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Migliori il Suo processo Record to Report - Chiusura di periodo e riconciliazione

La sua guida in 6 fasi per ottimizzare la chiusura di periodo in SAP S/4HANA.
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Migliori il Suo processo Record to Report - Chiusura di periodo e riconciliazione
Sfide (10) Obiettivi (10) 6 Fasi Anteprima Risultati Dati FAQ (5)

Ottimizzare la chiusura Record to Report in SAP S/4HANA per l'efficienza

La nostra piattaforma identifica con precisione inefficienze e colli di bottiglia nei Suoi processi. Rivela ritardi nascosti, loop di rifacimento e attività fuori standard che influiscono sul reporting finanziario. Portando alla luce queste aree, potrà snellire le operazioni, migliorare la conformità e trasformare radicalmente il Suo ciclo di chiusura.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

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Perché ottimizzare il processo Record to Report (R2R) - Chiusura di periodo e riconciliazione?

Il processo Record to Report (R2R), comprensivo di chiusura di periodo e riconciliazione, rappresenta la spina dorsale della rendicontazione finanziaria di ogni organizzazione. In contesti complessi, specialmente quelli che utilizzano SAP S/4HANA, questo processo critico può diventare fonte di sfide significative. Ritardi, errori manuali e mancanza di trasparenza non solo mettono sotto pressione i team finanziari, ma influiscono anche sull'accuratezza del bilancio, comportando rischi di conformità e rallentando le decisioni aziendali. Anche con un sistema ERP robusto come SAP S/4HANA, configurazioni intricate, volumi elevati di transazioni e comportamenti eterogenei degli utenti possono introdurre inefficienze invisibili ai tradizionali strumenti di analisi. Il costo di un processo di chiusura inefficiente va oltre la manodopera diretta: include opportunità perse a causa di insight tardivi, sanzioni per mancata conformità e il costo opportunità di professionisti finanziari impegnati in task manuali anziché in analisi strategiche.

Come il Process Mining illumina la chiusura di periodo R2R

Il Process Mining offre un approccio senza precedenti per comprendere e migliorare il processo Record to Report. Sfruttando i dati dell'Event Log direttamente dal sistema SAP S/4HANA (incluse tabelle chiave come BKPF, BSEG, ACDOCA, FAGLFLEXA e GLT0), il Process Mining ricostruisce il percorso esatto di ogni chiusura di periodo. Questo fornisce una visione ai raggi X oggettiva e basata sui dati dell'esecuzione reale del processo. È possibile mappare visivamente il flusso end-to-end, scoprendo deviazioni dal processo ideale, identificando dove e perché si verificano ritardi e individuando i colli di bottiglia critici. Ad esempio, potreste scoprire tempi di ciclo prolungati in specifiche fasi di riconciliazione intercompany, rettifiche ripetute per determinati conti Co.Ge. o processi di approvazione dei rendiconti finanziari troppo lunghi.

Questa capacità permette di eseguire analisi dettagliate dei tempi di ciclo, misurando la durata di ogni attività, dall'avvio della chiusura al suo completamento. Evidenzia le attività che consumano tempo o risorse eccessive, consentendo interventi di ottimizzazione mirati. Oltre all'efficienza, il Process Mining aiuta a garantire la conformità rilevando attività fuori standard, registrazioni tardive o rettifiche non autorizzate, fondamentali per l'integrità del reporting e la riduzione del rischio di audit. Otterrete una chiara comprensione dell'allocazione delle risorse, identificando aree in cui i team sono sovraccarichi o dove la capacità potrebbe essere utilizzata meglio.

Aree chiave di miglioramento per la chiusura finanziaria

Attraverso il Process Mining, diverse aree critiche del processo Record to Report in SAP S/4HANA possono essere notevolmente migliorate:

  • Ottimizzazione dei workflow di riconciliazione: Identificazione di specifici conti patrimoniali o economici che richiedono frequenti passaggi di riconciliazione o rettifiche significative. Analisi delle cause alla base di tali complessità per snellire il processo e ridurre lo sforzo manuale.
  • Semplificazione delle transazioni intercompany: Individuazione di particolari coppie intercompany o tipi di transazioni che causano costantemente ritardi nella riconciliazione, permettendo interventi mirati per accelerarne la risoluzione.
  • Miglioramento della gestione delle scritture contabili: Scoperta di schemi nelle registrazioni tardive, come quelle effettuate dopo il bilancio di verifica iniziale, e indagine sulle cause sottostanti (es. ritardi nella documentazione o colli di bottiglia nelle approvazioni manuali).
  • Accelerazione dei cicli di revisione e approvazione: Analisi della durata e della sequenza delle attività di revisione per riconciliazioni e rendiconti finanziari. Identificazione di opportunità per automatizzare le approvazioni o ristrutturare i workflow.
  • Identificazione del potenziale di automazione: Rilevazione di task manuali ripetitivi e ad alto volume all'interno del processo di chiusura che sono candidati ideali per la Robotic Process Automation (RPA) o per un'automazione avanzata direttamente in SAP S/4HANA.

Risultati attesi: benefici misurabili per la funzione Finance

Applicando il Process Mining al processo R2R - Chiusura di periodo e riconciliazione, potete aspettarvi risultati trasformativi:

  • Riduzione del tempo di ciclo: Ottenimento di una chiusura finanziaria significativamente più rapida, consentendo un reporting più veloce e insight tempestivi per le decisioni strategiche. Imparerete come ridurre efficacemente i tempi di ciclo R2R.
  • Aumento dell'efficienza operativa: Minimizzazione dello sforzo manuale, riduzione dei rifacimenti (rework) e liberazione dei professionisti Finance per attività analitiche a maggior valore aggiunto.
  • Miglioramento della conformità e gestione del rischio: Rafforzamento dell'aderenza ai controlli interni e agli standard di reporting esterni, riducendo il rischio di rilievi degli auditor e sanzioni.
  • Maggiore accuratezza dei report finanziari: Meno errori e una riduzione delle rettifiche post-chiusura portano a rendiconti finanziari più affidabili e sicuri.
  • Risparmio sui costi: Minori costi operativi legati alla chiusura grazie alla riduzione del lavoro manuale e all'ottimizzazione dell'uso delle risorse.

Iniziare l'ottimizzazione del processo R2R

Intraprendere il percorso di ottimizzazione del Record to Report in SAP S/4HANA con il Process Mining è una mossa strategica che offre benefici tangibili. Abbracciando un approccio basato sui dati, otterrete la chiarezza necessaria per trasformare quello che spesso è un processo stressante e lungo in un'operazione efficiente, affidabile e conforme. Questa guida fornisce il framework per iniziare l'analisi, permettendovi di identificare i colli di bottiglia e implementare soluzioni efficaci per una chiusura finanziaria più rapida e accurata.

Record to Report - Chiusura di periodo e riconciliazioni Chiusura Finanziaria Fine Periodo Processo di riconciliazione Reporting finanziario Team Contabilità Gestione della Conformità Riduzione del `Cycle Time`

Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

La durata prolungata della chiusura del periodo finanziario porta spesso a ritardi nel reporting, ostacolando decisioni aziendali tempestive e influenzando potenzialmente le relazioni con gli investitori. Ciò crea pressione sui team contabili e può causare errori dovuti alla fretta. ProcessMind utilizza gli event log di SAP S/4HANA per visualizzare l'intero processo Record to Report. Individua le attività esatte e gli utenti responsabili dei ritardi, consentendo un'ottimizzazione mirata per ridurre il tempo di ciclo complessivo.

I conti che richiedono spesso più tentativi di riconciliazione o rettifiche indicano problemi sottostanti di qualità dei dati o processi di revisione inefficienti. Questo rifacimento consuma tempo prezioso e distoglie risorse da attività a maggior valore, aumentando i costi operativi. ProcessMind analizza la sequenza delle attività di riconciliazione e il numero di scritture di rettifica, identificando loop e passaggi ripetuti nel processo R2R in SAP S/4HANA, rivelando il perché dei rifacimenti e permettendo di ridisegnare il processo per minimizzare le ripetizioni.

Senza una panoramica completa, il management fatica a comprendere lo stato in tempo reale della chiusura finanziaria, rendendo difficile anticipare ritardi o allocare risorse efficacemente. Questa incertezza può portare a scadenze mancate e corse dell'ultimo minuto. ProcessMind costruisce un digital twin end-to-end del suo processo di chiusura e riconciliazione utilizzando i dati SAP S/4HANA. Fornisce una dashboard live che mostra il completamento delle attività, i colli di bottiglia e il progresso generale, migliorando trasparenza e controllo.

Specifiche categorie di riconciliazione o fasi di approvazione diventano spesso colli di bottiglia, ritardando l'intera chiusura di periodo. Questi intoppi possono essere causati da vincoli di risorse, workflow complessi o processi decisionali lenti, influenzando la rapidità del reporting finanziario. ProcessMind mappa il flusso delle attività di "Riconciliazione revisionata e approvata" e i relativi conti CoGe all'interno del suo processo SAP S/4HANA Record to Report. Evidenzia dove si verificano i ritardi, individuando esattamente utenti, dipartimenti o passaggi responsabili del rallentamento.

Un numero elevato di scritture contabili di rettifica indica potenziali imprecisioni nelle registrazioni iniziali o problemi individuati tardi nel ciclo di chiusura. Ciò può aumentare il rischio di errori, i controlli di audit e lo sforzo manuale, facendo lievitare i costi di conformità. ProcessMind quantifica il numero di rettifiche e ne traccia l'origine, collegandole a specifiche attività come "Transactions Posted" o "Accruals & Provisions Recorded" nel Suo processo R2R in SAP S/4HANA, aiutando a prevenire discrepanze future.

Differenti codici società o dipartimenti potrebbero seguire processi diversi per la chiusura e la riconciliazione, causando incongruenze e rischi di conformità. Questa mancanza di uniformità complica i controlli interni. ProcessMind visualizza tutte le varianti del processo R2R attraverso i diversi attributi "Company Code" dai Suoi dati SAP S/4HANA, mostrando chiaramente le deviazioni dal percorso ottimale e facilitando l'armonizzazione e la standardizzazione.

Il mancato rispetto sistematico delle scadenze di reporting può comportare sanzioni e perdita di fiducia da parte degli stakeholder. Analizzando la data di completamento target rispetto a quella effettiva per l'attività "Financial Statements Approved" nel Suo processo R2R in SAP S/4HANA, ProcessMind identifica le attività che contribuiscono ai ritardi, aiutando a ottimizzare i workflow per garantire una conformità puntuale.

L'eccessiva dipendenza dalla raccolta e dall'inserimento manuale dei dati per riconciliazioni e rettifiche introduce un rischio maggiore di errore umano e aumenta sensibilmente tempi e costi della chiusura di periodo, rallentando l'intero ciclo di reporting. ProcessMind evidenzia attività come "Source Data Collected" o "Transactions Posted" che spesso precedono le rettifiche manuali, identificando le aree in cui l'automazione potrebbe ridurre lo sforzo manuale nel processo Record to Report in SAP S/4HANA, ottimizzando il flusso dei dati.

Durante i picchi di chiusura, alcuni team possono risultare sovraccarichi mentre altri sottoutilizzati, creando colli di bottiglia. ProcessMind mappa gli attributi "Responsible User" e "Department" in base alla durata e al volume delle attività nel processo R2R di SAP S/4HANA, visualizzando la distribuzione del carico di lavoro e identificando opportunità per una migliore allocazione delle risorse.

Le riconciliazioni intercompany coinvolgono spesso più entità e un complesso abbinamento delle transazioni, rappresentando una fonte comune di ritardi. ProcessMind analizza specificamente l'attività "Intercompany Reconciliation Performed" nel processo R2R in SAP S/4HANA, identificando le coppie intercompany o i tipi di transazione che causano sistematicamente ritardi o rifacimenti.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Questo obiettivo mira ad accorciare la durata complessiva necessaria per completare tutte le attività Record to Report di un periodo. Un ciclo più breve significa accesso rapido ai dati finanziari, permettendo decisioni più veloci e agilità aziendale. Impatta direttamente sulla capacità di rispettare le scadenze verso investitori e autorità. ProcessMind analizza il processo Record to Report end-to-end in SAP S/4HANA, identificando attività e durate. Evidenzia colli di bottiglia, ritardi tra le attività e percorsi critici, permettendo di individuare esattamente dove si perde tempo. Visualizzando il flusso e le metriche di performance per ogni periodo, ProcessMind aiuta a ottimizzare la sequenza delle attività e l'allocazione delle risorse per ottenere riduzioni significative dei tempi di ciclo, potenzialmente del 15-25%.

L'obiettivo è ridurre significativamente il numero di volte in cui le riconciliazioni devono essere rifatte a causa di errori, incongruenze o informazioni mancanti. Ridurre il rework non solo fa risparmiare tempo prezioso al team contabile, ma migliora anche l'accuratezza dei dati finanziari e riduce lo stress durante la chiusura critica. Ciò porta a un processo di reporting finanziario più affidabile. ProcessMind analizza le attività di riconciliazione in SAP S/4HANA, mappando tutte le fasi dall'avvio all'approvazione e identificando i percorsi di deviazione comuni che portano al rework. Può identificare pattern sul perché le riconciliazioni falliscono o richiedono rettifiche, legandoli a specifici conti CoGe o dipartimenti. Svelando cause radice come dati sorgente incompleti o fasi di revisione insufficienti, ProcessMind abilita miglioramenti mirati per prevenire il rework e migliorare il tasso di successo al primo colpo, puntando a una riduzione del 20-30% dei volumi di rework.

Questo obiettivo si concentra sulla creazione di una panoramica trasparente e in tempo reale dello stato dell'intera chiusura R2R. Una visibilità chiara permette agli stakeholder di monitorare i progressi, identificare ritardi proattivamente e capire in che fase si trova il reporting finanziario. Questa visione proattiva abilita una migliore gestione e coordinamento tra i dipartimenti. ProcessMind offre una vista dinamica del processo, tracciando l'avanzamento di ogni periodo finanziario attraverso le attività definite in SAP S/4HANA. Fornisce dashboard che mostrano istantaneamente i task completati, in corso o in ritardo, gli utenti responsabili e il confronto tra date effettive e target. Questa capacità trasforma processi di chiusura opachi in operazioni trasparenti, fornendo un'unica fonte di verità e migliorando la comunicazione.

L'obiettivo è accelerare la fase di approvazione per tutti i tipi di riconciliazione, un collo di bottiglia comune nel processo di chiusura. Approvazioni più rapide significano dati finanziari finalizzati e trasmessi più velocemente, contribuendo direttamente a un ciclo di chiusura totale più breve. ProcessMind analizza il workflow per le approvazioni delle riconciliazioni in SAP S/4HANA, identificando passaggi, individui o dipartimenti specifici che causano ritardi. Scopre variazioni nei percorsi di approvazione, re-instradamenti e tempi di attesa tra le fasi. Evidenziando i percorsi inefficienti o non conformi, ProcessMind aiuta a riprogettare i processi di approvazione, imporre workflow coerenti e ridurre i tempi di ciclo delle approvazioni fino al 30%, eliminando i colli di bottiglia nascosti.

Questo obiettivo punta a ridurre il volume di scritture contabili effettuate tardi nel ciclo di chiusura per correggere registrazioni precedenti o riconciliare conti. Un minor numero di rettifiche indica una maggiore qualità e accuratezza dei dati, riducendo lo sforzo manuale e il rischio di errori. ProcessMind può rintracciare l'origine delle scritture di rettifica risalendo alle attività precedenti del processo Record to Report in SAP S/4HANA. Identifica pattern, cause radice e specifici conti CoGe o tipi di transazione che richiedono costantemente correzioni. Esponendo gli eventi a monte che portano a queste rettifiche, ProcessMind permette misure preventive, come il miglioramento dell'inserimento dati iniziale o il perfezionamento delle procedure di riconciliazione, puntando a una riduzione delle rettifiche del 10-20%.

L'obiettivo è stabilire e imporre procedure coerenti di chiusura R2R in tutte le entità, i dipartimenti o le sedi geografiche. La standardizzazione riduce la complessità, garantisce la conformità alle policy interne e alle normative esterne, e facilita l'efficienza eliminando le variazioni che portano a errori o ritardi. ProcessMind scopre automaticamente l'esecuzione reale delle attività di chiusura R2R tra le diverse unità organizzative in SAP S/4HANA. Evidenzia visivamente tutte le varianti di processo e le deviazioni dallo standard previsto. Confrontando queste varianti, ProcessMind svela dove e perché le procedure differiscono, permettendo alle organizzazioni di definire e imporre un unico standard ottimizzato, garantendo così coerenza e conformità in tutta l'impresa.

Questo obiettivo punta a rispettare costantemente le scadenze del reporting finanziario interno ed esterno, garantendo al contempo il massimo livello di accuratezza. Raggiungere questo traguardo significa evitare sanzioni, aumentare la fiducia degli stakeholder e fornire informazioni affidabili per le decisioni strategiche. ProcessMind offre una visione completa del processo Record to Report, monitorando le date di completamento effettive rispetto a quelle target per ogni attività in SAP S/4HANA. Identifica le attività o le dipendenze che causano frequentemente ritardi. Analizzando i dati storici e prevedendo potenziali ritardi futuri, ProcessMind aiuta a implementare interventi proattivi e ottimizzare i calendari per garantire che il bilancio sia non solo puntuale, ma anche validato con precisione.

L'obiettivo è ridurre al minimo la quantità di inserimento dati, estrazione e manipolazione manuale durante la chiusura R2R. Ridurre lo sforzo manuale diminuisce il rischio di errori umani, libera tempo prezioso del personale per compiti analitici e migliora l'efficienza e l'integrità dei dati finanziari in SAP S/4HANA. ProcessMind individua attività specifiche in cui la gestione manuale dei dati è prevalente o eccessiva. Identifica compiti ripetitivi, trasformazioni di dati esterne a SAP S/4HANA e punti comuni di reinserimento dati. Quantificando l'estensione del lavoro manuale e identificandone le cause radice, ProcessMind aiuta a individuare opportunità di automazione, miglioramenti dell'integrazione o riprogettazione dei processi, portando a riduzioni significative dello sforzo manuale e degli errori associati.

Questo obiettivo mira a garantire che le risorse umane siano utilizzate in modo efficiente durante la chiusura R2R, prevenendo il burnout e assicurando che le attività critiche siano adeguatamente presidiate. Un'allocazione ottimale significa migliore distribuzione del carico di lavoro, riduzione degli straordinari e un processo più sostenibile per il team finance. ProcessMind fornisce insight sulle performance e sulla distribuzione del carico tra tutte le attività R2R in SAP S/4HANA. Evidenzia dove le risorse sono sovraccariche, sottoutilizzate o dove specifici utenti causano ritardi costanti. Comprendendo il reale coinvolgimento delle risorse in ogni periodo, ProcessMind abilita decisioni basate sui dati per riallocare i compiti, bilanciare i carichi e formare il personale, migliorando l'efficienza e la soddisfazione dei dipendenti.

L'obiettivo è semplificare e accelerare il processo di riconciliazione delle transazioni tra diverse entità dello stesso gruppo societario. Ottimizzare questo processo complesso riduce le discrepanze, riduce al minimo lo sforzo manuale e garantisce bilanci consolidati accurati, fondamentale per le grandi organizzazioni che utilizzano SAP S/4HANA Group Reporting. ProcessMind visualizza l'intero workflow di riconciliazione intercompany, identificando fasi, partecipanti e dipendenze. Svela i punti di fallimento comuni, i ritardi nell'abbinamento e le discrepanze ricorrenti. Analizzando il flusso delle transazioni intercompany e le attività per riconciliarle, ProcessMind fornisce spunti pratici per automatizzare il matching, migliorare la qualità dei dati alla fonte e imporre best practice, riducendo la complessità e il tempo speso fino al 25%.

Il percorso in 6 fasi per la chiusura di periodo e riconciliazione R2R

1

Scarica il Modello
2

Esporta i Tuoi Dati
3

Carica il Tuo Dataset
4

Analizza il Tuo Processo
5

Implementa Miglioramenti
6

Monitora il Tuo Processo
1

Scarica il Modello

Cosa fare

Acceda al template Excel preconfigurato per i dati Record to Report di SAP S/4HANA. Questo modello assicura che i dati siano strutturati correttamente per l'analisi.

Visualizza Guida al Template Dati Scarica Template
Perché è importante

Utilizzare la giusta struttura dati fin dall'inizio è fondamentale per un'analisi accurata del processo, prevenendo problemi comuni di importazione e accelerando i risultati.

Risultato atteso

Un template Excel pronto all'uso, formattato specificamente per i dati di chiusura di periodo R2R di SAP S/4HANA.

COSA OTTERRAI

Individuare i colli di bottiglia della chiusura di periodo in SAP S/4HANA

ProcessMind rivela l'esecuzione reale della Sua chiusura di periodo Record to Report. Visualizzi inefficienze e colli di bottiglia nascosti, ottenendo gli strumenti per snellire il reporting finanziario e migliorare la conformità.
  • Visualizzare i flussi reali del processo di chiusura R2R
  • Individuare le inefficienze nei task di riconciliazione
  • Identificare rischi di conformità e deviazioni di processo
  • Ridurre i tempi di ciclo per report finanziari più rapidi
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Cosa ottengono le aziende nel Record to Report

Questi risultati rappresentano i miglioramenti tangibili in termini di efficienza, conformità e velocità che le aziende ottengono solitamente applicando il process mining ai propri dati finanziari. Individuiamo i colli di bottiglia e ottimizziamo i processi di riconciliazione e chiusura in SAP S/4HANA per guidare questi risultati.

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Ciclo di chiusura più rapido

Riduzione media del tempo di chiusura periodo

Ottimizzi il suo processo Record to Report per ridurre significativamente il tempo totale necessario per completare le chiusure contabili, migliorando l'efficienza operativa.
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Riduzione dei rework nelle riconciliazioni

Riduzione delle attività di rifacimento nelle riconciliazioni

Identifichi ed elimini le cause radice degli errori di riconciliazione, riducendo il numero di volte in cui le riconciliazioni devono essere riavviate o rettificate, risparmiando tempo e risorse.
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Meno Rettifiche Manuali

Riduzione delle scritture contabili di rettifica

Individuando le inefficienze di processo che causano errori, le organizzazioni possono ridurre sensibilmente il volume delle scritture di rettifica manuali, migliorando la qualità dei dati e la verificabilità (auditability).
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Tempi di approvazione più rapidi

Cicli di approvazione delle riconciliazioni più rapidi

Individui i colli di bottiglia nel workflow di approvazione delle riconciliazioni, portando a un'accelerazione sostanziale dei tempi di revisione e approvazione finale, velocizzando l'intero processo di chiusura.
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Maggiore conformità al processo

Migliore aderenza alle procedure standard

Ottenga visibilità sulle deviazioni di processo e si assicuri che le attività di chiusura seguano costantemente le procedure standard ottimizzate, riducendo i rischi e migliorando la prevedibilità.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano i miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati Consigliati

Inizia con gli attributi e le attività più importanti, poi espandi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

Un identificatore univoco per il ciclo di reporting finanziario, come '2023-12' per dicembre 2023, che funge da 'case' per il processo di chiusura di fine periodo.

Perché è importante

Questo è l'identificativo del caso essenziale che inquadra l'analisi, consentendo il confronto delle performance di chiusura nel tempo e l'identificazione di trend o problemi ricorrenti.

Il timestamp che indica quando un'attività è stata completata.

Perché è importante

Consente il calcolo della durata delle attività (Processing Time), fondamentale per identificare i colli di bottiglia nelle prestazioni e analizzare l'efficienza.

L'ID utente della persona che ha eseguito l'attività o è responsabile del task.

Perché è importante

Collega le attività del processo alle persone che le hanno eseguite, consentendo l'analisi del carico di lavoro, l'ottimizzazione delle risorse e la gestione delle performance.

Un identificatore univoco per un'entità legale o una società all'interno dell'organizzazione SAP.

Perché è importante

Fornisce un contesto organizzativo fondamentale, consentendo il confronto dei processi tra diverse entità legali per identificare variazioni e best practice.

L'identificativo per un conto specifico nella Contabilità Generale.

Perché è importante

Collega le attività del processo a specifici conti finanziari, consentendo un'analisi dettagliata delle riconciliazioni e delle scritture contabili per trovare le cause radice dei problemi.

L'identificativo univoco per un documento finanziario, come una scrittura contabile.

Perché è importante

Fornisce un riferimento diretto alla transazione sottostante in SAP, consentendo un facile drill-down e verificabilità dal modello di processo.

Lo stato di un'attività di riconciliazione del conto, come "Aperto", "In corso" o "Approvato".

Perché è importante

Traccia il progresso e l'esito dei compiti di riconciliazione, rendendo possibile identificare il rework, misurare i tassi di approvazione e analizzare i colli di bottiglia.

La data pianificata o il termine ultimo per il completamento di un'attività chiave, come la generazione del bilancio.

Perché è importante

Consente l'analisi delle performance rispetto alle scadenze, aiutando a misurare e migliorare i tassi di completamento puntuale delle attività critiche di chiusura.

La durata di una singola attività, calcolata come differenza tra l'ora di fine e l'ora di inizio.

Perché è importante

Misura la durata dei singoli task, evidenziando direttamente i colli di bottiglia e costituendo la base per l'analisi dell'efficienza.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Questo segna l'inizio del periodo finanziario, in cui i periodi di registrazione vengono aperti. Si tratta di una modifica di configurazione esplicita e registrata, eseguita da un amministratore finance in SAP, che permette le scritture contabili per il nuovo periodo.

Perché è importante

Questa attività funge da evento di inizio primario per il processo di chiusura di fine periodo. Consente la misurazione accurata del tempo di ciclo totale e fornisce un inizio chiaro per l'analisi del processo.

Questa attività indica l'inizio del processo di abbinamento e riconciliazione delle transazioni tra diversi codici società dello stesso gruppo. Spesso viene avviata eseguendo un job di riconciliazione o creando un nuovo caso di riconciliazione nello strumento ICMR di SAP.

Perché è importante

La riconciliazione intercompany è spesso complessa e lunga. Analizzarne la durata e il flusso è fondamentale per snellire la chiusura di gruppo e garantire l'accuratezza del bilancio consolidato.

Segna l'inizio del processo manuale o semi-automatizzato di sostanziazione dei saldi dei conti Co.Ge. Questo viene dedotto quando lo stato di una riconciliazione passa da 'Nuovo' a 'In corso' o quando viene registrata la prima azione del preparatore.

Perché è importante

Questa è una milestone chiave per comprendere la durata e lo sforzo necessari per la comprova dello stato patrimoniale. Aiuta a identificare quali conti o dipartimenti iniziano le riconciliazioni in ritardo.

Rappresenta una registrazione contabile correttiva effettuata dopo le riconciliazioni iniziali, solitamente per sanare discrepanze emerse durante la revisione. Si tratta di una transazione esplicita registrata nella Contabilità Generale.

Perché è importante

Un'elevata frequenza di scritture di rettifica indica una scarsa qualità "al primo colpo" (first-time quality) nei processi a monte o nelle riconciliazioni. Analizzare queste voci è fondamentale per identificare le cause radice degli errori e ridurre i rifacimenti.

Questa attività indica l'approvazione finale di una riconciliazione del conto CoGe, confermando che il saldo è comprovato e che ogni problema è stato risolto. Questo viene dedotto da un cambio di stato in "Approvato" in uno strumento di riconciliazione.

Perché è importante

Questa milestone segna il completamento di un'attività di controllo critica. Tracciare i tempi di approvazione aiuta a identificare i colli di bottiglia nel processo di revisione ed è essenziale per misurare il rework e la resa al primo colpo.

Questa attività segna la creazione dei rendiconti finanziari ufficiali, come lo Stato Patrimoniale e il Conto Economico. Rappresenta il culmine dei processi di contabilità e consolidamento di fine periodo.

Perché è importante

Questa è una milestone fondamentale nel ciclo Record to Report. La sua tempistica è critica per rispettare le scadenze di reporting e fornire informazioni tempestive agli stakeholder.

Questa è l'attività finale del ciclo, in cui il periodo di registrazione viene formalmente chiuso per impedire ulteriori transazioni. Questa azione garantisce l'integrità dei dati per i report finanziari finalizzati.

Perché è importante

Questa attività funge da evento di fine definitivo per il processo. È essenziale per calcolare il tempo di ciclo totale della chiusura e analizzare i trend di completamento del processo.

FAQ

Domande frequenti

Il Process Mining utilizza i dati reali degli Event Log del Suo sistema SAP S/4HANA per ricostruire e visualizzare l'intero processo Record to Report. Questo Le permette di vedere esattamente come vengono eseguiti i processi nella realtà, rivelando inefficienze nascoste, colli di bottiglia e deviazioni dalle procedure standard.

Il Process Mining aiuta ad affrontare sfide comuni come i lunghi cicli di chiusura finanziaria, i rifacimenti eccessivi nelle riconciliazioni e la mancanza di visibilità sullo stato di avanzamento. Identifica le cause radice dei colli di bottiglia nelle approvazioni, riduce le scritture di rettifica e aiuta a standardizzare le procedure tra le diverse entità.

Per iniziare, solitamente servono i dati dell'event log relativi a registrazioni finanziarie, riconciliazioni, scritture contabili e workflow di approvazione in SAP S/4HANA. I punti dati chiave includono descrizioni delle attività, timestamp e identificativi del caso come il periodo finanziario.

Dopo l'estrazione dei dati e la configurazione iniziale, è possibile vedere i primi insight e le visualizzazioni del processo entro poche settimane. La velocità dipende dalla disponibilità e complessità dei dati, ma un progetto pilota può evidenziare rapidamente le principali aree di miglioramento.

Il principale requisito tecnico riguarda l'accesso sicuro al suo sistema SAP S/4HANA per l'estrazione dei dati, solitamente tramite connettori standard o API. Non sono necessarie modifiche dirette al sistema SAP, poiché gli strumenti di process mining operano sui dati storici estratti.

Sì, visualizzando l'esecuzione reale delle attività di chiusura tra le varie entità, il process mining può evidenziare incoerenze e deviazioni. Questa visione oggettiva le permette di identificare le best practice e imporre procedure standardizzate, riducendo le variazioni e migliorando la conformità.

Il Process Mining traccia ogni fase del workflow di approvazione della riconciliazione, registrando i timestamp per ogni attività. Visualizza quindi i percorsi e identifica dove le approvazioni subiscono ritardi sistematici, evidenziando utenti, team o passaggi di sistema specifici che causano colli di bottiglia.

Il primo passo è solitamente un workshop di discovery per comprendere l'attuale processo R2R, le sfide principali e le fonti di dati disponibili in SAP S/4HANA. Questo aiuta a definire l'ambito dell'analisi e a identificare le aree a più alto impatto da cui iniziare.

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