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Migliori il Suo processo Dall'Acquisto al Pagamento - Richiesta

La sua guida in 6 passaggi per ottimizzare la Richiesta di Acquisto in Oracle Fusion.
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Sfide (12) Obiettivi (11) 6 Fasi Anteprima Risultati Dati FAQ (5)

Ottimizzare le Richieste di Acquisto in Oracle Fusion

I ritardi nella creazione e nell'approvazione delle richieste possono influire pesantemente sull'efficienza e sulla conformità degli acquisti. La nostra piattaforma aiuta a individuare i colli di bottiglia critici e a comprendere workflow di approvazione complessi. Potrà quindi implementare miglioramenti mirati per snellire i processi e garantire azioni tempestive. Scopra come ottimizzare il Suo processo di richiesta oggi stesso.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

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Perché ottimizzare il ciclo di richiesta d'acquisto (Purchase to Pay) in Oracle Fusion Financials?

La richiesta d'acquisto è la fase fondamentale del ciclo di approvvigionamento aziendale. Eventuali inefficienze in questa fase all'interno di Oracle Fusion Financials possono ripercuotersi sull'intero processo Purchase to Pay, causando ritardi significativi, costi lievitati e frustrazione tra gli stakeholder. Un processo di richiesta lento o contorto può compromettere le scadenze dei progetti, ritardare forniture critiche e far perdere sconti per pagamenti anticipati. Inoltre, la mancanza di visibilità sui workflow di richiesta può compromettere la conformità alle policy interne e alle normative esterne, creando rischi di audit e potenziali sanzioni finanziarie.

Ottimizzare il processo di richiesta d'acquisto non riguarda solo la velocità, ma garantisce che ogni richiesta di beni o servizi si muova nel sistema in modo efficiente, conforme e trasparente. Per le organizzazioni che utilizzano Oracle Fusion Financials, comprendere il percorso reale di una richiesta — dallo stato "Requisition Created" a "Requisition Approved" o "Purchase Order Created from Requisition" — è fondamentale. Questa analisi approfondita dell'esecuzione effettiva svela complessità nascoste e colli di bottiglia che la reportistica tradizionale spesso non rileva.

In che modo il Process Mining potenzia il miglioramento delle richieste

Il process mining offre un approccio rivoluzionario per comprendere e migliorare il processo di richiesta in Oracle Fusion Financials. Invece di basarsi su ipotesi o aneddoti, il process mining utilizza gli event log del sistema Oracle Fusion per ricostruire il percorso esatto compiuto da ogni richiesta d'acquisto. Ciò fornisce una visualizzazione basata sui dati del processo, evidenziando ogni attività, da "Requisition Submitted" a "Approval Step 1 Rejected" e oltre, con le relative tempistiche precise.

Analizzando questi dati, è possibile identificare visivamente le varianti di processo comuni, individuare i colli di bottiglia e quantificare l'impatto dei cicli di rielaborazione (rework). Ad esempio, si può notare se determinati "Requisition Type" rimangono costantemente bloccati in "Approval Step 2 Started", o se reparti specifici subiscono un allungamento del "Requisition Cycle Time" a causa di frequenti attività "Requisition Amended". Il process mining porta trasparenza nel percorso altrimenti opaco delle richieste, aiutandovi a capire non solo cosa è successo, ma perché e dove i miglioramenti sono più necessari.

Aree chiave per il miglioramento del processo di richiesta

Con il process mining, otterrete insight specifici su dove concentrare gli sforzi di miglioramento per il Purchase to Pay in Oracle Fusion Financials. Le aree tipiche includono:

  • Riduzione dei tempi del ciclo di approvazione: Identificare passaggi specifici o singoli approvatori che causano ritardi. Potrete analizzare i tempi medi di approvazione per tipo di richiesta, dipartimento o importo, semplificando i workflow o ridistribuendo i carichi di lavoro.
  • Minimizzazione di rilavorazioni e rifiuti: Comprendere le cause alla base delle richieste che risultano "Requisition Amended" o "Requisition Rejected". Ciò potrebbe comportare il chiarimento dei requisiti nella fase iniziale, il miglioramento della formazione degli utenti o l'affinamento dei criteri di approvazione per ridurre i continui scambi di informazioni.
  • Rafforzamento della conformità: Rilevare deviazioni dai percorsi di approvazione standard o dalle policy. Il process mining evidenzia i casi in cui le richieste saltano passaggi obbligatori o vengono approvate al di fuori dei protocolli stabiliti, consentendo di applicare una conformità più rigorosa.
  • Semplificazione del design del workflow: Valutare l'efficacia dei workflow di approvazione esistenti in Oracle Fusion Financials. Potreste scoprire percorsi eccessivamente complessi che possono essere semplificati o opportunità per automatizzare le approvazioni di richieste routinarie di basso valore.
  • Miglioramento dell'esperienza utente: Rendendo il processo di richiesta più fluido e veloce, aumenterete la soddisfazione sia dei richiedenti che dei team di acquisto, liberando tempo prezioso per attività più strategiche.

Risultati misurabili

Gli insight ottenuti dall'ottimizzazione del processo di richiesta in Oracle Fusion Financials si traducono in vantaggi tangibili. Potete aspettarvi una riduzione significativa del "Requisition Cycle Time" complessivo, portando ad acquisti più rapidi e a un miglior supporto alle operazioni aziendali. Questa efficienza genera risparmi sui costi riducendo l'intervento manuale, minimizzando gli errori e sfruttando gli acquisti tempestivi. Una migliore conformità garantisce che l'organizzazione operi entro le linee guida stabilite, mitigando i rischi. In definitiva, un processo di richiesta snello contribuisce a un ecosistema Purchase to Pay più efficiente, agile e conveniente.

Iniziate oggi l'ottimizzazione

Prendete l'iniziativa per trasformare il vostro processo di richiesta d'acquisto in Oracle Fusion Financials. Sfruttando il process mining, avrete gli strumenti per superare le supposizioni e implementare miglioramenti basati sui dati. Iniziate oggi il vostro percorso verso un workflow di richiesta più efficiente, conforme e trasparente. Comprendere il flusso reale delle vostre richieste è il primo passo per sbloccare tutto il loro potenziale.

Purchase to Pay - Richiesta Gestione delle richieste Workflow degli acquisti Processo di approvazione Efficienza P2P Auditing di `Conformità` Colli di bottiglia nelle richieste Dipartimento Finanziario Team Acquisti Controllo della spesa

Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

I ritardi nell'approvazione delle richieste d'acquisto impattano direttamente sulle tempistiche di approvvigionamento, portando a mancate date di consegna e costi potenzialmente più elevati per spedizioni urgenti o perdita di sconti. Questo ritmo lento nel processo di richiesta può logorare i rapporti con i fornitori e ostacolare l'agilità operativa. ProcessMind analizza la durata esatta trascorsa in ogni fase di approvazione in Oracle Fusion Financials, identificando approvatori o dipartimenti specifici che causano colli di bottiglia. Visualizzando il workflow di approvazione, è possibile individuare dove le richieste si bloccano, consentendo interventi mirati per snellire il processo.

Le frequenti modifiche alle richieste d'acquisto, che spesso avvengono dopo l'invio, introducono pesanti rilavorazioni e allungano il tempo di ciclo complessivo del processo. Ogni modifica richiede una nuova valutazione e potenzialmente una nuova approvazione, portando a ritardi e a un aumento dei costi amministrativi. ProcessMind mappa tutte le attività "Requisition Amended" e i relativi eventi precedenti, svelando i motivi comuni dei cambiamenti, come errori nell'inserimento dati o richieste iniziali poco chiare. Questo insight consente alle aziende che usano Oracle Fusion Financials di affrontare le cause radice, migliorare la qualità iniziale delle richieste e ridurre le costose rilavorazioni.

Le richieste che deviano dalle policy d'acquisto stabilite o dalle matrici di approvazione possono comportare rischi di conformità, spese non autorizzate e rilievi in sede di audit nel processo Purchase to Pay. Tale non conformità indebolisce i controlli finanziari e aumenta l'esposizione al rischio dell'organizzazione. ProcessMind rileva automaticamente le richieste che seguono percorsi di approvazione non standard o saltano passaggi obbligatori, anche all'interno di configurazioni complesse di Oracle Fusion Financials. Confrontando i flussi reali con le regole definite, evidenzia le lacune di conformità, consentendo misure proattive per far rispettare le policy e rafforzare i controlli interni.

La mancanza di una visibilità chiara e in tempo reale sullo stato attuale delle richieste d'acquisto crea incertezza sia per i richiedenti che per i team di approvvigionamento. Ciò porta spesso a solleciti manuali, richieste ridondanti e all'impossibilità di prevedere con precisione i tempi di acquisto, influenzando l'efficienza complessiva. ProcessMind fornisce una visione completa ed end-to-end del percorso di ogni richiesta, da "Requisition Created" a "Purchase Order Created from Requisition" in Oracle Fusion Financials. Questa trasparenza consente agli utenti di monitorare i progressi, anticipare i ritardi e comunicare stati accurati senza indagini manuali, migliorando la pianificazione e il coordinamento.

Un'alta percentuale di richieste d'acquisto rifiutate indica inefficienze, incomprensioni o problemi sistemici nelle fasi iniziali di richiesta o approvazione del processo Purchase to Pay. Ogni rifiuto richiede una rilavorazione, consuma tempo prezioso e ritarda acquisti essenziali. ProcessMind identifica le fasi specifiche e i motivi dei rifiuti, sia che avvengano allo stadio "Approval Step 1 Rejected" o successivamente, all'interno di Oracle Fusion Financials. Analizzando i pattern associati a "Richiedente", "Dipartimento" o "Percorso del Workflow di approvazione", svela le cause comuni dei rifiuti, consentendo formazione mirata o aggiustamenti del processo.

Le variazioni nel modo in cui le richieste d'acquisto sono gestite tra diversi dipartimenti, richiedenti o categorie di articoli possono portare a risultati incoerenti, inefficienze e difficoltà nel far rispettare le procedure operative standard. Questa mancanza di standardizzazione impatta sulla prevedibilità e sul controllo del processo Purchase to Pay. ProcessMind visualizza tutte le varianti reali del processo in Oracle Fusion Financials, evidenziando le deviazioni dal percorso ideale in base ad attributi come "Dipartimento" o "Tipo di richiesta". Questa analisi svela dove e perché si verificano le incongruenze, consentendo alle aziende di standardizzare le pratiche e applicare uniformemente i processi migliori della categoria.

Fasi o individui specifici nel workflow di approvazione diventano spesso dei colli di bottiglia, accumulando ritardi su numerose richieste d'acquisto. Identificare con precisione questi colli di bottiglia è fondamentale per migliorare il flusso e la velocità del ciclo Purchase to Pay. ProcessMind individua esattamente dove le richieste si fermano, analizzando i tempi di attesa tra gli eventi di "Inizio fase di approvazione" e "Approvato" per ogni passaggio in Oracle Fusion Financials. Identifica gli approvatori o le fasi più lente, permettendoLe di riallocare le risorse, riconfigurare i workflow o fornire formazione aggiuntiva per eliminare queste criticità.

Il tempo totale da quando viene creata una richiesta di acquisto a quando viene generato il relativo ordine può essere eccessivamente lungo, causando ritardi nell'acquisizione di beni e servizi. Questo ciclo prolungato impatta sulle tempistiche dei progetti e sull'efficienza operativa nel più ampio processo Purchase to Pay. ProcessMind calcola il tempo di ciclo end-to-end da "Richiesta creata" a "Ordine d'acquisto creato da richiesta" per ogni pratica in Oracle Fusion Financials. Scomponendo questa durata nei tempi delle singole attività, rivela quali segmenti contribuiscono maggiormente al ritardo complessivo, guidando gli interventi per abbreviare il processo.

Nonostante gli strumenti di automazione in sistemi come Oracle Fusion Financials, molti processi di richiesta d'acquisto comportano ancora un eccesso di inserimento dati, controlli o interventi manuali. Questi passaggi sono soggetti a errori, aumentano i tempi di elaborazione e gonfiano i costi operativi. ProcessMind identifica le attività che richiedono frequentemente l'intervento umano, come eventi ripetitivi di "Requisition Amended" o solleciti manuali indicati da lunghi tempi di inattività. Mappando questi punti caldi manuali, svela opportunità per un'ulteriore automazione o riprogettazione del processo, riducendo lo sforzo manuale e migliorando l'accuratezza.

La creazione di richieste di acquisto da parte di personale non autorizzato o per scopi non approvati comporta un rischio significativo di spese fuori controllo (maverick spending) e sforamento del budget. Tali casi minano la governance finanziaria e possono essere difficili da monitorare senza una chiara visibilità sul processo Purchase to Pay. ProcessMind analizza gli attributi "Richiedente", "Dipartimento" e "Centro di costo" incrociandoli con le attività reali di "Richiesta creata" e "Approvata/Respinta" in Oracle Fusion Financials. Può evidenziare le richieste avviate o approvate al di fuori dei ruoli stabiliti o dei limiti di budget, segnalando immediatamente potenziali attività non autorizzate.

Le discrepanze tra la "Data richiesta entro il" (Required By Date) e la data effettiva di approvazione o creazione dell'ordine d'acquisto possono far sì che le richieste urgenti vadano fuori termine. Questo disallineamento impatta sulla pianificazione, crea stress e può risultare in ordini urgenti o scadenze operative mancate. ProcessMind confronta la data di creazione e quella richiesta con i timestamp effettivi degli eventi "Requisition Approved" o "Purchase Order Created from Requisition". Questa analisi identifica dove i tempi di consegna reali superano costantemente i requisiti, rivelando problemi sistemici che impediscono un adempimento tempestivo.

Anche dopo che una richiesta d'acquisto è stata approvata, possono verificarsi ritardi significativi prima della creazione dell'ordine d'acquisto effettivo. Questo divario blocca il processo di approvvigionamento, impedendo l'ordine tempestivo di beni o servizi e impattando sulle operazioni a valle. ProcessMind misura il tempo trascorso tra l'evento "Requisition Approved" e l'evento "Purchase Order Created from Requisition". Questo insight individua ogni ritardo nella transizione dall'approvazione all'acquisto effettivo, aiutando a capire se il ritardo è causato da problemi di integrazione dei sistemi o da passaggi manuali.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Ridurre il tempo necessario per l'approvazione delle richieste di acquisto ha un impatto diretto sulla velocità e sull'efficienza degli approvvigionamenti. Approvazioni più rapide significano un'acquisizione più veloce di beni e servizi, prevenendo ritardi operativi e garantendo che i progetti rispettino le scadenze in Oracle Fusion Financials. Ciò porta, in ultima analisi, a migliori relazioni con i fornitori e a un uso più efficiente del capitale circolante nel ciclo Purchase to Pay. ProcessMind rivela le fasi specifiche e le persone che causano i colli di bottiglia, identificando le deviazioni dai percorsi standard e le opportunità per approvazioni parallele. Quantifica i punti di ritardo, consentendo riconfigurazioni mirate del workflow e automazioni, con il potenziale di ridurre i tempi di approvazione del 20-30%.

Le frequenti modifiche alle richieste d'acquisto introducono rilavorazioni, allungano i tempi di elaborazione e spesso indicano inesattezze iniziali dei dati o requisiti poco chiari. Ridurre al minimo questi cambiamenti garantisce che le richieste siano corrette fin da subito, riducendo l'onere amministrativo e accelerando il processo in Oracle Fusion Financials. ProcessMind visualizza tutti i cicli di modifica e identifica le cause radice, come la mancanza di informazioni da parte di specifici richiedenti o modifiche tardive dei requisiti. Individuando pattern e comportamenti problematici, le aziende possono implementare una migliore formazione preventiva, migliorare il design dei moduli o introdurre regole di convalida più severe per ridurre la frequenza delle modifiche fino al 40%.

Rispettare le policy d'acquisto è fondamentale per la governance, la gestione del rischio e il controllo finanziario. Richieste non conformi possono portare a spese non autorizzate, problemi di audit e rischi legali. Ottenere la piena conformità nel processo di richiesta in Oracle Fusion Financials tutela il patrimonio e l'integrità aziendale. ProcessMind rileva automaticamente ogni istanza in cui una richiesta devia dalle regole predefinite, come limiti di spesa, approvazioni obbligatorie o utilizzo di fornitori preferenziali. Evidenzia percorsi e attività non conformi, consentendo azioni correttive immediate e la riprogettazione dei processi per applicare la conformità in modo coerente, eliminando virtualmente le violazioni delle policy.

Gli elevati tassi di rifiuto per le richieste d'acquisto comportano pesanti rilavorazioni, frustrazione per i richiedenti e ritardi nell'ottenimento delle risorse necessarie. Ridurre questi rifiuti indica una migliore qualità a monte nella creazione delle richieste e criteri di approvazione più chiari in Oracle Fusion Financials, rendendo il processo più efficiente. ProcessMind analizza le ragioni dei rifiuti correlando gli eventi di rifiuto con attributi, attività e approvatori specifici. Identifica i punti di fallimento comuni e fornisce insight sul perché le richieste vengono respinte, consentendo miglioramenti mirati nella formazione, nella comunicazione delle policy o negli aggiustamenti dei workflow per ridurre i rifiuti del 15-25%.

Workflow di approvazione inefficienti, caratterizzati da passaggi non necessari o controlli ridondanti, rallentano l'intero processo di richiesta. Snellire questi workflow in Oracle Fusion Financials significa elaborazione più rapida, meno interventi manuali e una funzione di acquisto più agile, con un impatto diretto sulla velocità operativa. ProcessMind mappa tutti i percorsi di approvazione reali, rivelando cicli nascosti, passaggi di mano superflui e fasi prive di valore aggiunto che creano latenza. Quantifica l'impatto di ogni inefficienza, guidando le aziende a riprogettare i workflow per prestazioni ottimali e riducendo potenzialmente i tempi di approvazione identificando opportunità di parallelizzazione.

La durata dall'approvazione della richiesta alla creazione del relativo ordine d'acquisto è un indicatore critico dell'efficienza degli approvvigionamenti. Accelerare questo ciclo significa un'evasione degli ordini più rapida, migliori relazioni con i fornitori e tempi di consegna ridotti per beni e servizi in Oracle Fusion Financials. ProcessMind misura con precisione il tempo intercorso tra l'approvazione della richiesta e la creazione dell'ordine, identificando ritardi specifici nel passaggio di consegne o nelle fasi successive del processo Purchase to Pay. Individuando i colli di bottiglia e i vincoli di risorse in questa transizione critica, consente interventi mirati per velocizzare significativamente la generazione degli ordini.

Percorsi di elaborazione incoerenti per le richieste d'acquisto portano a risultati imprevedibili, tempi di ciclo variabili e difficoltà nell'applicazione delle policy. Standardizzare questi percorsi in Oracle Fusion Financials garantisce uniformità, prevedibilità e una più facile adesione alle best practice. ProcessMind visualizza tutte le varianti di processo esistenti, evidenziando le deviazioni dal flusso ideale o previsto. Identifica dove e perché si verificano le incongruenze, consentendo alle aziende di imporre procedure standardizzate, consolidare i percorsi ridondanti e ridurre la variabilità del processo del 30-50%, portando a risultati più prevedibili.

I passaggi manuali eccessivi nel processo di richiesta, come l'inserimento dati o il tracciamento dello stato, sono soggetti a errori e consumano tempo prezioso del personale. Automatizzare queste attività in Oracle Fusion Financials libera risorse per attività più strategiche e migliora l'accuratezza dei dati. ProcessMind individua le attività eseguite frequentemente in modo manuale e identifica opportunità di automazione, come l'approvazione automatica per articoli di basso valore o l'autocompilazione dei dati. Quantifica i risparmi di tempo e costi derivanti da potenziali iniziative di automazione, guidando l'implementazione di RPA o configurazioni di sistema per ridurre lo sforzo manuale del 20-40%.

Le richieste di acquisto non autorizzate rappresentano un rischio significativo di spesa incontrollata e frode, minando la governance finanziaria. Eliminare questi casi è fondamentale per mantenere il controllo del budget e garantire che tutte le attività di acquisto siano in linea con le policy aziendali in Oracle Fusion Financials. ProcessMind identifica tutte le richieste che aggirano i protocolli standard di creazione e approvazione o che provengono da fonti non autorizzate nel processo Purchase to Pay. Traccia questi percorsi anomali fino alla loro origine, consentendo alle aziende di implementare controlli di accesso più rigorosi, configurazioni di sistema e monitoraggi per prevenire futuri casi simili.

La scarsa visibilità sullo stato attuale delle richieste di acquisto causa frustrazione nei richiedenti, porta a frequenti solleciti e può ritardare il processo decisionale. Aumentare la trasparenza garantisce a tutti gli stakeholder l'accesso ai dati in tempo reale, migliorando la comunicazione e la soddisfazione generale nel processo Oracle Fusion Financials. ProcessMind offre una vista end-to-end chiara di ogni pratica nel ciclo Purchase to Pay, mostrandone la fase esatta, il responsabile attuale e le eventuali azioni in sospeso. Consente agli utenti di monitorare il ciclo di vita nel dettaglio, individuare dove le richieste si bloccano e promuove una comunicazione proattiva, riducendo le richieste di chiarimento del tipo "dov'è la mia pratica?" di oltre il 50%.

Il disallineamento tra le date "richieste entro" e le tempistiche di consegna effettive può causare rotture di stock, ritardi nei progetti o costi di spedizione accelerati. Migliorare questo allineamento garantisce aspettative realistiche e una gestione ottimizzata dell'inventario nel ciclo Purchase to Pay in Oracle Fusion Financials. ProcessMind analizza l'accuratezza delle date richieste confrontandole con i tempi effettivi di creazione degli ordini e di consegna, identificando pattern di sovrastima o sottostima costante da parte di specifici richiedenti o reparti. Questi insight consentono migliori previsioni, formazione mirata o regolazioni dei calcoli dei lead time, portando a una pianificazione più realistica.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per Purchase to Pay - Richiesta

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Scarica il Modello
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Esporta i Tuoi Dati
3

Carica il Tuo Dataset
4

Analizza il Tuo Processo
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Implementa Miglioramenti
6

Monitora il Tuo Processo
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Cosa fare

Scarichi il template Excel progettato per l'analisi delle richieste Purchase to Pay. Questo template assicura che i dati di Oracle Fusion Financials siano strutturati correttamente per un'elaborazione efficiente.

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Perché è importante

L'uso del template corretto previene le incongruenze dei dati e garantisce un'analisi accurata fin dall'inizio, ponendo solide basi per scoprire opportunità di miglioramento.

Risultato atteso

Un template Excel pronto all'uso, personalizzato per i dati delle Sue richieste d'acquisto (P2P).

COSA OTTERRAI

Scopra la verità sul Suo processo di richiesta d'acquisto

ProcessMind trasforma i Suoi dati grezzi di Oracle Fusion in visualizzazioni chiare e insight operativi. Individui ritardi e inefficienze nel workflow delle richieste del ciclo Purchase to Pay.
  • Visualizzare il flusso end-to-end del processo di richiesta
  • Identificare i ritardi esatti nelle fasi di approvazione
  • Ottimizzare i percorsi di approvazione per una gestione più rapida
  • Confrontare i cicli di richiesta tra i vari dipartimenti
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Miglioramenti chiave nelle richieste Purchase to Pay

Questa sezione evidenzia i vantaggi comuni e l'efficienza ottenuti ottimizzando il processo delle richieste di acquisto in Oracle Fusion Financials, grazie a insight basati sui dati.

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Cicli di Approvazione più Rapidi

Tempo medio di approvazione della richiesta

Identifichi ed elimini i colli di bottiglia nei workflow di approvazione, riducendo significativamente il tempo necessario per l'approvazione delle richieste. Ciò garantisce acquisti più rapidi e una migliore agilità operativa.
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Meno rifiuti di richieste

Diminuzione del tasso di rifiuto delle richieste

Comprenda le cause alla base dei rifiuti delle richieste, come la non conformità alle policy o problemi di budget, e implementi cambiamenti per ridurre rielaborazioni e ritardi. Ciò migliora i tassi di approvazione al primo passaggio.
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Conformità della Politica Migliorata

Indice di conformità delle richieste più elevato

Ottenga piena visibilità sui percorsi di approvazione effettivi rispetto alle policy definite, assicurando che tutte le richieste rispettino le regole aziendali e prevenendo spese non autorizzate. Questo rafforza la governance.
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Più processi diretti (Straight-Through)

Tasso di richieste elaborate automaticamente più elevato

Individui le opportunità per elaborare le richieste dalla creazione all'approvazione senza interventi manuali, modifiche o rifiuti. Questo aumenta l'efficienza e riduce lo sforzo manuale.
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Modifiche ridotte al minimo

Riduzione del tasso di modifica delle richieste

Individui il motivo per cui le richieste vengono modificate frequentemente, risolvendo problemi come requisiti poco chiari o errori di inserimento dati per ridurre i cicli di andata e ritorno. Ciò accelera l'elaborazione complessiva.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano i miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati Consigliati

Inizia con gli attributi e le attività più importanti, poi espandi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificativo univoco di una richiesta d'acquisto, che funge da ID del caso per il processo.

Perché è importante

Questo è l'attributo fondamentale per tracciare il ciclo di vita di una richiesta dall'inizio alla fine, consentendo tutte le analisi a livello di caso e i calcoli dei KPI.

Il nome dell'evento aziendale verificatosi in un punto specifico del processo di richiesta.

Perché è importante

Costituisce la spina dorsale della mappa di processo, consentendo la visualizzazione e l'analisi del workflow delle richieste.

Il timestamp che indica quando l'attività si è verificata.

Perché è importante

Questo attributo è essenziale per calcolare tutti i KPI legati al tempo, ordinare correttamente gli eventi e analizzare le prestazioni del processo e i colli di bottiglia.

Il nome del dipendente che ha creato e inviato la richiesta d'acquisto.

Perché è importante

Consente l'analisi delle prestazioni per richiedente, aiutando a identificare le esigenze di formazione e a evidenziare utenti o dipartimenti efficienti.

Il dipartimento aziendale a cui appartiene il richiedente.

Perché è importante

Consente l'analisi del processo segmentata per business unit, rivelando pattern specifici per dipartimento, prestazioni e problemi di conformità.

Il valore monetario totale della richiesta di acquisto.

Perché è importante

Fornisce il contesto finanziario, consentendo un'analisi basata sul valore per dare priorità ai miglioramenti di processo e comprendere come il valore della richiesta influenzi il comportamento del processo stesso.

Lo stato attuale o finale della richiesta d'acquisto.

Perché è importante

Fornisce un'istantanea dello stato attuale delle richieste e viene utilizzato per determinare i risultati finali per il calcolo dei KPI.

La data entro la quale il richiedente necessita dei beni o dei servizi.

Perché è importante

Fondamentale per misurare le prestazioni del processo rispetto alle scadenze interne e capire se il processo di approvvigionamento soddisfa le esigenze aziendali in modo tempestivo.

Il motivo fornito da un approvatore quando una richiesta o una fase di approvazione viene respinta.

Perché è importante

Fornisce insight diretti sui motivi per cui le richieste vengono respinte, consentendo miglioramenti mirati per ridurre i ritardi e aumentare il tasso di elaborazione automatica (straight-through).

La specifica business unit dell'organizzazione a cui appartiene la richiesta.

Perché è importante

Fornisce un contesto organizzativo di alto livello, consentendo il confronto delle prestazioni e l'analisi strategica tra le diverse aree dell'azienda.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Segna l'avvio del processo di approvvigionamento quando un utente salva per la prima volta una nuova richiesta di acquisto. Questo evento viene solitamente registrato come creazione esplicita di un record con relativo timestamp nel sistema.

Perché è importante

Questo è l'evento di inizio principale per il processo di richiesta. Analizzare il tempo dalla creazione all'invio può rivelare ritardi nella formalizzazione della richiesta.

Rappresenta l'azione dell'utente che invia la richiesta completata nel workflow di approvazione. Viene rilevato quando lo stato della richiesta passa da 'Incompleta' o 'Bozza' a uno stato che indica l'attesa di approvazione.

Perché è importante

Questa attività avvia il ciclo di approvazione. È una pietra miliare critica per misurare il tempo di ciclo di approvazione delle richieste e i lead time complessivi.

Indica l'approvazione finale della richiesta di acquisto dopo che ha superato con successo tutti i passaggi del workflow. Si deduce dal cambio dello stato generale della richiesta in 'Approvato'.

Perché è importante

Questa è una pietra miliare chiave che indica che la richiesta è pronta per l'azione di acquisto. È il punto finale per misurare il tempo di ciclo totale dell'approvazione della richiesta.

Rappresenta il rifiuto finale della richiesta, che termina il processo. Si deduce quando lo stato generale della richiesta viene aggiornato a 'Respinto'.

Perché è importante

Questa attività è il punto finale per le richieste non andate a buon fine. L'analisi di questi casi è essenziale per comprendere il KPI del Tasso di rifiuto delle richieste e i motivi del fallimento.

Questo evento si verifica quando una riga della richiesta approvata viene utilizzata per generare un ordine d'acquisto. Collega il processo di richiesta al processo di acquisto a valle.

Perché è importante

Questa è una pietra miliare critica per misurare il lead time dalla richiesta all'ordine. Ritardi in questa fase indicano colli di bottiglia nel passaggio dall'approvazione all'ufficio acquisti.

Indica la chiusura finale del ciclo di vita di una richiesta, ovvero che tutte le sue righe sono state soddisfatte (es. convertite in PO) o annullate. Questo viene dedotto da un aggiornamento dello stato finale.

Perché è importante

Questo è il principale evento di fine con successo del processo. Conferma che la richiesta è stata elaborata completamente e non è richiesta alcuna ulteriore azione.

FAQ

Domande frequenti

Il Process Mining analizza gli event log di Oracle Fusion Financials per visualizzare il flusso reale del processo di richiesta d'acquisto. Identifica inefficienze come cicli di approvazione lenti, modifiche frequenti e richieste non conformi, fornendo insight basati sui dati per miglioramenti mirati.

Per iniziare, solitamente servono gli event log relativi agli ID delle richieste di acquisto. I dati fondamentali includono l'ID della richiesta stessa, il nome dell'attività o lo stato, il timestamp dell'attività e l'utente o il sistema che ha eseguito l'azione. Attributi aggiuntivi come il valore della richiesta o i dettagli dell'approvatore possono arricchire l'analisi.

Dopo l'estrazione dei dati e l'elaborazione iniziale, gli insight di base possono spesso essere generati in pochi giorni o settimane, a seconda della qualità e del volume dei dati. Analisi più profonde, incluse le indagini sulle cause radice e la process discovery avanzata, possono richiedere più tempo man mano che si affinano le domande e si esplorano aree specifiche.

Sì, certamente. Il Process Mining mappa con precisione tutti i percorsi di approvazione e identifica dove si verificano i ritardi all'interno dei suoi workflow di Oracle Fusion Financials. Evidenziando specifici bottleneck e percorsi non standard, fornisce le prove necessarie per snellire i processi e ridurre significativamente i tempi di ciclo complessivi.

Il requisito tecnico principale è l'accesso al database di Oracle Fusion Financials o a un meccanismo di esportazione dati equivalente per recuperare gli event log. Lo strumento di Process Mining stesso solitamente gira come servizio cloud o su un server dedicato, richiedendo connettività alla sorgente dati per l'importazione.

Il Process Mining Le permette di definire i modelli di processo desiderati o le regole di conformità, confrontando poi ogni percorso reale delle richieste con questi standard. Segnala automaticamente ogni deviazione, come le richieste che saltano le approvazioni obbligatorie o le creazioni non autorizzate, garantendo la totale aderenza alle policy.

L'estrazione dei dati da Oracle Fusion Financials comporta in genere l'uso della reportistica standard o l'accesso alle API, che il Suo team IT può facilitare. Sebbene la configurazione iniziale richieda la comprensione del modello dati del sistema, è un processo ben definito e molti strumenti di process mining offrono connettori o guide per i sistemi ERP più comuni.

Oltre al tempo di ciclo, potrà scoprire opportunità per ridurre al minimo le modifiche alle richieste, diminuire i tassi di rifiuto e standardizzare percorsi di elaborazione incoerenti. Aiuta inoltre ad automatizzare le attività manuali e a migliorare l'intero ciclo dalla richiesta all'ordine d'acquisto.

Il Process Mining ricostruisce l'intero percorso di ogni ID richiesta d'acquisto, visualizzandone lo stato esatto e il cammino seguito nel sistema Oracle Fusion Financials. Questa visione end-to-end chiarisce la posizione attuale di ogni richiesta, il responsabile del passaggio successivo e i potenziali ritardi futuri.

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Snellisca le Sue richieste P2P in Oracle e riduca il tempo di ciclo del 30%.

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