Migliori il Suo Record to Report - Chiusura di periodo e riconciliazione
Ottimizzi il Record to Report in Workiva per una chiusura di periodo più rapida
Le inefficienze di processo possono ostacolare il ciclo di reporting finanziario, causando ritardi e problemi di accuratezza. La nostra piattaforma aiuta a individuare i colli di bottiglia in tutte le operazioni. Identificate facilmente le aree in cui semplificare le riconciliazioni e accelerate la chiusura per una maggiore efficienza e conformità.
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Perché ottimizzare il processo Record to Report (R2R) - Chiusura di periodo e riconciliazione?
Il processo Record to Report (R2R), che comprende la chiusura di periodo e la riconciliazione, rappresenta un pilastro fondamentale delle attività finanziarie, poiché incide direttamente sulla capacità di un'azienda di generare bilanci accurati e tempestivi. Sebbene piattaforme come Workiva semplifichino notevolmente diversi aspetti del reporting e della conformità, il processo sottostante può ancora nascondere inefficienze, dipendenze manuali e colli di bottiglia. I ritardi nelle chiusure o le imprecisioni nelle riconciliazioni non solo mettono sotto pressione i team finance, ma possono anche causare il mancato rispetto delle scadenze di reporting, rischi di conformità e una minore fiducia nei dati finanziari. Il costo di un ciclo R2R inefficiente va oltre il semplice costo del lavoro, influenzando le decisioni strategiche e le relazioni con gli investitori.
Ottimizzare il processo Record to Report - Chiusura di periodo e riconciliazione non significa solo velocizzare le operazioni, ma migliorare l'affidabilità e l'integrità del reporting finanziario. Ciò richiede la comprensione del flusso reale delle attività, dall'avvio della chiusura fino al suo completamento finale, includendo raccolta dati, registrazione delle transazioni, ratei e risconti, riconciliazioni intercompany, bilanci, rettifiche e approvazioni finali. Grazie a una visione approfondita di queste sequenze complesse, è possibile individuare esattamente dove il processo rallenta e implementare miglioramenti mirati con benefici significativi.
Come il Process Mining trasforma le operazioni R2R in Workiva
Il Process Mining offre un approccio potente e basato sui dati per analizzare l'esecuzione effettiva del processo Record to Report - Chiusura di periodo e riconciliazione all'interno di Workiva. Invece di basarsi su supposizioni o mappe statiche, il Process Mining utilizza gli Event Log dell'ambiente Workiva e dei sistemi integrati per ricostruire il percorso completo di ogni chiusura. Questa visione end-to-end fornisce una visibilità senza precedenti sull'intero ciclo di vita, dal momento in cui viene avviata la chiusura del periodo fino all'approvazione del bilancio.
Monitorando le attività per ogni periodo finanziario (che funge da Case ID), il Process Mining può individuare aree specifiche di ritardo. Permette di analizzare i tempi di ciclo effettivi per attività critiche come "Inizio riconciliazione conto patrimoniale" o "Riconciliazione revisionata e approvata". È possibile scoprire quanto spesso alcune attività vengono ripetute (segno di rilavorazioni) o identificare deviazioni dal processo standard. Ad esempio, si potrebbe scoprire che le "Rettifiche contabili registrate" avvengono spesso dopo la "Generazione del bilancio", suggerendo la necessità di un intervento preventivo. Questa capacità è fondamentale per identificare i bottleneck nelle riconciliazioni e nelle rettifiche, che spesso ostacolano una chiusura rapida, e per garantire che tutti i passaggi rispettino gli standard di reporting finanziario.
Principali aree di miglioramento identificate tramite il Process Mining
L'applicazione del Process Mining al processo Record to Report gestito con Workiva mette in luce diverse aree chiave pronte per l'ottimizzazione:
- Accelerazione delle riconciliazioni: Identifica i conti, le categorie o i dipartimenti con i cicli di riconciliazione più lunghi. Scopre le cause profonde dei ritardi, come dati sorgente mancanti, troppe iterazioni di revisione o invio tardivo dei documenti di supporto. Questi insight consentono di snellire i passaggi critici, riducendo il tempo totale di chiusura.
- Ottimizzazione delle rettifiche contabili: Analizza tempi, frequenza e natura delle scritture di assestamento. Il Process Mining può rivelare se le rettifiche vengono effettuate troppo tardi nel ciclo, causando rilavorazioni, o se certi tipi di rettifiche sono sistematicamente problematici. Ciò permette una gestione proattiva e interventi tempestivi.
- Semplificazione dei cicli di revisione e approvazione: Individua i bottleneck nelle fasi di revisione per riconciliazioni e bilanci. Capire perché alcune revisioni richiedono più tempo o coinvolgono più stakeholder del necessario permette di ottimizzare i workflow e ridurre i tempi di approvazione.
- Miglioramento della conformità e della tracciabilità: Visualizzando il flusso reale del processo, è possibile verificare il rispetto dei controlli interni e dei requisiti normativi. Identificare i passaggi saltati o eseguiti fuori sequenza aiuta a segnalare rischi di conformità e a rafforzare l'audit trail.
Risultati attesi e benefici misurabili
Sfruttando il Process Mining per ottimizzare il Record to Report in Workiva, si possono ottenere vantaggi tangibili:
- Riduzione dei tempi del ciclo di chiusura: Accorcia significativamente il tempo necessario per completare ogni chiusura finanziaria, accelerando la generazione dei report.
- Maggiore accuratezza e affidabilità: Riduce al minimo gli errori e la necessità di rettifiche post-chiusura affrontando le cause alla radice, portando a bilanci più affidabili.
- Migliore allocazione delle risorse: Fornisce una visione chiara di dove le risorse vengono consumate in modo inefficiente, permettendo una migliore distribuzione del personale tra i dipartimenti.
- Conformità rafforzata: Garantisce il rispetto costante delle policy interne e delle normative esterne, riducendo i rischi e fornendo prove più solide in sede di audit.
- Maggiore visibilità e controllo: Offre una trasparenza totale sull'intero processo R2R, abilitando una gestione proattiva e sforzi di miglioramento continuo.
Iniziate oggi l'ottimizzazione della chiusura Record to Report
Adottate un approccio basato sui dati per trasformare il Vostro processo Record to Report - Chiusura di periodo e riconciliazione. Analizzando il flusso completo delle attività in Workiva, potrete eliminare le inefficienze nascoste e migliorare drasticamente accuratezza e tempi di chiusura. Iniziate oggi il Vostro percorso verso una chiusura finanziaria più efficiente, conforme e trasparente.
Il percorso in 6 fasi per migliorare il Record to Report - Chiusura di periodo e riconciliazione
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Cosa fare
Ottenga il template Excel pre-configurato per il Suo processo Record to Report. Questo template garantisce che i Suoi dati Workiva siano strutturati correttamente per un'analisi e una mappatura ottimali.
Perché è importante
Utilizzare la giusta struttura dati fin dall'inizio è fondamentale per una mappatura accurata dei processi e per ottenere insight significativi sulle attività di chiusura.
Risultato atteso
Un template Excel standardizzato pronto per essere popolato con i Suoi dati R2R di Workiva.
COSA OTTERRAI
Accelerate la chiusura e la riconciliazione in Workiva
- Individuate i colli di bottiglia e i ritardi nel ciclo R2R
- Ottimizzare le fasi di riconciliazione in Workiva
- Accelerare i tempi della chiusura contabile
- Garantire la conformità del reporting finanziario
RISULTATI TIPICI
Raggiungere l'eccellenza nel Record to Report con Workiva
Questi risultati mostrano i vantaggi concreti che le organizzazioni possono ottenere applicando il Process Mining ai processi Record to Report. Sfruttando i dati di Workiva, questi miglioramenti si ottengono individuando i colli di bottiglia e ottimizzando i workflow per una chiusura finanziaria più efficiente.
Riduzione del tempo di ciclo end-to-end
Le organizzazioni in genere riducono il tempo totale richiesto per completare il processo di chiusura di periodo, portando a reporting e analisi finanziarie più tempestivi.
Minore tasso di rettifiche post-riconciliazione
Migliorando la qualità delle riconciliazioni e la coerenza dei dati, le aziende vedono un calo significativo del numero di rettifiche manuali necessarie dopo la chiusura iniziale, aumentando l'accuratezza.
Meno varianti di processo tra le entità
Il Process Mining aiuta a identificare ed eliminare le deviazioni non standard nel processo di chiusura, garantendo maggiore coerenza e facilitando la scalabilità in tutta l'organizzazione.
Aumento dei periodi che rispettano le scadenere
Le organizzazioni aumentano la capacità di completare la chiusura finanziaria entro la data prevista, garantendo la conformità normativa e una comunicazione tempestiva agli stakeholder.
Riduzione dei tempi per le approvazioni critiche
I colli di bottiglia nelle fasi di revisione e approvazione dei bilanci e delle riconciliazioni vengono identificati e risolti, accelerando notevolmente la firma finale.
Distribuzione dei compiti più equa
Gli insight sulla variazione del volume di attività per utente consentono una migliore allocazione delle risorse, riducendo i bottleneck causati dalla distribuzione non uniforme del lavoro e migliorando la soddisfazione dei dipendenti.
I risultati possono variare in base alla complessità specifica dei processi e alla qualità dei dati. Le cifre qui presentate rappresentano i miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni.
Dati Consigliati
FAQ
Domande frequenti
Il Process Mining analizza i dati reali di esecuzione dei processi per visualizzare i colli di bottiglia, identificare le cause profonde dei ritardi e scoprire deviazioni dalle procedure standard. Offre una visione oggettiva e basata sui dati della chiusura di periodo, evidenziando le aree in cui migliorare l'efficienza e la conformità.
Importando i dati degli Event Log da Workiva, il Process Mining ricostruisce l'intera sequenza di attività per ogni periodo finanziario. Visualizza quindi il flusso, mostrando dove le attività richiedono più tempo del previsto, dove si verificano rilavorazioni e quali passaggi contribuiscono maggiormente all'allungamento dei tempi di ciclo.
Per eseguire il Process Mining nel ciclo Record to Report, sono necessari Event Log contenenti ID del caso, nome dell'attività e timestamp. Per Workiva, ciò significa estrarre dati sulle azioni dei periodi finanziari, stati delle riconciliazioni, completamento dei task e interazioni utente. Attributi extra come utente, centro di costo o ID documento possono arricchire l'analisi.
Può aspettarsi di accelerare i tempi del ciclo di chiusura del periodo, ottimizzare i workflow di riconciliazione e ridurre significativamente le rettifiche post-riconciliazione. Il Process Mining aiuta anche a standardizzare i processi di chiusura tra le diverse entità e a migliorare il rispetto della conformità. In definitiva, permette di generare rendiconti finanziari in modo più rapido e accurato.
L'avvio comporta spesso una fase iniziale di estrazione e connessione dei dati, che può richiedere alcune settimane a seconda della disponibilità e complessità dei dati. Una volta caricati, i primi insight e le visualizzazioni del processo possono essere generati rapidamente, spesso in pochi giorni. Analisi più approfondite e raccomandazioni operative seguono solitamente entro 1-2 mesi.
Sì, il Process Mining è estremamente efficace nel rivelare le variazioni dei processi tra le diverse unità organizzative. Confrontando i percorsi di esecuzione di attività simili tra le varie entità, evidenzia dove manca la standardizzazione e dove possono essere implementate le best practice. Ciò contribuisce a garantire procedure di chiusura coerenti ed efficienti in tutta l'azienda.
Il principale requisito tecnico è la capacità di estrarre i dati storici degli Event Log da Workiva in un formato strutturato, come tabelle di database o CSV. Questi dati includono solitamente timestamp per ogni attività, un identificatore unico per ogni periodo finanziario e il nome dell'attività. I metodi di integrazione prevedono connessioni API, esportazioni dirette dal database o caricamento di file flat.
Il Process Mining è una tecnica di analisi non invasiva che utilizza i dati storici esistenti. Non interferisce con il sistema Workiva in uso né con le operazioni correnti. L'estrazione dei dati è solitamente un'operazione singola o pianificata e l'analisi avviene esternamente, garantendo la continuità delle attività quotidiane di chiusura.
Il Process Mining identifica le cause profonde delle rettifiche analizzando il percorso che le precede. Evidenzia l'origine delle incongruenze nei dati, le approvazioni mancate o le riconciliazioni errate. Risolvendo questi problemi a monte, si riduce drasticamente la necessità di costose rettifiche post-riconciliazione.
Assolutamente sì. Il Process Mining consente di definire e visualizzare i percorsi di conformità ideali e di confrontare automaticamente questi modelli con l'esecuzione effettiva del processo. Può segnalare rapidamente i casi in cui i passaggi sono stati saltati, si sono verificate deviazioni non approvate o i controlli richiesti non sono stati soddisfatti, fornendo prove chiare per gli audit.
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