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Migliori il Suo processo Dall'Acquisto al Pagamento - Richiesta

La sua guida in 6 passaggi per ottimizzare le richieste NetSuite.
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Sfide (12) Obiettivi (11) 6 Fasi Anteprima Risultati Dati FAQ (4)

Ottimizzare le richieste d'acquisto NetSuite per approvazioni più rapide

La gestione delle richieste d'acquisto può essere complessa, causando spesso ritardi nelle approvazioni e potenziali problemi di conformità. La nostra piattaforma Lei permette di individuare le inefficienze critiche e i colli di bottiglia nel ciclo di vita delle richieste. Ciò garantisce un'elaborazione più rapida, una riduzione del lavoro manuale e un migliore controllo operativo.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

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Perché ottimizzare il processo di richiesta d'acquisto in NetSuite?

La richiesta d'acquisto è il passaggio fondamentale del più ampio ciclo Purchase to Pay, agendo come trigger iniziale per l'approvvigionamento di beni e servizi. In un sistema solido come NetSuite, gestire queste richieste in modo efficiente è essenziale per la salute dell'organizzazione. Le inefficienze in questa fase possono ripercuotersi a cascata su tutta la catena di fornitura, con impatti aziendali significativi. I ritardi nell'approvazione delle richieste possono tradursi in rinvii di progetti, esaurimento delle scorte, mancate opportunità di vendita e aumento dei costi operativi. Inoltre, un processo mal gestito può causare spese non conformi, superamenti del budget e mancanza di trasparenza, influenzando direttamente la governance finanziaria e i rapporti con i fornitori. Ottimizzare il ciclo Richieste d'acquisto in NetSuite non riguarda solo la velocità, ma garantisce allineamento strategico, controllo dei costi e agilità operativa.

In che modo il Process Mining sblocca l'efficienza delle richieste d'acquisto in NetSuite

Il Process Mining offre un approccio potente e basato sui dati per comprendere e migliorare il processo di richiesta d'acquisto in NetSuite. Invece di affidarsi a esperienze soggettive o mappe di processo statiche, il Process Mining utilizza gli event log del Suo sistema NetSuite, tracciando specificamente il Purchase Requisition ID per ricostruire il percorso effettivo di ogni richiesta. Ciò Le consente di visualizzare il flusso reale del processo, scoprendo deviazioni, colli di bottiglia e cicli di rilavorazione (rework) che altrimenti rimarrebbero nascosti. Può vedere con precisione come si muovono le richieste attraverso attività come "Richiesta creata", "Richiesta inviata", "Inizio approvazione fase 1", "Approvazione fase 1 completata" e infine "Ordine d'acquisto creato da richiesta" o "Richiesta respinta". Analizzando questi dati di evento dettagliati, otterrà una visione oggettiva di dove il processo rallenta, dove la conformità viene meno e dove esistono opportunità di automazione e standardizzazione nel Suo ambiente NetSuite.

Aree chiave per migliorare il ciclo di vita delle richieste d'acquisto

L'applicazione del Process Mining ai dati delle richieste NetSuite evidenzia solitamente diverse aree critiche di intervento:

  • Colli di bottiglia nell'approvazione: identifichi le fasi di approvazione o i singoli approvatori che causano costantemente ritardi. Analizzi la durata di ogni fase e scopra perché alcune richieste si bloccano. Ciò potrebbe rivelare la necessità di matrici di approvazione più chiare, notifiche automatiche o un riequilibrio del carico di lavoro.
  • Modelli di rilavorazione e rifiuto: individui le fasi in cui le richieste vengono frequentemente modificate o respinte. Capire le cause profonde, come invii iniziali incompleti, informazioni errate o violazioni delle policy, consente di intervenire con una formazione mirata o migliorando i moduli di richiesta e le linee guida in NetSuite.
  • Rispetto della conformità: rilevi i casi in cui le richieste deviano dalle policy di acquisto stabilite, ad esempio richieste approvate senza passare per il numero richiesto di fasi. Questo aiuta a rafforzare la conformità e a ridurre i rischi.
  • Riduzione del tempo di ciclo (Cycle Time): misuri il tempo di ciclo end-to-end da "Richiesta creata" a "Richiesta approvata" o "Ordine d'acquisto creato da richiesta". Identifichi le attività specifiche o i tempi di attesa che contribuiscono maggiormente a cicli lunghi e intervenga su di essi per ottimizzarli.
  • Opportunità di automazione: scopra attività manuali o modelli di approvazione ripetitivi che potrebbero essere automatizzati in NetSuite, riducendo l'errore umano e accelerando l'intero processo.

Risultati tangibili: i vantaggi di richieste NetSuite ottimizzate

Sfruttando il Process Mining per ottimizzare il processo delle richieste d'acquisto in NetSuite, può aspettarsi diversi benefici misurabili:

  • Riduzione del tempo di ciclo delle richieste: accorci significativamente il tempo necessario affinché una richiesta venga approvata e convertita in un ordine d'acquisto, accelerando l'approvvigionamento e la consegna di beni e servizi.
  • Maggiore conformità: assicuri che tutte le richieste rispettino rigorosamente le policy aziendali e i requisiti normativi, riducendo al minimo i rischi finanziari e le contestazioni in fase di audit.
  • Minori costi operativi: diminuisca lo sforzo manuale necessario per elaborare, sollecitare e correggere le richieste, liberando tempo prezioso per il personale e riducendo i costi amministrativi.
  • Miglior controllo del budget: ottenga una maggiore visibilità sui modelli di spesa già in fase di richiesta, consentendo una gestione proattiva del budget e l'identificazione di potenziali risparmi.
  • Maggiore soddisfazione degli stakeholder: fornisca risposte più rapide e maggiore trasparenza ai richiedenti, consentendo al contempo ai team procurement e finance di operare in modo più efficiente e strategico.

Come iniziare l'ottimizzazione del processo di richiesta d'acquisto

Migliorare il processo di richiesta d'acquisto in NetSuite tramite l'ottimizzazione dei processi è un'impresa accessibile e di grande impatto. Focalizzandosi sui dati NetSuite esistenti, potrà superare le ipotesi per prendere decisioni basate sui dati che trasformeranno realmente le Sue operazioni. Questo approccio Le permette di identificare e risolvere proattivamente i colli di bottiglia, migliorare la conformità e, in definitiva, promuovere una maggiore efficienza e risparmi sui costi in tutte le funzioni di approvvigionamento. Inizi oggi stesso a esplorare come sfruttare questi insight per ottimizzare i workflow di richiesta in NetSuite e sperimenti i vantaggi tangibili di un ciclo Purchase to Pay snello. Scopra come migliorare i processi di richiesta d'acquisto e come ridurre il tempo di ciclo utilizzando una metodologia collaudata.

Dall'Acquisto al Pagamento - Richiesta Richiesta P2P Workflow di approvvigionamento Approvazione della richiesta di acquisto Monitoraggio della conformità Riduzione del `Cycle Time` Dipartimento Acquisti Operazioni Finanziarie Analisi dei Bottleneck

Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

Le richieste rimangono spesso bloccate in workflow di approvazione a più stadi, con conseguente allungamento dei tempi di ciclo e ritardi negli acquisti. Ciò impatta direttamente sulle tempistiche dei progetti, sui livelli di inventario e sull'efficienza operativa, causando frustrazione per i richiedenti e potenziali interruzioni dell'attività. ProcessMind analizza gli event log di NetSuite per il Suo processo Purchase to Pay - Requisition, individuando le specifiche fasi di approvazione o le persone che causano colli di bottiglia. Visualizza il flusso reale, permettendo di identificare le deviazioni, quantificare i ritardi e ottimizzare la matrice di approvazione per un'elaborazione più rapida.

Un tasso elevato di richieste respinte indica problemi di fondo nell'accuratezza iniziale della richiesta, informazioni incomplete o una mancata conformità alle policy di acquisto. Ciò comporta spreco di sforzi, rilavorazioni (rework) per i richiedenti e ritardi non necessari nell'ottenimento di beni o servizi, aumentando i costi operativi. Utilizzando ProcessMind, è possibile tracciare il percorso dei casi di richiesta Purchase to Pay respinti in NetSuite per scoprire le ragioni comuni del rifiuto. Lo strumento evidenzia i punti specifici del processo in cui si verificano più spesso i rifiuti, aiutando a perfezionare la formazione dei richiedenti, migliorare la completezza dei moduli o chiarire l'aderenza alle policy.

Le richieste create al di fuori delle linee guida stabilite o prive della documentazione adeguata comportano rischi di conformità e possono portare a spese non approvate o a rilievi in fase di audit. Senza una visibilità chiara, le organizzazioni faticano ad applicare le policy di acquisto, con conseguenti potenziali perdite finanziarie e sanzioni normative. ProcessMind offre una visione a raggi X del Suo processo NetSuite Purchase to Pay - Requisition, confrontando i flussi reali con le regole di conformità definite. Segnala automaticamente le richieste che deviano dai percorsi di approvazione richiesti o dai parametri delle policy, consentendo un intervento proattivo e l'applicazione delle regole.

I richiedenti e i responsabili di dipartimento spesso non hanno una visibilità in tempo reale sullo stato delle loro richieste d'acquisto, il che porta a continue richieste di informazioni e follow-up manuali. Questo crea un sovraccarico amministrativo, riduce la produttività e ostacola una pianificazione efficace delle esigenze progettuali o operative. ProcessMind sfrutta i dati degli eventi del Suo processo NetSuite Purchase to Pay - Requisition per fornire trasparenza end-to-end. Mappa il percorso completo di ogni richiesta, consentendo a tutti gli stakeholder di vedere istantaneamente lo stato corrente, i passaggi successivi e i potenziali ritardi senza controlli manuali.

Le richieste per articoli simili o di dipartimenti diversi seguono workflow di approvazione vari e non standardizzati, portando a tempi di elaborazione imprevedibili e confusione. Questa incoerenza genera inefficienze, aumenta i costi di formazione e rende difficile scalare le operazioni o garantire l'equità tra i reparti. ProcessMind analizza l'attributo 'Percorso workflow di approvazione' nei Suoi dati NetSuite Purchase to Pay - Requisition per identificare tutte le varianti reali del processo. Rivela dove e perché si verificano deviazioni, consentendo di standardizzare i workflow, eliminare i passaggi non necessari e applicare le best practice in tutta l'organizzazione.

Il processo Purchase to Pay - Requisition comporta spesso un notevole intervento manuale, come l'inserimento dei dati, la sollecitazione delle approvazioni e la correzione degli errori. Questo elevato livello di sforzo manuale aumenta i costi operativi, introduce errori umani e sottrae risorse preziose a task più strategici. Mappando ogni attività nel Suo percorso NetSuite Purchase to Pay - Requisition, ProcessMind evidenzia le aree con passaggi ridondanti o touchpoint manuali elevati. Quantifica l'impatto della rilavorazione e identifica le opportunità di automazione, semplificazione del processo o miglioramento della qualità dei dati alla fonte.

Alcuni reparti o singoli richiedenti subiscono costantemente tempi di elaborazione delle richieste più lunghi rispetto ad altri. Questo sbilanciamento può causare stress sulle risorse in alcune aree, frustrazione e livelli di servizio disomogenei in tutta l'organizzazione, con impatti sulla produttività globale. ProcessMind segmenta i Suoi dati relativi alle richieste NetSuite per 'Reparto' e 'Richiedente', individuando le aree specifiche in cui i ritardi sono più marcati. Identifica modelli ricorrenti, come un approvatore sovraccarico o un reparto con emendamenti frequenti, per indirizzare efficacemente gli sforzi di miglioramento.

Un intervallo di tempo significativo tra l'approvazione di una richiesta e la creazione del relativo ordine d'acquisto può annullare i vantaggi di approvazioni rapide. Questo ritardo prolunga l'intero ciclo di approvvigionamento, portando potenzialmente a ritardi nelle consegne, esaurimento scorte o perdita di sconti dai fornitori. ProcessMind traccia il ciclo di vita completo della Sua richiesta Purchase to Pay in NetSuite, misurando specificamente il divario temporale tra 'Richiesta approvata' e 'Ordine d'acquisto creato da richiesta'. Individua le cause di questo ritardo nel passaggio di consegne, siano esse legate al processo o al sistema.

Le richieste urgenti spesso bypassano le procedure standard, portando a un'elaborazione caotica, a violazioni della compliance o persino a tempi di ciclo complessivi più lenti a causa di interventi ad hoc. Senza un percorso chiaro ed efficiente, "urgente" diventa la norma, sminuendo il suo vero significato e sovraccaricando le risorse. Analizzando l'attributo 'Livello di Urgenza' nei suoi dati di NetSuite Purchase to Pay - Requisition, ProcessMind può rivelare se le richieste urgenti sono effettivamente accelerate o se si bloccano. Aiuta a valutare l'efficacia dei workflow speciali per gli elementi urgenti e a ottimizzare i loro processi distinti.

Le richieste che subiscono molteplici modifiche prima dell'approvazione indicano imprecisioni iniziali, requisiti poco chiari o una mancanza di revisione adeguata nelle fasi iniziali. Ogni modifica aggiunge tempo di elaborazione e sforzo manuale, ritardando gli acquisti e aumentando il rischio di errori. ProcessMind analizza l'attività "Richiesta modificata" all'interno del Suo processo NetSuite Purchase to Pay - Requisition per identificare quanto spesso e in quale fase avvengono le modifiche. Aiuta a scoprire le cause profonde, come campi mancanti o requisiti di input ambigui, per ridurre la rilavorazione.

Una qualità incoerente delle richieste o errori frequenti in fase di creazione indicano spesso una mancanza di formazione adeguata o di linee guida chiare per i richiedenti. Ciò causa problemi a valle, un aumento dei rifiuti e un affidamento eccessivo alle conoscenze informali dei singoli invece che a best practice standardizzate. ProcessMind può correlare modelli specifici dei richiedenti, come tassi di rifiuto più elevati o modifiche più frequenti da parte di certi utenti, con attributi di reparto o di ruolo. Questo insight basato sui dati aiuta a mirare le esigenze di formazione specifiche per migliorare la qualità iniziale delle richieste in NetSuite.

Il tempo complessivo che intercorre tra 'Richiesta creata' e 'Richiesta chiusa' è eccessivo, il che porta a colli di bottiglia negli acquisti e all'impossibilità di soddisfare tempestivamente le richieste aziendali. Un ciclo di vita lungo maschera inefficienze specifiche in varie fasi, ostacolando l'agilità operativa complessiva. ProcessMind visualizza il percorso end-to-end di ogni Purchase to Pay - Requisition in NetSuite, evidenziando la durata media e massima per ogni caso. Consente un'analisi dettagliata di ogni fase, identificando dove il tempo viene speso in modo sproporzionato e fornendo aree concrete di ottimizzazione.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Questo obiettivo punta a ridurre significativamente il tempo necessario affinché una richiesta d'acquisto passi dall'invio all'approvazione finale in NetSuite. Cicli di approvazione più brevi portano direttamente ad acquisti più veloci, riducendo i ritardi nell'ottenimento di beni e servizi necessari e migliorando l'efficienza operativa in tutta l'organizzazione. Il raggiungimento di questo obiettivo può ridurre i lead time del 20-30%, assicurando che le esigenze aziendali siano soddisfatte tempestivamente. ProcessMind aiuta mappando con precisione il percorso da "Richiesta inviata" a "Richiesta approvata" per ogni ID richiesta d'acquisto. Identifica quali fasi di approvazione e quali reparti introducono i maggiori ritardi, rivelando colli di bottiglia critici. Analizzando le metriche di durata e i flussi delle varianti, ProcessMind individua le opportunità per snellire i workflow e implementare processi di approvazione più rapidi, portando a risparmi di tempo misurabili.

Ridurre il tasso di rifiuto delle richieste d'acquisto significa diminuire i cicli di rilavorazione e gli sforzi sprecati nel processo NetSuite Purchase to Pay - Requisition. Rifiuti frequenti indicano problemi quali policy poco chiare, inserimento dati errato o formazione inadeguata dei richiedenti, con conseguente frustrazione e ritardi negli acquisti. Una riduzione del 15-25% di questo tasso migliora il flusso del processo e l'utilizzo delle risorse. ProcessMind analizza le cause profonde dietro le attività di "Richiesta rifiutata" associate a ogni ID richiesta di acquisto. Correla i rifiuti a specifici richiedenti, dipartimenti, categorie di articoli o fasi di approvazione, identificando i motivi comuni di non conformità o informazioni incomplete. Questi dati consentono di pianificare una formazione mirata, definire linee guida più chiare o apportare modifiche al workflow per prevenire rifiuti futuri.

Questo obiettivo si concentra nel garantire che tutte le richieste d'acquisto in NetSuite aderiscano rigorosamente alle policy di acquisto stabilite e ai controlli interni. Le richieste non conformi possono portare a spese non autorizzate, rischi finanziari e problemi in fase di audit. Raggiungere il 100% di conformità riduce al minimo il rischio di frodi e rafforza la governance nel processo Purchase to Pay - Requisition. ProcessMind fornisce una visione a raggi X del percorso di ogni ID richiesta d'acquisto, confrontando i flussi di processo reali con i modelli di conformità predefiniti. Segnala automaticamente le deviazioni, come le richieste che saltano le fasi di approvazione richieste o superano i limiti di spesa senza autorizzazione, basandosi su attività come "Fase di approvazione N approvata" e attributi come "Importo stimato" o "Percorso workflow di approvazione". Ciò consente l'identificazione proattiva e l'applicazione del rispetto delle policy.

Stabilire workflow di approvazione coerenti e prevedibili per le richieste d'acquisto in NetSuite elimina l'ambiguità e riduce la variabilità dell'elaborazione. Percorsi incoerenti possono causare confusione, ritardi ed esporre l'organizzazione a rischi di conformità, specialmente quando reparti o richiedenti diversi seguono processi ad-hoc. Standardizzare questi percorsi dell'80-90% aumenta l'efficienza e la trasparenza. ProcessMind ricostruisce visivamente tutte le varianti uniche di "Percorso del Workflow di Approvazione" osservate per ogni Purchase Requisition ID, da "Richiesta inviata" a "Richiesta approvata". Evidenzia le deviazioni non autorizzate e le deviazioni comuni dal percorso ottimale (golden path). Questa funzionalità aiuta a identificare le aree in cui le regole del workflow non sono applicate o comprese, consentendo una struttura di approvazione coerente ed efficiente.

Questo obiettivo mira a ridurre significativamente l'intervallo di tempo tra l'approvazione di una richiesta d'acquisto e la successiva creazione di un ordine d'acquisto (PO) in NetSuite. I ritardi in questa fase di passaggio ostacolano direttamente il ciclo di approvvigionamento, influenzando i livelli di inventario, le tempistiche dei progetti e le relazioni con i fornitori. Accelerare questa transizione del 20-30% garantisce una supply chain più agile e reattiva. ProcessMind analizza specificamente la differenza di tempo tra l'attività "Richiesta approvata" e l'attività "Ordine d'acquisto creato dalla richiesta" per ogni ID richiesta d'acquisto. Rivela dove il passaggio di consegne diventa un collo di bottiglia, sia a causa di ritardi manuali, problemi di integrazione del sistema o vincoli di risorse. Questo insight consente interventi mirati per rendere fluida la transizione e garantire una generazione tempestiva del PO.

Ridurre la necessità di intervento umano in attività di routine o ripetitive all'interno del processo NetSuite Purchase to Pay - Requisition libera risorse preziose per attività più strategiche. Uno sforzo manuale eccessivo porta a costi operativi più elevati, maggiori tassi di errore e tempi di elaborazione più lenti. L'automazione o lo snellimento delle fasi manuali possono ridurre i costi di elaborazione del 10-15% e migliorare l'accuratezza complessiva. ProcessMind identifica le attività associate al lavoro manuale, come i frequenti eventi di "Richiesta modificata" o i ritardi tra i passaggi automatizzati, analizzando gli event log per ogni ID richiesta di acquisto. Quantifica la frequenza e l'impatto di questi touchpoint manuali, evidenziando i candidati ideali per l'automazione o la semplificazione del processo. Questo approccio basato sui dati supporta le decisioni sull'implementazione della Robotic Process Automation (RPA) o su miglioramenti del workflow.

Questo obiettivo si concentra sulla creazione di un processo più efficiente e reattivo per la gestione delle richieste d'acquisto contrassegnate come urgenti in NetSuite. Una gestione inefficace delle urgenze può portare a criticità operative, opportunità mancate e costi elevati a causa di spedizioni espresse o acquisti dell'ultimo minuto. Ottimizzare questo flusso specifico può ridurre i lead time delle richieste urgenti del 10-20% senza compromettere i controlli. ProcessMind isola gli ID richiesta d'acquisto con un attributo "Livello di urgenza" ad alta priorità. Analizza quindi il loro percorso end-to-end, identificando se seguono effettivamente una via preferenziale o se incontrano gli stessi ritardi delle richieste standard. Questa analisi individua i colli di bottiglia specifici dei workflow urgenti, consentendo di creare canali preferenziali dedicati e allocare le risorse per garantire un'evasione tempestiva.

Ridurre il numero di volte in cui una richiesta d'acquisto deve essere modificata dopo l'invio iniziale in NetSuite migliora la qualità dei dati e l'efficienza del processo. Eventi frequenti di "Richiesta modificata" indicano errori iniziali, informazioni incomplete o requisiti mutevoli, che portano a rilavorazioni (rework) e tempi di ciclo prolungati. Una riduzione del 5-10% degli emendamenti può far risparmiare costi amministrativi significativi. ProcessMind traccia il ciclo di vita di ogni Purchase Requisition ID, contando specificamente le occorrenze dell'attività "Richiesta modificata". Correla questi emendamenti ad attributi come "Richiedente", "Reparto" o "Categoria dell'articolo richiesto", identificando le fonti comuni di errori. Questo insight aiuta a orientare programmi di formazione o a migliorare i moduli iniziali di acquisizione dati per fare bene fin dal primo colpo.

Questo obiettivo punta a identificare ed eliminare sistematicamente i punti specifici del processo NetSuite Purchase to Pay - Requisition in cui il lavoro si accumula o rallenta sensibilmente. I colli di bottiglia causano ritardi, aumentano i lead time e possono portare a un sovraccarico di risorse, influenzando il rendimento complessivo del processo. Rimuovere i colli di bottiglia critici può migliorare la velocità del processo del 15-20%. ProcessMind costruisce una mappa di processo visiva dai dati degli eventi, evidenziando il flusso reale di ogni ID richiesta d'acquisto. Identifica automaticamente le attività o le transizioni con durate medie insolitamente lunghe o elevate code di lavoro in corso, come specifiche fasi di approvazione o passaggi tra dipartimenti. Questa analisi visiva e quantitativa individua le posizioni esatte e le cause dei colli di bottiglia, consentendo interventi mirati per la loro risoluzione.

Migliorare l'accuratezza e la completezza delle informazioni fornite dai richiedenti nelle richieste d'acquisto NetSuite è fondamentale per un'elaborazione fluida e per ridurre le rilavorazioni. Una scarsa qualità dei dati porta a richieste di chiarimento, emendamenti e persino rifiuti, aggiungendo attriti e ritardi non necessari al ciclo Purchase to Pay. Raggiungere un tasso di accuratezza del 95% al momento dell'invio migliora significativamente l'efficienza a valle. ProcessMind supporta indirettamente questo obiettivo identificando le correlazioni tra attributi come "Richiedente" o "Reparto" e i problemi del processo a valle, come rifiuti frequenti o modifiche. Analizzando i modelli di dati incompleti o errati che portano a deviazioni del processo, ProcessMind evidenzia le aree specifiche in cui i richiedenti potrebbero necessitare di migliori linee guida o formazione, migliorando infine la qualità dell'acquisizione dati iniziale.

Questo obiettivo si focalizza sull'aumento del numero totale di richieste d'acquisto che completano con successo il loro ciclo di vita in NetSuite in un determinato periodo. Un rendimento più elevato indica un processo Purchase to Pay - Requisition più efficiente e scalabile, in grado di gestire le crescenti richieste aziendali senza sacrificare velocità o qualità. Aumentare il rendimento del 10-15% si traduce direttamente in un'evasione più rapida delle esigenze di business. ProcessMind misura il flusso complessivo degli ID richiesta d'acquisto da "Richiesta creata" a "Richiesta chiusa" o "Ordine d'acquisto creato dalla richiesta". Analizza il volume di richieste elaborate attraverso vari percorsi e identifica i vincoli di capacità o i blocchi che limitano il flusso. Ottimizzando i tempi di ciclo e rimuovendo i ritardi, ProcessMind aiuta ad aumentare il tasso con cui le richieste vengono elaborate con successo.

Il Percorso di Miglioramento in 6 Passaggi per il Processo Dall'Acquisto al Pagamento - Richiesta

1

Scarica il Modello
2

Esporta i Tuoi Dati
3

Carica il Tuo Dataset
4

Analizza il Tuo Processo
5

Implementa Miglioramenti
6

Monitora il Tuo Processo
1

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Cosa fare

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Perché è importante

Questo template Lei guida nella raccolta dei dati corretti, garantendo una base solida per un'analisi accurata del processo e insight significativi.

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I SUOI INSIGHT SUL PROCESSO

Scopra le inefficienze nascoste nelle Sue richieste NetSuite

ProcessMind fornisce una mappa visiva chiara del Suo processo di richiesta d'acquisto NetSuite, evidenziando ogni fase e interazione. Verifichi istantaneamente dove si verificano i ritardi e come ottenere approvazioni più rapide e conformi.
  • Visualizzi il flusso di richiesta end-to-end.
  • Individuare i colli di bottiglia delle approvazioni in NetSuite
  • Identificare le deviazioni dalla conformità
  • Tenga traccia dei tempi di ciclo per un approvvigionamento più rapido.
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Cosa ottengono le organizzazioni nelle Richieste d'Acquisto.

Analizzando i dati delle richieste d'acquisto NetSuite, le organizzazioni possono scoprire colli di bottiglia e passaggi non conformi, portando a miglioramenti significativi in termini di efficienza e controllo dei costi. Questi risultati si ottengono ottimizzando i workflow e imponendo le best practice.

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Approvazioni di Richiesta Più Veloci

Riduzione media del tempo di approvazione

Identifichi ed elimini i colli di bottiglia nel processo di approvazione, riducendo drasticamente il tempo che intercorre tra l'invio della richiesta e l'approvazione finale. Ciò accelera l'approvvigionamento per le esigenze aziendali critiche.
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Riduzione dei rifiuti delle richieste

Diminuzione delle richieste inizialmente respinte

Comprenda le cause alla base dei rifiuti delle richieste e implementi miglioramenti per ridurre le rilavorazioni. Questo porta a tassi di approvazione al primo passaggio più elevati e a minori oneri amministrativi.
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Maggiore conformità alle policy

Maggiore rispetto delle regole di approvazione

Monitora e applica workflow di approvazione predefiniti, assicurando che tutte le richieste seguano le policy aziendali e i requisiti normativi. Ciò riduce i rischi di conformità e migliora la preparazione per gli audit.
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Generazione più rapida degli ordini d'acquisto

Riduzione del lead time per la creazione degli ordini d'acquisto

Snellisca il passaggio dalle richieste approvate alla creazione dell'ordine d'acquisto, riducendo drasticamente il tempo richiesto. Ciò garantisce un coinvolgimento più rapido dei fornitori e un'acquisizione più tempestiva di beni e servizi.
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Rielaborazione Ridotta delle Richieste

Diminuzione degli emendamenti post-invio

Identifichi i motivi comuni delle modifiche alle richieste dopo l'invio iniziale e intervenga proattivamente. Questo riduce le rilavorazioni manuali e migliora l'accuratezza dei dati, facendo risparmiare tempo prezioso ai dipendenti.

I risultati variano in base alla complessità specifica del processo, al volume dei dati e all'ambito dell'implementazione. Le cifre menzionate illustrano i miglioramenti tipici osservati in varie organizzazioni.

Dati Consigliati

Inizi con gli attributi e le attività più importanti, quindi espanda l'analisi in base alle necessità per una visione completa.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificatore univoco per ogni richiesta d'acquisto, che funge da case ID primario per l'analisi del processo.

Perché è importante

Questa è la chiave essenziale per tracciare il ciclo di vita completo di una singola richiesta d'acquisto, rendendo possibile l'analisi dei flussi di processo e il calcolo delle metriche a livello di caso.

Il nome di uno specifico evento aziendale o task che si è verificato all'interno del ciclo di vita della richiesta d'acquisto.

Perché è importante

Definisce le fasi del processo, consentendo la visualizzazione delle mappe di processo, l'analisi delle varianti di processo e l'identificazione dei colli di bottiglia.

La data e l'ora precise in cui si è verificata l'attività.

Perché è importante

Questo timestamp è la base per tutte le analisi legate alle prestazioni, come il calcolo dei tempi di ciclo, l'identificazione dei ritardi e la misurazione dell'efficienza del processo.

Il dipendente che ha creato e inviato la richiesta d'acquisto.

Perché è importante

Identifica chi ha avviato il processo, il che è fondamentale per analizzare il comportamento degli utenti, i tassi di rifiuto per richiedente e le esigenze di formazione.

Il dipartimento aziendale a cui appartiene la richiesta o il richiedente.

Perché è importante

Consente una potente segmentazione dei dati di processo per confrontare prestazioni, costi e conformità tra diverse business unit.

Il valore monetario totale della richiesta di acquisto.

Perché è importante

Fornisce un contesto finanziario che consente analisi basate sul valore, il quale spesso determina i percorsi di approvazione e la priorità aziendale.

Indica lo stato attuale della richiesta nel suo ciclo di vita.

Perché è importante

Fornisce una panoramica dello stato di avanzamento di un caso, consentendo l'analisi dell'anzianità delle richieste e identificando dove i casi si bloccano.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Un utente avvia il processo di approvvigionamento creando e salvando un nuovo record di richiesta d'acquisto. Questo è il primo evento nel ciclo di vita della richiesta e viene acquisito quando il record della transazione viene salvato per la prima volta in NetSuite.

Perché è importante

Questa attività segna l'inizio ufficiale del processo di approvvigionamento per una specifica esigenza. Analizzare il tempo che intercorre tra la creazione e l'invio può rivelare ritardi nell'inserimento dei dati o nella formulazione iniziale della richiesta.

La richiesta d'acquisto completa con successo tutti i passaggi richiesti nel workflow di approvazione. Questo viene dedotto quando lo 'Stato approvazione' finale del record passa ad 'Approvato'.

Perché è importante

Questa è una pietra miliare importante che indica che la richiesta è pronta per essere convertita in un ordine d'acquisto. Segna la fine del ciclo di approvazione e l'inizio della fase di evasione dell'acquisto.

La richiesta d'acquisto viene rifiutata definitivamente e non sarà ulteriormente elaborata. Questo evento viene dedotto quando lo 'Stato approvazione' finale della richiesta viene aggiornato a 'Rifiutato'.

Perché è importante

Questa attività è un punto finale critico per le richieste non andate a buon fine. Capire perché e quando le richieste vengono rifiutate definitivamente fornisce insight sulla conformità alle policy e sui problemi di budget.

Viene generato un ordine d'acquisto (PO) dalla richiesta approvata, impegnando ufficialmente i fondi verso un fornitore. Questo è un evento esplicito segnato dalla creazione di una nuova transazione PO che rimanda alla richiesta di origine.

Perché è importante

Questo è il risultato principale di una richiesta andata a buon fine e un passaggio chiave nel processo Purchase to Pay. Il tempo che intercorre tra l'approvazione e la creazione del PO è un KPI critico per l'efficienza degli acquisti.

La richiesta viene chiusa formalmente, indicando che non è prevista alcuna ulteriore azione su di essa. Spesso questo avviene automaticamente dopo che tutte le quantità della richiesta sono state ordinate tramite gli ordini d'acquisto collegati.

Perché è importante

Questa attività segna la fine definitiva del ciclo di vita della richiesta. Conferma che l'esigenza aziendale è stata affrontata e che il record è finalizzato.

FAQ

Domande frequenti

Il Process Mining analizza gli event log di NetSuite per visualizzare il flusso reale del Suo processo di richiesta d'acquisto. Identifica deviazioni, colli di bottiglia e problemi di conformità mappando ogni fase, dalla creazione della richiesta alla generazione dell'ordine d'acquisto. Questo permette di scoprire le inefficienze e capire perché si verificano ritardi o rifiuti.

Utilizzando i dati delle transazioni NetSuite, il process mining ricostruisce l'esatta sequenza e la tempistica di ogni fase del ciclo di vita della richiesta. Quantifica il tempo trascorso tra le attività ed evidenzia i percorsi più lenti o complessi del previsto. Questo approccio basato sui dati individua le fasi o i reparti specifici che causano ritardi, consentendo miglioramenti mirati.

Ha principalmente bisogno di event log che dettaglino le attività relative al suo processo di richiesta d'acquisto. Questo include l'Identificatore del Caso (ID Richiesta d'Acquisto), un Nome Attività (es. Richiesta Creata, Approvata, Rifiutata) e un Timestamp per ogni attività. Attributi aggiuntivi come l'Utente, il Dipartimento o il Tipo di Richiesta possono arricchire l'analisi.

Ci si può aspettare una significativa riduzione dei tempi di ciclo di approvazione delle richieste e una diminuzione dei tassi di rifiuto. Il process mining aiuta a garantire una maggiore conformità alla politica di acquisto e standardizza i percorsi di approvazione, portando a operazioni più efficienti. In definitiva, accelera la creazione degli ordini di acquisto e minimizza gli sforzi di elaborazione manuale.

L'estrazione dei dati da NetSuite prevede solitamente l'uso di reportistica standard o query al database, gestibili dal Suo team IT o da un amministratore NetSuite. Le tabelle e i campi specifici dipendono dalla configurazione del sistema, ma le fonti di dati comuni sono generalmente accessibili. Sono disponibili strumenti e connettori per semplificare questo processo di estrazione.

Il Process Mining è una tecnica analitica non invasiva. Funziona analizzando i dati storici estratti dal Suo sistema NetSuite, senza alterare il sistema stesso o interrompere le operazioni in corso. Non sono necessarie modifiche dirette all'ambiente NetSuite attivo durante la fase di analisi.

Una volta estratti, puliti e caricati i dati, i primi insight possono essere generati in poche settimane, a volte persino giorni, a seconda della qualità dei dati e della complessità del processo. I primi risultati evidenziano solitamente i colli di bottiglia e le deviazioni più evidenti, fornendo aree immediate di miglioramento. Il monitoraggio continuo affina poi questi dati nel tempo.

Oltre all'accesso ai Suoi dati NetSuite, il requisito tecnico principale è una piattaforma software di process mining. Questa piattaforma gestirà l'ingestione dei dati, la modellazione e la visualizzazione. In genere non sono richiesti moduli NetSuite specifici o personalizzazioni, poiché l'analisi si concentra sui log delle transazioni esistenti.

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