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Ottimizzi il suo ciclo passivo (P2P) - Ordine di acquisto

La sua guida in 6 passi all'ottimizzazione P2P per Dynamics 365.
Ottimizzi il suo ciclo passivo (P2P) - Ordine di acquisto
Sfide (11) Obiettivi (11) 6 Fasi Anteprima Risultati Dati FAQ (5)
Processo: Procure-to-Pay - Ordine di Acquisto
Sistema: Microsoft Dynamics 365
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Ottimizzi il flusso degli Ordini di Acquisto in Dynamics 365 per un approvvigionamento efficiente

Una gestione inefficiente degli ordini di acquisto porta spesso a consegne mancate, costi operativi in aumento e stakeholder insoddisfatti. La nostra piattaforma la aiuta a identificare colli di bottiglia nascosti e deviazioni lungo tutto il ciclo di approvvigionamento. Individui con precisione dove si creano i ritardi, dalla richiesta iniziale alla ricezione finale, per snellire le operazioni. Scopra opportunità di efficienza e risparmi significativi.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

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Perché ottimizzare il processo degli Ordini di acquisto?

Ottimizzare il processo Purchase to Pay (P2P) degli Ordini di acquisto non significa limare qualche passaggio: vuol dire rafforzare alla radice la funzione acquisti. In un ambiente complesso come Microsoft Dynamics 365, le inefficienze nella gestione degli Ordini di acquisto si propagano all’intera organizzazione, toccando scorte, rapporti con i fornitori, flussi di cassa e conformità. Approvazioni lente, continue rilavorazioni e ritardi nella registrazione dell’entrata merci si traducono in costi operativi più alti, tempi di consegna non rispettati e rapporti con i fornitori sotto pressione. Senza una visibilità chiara sul flusso reale di ogni Ordine di acquisto, individuare le cause alla radice diventa un gioco d’ipotesi, con miglioramenti mirati difficili e spesso poco efficaci. Comprendere il ruolo di ciascun Ordine, dalla richiesta iniziale alla ricezione finale, è essenziale per mantenere una supply chain snella, reattiva e a costi sostenibili.

Come il Process Mining migliora l’efficienza P2P negli Ordini di acquisto

Il Process Mining offre un approccio oggettivo e guidato dai dati per comprendere il ciclo di vita dell’Ordine di acquisto in Microsoft Dynamics 365. Invece di basarsi su supposizioni, estrae i dati dell’Event Log direttamente dal sistema e ricostruisce il processo reale, così com’è. Per gli Ordini di acquisto significa visualizzare ogni passaggio, da "Purchase Requisition Created" a "Goods Receipt Posted" e "Purchase Order Completed", con timestamp e responsabili. Questa visibilità di dettaglio consente di vedere i percorsi effettivi seguiti dagli Ordini, mettere in luce le deviazioni dalle procedure operative standard e misurare con precisione il tempo trascorso in ogni fase. Può identificare quali passaggi di approvazione causano ritardi, quali reparti alimentano cicli di rilavorazione o se determinati fornitori portano sistematicamente a tempi di ciclo più lunghi. Questa potente capacità analitica è la chiave per migliorare le performance del Purchase to Pay – Ordini di acquisto, facendo emergere inefficienze prima invisibili.

Aree chiave di miglioramento per gli Ordini di acquisto

Applicando il Process Mining al P2P in Microsoft Dynamics 365 emergono tipicamente diverse aree ad alto impatto:

  • Individuazione dei colli di bottiglia: Identificare fasi o attività in cui gli Ordini di acquisto si bloccano frequentemente. È un determinato livello di approvazione? Un rallentamento nell’ispezione della merce o nella ricezione? O un errore di inserimento dati spesso trascurato? Eliminare questi colli di bottiglia è il primo passo per ridurre il tempo di ciclo complessivo.
  • Rilavorazioni e deviazioni: Capire quanto spesso gli Ordini vengono modificati, perché e quali modifiche generano ulteriori ritardi. L’analisi dei cicli di rilavorazione evidenzia problemi di accuratezza delle richieste iniziali, comunicazione con i fornitori o revisioni interne.
  • Conformità alle policy: Verificare che gli Ordini rispettino policy interne e requisiti normativi. Individuare i casi di ordini creati senza la dovuta richiesta, approvati fuori sequenza o gestiti da personale non autorizzato, assicurando maggiore conformità.
  • Opportunità di automazione: Visualizzando passaggi manuali e attività ripetitive, è possibile individuare i candidati ideali all’automazione, snellendo il flusso e liberando risorse per attività a maggior valore.
  • Performance dei fornitori: Analizzare come i diversi fornitori impattano i tempi di ciclo, dalla conferma alla ricezione. Una base solida per discussioni e negoziazioni basate sui dati con i fornitori.

Risultati attesi dall’ottimizzazione P2P degli Ordini di acquisto

Sfruttando il Process Mining per l’ottimizzazione del processo Purchase to Pay – Ordini di acquisto, può aspettarsi benefici tangibili e misurabili:

  • Riduzione del tempo di ciclo degli Ordini di acquisto: Elaborazione più rapida, dalla richiesta alla ricezione, per una supply chain più agile e una migliore gestione delle scorte.
  • Riduzione dei costi: Meno attività di sollecito e relativi costi, maggior sfruttamento degli sconti per pagamenti anticipati e meno lavoro manuale nella gestione di ordini in ritardo o problematici. Impatto diretto sul conto economico.
  • Maggiore conformità e minori rischi: Ordini allineati a policy interne e normativa esterna, riducendo rischi finanziari e reputazionali.
  • Maggiore soddisfazione degli stakeholder: Rapporti migliori sia con i reparti interni, che ricevono beni e servizi nei tempi previsti, sia con i fornitori, grazie a interazioni più efficienti e prevedibili.
  • Decisioni basate sui dati: Andare oltre l’intuito e prendere decisioni informate su modifiche di processo, configurazioni in Microsoft Dynamics 365 e allocazione delle risorse, supportate da evidenze concrete.

Da dove iniziare con l’ottimizzazione P2P degli Ordini di acquisto

Trasformare il processo Purchase to Pay – Ordini di acquisto con il Process Mining offre un percorso chiaro verso maggiore efficienza e controllo. Comprendendo il flusso reale dei suoi Ordini in Microsoft Dynamics 365, otterrà informazioni approfondite per interventi mirati e risultati concreti. Scopra come ridurre il tempo di ciclo, eliminare i colli di bottiglia e ottenere un’ottimizzazione robusta dei processi in tutta l’area acquisti.

Procure-to-Pay - Ordine di Acquisto Ottimizzazione P2P efficienza dell'approvvigionamento gestione della supply chain tempi di consegna del fornitore ricevimento merci richiesta di acquisto team acquisti

Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

I ritardi nell’approvazione degli Ordini di acquisto portano a consegne mancate e a blocchi operativi. Ciò impatta direttamente sulla pianificazione della produzione e sulla soddisfazione del cliente, aumentando i lead time e il rischio di rotture di stock. ProcessMind individua dove le approvazioni si bloccano, da parte di chi e perché, mettendo in luce i colli di bottiglia nel workflow di approvazione degli Ordini di acquisto in Microsoft Dynamics 365. Identifica approvatori o passaggi specifici che causano ritardi, consentendole di riconfigurare i workflow per velocizzare l’elaborazione.

Modifiche continue agli Ordini di acquisto dopo l’approvazione iniziale generano rilavorazioni, confusione e possono causare errori nel ricevimento merci o nella fatturazione. Questo incide sull’efficienza e sui rapporti con i fornitori, con costi amministrativi nascosti. ProcessMind visualizza tutte le modifiche agli Ordini di acquisto, identificandone la frequenza, chi le avvia e in quale fase avvengono in Microsoft Dynamics 365. Queste evidenze aiutano a intervenire sulle cause profonde, come requisiti poco chiari o problemi di comunicazione con i fornitori, per ridurre revisioni costose.

I ritardi tra l’arrivo delle merci e la registrazione formale del ricevimento compromettono l’accuratezza delle giacenze e la capacità di effettuare l’abbinamento con le fatture, causando ritardi nei pagamenti. Questo può mettere sotto pressione i rapporti con i fornitori e creare difficoltà di riconciliazione. ProcessMind mappa il tempo che intercorre dall’arrivo della merce alla registrazione del ricevimento, evidenziando ritardi e potenziali problemi di conformità nel suo sistema Microsoft Dynamics 365. Fa emergere processi interni inefficienti o lacune di configurazione che incidono sull’evasione degli Ordini di acquisto.

I Purchase Order che deviano dal processo standard approvato spesso aggirano i controlli, con spese non conformi, rischi più elevati e potenziali frodi. Queste deviazioni minano il controllo dei costi e le politiche di approvvigionamento. ProcessMind scopre automaticamente tutti i flussi reali del processo dei PO, confrontandoli con lo standard definito in Microsoft Dynamics 365. Contrassegna tutti i percorsi non conformi e ne identifica frequenza e impatto, garantendo il rispetto delle politiche di acquisto.

Un intervallo prolungato tra la creazione di una richiesta di acquisto e la redazione o l'invio dell'Ordine di acquisto al fornitore provoca ritardi nel soddisfare i fabbisogni operativi. Può portare ad acquisti urgenti, all'ultimo minuto, con costi più elevati. ProcessMind analizza il tempo di ciclo end‑to‑end da 'Richiesta di acquisto creata' a 'Ordine di acquisto inviato al fornitore' in Microsoft Dynamics 365. Evidenzia dove i passaggi tra reparti sono lenti o restano attività in sospeso, consentendo di generare più rapidamente gli Ordini di acquisto.

Un divario significativo tra la data di consegna richiesta e la data effettiva di ricevimento merci genera problemi di pianificazione delle scorte, ritardi produttivi e impegni verso i clienti non rispettati. Ciò incide direttamente sull'efficienza e l'affidabilità operative. ProcessMind confronta l'attributo 'Requested Delivery Date' con l'evento reale 'Goods Receipt Posted' in Microsoft Dynamics 365. Identifica fornitori, categorie o reparti che presentano sistematicamente discrepanze di consegna, consentendo interventi mirati per migliorare le prestazioni dei fornitori.

Un'alta frequenza di eventi 'Goods Returned' indica problemi di qualità del fornitore, ordini errati o criticità nelle procedure interne di ricezione. Ciò aumenta i costi operativi, genera rilavorazioni e compromette il rapporto con i fornitori. ProcessMind individua schemi ricorrenti nei resi, collegandoli a fornitori specifici, categorie di spesa o persino a singoli Ordini di acquisto in Microsoft Dynamics 365. Aiuta a far emergere le cause alla radice, che si tratti di problemi di controllo qualità o di evasione imprecisa degli ordini.

I ritardi nell’attività 'Quality Inspection Performed' trattengono le scorte, con possibili impatti sui piani di produzione o sulla puntualità dell’erogazione del servizio. Ciò crea un collo di bottiglia interno e può generare insoddisfazione del cliente. ProcessMind analizza la durata tra 'Goods Receipt Posted' e 'Quality Inspection Performed', identificando dove e perché le ispezioni rallentano in Microsoft Dynamics 365. Evidenzia vincoli di risorse o problemi procedurali nel processo di controllo qualità.

I fornitori che non rispettano con regolarità i tempi di consegna promessi, evidenziati da eventi "Ordine di acquisto confermato dal fornitore" o "Carico merci registrato" in ritardo, compromettono la pianificazione e aumentano i costi di giacenza. Questo incide sull'affidabilità della catena di fornitura. ProcessMind valuta le prestazioni dei fornitori analizzando i tempi di ciclo da "Ordine di acquisto inviato al fornitore" a "Carico merci registrato" per ciascun fornitore in Microsoft Dynamics 365. Fornisce indicazioni basate sui dati per gestire in modo efficace le relazioni con i fornitori e i termini contrattuali.

Interventi manuali frequenti o modifiche manuali agli ordini di acquisto non coperte dai workflow automatizzati indicano lacune del sistema o esigenze di formazione. Questo aumenta il rischio di errori e riduce l’efficienza complessiva, spesso generando costi nascosti. ProcessMind rileva le deviazioni dai percorsi automatizzati e individua le attività svolte spesso manualmente o al di fuori del flusso standard in Microsoft Dynamics 365. Mette in evidenza opportunità di automazione e standardizzazione, riducendo l’errore umano.

I Purchase Order che restano aperti o in corso molto tempo dopo la ricezione e l'utilizzo della merce, evidenziati da un ritardo in 'Purchase Order Completed', immobilizzano capitale circolante e distorcono la rendicontazione. Ciò appesantisce le riconciliazioni e incide sui cicli di chiusura contabile. ProcessMind misura il tempo da 'Goods Receipt Posted' a 'Purchase Order Completed' per i singoli PO in Microsoft Dynamics 365. Identifica le cause dei ritardi, come fatture pendenti o arretrati amministrativi, consentendo una chiusura finanziaria più rapida.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Ridurre il tempo necessario per approvare gli Ordini di acquisto incide in modo decisivo sull’efficienza degli approvvigionamenti. Cicli di approvazione più brevi significano ordini emessi prima, una gestione delle scorte più accurata e relazioni migliori con i fornitori. L’obiettivo è eliminare i ritardi che possono causare rotture di stock o slittamenti dei piani produttivi nel suo processo Acquisto a Pagamento (P2P). ProcessMind individua colli di bottiglia e deviazioni specifiche nel Workflow di approvazione degli Ordini di acquisto in Microsoft Dynamics 365. Visualizzando i percorsi reali e i passaggi che richiedono più tempo o le approvazioni non conformi, può intervenire in modo mirato e ridurre i tempi di approvazione anche del 20–30%, accelerando il ciclo complessivo.

Modifiche frequenti agli ordini di acquisto dopo la creazione o l’approvazione comportano ritardi, maggior carico amministrativo e possibili errori. Ridurre queste modifiche assicura ordini corretti fin dall’inizio, migliora la stabilità della pianificazione e limita i rilavori nel processo Purchase to Pay. ProcessMind aiuta a risalire alle cause alla radice tracciando il percorso di ogni ordine in Microsoft Dynamics 365. Mostra in quali fasi e da parte di chi avvengono più spesso le modifiche, così da attuare formazione mirata, migliorare la qualità dei dati iniziali o affinare le fasi di approvazione, con la possibilità di ridurre il tasso di modifiche del 15–25%.

Una registrazione tempestiva e accurata del carico a magazzino è cruciale per l'accuratezza dell'inventario, il pagamento dei fornitori e la continuità operativa. Ritardi in questa fase possono causare problemi di disponibilità a magazzino, interruzioni della produzione e pagamenti oltre la scadenza. Questo obiettivo punta ad accelerare la registrazione degli articoli ricevuti nel suo processo Procure-to-Pay. Con ProcessMind, può mappare l'intero flusso di ricevimento merci in Microsoft Dynamics 365, individuando i passaggi in cui si verificano ritardi. La soluzione mette in evidenza le deviazioni dal percorso ottimale, consentendole di identificare inefficienze di processo, esigenze formative o problemi di integrazione tra sistemi, riducendo i tempi di registrazione del carico fino al 30%.

Mantenere la conformità alle politiche di acquisto e alle normative è essenziale per ridurre i rischi finanziari, prevenire le frodi e garantire l'integrità operativa. Variazioni non approvate nei Purchase Order (PO) possono generare spese fuori controllo e pratiche di approvvigionamento incoerenti. ProcessMind scopre automaticamente tutte le varianti del processo dei PO in Microsoft Dynamics 365, confrontandole con le regole di conformità definite. Visualizza tutte le deviazioni, ad esempio ordini approvati da personale non autorizzato o passaggi saltati, consentendoLe di far rispettare le politiche e raggiungere una conformità prossima al 100% nelle aree critiche.

La rapidità con cui una richiesta d’acquisto viene trasformata in un Ordine di acquisto approvato incide direttamente sulla capacità di risposta alle esigenze del business e sull’efficienza complessiva della supply chain. Una conversione lenta può ritardare acquisti critici, compromettendo tempistiche di progetto e operatività. ProcessMind offre una vista chiara dell’intero processo dalla richiesta all’Ordine di acquisto in Microsoft Dynamics 365. Analizzando gli Event Log, mette in evidenza colli di bottiglia, ritardi nei passaggi di responsabilità e loop inefficienti, aiutandola a snellire la conversione e a ridurre il tempo di conversione anche del 20–40%.

L’osservanza costante delle date di consegna richieste è fondamentale per una pianificazione delle scorte efficiente, per la programmazione della produzione e per la soddisfazione dei clienti. Disallineamenti frequenti possono interrompere le operazioni, generare costi di urgenza e danneggiare i rapporti con i fornitori. ProcessMind analizza, in Microsoft Dynamics 365, le date di consegna effettive degli Ordini di acquisto rispetto a quelle richieste, correlando gli scostamenti a fornitori specifici o a varianti di processo. Queste informazioni le consentono di affrontare le cause alla radice, migliorare il monitoraggio delle performance dei fornitori e aumentare i tassi di consegna puntuale del 10–20%.

Tassi elevati di reso associati agli ordini di acquisto indicano problemi di qualità del prodotto, errori di ordinazione o discrepanze di consegna. Ridurre i resi limita i rilavori, abbassa i costi e rafforza la fiducia dei fornitori, migliorando l’efficacia complessiva del procurement. ProcessMind traccia il ciclo di vita degli ordini in Microsoft Dynamics 365, collegando i resi a specifici attributi dell’ordine, a fornitori o a punti di ispezione. Identificando cause ricorrenti e deviazioni di processo che portano al reso, può implementare misure preventive per ridurre i tassi di reso del 5–15%.

Un’ispezione qualità efficiente è fondamentale per garantire che la merce ricevuta rispetti gli standard e per movimentare rapidamente l’inventario. Ispezioni lente possono creare arretrati, ritardare la disponibilità dei materiali e impattare sulla pianificazione della produzione. ProcessMind visualizza durata e attività della fase di ispezione qualità del suo processo Procure-to-Pay in Microsoft Dynamics 365. Evidenzia colli di bottiglia e variazioni nei workflow di ispezione, permettendole di ottimizzare l’allocazione delle risorse e, potenzialmente, accelerare le ispezioni del 10–20%.

I lead time dei fornitori prevedibili sono fondamentali per una pianificazione efficace della supply chain e per la gestione delle scorte. Una scarsa aderenza ai lead time interrompe le operazioni, comporta costi di spedizione in urgenza e incide sulla continuità operativa. ProcessMind analizza lo storico dei Purchase Order in Microsoft Dynamics 365 per confrontare le prestazioni dei fornitori con i lead time concordati. Identificando i fornitori poco puntuali e i passaggi di processo che contribuiscono ai ritardi, potrà orientare meglio la selezione e migliorare l'aderenza ai lead time su tutta la linea.

Le attività manuali nel processo di Purchase Order sono soggette a errore umano, creano colli di bottiglia e assorbono risorse preziose. Automatizzarle può aumentare sensibilmente l'efficienza, ridurre i costi operativi e migliorare l'accuratezza dei dati. ProcessMind offre una radiografia dettagliata di tutte le attività dei PO in Microsoft Dynamics 365, mettendo in evidenza i compiti manuali ripetitivi e le aree con potenziale di automazione. Identificando queste opportunità, può snellire i workflow e liberare il personale per attività più strategiche, riducendo lo sforzo manuale del 20–50%.

La chiusura tempestiva degli Ordini di Acquisto, dopo il ricevimento merci e la registrazione delle fatture, è essenziale per un reporting finanziario accurato e per completare i cicli di procurement. Una chiusura tardiva può rallentare la contabilità e alterare la lettura dei costi operativi reali. ProcessMind mappa in Microsoft Dynamics 365 l'intero ciclo post-ricevimento dell'Ordine di Acquisto, dal ricevimento merci alla chiusura finale. Individua le attività o i ritardi che ostacolano una chiusura rapida, consentendo di ottimizzare questi passaggi e di chiudere gli ordini in modo efficiente, con una potenziale riduzione dei tempi di chiusura del 15-25%.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per Acquisto a Pagamento - Ordine di acquisto

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Cosa fare

Acceda al template Excel preconfigurato, progettato specificamente per l'analisi degli Ordini di acquisto in Microsoft Dynamics 365. Questo template garantisce la raccolta di tutti i dati necessari dell'Event Log.

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Perché è importante

Impostare da subito la struttura corretta è fondamentale per analisi affidabili. Questo Template semplifica la raccolta dei dati, evitando errori e rilavorazioni in seguito.

Risultato atteso

Un template Excel pronto all'uso con lo schema corretto per i dati del processo Procure‑to‑Pay - Ordine di acquisto.

COSA OTTERRAI

Individui i colli di bottiglia P2P nel Suo flusso in Dynamics 365

ProcessMind trasforma i dati complessi dei Purchase Order in insight chiari e azionabili. Visualizzi nel dettaglio ogni passaggio e scopra dove ottimizzare il processo P2P per la massima efficienza.
  • Mappi il processo di Ordine di Acquisto end-to-end
  • Individui ritardi costosi e rilavorazioni nei PO
  • Confronti le prestazioni e le deviazioni delle varianti del processo degli Ordini di acquisto
  • Monitori in tempo reale i principali KPI degli Ordini di Acquisto
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Risultati concreti nella gestione degli Ordini di acquisto

Questi risultati evidenziano i rilevanti benefici operativi e finanziari che le organizzazioni tipicamente ottengono ottimizzando il processo di Ordine di Acquisto in Microsoft Dynamics 365. Grazie ad analisi basate sui dati, le aziende possono individuare i colli di bottiglia e implementare miglioramenti mirati per aumentare l'efficienza.

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Approvazioni degli ordini di acquisto più rapide

Riduzione media del tempo di approvazione

Ottimizzi il processo di approvazione degli Ordini di acquisto per eliminare i colli di bottiglia e accelerare i cicli di procurement, garantendo ordini emessi puntualmente.

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Meno modifiche agli ordini di acquisto

Riduzione delle modifiche post-approvazione

Individuare le cause alla radice delle modifiche agli ordini di acquisto dopo l’approvazione per ridurre rilavori, oneri amministrativi e potenziali interruzioni della supply chain.

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Maggiore conformità degli ordini di acquisto

Maggiore adesione alle policy

Aumenti la visibilità sulle deviazioni di processo per garantire che gli ordini di acquisto rispettino le policy interne e i requisiti normativi, riducendo rischi e audit.

0 days
Conversione più rapida dalla richiesta all’Ordine di acquisto

Riduzione del ciclo di conversione

Acceleri la conversione delle richieste in Ordini di acquisto, consentendo una risposta più rapida alla domanda e una maggiore agilità operativa complessiva.

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Aumento del Tasso STP

Più elaborazioni senza intervento manuale

Automatizzi le attività manuali ed elimini le eccezioni per aumentare il tasso di straight‑through processing, ridurre gli errori umani e migliorare l'efficienza.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano i miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati Consigliati

Inizia con gli attributi e le attività più importanti, poi espandi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificativo univoco dell'Ordine di Acquisto, che costituisce il caso di riferimento per l'analisi del processo.

Perché è importante

È la chiave fondamentale per ricostruire il flusso di processo, consentendo di analizzare il percorso di ogni ordine di acquisto dall’inizio alla fine.

Il nome dello specifico evento o passaggio di processo avvenuto nel ciclo di vita dell’Ordine di acquisto.

Perché è importante

Questo attributo è fondamentale per costruire la mappa del processo e comprendere la sequenza di eventi che compone il ciclo di vita dell'Ordine di Acquisto.

La data e l'ora precise in cui si è verificata una specifica attività o un evento.

Perché è importante

I timestamp sono fondamentali per calcolare tutte le metriche di performance basate sul tempo, come tempi di ciclo e durate, indispensabili per individuare i colli di bottiglia del processo.

Il nome dell’utente che ha eseguito una specifica attività.

Perché è importante

Consente analisi delle performance per utente, aiuta a identificare colli di bottiglia legati a persone specifiche e garantisce tracciabilità e responsabilità sui passaggi di processo.

Il nome del fornitore per il quale è stato creato l’Ordine di acquisto.

Perché è importante

Questo attributo è essenziale per la gestione delle prestazioni dei fornitori: consente di analizzare tempi di consegna, tassi di reso e affidabilità complessiva per fornitore.

L'importo totale dell'Ordine di Acquisto.

Perché è importante

Consente l'analisi finanziaria del processo di procurement, aiutando a capire come il valore dell'ordine incide sul comportamento del processo, ad esempio su tempi e percorsi di approvazione.

Lo stato attuale dell’Ordine di acquisto nel suo ciclo di vita.

Perché è importante

Offre una fotografia dello stato attuale del PO, utile per filtrare i casi e analizzare gli esiti del processo, come tassi di completamento o di annullamento.

La data in cui l’azienda ha richiesto al fornitore la consegna dei beni o servizi.

Perché è importante

È la base per misurare la puntualità di consegna, un KPI cruciale per valutare l’affidabilità dei fornitori e l’efficienza della supply chain.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Questa attività segna la creazione di una richiesta di acquisto, la domanda formale di beni o servizi. Si rileva quando viene creato un nuovo record nella tabella delle richieste di acquisto, segnando l'avvio della domanda di approvvigionamento.

Perché è importante

È il trigger iniziale del processo dell'ordine di acquisto (PO). Analizzare il tempo da questo evento alla creazione del PO aiuta a misurare l'efficienza dei processi interni e la reattività alla domanda.

Questa attività indica la creazione nel sistema di una bozza di Ordine di Acquisto. Si rileva dalla data e ora di creazione del record di testata dell'ordine, spesso a seguito di una richiesta approvata.

Perché è importante

Segna il passaggio da una richiesta interna a un documento di acquisto formale. È un punto di avvio fondamentale per misurare i tempi di lavorazione del PO e i tempi di ciclo di approvazione.

Indica l'approvazione finale dell'ordine di acquisto, autorizzandone l'invio al fornitore. Questo evento è in genere dedotto da un cambio di stato del PO oppure rilevato direttamente dalla cronologia del workflow.

Perché è importante

È una milestone critica, poiché non si può procedere finché il PO non è approvato. È essenziale per analizzare i colli di bottiglia nel processo di approvazione e misurare il KPI 'PO Approval Cycle Time'.

Questa attività indica che l'Ordine di Acquisto approvato è stato comunicato al fornitore. Si rileva quando l'ordine viene confermato, evento che genera un giornale di conferma e in genere avvia l'invio del documento.

Perché è importante

È il primo step rivolto all'esterno e avvia il conteggio del lead time del fornitore. È fondamentale per monitorare le performance dei fornitori e il KPI 'On-Time Delivery Rate'.

Indica la registrazione ufficiale della merce ricevuta a fronte del PO nel sistema. L'evento viene rilevato quando viene registrato il giornale di ricevimento prodotti.

Perché è importante

È una milestone chiave che aggiorna l'inventario e segna l'inizio del processo di matching della fattura. Rappresenta l'endpoint per misurare 'On-Time Delivery Rate' e il lead time del fornitore.

Indica la conclusione con successo del ciclo dell’ordine di acquisto, quando tutte le merci sono state ricevute e fatturate. In genere si deduce quando lo stato del PO viene aggiornato a uno stato finale/chiuso.

Perché è importante

Questa attività definisce la conclusione di un'istanza di processo andata a buon fine. Misurare l''Overall Purchase Order Cycle Time' dalla creazione al completamento offre una visione completa dell'efficienza del processo.

FAQ

Domande frequenti

Il Process Mining visualizza il flusso reale del Suo processo di Ordine di Acquisto, rivelando colli di bottiglia e deviazioni nascoste. Evidenzia dove i cicli di approvazione sono lenti, le modifiche frequenti o i passaggi manuali generano inefficienze. Questi insight Le consentono di prendere decisioni di ottimizzazione basate sui dati.

Le serviranno gli Event Log relativi ai suoi Ordini di acquisto, che includano in particolare un identificativo del caso, un'attività e un timestamp per ciascun passaggio. Questi dati possono in genere essere estratti dalle tabelle che registrano gli eventi di creazione, approvazione, modifica, ricezione merci e finalizzazione degli Ordini di acquisto in Dynamics 365. Questi log costituiscono la base per ricostruire il suo processo.

Il primo passo consiste nell’identificare in Microsoft Dynamics 365 le fonti dati rilevanti ed estrarre gli Event Log necessari. Successivamente, i dati vengono preparati e caricati in uno strumento di Process Mining. Infine, si esegue una prima analisi di discovery per visualizzare l’attuale processo di Ordine di acquisto.

Può aspettarsi di ridurre i tempi di approvazione degli Ordini di acquisto e di diminuire la frequenza delle modifiche. Il Process Mining aiuta ad accelerare la gestione della ricezione merci, a garantire la conformità e a velocizzare la conversione da richiesta di acquisto a PO. In definitiva, porta a un Workflow degli Ordini di acquisto più efficiente e affidabile.

I primi insight e una mappa di processo completa possono spesso essere generati nel giro di poche settimane, a seconda della disponibilità e complessità dei dati. Le raccomandazioni operative e l’implementazione dei cambiamenti seguono a breve, portando a risultati misurabili in pochi mesi. La tempistica dipende dall’ambito e dal livello di preparazione della sua organizzazione.

Sì, il Process Mining è molto efficace nell'individuare le cause principali di questi problemi comuni. Può evidenziare i passaggi di approvazione che causano ritardi, far emergere schemi di modifiche ripetute e mostrare quali utenti o reparti sono coinvolti in questi colli di bottiglia. Questa visibilità dettagliata consente interventi mirati.

Pur essendo utile una conoscenza di base delle strutture dati di Dynamics 365, molti strumenti di Process Mining offrono connettori o guide per l'estrazione dei dati. Il team IT interno, o un consulente esperto di Dynamics 365, può in genere supportarla nel recupero degli Event Log necessari. Il processo è pensato per essere quanto più semplice possibile.

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