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Migliorare il suo Purchase to Pay - Elaborazione Fatture

Sbloccate l'efficienza in Coupa con la nostra guida all'ottimizzazione in 6 fasi.
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Migliorare il suo Purchase to Pay - Elaborazione Fatture
Sfide (11) Obiettivi (11) 6 Fasi Anteprima Risultati Dati FAQ (5)

Ottimizzate l'Elaborazione delle Fatture Coupa per la Massima Efficienza

L'elaborazione manuale delle fatture può nascondere inefficienze, portando a ritardi nei pagamenti e sfide di conformità. La nostra piattaforma la aiuta a individuare con precisione i colli di bottiglia e a snellire i suoi workflow. Scopra come identificare le aree di miglioramento e aumentare la sua efficienza operativa. Inizi oggi a ottimizzare le sue operazioni.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

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Perché Ottimizzare il Purchase to Pay - Elaborazione Fatture

L'elaborazione delle fatture è un pilastro fondamentale per la salute finanziaria e l'efficienza operativa della sua organizzazione. Nel complesso panorama del Purchase to Pay, le inefficienze nella gestione delle fatture possono portare a significative perdite finanziarie, relazioni tese con i fornitori e rischi di conformità. La gestione manuale, i workflow frammentati e la mancanza di visibilità in tempo reale all'interno di sistemi come Coupa spesso si traducono in pagamenti ritardati, sconti per pagamento anticipato persi e un aumento dei costi operativi. Ottimizzare il suo Purchase to Pay - Elaborazione Fatture non significa semplicemente accelerare i processi, ma trasformare una funzione finanziaria critica in un vantaggio strategico, assicurando che il flusso di cassa sia gestito efficacemente e mantenendo solide relazioni con i suoi fornitori. Comprendere il vero stato "as-is" dell'elaborazione delle sue fatture è il primo passo verso il raggiungimento di questi miglioramenti vitali.

Come il Process Mining Illumini i Workflow di Fatturazione Coupa

Il Process Mining offre una lente ineguagliabile sul percorso effettivo di ogni fattura all'interno del suo sistema Coupa, dalla sua ricezione iniziale all'esecuzione finale del pagamento. Analizzando i log degli eventi, il Process Mining ricostruisce il flusso completo, end-to-end, del suo Purchase to Pay - Elaborazione Fatture, rivelando precisamente come il lavoro viene svolto, non solo come dovrebbe essere svolto. Utilizza il numero di fattura come identificatore di caso unico, permettendole di tracciare il percorso di ogni singola fattura. Questa visione dettagliata individua dove le fatture si bloccano, quali passaggi di approvazione vengono frequentemente saltati o rielaborati e se i blocchi di pagamento vengono applicati e rilasciati in modo coerente in determinate condizioni. Lei può identificare variazioni di processo non conformi, scoprire colli di bottiglia nascosti che prolungano il tempo di ciclo delle fatture e comprendere i veri fattori di costo associati a deviazioni specifiche. Questo approccio basato sui dati va oltre le supposizioni, fornendo prove concrete per un'ottimizzazione mirata del processo Purchase to Pay.

Aree Chiave di Miglioramento nell'Elaborazione delle Fatture

Sfruttare il Process Mining per il suo Purchase to Pay - Elaborazione Fatture in Coupa sblocca diverse aree critiche di miglioramento:

  • Identificazione e Risoluzione dei Colli di Bottiglia: Identifichi visivamente le fasi specifiche in cui le fatture si accumulano o subiscono ritardi eccessivi, come cicli di approvazione prolungati, discrepanze ricorrenti di corrispondenza o processi di codifica inefficienti. Ciò consente interventi mirati per ridurre il tempo di ciclo complessivo delle fatture.
  • Miglioramento della Conformità e Mitigazione del Rischio: Rilevi deviazioni dalle procedure operative standard e dai termini di pagamento, segnalando potenziali violazioni della conformità o persino attività fraudolente. Comprenda perché certe fatture vengono frequentemente rifiutate o hanno blocchi di pagamento applicati, consentendole di affrontare le cause radice in modo proattivo.
  • Opportunità di Automazione: Individui attività manuali ripetitive o errori comuni di inserimento dati che potrebbero essere snelliti o completamente automatizzati. Ciò libera il suo team finanziario per concentrarsi su attività più strategiche, aumentando la loro efficienza e riducendo i costi di elaborazione manuale.
  • Ottimizzazione del Capitale Circolante: Accelerando il ciclo di elaborazione delle fatture, può gestire meglio il flusso di cassa, capitalizzare gli sconti per pagamento anticipato ed evitare penali per ritardato pagamento, contribuendo direttamente a un miglioramento del capitale circolante.
  • Approvazioni e Corrispondenze Semplificate: Analizzi le gerarchie di approvazione e i tassi di successo della corrispondenza per identificare opportunità di semplificazione dei workflow, implementazione di automazione intelligente per scenari comuni e riduzione dell'intervento manuale.

Risultati Attesi dall'Elaborazione Fatture Ottimizzata

Applicando il Process Mining al suo Purchase to Pay - Elaborazione Fatture in Coupa, può aspettarsi risultati trasformativi che impattano significativamente le sue performance finanziarie e operative:

  • Riduzione del Tempo di Ciclo delle Fatture: Riduca drasticamente il tempo dalla ricezione della fattura al pagamento, spesso del 30% o più, eliminando i colli di bottiglia identificati e snellendo i workflow. Questo affronta direttamente "come ridurre il tempo di ciclo del Purchase to Pay - Elaborazione Fatture".
  • Costi di Elaborazione Inferiori: Ottenga significativi risparmi sui costi riducendo lo sforzo manuale, minimizzando la rilavorazione ed evitando commissioni per pagamenti in ritardo. Questo porta a un'operazione Purchase to Pay più efficiente in termini di costi.
  • Miglioramento della Posizione di Conformità: Rafforzi l'aderenza alle politiche interne e alle normative esterne, riducendo i rischi di audit e garantendo una governance finanziaria coerente per tutte le transazioni di fatturazione.
  • Relazioni con i Fornitori Migliorate: Promuova relazioni più solide e affidabili con i suoi fornitori attraverso pagamenti tempestivi e prevedibili, portando potenzialmente a migliori termini di negoziazione e a una maggiore stabilità della catena di approvvigionamento.
  • Aumento della Produttività del Team: Doti i suoi team finanziari e di approvvigionamento di processi più efficienti, consentendo loro di concentrarsi su attività a maggior valore e iniziative strategiche piuttosto che sulla risoluzione reattiva dei problemi. Questi benefici misurabili sottolineano il valore dell'ottimizzazione dei processi basata sui dati.

Iniziare la Trasformazione del suo Purchase to Pay - Elaborazione Fatture

Intraprendere il percorso per ottimizzare il suo Purchase to Pay - Elaborazione Fatture all'interno di Coupa inizia con la comprensione della sua realtà attuale. Questo template di Process Mining fornisce la struttura per connettersi rapidamente ai suoi dati Coupa, visualizzare i suoi workflow di elaborazione delle fatture e scoprire insight attuabili. Le consente di andare oltre le supposizioni, sfruttando dati empirici per guidare cambiamenti di impatto. Identificando le inefficienze e concentrandosi sulle aree chiave di miglioramento, può sbloccare un valore sostanziale, portando a un'operazione Purchase to Pay più efficiente, conforme e conveniente. Faccia il primo passo verso una trasformazione basata sui dati dell'elaborazione delle sue fatture e realizzi il pieno potenziale del suo investimento in Coupa.

Dall'Acquisto al Pagamento - Elaborazione Fatture Verifica Fattura Contabilità Fornitori Processo P2P Approvazione Fattura Ritardi di Pagamento Gestione della Conformità Ottimizzazione del Capitale Circolante Relazioni con i Fornitori Riconciliazione Ordine di Acquisto

Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

Workflow di approvazione fatture inefficienti possono ritardare significativamente i pagamenti, portando a sconti per pagamento anticipato persi, relazioni tese con i fornitori e potenziali penali per ritardato pagamento. Ciò influisce sul capitale circolante e aggiunge costi inutili al suo Purchase to Pay - Elaborazione Fatture. ProcessMind analizza i percorsi precisi che le fatture intraprendono attraverso Coupa, evidenziando dove le approvazioni si bloccano, identificando specifici approvatori o reparti che causano colli di bottiglia e quantificandone l'impatto. Ciò consente un'ottimizzazione mirata dei workflow di approvazione.

La corrispondenza manuale o errata delle fatture agli ordini di acquisto spesso crea eccezioni che richiedono un significativo sforzo manuale per essere risolte. Queste discrepanze nel Purchase to Pay - Elaborazione Fatture immobilizzano risorse e introducono errori, estendendo il tempo di elaborazione per le fatture conformi. ProcessMind visualizza tutte le deviazioni dal processo standard di corrispondenza PO in Coupa, identificando le cause radice delle discrepanze, come errori di inserimento dati o imprecisioni PO. Aiuta a individuare dove e perché si verificano i problemi di corrispondenza, consentendo una prevenzione proattiva.

I ritardi nell'elaborazione delle fatture, dalla ricezione al pagamento finale, spesso comportano che le organizzazioni non riescano a capitalizzare i preziosi sconti per pagamento anticipato offerti dai fornitori. Ciò influisce direttamente sulla redditività e aumenta il costo reale di beni e servizi nel suo Purchase to Pay - Elaborazione Fatture. ProcessMind traccia l'esatto ciclo di vita di ogni fattura in Coupa, da "Fattura Ricevuta" a "Pagamento Eseguito", identificando le attività specifiche e i ritardi che impediscono i pagamenti tempestivi. Questo consente aggiustamenti di processo per catturare il massimo risparmio.

Le fatture non elaborate secondo le politiche aziendali stabilite o i requisiti normativi possono portare a rilievi di audit, sanzioni finanziarie e danni reputazionali. Garantire una rigorosa aderenza in tutto il Purchase to Pay - Elaborazione Fatture è fondamentale per la mitigazione del rischio. ProcessMind rileva automaticamente tutte le istanze in cui l'elaborazione delle fatture in Coupa devia da regole predefinite o percorsi ottimali, segnalando azioni o passaggi non conformi. Fornisce una chiara visibilità sulle violazioni delle politiche e sulla loro frequenza.

La gestione di eccezioni ed errori durante l'elaborazione delle fatture, come errori di codifica o fatture rifiutate, consuma tempo e risorse significativi. Questa rilavorazione manuale aumenta i costi operativi e distoglie il personale da attività a valore aggiunto all'interno del Purchase to Pay - Elaborazione Fatture. ProcessMind individua le attività che generano il maggior numero di cicli di rilavorazione, come "Discrepanza di Corrispondenza Gestita" o "Fattura Rifiutata", e ne quantifica la frequenza e l'impatto in Coupa. Aiuta a identificare le cause radice di queste eccezioni per l'automazione o l'eliminazione.

Senza una visione chiara e in tempo reale di dove si trova ogni fattura nel ciclo di elaborazione, gli stakeholder faticano a rispondere alle richieste dei fornitori o a prevedere accuratamente il cash flow. Questa mancanza di trasparenza può portare a inefficienze operative e a decisioni scadenti nel Dall'Acquisto al Pagamento - Elaborazione Fatture. ProcessMind ricostruisce l'intero percorso di ogni fattura in Coupa, fornendo una visione completa end-to-end del processo dalla ricezione al pagamento. Visualizza tutte le attività e la loro sequenza, offrendo una trasparenza senza precedenti sullo status delle fatture e sui bottleneck.

Le fatture che vengono frequentemente bloccate per il pagamento, per motivi come discrepanze di quantità o documentazione mancante, interrompono significativamente i piani di pagamento e richiedono uno sforzo extra per essere risolte. Questi ritardi possono danneggiare le relazioni con i fornitori e il flusso di cassa all'interno del Purchase to Pay - Elaborazione Fatture. ProcessMind identifica le attività e gli attributi specifici, come "Blocco di Pagamento Impostato" e "Motivo Blocco di Pagamento", che portano a blocchi di pagamento in Coupa. Scopre i trigger comuni e aiuta a snellire il processo di risoluzione rivelando problemi ricorrenti.

Molteplici variazioni non documentate nel modo in cui le fatture vengono elaborate possono portare a tempi di consegna imprevedibili, tassi di errore più elevati e difficoltà nella standardizzazione delle migliori pratiche. Questa mancanza di standardizzazione influisce sull'efficienza e sul controllo nel Purchase to Pay - Elaborazione Fatture. ProcessMind visualizza tutte le varianti di processo effettive intraprese dalle fatture in Coupa, identificando percorsi non standard e la loro frequenza. Aiuta a rivelare processi ombra e deviazioni dal percorso ideale previsto, consentendo la standardizzazione e la semplificazione dei processi.

Il tempo complessivo necessario affinché una fattura passi da "Fattura Ricevuta" a "Pagamento Eseguito" è spesso troppo lungo, indipendentemente da specifici bottleneck. Questo tempo di ciclo esteso influisce sul capitale circolante, sulla soddisfazione dei fornitori e sull'allocazione delle risorse interne nel Dall'Acquisto al Pagamento - Elaborazione Fatture. ProcessMind calcola la durata precisa di ogni fase e dell'intero processo end-to-end in Coupa, evidenziando dove si verificano ritardi cumulativi. Fornisce insight basati sui dati sui tempi di ciclo medi e outlier, consentendo miglioramenti mirati per accelerare il processo.

Il costo cumulativo di elaborazione di ogni fattura, inclusa la manodopera per le attività manuali, la gestione delle eccezioni e i ritardi, può essere inaspettatamente elevato. Inefficienze non rilevate contribuiscono all'aumento delle spese operative nel vostro Dall'Acquisto al Pagamento - Elaborazione Fatture. ProcessMind identifica inefficienze nascoste e punti di contatto manuali all'interno di Coupa che aumentano il costo per fattura, come passaggi di approvazione eccessivi o frequenti cicli di rilavorazione. Quantifica l'impatto di questi problemi, consentendo strategie di riduzione dei costi.

Frequenti ritardi nei pagamenti, discrepanze irrisolte o mancanza di trasparenza riguardo lo stato delle fatture possono danneggiare gravemente le relazioni con i fornitori chiave. Ciò può influire sulla stabilità della catena di approvvigionamento e sul potere negoziale all'interno del Purchase to Pay - Elaborazione Fatture. ProcessMind fornisce insight sulle cause radice dell'insoddisfazione dei fornitori, come pagamenti tardivi costanti o gestione prolungata delle eccezioni per specifici fornitori in Coupa. Aiuta a identificare modelli problematici per migliorare le interazioni con i fornitori e la prevedibilità dei pagamenti.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Questo obiettivo si concentra sull'accorciamento della durata da quando una fattura viene inviata per approvazione a quando riceve l'approvazione finale. Il raggiungimento di questo obiettivo ha un impatto diretto sulla gestione del cash flow, riduce le penali per ritardato pagamento e migliora la buona volontà dei fornitori, aumentando l'efficienza complessiva del Dall'Acquisto al Pagamento. ProcessMind individua i bottleneck nel workflow di approvazione, identificando specifici approvatori o passaggi che causano ritardi. Analizzando le durate delle attività e i percorsi degli user, individua le inefficienze, consentendo alle organizzazioni di implementare processi di approvazione più rapidi in Coupa e misurare riduzioni del 20-30% entro pochi mesi.

Questo obiettivo mira a diminuire il numero di fatture che richiedono intervento manuale a causa di discrepanze tra la fattura e il relativo ordine di acquisto. Ridurre queste eccezioni diminuisce lo sforzo manuale, accelera l'elaborazione e migliora l'accuratezza dei dati all'interno del processo Dall'Acquisto al Pagamento. ProcessMind analizza le cause profonde delle discrepanze di abbinamento, rivelando errori comuni nella creazione degli ordini di acquisto o nella cattura dei dati delle fatture. Evidenzia fornitori specifici o categorie di prodotti soggetti a problemi, consentendo miglioramenti mirati nelle configurazioni o nella formazione di Coupa, riducendo così le eccezioni del 15-25%.

Questo obiettivo si concentra sull'aumento della percentuale di fatture per le quali vengono riscossi con successo gli sconti per pagamento anticipato disponibili. Il raggiungimento di questo obiettivo contribuisce direttamente al risparmio sui costi e migliora la gestione del capitale circolante, dimostrando un'operazione finanziaria più efficiente. ProcessMind identifica le fatture che hanno perso opportunità di sconto per pagamento anticipato a causa di ritardi nell'elaborazione o termini di pagamento trascurati. Analizzando l'intero percorso della fattura in Coupa, evidenzia dove i processi possono essere accelerati per rispettare le scadenze degli sconti, aumentando potenzialmente gli sconti catturati del 10-20%.

Questo obiettivo riguarda la garanzia che tutte le attività di elaborazione delle fatture seguano rigorosamente le politiche interne e i requisiti normativi predefiniti. Mantenere elevati standard di conformità mitiga il rischio, previene le frodi e assicura la preparazione all'audit per tutte le transazioni Dall'Acquisto al Pagamento. ProcessMind rileva automaticamente le deviazioni dalle procedure operative standard o dalle regole di conformità stabilite, come approvazioni non autorizzate o passaggi saltati. Fornisce una mappa visiva di tutte le varianti di processo in Coupa, rendendo facile identificare e rettificare i percorsi non conformi, migliorando così i tassi di conformità di oltre il 95%.

Questo obiettivo cerca di ridurre lo sforzo manuale richiesto per risolvere le eccezioni comuni nell'elaborazione delle fatture, come piccole discrepanze di data o informazioni mancanti. Automatizzare questi task libera il personale per problemi più complessi, accelerando l'elaborazione e riducendo i costi operativi. ProcessMind individua i tipi di eccezioni più frequenti e le loro cause profonde, evidenziando opportunità di automazione. Identificando gli interventi manuali ripetitivi in Coupa, abilita implementazioni mirate di automazione robotica dei processi (RPA), riducendo la gestione manuale delle eccezioni del 30-40%.

Questo obiettivo mira a fornire agli stakeholder informazioni immediate e accurate sull'avanzamento di una fattura attraverso l'intero ciclo Dall'Acquisto al Pagamento. Una maggiore visibilità riduce le richieste, consente la risoluzione proattiva dei problemi e migliora l'accuratezza della pianificazione finanziaria. ProcessMind fornisce una visione dinamica end-to-end del percorso di ogni fattura, mostrando lo status corrente, la durata di ogni fase e le attività future. Questo insight, derivato dai dati event di Coupa, abilita i team a tracciare le fatture in modo proattivo e a migliorare significativamente la comunicazione, riducendo i volumi di richieste di status del 20%.

Questo obiettivo si concentra sull'identificazione e la risoluzione delle cause sottostanti dei blocchi di pagamento frequenti, prevenendone il ripetersi. Un'esecuzione di successo riduce i ritardi nei pagamenti, evita penali per mora e promuove relazioni più solide con i fornitori. ProcessMind analizza la storia dei blocchi di pagamento, identificando le ragioni comuni e i passaggi che precedono la loro applicazione. Rivelando pattern e cause profonde nel processo di pagamento di Coupa, consente azioni correttive mirate per prevenire futuri blocchi, puntando a una riduzione del 50% dei blocchi ricorrenti.

Questo obiettivo mira a garantire che tutte le fatture seguano un percorso coerente e ottimizzato dalla ricezione al pagamento, riducendo le variazioni e assicurando che le best practice siano applicate uniformemente. La standardizzazione migliora l'efficienza, riduce gli errori e semplifica la formazione per il nuovo personale. ProcessMind scopre tutte le varianti di processo effettive, evidenziando le deviazioni dal workflow ideale o previsto. Permette alle organizzazioni di confrontare i diversi percorsi intrapresi dalle fatture in Coupa, individuando le deviazioni inefficienti e facilitando l'applicazione di un unico processo standard ottimizzato in tutta l'organizzazione.

Questo obiettivo generale mira a ridurre significativamente il tempo totale necessario affinché una fattura completi il suo intero ciclo di vita, dalla ricezione al pagamento finale. Un'elaborazione più rapida migliora il cash flow, riduce i costi operativi e aumenta l'efficienza complessiva del Dall'Acquisto al Pagamento. ProcessMind mappa l'intero percorso della fattura, identificando percorsi critici, bottleneck e cicli di rilavorazione che prolungano il ciclo. Analizzando le durate delle attività e i passaggi (handoff) in Coupa, individua opportunità per snellire il processo, consentendo una riduzione totale del tempo di ciclo del 15-20% o più.

Questo obiettivo mira alle spese dirette e indirette associate all'elaborazione di ogni fattura, con l'intento di ridurre i costi operativi complessivi. Raggiungerlo migliora la redditività e l'allocazione delle risorse all'interno della funzione Dall'Acquisto al Pagamento. ProcessMind identifica inefficienze, punti di contatto manuali e attività di rilavorazione che contribuiscono a costi di elaborazione più elevati. Quantificando l'impatto dei bottleneck e delle deviazioni sul percorso di elaborazione della fattura in Coupa, consente iniziative mirate di riduzione dei costi, puntando a una riduzione del 10-15% del costo per fattura.

Questo obiettivo si concentra sul miglioramento delle relazioni con i fornitori garantendo pagamenti tempestivi e accurati, insieme a una comunicazione chiara riguardo allo status della fattura. I fornitori soddisfatti sono più propensi a offrire condizioni migliori e a mantenere partnership solide. ProcessMind fornisce insight sui ritardi nei pagamenti, sui frequenti blocchi di pagamento e sulle lacune di comunicazione che influiscono negativamente sui fornitori. Ottimizzando l'elaborazione delle fatture e la pianificazione dei pagamenti all'interno di Coupa, contribuisce direttamente a pagamenti più affidabili e a una maggiore fiducia dei fornitori, quantificabile dalla riduzione delle richieste dei fornitori e dal miglioramento del feedback.

Il Percorso di Miglioramento in 6 Passi per Dall'Acquisto al Pagamento - Elaborazione Fatture

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Scarica il Modello
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Esporta i Tuoi Dati
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Carica il Tuo Dataset
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Analizza il Tuo Processo
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Implementa Miglioramenti
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Monitora il Tuo Processo
1

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Cosa fare

Acceda al template Excel preformattato progettato per i dati di elaborazione fatture Coupa. Questo template assicura che i suoi dati siano strutturati correttamente per un'analisi efficiente.

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Perché è importante

Avere una struttura dati standardizzata è cruciale per un Process Mining accurato. Previene errori comuni e assicura un processo di ingestione dati fluido.

Risultato atteso

Un template di dati pronto all'uso, specificamente adattato per i suoi dati di elaborazione fatture Coupa.

COSA OTTERRAI

Ottimizzate la Fatturazione Coupa con Viste Chiare dei Processi

ProcessMind rivela il vero flusso della vostra elaborazione fatture Coupa, individuando ogni ritardo e deviazione. Ottenete visualizzazioni chiare per comprendere dove risiedono le inefficienze.
  • Visualizzate i `workflow` reali delle fatture Coupa
  • Individuate istantaneamente i `bottleneck` di elaborazione.
  • Identificare passaggi di fatturazione non conformi
  • Accelerare i tempi di ciclo delle fatture
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Sbloccate le Massime Prestazioni nell'Elaborazione delle Fatture

Questi risultati illustrano le significative efficienze e i risparmi sui costi che le organizzazioni tipicamente realizzano ottimizzando l'elaborazione delle fatture Dall'Acquisto al Pagamento, in particolare all'interno di sistemi come Coupa. Identificando `bottleneck` e deviazioni, il `Process Mining` consente miglioramenti basati sui `dati` per snellire i `workflow` e ridurre lo sforzo manuale.

0 %
Approvazioni Fatture più Veloci

Riduzione media del tempo di approvazione

Identificando e snellendo i colli di bottiglia nel workflow di approvazione, le organizzazioni accelerano significativamente il tempo necessario affinché le fatture vengano approvate, riducendo i ritardi e migliorando l'efficienza.
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Sconti Anticipati Aumentati

Aumento degli sconti di pagamento acquisiti

Il Process Mining aiuta a scoprire opportunità mancate per sconti di pagamento anticipato evidenziando le fasi di elaborazione ritardate, permettendo alle organizzazioni di ottimizzare i tempi di pagamento e risparmiare denaro.
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Conformità del processo migliorata

Miglioramento nell'aderenza ai processi standard

Visualizzando i flussi di processo effettivi rispetto ai percorsi ideali, le organizzazioni possono garantire una maggiore aderenza a regole e politiche predefinite, riducendo rischi e rilievi di audit.
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Meno Eccezioni Manuali

Diminuzione delle necessità di intervento manuale

Identificare le cause radice delle eccezioni comuni, come problemi di corrispondenza PO o blocchi di pagamento, consente automazione mirata e aggiustamenti di processo, riducendo significativamente la gestione manuale e i costi associati.
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Elaborazione Fatture Ottimizzata

Riduzione del tempo di ciclo end-to-end

Scoprendo ed eliminando i ritardi lungo l'intero percorso di elaborazione delle fatture, le organizzazioni raggiungono un throughput più rapido, portando a migliori relazioni con i fornitori e a un'efficienza operativa.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano i miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati Consigliati

Inizi con gli attributi e le attività più critiche, quindi espanda la sua analisi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificatore unico per la fattura di un fornitore. Questo serve come chiave primaria per tracciare la fattura durante l'intero ciclo di vita.

Perché è importante

È l'identificatore di caso essenziale che collega tutti gli eventi per una singola fattura, consentendo un'analisi di processo coerente e end-to-end.

Il timestamp preciso che indica quando si è verificata un'attività o un evento specifico.

Perché è importante

Fornisce i dati cronologici necessari per calcolare tutte le durate, i tempi di ciclo e i tempi di attesa, che sono fondamentali per l'analisi delle prestazioni.

L'utente o l'agente di sistema che ha eseguito l'attività.

Perché è importante

Consente l'analisi del carico di lavoro, individua i colli di bottiglia causati da utenti o team specifici e aiuta a valutare le prestazioni e la conformità degli utenti.

Il nome del fornitore che ha presentato la fattura.

Perché è importante

Consente di segmentare e analizzare il processo per fornitore, il che è fondamentale per la gestione delle relazioni con i fornitori e l'identificazione di problemi specifici del fornitore.

Il valore monetario totale della fattura, incluse imposte e altri oneri.

Perché è importante

Fornisce un contesto finanziario cruciale, consentendo l'analisi di come il comportamento del processo cambia con il valore della fattura e l'impatto finanziario dei ritardi.

La data entro la quale la fattura deve essere pagata per evitare di essere in ritardo.

Perché è importante

È il benchmark primario per misurare le prestazioni di pagamento puntuali ed è essenziale per la gestione delle relazioni con i fornitori e per evitare penali.

L'identificatore dell'Ordine di Acquisto (PO) rispetto al quale viene fatturata la fattura.

Perché è importante

Collega la fattura al processo di procurement, consentendo l'analisi dell'efficienza della corrispondenza PO e della gestione delle discrepanze.

Lo stato attuale della fattura nel suo workflow di elaborazione.

Perché è importante

Fornisce una visione in tempo reale della posizione di una fattura nel workflow, cruciale per le dashboard operative e il tracciamento dello stato.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Questa attività segna la creazione iniziale di un record di fattura nel sistema Coupa. L'event viene catturato quando un nuovo invoice object viene istanziato, tramite inserimento manuale, una rete di fornitori integrata come il Coupa Supplier Portal o tramite scansione OCR automatizzata.

Perché è importante

Come inizio del ciclo di vita della fattura, questa attività è essenziale per misurare il tempo totale di elaborazione end-to-end. Fornisce la base per tutte le successive analisi del tempo di ciclo e del throughput.

Segna il punto in cui una fattura, dopo aver superato i controlli iniziali, viene inviata a un workflow di approvazione formale. Questo è tipicamente inferito da un cambiamento di stato che indica che la fattura è ora in attesa di azione da parte di uno o più approvatori.

Perché è importante

Questa attività è il punto di partenza per misurare il tempo del ciclo di approvazione. È fondamentale per analizzare i bottleneck all'interno della gerarchia di approvazione e supporta la dashboard 'Analisi dei Bottleneck di Approvazione Fatture'.

Questa attività significa che la fattura ha superato con successo tutti i passaggi richiesti nel workflow di approvazione. Viene catturata dalla cronologia delle approvazioni quando l'ultimo approvatore richiesto compie un'azione positiva.

Perché è importante

Questo traguardo chiave segna la fine del ciclo di approvazione e sblocca la fattura per l'elaborazione del pagamento. È essenziale per misurare la durata dell'approvazione e l'efficienza complessiva del processo.

La fattura approvata è contrassegnata come pronta per il pagamento e i suoi dettagli finanziari sono spesso registrati in un sistema ERP esterno. Ciò è tipicamente inferito da un flag di status di integrazione o da un cambiamento nello status primario della fattura.

Perché è importante

Questo traguardo rappresenta il passaggio (handoff) dall'elaborazione AP alla funzione di tesoreria o pagamento. I ritardi prima di questo punto influiscono sull'efficienza AP, mentre i ritardi successivi influiscono sulla tesoreria e sulle relazioni con i fornitori.

Questa attività segna la fase finale del processo, in cui il pagamento viene eseguito e inviato al fornitore. Questo viene catturato dallo status del record di pagamento associato in Coupa Payments o in un sistema di pagamento integrato.

Perché è importante

Come fine definitivo del processo, questa attività è essenziale per calcolare il tempo di ciclo end-to-end completo e misurare il KPI 'Tasso di Pagamento in Tempo'.

FAQ

Domande frequenti

Il Process Mining visualizza i percorsi effettivi che le fatture seguono in Coupa, identificando deviazioni, bottleneck e cicli di rilavorazione. Rivela le cause profonde di approvazioni lente, discrepanze nell'abbinamento degli ordini di acquisto e sconti per pagamento anticipato persi, offrendo insight basati sui dati per l'ottimizzazione.

Per iniziare, sono necessari i dati del event log, inclusi il numero di fattura come identificatore del case, i nomi delle attività come "Fattura Inviata" o "Fattura Approvata", i timestamp per ogni attività e l'user o il ruolo che esegue l'azione. Questi dati consentono la ricostruzione del percorso di ogni fattura.

Dopo l'estrazione e il caricamento iniziale dei dati, che può richiedere da pochi giorni a un paio di settimane a seconda della complessità dei dati, le mappe di processo iniziali e gli insight sono spesso disponibili rapidamente. Risultati significativi e attuabili che individuano aree di miglioramento possono essere identificati entro 2-4 settimane.

Il Process Mining identifica i punti esatti nel vostro workflow di elaborazione fatture dove si verificano ritardi, impedendo pagamenti tempestivi. Individuando questi bottleneck, spesso nelle fasi di approvazione o abbinamento, potete snellire il processo e assicurare che le fatture vengano pagate entro le finestre di sconto in modo più coerente.

Assolutamente. Il Process Mining le consente di confrontare l'esecuzione effettiva dei suoi processi con workflow ideali o conformi predefiniti. Evidenzia automaticamente ogni deviazione dalle regole stabilite, come eccezioni non approvate o passaggi saltati, fornendo prove chiare per gli audit di conformità e le azioni correttive.

Sì, gli strumenti di Process Mining sono progettati per funzionare con dati del mondo reale, incluse alcune imperfezioni. Sebbene dati più puliti forniscano insight più precisi, la metodologia può comunque rivelare pattern e problemi significativi anche con sfide moderate di qualità dei dati. La pulizia e la preparazione dei dati sono spesso parte della fase iniziale.

Un'iniziativa di successo coinvolge tipicamente la collaborazione tra gli stakeholder aziendali, che forniscono la conoscenza dei processi, e i team IT o di dati, responsabili dell'estrazione e della preparazione iniziale dei dati. La piattaforma di Process Mining stessa è spesso user-friendly, riducendo la necessità di un'ampia expertise tecnica durante l'analisi.

Le soluzioni di Process Mining sono generalmente piattaforme analitiche separate che acquisiscono dati estratti da Coupa. Pur non modificando il vostro sistema Coupa, si connettono consumando gli event log, consentendo un'analisi approfondita senza influire sulle prestazioni operative. I connettori data sono spesso disponibili per semplificare il processo di estrazione.

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