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Migliori il Suo processo Record to Report - Journal Entry

Ottimizzare le registrazioni BlackLine: guida in 6 passaggi
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Migliori il Suo processo Record to Report - Journal Entry
Sfide (11) Obiettivi (11) 6 Fasi Anteprima Risultati Dati FAQ (5)

Ottimizzazione delle registrazioni contabili BlackLine per l'efficienza e la conformità R2R

I ritardi nei passaggi di processo possono influenzare la Sua chiusura finanziaria. La nostra soluzione aiuta a individuare le inefficienze, comprendere le lacune di conformità e snellire le operazioni. Scopra come trasformare i Suoi processi per un reporting più rapido e accurato.

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Perché ottimizzare il processo Record to Report - Journal Entry con BlackLine?

Il processo Record to Report (R2R) e la gestione delle registrazioni contabili sono i pilastri di un reporting finanziario accurato. Sebbene BlackLine offra solide funzionalità per l'automazione della chiusura, le inefficienze nei workflow delle Journal Entry possono ostacolare la chiusura finanziaria, introdurre rischi di conformità e far lievitare i costi operativi. Ogni registrazione ritardata o errata può avere un effetto a cascata sul ciclo R2R, influenzando tutto, dalle riconciliazioni di bilancio al reporting direzionale. Comprendere le reali prestazioni di questo processo critico in BlackLine non serve solo a velocizzare la chiusura, ma a garantire l'integrità dei dati e il rispetto delle normative.

Come il Process Mining potenzia l'analisi delle Journal Entry in BlackLine

Il Process Mining offre un approccio senza precedenti per analizzare le operazioni Record to Report in BlackLine. Invece di affidarsi a osservazioni manuali o diagrammi statici, il Process Mining estrae i dati degli eventi direttamente da BlackLine e dai sistemi integrati. Ciò consente di visualizzare il percorso reale ed end-to-end di ogni singola registrazione, dalla creazione iniziale fino alla contabilizzazione finale e alla riconciliazione. Otterrà una mappa oggettiva e guidata dai dati, che rivela esattamente dove le registrazioni si fermano più a lungo, identifica i cicli di rilavorazione nascosti causati da rifiuti o correzioni e quantifica il tempo di ciclo effettivo per ogni fase, come la revisione e l'approvazione. Questa analisi profonda della realtà operativa di BlackLine permette di superare le supposizioni e basare l'ottimizzazione su dati prestazionali certi.

Aree di miglioramento chiave identificate dal Process Mining

Grazie al Process Mining, è possibile mirare e risolvere problemi specifici nel processo di gestione delle Journal Entry in BlackLine. Potrà individuare i colli di bottiglia esatti, che si tratti di particolari tipi di registrazioni costantemente in ritardo, di approvatori sovraccarichi o di reparti che faticano a fornire la documentazione di supporto. La tecnologia evidenzia chiaramente le rilavorazioni e le deviazioni dal processo ideale, mostrando la frequenza con cui le registrazioni vengono rifiutate, corrette e reinviate, insieme alle cause profonde di tali inefficienze. Inoltre, il Process Mining aiuta a scoprire falle nella conformità identificando i casi in cui le registrazioni saltano passaggi di controllo critici. Questi insight granulari rivelano anche opportunità per sfruttare ulteriormente le capacità di automazione di BlackLine, snellendo i passaggi manuali e accelerando il ciclo Record to Report.

Risultati attesi dall'ottimizzazione del processo R2R Journal Entry

L'ottimizzazione del processo Record to Report tramite il Process Mining in BlackLine porta vantaggi tangibili e misurabili. Può aspettarsi una chiusura finanziaria significativamente più rapida grazie alla riduzione dei tempi di elaborazione delle registrazioni. L'accuratezza aumenterà grazie alla minimizzazione di errori e rilavorazioni, portando a rendiconti finanziari più affidabili. Una maggiore conformità è un risultato diretto, poiché si garantisce la stretta aderenza alle policy interne e alle normative esterne. I costi operativi diminuiranno grazie alla riduzione dello sforzo manuale e a una migliore allocazione delle risorse. In definitiva, fornirà ai Suoi team finanziari gli strumenti per un miglioramento continuo basato sui dati, favorendo una cultura dell'efficienza.

Iniziare l'ottimizzazione del processo delle Journal Entry

Intraprendere il percorso di ottimizzazione del ciclo Record to Report con BlackLine non richiede competenze specialistiche di Process Mining. Adottando un approccio strutturato, potrà ottenere rapidamente insight preziosi sulle Sue operazioni correnti. Inizi concentrandosi sui dati delle Journal Entry di BlackLine, estragga gli Event Log e applichi le tecniche di Process Mining per analizzare il processo reale. Le informazioni ottenute forniranno una roadmap chiara su come migliorare i processi Record to Report e ridurre i tempi di ciclo, trasformando la Sua chiusura finanziaria. Faccia oggi il primo passo verso un ciclo R2R più efficiente, conforme e accurato.

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Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

Molte registrazioni contabili rimangono bloccate nelle code di approvazione per lunghi periodi, influenzando direttamente la velocità del ciclo Record to Report. Questi ritardi possono far slittare le scadenze della chiusura finanziaria, portando a ritardi nel reporting. L'effetto cumulativo di queste attese può ostacolare le operazioni finanziarie e aumentare i rischi di audit.
ProcessMind scopre esattamente dove le registrazioni si fermano, identificando approvatori o fasi specifiche che causano ritardi. Analizzando le attività di invio e approvazione insieme all'attributo "Approved By User", ProcessMind visualizza i colli di bottiglia e ne quantifica l'impatto, permettendo miglioramenti mirati in BlackLine.

Un elevato tasso di registrazioni contabili rifiutate indica problemi nel processo di creazione o revisione, causando rilavorazioni significative per i team finanziari. Ogni rifiuto comporta tempo extra per correggere, reinviare e approvare nuovamente, prolungando il ciclo Record to Report. Questa inefficienza può influire sul morale del personale e distogliere l'attenzione dalle analisi critiche.
ProcessMind mappa tutti i percorsi che includono le attività "Journal Entry Rejected" e "Journal Entry Corrected and Resubmitted", quantificando il volume e la frequenza dei rifiuti. Identifica inoltre le cause profonde comuni, come utenti specifici o tipi di registrazione, consentendo alle organizzazioni di implementare formazioni mirate o modifiche ai processi in BlackLine per ridurre gli errori.

Il tempo necessario affinché le registrazioni passino attraverso il processo Record to Report varia enormemente, rendendo difficile prevedere le attività di chiusura e gestire il carico di lavoro. Questa incoerenza crea incertezza e può causare ritardi dell'ultimo minuto.
ProcessMind analizza l'intero ciclo di vita di ogni ID registrazione, evidenziando variazioni significative nei tempi di ciclo per diversi tipi di registrazione o codici società. Confrontando percorsi e durate, individua le attività o i nodi decisionali che introducono variabilità, fornendo insight basati sui dati per standardizzare e ottimizzare il workflow di BlackLine.

Registrazioni dello stesso tipo o reparto seguono spesso percorsi diversi e non ufficiali per l'approvazione e la contabilizzazione. Questa mancanza di standardizzazione causa inefficienze, aumenta il rischio di errori e rende difficile scalare le operazioni o garantire la conformità nel Record to Report.
ProcessMind svela visivamente tutte le varianti reali del processo, confrontandole con i percorsi ideali. Analizzando le sequenze delle attività tipiche, identifica le deviazioni e ne quantifica frequenza e impatto, permettendo ai team di consolidare, semplificare e imporre workflow standardizzati in BlackLine per un maggiore controllo.

Spesso, anche dopo l'approvazione, le registrazioni subiscono ritardi prima di essere contabilizzate a libro mastro. Questo ritardo crea una discrepanza tra lo stato di approvazione e i record finanziari effettivi, influenzando la visibilità in tempo reale e il ciclo Record to Report. Può inoltre causare difficoltà nelle riconciliazioni.
ProcessMind traccia il tempo tra le attività "Journal Entry Approved" e "Journal Entry Posted", identificando i ritardi maggiori e gli attributi (come "Ledger" o "Source System") associati a queste attese. Questa analisi aiuta a ottimizzare il passaggio dall'approvazione alla contabilizzazione, garantendo operazioni più fluide in BlackLine.

I team finance dedicano molto tempo a correzioni manuali o storni dopo la contabilizzazione, spesso a causa di errori iniziali. Questo lavoro reattivo è costoso, soggetto a errori e distoglie risorse da attività strategiche, aumentando le spese operative e ritardando i rendiconti finanziari nel ciclo Record to Report.
ProcessMind identifica la frequenza e la natura delle attività di "Journal Entry Reversal Processed" e altre rettifiche post-contabilizzazione. Correlandole con le attività precedenti e con attributi come "Created By User" o "Journal Entry Type", scopre le cause profonde di questi errori, permettendo misure proattive per migliorare l'accuratezza a monte in BlackLine.

Alcune persone o team sono costantemente sovraccarichi di attività di revisione e approvazione delle registrazioni, mentre altri hanno capacità residua. Questo squilibrio porta a burnout, velocità di elaborazione incoerenti e colli di bottiglia nelle fasi critiche del ciclo Record to Report, impedendo l'utilizzo ottimale del capitale umano.
ProcessMind analizza la distribuzione delle attività "Journal Entry Submitted for Review" e "Journal Entry Approved" tra gli utenti incaricati della creazione e dell'approvazione. Quantifica la distribuzione del carico di lavoro e identifica le risorse sovrautilizzate o sottoutilizzate, consentendo ai manager di riequilibrare i compiti e migliorare la fluidità dell'elaborazione contabile.

Deviazioni non identificate dalle procedure operative standard o dalle linee guida normative espongono l'organizzazione a rischi significativi di conformità, sanzioni e danni reputazionali.
ProcessMind confronta automaticamente i flussi reali con i modelli di conformità predefiniti. Evidenzia ogni istanza di deviazione, come il salto di passaggi di revisione obbligatori o azioni di contabilizzazione non autorizzate, fornendo un audit trail chiaro e permettendo di imporre il rispetto delle regole in BlackLine.

Le registrazioni non riconciliate tempestivamente dopo la contabilizzazione creano un backlog che complica la chiusura finanziaria e aumenta il rischio di discrepanze. Una riconciliazione ritardata significa che gli errori restano silenti più a lungo, richiedendo più sforzo per essere risolti e prolungando il ciclo Record to Report in BlackLine.
ProcessMind traccia il tempo trascorso tra le attività "Journal Entry Posted" e "Journal Entry Reconciled". Identifica registrazioni, conti o periodi specifici che presentano ritardi costanti, aiutando i team finance a prioritizzare e risolvere le cause profonde per accelerare la chiusura.

Spesso gli stakeholder non hanno visibilità in tempo reale sullo stato attuale e sull'avanzamento delle registrazioni nel processo Record to Report. Questa mancanza di trasparenza porta a richieste frequenti, all'impossibilità di gestire proattivamente i ritardi e a una generale mancanza di controllo. ProcessMind fornisce una mappa visiva end-to-end del ciclo di vita di ogni ID registrazione, mostrando tutte le attività tipiche e la loro sequenza. Consente agli utenti di tracciare le voci in tempo reale, comprenderne la fase attuale e identificare esattamente dove si trovano nel workflow di BlackLine, trasformando l'incertezza in un chiaro insight operativo.

Le registrazioni contabili vengono spesso inviate senza documentazione di supporto completa, causando ritardi dovuti alle richieste di integrazione dei revisori. Questo genera scambi continui di messaggi, prolunga il ciclo di approvazione e aumenta i rischi di conformità indebolendo l'audit trail, con un impatto diretto sull'integrità del processo Record to Report.
ProcessMind può identificare i casi in cui l'invio della registrazione avviene senza il corrispondente allegato entro un certo lasso di tempo, o se il rifiuto è spesso causato da documenti mancanti. Questo evidenzia dove sia necessario rafforzare i requisiti di documentazione in BlackLine.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Accelerare l'approvazione delle registrazioni contabili è fondamentale per una chiusura finanziaria efficiente e impatta direttamente sul ciclo Record to Report. Questo obiettivo mira a ridurre drasticamente il tempo trascorso nelle code di approvazione, portando a una reportistica finanziaria più rapida e a una riduzione dei colli di bottiglia operativi in BlackLine. ProcessMind è in grado di individuare colli di bottiglia specifici nel workflow di approvazione, identificare utenti o gruppi che causano ritardi ed evidenziare deviazioni dai percorsi standard. Analizzando la prospettiva dell'ID registrazione, rivela dove il processo si ferma, consentendo miglioramenti mirati come l'automazione del workflow o il riequilibrio delle risorse per ottenere un ciclo di approvazione più rapido del 20-30%.

Un alto tasso di rifiuti nelle registrazioni contabili è sinonimo di inefficienza e rilavorazione. Raggiungere questo obiettivo significa ridurre al minimo le correzioni necessarie, migliorando la produttività e la qualità dei dati in BlackLine. Ciò porta a una chiusura finanziaria più fluida. ProcessMind identifica le cause dei rifiuti, come errori ricorrenti o documentazione mancante. Analizzando l'ID della registrazione e le attività correlate, fornisce insight sul perché dei rifiuti, permettendo ai responsabili di implementare formazione mirata o linee guida migliori, riducendo i rifiuti del 15-25%.

I percorsi di elaborazione non standard per registrazioni contabili simili possono causare incoerenze, rischi di conformità e tempi di ciclo imprevedibili all'interno del processo Record to Report. Raggiungere la standardizzazione significa garantire che le registrazioni dello stesso tipo seguano workflow predefiniti e ottimali, riducendo le variazioni e migliorando la prevedibilità operativa in BlackLine. Ciò favorisce un maggiore controllo e verificabilità. ProcessMind mappa visivamente tutti i percorsi reali delle registrazioni, confrontandoli con i modelli di processo ideali. Sfruttando la prospettiva del Journal Entry ID, evidenzia dove si verificano le deviazioni e ne quantifica l'impatto su tempi e risorse. Questa visibilità consente di applicare le best practice, identificare opportunità di automazione dei workflow e garantire che l'80-90% delle registrazioni sia conforme alle procedure operative standard.

Una volta approvate, le registrazioni dovrebbero essere contabilizzate rapidamente per garantire l'accuratezza finanziaria. I ritardi tra approvazione e contabilizzazione possono distorcere i rendiconti e prolungare la chiusura in BlackLine. L'obiettivo è ridurre drasticamente i tempi di attesa. ProcessMind misura con precisione il gap temporale tra "Journal Entry Approved" e "Journal Entry Posted" per ogni ID registrazione. Svela le ragioni dei ritardi, siano esse code di sistema, colli di bottiglia manuali o disponibilità di risorse. Identificando questi intoppi, ProcessMind permette di ottimizzare i passaggi di consegna e ridurre i tempi di attesa post-approvazione del 30-40%.

Rettifiche manuali frequenti dopo la contabilizzazione indicano errori a monte o carenze nei processi, aumentando le rilavorazioni nel Record to Report. L'obiettivo è ottenere un'elaborazione "giusta al primo colpo", assicurando che le registrazioni siano corrette prima di essere contabilizzate in BlackLine. ProcessMind traccia l'intero ciclo di vita dell'ID registrazione, identificando storni o attività simili post-contabilizzazione. Correlando queste rettifiche con le attività precedenti, ProcessMind scopre i punti di fallimento o gli errori comuni di data entry, permettendo interventi mirati per ridurre le rettifiche manuali di oltre il 50%.

Garantire che le registrazioni contabili rispettino le policy interne e le normative è fondamentale per l'integrità finanziaria nel Record to Report. L'obiettivo è mitigare le deviazioni che portano alla non conformità, rafforzando i controlli in BlackLine. ProcessMind offre una visione ai raggi X dei percorsi reali rispetto alle regole di conformità definite. Segnala automaticamente i casi in cui le attività vengono saltate, eseguite fuori sequenza o mancano di documentazione. Questo permette di identificare proattivamente le lacune, assicurando un'aderenza superiore al 95% alle linee guida interne e normative.

Una distribuzione non uniforme del carico di lavoro può causare colli di bottiglia e ritardi, influenzando l'efficienza complessiva del Record to Report. L'obiettivo è bilanciare il carico di elaborazione, assicurando che le risorse siano utilizzate in modo efficace per mantenere una produttività costante in BlackLine. ProcessMind analizza gli attributi "Created By User" e "Approved By User" per ogni ID registrazione contabile, insieme alla durata delle attività, visualizzando i pattern di carico di singoli e team. Identifica gli utenti sovraccarichi o sottoutilizzati, permettendo di ribilanciare i compiti o fornire formazione mirata. Ciò porta a una distribuzione più equa, migliorando la produttività del 10-15%.

Una riconciliazione delle registrazioni contabili lenta o prolungata allunga il ciclo di chiusura finanziaria, ritardando insight critici e impattando sulla tempestività del processo Record to Report. Questo obiettivo si concentra sullo snellimento della riconciliazione, garantendo che le voci siano abbinate e convalidate in modo efficiente, accelerando così la chiusura finanziaria complessiva in BlackLine. ProcessMind traccia l'attività "Journal Entry Reconciled" per ogni ID registrazione, misurando la durata dalla contabilizzazione alla riconciliazione. Può identificare pattern che contribuiscono ai ritardi, come specifici tipi di registrazione, conti o periodi che richiedono più tempo. Individuando queste inefficienze, ProcessMind aiuta a ottimizzare i workflow di riconciliazione, riducendo potenzialmente il ciclo di chiusura di diversi giorni.

Le durate imprevedibili dell'elaborazione delle registrazioni rendono difficile prevedere le tempistiche della chiusura finanziaria e gestire le risorse nel processo Record to Report. Questo obiettivo mira a ridurre la variabilità dei tempi end-to-end, permettendo una pianificazione più affidabile. ProcessMind analizza l'intero percorso di ogni ID registrazione per calcolare i tempi di ciclo medi e le varianti. Identifica attività o percorsi specifici che introducono variabilità, come rifiuti frequenti o tempi di attesa lunghi. Questi insight consentono miglioramenti che possono ridurre le deviazioni dei tempi di ciclo del 20% o più, portando a risultati più prevedibili.

Un processo poco trasparente rende difficile conoscere lo stato di una registrazione in tempo reale, causando ritardi nelle risposte e mancanza di visibilità per gli stakeholder. L'obiettivo è fornire insight chiari su ogni fase del ciclo di vita della registrazione contabile, migliorando la comunicazione in BlackLine. ProcessMind offre una mappa visiva completa del processo per ogni ID registrazione. Consente di tracciare lo stato attuale, il responsabile e il tempo trascorso, eliminando l'incertezza. Questa trasparenza supporta decisioni migliori e riduce del 15-20% il tempo dedicato alle richieste di stato.

La documentazione di supporto mancante o incompleta è una causa comune di ritardi e rifiuti nelle approvazioni, con un impatto diretto sull'efficienza del Record to Report. L'obiettivo è garantire che tutta la documentazione necessaria sia allegata e validata tempestivamente, snellendo le approvazioni in BlackLine. ProcessMind identifica le registrazioni che si bloccano nelle fasi di invio o revisione per mancanza di allegati. Correlando questo dato con i pattern di rifiuto, scopre quando e perché la documentazione manca. Questo insight permette di implementare controlli pre-invio più rigorosi o promemoria automatici, migliorando la completezza della documentazione del 25%.

Il percorso di miglioramento in 6 step per il Record to Report

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Scarica il Modello
2

Esporta i Tuoi Dati
3

Carica il Tuo Dataset
4

Analizza il Tuo Processo
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Implementa Miglioramenti
6

Monitora il Tuo Processo
1

Scarica il Modello

Cosa fare

Scarichi il template Excel pre-configurato per i dati delle registrazioni contabili di BlackLine. Fornisce la struttura esatta necessaria per l'analisi del processo.

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Perché è importante

L'uso della corretta struttura dati fin dall'inizio assicura un'analisi accurata ed efficiente, evitando rilavorazioni e garantendo la cattura di tutte le informazioni critiche.

Risultato atteso

Un template Excel pronto all'uso, formattato specificamente per i dati delle registrazioni contabili di BlackLine.

I SUOI APPROFONDIMENTI

Scopra insight chiave per le registrazioni contabili di BlackLine

ProcessMind svela il percorso reale delle vostre registrazioni contabili BlackLine, offrendo visualizzazioni chiare e insight fondamentali. Scoprite dove il vostro processo R2R rallenta e identificate le opportunità per un miglioramento rapido.
  • Visualizzi il flusso reale del processo di registrazione contabile
  • Identificare colli di bottiglia e ritardi in BlackLine
  • Individuare i rischi di conformità nelle operazioni R2R
  • Accelerare il ciclo di chiusura finanziaria
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Miglioramenti tangibili nella gestione delle registrazioni contabili

La nostra analisi del processo di registrazione contabile, basata sui dati BlackLine, rivela chiare opportunità di ottimizzazione. Questi risultati evidenziano i vantaggi pratici ottenuti snellendo le operazioni Record to Report attraverso insight basati sui dati.

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Approvazioni più Veloci

Riduzione media del tempo di approvazione

Il Process Mining identifica i colli di bottiglia nel workflow di approvazione, portando a autorizzazioni più rapide e riducendo i ritardi nella chiusura finanziaria.
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Tasso di Rifiuto Inferiore

Riduzione dei rifiuti delle registrazioni contabili

Individuando le cause profonde dei rifiuti, le organizzazioni possono migliorare la qualità dei dati e l'accuratezza dell'invio, riducendo significativamente le rilavorazioni e lo sforzo manuale.
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Maggiore Conformità

Aumento della conformità al processo

Il Process Mining aiuta a far rispettare le procedure operative standard, garantendo che le registrazioni contabili seguano il percorso corretto, rafforzando così la prontezza per gli audit e la conformità normativa.
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Meno rettifiche

Riduzione delle correzioni successive alla contabilizzazione

Comprendere le cause delle rettifiche post-contabilizzazione consente correzioni proattive, migliorando l'accuratezza e riducendo la necessità di storni costosi.
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Tempi di ciclo ridotti

Riduzione media dalla creazione alla contabilizzazione

Identificare e rimuovere i colli di bottiglia nell'intero processo di registrazione riduce significativamente il tempo dall'avvio alla contabilizzazione finale, migliorando l'efficienza.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alle configurazioni di sistema esistenti e alla qualità dei dati. I miglioramenti qui presentati rappresentano i potenziamenti tipici osservati in varie implementazioni presso i clienti.

Dati Consigliati

Inizia con gli attributi e le attività più importanti, poi espandi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificatore univoco per una singola registrazione contabile, che funge da identificativo del caso principale per tracciarne il ciclo di vita.

Perché è importante

Questo è l'identificativo fondamentale del caso, che permette di tracciare l'intero ciclo di vita di una singola registrazione e analizzarne le prestazioni.

Il nome dello specifico evento aziendale che si è verificato in un determinato momento nel processo di registrazione contabile.

Perché è importante

Definisce le fasi del processo, essenziale per visualizzare la mappa di processo, analizzare il flusso e identificare deviazioni o colli di bottiglia.

Il timestamp preciso che indica quando si è verificata un'attività o un evento specifico.

Perché è importante

Questo timestamp è la base per tutte le metriche di performance, inclusi i tempi di ciclo e l'analisi dei colli di bottiglia, consentendo la ricostruzione cronologica del processo.

Il nome o l'ID dell'utente che ha eseguito l'attività.

Perché è importante

Consente l'analisi del carico di lavoro, il confronto delle prestazioni tra i membri del team e aiuta a identificare colli di bottiglia legati alle risorse o necessità di formazione.

La classificazione della registrazione, ad esempio standard, ricorrente o di storno.

Perché è importante

Consente un'analisi segmentata per capire se diversi tipi di registrazioni contabili seguono percorsi differenti o hanno caratteristiche prestazionali diverse.

L'identificatore univoco per l'entità legale o la società per cui viene effettuata la registrazione contabile.

Perché è importante

Consente il confronto delle prestazioni e gli sforzi di standardizzazione dei processi tra diverse entità legali o unità di business.

Il valore monetario totale della registrazione contabile, solitamente la somma dei dare.

Perché è importante

Fornisce un contesto finanziario, permettendo analisi basate sulla materialità, come la priorità per registrazioni di alto valore o l'identificazione di deviazioni basate sul valore.

Lo stato attuale della registrazione nel suo ciclo di vita, ad esempio 'In corso', 'Approvato' o 'Contabilizzato'.

Perché è importante

Fornisce un'istantanea dello stato attuale delle registrazioni, utile per l'analisi del backlog e per comprendere il lavoro in corso.

La motivazione fornita da un revisore quando una registrazione contabile viene rifiutata.

Perché è importante

È essenziale per l'analisi delle cause profonde delle rilavorazioni, aiutando a capire perché le registrazioni vengono rifiutate e permettendo miglioramenti mirati.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Questa attività segna l'inizio di un caso di registrazione contabile. Viene rilevata quando un utente crea una nuova registrazione in BlackLine, generandone l'ID univoco e registrando il timestamp di creazione e l'utente.

Perché è importante

Questo è l'evento iniziale del processo. Analizzare il tempo da questa attività alle successive rivela il tempo di ciclo totale e aiuta a identificare ritardi già all'inizio del workflow.

Questa attività si verifica quando l'addetto invia formalmente la registrazione per il workflow di revisione e approvazione. In genere è rilevata come un cambio di stato, ad esempio da 'In Preparation' a 'Submitted', insieme a un timestamp.

Perché è importante

Segna la fine della fase di preparazione e l'inizio del ciclo di approvazione. È una pietra miliare per misurare la durata di entrambe le fasi.

Questa attività segna il rifiuto di una registrazione da parte di un revisore o approvatore. Viene rilevata quando un utente esegue l'azione di rifiuto, aggiornando lo stato in 'Rejected' nell'audit log.

Perché è importante

Questa è un'attività critica per identificare rilavorazioni, problemi di qualità e necessità di formazione. Analizzare la frequenza dei rifiuti e i motivi è fondamentale per ridurre i tempi di ciclo.

Questa attività indica che la registrazione ha superato tutti i passaggi di revisione e approvazione richiesti. Viene rilevata quando l'ultimo utente autorizzato approva la voce, attivando il cambio di stato in 'Approved'.

Perché è importante

Questa è una pietra miliare importante che conclude l'approvazione. Il tempo tra l'invio e questo evento è l' 'Approval Cycle Time', un KPI critico per l'efficienza del workflow.

Rappresenta il momento in cui la registrazione approvata viene iscritta ufficialmente nel libro mastro. In BlackLine si tratta spesso di un'azione esplicita che aggiorna lo stato della voce in 'Posted' (Contabilizzato).

Perché è importante

Questa è una pietra miliare cruciale, spesso considerata la conclusione operativa del processo. Il tempo che intercorre tra l'approvazione e questa attività è un indicatore chiave dell'efficienza post-approvazione.

Segna il completamento del ciclo di vita in cui la registrazione contabile viene inclusa in una riconciliazione del conto finalizzata e certificata. In BlackLine, corrisponde alla certificazione della riconciliazione che contiene tale scrittura.

Perché è importante

Questa attività funge da endpoint finale per il processo end-to-end. Il tempo che intercorre tra la contabilizzazione e la riconciliazione misura l'efficienza della parte di chiusura finanziaria relativa alla riconciliazione dei conti.

FAQ

Domande frequenti

Il Process Mining visualizza il flusso reale delle vostre registrazioni contabili in BlackLine, dalla creazione alla contabilizzazione. Evidenzia colli di bottiglia come approvazioni lente o rifiuti frequenti, identifica percorsi non standard e scopre le cause principali dei ritardi. Questo vi aiuta a capire dove è possibile ottenere guadagni di efficienza e migliorare la conformità.

Analizzando i percorsi e le durate delle approvazioni, il Process Mining identifica con precisione le fasi e le persone che causano ritardi. Può rivelare carichi di lavoro non equilibrati o passaggi approvativi costantemente lenti. Questi dati consentono interventi mirati per snellire il processo di approvazione e ridurre i tempi di ciclo.

Sono necessari principalmente gli event log che dettagliano ogni passaggio della registrazione, inclusi ID, nome attività, timestamp e utente. Attributi aggiuntivi come tipo di registrazione, importo o stato possono arricchire l'analisi. Questi dati sono solitamente estratti dagli audit trail o dai log delle transazioni di BlackLine.

La configurazione iniziale e l'estrazione dei dati possono richiedere da pochi giorni a qualche settimana, a seconda della disponibilità e della complessità dei dati. Una volta preparati i dati, i primi insight, come le mappe di processo e l'identificazione dei colli di bottiglia, possono essere generati spesso in pochi giorni. L'analisi approfondita e l'indagine sulle cause principali seguono questa fase iniziale.

Assolutamente sì. Il Process Mining visualizza tutte le varianti del processo di registrazione, rivelando deviazioni dal percorso ideale. Evidenzia dove e perché si verificano percorsi non standard, consentendo di correggere le incongruenze. Questo aiuta ad applicare le best practice e a migliorare la prevedibilità e la conformità del processo.

Può aspettarsi miglioramenti quantificabili, come tempi di approvazione ridotti, tassi di rifiuto più bassi e meno rettifiche post-contabilizzazione. Anche una maggiore conformità e una migliore distribuzione del carico di lavoro sono risultati comuni. In definitiva, il Process Mining porta a un ciclo Record to Report più efficiente, trasparente e prevedibile.

Sebbene l'ingegneria dei dati iniziale possa richiedere competenze tecniche, i moderni strumenti di Process Mining sono sempre più intuitivi. Molte piattaforme offrono connettori per sistemi come BlackLine, semplificando l'estrazione. Gli utenti business possono quindi esplorare e analizzare i processi con una formazione tecnica minima.

Certamente. Il Process Mining può identificare i tipi specifici di registrazioni o i passaggi che portano spesso a rettifiche post-contabilizzazione. Analizzando le attività precedenti e le cause principali, aiuta a correggere i problemi a monte, riducendo significativamente la necessità di correzioni manuali successive.

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