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Ottimizzi il processo Procure-to-Pay - Ordine di acquisto

Ottimizzi Coupa P2P: guida in 6 passi all'efficienza
Ottimizzi il processo Procure-to-Pay - Ordine di acquisto
Sfide (11) Obiettivi (11) 6 Fasi Anteprima Risultati Dati FAQ (5)
Processo: Purchase to Pay (P2P) - Ordine di acquisto
Sistema: Coupa
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Ottimizzi gli ordini d'acquisto in Coupa: aumenti l'efficienza P2P

Gestire gli ordini di acquisto è spesso complesso e può tradursi in approvazioni lente e date di consegna mancate. La nostra piattaforma la aiuta a individuare con precisione le inefficienze del suo processo, guidandola verso miglioramenti basati sui dati. In questo modo semplifica le operazioni e aumenta l'efficienza del procurement.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

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Perché ottimizzare gli Ordini di acquisto in Coupa?

Gestire in modo efficace il processo Procure-to-Pay (P2P), e in particolare il ciclo di vita dell'Ordine di acquisto (PO), è decisivo per la salute finanziaria e l'efficienza operativa. In un sistema come Coupa, che governa la spesa aziendale, un processo PO inefficiente può generare dispersioni economiche, colli di bottiglia operativi e rapporti tesi con i fornitori. Quando gli Ordini di acquisto si muovono lentamente o richiedono frequenti rielaborazioni, la Sua organizzazione subisce ritardi nell'accesso a beni e servizi, un aumento dei costi amministrativi, possibili penali per pagamenti tardivi e persino rischi di conformità.

Ottimizzare il processo PO in Coupa non significa solo accelerare: vuol dire riprendere il controllo della spesa, garantire un'evasione puntuale e mettere il Procurement nelle condizioni di incidere davvero. Comprendere il flusso reale di un Ordine di acquisto, dalla richiesta iniziale al ricevimento merci, fa emergere opportunità per snellire le operazioni, ridurre il lavoro manuale e aumentare l'efficacia complessiva della funzione acquisti. Senza informazioni chiare sulle prestazioni del processo, individuare le cause di ritardi o deviazioni nel workflow degli Ordini di acquisto può sembrare impossibile, con effetti diretti sulla gestione del capitale circolante e sulla capacità di ottenere condizioni favorevoli dai fornitori.

Come il Process Mining potenzia il miglioramento del processo PO

Il Process Mining offre un approccio potente e basato sui dati per analizzare e comprendere il percorso di ogni Ordine di acquisto nel Suo sistema Coupa. Invece di basarsi su supposizioni o evidenze aneddotiche, il Process Mining ricostruisce il tracciato di esecuzione reale di ciascun PO sfruttando i dati dell'Event Log di Coupa. In questo modo può visualizzare il flusso effettivo, identificare tutte le varianti e individuare con precisione dove gli Ordini di acquisto rallentano o deviano dal percorso standard. Ad esempio, può verificare se Purchase Requisition Approved impiega costantemente troppo tempo prima di Purchase Order Drafted, oppure se Goods Receipt Posted è spesso in ritardo dopo Goods Receipt Initiated.

Considerando l'Ordine di acquisto come identificatore di caso, il Process Mining mette in luce aspetti critici come il tempo di ciclo delle approvazioni, la frequenza delle modifiche al PO, o il lead time da Purchase Order Sent to Vendor a Purchase Order Confirmed by Vendor. Queste evidenze oggettive sono essenziali per un'ottimizzazione efficace. Può scoprire colli di bottiglia nascosti, rilevare attività non autorizzate o eventi Purchase Order Changed e quantificare l'impatto delle deviazioni di processo. Questa comprensione empirica è alla base di interventi mirati e consente di migliorare davvero i processi Procure-to-Pay - Ordine di acquisto.

Aree chiave di miglioramento emerse con il Process Mining

Il Process Mining applicato ai PO in Coupa fa emergere aree specifiche ad alto potenziale. Potrebbe scoprire che alcuni reparti registrano sistematicamente tempi più lunghi per Purchase Order Approved, segnale della necessità di formazione mirata o di workflow di approvazione da rivedere. Un'altra evidenza ricorrente è l'elevato numero di eventi Purchase Order Changed dopo l'approvazione, spesso sintomo di scarsa accuratezza della richiesta iniziale o di interruzioni nella comunicazione tra reparti e Procurement. Riconoscere queste modifiche frequenti aiuta ad affrontare le cause alla radice, ad esempio migliorando i template di richiesta o garantendo una maggiore qualità dei dati iniziali.

Inoltre, il Process Mining può mettere in risalto inefficienze nella fase di ricezione, come ritardi prolungati tra Goods Receipt Initiated e Goods Receipt Posted, con impatto sull'accuratezza delle scorte e sui cicli di pagamento. Può anche evidenziare variazioni nei lead time dei fornitori, in particolare dal momento Purchase Order Sent to Vendor fino al Goods Receipt Posted effettivo o a Services Confirmation Entered, agevolando una migliore selezione e negoziazione con i fornitori. Visualizzando questi schemi, avrà gli elementi per introdurre cambiamenti concreti che semplificano il flusso end-to-end dell'Ordine di acquisto, aumentando l'efficienza complessiva degli acquisti e il controllo della spesa.

Risultati attesi dall'ottimizzazione del processo P2P - Ordine di acquisto

L'ottimizzazione del processo Procure-to-Pay - Ordine di acquisto con il Process Mining in Coupa genera benefici tangibili e misurabili. Può aspettarsi una riduzione significativa del tempo di ciclo del PO, dalla creazione della richiesta al ricevimento merci, con accesso più rapido alle risorse e maggiore reattività operativa. Questo risponde direttamente all'obiettivo di ridurre il tempo di ciclo del processo P2P - Ordine di acquisto. Tempi più brevi significano anche una lavorazione più rapida dei pagamenti ai fornitori, con la possibilità di ottenere sconti per pagamento anticipato e rafforzare le relazioni con i partner.

Oltre alla velocità, otterrà una maggiore conformità, assicurando che tutti gli Ordini di acquisto rispettino policy interne e normative esterne, riducendo i rischi finanziari e reputazionali. Una migliore qualità dei dati e minore rielaborazione si traducono in costi amministrativi inferiori per il team acquisti, che potrà concentrarsi su attività più strategiche. In definitiva, eliminando i colli di bottiglia e standardizzando le best practice lungo il processo PO in Coupa, aumenterà l'efficienza del Procurement, migliorerà la gestione della spesa e contribuirà direttamente al risultato economico dell'organizzazione.

Da dove iniziare il percorso di ottimizzazione del Suo PO

Avviare il percorso di ottimizzazione del processo PO in Coupa con il Process Mining non richiede competenze pregresse approfondite. Questo approccio Le offre strumenti e informazioni per analizzare con facilità il Suo workflow attuale, individuare le aree critiche e implementare soluzioni guidate dai dati. Concentrandosi sui dati di esecuzione reali del Suo sistema Coupa, può andare oltre le supposizioni e prendere decisioni informate che incidono direttamente sull'efficienza del Procurement. Inizi oggi a trasformare il processo Procure-to-Pay - Ordine di acquisto e liberi tutto il potenziale del Suo investimento in Coupa.

Purchase to Pay (P2P) - Ordine di acquisto Efficienza del procurement Richiesta di acquisto Ricevimento Merce Lead time dei fornitori Evasione dell'ordine Ottimizzazione P2P Ufficio Acquisti Gestione della spesa

Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

Ritardi nelle approvazioni dei Purchase Order portano a consegne mancate e a blocchi operativi. Questo crea arretrati per i team acquisti e può compromettere le relazioni con i fornitori, con il rischio di costi per spedizioni urgenti o fermi di produzione.
ProcessMind individua i passaggi di approvazione che generano colli di bottiglia nel suo processo Purchase to Pay - Purchase Order in Coupa. Evidenziamo dove le richieste si fermano e analizziamo i percorsi di approvazione, mettendo in luce inefficienze e opportunità di automazione.

Gli ordini di acquisto subiscono spesso diverse modifiche dopo la creazione iniziale o persino dopo l’invio ai fornitori. Questa rilavorazione continua introduce errori, aumenta il carico amministrativo e può generare discrepanze tra quanto ordinato e quanto ricevuto, incidendo sulla riconciliazione contabile.
ProcessMind mappa ogni evento di modifica nel ciclo di vita Purchase to Pay (P2P) - Ordine di acquisto, mostrando con precisione quando e perché avvengono le variazioni in Coupa. In questo modo consente di individuare le cause alla radice, come richieste iniziali incomplete o specifiche poco chiare, riducendo la rilavorazione futura.

Ritardi nella conferma del ricevimento di beni o servizi possono compromettere l’accuratezza dell’inventario, i cicli di pagamento e le tempistiche dei progetti. Senza ricevimenti puntuali, è difficile garantire una rendicontazione finanziaria corretta e si rischiano penali da parte dei fornitori per pagamenti tardivi.
ProcessMind visualizza l’intero percorso dalla creazione del Purchase Order fino a Goods Receipt Posted o Services Confirmation Entered in Coupa. Individuiamo dove il processo di ricevimento rallenta, aiutandola a ottimizzare i workflow e a rafforzare le responsabilità nel ciclo Purchase to Pay - Purchase Order.

Gli ordini di acquisto spesso aggirano le gerarchie di approvazione standard o le regole di policy, generando spese non autorizzate e maggior rischio finanziario. Questa scarsa conformità può portare a esiti negativi di audit ed esporre l’azienda a sanzioni legali o economiche.
ProcessMind rileva automaticamente le deviazioni dai flussi di processo Purchase to Pay (P2P) - Ordine di acquisto definiti in Coupa. Evidenziamo i casi in cui gli ordini proseguono senza le dovute approvazioni o saltano passaggi critici, favorendo una maggiore aderenza alle Sue policy di acquisto interne.

Senza una visibilità chiara su dove si trova un Ordine di Acquisto nel suo ciclo di vita, i team di Procurement faticano a fornire aggiornamenti accurati agli stakeholder. Ne derivano tracciamenti manuali, oneri di comunicazione aggiuntivi e decisioni tardive, con impatto sull'efficienza operativa.
ProcessMind offre una vista end‑to‑end in tempo reale di ogni Ordine di Acquisto nel processo Purchase to Pay in Coupa. Mappando tutte le attività, otterrà piena trasparenza sull'avanzamento dell'ordine, dalla richiesta alla ricezione merci, eliminando supposizioni e tracciamenti manuali.

Tempi di consegna lunghi e variabili da parte dei fornitori impattano direttamente sulla pianificazione della produzione, sui livelli di inventario e sulla soddisfazione dei clienti. Ciò può costringere a spedizioni urgenti o a rotture di stock, aumentando i costi operativi e mettendo a rischio i ricavi.
ProcessMind analizza la durata tra l'invio dell'Ordine di acquisto al fornitore e la registrazione dell'entrata merci, individuando tempi medi e valori anomali per ciascun fornitore in Coupa. Questi dati la aiutano a negoziare condizioni migliori e a migliorare la selezione dei fornitori nel suo processo Procure-to-Pay.

Una spesa non ottimizzata in specifiche categorie di acquisto può indicare opportunità mancate di sconti per volumi, scarso utilizzo dei fornitori preferiti o acquisti frammentati. Il risultato sono costi unitari più alti e minori risparmi complessivi negli acquisti.
ProcessMind utilizza gli attributi di categoria di acquisto in Coupa per analizzare i modelli di spesa e le variazioni di processo tra le diverse categorie. Questo rivela dove il Suo processo Purchase to Pay - Ordine di Acquisto è inefficiente per alcuni tipi di beni o servizi, guidando miglioramenti di sourcing strategico.

Se le fasi di controllo qualità sono inefficienti o subiscono frequenti ritardi, il rilascio dei beni a magazzino o l'approvazione dei pagamenti per i servizi possono slittare. Questo impatta i processi a valle, con possibili ritardi di produzione o pagamenti ai fornitori posticipati.
ProcessMind isola l'attività "Quality Inspection Performed" all'interno del suo processo Procure-to-Pay (P2P) - Ordine di acquisto in Coupa. Identifichiamo le durate medie, i tassi di riispezione e i colli di bottiglia, per ottimizzare questo cruciale punto di controllo qualità.

Un numero significativo di merci rese ai fornitori indica problemi di accuratezza dell'ordine, qualità o consegna. Ciò comporta costi di spedizione aggiuntivi, oneri amministrativi e può mettere sotto pressione le relazioni con i fornitori, impattando direttamente sui margini.
ProcessMind traccia tutti gli eventi "Goods Returned" all'interno del ciclo Purchase to Pay - Purchase Order in Coupa. Correlando i resi alle attività precedenti e ad attributi come Fornitore o Richiedente, si individuano le cause radice dei problemi di qualità o di evasione dell'ordine.

Il tempo che intercorre da "Purchase Requisition Created" a "Purchase Order Approved" può risultare eccessivo, rallentando l'intero ciclo di approvvigionamento. Spesso è il sintomo di processi interni complessi o frammentati che impediscono di emettere gli ordini con rapidità, con impatto sui tempi di consegna.
ProcessMind misura con precisione il tempo di ciclo dalla creazione della richiesta di acquisto all'approvazione dell'ordine di acquisto in Coupa. Identifichiamo i passaggi e i ruoli che contribuiscono ai ritardi, aiutando a snellire i workflow a monte, nell'ambito del Purchase to Pay - Purchase Order.

Uno scostamento costante tra la data di consegna richiesta e la data effettiva di ricezione dei beni indica problemi di pianificazione o di esecuzione. Questo può generare difficoltà nella gestione delle scorte, interruzioni delle linee produttive e incapacità di soddisfare la domanda interna o gli impegni verso i clienti.
ProcessMind confronta l'attributo 'Requested Delivery Date' con il timestamp dell'attività 'Goods Receipt Posted' in Coupa. Questa analisi mette in luce criticità sistemiche legate all'affidabilità dei fornitori o ai processi di ricezione interni, offrendo indicazioni operative per il flusso Purchase to Pay - Purchase Order.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Tempi di approvazione lunghi per gli Ordini di acquisto in Coupa possono ritardare significativamente il procurement e incidere sulle tempistiche di progetto. L'obiettivo è ridurre il tempo medio dall'inoltro del PO all'approvazione finale, così da acquisire più rapidamente le risorse e mantenere la continuità operativa. Ciò si traduce direttamente in maggiore soddisfazione degli stakeholder e minori costi d'attesa. ProcessMind individua i colli di bottiglia nelle approvazioni visualizzando i percorsi e le durate effettive di ogni Ordine di acquisto. Evidenzia approvatori o passaggi specifici che causano ritardi, consentendo interventi mirati, come l'automazione dei workflow di approvazione o chiare vie di escalation. Il successo si misura con una riduzione significativa del tempo medio di ciclo di approvazione degli Ordini di acquisto.

Le modifiche frequenti agli Ordini d’acquisto, comuni in Coupa, introducono inefficienze, aumentano il carico amministrativo e possono generare errori o contestazioni con i fornitori. Ridurre questa frequenza assicura maggiore accuratezza degli ordini e stabilità lungo tutto il processo P2P, con relazioni fornitore più fluide e meno rilavorazioni. ProcessMind fa emergere le cause profonde delle modifiche ai PO, come errori di specifica nelle fasi iniziali o richieste non coordinate. Analizzando gli Event Log, può identificare quando e perché le modifiche si verificano, individuando reparti o tipologie di richieste che contribuiscono di più. Queste evidenze consentono interventi proattivi, come moduli di richiesta migliorati o protocolli di comunicazione potenziati, misurati da una minore percentuale di PO soggetti a modifiche.

I ritardi nel processo di Ricevimento merci in Coupa incidono direttamente sull’accuratezza dell’inventario, sui cicli di pagamento e sulla disponibilità di beni o servizi per gli utenti interni. Snellire questo processo garantisce che gli articoli ricevuti siano rapidamente verificati e registrati, ottimizzando il cash flow e assicurando un accesso puntuale alle risorse approvvigionate. ProcessMind offre una visione chiara dell’intero percorso di Ricevimento merci per ogni Ordine d’acquisto, individuando passaggi o sedi specifiche in cui i ritardi si verificano più spesso. Può mettere in luce dipendenze, vincoli di risorse o punti di contatto manuali che ostacolano l’efficienza. Queste evidenze basate sui dati consentono di riprogettare il processo, migliorare la formazione o introdurre automazioni; il successo si misura nella riduzione del tempo medio di ciclo del ricevimento merci.

I percorsi degli ordini di acquisto non conformi in Coupa aumentano i rischi, generano perdite finanziarie e possono compromettere gli audit. Migliorare la Conformità significa assicurare che tutti gli ordini seguano le policy stabilite e i requisiti normativi, rafforzando i controlli interni e riducendo le potenziali passività. Questo favorisce un ambiente di procurement più sicuro e responsabile. ProcessMind mappa automaticamente i flussi reali degli ordini di acquisto contro modelli predefiniti conformi, evidenziando ogni deviazione e attività non conforme. Indica con precisione dove, quando e da chi vengono eseguite le azioni non conformi. Questa visibilità puntuale consente interventi mirati, il rafforzamento delle policy e gli adeguamenti della configurazione di sistema, misurati da una netta riduzione delle violazioni di conformità per ordine di acquisto.

La visibilità limitata sullo stato degli Ordini di acquisto genera incertezza per gli stakeholder, con richieste continue e gestione reattiva. Raggiungere questo obiettivo significa dare a tutte le parti interessate informazioni aggiornate sull'avanzamento degli Ordini di acquisto in Coupa, riducendo i solleciti manuali e abilitando decisioni proattive. ProcessMind offre una vista end-to-end, a livello di evento, di ogni Ordine di acquisto, consentendo di tracciarne lo stato esatto dalla richiesta alla chiusura. Evidenzia i tempi di attesa tipici tra le attività e può prevedere possibili ritardi, offrendo insight predittivi. Questa chiarezza permette di definire protocolli di comunicazione migliori e di sviluppare dashboard mirate, con una riduzione delle richieste manuali di aggiornamento sullo stato.

Lead time eccessivi dei fornitori impattano direttamente i livelli di inventario, i piani di produzione e la reattività operativa degli Ordini d’acquisto. Ottimizzare questi tempi significa collaborare con i fornitori per ridurre le durate di consegna, migliorare la prevedibilità della supply chain e diminuire la necessità di spedizioni urgenti e costose. ProcessMind analizza l’intervallo tra l’invio di un Ordine d’acquisto al fornitore e il corrispondente Ricevimento merci o la Conferma dei servizi. Consente confronti dettagliati tra fornitori, categorie o reparti. Queste informazioni supportano negoziazioni basate sui dati, l’individuazione di strategie di sourcing più efficienti e una migliore pianificazione dell’inventario, misurate dalla riduzione del lead time medio dei fornitori.

La spesa inefficiente per categoria d'acquisto, spesso presente negli Ordini di acquisto Coupa, erode la redditività e segnala la mancanza di strategic sourcing. L'obiettivo è identificare e ridurre le spese non allineate alle strategie di procurement, garantendo un uso migliore dei fondi e massimizzando il valore di ogni Ordine di acquisto. ProcessMind classifica gli Ordini di acquisto per centri di costo, reparti e categorie merceologiche, consentendo un'analisi dettagliata della spesa. Può individuare schemi di acquisti fuori contratto o spese frammentate da consolidare. Evidenziando queste inefficienze, ProcessMind abilita iniziative di strategic sourcing e una migliore applicazione delle policy, con una diminuzione della spesa non gestita o ad alto costo per categoria.

Quando i processi di ispezione di qualità sono lenti o inefficienti, la disponibilità dei materiali subisce ritardi significativi, con impatti sui processi a valle e sull’efficienza complessiva degli ordini di acquisto. Snellire questo passaggio consente di completare i controlli tempestivamente senza compromettere gli standard, accelerando la disponibilità degli articoli approvati. ProcessMind mappa il flusso degli ordini di acquisto sottoposti a ispezione di qualità, individuando bottleneck specifici all’interno del processo stesso. Può evidenziare attese eccessive, cicli di rilavorazione o vincoli di risorse che ostacolano una chiusura rapida. Questa analisi supporta l’ottimizzazione dei workflow di ispezione, l’allocazione delle risorse e le opportunità di automazione, misurate da un tempo di ciclo inferiore per le ispezioni di qualità.

Un'elevata percentuale di merci restituite ai fornitori, originate da Ordini di acquisto Coupa, segnala problemi di accuratezza dell'ordine, qualità o prestazioni dei fornitori, con conseguente aumento dei costi e insoddisfazione. Ridurre questo tasso migliora la qualità al primo colpo, diminuisce il rework e rafforza le relazioni con i fornitori, contribuendo a un processo di approvvigionamento più efficiente ed economico. ProcessMind analizza l'intero ciclo di vita degli Ordini di acquisto che sfociano in resi, identificando le attività ricorrenti che li precedono, i fornitori specifici o le categorie di prodotto più spesso coinvolte. Può far emergere schemi legati a ordini imprecisi, bassa qualità del fornitore o consegne errate. Queste evidenze supportano la gestione delle prestazioni dei fornitori, il miglioramento delle procedure d'ordine e del controllo qualità, misurato da una minore percentuale di Ordini di acquisto che generano resi.

Una conversione lenta dalla richiesta d’acquisto al Purchase Order in Coupa rallenta l’intero processo di procurement, con effetti sull’agilità operativa e sulla soddisfazione dei clienti interni. Ridurre questo ciclo assicura che le richieste approvate diventino rapidamente PO pronti all’esecuzione, accelerando l’acquisizione di beni e servizi. ProcessMind visualizza il percorso completo da "Purchase Requisition Created" a "Purchase Order Sent to Vendor" per ciascun Purchase Order. Identifica ritardi nei passaggi di consegna, colli di bottiglia nelle approvazioni o attività manuali che prolungano questa fase critica. Questa analisi consente interventi mirati, come l’automazione della creazione del PO dalle richieste approvate o la semplificazione dei processi di revisione, misurati da una riduzione del tempo medio di conversione da richiesta a ordine.

Gli scostamenti tra le date di consegna richieste e quelle effettive degli ordini di acquisto generano criticità logistiche, mettono in difficoltà la pianificazione e creano inefficienze. Un allineamento accurato consente un'esecuzione affidabile della supply chain, riduce i ritardi imprevisti e aumenta la prevedibilità operativa in Coupa, con benefici per la gestione delle scorte e la programmazione dei progetti. ProcessMind confronta la 'Requested Delivery Date' con la data effettiva di 'Goods Receipt Posted' per ogni ordine di acquisto, evidenziando gli scostamenti. Può individuare modelli ricorrenti legati a fornitori specifici, categorie di acquisto o aspetti della logistica interna. Queste analisi basate sui dati aiutano a rinegoziare i termini con i fornitori meno performanti, migliorare la pianificazione interna e fissare aspettative più realistiche, misurate da una riduzione dello scostamento tra date di consegna richieste ed effettive.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per Purchase to Pay (P2P) - Ordine di acquisto

1

Scarichi il Template dati

2

Estragga i dati dei PO da Coupa

3

Carichi i dati degli Ordini di Acquisto (PO)

4

Individui i colli di bottiglia degli ordini d’acquisto (PO)

5

Ottimizzi i workflow dei PO

6

Monitori le prestazioni degli Ordini di Acquisto (PO)

1

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Cosa fare

Scarichi il Template Excel preconfigurato per i dati degli Ordini d’acquisto da Coupa, così da garantirne la corretta struttura e la compatibilità con l’analisi.

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Perché è importante

Un template standardizzato garantisce che i dati dei suoi Purchase Order in Coupa siano formattati correttamente, evitando errori di mappatura e accelerando la preparazione dell’analisi.

Risultato atteso

Un Template Excel pronto all'uso, strutturato alla perfezione per i dati dei suoi ordini di acquisto Coupa.

COSA OTTERRAI

Scopra i ritardi nascosti nel Suo processo P2P in Coupa

ProcessMind trasforma i dati grezzi di Coupa in visualizzazioni interattive, rivelando il percorso reale di ogni ordine di acquisto. Ottenga informazioni precise su variazioni di processo, deviazioni di Conformità e colli di bottiglia nelle performance.
  • Visualizzi il flusso end‑to‑end degli Ordini di Acquisto (PO) in Coupa
  • Individui con precisione ritardi di approvazione e colli di bottiglia
  • Identifichi i percorsi non conformi degli Ordini d’acquisto
  • Ottimizzi l'efficienza P2P con azioni guidate dai dati
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Trasformare l'efficienza degli Ordini di Acquisto

Questi risultati evidenziano i miglioramenti misurabili che le organizzazioni ottengono più spesso ottimizzando i processi di ordine di acquisto. Sfruttando insight basati sui dati di Coupa, le aziende possono identificare ed eliminare i colli di bottiglia, ottenendo significativi miglioramenti operativi.

0 %
Approvazione PO accelerata

Riduzione media del tempo di ciclo

Le organizzazioni ottengono tempi di approvazione degli ordini di acquisto più rapidi, riducono i colli di bottiglia e accelerano l'intero processo di procurement dalla richiesta all'ordine.

0 %
Riduzione del tasso di modifica degli ordini di acquisto

Meno rilavorazioni dopo la stesura

Individuando le cause alla radice delle modifiche, le aziende riducono sensibilmente il numero di Purchase Order che richiedono interventi dopo la prima stesura, aumentando efficienza e accuratezza.

0 %
Conformità degli acquisti migliorata

Riduzione degli ordini di acquisto non conformi

Il Process Mining aiuta a scoprire le deviazioni dalle procedure d'acquisto standard, consentendo alle aziende di far rispettare le policy di conformità e ridurre il tasso di ordini di acquisto non conformi.

0 days
Da richiesta a ordine ottimizzato

Ciclo end-to-end più breve

Snellisca l’intero processo, dalla creazione della richiesta all’invio finale dell’ordine di acquisto al fornitore, riducendo drasticamente i tempi e migliorando l’agilità operativa.

0 %
Consegne dei fornitori più puntuali

Aumento delle consegne puntuali

Ottenga insight sulle performance dei fornitori per assicurare che le merci siano ricevute entro o prima delle date di consegna richieste, migliorando la pianificazione e riducendo il rischio di rotture di stock.

0 %
Riduzione della spesa non strategica

Spesa reindirizzata ai fornitori preferiti

Identifichi e riduca la spesa destinata a fornitori non preferenziali, aumentando il potere negoziale, rafforzando le relazioni con i fornitori e ottenendo risparmi significativi.

I risultati effettivi possono variare in base alla struttura organizzativa, alla complessità dei processi e alla qualità dei dati. Le cifre riportate illustrano miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni.

Dati Consigliati

Inizia con gli attributi e le attività più importanti, poi espandi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificativo univoco di un ordine di acquisto, che funge da identificativo di caso principale per il processo.

Perché è importante

È essenziale per tracciare l'intero ciclo di vita di ogni acquisto, permettendo di ricostruire le singole istanze di processo per analisi approfondite.

Il nome dell’evento o del task verificatosi in un momento specifico del ciclo di vita dell’ordine di acquisto.

Perché è importante

Definisce i passaggi del processo, consentendo la visualizzazione del flusso e l'identificazione di colli di bottiglia, rilavorazioni e deviazioni.

Il timestamp esatto che indica quando si è verificata un’attività o un evento.

Perché è importante

Fornisce il contesto temporale per ogni evento, imprescindibile per calcolare i tempi di ciclo, analizzare le performance e individuare i colli di bottiglia.

L'ID utente o il nome della persona che ha eseguito l'attività, ad esempio un approvatore o un richiedente.

Perché è importante

Consente l'analisi delle performance di processo per persona o ruolo, aiutando a individuare colli di bottiglia, opportunità formative e criticità di allocazione delle risorse.

La funzione aziendale o il centro di costo cui è imputato l’ordine di acquisto.

Perché è importante

Consente di filtrare e confrontare analisi di processo e di spesa tra diverse business unit, mettendo in luce variazioni di efficienza e conformità.

Il nome del fornitore da cui si acquistano beni o servizi.

Perché è importante

Consente l’analisi delle performance dei fornitori, aiutando a ottimizzare la selezione, negoziare condizioni migliori e identificare i fornitori più o meno efficienti.

Il valore monetario totale dell'ordine di acquisto.

Perché è importante

Fornisce il contesto finanziario di ogni acquisto, consentendo la spend analysis, la definizione delle priorità per gli ordini di maggior valore e la valutazione dell'impatto finanziario.

La classificazione dei beni o dei servizi acquistati, ad esempio hardware IT o servizi professionali.

Perché è importante

Consente analisi di spesa e di processo per categoria, aiutando a individuare schemi di acquisto, negoziare con i fornitori e calibrare i controlli di processo.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Questa attività segna la creazione di una richiesta di acquisto, ossia la richiesta formale di beni o servizi che precede l'ordine di acquisto. In Coupa è un evento esplicito, registrato quando un utente salva e invia un nuovo documento di richiesta.

Perché è importante

Essendo l’avvio tipico del processo di procurement, questa attività è essenziale per misurare l’intero tempo di ciclo dalla richiesta all’ordine e capire l’efficienza delle fasi a monte.

Questa milestone indica che l'Ordine di Acquisto ha completato il workflow di approvazione interno ed è autorizzato all'invio al fornitore. In genere è l'ultimo passaggio di approvazione in un processo a più fasi.

Perché è importante

È una tappa fondamentale per calcolare i tempi di ciclo di approvazione dei PO e identificare i colli di bottiglia nell'iter di approvazione. Rappresenta anche un importante punto di controllo di conformità.

Questa attività indica il momento in cui l'ordine di acquisto approvato viene ufficialmente trasmesso al fornitore, ad esempio via email o tramite il Coupa Supplier Portal. Con questo evento il PO passa da documento interno a impegno verso l'esterno.

Perché è importante

È un punto chiave che conclude il ciclo interno Requisition-to-Order e dà inizio al lead time del fornitore. È vitale per misurare sia l'efficienza interna sia la performance del fornitore.

È la conferma formale che la merce è stata ricevuta, controllata e accettata. Questo evento aggiorna i record di magazzino e segnala che, per questa consegna, il fornitore ha adempiuto ai propri obblighi.

Perché è importante

Questa tappa cruciale segna la fine del lead time del fornitore ed è utilizzata per misurare l'aderenza alla data di consegna. Ritardi nella registrazione dei ricevimenti possono compromettere la visibilità sui livelli di scorte effettivi.

È l'attività finale che indica il completamento dell'ordine d'acquisto. Il PO è considerato chiuso quando è stato completamente ricevuto e completamente fatturato e non sono previste ulteriori transazioni.

Perché è importante

Questa attività chiude ufficialmente il ciclo di vita del PO. L'analisi del tempo di chiusura può mettere in luce inefficienze nella riconciliazione finale e nella tenuta dei registri.

Questa attività rappresenta l'annullamento di un ordine di acquisto prima del completamento. La cancellazione può avvenire in varie fasi, ad esempio se la richiesta non è più valida o se il PO è stato creato per errore.

Perché è importante

Come esito alternativo del processo, monitorare le cancellazioni è fondamentale per comprendere dove e perché il flusso si interrompe e individuare le cause delle richieste d’acquisto abbandonate.

FAQ

Domande frequenti

Il Process Mining può individuare colli di bottiglia nelle approvazioni, tracciare i percorsi non conformi e mettere in evidenza i ritardi nel ricevimento merci. Questo aiuta a visualizzare il flusso di processo reale e a identificare con precisione le aree su cui intervenire per migliorare l'efficienza e ridurre i costi nelle operazioni di ordini di acquisto in Coupa.

I dati vengono in genere estratti dalle funzionalità di reporting di Coupa o tramite API. I punti chiave includono le date di creazione dei Purchase Order, i timestamp di approvazione, i cambi di stato e le date dei ricevimenti merci. Di solito serve un Event Log che elenca tutte le attività collegate a ciascun Purchase Order.

Per ogni ordine d’acquisto servono un case ID univoco, il nome dell’attività e un timestamp per ciascun evento avvenuto. Attributi aggiuntivi come richiedente, approvatore, valore e dettagli degli articoli arricchiscono l’analisi. Questi dati strutturati costituiscono l’Event Log essenziale per una scoperta accurata del processo.

L'estrazione iniziale dei dati e l'impostazione del modello possono richiedere alcune settimane, a seconda della disponibilità e della complessità dei dati. La fase di discovery e analisi può iniziare quasi subito, con i primi insight entro altre 2–4 settimane. Il monitoraggio continuo garantisce benefici costanti.

Può aspettarsi approvazioni degli Ordini di Acquisto più rapide, riduzione della spesa non conforme e cicli richiesta‑ordine più brevi. Una migliore visibilità su colli di bottiglia e deviazioni porta a operazioni più efficienti, migliore gestione dei fornitori e risparmi significativi.

Sì, la sicurezza dei dati è prioritaria in tutta l'analisi di Process Mining. Applichiamo robuste tecniche di anonimizzazione, pseudonimizzazione e rigorosi controlli di accesso per proteggere le informazioni sensibili. Tutta la gestione e il trattamento dei dati sono conformi alle normative sulla privacy e alle best practice di settore.

Il requisito tecnico principale è disporre di un accesso sicuro ai dati di Coupa, in genere tramite le funzioni di reporting native o le API, per esportare l'Event Log necessario. Di norma, per la fase di analisi non sono richieste integrazioni dirette né modifiche complesse all'interno di Coupa. I dati devono essere forniti in un formato strutturato, ad esempio file CSV o tabelle di database.

Certamente: il Process Mining può evidenziare schemi di acquisto che generano spesa non strategica, come acquisti fuori contratto o ordini frammentati. Visualizzando queste deviazioni, potrà individuarne le cause e mettere in atto strategie per consolidare i fornitori, assicurare il rispetto dei contratti e ottimizzare la spesa complessiva.

I report di BI tradizionali mostrano di solito il 'cosa' è accaduto, spesso in sintesi aggregate. Il Process Mining, invece, visualizza il 'come' mappando il flusso end‑to‑end reale di ogni Ordine di Acquisto. In questo modo emergono varianti e deviazioni nascoste, offrendo una visione più approfondita e incentrata sul processo, utile per interventi mirati e non solo per metriche di alto livello.

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