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Migliori il suo processo Procure-to-Pay (P2P) - Ordine d'acquisto

Ottimizzi il processo P2P degli ordini di acquisto con la nostra guida in 6 passaggi
Migliori il suo processo Procure-to-Pay (P2P) - Ordine d'acquisto
Sfide (11) Obiettivi (11) 6 Fasi Anteprima Risultati Dati FAQ (5)
Processo: Procure to Pay - Ordine di acquisto
Sistema: Oracle Fusion Financials
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Ottimizza l’efficienza degli ordini di acquisto in Oracle Fusion Financials

I workflow di procurement complessi spesso nascondono inefficienze e rischi di conformità. La nostra piattaforma La aiuta a individuare i ritardi nell’ordine e nel ricevimento, valutare i lead time dei fornitori e migliorare l’efficienza complessiva degli acquisti. Scopra come ottimizzare in pratica le operazioni e garantire l’evasione puntuale dei fabbisogni.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

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Perché ottimizzare il processo Procure-to-Pay - Ordine di acquisto?

Nel complesso ecosistema degli acquisti, il flusso Procure-to-Pay (P2P) e, in particolare, la gestione degli Ordini di acquisto (PO) rappresentano l’ossatura operativa di ogni organizzazione. In sistemi finanziari evoluti come Oracle Fusion Financials, la complessità di transazioni e configurazioni può nascondere inefficienze con impatti economici e operativi rilevanti. Un processo PO non ottimizzato porta a lead time più lunghi, costi operativi maggiori, rapporti tesi con i fornitori e rischi di conformità.

I ritardi nella creazione, approvazione o lavorazione degli Ordini di acquisto impattano direttamente le tempistiche dei progetti e i livelli di inventario. I colli di bottiglia possono emergere in più fasi, dalla richiesta iniziale al ricevimento merci, ostacolando l’evasione puntuale e costringendo a ordini urgenti e costosi. Inoltre, una visibilità del processo limitata rende difficile capire perché alcune pratiche richiedono più tempo, quali reparti faticano di più o dove l’automazione avrebbe il maggior impatto. Un’ottimizzazione del processo del ciclo Procure-to-Pay – Ordine di acquisto in Oracle Fusion Financials non riguarda solo il risparmio: significa aumentare l’efficienza complessiva e la reattività della Sua organizzazione.

Ottenere insight con il Process Mining per gli Ordini di acquisto

Il Process Mining offre un approccio innovativo per comprendere e migliorare il processo PO in Oracle Fusion Financials. Invece di basarsi su ipotesi o report aggregati, utilizza dati degli eventi, come timestamp e log delle attività, per ricostruire il percorso reale di ogni singolo Ordine di acquisto. Questa tecnica consente di visualizzare il flusso effettivo, mostrando come i PO si muovono nel sistema: dalla richiesta o ordine diretto, passando per approvazioni e modifiche, fino alla ricezione di beni o servizi.

Applicando il Process Mining, può identificare con precisione dove si creano i colli di bottiglia nel ciclo del PO. Il ritardo nasce in approvazione? Oppure dopo l’invio al fornitore? Questa capacità analitica aiuta a individuare passaggi o ruoli che causano rallentamenti, comprendere le deviazioni più frequenti rispetto al processo ideale e intercettare cicli di rielaborazione. Ottiene così una vista oggettiva e basata sui dati delle operazioni, per rispondere a domande cruciali su come ridurre il tempo di ciclo del Procure-to-Pay - Ordine di acquisto e migliorare l’efficienza complessiva.

Aree chiave di miglioramento del processo degli Ordini di acquisto

Sfruttando il Process Mining, può intervenire in diversi ambiti critici del flusso Procure-to-Pay – Ordine di acquisto per ottenere miglioramenti significativi:

  • Identificazione e rimozione dei colli di bottiglia: Scopra esattamente dove i PO si bloccano. Può trattarsi di approvazioni lente, ritardi nella registrazione del ricevimento merci o controlli qualità prolungati. Comprendere questi punti permette interventi mirati, come automatizzare le approvazioni ricorrenti o formare il personale sui passaggi critici.
  • Valutazione delle performance dei fornitori: Analizzi i lead time effettivi, dall’invio del PO al fornitore fino alla ricezione e contabilizzazione dei beni. Queste evidenze aiutano a selezionare i partner più affidabili e a negoziare condizioni migliori, migliorando la prevedibilità della catena di fornitura.
  • Analisi delle rielaborazioni e delle deviazioni: Molti PO subiscono modifiche dopo la creazione o l’approvazione iniziale. Il Process Mining mostra con quale frequenza accade, le cause e l’impatto sul tempo di ciclo. Riducendo la rielaborazione superflua, il flusso si snellisce e si risparmiano risorse.
  • Conformità e preparazione agli audit: Garantisca che ogni PO rispetti le policy di acquisto interne e le normative esterne. Il Process Mining evidenzia dove le regole vengono aggirate o ignorate, fornendo dati preziosi per gli audit e rafforzando la governance nel Suo ambiente Oracle Fusion Financials.

Risultati concreti per la funzione Acquisti

Applicando in modo mirato il Process Mining al processo Procure-to-Pay – Ordine di acquisto, la Sua organizzazione può ottenere risultati misurabili e di impatto:

  • Riduzione del tempo di ciclo del PO: Snellire l’intero percorso, dalla richiesta al ricevimento, consente un’evasione più rapida e maggiore reattività operativa.
  • Minori costi operativi: Eliminare inefficienze, ridurre le rielaborazioni e gli ordini urgenti incide direttamente sul conto economico.
  • Conformità rafforzata: Individuare e correggere proattivamente le deviazioni dalle policy di acquisto, rafforzando i controlli interni e riducendo i rischi di audit.
  • Relazioni migliori con i fornitori: Con una visibilità chiara su lead time e performance, può gestire meglio le aspettative, consolidare le partnership e garantire consegne puntuali.
  • Migliore utilizzo delle risorse: Liberi il team Acquisti da tracciamenti manuali e attività “di emergenza”, concentrandolo su iniziative strategiche a maggior valore.

Questi miglioramenti rendono la funzione Acquisti più agile, efficiente nei costi e conforme, con benefici diretti sulle performance complessive del business.

Da dove iniziare per ottimizzare gli Ordini di acquisto

Iniziare a ottimizzare il processo Procure-to-Pay – Ordine di acquisto con il Process Mining non richiede competenze tecniche avanzate. Il nostro approccio offre un framework chiaro e operativo per estrarre informazioni dai dati esistenti di Oracle Fusion Financials, trasformando informazioni complesse in visualizzazioni chiare e indicazioni operative. Sfruttando queste analisi avanzate, può superare i tentativi basati sull’intuizione e introdurre miglioramenti basati sui dati con risultati reali e misurabili. Scopra come migliorare il processo Procure-to-Pay - Ordine di acquisto e ottenere un’ottimizzazione del processo significativa nella Sua organizzazione.

Procure to Pay - Ordine di acquisto Ottimizzazione del Procurement Elaborazione dell’ordine Tempi di consegna dei fornitori Ricevimento Merce Approvazione della richiesta di acquisto Contabilità Fornitori Ufficio Acquisti

Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

Tempi di approvazione prolungati per richieste e ordini di acquisto causano ritardi nel Procurement, con impatti sui tempi di progetto e sull’efficienza operativa. Il risultato può essere il mancato rispetto delle date di consegna o costi più alti per spedizioni urgenti.
ProcessMind visualizza l’intero processo Procure-to-Pay - Ordine di acquisto in Oracle Fusion Financials, evidenziando dove le approvazioni si bloccano. Identifica approvatori o reparti responsabili dei colli di bottiglia, consentendo miglioramenti mirati.

Volumi elevati di modifiche agli ordini d'acquisto dopo l'approvazione iniziale generano rilavorazioni, aumentano l'onere amministrativo e possono causare confusione nei fornitori o consegne errate. Spesso è un segnale di requisiti poco chiari o scarsa pianificazione a monte.
Monitorando ogni evento 'Purchase Order Changed' in Oracle Fusion Financials, ProcessMind identifica frequenza e schemi ricorrenti delle modifiche nel processo Procure-to-Pay - Ordine d'acquisto. Ciò consente di risalire alle cause di fondo, come specifiche iniziali insufficienti o carenze di comunicazione.

Ritardi nella conferma del fornitore e nel successivo ricevimento merce impattano direttamente sui livelli di scorta, sui piani di produzione e sulla reattività operativa complessiva. Lead time imprevedibili rendono difficile la pianificazione della domanda e possono causare rotture di stock.
ProcessMind analizza la durata tra 'Purchase Order Sent to Vendor' e 'Goods Receipt Posted' all’interno del flusso Procure-to-Pay - Ordine d’acquisto in Oracle Fusion Financials. Questo aiuta a valutare la performance dei fornitori e a identificare quelli che contribuiscono maggiormente ai ritardi.

Una registrazione lenta o errata del ricevimento merci crea discrepanze tra inventario fisico e registrazioni a sistema, ritardando il matching delle fatture e il pagamento ai fornitori. Questo può mettere sotto pressione le relazioni con i fornitori e portare a una rendicontazione finanziaria imprecisa.
ProcessMind mappa il tempo che intercorre tra 'Goods Receipt Initiated' e 'Goods Receipt Posted' o 'Services Confirmation Entered' in Oracle Fusion Financials. In questo modo individua i colli di bottiglia nella fase di ricevimento del processo Procure to Pay - Ordine di acquisto, evidenziando dove snellire le operazioni.

Gli ordini di acquisto creati fuori dai canali di procurement stabiliti o senza la corretta approvazione della richiesta generano non conformità, minore controllo della spesa e possibili rischi finanziari. Questo riduce anche il potere negoziale con i fornitori preferiti.
ProcessMind mette in luce tutte le varianti del flusso Procure to Pay - Ordine di acquisto, identificando le deviazioni in cui 'Purchase Order Drafted' o 'Purchase Order Approved' avvengono senza una precedente 'Purchase Requisition Approved' in Oracle Fusion Financials. In questo modo evidenzia i percorsi non conformi.

Resi frequenti generano costi di spedizione aggiuntivi, oneri di riassortimento e lavoro amministrativo, segnalando problemi di qualità, ordini errati o selezione inadeguata dei fornitori. Tutto ciò impatta redditività e soddisfazione dei clienti.
ProcessMind quantifica la frequenza dell'attività 'Goods Returned' nel ciclo di vita Procure-to-Pay - Ordine d'acquisto in Oracle Fusion Financials. Aiuta a individuare fornitori, prodotti o processi problematici che causano tassi di reso elevati.

Senza una visione chiara e in tempo reale dello stato di ciascun Ordine d'Acquisto, gli stakeholder faticano a fornire aggiornamenti puntuali, ad anticipare i problemi di consegna e a gestire correttamente le dipendenze. Si finisce così per reagire ai problemi.
ProcessMind offre una rappresentazione completa e intuitiva dell'intero percorso Purchase to Pay degli Ordini d'Acquisto, come registrato in Oracle Fusion Financials. Garantisce piena trasparenza dalla richiesta alla chiusura, abilitando una gestione proattiva e una comunicazione più efficace.

Colli di bottiglia e interventi manuali nel processo di ordine d’acquisto possono generare carichi di lavoro sbilanciati, costringendo il personale a dedicare troppo tempo ad alcune attività o ad attendere quelle a monte. Ne derivano un utilizzo inefficiente delle risorse e costi operativi più elevati.
ProcessMind individua le attività e gli step di approvazione nel flusso Procure-to-Pay - Ordine d’acquisto in Oracle Fusion Financials che stanno consumando tempo o risorse in modo sproporzionato. Questo consente un migliore bilanciamento dei carichi e apre opportunità di automazione.

Disallineamenti tra l’importo dell’ordine di acquisto originale e l’importo fatturato finale o il valore della ricezione merci generano complessità di riconciliazione, ritardi nei pagamenti e possibili perdite economiche. Queste discrepanze richiedono verifiche manuali.
ProcessMind può individuare gli eventi "Purchase Order Changed" in cui l’attributo "Order Amount" viene modificato nelle fasi finali del processo, segnalando potenziali criticità. Mostra dove i valori possono divergere nel flusso Procure-to-Pay - Ordine di acquisto in Oracle Fusion Financials.

Variazioni nelle performance dei fornitori, come ritardi frequenti, consegne incomplete o problemi di qualità, impattano direttamente l'efficienza del processo Purchase to Pay e le operazioni aziendali nel loro complesso. Ne derivano catene di fornitura inaffidabili.
ProcessMind sfrutta attributi come 'Vendor' e attività come 'Goods Receipt Posted' e 'Goods Returned' all'interno dei dati Purchase to Pay - Purchase Order di Oracle Fusion Financials. Ciò consente un confronto oggettivo delle performance tra fornitori.

Periodi prolungati tra il ricevimento merce e il controllo qualità ritardano la disponibilità dei prodotti per l'uso o la vendita, con un impatto sui piani di produzione e sulla capacità di registrare prontamente le fatture. Questo immobilizza prezioso capitale circolante.
ProcessMind misura l'intervallo tra 'Goods Receipt Posted' e 'Quality Inspection Performed' all'interno del processo Procure-to-Pay - Ordine d'acquisto in Oracle Fusion Financials. Individua dove si verificano questi ritardi critici di ispezione e il loro impatto.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Questo obiettivo punta a ridurre in modo significativo il tempo necessario agli ordini di acquisto per attraversare il workflow di approvazione. Approvazioni più rapide si traducono in cicli di approvvigionamento più veloci, disponibilità tempestiva di beni e servizi, minori ritardi operativi e maggiore reattività del business all'interno di Oracle Fusion Financials. ProcessMind ricostruisce tutti i percorsi reali di approvazione e identifica colli di bottiglia, rigetti e cicli di rilavorazione che allungano i tempi. Fornisce insight basati sui dati per ottimizzare i workflow, potenzialmente riducendo le durate di approvazione del 20-40%, evidenziando dove le approvazioni si bloccano e per quanto tempo.

Ridurre al minimo le modifiche a un ordine di acquisto dopo la sua creazione aumenta l’efficienza e l’accuratezza. Cambi frequenti sono spesso il sintomo di problemi a monte: generano rilavorazioni per il procurement, ritardano le consegne e complicano le relazioni con i fornitori, con costi nascosti lungo l’intero ciclo Procure-to-Pay. ProcessMind mappa l’intero ciclo di vita di ogni ordine, evidenziando quando e perché avvengono le modifiche. Identificando le cause alla radice, ad esempio richieste iniziali incomplete o variazioni tardive di ambito, ProcessMind aiuta a introdurre misure preventive, riducendo potenzialmente le modifiche del 15–30%.

Raggiungere questo obiettivo significa che i fornitori rispettano con costanza le scadenze concordate di consegna e conferma, garantendo livelli di scorte e pianificazione operativa prevedibili. Un rendimento affidabile dei fornitori è essenziale per una produzione efficiente, per rispettare gli impegni verso i clienti e per evitare rotture di stock, con un impatto diretto sul conto economico. ProcessMind monitora con precisione i lead time effettivi dalla conferma dell’ordine d’acquisto al ricevimento merce per tutti i fornitori. Ciò consente di individuare i fornitori meno performanti, negoziare condizioni migliori sulla base di dati oggettivi e stimare con maggiore accuratezza le date di consegna, rendendo gli approvvigionamenti più affidabili.

Questo obiettivo mira a rendere più rapido ed efficiente il processo di ricevimento e registrazione di beni o servizi. I ritardi nel ricevimento merci possono comportare inesattezze di inventario, pagamenti tardivi ai fornitori e scarsa visibilità in tempo reale sulle giacenze, ostacolando i processi a valle in Oracle Fusion Financials. ProcessMind ricostruisce visivamente l'intero workflow di ricevimento, individuando attività o ruoli che causano ritardi. Identificando questi colli di bottiglia e le opportunità di automazione o parallelizzazione, ProcessMind può contribuire a ridurre i tempi medi di ricevimento del 25-50%, migliorando il flusso di cassa e la gestione delle scorte.

Garantire che tutti gli ordini d'acquisto rispettino rigorosamente le policy interne e i requisiti normativi è essenziale per l'integrità contabile e la mitigazione dei rischi. Processi Procure-to-Pay non conformi possono generare spese non autorizzate, frodi ed esiti di audit negativi, con rilevanti rischi economici e reputazionali. ProcessMind monitora in modo continuo ogni ordine d'acquisto rispetto a modelli di processo e regole di conformità predefiniti. Segnala automaticamente le deviazioni, come approvazioni mancanti o codici GL errati, abilitando interventi proattivi e garantendo un allineamento costante agli standard di governance in Oracle Fusion Financials.

Ridurre la frequenza e il volume dei resi ai fornitori abbatte in modo significativo i costi logistici, gli sforzi di riordino e le potenziali svalutazioni di magazzino. Un tasso di reso più basso indica acquisti di qualità superiore, una migliore selezione dei fornitori e processi d’ordine più accurati. ProcessMind collega gli eventi di reso agli ordini di acquisto di origine e alle attività associate, come il controllo qualità o il primo ricevimento. Questa analisi aiuta a individuare le cause ricorrenti, ad esempio fornitori specifici, problemi di qualità o errori di ordinazione, aprendo la strada a interventi mirati e a una possibile riduzione dei resi del 10-20%.

Raggiungere questo obiettivo significa consentire agli stakeholder di seguire con facilità, in tempo reale, lo stato e l’avanzamento di qualsiasi ordine d’acquisto, dalla creazione alla chiusura. Una visibilità maggiore elimina le incertezze, riduce le richieste manuali di stato e migliora la pianificazione e la comunicazione tra i reparti, soprattutto nei processi Procure-to-Pay complessi. ProcessMind offre una vista end-to-end sull’intero ciclo di vita di ogni ordine d’acquisto, evidenziandone lo stato attuale, la prossima attività prevista e gli eventuali ritardi. Questa Dashboard trasparente mette i team nelle condizioni di agire con indicazioni operative, trasformando i solleciti reattivi in una gestione proattiva e migliorando il processo decisionale.

Questo obiettivo mira a garantire che i membri del team acquisti e le altre risorse coinvolte siano impiegati in modo efficace, senza sovraccarichi né sottoutilizzo. Un'allocazione efficiente delle risorse riduce i costi operativi, previene il burnout e assicura che le attività critiche del Procure-to-Pay vengano completate tempestivamente. ProcessMind analizza volumi di attività e tempi di lavorazione tra ruoli e dipartimenti coinvolti nel processo di Ordine di acquisto. Mette in luce dove i colli di bottiglia sono causati da risorse specifiche, individua opportunità di riequilibrio del carico e supporta decisioni di dimensionamento dell'organico in grado di portare fino al 15% di efficienza in più.

Questo obiettivo si concentra sull'eliminazione di discrepanze ed errori nei valori monetari e nelle quantità specificate sui Purchase Order. Dati accurati sui PO sono fondamentali per un budgeting preciso, la reportistica finanziaria e la corretta fatturazione e i pagamenti all'interno di Oracle Fusion Financials, evitando costose attività di riconciliazione. ProcessMind individua i casi in cui importi o quantità dei PO si discostano dai parametri attesi o dagli eventi successivi, come il ricevimento merci. Facendo risalire tali incoerenze alla loro origine, fa emergere cause come errori di inserimento manuale o problemi di configurazione del sistema, con una significativa riduzione delle imprecisioni nei dati.

Questo obiettivo prevede di definire criteri chiari e misurabili per valutare e gestire in modo coerente le performance dei fornitori. Metriche standardizzate garantiscono valutazioni eque, stimolano il miglioramento continuo e favoriscono partnership più solide e affidabili nell'ecosistema Procure-to-Pay. ProcessMind estrae e analizza automaticamente i principali KPI per ciascun fornitore, come tempo medio di consegna, accuratezza delle fatture e tassi di reso. Consente benchmark oggettivi e supporta la definizione di Service Level Agreement (SLA), permettendo una gestione dei fornitori guidata dai dati e una maggiore efficienza complessiva della supply chain.

Questo obiettivo mira a ridurre il tempo necessario perché beni e servizi superino i controlli qualità obbligatori prima dell'accettazione. Le ispezioni più rapide accelerano la disponibilità degli articoli per l'uso o la vendita, riducono i costi di giacenza e migliorano il flusso operativo complessivo in Oracle Fusion Financials. ProcessMind mappa nel dettaglio le fasi del processo di ispezione qualità, individuando dove si generano ritardi, chi è coinvolto e se sono presenti cicli di rilavorazione. Fornendo visibilità su colli di bottiglia specifici e variazioni del processo, aiuta a ottimizzare i workflow di ispezione, con potenziali riduzioni dei tempi di controllo del 20–35% e un throughput superiore.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per Procure to Pay - Ordine di acquisto

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Scarica il Modello

2

Esporta i Tuoi Dati

3

Carica il Tuo Dataset

4

Analizza il Tuo Processo

5

Implementa Miglioramenti

6

Monitora il Tuo Processo

1

Scarica il Modello

Cosa fare

Scarichi il template Excel predefinito, progettato per l’estrazione dei dati degli ordini di acquisto da sistemi come Oracle Fusion Financials, così da garantire la coerenza dei dati.

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Perché è importante

Impostare da subito la struttura dei dati corretta evita riformattazioni e semplifica l'analisi, garantendo risultati accurati.

Risultato atteso

Un Template Excel pronto da compilare, perfettamente strutturato per i Suoi dati P2P degli Ordini di acquisto.

COSA OTTERRAI

Scopra le inefficienze nascoste degli ordini d'acquisto (PO) in Oracle Fusion

ProcessMind offre una mappa chiara e visiva del processo degli ordini di acquisto, evidenziando i workflow reali e le aree critiche su cui intervenire. Ottenga insight operativi per snellire le attività e garantire la conformità.
  • Visualizzi i flussi reali dei PO
  • Individui colli di bottiglia e ritardi costosi
  • Valuti le variazioni di lead time dei fornitori
  • Migliori l'efficienza degli acquisti e la conformità
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Eccellenza nella gestione degli Ordini di acquisto

Questi risultati rappresentano i miglioramenti più comuni ottenuti dalle organizzazioni che utilizzano il Process Mining per analizzare e ottimizzare il processo di Ordine di Acquisto in Oracle Fusion Financials. Identificando colli di bottiglia, rilavorazioni e lacune di conformità, le aziende possono ottenere importanti efficienze operative e risparmi sui costi.

0 %
Approvazioni degli ordini d'acquisto più rapide

Riduzione media del tempo di approvazione

Eliminando i colli di bottiglia, le organizzazioni riducono sensibilmente i tempi di approvazione degli ordini d’acquisto, accelerando l’intero ciclo di procurement.

0 %
Riduzione delle rilavorazioni sui PO

Riduzione del tasso di modifica degli ordini

Il Process Mining individua le cause alla radice delle modifiche agli ordini di acquisto, riducendo il numero di variazioni, l’onere amministrativo e migliorando l’accuratezza dei dati.

0 %
Migliore puntualità di consegna

Aumento del rispetto delle date di consegna da parte dei fornitori

Ottenga visibilità sulle variazioni di prestazioni dei fornitori per favorire una collaborazione migliore e garantire il ricevimento della merce secondo pianificazione, riducendo i ritardi produttivi.

0 %
Maggiore conformità dei PO

Aumento delle approvazioni prima dell'invio al fornitore

Il monitoraggio automatico individua gli ordini d’acquisto non conformi, assicurando che tutte le approvazioni siano state acquisite prima del coinvolgimento del fornitore, riducendo i rischi e migliorando la preparazione agli audit.

0 %
Ricevimento delle merci ottimizzato

Riduzione dei tempi del processo di ricevimento

Analizzando il processo di ricevimento merce, le organizzazioni possono individuare ed eliminare i ritardi, velocizzando la disponibilità dei materiali e migliorando la gestione delle scorte.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alla qualità dei dati e agli obiettivi organizzativi specifici. Queste cifre rappresentano miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni.

Dati Consigliati

Inizia con gli attributi e le attività più importanti, poi espandi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificativo univoco dell'Ordine di Acquisto, che funge da ID del caso principale per tracciare il ciclo di vita dell'approvvigionamento.

Perché è importante

È il Case ID fondamentale che collega tutti gli eventi correlati, consentendo di ricostruire e analizzare l'intero ciclo di vita del PO.

Il nome di un evento o passaggio specifico avvenuto nel ciclo di vita dell'Ordine di Acquisto.

Perché è importante

Le attività sono i mattoni della mappa di processo. Tracciarle consente di visualizzare e analizzare il flusso, i colli di bottiglia e le deviazioni.

Il timestamp che indica quando una specifica attività o un evento si è verificato.

Perché è importante

Questo timestamp è fondamentale per sequenziare correttamente gli eventi e calcolare tutte le metriche basate sulla durata, come tempi di ciclo e colli di bottiglia.

La data e l'ora in cui un'attività è stata completata. Spesso coincide con l'ora di inizio per eventi atomici.

Perché è importante

Permette di calcolare con precisione i tempi di esecuzione delle attività, fondamentale per analizzare l'efficienza delle risorse e individuare le attività più dispendiose in termini di tempo.

L'ID utente o il nome della persona che ha eseguito l'attività.

Perché è importante

Attribuisce le azioni degli utenti a persone specifiche, abilitando analisi del carico di lavoro, valutazione delle performance e individuazione di esigenze formative.

Il nome del reparto o ufficio che ha avviato o è responsabile dell'Ordine di Acquisto.

Perché è importante

Consente di filtrare e confrontare le performance del processo tra diverse business unit, facendo emergere criticità specifiche di reparto o best practice.

Il nome del fornitore presso cui si acquistano beni o servizi.

Perché è importante

Essenziale per l'analisi delle prestazioni dei fornitori, consente di confrontare tempi di consegna, tassi di reso e affidabilità complessiva tra diversi fornitori.

Il valore monetario totale dell'Ordine di Acquisto.

Perché è importante

Fornisce contesto economico al processo, consentendo analisi basate sul valore, ad esempio concentrandosi sugli ordini di importo elevato o valutando gli effetti finanziari dei ritardi.

La data entro la quale il richiedente si aspetta la consegna dei beni o dei servizi.

Perché è importante

Funziona da riferimento per misurare la puntualità delle consegne, un KPI fondamentale per valutare l’affidabilità dei fornitori e l’efficienza della supply chain.

Il nome dell'utente che ha approvato o respinto l'Ordine di Acquisto.

Perché è importante

Identifica le persone nella catena di approvazione, rendendo possibile analizzare colli di bottiglia, carico di lavoro e tempi di ciclo per approvatore.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Segna l'inizio ufficiale del ciclo di vita del PO, quando viene generato un documento PO in stato di bozza o incompleto. Il sistema acquisisce questo evento registrando il timestamp di creazione del nuovo record di header del PO.

Perché è importante

In quanto evento di avvio principale per l’istanza PO, questa attività è fondamentale per tutti i calcoli del tempo di ciclo. Fornisce il riferimento per misurare l’efficienza dei passaggi successivi, come approvazione e comunicazione al fornitore.

L'Ordine di Acquisto ha ottenuto tutte le approvazioni necessarie ed è ora autorizzato all'invio al fornitore. Si tratta di una milestone chiave registrata in modo esplicito nello storico delle azioni del documento.

Perché è importante

È una milestone critica che blocca l'invio del PO al fornitore finché non viene completata. È fondamentale per misurare i tempi di ciclo di approvazione e garantire la conformità alle policy di spesa.

L'ordine di acquisto approvato viene comunicato ufficialmente al fornitore, ad esempio via email o EDI. Questo evento è spesso dedotto da un cambio di stato o da un timestamp nel record di comunicazione del PO.

Perché è importante

Segna l'inizio del lead time del fornitore. È un punto cruciale per misurare le performance del fornitore, dalla conferma alla consegna finale.

I beni fisici sono stati ricevuti, conteggiati e registrati a fronte dell'Ordine di Acquisto. Si tratta di un evento transazionale che aggiorna il magazzino e lo stato dell'Ordine di Acquisto.

Perché è importante

È una milestone chiave per misurare la puntualità di consegna del fornitore e il lead time complessivo. Fa anche da innesco per attività successive come il controllo qualità e la conciliazione delle fatture.

L'Ordine di Acquisto è stato annullato in modo definitivo e non sono previste ulteriori transazioni. È un'azione esplicita che porta il documento a uno stato finale.

Perché è importante

Questa attività rappresenta uno stato finale negativo del processo. L'analisi degli annullamenti può far emergere problemi come ordini duplicati, variazioni di budget o cambiamenti dei requisiti di progetto.

L'Ordine di Acquisto è considerato completato: è stato integralmente ricevuto e/o fatturato e non si prevedono ulteriori attività. È un'azione esplicita che imposta uno stato finale sull'Ordine di Acquisto.

Perché è importante

Questa attività contrassegna il completamento con esito positivo del ciclo di vita dell'Ordine di Acquisto. È lo stato finale principale e tracciarlo è essenziale per misurare il throughput e i tassi di completamento complessivi del processo.

FAQ

Domande frequenti

Analizza gli Event Log per visualizzare il flusso reale del processo, mettendo in evidenza inefficienze nascoste, come approvazioni lente o modifiche frequenti. In questo modo individua con precisione i colli di bottiglia e le deviazioni non conformi che penalizzano le prestazioni operative.

In genere servono i dati di Event Log relativi agli Ordini d'Acquisto, inclusi gli ID di caso, i nomi delle attività, i timestamp e le informazioni sulle risorse. Questi dati vengono estratti dalle tabelle rilevanti di Oracle Fusion, come PO_HEADERS_ALL, PO_LINES_ALL e le tabelle di approvazione e di workflow associate, per ricostruire il processo completo.

In poche settimane può aspettarsi di individuare colli di bottiglia specifici, quantificarne l'impatto e risalire alle cause alla base di ritardi o non conformità. Nel giro di pochi mesi, le organizzazioni riscontrano spesso miglioramenti misurabili nei tempi di approvazione, una riduzione delle rilavorazioni manuali e una maggiore efficienza del processo.

Sì, il Process Mining eccelle nel visualizzare e analizzare i flussi di approvazione, individuando con precisione le fasi che causano ritardi e mettendo in luce schemi ricorrenti. Può mostrare quali risorse o condizioni allungano i cicli, consentendo un'ottimizzazione mirata dei workflow.

Il Process Mining confronta l’esecuzione reale del processo degli ordini di acquisto con regole e percorsi ideali. Rileva automaticamente deviazioni, come passaggi non autorizzati o approvazioni saltate, fornendo prove chiare di non conformità e indicando dove rafforzare i controlli.

Gli strumenti di Process Mining in genere non si integrano direttamente né modificano i workflow in produzione di Oracle Fusion Financials. Estraggono invece i dati storici degli Event Log per l’analisi. Gli insight ottenuti guidano interventi mirati sul sistema e sui processi esistenti.

Le servirà l'accesso al database Oracle Fusion Financials per l'estrazione dei dati; spesso sono richieste competenze SQL. Il software di Process Mining viene eseguito di norma su piattaforme dedicate, in cloud o on-premise, con un impatto tecnico locale minimo oltre alla gestione dei dati.

Certamente. Ricostruendo ogni passaggio che un Ordine di acquisto compie dalla creazione al ricevimento, il Process Mining offre una visibilità end-to-end sul suo percorso. In questo modo può tracciare gli stati puntuali, individuare dove un ordine si blocca e comprendere i tempi di ciclo medi per le diverse tipologie di Ordini di acquisto.

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