero percorso delle registrazioni in SAP ECC, rivelando le attività spesso manuali che sono candidate all'automazione. Quantifica il tempo speso in questi passaggi, dimostrando i vantaggi dell'implementazione di soluzioni automatizzate per ottimizzare le operazioni.

Alcuni utenti o ruoli diventano costantemente dei bottleneck nel processo di approvazione o revisione delle registrazioni, causando ritardi significativi per un grande volume di scritture. Ciò influisce sul completamento tempestivo dei task finanziari e crea carichi di lavoro disomogenei nell'ufficio contabilità. ProcessMind utilizza gli attributi 'Created By User' e 'Approved By User' in SAP ECC per identificare individui o team coinvolti in modo sproporzionato in attività lunghe o ritardate. Questo insight basato sui dati aiuta nel ribilanciamento del carico di lavoro, nella formazione o nella re-ingegnerizzazione dei processi per eliminare questi bottleneck critici.

Anche dopo che una registrazione contabile è stata approvata, può esserci un ritardo significativo prima che venga effettivamente contabilizzata in SAP ECC. Questo ritardo influisce sull'accuratezza dei dati finanziari in tempo reale, sul reporting periodico e può complicare il processo di chiusura finanziaria. ProcessMind analizza la differenza temporale tra le attività 'Journal Entry Approved' e 'Journal Entry Posted'. Aiuta a identificare problemi di sistema, passaggi manuali o vincoli di risorse che impediscono la contabilizzazione immediata, fornendo insight azionabili per accelerare la finalizzazione delle scritture.

Senza una visione chiara dello stato e della posizione di ogni 'Journal Entry' all'interno del processo Record to Report, i manager faticano a monitorare i progressi e a identificare eventuali ritardi imminenti. Questa mancanza di trasparenza rende difficile la gestione proattiva dei workflow e dell'allocazione delle risorse. ProcessMind fornisce una visualizzazione end-to-end del percorso di ogni 'Journal Entry ID' attraverso SAP ECC. Offre aggiornamenti sullo stato in tempo reale e identifica dove le registrazioni si bloccano, offrendo ai team la visibilità necessaria per intraprendere azioni correttive e migliorare il controllo generale del processo.

Un'alta frequenza di 'Journal Entry Reversal Processed' indica problemi sottostanti come errori di data entry, contabilizzazioni errate o cambiamenti nei requisiti aziendali dopo l'inserimento iniziale. Questi storni consumano tempo e risorse aggiuntive, impattando sull'accuratezza finanziaria e sull'efficienza. ProcessMind identifica i pattern e le cause radice che portano agli eventi di storno in SAP ECC. Collegando gli storni alle attività iniziali di creazione, approvazione o contabilizzazione e ai relativi attributi, ProcessMind rivela problemi sistemici o esigenze di formazione per ridurre gli errori futuri.

Registrazioni simili seguono percorsi diversi, non documentati o inefficienti nel Record to Report, portando a esiti incoerenti. Questa mancanza di standardizzazione rende difficile ottimizzare le operazioni. ProcessMind scopre automaticamente tutte le varianti reali per le registrazioni in SAP ECC, rivelando come i diversi 'Tipi registrazione' o 'Società' possano divergere dal flusso previsto. Questa analisi permette alle organizzazioni di standardizzare i processi, applicare le best practice ed eliminare le deviazioni ad-hoc.

Alcuni 'Tipi documento', come i ratei o i trasferimenti intersocietari, presentano costantemente tempi di elaborazione più lunghi o tassi di errore più elevati rispetto ad altri. Questa specifica inefficienza prolunga le attività di chiusura finanziaria e può influenzare i rendiconti finanziari di particolari aree. ProcessMind utilizza l'attributo 'Tipo documento' per segmentare e analizzare le prestazioni del processo. Evidenzia quali tipi di registrazioni sono più problematici in SAP ECC, consentendo miglioramenti mirati del processo, sforzi di automazione o formazione specifica per affrontare le loro sfide uniche.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Cicli di approvazione lunghi per le registrazioni in SAP ECC impattano direttamente sul Record to Report, ritardando il bilancio e rallentando le decisioni. Raggiungere questo obiettivo significa avere dati finanziari disponibili più velocemente, migliorando l'accuratezza del reporting. ProcessMind mappa l'intero ciclo di vita di ogni registrazione, identificando colli di bottiglia specifici, ritardi dei singoli utenti e opportunità per snellire la gerarchia di approvazione. Analizzando le durate delle attività e i passaggi tra utenti, fornisce indicazioni per ridurre significativamente i tempi di approvazione.

Tassi elevati di rifiuto per le registrazioni contabili indicano problemi a monte, causando rilavorazioni, frustrazione e ritardi nel processo Record to Report. Ridurre i rifiuti assicura che le registrazioni siano corrette fin dal primo inserimento, migliorando l'efficienza e la qualità dei dati in SAP ECC. ProcessMind visualizza tutti i percorsi, inclusi i rifiuti, identificando le ragioni comuni e le fasi in cui si verificano più spesso gli errori. Analizzando attributi come 'Utente creatore' e 'Tipo registrazione', ProcessMind individua le cause scatenanti e suggerisce miglioramenti per i controlli pre-invio o la formazione.

Correzioni e reinvii ripetitivi sottraggono tempo prezioso e risorse allo staff contabile, ritardando la chiusura finanziaria. Eliminare le rilavorazioni snellisce significativamente il processo Record to Report. ProcessMind traccia l'intero event log per ogni ID Registrazione, evidenziando i casi di correzioni multiple. Rivela dove le voci rientrano ripetutamente nel workflow, permettendo di identificare i loop e migliorare la resa al primo passaggio (first-pass yield) in SAP ECC.

La non conformità nell'elaborazione delle registrazioni può portare a rilievi di audit, sanzioni finanziarie e danni reputazionali. Garantire che ogni voce rispetti le policy interne e le normative esterne è fondamentale per l'integrità finanziaria. ProcessMind confronta automaticamente i flussi reali dei processi per gli ID Registrazione con modelli di conformità predefiniti, segnalando deviazioni, approvazioni mancanti o sequenze insolite. Fornisce una traccia verificabile, assicurando che i processi in SAP ECC rispettino gli standard normativi.

L'inserimento manuale e le fasi di elaborazione nel processo Record to Report sono soggetti a errori umani, aumentano i tempi e impediscono la scalabilità. Automatismi in queste attività liberano risorse, riducono gli errori e accelerano la chiusura finanziaria. ProcessMind identifica attività manuali specifiche come "Documentazione di supporto allegata" o "Registrazione verificata" che richiedono molto tempo. Quantificando frequenza e durata di questi compiti in SAP ECC, aiuta a stabilire le priorità per l'automazione.

Prestazioni non uniformi tra gli utenti coinvolti nel processo di registrazione possono creare colli di bottiglia e una distribuzione sbilanciata del carico di lavoro, influenzando l'efficienza complessiva. Ottimizzare le performance degli utenti assicura passaggi di consegne più fluidi e tempi di elaborazione costanti. ProcessMind analizza le attività dei singoli utenti e i tempi di gestione, specificamente per ruoli come 'Utente creatore' o 'Approvatore' all'interno del processo Record to Report. Evidenzia le variazioni nelle prestazioni e le necessità di formazione, permettendo interventi mirati per migliorare il throughput in SAP ECC.

I ritardi tra l'approvazione della registrazione contabile e l'effettiva contabilizzazione in SAP ECC possono annullare i benefici di approvazioni rapide e impattare sull'accuratezza del reporting finanziario in tempo reale. Questo obiettivo mira a colmare questo divario, garantendo il riflesso immediato delle transazioni approvate. ProcessMind misura con precisione il tempo trascorso tra le attività "Journal Entry Approved" e "Journal Entry Posted" per ogni ID registrazione. Scopre le ragioni di questi ritardi post-approvazione, come code di sistema o passaggi di verifica manuale, consentendo regolazioni mirate del processo.

La mancanza di visibilità sullo stato delle registrazioni causa incertezza, richiede verifiche manuali e ritarda la risoluzione dei problemi. Una maggiore trasparenza assicura che tutti gli stakeholder sappiano a che punto sia una registrazione, migliorando comunicazione e responsabilità. ProcessMind fornisce visibilità end-to-end sul ciclo di vita di ogni ID Registrazione, dalla creazione alla riconciliazione. Visualizzando il percorso reale e la fase attuale di ogni registrazione in SAP ECC, offre approfondimenti in tempo reale e segnala dove le pratiche sono bloccate o deviano dalla norma.

Gli storni frequenti segnalano problemi strutturali come errori di inserimento dati, approvazioni iniziali errate o variazioni nel trattamento contabile, comportando lavoro extra e potenziali incongruenze. Ridurre gli storni migliora la qualità dei dati e l'efficienza. ProcessMind identifica ogni caso in cui uno "Storno registrazione elaborato" avviene dopo una "Registrazione contabile contabilizzata". Collega questi storni alle attività precedenti e ad attributi come 'Utente creatore' o 'Tipo registrazione' in SAP ECC, svelando le cause profonde e i pattern ricorrenti per prevenire errori futuri.

Percorsi di elaborazione non uniformi per le registrazioni contabili portano a tempi imprevedibili, tassi di errore più elevati e difficoltà nel garantire una conformità omogenea. Standardizzare i workflow crea un processo Record to Report prevedibile, efficiente e verificabile. ProcessMind individua tutte le varianti di processo esistenti per gli ID Registrazione, evidenziando le deviazioni dal percorso ideale o più efficiente in SAP ECC. Identificando e quantificando questi flussi non standard, ProcessMind consente di applicare le best practice e armonizzare i processi.

Alcuni tipi di registrazioni contabili, come i ratei o le transazioni intersocietarie, spesso affrontano complessità uniche che causano ritardi sproporzionati nel ciclo Record to Report. Snocciolare questi tipi specifici può accelerare significativamente l'intero processo. ProcessMind consente di filtrare l'analisi per 'Tipo documento', isolando le metriche di performance per ciascuno. Identifica i bottleneck e le inefficienze specifiche di questi tipi di registrazione in SAP ECC, fornendo insight mirati per la riprogettazione e l'ottimizzazione del processo.

Il percorso di miglioramento in 6 step per il Record to Report

1

Scarica il Modello
2

Esporti le Sue registrazioni contabili
3

Carica il Tuo Dataset
4

Analizzi le Sue registrazioni contabili
5

Implementazione soluzioni
6

Monitorare i progressi
1

Scarica il Modello

Cosa fare

Ottenga il template Excel preconfigurato per i dati delle registrazioni contabili da SAP ECC. Questo modello assicura che i dati siano strutturati correttamente per l'analisi.

Visualizza Guida al Template Dati Scarica Template
Perché è importante

Utilizzare il template corretto fin dall'inizio fa risparmiare tempo e previene errori di mappatura dei dati, garantendo un caricamento fluido e insight precisi per il processo delle Journal Entry.

Risultato atteso

Un template Excel pronto all'uso con le colonne corrette per i dati del Suo processo di registrazione contabile.

COSA OTTERRAI

Scopra come fluiscono realmente le registrazioni contabili in SAP ECC

ProcessMind trasforma i dati grezzi in visualizzazioni chiare, rivelando il percorso esatto di ogni registrazione. Individui ritardi, deviazioni e rischi di conformità per ottenere un reporting finanziario impeccabile.
  • Individuare i ritardi nell'elaborazione delle registrazioni
  • Verificare la conformità e l'accuratezza delle scritture contabili
  • Snellire i workflow delle registrazioni in SAP ECC
  • Ottimizzare il tempo del ciclo di reporting finanziario
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Trasformare la gestione delle Journal Entry

Analizzando il processo end-to-end delle registrazioni contabili in SAP ECC utilizzando l'ID della registrazione come identificativo del case, le organizzazioni ottengono insight azionabili. Questi insight portano a miglioramenti significativi in termini di efficienza, conformità e accuratezza all'interno del ciclo Record to Report.

0 %
Approvazioni più rapide

Riduzione media del tempo di approvazione

Identifichi colli di bottiglia e ritardi nel processo di approvazione, ottimizzando i workflow per accelerare le registrazioni finanziarie critiche.
0 %
Meno rifiuti delle registrazioni

Riduzione delle registrazioni restituite per rilavorazione

Individuare le cause profonde dei rifiuti, come dati mancanti o conti CoGe errati, per migliorare la qualità dell'invio al primo tentativo.
0 %
Maggiore Aderenza alla Conformità

Migliore aderenza alle normative

Garantire che tutte le registrazioni contabili seguano le policy interne e le normative esterne definite, riducendo i rischi di audit e migliorando l'integrità dei dati.
~ 0 days
Contabilizzazione a libro giornale più rapida

Ridotto il ritardo tra approvazione e contabilizzazione

Ridurre il divario tra l'approvazione della registrazione e l'effettiva contabilizzazione nel libro giornale, garantendo un aggiornamento tempestivo dei record finanziari.
0 %
Meno rilavorazioni delle registrazioni

Riduzione dei nuovi invii dopo la revisione

Individui ed elimini le cause di correzioni e reinvii ripetitivi, arrivando a un processo corretto al primo tentativo e risparmiando tempo prezioso.
0 %
Meno storni delle registrazioni

Riduzione delle contabilizzazioni iniziali errate

Ridurre la percentuale di registrazioni che devono essere stornate a causa di errori, migliorando l'accuratezza dei dati e riducendo lo sforzo di elaborazione.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano miglioramenti tipici osservati nelle implementazioni sui processi di registrazione contabile.

Dati Consigliati

Inizia con gli attributi e le attività più importanti, poi espandi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificatore univoco di un documento contabile, che combina società, numero documento ed esercizio.

Perché è importante

È la chiave essenziale per tracciare una registrazione dalla creazione alla contabilizzazione finale, permettendo l'analisi end-to-end e il confronto delle varianti.

Il nome dell'attività commerciale o dell'evento verificatosi in un punto specifico del processo di registrazione.

Perché è importante

Definisce le fasi nella mappa di processo, rendendo possibile visualizzare, analizzare e ottimizzare il workflow delle registrazioni contabili.

Il timestamp che indica quando si è verificata una specifica attività o evento per la registrazione.

Perché è importante

Questo timestamp è la base per ogni analisi temporale, consentendo il calcolo dei tempi di ciclo, delle durate e l'individuazione dei colli di bottiglia.

L'ID utente SAP della persona che ha creato o modificato la registrazione.

Perché è importante

Identifica l'utente responsabile di ogni attività, consentendo l'analisi delle prestazioni, della distribuzione del carico di lavoro e dei pattern di rilavorazione.

L'unità organizzativa che rappresenta un'entità legale indipendente per la quale viene redatto il bilancio.

Perché è importante

Consente di filtrare e confrontare le prestazioni del processo tra diverse entità legali o business unit all'interno dell'organizzazione.

Una classificazione per i documenti contabili che controlla il modo in cui vengono elaborati e archiviati.

Perché è importante

Consente la segmentazione dell'analisi per tipo di transazione, aiutando a identificare se i problemi del processo sono specifici di determinati tipi di registrazioni.

La data in cui l'operazione viene registrata nel libro giornale, con effetto sul periodo contabile.

Perché è importante

Fondamentale per il reporting finanziario e l'analisi di conformità, garantendo che le registrazioni siano contabilizzate nel periodo contabile corretto.

Il codice transazione SAP utilizzato per creare o elaborare la registrazione contabile.

Perché è importante

Aiuta a distinguere tra processi manuali e automatizzati, identificando opportunità di automazione e standardizzazione dei processi.

Un flag booleano che indica se la registrazione contabile è stata stornata.

Perché è importante

Supporta direttamente l'analisi degli storni contrassegnando le registrazioni che sono state successivamente annullate, aiutando a identificare le cause radice degli errori e a migliorare l'integrità dei dati.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Questa attività segna la creazione iniziale di una registrazione in uno stato preliminare. Viene catturata esplicitamente in SAP quando un utente salva un documento tramite una transazione di sospensione (parking), impostando lo stato su 'in sospeso'.

Perché è importante

È un evento di inizio critico per i processi che richiedono revisione. Analizzare il tempo tra la sospensione e la registrazione aiuta a identificare i ritardi nelle fasi preliminari e di approvazione.

Questa attività indica che una registrazione in sospeso è stata finalizzata dal creatore ed è pronta per la revisione. In genere viene catturata dall'avvio di un task di SAP Business Workflow associato al documento.

Perché è importante

Segna il passaggio dal creatore all'approvatore, avviando il calcolo per i KPI sui tempi di approvazione. È un traguardo fondamentale per misurare l'efficienza del workflow.

Questa attività segna l'approvazione finale di una registrazione nel workflow, rendendola pronta per la contabilizzazione. L'evento viene acquisito dal log del workflow al completamento della fase di rilascio.

Perché è importante

È un traguardo chiave che conclude l'approvazione. La durata fino a questa attività è un KPI critico per l'efficienza, mentre il tempo da qui alla contabilizzazione misura il ritardo post-approvazione.

Questa è l'attività centrale in cui la registrazione viene inserita ufficialmente nel libro giornale, con impatto sul bilancio. Viene acquisita quando lo stato è 'contabilizzato' e viene assegnata una data di registrazione.

Perché è importante

È il traguardo più importante, che indica la corretta elaborazione della registrazione. Il tempo di ciclo end-to-end è spesso misurato fino a questo punto, fondamentale per l'analisi della chiusura finanziaria.

Questa attività segna lo storno di una registrazione precedentemente contabilizzata. Lo storno è un nuovo documento contabile che annulla quello originale.

Perché è importante

Questo è un evento critico per misurare la qualità dei dati. Un alto tasso di storni indica problemi sistemici nelle fasi iniziali di inserimento o approvazione, e ogni storno rappresenta una rilavorazione.

FAQ

Domande frequenti

Il Process Mining visualizza il flusso reale delle Sue registrazioni contabili analizzando gli event log di SAP ECC. Svela colli di bottiglia come tempi di approvazione eccessivi o rifiuti frequenti, identifica lacune di conformità e varianti nei percorsi. Questa visibilità profonda aiuta a individuare le cause scatenanti delle inefficienze.

Per eseguire il Process Mining sulle Journal Entry, i dati principali necessari sono gli event log contenenti un identificatore del caso (come il Journal Entry ID), un nome attività (ad es. "Entry Created", "Approved", "Posted") e un timestamp per ogni attività. Attributi aggiuntivi, come l'utente, il tipo di documento o l'importo, arricchiscono l'analisi fornendo contesto. Questi dati si trovano solitamente nelle tabelle standard di SAP relative alle registrazioni contabili e ai loro stati.

L'estrazione dei dati da SAP ECC per il Process Mining comporta solitamente l'interrogazione di tabelle specifiche come BKPF (Testata documento), BSEG (Posizione documento) e tabelle di stato, oppure l'uso di report SAP standard. A seconda del volume e della complessità, si potrebbero utilizzare strumenti SAP come connettori di estrazione dati, programmi ABAP personalizzati o metodi di accesso diretto al database. È fondamentale garantire che i dati estratti mantengano l'ordine cronologico delle attività.

Il Process Mining può aiutare a ottenere miglioramenti significativi, come la riduzione dei tempi di approvazione identificando i punti di ritardo e ottimizzando i workflow. Può aspettarsi di ridurre i tassi di rifiuto, migliorare la conformità e accelerare la contabilizzazione post-approvazione. In definitiva, porta a un processo Record to Report più standardizzato, efficiente e trasparente.

La configurazione iniziale per l'estrazione dei dati richiede in genere alcune settimane, a seconda della disponibilità dei dati. Una volta caricati, le prime visualizzazioni del processo sono disponibili in pochi giorni. Le raccomandazioni attuabili e le iniziative di miglioramento seguono solitamente entro uno-tre mesi.

Sì, gli strumenti di Process Mining sono generalmente compatibili con le versioni precedenti di SAP ECC, poiché si basano principalmente sull'estrazione dei dati storici delle transazioni dalle tabelle del database sottostante. L'anzianità del sistema di solito non impedisce l'estrazione, a condizione che le tabelle e i campi necessari contenenti le informazioni dell'event log siano accessibili. L'attenzione è rivolta ai dati stessi, non alla versione del frontend di SAP ECC.

Sebbene una conoscenza di base delle strutture dati SAP ECC sia utile per l'estrazione, molti strumenti di Process Mining moderni offrono interfacce intuitive e connettori pronti all'uso. Potrebbe essere necessario un data engineer o uno specialista IT per la configurazione iniziale della pipeline di dati. L'interpretazione dei risultati e l'attuazione del cambiamento nel processo richiedono spesso la collaborazione tra i business process owner e i data analyst.

Assolutamente sì. Il Process Mining visualizza esplicitamente ogni fase e deviazione nel processo delle registrazioni contabili, facilitando l'identificazione dei casi in cui le policy stabilite o i requisiti normativi non sono stati rispettati. Ciò include il rilevamento di modifiche non autorizzate, sequenze di approvazione errate o ritardi che potrebbero impattare sulle scadenze di reporting. Fornisce prove chiare per gli audit trail e i controlli di conformità.

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