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Migliori il Suo Change Management

La sua guida in 6 passaggi per ottimizzare il Change Management di Freshservice.
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Migliori il Suo Change Management
Sfide (12) Obiettivi (12) 6 Fasi Anteprima Risultati Dati FAQ (5)

Ottimizza il Change Management in Freshservice per Implementazioni Più Rapide

Le inefficienze di processo possono comportare ritardi significativi, problemi di conformità e rischi maggiori. La nostra piattaforma la aiuta a identificare con precisione i colli di bottiglia nelle sue iniziative, dalla richiesta iniziale alla chiusura finale. Scopra le opportunità per snellire le approvazioni, ridurre i rischi di deployment e migliorare la stabilità operativa complessiva.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

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Perché Ottimizzare la Gestione delle Modifiche è Cruciale per la Sua Organizzazione

La Gestione delle Modifiche (Change Management) è un processo ITIL fondamentale, essenziale per garantire la stabilità e l'integrità dei suoi servizi e sistemi. Nelle piattaforme come Freshservice, fornisce un approccio strutturato all'implementazione di alterazioni necessarie, dalle patch minori ai grandi rinnovamenti dell'infrastruttura. Tuttavia, anche con un sistema robusto in atto, le complessità intrinseche nel coordinare più stakeholder, valutare i rischi e ottenere le approvazioni possono portare a significative inefficienze.

Processi di Change Management inefficaci si manifestano spesso come tempi di ciclo delle modifiche prolungati, rilavorazioni costose, implementazioni fallite e aumento dei rischi operativi. Questi problemi non solo mettono sotto pressione i suoi team IT, ma possono anche ritardare la consegna di valore aziendale critico, incidere sulla disponibilità del servizio e persino portare a non conformità con gli standard normativi. Comprendere il flusso reale delle sue richieste di modifica in Freshservice, al di là di ciò che è semplicemente documentato, è il primo passo per trasformare queste sfide in opportunità di miglioramento.

Come il Process Mining Illumina il Suo Workflow di Change Management in Freshservice

Il Process Mining offre una lente potente e basata sui dati per analizzare il suo processo di Change Management all'interno di Freshservice. Estraendo gli event log, tipicamente legati all'"ID Richiesta di Modifica", gli strumenti di Process Mining ricostruiscono il percorso effettivo, end-to-end, di ogni iniziativa di modifica. Questa capacità unica le consente di andare oltre le supposizioni e vedere precisamente come le modifiche vengono avviate, revisionate, approvate, implementate e chiuse.

A differenza della reportistica tradizionale, che spesso presenta metriche aggregate, il Process Mining visualizza il flusso di processo completo, incluse tutte le deviazioni e i cicli di rilavorazione. Può identificare i percorsi esatti che le sue modifiche intraprendono, rilevare dove si accumulano i ritardi e individuare attività o passaggi di consegne specifici che agiscono come bottleneck (colli di bottiglia). Questa analisi approfondita dei suoi dati Freshservice rivela lo stato reale del suo Change Management, evidenziando le inefficienze che altrimenti potrebbero rimanere nascoste sotto un workflow apparentemente standard. Fornisce una base oggettiva per comprendere le prestazioni del processo e identificare opportunità di miglioramento, consentendole di rispondere a domande critiche sull'efficienza e la conformità del suo processo.

Aree di Miglioramento Chiave Scoperte dal Process Mining

Applicare il Process Mining ai suoi dati di Change Management di Freshservice può sbloccare miglioramenti significativi in diverse dimensioni critiche:

  • Individui i Bottleneck e i Ritardi: Scopra con precisione dove le richieste di modifica si bloccano. È nella valutazione iniziale del rischio, durante una fase di approvazione specifica, o nelle fasi di implementazione e test? Il Process Mining le mostra le attività e le transizioni esatte che consumano più tempo, consentendole di mirare efficacemente i miglioramenti e ridurre il tempo di ciclo complessivo.
  • Migliori la Conformità e la Gestione del Rischio: Visualizzi tutti i percorsi di processo eseguiti per identificare i casi in cui le modifiche deviano dalle sue politiche documentate. Rilevi i passaggi di approvazione saltati, le modifiche non autorizzate o quelle che bypassano le revisioni richieste. Questa intuizione è cruciale per mantenere la prontezza di audit e garantire che tutte le modifiche aderiscano al framework di rischio della sua organizzazione.
  • Ridurca le Rilavorazioni e gli Sprechi: Identifichi i cicli di rilavorazione comuni, dove le modifiche vengono frequentemente rifiutate e rimandate per ulteriori revisioni o modifiche. Comprendere le cause profonde di questi cicli, sia che si tratti di informazioni iniziali insufficienti, requisiti poco chiari o errori ripetuti, le consente di implementare misure preventive.
  • Ottimizzi l'Allocazione delle Risorse: Analizzi la distribuzione del carico di lavoro tra i diversi team o individui coinvolti nel processo di modifica. Questo aiuta a capire se alcuni gruppi sono costantemente sovraccarichi, portando a ritardi, o se le risorse sono sottoutilizzate, fornendo dati per ottimizzare le strutture dei team e l'assegnazione dei compiti.

Realizzare Risultati Tangibili da un Change Management Ottimizzato

Le intuizioni ottenute dal Process Mining sul suo processo di Change Management in Freshservice si traducono direttamente in benefici aziendali misurabili. Affrontando le inefficienze identificate, può aspettarsi di:

  • Accelerare la Consegna del Servizio: Ridurre significativamente il tempo medio del ciclo di modifica, consentendo una più rapida implementazione di aggiornamenti critici, nuove funzionalità e correzioni di bug. Questo accelera la capacità della sua organizzazione di adattarsi e fornire valore.
  • Aumentare l'Affidabilità e la Stabilità del Servizio: Ridurre al minimo il rischio di modifiche fallite e incidenti post-implementazione applicando processi coerenti e conformi. Ciò porta a meno interruzioni del servizio e a un ambiente IT più stabile.
  • Rafforzare la Postura di Conformità: Identificare e rettificare proattivamente le lacune di processo prima che diventino rilievi di audit o portino a violazioni della conformità. Questo garantisce che il suo Change Management si allinei alle politiche interne e alle normative esterne.
  • Generare Risparmi sui Costi: Ridurre i costi operativi associati a rilavorazioni, cicli di modifica prolungati e utilizzo inefficiente delle risorse. Ogni minuto risparmiato nel processo di modifica contribuisce a operazioni più efficienti.
  • Abilitare la Presa di Decisioni Basata sui Dati: Dotare i suoi team di dati concreti ed empirici per prendere decisioni informate sui miglioramenti dei processi, piuttosto che affidarsi all'intuizione o a prove aneddotiche. Questo favorisce una cultura di ottimizzazione continua.

Iniziare il Suo Viaggio di Ottimizzazione del Change Management in Freshservice

Ottimizzare il Change Management in Freshservice utilizzando il Process Mining è un investimento strategico nell'efficienza e nell'affidabilità della sua organizzazione. Sfruttando i suoi dati esistenti, può scoprire le vere dinamiche dei suoi processi di modifica e implementare miglioramenti mirati che offrono benefici sostanziali e duraturi. Adotti questo approccio basato sui dati per trasformare il suo Change Management da potenziale bottleneck a motore snello e affidabile per il progresso. È così che si passa dalla semplice gestione delle modifiche alla loro padronanza.

Change Management ITSM Service Desk Operazioni IT Compliance Efficienza del processo Riduzione del Rischio Stabilità del Servizio

Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

I ritardi nel processo di approvazione delle modifiche possono impedire significativamente l'implementazione di aggiornamenti di sistema critici e nuove funzionalità. Ciò si traduce in un time-to-market più lento, maggiori rischi operativi da sistemi obsoleti e una ridotta agilità nel rispondere alle esigenze aziendali. L'impatto cumulativo può essere sostanziale, influenzando la stabilità complessiva del servizio e la soddisfazione degli utenti. ProcessMind mappa tutti i percorsi di approvazione in Freshservice, identificando specifici gruppi di approvatori o individui che causano ritardi nel Change Management. Evidenzia le deviazioni dai tempi di approvazione target e i comuni bottleneck (colli di bottiglia), consentendo miglioramenti mirati dei processi per accelerare le approvazioni.

Le modifiche spesso deviano dai processi di Change Management stabiliti, bypassando passaggi critici come la valutazione del rischio o l'analisi dell'impatto. Ciò aumenta il rischio operativo, porta alla non conformità con i framework ITIL e può causare interruzioni inattese del servizio a causa di modifiche gestite male. Tali deviazioni minano la governance e il controllo. ProcessMind scopre tutte le variazioni di processo effettive nel Change Management di Freshservice, rivelando dove e perché le modifiche divergono dal workflow previsto. Questa visibilità consente alle organizzazioni di applicare una governance più forte, mitigare i rischi e garantire la conformità con le loro politiche di modifica.

Frequenti rilavorazioni e rifiuti delle richieste di modifica portano a sforzi sprecati, tempi di ciclo prolungati e frustrazione tra i team. Le richieste spesso tornano indietro per correzioni a causa di informazioni incomplete, requisiti poco chiari o una revisione iniziale inadeguata, ritardando implementazioni critiche. Ciò incide sull'utilizzo delle risorse e sull'efficienza complessiva. ProcessMind visualizza i cicli di rilavorazione in Freshservice, identificando le fasi specifiche in cui le modifiche vengono frequentemente rimandate per revisione all'interno del Change Management. Questo aiuta ad affrontare le cause profonde come le richieste iniziali incomplete o i criteri di revisione poco chiari, snellendo il processo di presentazione e approvazione.

Le modifiche critiche possono procedere senza un'adeguata valutazione del rischio, o con valutazioni eseguite in modo inconsistente. Ciò espone l'organizzazione a maggiori rischi operativi, potenziali interruzioni del servizio e significative perdite finanziarie se le modifiche introducono problemi imprevisti. La mancanza di una valutazione approfondita del rischio compromette la stabilità del sistema. ProcessMind individua le richieste di modifica in Freshservice dove le attività di valutazione del rischio sono assenti o eseguite superficialmente, consentendo alle organizzazioni di rafforzare le loro strategie di mitigazione del rischio nel Change Management. Ciò garantisce che tutte le valutazioni del rischio necessarie siano applicate in modo coerente, migliorando il processo decisionale.

Il tempo effettivo impiegato per l'implementazione delle modifiche spesso supera le durate pianificate, portando a ritardi nella realizzazione del valore dei cambiamenti. Ciò può sovraccaricare le risorse, aumentare i costi del progetto e posticipare aggiornamenti essenziali del sistema, influenzando le operazioni aziendali e il vantaggio competitivo. Identificare questi ritardi è cruciale per l'efficienza. ProcessMind misura con precisione la durata di ogni fase di implementazione all'interno del Change Management di Freshservice, rivelando attività o team specifici responsabili di ritardi inattesi. Questa analisi dettagliata consente una migliore ottimizzazione delle risorse e una gestione proattiva delle tempistiche di implementazione.

Molte richieste di modifica non riescono a rispettare gli accordi sul livello del servizio (SLA) definiti, con conseguente diminuzione della qualità del servizio e insoddisfazione degli stakeholder. Le frequenti violazioni degli SLA possono comportare sanzioni finanziarie per modifiche critiche e erodere la fiducia nelle operazioni IT, incidendo sulla credibilità organizzativa. ProcessMind identifica tutte le richieste di modifica in Freshservice che violano gli accordi sul livello del servizio definiti, evidenziando le fasi e gli attributi che contribuiscono a queste violazioni all'interno del Change Management. Ciò consente un intervento proattivo e un'analisi delle cause profonde per migliorare l'adesione agli impegni di servizio.

Le risorse coinvolte nel Change Management, come specifici gruppi di approvatori o team di implementazione, sono spesso utilizzate in modo non uniforme. Alcuni team possono essere costantemente sovraccarichi, causando burnout e ritardi, mentre altri possono sperimentare tempi di inattività. Questa errata allocazione si traduce in un uso inefficiente di risorse umane costose. ProcessMind identifica i modelli di utilizzo delle risorse nel Change Management di Freshservice, rivelando colli di bottiglia causati da una distribuzione non uniforme del carico di lavoro tra team o individui. Questa intuizione supporta una pianificazione ottimizzata della capacità e garantisce un'allocazione più equilibrata ed efficiente delle risorse.

Nonostante l'implementazione e la verifica riuscite, le modifiche portano frequentemente a nuovi incidenti o problemi operativi post-implementazione. Ciò compromette la stabilità del servizio, aumenta i costi di supporto ed erode la fiducia degli utenti, indicando difetti nel processo di modifica o test insufficienti. Tali problemi richiedono costose riparazioni. ProcessMind può identificare le modifiche in Freshservice dove le revisioni post-implementazione rivelano problemi critici o dove le attività di test potrebbero essere state insufficienti. Collegando i passaggi del processo ai risultati, aiuta a migliorare la qualità complessiva del Change Management e a prevenire problemi ricorrenti.

La fase di testing per le modifiche può essere affrettata, incompleta o inefficace, portando a difetti non rilevati che emergono dopo il deployment. Ciò si traduce in un aumento del rischio di interruzione del servizio, costi più elevati associati a correzioni di emergenza e un impatto negativo sull'esperienza utente. Migliorare il testing è cruciale. ProcessMind analizza la durata e gli esiti dell'attività 'Testing Eseguito' all'interno del Change Management di Freshservice, individuando i punti deboli che portano a problemi successivi. Aiuta a identificare modelli nell'efficacia del testing e aree per migliorare la qualità dei deployment.

Le organizzazioni faticano a fornire una traccia di audit che dimostri il completamento di tutti i passaggi necessari, in particolare le valutazioni dei rischi e le analisi di impatto, per i cambiamenti regolamentati. Questa mancanza di prove chiare può comportare sanzioni normative, danni alla reputazione e fallimenti degli audit, evidenziando significative lacune nella governance. ProcessMind fornisce una traccia di audit di ogni modifica in Freshservice, evidenziando eventuali deviazioni o attività mancanti necessarie per la conformità nei processi di Change Management. Ciò garantisce che le organizzazioni possano dimostrare facilmente l'aderenza alle politiche interne ed esterne.

Il processo di Change Management include spesso attività ridondanti o cicli di rilavorazione che non aggiungono valore ma prolungano significativamente i tempi di ciclo. Questi passaggi inefficienti sprecano risorse e aumentano i costi operativi senza contribuire a un risultato di modifica positivo o tempestivo, ostacolando la produttività complessiva. ProcessMind mappa il flusso effettivo del Change Management in Freshservice, rivelando cicli di rilavorazione nascosti e attività ridondanti che possono essere eliminate per snellire il processo. Aiuta a identificare le opportunità per ottimizzare il workflow e accelerare la consegna delle modifiche.

Dopo che le modifiche sono verificate e implementate, molte rimangono in uno stato aperto per un periodo prolungato prima di essere ufficialmente chiuse. Questo significativo lasso di tempo tra verifica e chiusura distorce la reportistica, porta a una continua allocazione di risorse a modifiche completate e crea inefficienze operative. ProcessMind identifica il tempo medio dalla verifica alla chiusura nel Change Management di Freshservice, individuando le ragioni delle fasi di chiusura prolungate. Questa analisi consente una più rapida riconciliazione dei registri delle modifiche e garantisce una reportistica accurata sullo stato delle modifiche.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Questo obiettivo mira a ridurre significativamente il tempo necessario affinché le richieste di modifica ricevano l'approvazione all'interno di Freshservice. Approvazioni più rapide significano che aggiornamenti critici del sistema e nuovi servizi possono essere implementati più velocemente, minimizzando le interruzioni aziendali e migliorando l'agilità operativa. ProcessMind visualizza l'intero workflow di approvazione, identificando specifici colli di bottiglia e passaggi di approvazione che causano ritardi. Analizzando l'attività "Richiesta di Modifica Approvata" e confrontando i tempi di approvazione tra diversi tipi di modifiche o gruppi di approvatori, le organizzazioni possono individuare aree per la riprogettazione e l'automazione del processo, riducendo potenzialmente i tempi di approvazione del 20-40%.

Raggiungere questo obiettivo significa garantire che tutte le attività di Change Management aderiscano strettamente alle politiche predefinite e ai requisiti normativi. Una maggiore conformità riduce i rischi operativi, evita potenziali multe e rafforza la fiducia nella stabilità dei servizi IT e delle operazioni Freshservice. ProcessMind scopre automaticamente il flusso di processo effettivo di ogni "ID Richiesta di Modifica" e lo confronta con il modello ideale. Evidenzia tutte le deviazioni, come le attività di "Valutazione del Rischio Eseguita" o "Analisi dell'Impatto Condotta" saltate, consentendo un'applicazione mirata e formazione. Ciò garantisce un'applicazione coerente dei controlli in tutte le modifiche.

Questo obiettivo si concentra sulla riduzione del numero di richieste di modifica che vengono restituite per rilavorazione o infine rifiutate a causa di una scarsa pianificazione o di informazioni incomplete. Ridurre al minimo le rilavorazioni consente di risparmiare tempo e risorse significativi, migliora la produttività del team e accelera l'implementazione riuscita delle modifiche in Freshservice. ProcessMind traccia l'intero ciclo di vita di un "ID Richiesta di Modifica", identificando i modelli che portano a cicli di rilavorazione o rifiuti, spesso indicati da multiple ri-sottomissioni o frequenti scambi tra le fasi "Richiesta di Modifica Revisionata" e "Richiesta di Modifica Creata". Analizzando gli attributi "Dipartimento del Richiedente" e "Gruppo di Approvatori", le organizzazioni possono scoprire le cause profonde e implementare miglioramenti mirati, riducendo potenzialmente le rilavorazioni del 15-25%.

L'obiettivo è garantire che ogni richiesta di modifica sia sottoposta a una valutazione del rischio coerente e approfondita, indipendentemente dal suo tipo o origine. Valutazioni standardizzate portano a strategie di mitigazione del rischio più affidabili, meno problemi post-implementazione e una maggiore stabilità del servizio all'interno di Freshservice. ProcessMind può identificare i casi in cui l'attività "Valutazione del Rischio Eseguita" è completamente assente o eseguita fuori sequenza per un "ID Richiesta di Modifica". Correlato questo con l'attributo "Livello di Rischio", lo strumento rivela incongruenze e non conformità con i protocolli stabiliti. Ciò consente alle organizzazioni di applicare una corretta gestione del rischio, migliorando l'affidabilità di tutti i cambiamenti.

Questo obiettivo mira a ridurre il tempo trascorso dall'approvazione della modifica all'implementazione e verifica riuscite. Fasi di implementazione più brevi liberano risorse preziose, consentono una più rapida realizzazione dei benefici aziendali e migliorano l'efficienza operativa complessiva per le iniziative Freshservice. ProcessMind mappa il tempo trascorso tra le attività "Modifica Approvata" e "Modifica Implementata" o "Modifica Verificata" per ogni "ID Richiesta di Modifica". Evidenzia passaggi o passaggi di consegne specifici che contribuiscono ai ritardi nella fase di implementazione. L'analisi del "Team di Implementazione" e del "Servizio/Sistema Coinvolto" aiuta a identificare specifici colli di bottiglia, riducendo potenzialmente il tempo di implementazione del 10-30%.

Questo obiettivo si concentra sul garantire che tutte le richieste di modifica siano elaborate e completate entro i Service Level Agreement definiti. Il rispetto degli SLA migliora la soddisfazione del cliente, aumenta la percezione di affidabilità dei servizi IT e riduce le sanzioni finanziarie associate alle violazioni in Freshservice. ProcessMind può tracciare con precisione la durata di ogni "ID Richiesta di Modifica" rispetto al suo attributo "Target SLA". Identifica quali fasi o attività, come "Richiesta di Modifica Revisionata" o "Piano di Implementazione Sviluppato", stanno costantemente causando violazioni degli SLA. Individuando questi specifici ritardi, le organizzazioni possono implementare interventi mirati per aumentare significativamente l'aderenza.

Questo obiettivo mira a garantire che le risorse di Change Management, inclusi personale e strumenti, siano utilizzate efficacemente per gestire il carico di lavoro senza colli di bottiglia o tempi di inattività. L'allocazione ottimizzata delle risorse porta a una maggiore produttività, costi operativi ridotti e un'elaborazione più rapida delle richieste di modifica in Freshservice. ProcessMind analizza le durate delle attività e l'utilizzo delle risorse in tutti i casi di "ID Richiesta di Modifica". Esaminando il tempo trascorso dai membri dei diversi "Gruppi di Approvazione" o "Team di Implementazione" su varie attività, identifica risorse sovraccaricate o sottoutilizzate. Questa intuizione consente adeguamenti basati sui dati per la dotazione di personale e la distribuzione del carico di lavoro, migliorando l'efficienza del 5-15%.

L'obiettivo è diminuire il numero di incidenti o problemi che insorgono immediatamente dopo l'implementazione di una modifica. Minori problemi post-implementazione migliorano la stabilità del servizio, riducono il carico di lavoro della gestione degli incidenti e aumentano la fiducia degli utenti nelle modifiche implementate tramite Freshservice. ProcessMind può correlare gli eventi di "Modifica Chiusa" con i dati degli incidenti successivi (se integrati) o gli esiti della "Revisione Post-Implementazione" per ogni "ID Richiesta di Modifica". Identifica tipi di modifiche specifici, "Livello di Rischio" o "Team di Implementazione" che frequentemente portano a problemi. Questa analisi aiuta a perfezionare le strategie di testing, pianificazione e deployment, riducendo i tassi di problematiche del 10-20%.

Questo obiettivo mira a migliorare l'accuratezza e l'efficacia dei test eseguiti prima del deployment dei cambiamenti. Un testing robusto previene che i difetti raggiungano la produzione, minimizza le interruzioni del servizio e aumenta il tasso di successo dei cambiamenti gestiti tramite Freshservice. ProcessMind esamina la sequenza e la durata dell'attività "Testing Eseguito" per ogni "ID Richiesta di Modifica". Identifica i casi in cui il testing viene saltato, affrettato o eseguito fuori sequenza ottimale. Analizzando i risultati (es. "Modifica Verificata" con successo versus rilavorazione), ProcessMind aiuta a perfezionare i protocolli di testing e a garantire una copertura completa.

Questo obiettivo mira a identificare e rimuovere eventuali attività non necessarie o duplicate all'interno del processo di gestione dei cambiamenti. La razionalizzazione del processo riduce i tempi di ciclo, minimizza lo sforzo manuale e migliora l'efficienza complessiva dei deployment dei cambiamenti in Freshservice. ProcessMind scopre automaticamente tutte le varianti di processo effettive per un "ID Richiesta di Modifica", evidenziando le attività che si verificano ripetutamente o non apportano valore. Visualizzando questi passaggi ridondanti, come più attività di "Richiesta di Modifica Revisionata" senza significativi cambiamenti di stato, le organizzazioni possono ridisegnare i workflow per essere più snelli ed efficaci, riducendo il tempo di ciclo del 5-10%.

L'obiettivo è garantire che le richieste di modifica siano formalmente chiuse tempestivamente dopo l'implementazione e la verifica riuscite. Una chiusura tempestiva garantisce una reportistica accurata, libera risorse di sistema e mantiene una chiara visibilità sullo stato di tutte le iniziative di modifica in Freshservice. ProcessMind traccia l'intero ciclo di vita di un "ID Richiesta di Modifica" da "Modifica Implementata" a "Modifica Chiusa". Identifica i motivi dei ritardi nella chiusura, come l'attesa per la "Revisione Post-Implementazione" o approvazioni specifiche. L'analisi della durata di questa fase finale consente adeguamenti del processo per accelerare la chiusura amministrativa del 10-20%.

Questo obiettivo si concentra sulla verifica che ogni aspetto del processo di Change Management aderisca agli standard normativi esterni e alle politiche di governance interne. Raggiungere questo obiettivo minimizza i rischi legali e finanziari, protegge la reputazione dell'organizzazione e garantisce pratiche verificabili all'interno di Freshservice. ProcessMind fornisce una traccia di audit dettagliata per ogni "ID Richiesta di Modifica" che mostra tutte le attività, la loro sequenza e gli attributi associati. Può rilevare qualsiasi deviazione dai passaggi richiesti, come "Analisi dell'Impatto Condotta" saltata o modifiche non approvate al "Livello di Rischio", dimostrando l'aderenza ai mandati di conformità. Ciò facilita gli audit interni ed esterni, provando un controllo robusto.

Il Percorso di Miglioramento in 6 Passi per il Change Management

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2

Esporta i Tuoi Dati
3

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Analizza il Tuo Processo
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6

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Cosa fare

Acceda al template Excel preconfigurato per il Change Management. Questo template fornisce la struttura ottimale per i suoi dati Freshservice, garantendo un'analisi accurata.

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Perché è importante

L'utilizzo del template corretto semplifica la preparazione dei dati e garantisce che tutte le informazioni essenziali per un'analisi approfondita del processo siano acquisite in modo efficace.

Risultato atteso

Un template Excel pronto all'uso su misura per i dati di Change Management di Freshservice.

LE SUE SCOPERTE CHIAVE

Sveli Percorsi Nascosti per Deployment di Cambiamenti più Veloci

ProcessMind trasforma i suoi dati di Change Management di Freshservice in visualizzazioni dinamiche, rivelando ogni passaggio e interazione. Individui inefficienze e lacune di conformità con una chiarezza senza precedenti.
  • Visualizzi i processi di modifica end-to-end
  • Identificare i bottleneck (colli di bottiglia) critici di approvazione
  • Ridurre ritardi e rischi di deployment
  • Migliorare la conformità e la stabilità del servizio
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Ottenere Miglioramenti Misurabili nel Change Management

Questi risultati illustrano i benefici tangibili che le organizzazioni tipicamente sperimentano applicando il Process Mining ai loro processi di Change Management in Freshservice. Analizzando i dati in tempo reale, le aziende ottengono insight utili per snellire i cambiamenti, ridurre i rischi e migliorare la conformità.

0 %
Cicli di Approvazione più Rapidi

Riduzione media del tempo di approvazione

Identifichi ed elimini i bottleneck (colli di bottiglia) nel processo di approvazione, accelerando significativamente la velocità con cui le modifiche vengono autorizzate. Ciò garantisce che le implementazioni critiche non subiscano ritardi.
0 %
Maggiore conformità al processo

Aumento dell'adesione ai passaggi standard

Garantire che tutte le richieste di modifica seguano la sequenza di attività obbligatoria, minimizzando le deviazioni che potrebbero portare a rischi o violazioni della conformità. Ciò rafforza la governance.
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Minore Rilavorazione delle Modifiche

Riduzione di nuove sottomissioni e revisioni

Identifichi le cause profonde del rilavorazione, come richieste incomplete o criteri poco chiari, riducendo la necessità di ripetere passaggi e migliorando la qualità del processo. Ciò consente di risparmiare tempo e fatica.
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Migliorate Prestazioni SLA

Aumento delle modifiche che rispettano le date obiettivo

Ottenga informazioni sui fattori che causano violazioni degli SLA, consentendo miglioramenti mirati nella pianificazione e nell'esecuzione per garantire che più modifiche siano consegnate in tempo.
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Riduzione Problemi Post-Impl.

Diminuzione degli incidenti dopo la modifica

Analizzi la connessione tra i processi di modifica e i problemi post-implementazione, identificando le debolezze nei test o nell'implementazione che portano a interruzioni del servizio.
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Tempo di ciclo end-to-end più breve

Riduzione media del tempo di ciclo totale

Ottimizzi l'intero ciclo di vita della modifica, dalla creazione della richiesta alla chiusura, identificando ed eliminando i tempi di inattività e i passaggi non necessari. Ciò accelera la fornitura di valore.

I risultati effettivi possono variare a seconda della complessità del suo specifico processo di Change Management, della qualità dei dati e del contesto organizzativo. I dati qui presentati riflettono i tipici miglioramenti osservati dalle organizzazioni che sfruttano il Process Mining.

Dati Consigliati

Inizia con gli attributi e le attività più importanti, poi espandi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificatore univoco per ogni richiesta di modifica inviata all'interno del sistema Freshservice.

Perché è importante

Questo è l'ID Caso essenziale che raggruppa tutti gli eventi correlati, rendendo possibile tracciare e analizzare l'intero percorso di una singola richiesta di modifica.

Il nome di un evento o un'attività specifica che si è verificata all'interno del processo di gestione dei cambiamenti.

Perché è importante

Definisce i passaggi nel flusso del processo, consentendo la visualizzazione del ciclo di vita delle modifiche e l'analisi delle varianti di processo e dei bottleneck (colli di bottiglia).

La data e l'ora esatte in cui si è verificata una specifica attività o un evento.

Perché è importante

Questo timestamp è fondamentale per tutte le analisi basate sul tempo, inclusi il calcolo dei tempi di ciclo, delle durate e dei tempi di attesa tra i passaggi del processo.

Il timestamp dell'ultimo evento registrato per il caso della richiesta di modifica.

Perché è importante

È essenziale per calcolare il tempo di ciclo totale di una richiesta di modifica, un KPI primario per l'efficienza del processo.

Lo stato attuale o finale della richiesta di modifica.

Perché è importante

Consente l'analisi degli esiti delle modifiche, aiutando a comprendere i tassi di successo, fallimento e annullamento.

La classificazione della modifica, come Standard, Normale o di Emergenza.

Perché è importante

Segmentare il processo per Tipo di Modifica aiuta a rivelare diversi comportamenti di processo e livelli di performance per modifiche standard, normali ed di emergenza.

Il livello di priorità assegnato alla richiesta di modifica, che indica la sua importanza aziendale.

Perché è importante

Aiuta a determinare se il processo prioritizza efficacemente le modifiche di alta importanza e alloca le risorse di conseguenza.

Il nome dell'individuo che ha avviato la richiesta di modifica.

Perché è importante

Identifica l'origine della domanda di modifica e può evidenziare esigenze di formazione o specifici gruppi di utenti con elevati volumi di modifiche.

Il team o il gruppo responsabile dell'implementazione della modifica.

Perché è importante

Consente l'analisi delle prestazioni e del carico di lavoro tra diversi team di implementazione per identificare vincoli di risorse o best practice.

Il livello di rischio valutato associato all'implementazione della modifica.

Perché è importante

Questo è fondamentale per l'analisi della conformità e del rischio, garantendo che le modifiche ad alto rischio ricevano un'adeguata verifica e seguano un processo più robusto.

La data pianificata o di accordo sul livello di servizio (SLA) entro cui la modifica dovrebbe essere completata.

Perché è importante

Serve come punto di riferimento per misurare la consegna puntuale e la conformità SLA, che sono indicatori chiave delle prestazioni del processo.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Questo segna l'inizio ufficiale del processo di Change Management, dove una nuova richiesta di modifica viene formalmente registrata in Freshservice. Questo evento viene catturato esplicitamente quando un utente salva un nuovo ticket di modifica, creando un ID Richiesta di Modifica univoco e un timestamp di creazione.

Perché è importante

Questo è l'evento iniziale primario per il processo. L'analisi del tempo da questa attività a 'Modifica Chiusa' fornisce il tempo di ciclo end-to-end, un KPI chiave per l'efficienza del processo.

Una tappa fondamentale in cui un'autorità designata, come il Change Advisory Board (CAB), approva formalmente la richiesta di modifica per procedere. Questa è tipicamente un'azione esplicita registrata nel sistema.

Perché è importante

Segna la fine della fase di approvazione e l'inizio della pianificazione dell'implementazione. Questa attività è essenziale per misurare il 'Tempo Medio di Approvazione delle Modifiche' e il 'Tasso di Approvazione al Primo Passaggio'.

L'attività di assegnazione di un orario di inizio e fine specifico per l'implementazione della modifica approvata. Ciò è tipicamente dedotto quando i campi 'Scheduled Start Time' e 'Scheduled End Time' sono popolati.

Perché è importante

Questa è una milestone chiave che innesca l'inizio della fase di implementazione. È essenziale per calcolare il 'Tempo Medio di Implementazione' e analizzare l'efficienza della pianificazione.

Indica che il lavoro tecnico di implementazione della modifica è stato completato. Questo è tipicamente dedotto da un cambio di stato a uno stato post-implementazione come 'In Attesa di Revisione'.

Perché è importante

Questa milestone segna la fine del lavoro di implementazione principale. È il punto finale per il calcolo del 'Tempo Medio di Implementazione' e segnala l'inizio delle attività di testing o revisione.

Questo segna il completamento ufficiale e riuscito del processo di Change Management. Questo evento viene catturato quando lo stato del ticket di modifica viene spostato al suo stato finale 'Chiuso'.

Perché è importante

Questo è l'evento finale primario per il processo. È il punto dati finale per il calcolo del 'Tempo di Ciclo Medio di Modifica' end-to-end e del 'Tasso di Aderenza SLA della Modifica'.

FAQ

Domande frequenti

Il Process Mining visualizza i suoi workflow di cambiamento effettivi, rivelando come i cambiamenti vengono eseguiti, non solo come sono stati progettati. Può identificare colli di bottiglia, deviazioni di processo e aree specifiche che causano ritardi, come cicli di approvazione lenti o valutazioni del rischio incoerenti. Questa visione granulare aiuta a individuare i punti esatti per il miglioramento.

Per eseguire il Process Mining, è tipicamente necessario esportare i dati storici delle richieste di modifica da Freshservice. Questo include event log contenenti l'ID della richiesta di modifica, l'attività, ad esempio 'Modifica Creata' o 'Approvazione Richiesta', e un timestamp per ogni evento. L'esportazione dei dati tramite l'API di Freshservice o le funzionalità di esportazione dei dati è l'approccio standard.

Il Process Mining aiuta ad accelerare i cicli di approvazione delle modifiche, a ridurre le rilavorazioni e a garantire una migliore conformità ai processi definiti. Ci si può aspettare di ridurre i tempi di implementazione, migliorare l'aderenza agli SLA e minimizzare i problemi post-implementazione scoprendo le cause profonde delle inefficienze. Ciò porta a un'esecuzione dei cambiamenti più controllata ed efficiente.

Avrà bisogno dell'accesso a uno strumento di Process Mining, sia basato su cloud che on-premise, e della capacità di estrarre dati da Freshservice, spesso coinvolgendo conoscenze API o strumenti di integrazione. Le competenze di preparazione dei dati sono utili per garantire che l'event log sia formattato correttamente. Non è tipicamente richiesta una profonda conoscenza di codifica per l'utilizzo degli strumenti stessi.

Sì, il Process Mining può evidenziare le deviazioni dalle procedure operative standard o dai requisiti normativi. Visualizzando ogni percorso di modifica, è possibile identificare i casi in cui i controlli sono stati bypassati, passaggi specifici sono stati saltati o le catene di approvazione erano incomplete. Ciò le consente di affrontare proattivamente le lacune di conformità e imporre un'aderenza più rigorosa.

La configurazione iniziale e l'estrazione dei dati possono variare a seconda del volume e della complessità dei dati, ma le intuizioni possono essere spesso generate in poche settimane una volta che i dati sono puliti e preparati. La velocità dipende dalla qualità dei dati e dagli obiettivi di analisi specifici, con un monitoraggio continuo che fornisce miglioramenti costanti. I risultati possono essere visti rapidamente, ma l'uso continuativo offre il massimo beneficio.

Sebbene più dati storici generalmente portino a insight più ricchi, il Process Mining può comunque fornire valore con pochi mesi di dati, a seconda del volume delle sue modifiche. La chiave è avere un numero sufficiente di richieste di modifica completate per osservare modelli e variazioni ricorrenti. La qualità dei dati, in particolare i timestamp e i tipi di attività, è più critica del volume puro.

Sì, se i suoi dati Freshservice includono un campo che identifica il tipo di modifica, gli strumenti di Process Mining possono filtrare e analizzare queste categorie separatamente. Ciò le consente di confrontare l'efficienza e la conformità delle modifiche standard, normali ed di emergenza. Potrà quindi identificare aree specifiche di ottimizzazione adattate a ciascuna categoria di modifica.

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