BPMN 2.0

La guida definitiva a BPMN 2.0: tutti gli elementi, i benefici e i casi d’uso

Ti senti sopraffatto dalla complessità dei tuoi processi aziendali? Gestire molteplici compiti, monitorare vari passaggi e assicurare operazioni fluide può essere una sfida. Qui entra in gioco il Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0. BPMN 2.0 è un potente strumento che ti aiuta a visualizzare, comprendere e ottimizzare la gestione dei tuoi processi aziendali. Mappando i tuoi flussi di lavoro, puoi identificare inefficienze, ottimizzare i processi e migliorare l’efficienza complessiva.

Cos’è BPMN 2.0?

Pensa a BPMN 2.0 come a un linguaggio universale per mappare i processi aziendali. Questo è esattamente ciò che offre. Creato e supervisionato dall’Object Management Group (OMG), presenta una notazione standardizzata per creare diagrammi di flusso chiari e semplici delle tue operazioni aziendali. Il vero vantaggio di BPMN 2.0 è la sua natura indipendente dai fornitori, permettendo a chiunque, indipendentemente dal software utilizzato, di comprendere e interpretare un diagramma BPMN 2.0.

Il nostro prodotto SaaS di process insights incorpora BPMN 2.0 per unire Process Mining, design e simulazione, migliorando il business process management. Con questo software, puoi monitorare, valutare e migliorare i tuoi workflow, portando a significativi miglioramenti in efficienza e produttività.

Perché usare BPMN 2.0?

I vantaggi dell’uso di BPMN 2.0 nel business process management sono numerosi. Ecco solo alcuni:

• Migliorata comunicazione e collaborazione: BPMN 2.0 stabilisce un linguaggio comune tra analisti aziendali, sviluppatori, manager e tutti gli stakeholder coinvolti in un processo. Ciò migliora la comunicazione e il lavoro di squadra, portando a una gestione più efficiente.
• Maggiore chiarezza del processo: Visualizzare i processi attraverso i diagrammi di BPMN 2.0 aiuta a identificare rapidamente colli di bottiglia, ridondanze e opportunità di miglioramento. Questa chiarezza consente l’ottimizzazione dei processi per la massima efficienza.
• Documentazione e analisi semplificate: I diagrammi BPMN 2.0 servono come fonte centrale di verità per i tuoi processi aziendali. Questo elimina la necessità di documentazione estesa basata su testo e semplifica l’analisi dei processi.
• Migliore efficienza e riduzione degli errori: Processi ben definiti si traducono in meno errori e maggiore efficienza. BPMN 2.0 aiuta a raggiungere questo obiettivo offrendo un quadro strutturato per la progettazione e l’implementazione dei processi.

Comprendere gli elementi di base dei Diagrammi BPMN 2.0

Considera un diagramma BPMN 2.0 come il tuo progetto del processo aziendale, costruito con elementi di base:

BPMN utilizza questi quattro tipi di elementi per mappare un processo aziendale:

• Flow Objects: Eventi, Gateways e Attività
• Connecting Objects: Sequence Flow, Message Flow e Associazioni
• Swimlanes: Pools e Corsie
• Artifacts: Data Objects, Gruppi e Annotazioni

Approfondiamo gli elementi individuali e i loro ruoli.

Eventi

Gli eventi sono trigger critici che avviano, modificano o completano un processo aziendale. Sono rappresentati da cerchi con simboli all’interno, ciascun simbolo corrisponde a un tipo di evento specifico:

• Un start event è mostrato come un cerchio con un bordo sottile.
• Un end event è mostrato come un cerchio con un bordo spesso.
• Un intermediate event è mostrato come un cerchio con un bordo doppio.

Evento di Inizio

I diagrammi BPMN possono includere più eventi di inizio. Solo gli eventi collegati a un evento di inizio rilevante si attivano. Ad esempio, considera un processo di inserimento di ordini che dipende dalla modalità di ricezione—sito web, telefono o di persona. L’evento di inizio corrispondente avvierà il processo.

Evento di Fine

Un evento di fine segna la conclusione del processo, che si verifica dopo che tutti i passaggi nel diagramma sono stati completati. I processi possono produrre più esiti, come successo o fallimento; quindi, possono essere utilizzati più eventi di fine per illustrare vari risultati. Ad esempio, un ordine elaborato con successo si conclude con un evento di successo, mentre dettagli errati della carta che causano un fallimento della transazione resultano in un ordine non riuscito.

Questo esempio illustra risultati diversi all’interno delle categorie di eventi di fine. Eventi di fine multipli richiedono una denominazione distinta per evitare confusione.

Posizionato tra i punti di inizio e fine, un evento intermedio cattura o invia (“lancia”) informazioni. La sua funzione, sia per catturare che per lanciare, è discernibile esaminando gli elementi di collegamento del diagramma.

Nel diagramma, la ricezione di un messaggio avvia il processo. I compiti successivi verificano la disponibilità degli articoli, seguiti dall’invio di un link di conferma tramite un evento intermedio una volta confermata la disponibilità. L’elaborazione dell’ordine avanza solo dopo la ricezione del link di conferma, culminando nel completamento dell’ordine (evento di fine).

Gli eventi intermedi attivano vari simboli che influenzano il flusso degli eventi. Questi trigger includono messaggi, timer, errori, compensazioni, flussi condizionali, segnali, eventi multipli, escalation e processi paralleli, ciascuno rappresentando interazioni o condizioni specifiche.

Attività

In BPMN, le attività rappresentano i compiti specifici che devono essere completati all’interno del processo, come verificare un ordine o spedire un prodotto. Queste attività possono essere ulteriormente dettagliate per indicare azioni ripetitive come i loop.

Attività

Le attività sono classificate in base al coinvolgimento dei partecipanti e agli oggetti che utilizzano, consumano o generano nel processo.

Attività Generica

Un tipo di attività fondamentale nel tuo modello di processo, le attività generiche possono essere rapidamente implementate e successivamente perfezionate in sottotipi specifici.

Attività Manuale

Eseguita da individui, le attività manuali non interagiscono direttamente con un motore di processo. Esempi includono l’organizzazione di documenti, la risoluzione di problemi di fatturazione per telefono e le interazioni con i clienti al banco di servizio.

Attività Utente

Le attività utente sono eseguite da individui e sono specificamente assegnate da un motore di processo. Questo motore assegna le attività direttamente nella coda dei task di ciascun utente. Al completamento, il motore richiede un riconoscimento, spesso tramite l’inserimento di dati o il clic su un pulsante.

Esempi includono la revisione delle fatture, le approvazioni di ferie e la gestione dei ticket di supporto.

Attività di Ricezione

Le attività di ricezione modellano la ricezione di un messaggio come un compito distinto all’interno del flusso di processo. Questo tipo di attività serve come alternativa all’evento di cattura del messaggio, rappresentato in BPMN 2.0 dal simbolo di una busta vuota.

Attività di Ricezione (Istantaneazione)

Indicate da una piccola icona di evento in alto a sinistra, le attività di ricezione istantanee iniziano i processi, sostituendo gli eventi di inizio messaggio.

Attività di Invio

Eseguita dal motore di processo, le attività di invio invocano i servizi web in modo asincrono tramite code di messaggi, gestendo compiti tecnici.

Attività Script

Le attività script sono eseguite direttamente all’interno del motore di processo e devono essere scritte in un linguaggio che il motore può interpretare.

Attività di Servizio

Le attività di servizio si riferiscono alle operazioni eseguite da applicazioni software, automaticamente eseguite come parte del flusso di processo. Tipicamente, BPMN presuppone che queste funzioni siano fornite tramite servizi web, sebbene siano possibili implementazioni alternative. Queste attività svolgono un ruolo cruciale nell’integrazione orientata ai processi, allineandosi strettamente con i principi della Service-Oriented Architecture (SOA).

Attività Regola Aziendale

Introdotte in BPMN 2.0, le attività regola aziendale applicano regole specifiche all’interno di un processo.

Altri Tipi di Attività

Esplora tipi di attività cruciali come sub-processi collassati, attività multi-instanza e sub-attività ad-hoc per migliorare la chiarezza del processo.

Collapsed Sub-Process

Un collapsed sub-process racchiude una serie di attività all’interno del processo più grande per chiarezza e semplificazione. Questo sub-process rappresenta i passi collettivi come un’unica entità, dettagliata separatamente in un formato espanso in un’altra sezione del diagramma.

Ad-hoc Sub-Process

I sub-processi ad-hoc sono caratterizzati da un ordine di esecuzione flessibile, senza una sequenza predeterminata. Questa flessibilità permette alle attività all’interno di questi sub-processi di essere svolte in qualsiasi ordine o persino saltate, in base ai requisiti specifici.

Loop Task

Le loop tasks sono progettate per ripetersi in un ciclo, simile a un ciclo “do while” in programmazione. Le attività o sub-attività vengono eseguite una volta prima che le condizioni di uscita vengano valutate. Se la condizione non è soddisfatta, l’attività viene ripetuta. Una volta soddisfatte le condizioni, il processo passa alle attività successive.

Multi-instance

Una multi-instance activity indica che l’attività si ripete per un determinato numero di oggetti o elementi, con la frequenza di ripetizione determinata dal conteggio prestabilito di elementi. Le multi-instance activities funzionano in modo simile a un ciclo for-each, dove un’attività o subprocesso viene eseguita per ogni elemento in una collezione. Ogni elemento viene processato nella propria istanza, e l’attività è considerata completata solo dopo che tutte le istanze sono state completate. Le linee verticali indicano che gli elementi nel ciclo multi-instance sono processati contemporaneamente, il che significa che tutti gli elementi vengono eseguiti in parallelo. D’altra parte, le linee orizzontali suggeriscono che gli elementi sono processati uno dopo l’altro, indicando un’esecuzione sequenziale.

Compensation

Le compensation tasks sono progettate per gestire gli eventi di compensazione all’interno di un workflow. Queste attività sono sempre collegate al diagramma di processo attraverso associazioni, non flussi di sequenza.

Compensation Combined

Le compensation tasks possono essere combinate con loop e multi-instance. In questi scenari, sia il marcatore di compensazione che il marcatore del loop/multi-instance sono posizionati uno accanto all’altro. Inoltre, le compensation tasks possono essere integrate con qualsiasi tipo di attività precedentemente introdotto. Questa flessibilità consente vari scenari, come una manual compensation task che si ripete fino al successo o che viene eseguita ripetutamente in parallelo quando possibile.

Gateways

I Gateways sono nodi decisionali fondamentali all’interno di un processo, che indirizzano il flusso in base a condizioni o eventi specifici. Rappresentati da forme a diamante nei diagrammi BPMN, questi gateways possono assumere varie forme, inclusi tipi inclusivi, esclusivi, paralleli e complessi. Possono anche operare in base a trigger di dati o eventi.

Exclusive Gateway

Inclusive Gateway

Parallel Gateway

Event Gateway

Exclusive Gateway

Raffigurato come un rombo, con una “X” all’interno o senza, l’exclusive gateway dirige il flusso del processo verso uno solo dei possibili percorsi di output.

Inclusive Gateway

Caratterizzato da un rombo contenente un cerchio, l’inclusive gateway permette al flusso di processo di divergere in più rami contemporaneamente. Richiede che tutti i percorsi iniziati siano completati prima di potersi unire a un gateway successivo.

Parallel Gateway

Rappresentato da un rombo con un segno di più (”+”) all’interno, il parallel gateway attiva tutti i percorsi in uscita contemporaneamente quando divide il flusso. Per i percorsi convergenti, assicura che tutti i rami in entrata siano completati prima di procedere con il flusso successivo.

Event Gateway

L’event gateway è raffigurato come un rombo con un cerchio a doppio bordo che conduce a un esagono all’interno, rappresentando un punto decisionale basato su eventi. Questo gateway dirige il workflow in base al primo evento o task che si verifica, come la ricezione di un messaggio o un trigger simile.

Oggetti di Connessione

Sequence Flow

Message Flow

Association

Questi elementi illustrano le associazioni cruciali in un processo. Riconosci i tre tipi di connettori: Sequence Flow, Message Flow e Association.

Sequence Flow

Rappresenta l’ordine in cui le attività dovrebbero essere eseguite, descritto come una linea retta che termina con una freccia. Può indicare un percorso condizionale o predefinito.

Message Flow

Il connettore di Message Flow illustra la comunicazione tra pool diversi o attraverso confini organizzativi, come i dipartimenti. Non è pensato per collegare eventi o attività all’interno dello stesso pool. Questo connettore è rappresentato da una linea tratteggiata che inizia con un cerchio e termina con una freccia aperta.

Association

Linee tratteggiate rappresentano le connessioni tra attività e artefatti, aggiungendo chiarezza senza influenzare la sequenza del processo.

Pools e Swimlanes

I Pools sono componenti chiave che rappresentano gruppi di partecipanti principali in un processo, come aziende o dipartimenti. Le swimlanes all’interno di questi pools aiutano a organizzare le attività in base a ruoli o responsabilità, garantendo chiarezza nel flusso di lavoro. Una swimlane potrebbe esemplificare un sistema, estendendosi oltre i semplici dipartimenti o ruoli.

Collapsed Pool

In BPMN 2.0, un collapsed pool indica un partecipante o entità esterna, con i suoi processi interni e attività mantenuti nascosti. Un pool tipicamente rappresenta un partecipante (come un’organizzazione, dipartimento o sistema) nel processo.

• Collapsed Pool: Il flusso interno di attività e compiti all’interno di questo pool rimane non visualizzato, con solo il contorno del pool visibile. Questo è utile quando non è necessario mostrare dettagli interni del partecipante, ma è importante riconoscere il loro coinvolgimento.

• Use Case: Un collapsed pool è utile per illustrare le interazioni tra più partecipanti senza richiedere i dettagli dei processi interni per alcuni nel tuo diagramma.

In sintesi, un collapsed pool in BPMN 2.0 è vantaggioso quando l’accento è posto sulle interazioni tra partecipanti piuttosto che sulle complessità dei compiti all’interno di ciascun partecipante.

Artefatti

Gli artefatti arricchiscono i diagrammi BPMN fornendo dettagli essenziali, suddivisi in data objects, gruppi e annotazioni, migliorando così la comprensione del processo da parte dei partecipanti.

Data Objects

Questi elementi sono fondamentali per definire i dati richiesti in un’attività di processo. Un data store funge da deposito cruciale per raccogliere o depositare informazioni, garantendo la conservazione dei dati una volta concluso il processo. Inoltre, la raccolta dei dati è divisa in Data Input e Data Output, dettagliando le necessità di dati e documentando i dati generati.

Group

Serve come una categorizzazione logica delle attività, migliorando la chiarezza e la comprensione del diagramma senza alterarne il flusso.

Text Annotation

Le annotazioni testuali forniscono spiegazioni o intuizioni aggiuntive su parti specifiche del diagramma, aiutando a migliorare la comprensione dei suoi componenti.

Creare un Diagramma BPMN

Il principio fondamentale del BPMN ruota attorno al concetto di processo. Per redigere efficacemente un diagramma BPMN, è meglio comprendere inizialmente il processo nei passaggi di base e poi incorporare progressivamente dettagli aggiuntivi per svilupparlo.

Ecco una guida passo-passo, adatta ai principianti, per creare un diagramma BPMN:

1. Identifica i Passaggi Essenziali: Inizia individuando i passaggi principali, insieme ai punti di inizio e fine. Ad esempio, in un dato diagramma, quando viene effettuato un ordine, azioni cruciali come ricevere l’ordine, verificare il credito, evadere l’ordine e emettere una fattura dovrebbero essere identificate.

2. Esplora Percorsi Alternativi: Successivamente, indaga su eventuali percorsi alternativi che potrebbero sorgere, portando a risultati diversi come il completamento dell’ordine. Ciò comporta l’integrazione di vari gateway per facilitare processi e direzioni alternativi.

3. Implementa Pool e Corsie: Questa fase comporta il riconoscimento dei principali stakeholder, dipartimenti e ruoli all’interno di ciascun ente, e l’organizzazione delle attività nei rispettivi pool e corsie per delineare chiaramente le responsabilità.

4. Facilita la Comunicazione di Messaggi: Introduci eventuali scambi di messaggi necessari tra pool diversi o all’interno dello stesso pool per garantire un flusso di informazioni fluido.

5. Aggiungi Artefatti e Dettagli: Introduci artefatti necessari, compresi documenti e ruoli degli attori. Sviscera compiti complessi in sottoprocessi.

6. Gestisci gli Errori: Infine, identifica e incorpora meccanismi per gestire eventuali errori potenziali che potrebbero verificarsi nel processo.

Sommario

• Events: Indicano punti di inizio e fine dei processi o azioni significative (es. un ordine o la ricezione di un pagamento).
• Activities: Rappresentano compiti specifici all’interno del processo (es. verifica ordini, spedizione prodotti).
• Gateways: Punti decisionali che dirigono il flusso del processo in base a criteri (es. controllo importo ordini).
• Sequence Flows: Frecce che mostrano l’ordine delle attività.
• Data Objects: Informazioni usate o generate, come dati cliente o dettagli ordine.

Comprendendo questi elementi core e come interagiscono tra loro, puoi creare diagrammi BPMN 2.0 che catturano efficacemente l’essenza dei tuoi processi aziendali.

BPMN 2.0 è uno strumento trasformazionale per gestire i processi aziendali. Offre un approccio standardizzato e visivo al modeling che migliora comunicazione, chiarezza ed efficienza operativa.

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BPMN 2.0 Business Process Model and Notation

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