Come analizzare il tuo processo: guida pratica agli insight

Il divario tra dati e insight

”Basta usare il Process Mining e arrivano gli insight!” È quello che si sente spesso. Ma la verità è che gli insight non nascono dal nulla. Anche se strumenti moderni di Process Mining come ProcessMind ricostruiscono automaticamente i tuoi processi e calcolano le metriche, trasformare quei numeri in miglioramenti concreti richiede impegno e competenze.

Sì, i suggerimenti basati su AI oggi offrono insight che prima richiedevano ore di lavoro manuale. Le raccomandazioni AI di ProcessMind mettono in evidenza automaticamente colli di bottiglia e opportunità di miglioramento. Ma anche con l’aiuto dell’AI, serve comunque guidare l’analisi nella direzione giusta.

C’è chi analizza i dati in modo naturale e chi non sa da dove partire. In entrambi i casi, questa guida ti aiuterà a ottenere insight migliori dai tuoi dati di Process Mining. Ci concentriamo sulla fase di analisi: hai le dashboard, e ora cosa ne fai?

Questo articolo fa parte della nostra serie sul miglioramento dei processi. Consulta anche le guide su come implementare i miglioramenti e come monitorare continuamente il processo per chiudere il ciclo.

Passo 2: Esplora i dati

Ora che hai capito le dashboard, è il momento di esplorare. In questa fase non cerchi nulla in particolare: prendi confidenza con i dati e scopri cosa è davvero interessante.

Parti dalle animazioni di processo

Le animazioni di processo sono il modo più rapido per capire come scorre davvero il tuo processo:

• Osserva come i casi si muovono lungo il processo
• Nota dove si formano i colli di bottiglia
• Individua i loop in cui i casi vanno avanti e indietro (rework)
• Distingui i percorsi principali da quelli secondari

Lascia correre l’animazione per qualche minuto: emergeranno schemi che nei grafici statici potresti non notare.

Sperimenta con i filtri

Usa i filtri per segmentare i dati in modi diversi:

• Periodi di tempo: come va questo mese rispetto all’ultimo trimestre?
• Attributi dei casi: i diversi tipi di cliente si comportano in modo diverso?
• Esiti: cosa distingue i casi riusciti da quelli problematici?

Ogni cambio di filtro ti mostra qualcosa di nuovo sul tuo processo.

Esplora le dimensioni

Usa i selettori per analizzare secondo diverse dimensioni:

• Reparti o team
• Regioni o sedi
• Tipologie di prodotto o categorie di servizio
• Segmenti di clientela

Potresti scoprire che ciò che sembra un singolo processo è in realtà più processi diversi che operano sotto lo stesso nome.

Analizza le varianti di processo

Ogni caso segue un percorso nel tuo processo. Le varianti di processo mostrano tutti i percorsi unici e la loro frequenza:

• Qual è il “percorso ideale” seguito dalla maggior parte dei casi?
• Quali sono le deviazioni più comuni?
• Come si confrontano le metriche di performance tra le varianti?

Spesso poche varianti coprono la maggior parte dei casi, mentre decine di varianti rare rappresentano eccezioni e casi limite.

Raccontati delle storie

Durante l’esplorazione, prova a spiegare ciò che vedi. Crea piccole storie sul perché esistono certi schemi:

• “Gli ordini di quest’area richiedono più tempo perché serve un’approvazione aggiuntiva"
• "I casi con questa caratteristica finiscono spesso bloccati in questa coda"
• "Quando succede questo, osserviamo quest’altra conseguenza”

Questi racconti aiutano a memorizzare gli schemi e a formulare ipotesi per analisi più profonde.

Passo 4: Analisi approfondita

Ora inizia il lavoro di dettaglio. Per ogni domanda prioritaria, indaga in modo sistematico usando i tuoi strumenti di Process Mining.

Abbina le domande alle dashboard

Domande diverse richiedono strumenti diversi:

Approfondisci in modo sistematico

Per ogni domanda:

1. Parti dalla visione d’insieme - Guarda il quadro generale sulla dashboard rilevante
2. Applica filtri - Isola i casi che ti interessano
3. Confronta i segmenti - Che differenze ci sono tra i migliori e i peggiori?
4. Esamina gli outlier - Usa il Case Explorer per gli esempi più estremi
5. Verifica i pattern - Controlla che ciò che vedi sia coerente

Documenta le tue scoperte

Quando trovi insight:

• Fai degli screenshot delle visualizzazioni chiave
• Annota i filtri e le impostazioni utilizzati
• Scrivi la tua interpretazione
• Stima il possibile impatto sul business

Puoi esportare i grafici direttamente da ProcessMind per usarli nelle presentazioni.

Risolvi i problemi critici dei dati

A questo punto, se la qualità dei dati sta bloccando l’analisi (non è solo imperfetta), affrontala. Ma sii selettivo: correggi solo ciò che impedisce di rispondere alle domande prioritarie.

Tecniche di analisi più comuni

Ecco alcune tecniche di analisi che puoi applicare per rispondere alle domande più frequenti sui processi. Ogni tecnica sfrutta funzionalità diverse di ProcessMind per far emergere insight.

Analisi del tempo di ciclo

Obiettivo: Capire quanto durano i casi e dove si impiega il tempo.

Strumenti: Grafo di processo con metriche temporali, grafici di distribuzione dei tempi

Come si fa:

1. Imposta la metrica del grafo di processo su Average Throughput Time o Average Processing Time
2. Osserva i numeri su ogni connessione per capire dove i casi trascorrono più tempo
3. Individua le transizioni più lunghe (frecce più spesse/scure quando visualizzi il tempo)
4. Distingui tra processing time (lavoro attivo) e wait time (attesa tra le fasi)

Cosa osservare:

• Connessioni con valori di tempo insolitamente alti
• Attività in cui i casi restano in attesa prima di proseguire
• Differenze tra mediana e media (indicano valori anomali)
• Andamenti dei tempi per tipo di caso, area geografica o altre dimensioni

Insight chiave: I tempi di ciclo lunghi spesso derivano dall’attesa, non dal lavoro. Un processo di 5 giorni può avere solo 2 ore di attività effettiva.

Analisi dei colli di bottiglia

Obiettivo: Individuare dove i casi si bloccano o subiscono ritardi nel processo.

Strumenti: Animazione del processo, grafo di processo, grafici sul tempo per attività

Come fare:

1. Animazione del processo: Osserva l’animazione e cerca le attività in cui i pallini si accumulano. Questi “ingorghi” indicano colli di bottiglia dove i casi attendono.

2. Grafo di processo: Passa alle metriche temporali e trova le connessioni con le durate più lunghe. Tempi elevati su una connessione in ingresso spesso significano che i casi fanno coda prima di quell’attività.

3. Grafici a barre: Guarda il grafico Tempo per attività per capire quali attività assorbono più tempo in totale.

Cosa cercare:

• Accumuli di casi su attività specifiche
• Attività con tempo medio alto ma basso tempo di lavorazione (indice di attesa)
• Passi a monte del collo di bottiglia (possono chiudersi in fretta ma i casi aspettano dopo)
• Variazione dei tempi: alcuni casi rapidi, altri molto lenti

Insight chiave: I colli di bottiglia spesso avvengono prima dell’attività lenta, non su di essa. Un caso può completare un passo in fretta e poi aspettare in coda per quello successivo.

Analisi delle rilavorazioni (rework)

Obiettivo: individuare dove i casi tornano indietro e ripetono passaggi inutilmente.

Strumenti: grafo di processo, animazione del processo, analisi delle varianti

Come procedere:

1. Cerca le frecce all’indietro nel grafo di processo (connessioni che vanno da attività successive a precedenti)
2. Guarda l’animazione del processo con Show Tail attivo per vedere i casi muoversi contro il flusso normale
3. Filtra i casi che includono attività ripetute usando il pannello filtri
4. Verifica nell’analisi delle varianti i percorsi che includono più volte la stessa attività

Cosa osservare:

• Attività visitate dai casi più di una volta
• Loop tra attività specifiche (es. “Revisione” → “Correzione” → “Revisione”)
• La percentuale di casi che subiscono rework
• Quanto tempo extra il rework aggiunge al processo

Insight chiave: Un po’ di rework è fisiologico (controlli qualità, correzioni), ma un eccesso indica spesso requisiti poco chiari, problemi di qualità o di comunicazione.

Analisi di conformità

Obiettivo: Confrontare ciò che accade davvero con ciò che dovrebbe accadere.

Strumenti: Grafo di processo, analisi delle varianti, filtri

Come fare:

1. Definisci il percorso atteso nel processo (happy path)
2. Usa il grafo di processo per vedere quale percentuale di casi segue quel percorso
3. Filtra i casi che deviano e indaga il perché
4. Usa l’analisi delle varianti per vedere tutti i percorsi seguiti dai casi

Cosa cercare:

• Attività che dovrebbero sempre avvenire ma a volte vengono saltate
• Attività che avvengono ma non dovrebbero (workaround, correzioni manuali)
• Percorsi inattesi tra le attività
• Casi che terminano in anticipo (non raggiungono l’evento finale)

Insight chiave: Le deviazioni non sono sempre negative. A volte i workaround indicano un modo migliore di lavorare che dovrebbe diventare il nuovo standard.

Analisi delle risorse

Obiettivo: capire chi fa cosa e come si distribuisce il carico di lavoro.

Strumenti: selettori, filtri, grafici delle risorse

Come procedere:

1. Usa i selettori per scomporre il processo per risorsa, team o reparto
2. Confronta i tempi di ciclo e il throughput tra le diverse risorse
3. Cerca squilibri nella distribuzione del carico di lavoro
4. Individua le attività in cui sono coinvolte risorse o team specifici

Cosa osservare:

• Distribuzione del lavoro non uniforme tra le risorse
• Risorse costantemente più lente o più rapide delle altre
• Schemi di passaggio di consegne tra team o reparti
• Attività che richiedono competenze specifiche (potenziali single point of failure)

Insight chiave: Le differenze di performance tra le risorse possono indicare esigenze di formazione, problemi con gli strumenti o con la progettazione del processo, più che limiti individuali.

Analisi dei volumi e dei trend

Obiettivo: comprendere l’andamento dei volumi dei casi nel tempo.

Strumenti: filtri temporali, grafici di trend, confronto tra periodi

Come procedere:

1. Usa i filtri per periodo per confrontare intervalli temporali diversi
2. Osserva i trend di volume (i casi crescono, calano o restano stabili?)
3. Confronta lo stesso periodo tra anni o trimestri differenti
4. Correla le variazioni di volume ai cambiamenti di performance del processo

Cosa osservare:

• Andamenti stagionali (picchi e periodi di calma)
• Trend che si correlano a eventi o cambiamenti di business
• Come i cambi di volume impattano su tempo di ciclo e qualità
• Indicatori anticipatori (leading) dei volumi futuri

Insight chiave: I problemi di performance possono dipendere da picchi di volume, non dal processo. Conoscere gli andamenti dei volumi aiuta a pianificare la capacità.

Analisi dei percorsi

Obiettivo: Capire i diversi itinerari che i casi seguono nel processo.

Strumenti: Grafo di processo, analisi delle varianti, filtri di percorso

Come si fa:

1. Guarda il grafo di processo per individuare i principali punti decisionali (split)
2. Controlla le percentuali su ogni connessione in uscita per capire l’instradamento
3. Usa l’analisi delle varianti per vedere tutti i percorsi unici e la loro frequenza
4. Filtra percorsi specifici per confrontarne la performance

Cosa osservare:

• Percorsi dominanti vs. eccezioni
• Differenze di performance tra percorsi
• Percorsi insolitamente lunghi o complessi
• Opportunità per instradare i casi in modo più efficiente

Insight chiave: Spesso l’80% dei casi segue pochi percorsi, mentre decine di varianti rappresentano il restante 20%. Concentrati prima sui percorsi ad alto volume.

Passo 6: E adesso?

Hai concluso l’analisi e presentato i risultati. E adesso?

Dai seguito alle azioni

Dopo la presentazione, è probabile che ci siano:

• Richieste di ulteriori analisi
• Decisioni su quali miglioramenti portare avanti
• Assegnazioni su chi guiderà i cambiamenti

Tieni traccia di tutto e assicurati che nulla vada perso nella routine quotidiana.

Collega all’implementazione

Gli insight dell’analisi devono tradursi in cambiamenti reali del processo. Consulta la nostra guida su come implementare l’ottimizzazione dei processi per i passaggi pratici che trasformano gli insight in miglioramenti.

Imposta il monitoraggio

Una volta implementate le modifiche, devi verificare che funzionino davvero. La nostra guida sul monitoraggio continuo dei processi spiega come seguire i miglioramenti nel tempo.

Documenta per il futuro

Crea una documentazione che permetta ad altri di proseguire il lavoro:

• Quali domande hai analizzato
• Quali dati hai usato (e con quali limiti)
• Quali risultati sono stati individuati
• Quali decisioni sono state prese

Questa conoscenza aziendale è preziosa per le analisi future.

Celebra i progressi

Riuscire a ricavare veri insight dai dati di processo è un risultato. Che tu abbia confermato sospetti, fatto scoperte o identificato opportunità di miglioramento, hai generato valore per la tua organizzazione.

Ora ricomincia il ciclo. Il miglioramento dei processi è continuo e c’è sempre qualcosa di nuovo da imparare dai tuoi dati.

Inizia con ProcessMind

Pronto ad analizzare i tuoi processi? ProcessMind rende il Process Mining alla portata di tutti con:

• Dashboard intuitive che mettono subito in evidenza gli insight
• Suggerimenti AI che segnalano automaticamente potenziali criticità
• Case Explorer interattivo per indagini approfondite
• Import dei dati semplificato da Excel, CSV o database

Inizia la prova gratuita e scopri cosa succede davvero nei tuoi processi.

Risorse correlate:

• Che cos’è il Process Mining? - Guida introduttiva
• Guida strategica al miglioramento dei processi guidata dai dati - Framework DMAIC
• Sfide e buone pratiche del Process Mining - Come evitare gli errori più comuni