Migliori il Suo processo Dall'Acquisto al Pagamento - Richiesta

L'importanza di ottimizzare il processo di richiesta d'acquisto

Il processo di richiesta d'acquisto nel ciclo Purchase to Pay rappresenta il primo passo fondamentale del ciclo di approvvigionamento aziendale. È qui che le esigenze di business si trasformano in richieste formali di beni e servizi. Un processo di richiesta efficiente, conforme e trasparente è alla base di una gestione finanziaria efficace e dell'agilità operativa. In Microsoft Dynamics 365, gestire queste richieste in modo ottimale può risultare complesso a causa di workflow articolati, molteplici fasi di approvazione e dell'elevato volume di istanze.

Le inefficienze in questa fase possono ripercuotersi sull'intero processo Purchase to Pay, con impatti significativi sul business. I ritardi nell'approvazione delle richieste si traducono in ritardi nell'acquisizione delle risorse necessarie, rischiando di bloccare progetti, rallentare la produzione o compromettere la soddisfazione del cliente. Inoltre, la mancanza di visibilità può causare spese non conformi, perdita di opportunità di risparmio e un inutile sovraccarico amministrativo. Comprendere e migliorare il processo di richiesta d'acquisto significa accelerare le operazioni, ridurre i costi e rafforzare il controllo finanziario.

Come il Process Mining trasforma l'analisi delle richieste

I metodi tradizionali di analisi delle prestazioni si basano spesso su ipotesi o sulla raccolta manuale di dati, offrendo una visione parziale. Il Process Mining offre un approccio rivoluzionario sfruttando i dati reali dell'event log del sistema Microsoft Dynamics 365. Invece di procedere per tentativi, otterrà una visione oggettiva e basata sui dati di come opera realmente il Suo processo Purchase to Pay.

La nostra soluzione estrae le attività chiave e gli attributi relativi a ogni richiesta d'acquisto, dalla creazione alla chiusura, fornendo una mappa visiva completa di ogni percorso. Questa analisi approfondita dei dati di Dynamics 365 permette di identificare con precisione le variazioni negli iter approvativi, scovare i colli di bottiglia nascosti che rallentano il progresso e rilevare cicli di rielaborazione o modifiche non autorizzate. Mostrando il flusso reale, il Process Mining Le consente di superare le prove aneddotiche e individuare i momenti esatti e le cause dei ritardi, dei rifiuti o delle deviazioni dalle procedure operative standard.

Aree chiave di miglioramento nel workflow delle richieste

Il Process Mining rivela insight azionabili su diverse dimensioni critiche del Suo processo di richiesta d'acquisto:

• Riduzione dei tempi del ciclo di approvazione: individui le fasi esatte e le persone che causano rallentamenti nella catena approvativa. Identifichi le richieste che restano in attesa per tempi eccessivi, sia a causa di workflow multilivello complessi che di specifici approvatori. Questa conoscenza permette interventi mirati per snellire il processo.
• Garanzia della conformità: rilevi automaticamente i casi in cui le richieste deviano dalle policy di acquisto stabilite, come il superamento dei passaggi di approvazione obbligatori, l'eccedenza dei limiti di spesa senza autorizzazione o l'inserimento errato di dati. Si assicuri che ogni richiesta rispetti i controlli interni e i requisiti normativi in Microsoft Dynamics 365.
• Semplificazione della creazione delle richieste: scopra perché alcune richieste necessitano di continue modifiche o vengono rifiutate subito. Questi insight aiutano a identificare lacune nella formazione, a chiarire le linee guida per l'invio o a semplificare i campi dei moduli per ridurre errori e correzioni sin dall'inizio del ciclo P2P.
• Ottimizzazione dell'allocazione delle risorse: visualizzando il flusso, potrà notare dove le risorse umane sono impiegate in modo inefficiente, tra interventi manuali superflui, attività ripetitive o solleciti costanti. Ottimizzare queste aree libera tempo prezioso per attività strategiche.

Risultati e vantaggi misurabili

Applicando gli insight del Process Mining al Suo processo di richiesta d'acquisto, potrà ottenere miglioramenti tangibili:

• Riduzione del lead time tra richiesta e ordine d'acquisto: acceleri l'intero ciclo di procurement per una fornitura più rapida di beni e servizi.
• Minori costi operativi: riduca i costi amministrativi, le rielaborazioni e le inefficienze che consumano risorse, ottenendo un risparmio diretto.
• Aumento dei tassi di conformità: assicuri proattivamente che ogni richiesta rispetti le policy aziendali, riducendo i rischi di audit e migliorando la governance.
• Maggiore soddisfazione degli stakeholder: approvazioni più rapide e un processo trasparente aumentano la soddisfazione di richiedenti, approvatori e team di acquisto.
• Decisioni strategiche più efficaci: ottenga insight affidabili che supportino scelte informate per la progettazione dei processi futuri e gli investimenti tecnologici in Microsoft Dynamics 365.

Inizi oggi il Suo percorso di ottimizzazione

Smetta di tirare a indovinare sulle cause dei ritardi e dei problemi di conformità. Il nostro approccio al Process Mining fornisce la chiarezza e l'intelligenza operativa necessarie per trasformare il Suo processo di richiesta d'acquisto in Microsoft Dynamics 365. Faccia il primo passo verso un'operatività più efficiente e conveniente sfruttando la potenza dei dati. Libri il valore nascosto e promuova il miglioramento continuo in tutta l'organizzazione.