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Migliori il Suo processo Dall'Acquisto al Pagamento - Richiesta

La sua guida in 6 passaggi per ottimizzare le richieste d'acquisto P2P in SAP ECC
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Migliori il Suo processo Dall'Acquisto al Pagamento - Richiesta
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Ottimizzi le Richieste d'Acquisto Purchase to Pay in SAP ECC

Questa piattaforma La aiuta a individuare inefficienze critiche e colli di bottiglia nei Suoi processi. Scopra facilmente ritardi, rilavorazioni e deviazioni dalle procedure standard. Identificando queste aree, potrà snellire i workflow, ridurre i lead time e garantire una migliore conformità operativa.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

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Perché ottimizzare il processo Purchase to Pay - Richiesta d'acquisto?

Il processo Purchase to Pay (P2P) rappresenta la colonna portante degli approvvigionamenti aziendali e la fase di richiesta d'acquisto (RDA), in particolare all'interno di SAP ECC, ne è il punto di partenza cruciale. Un processo di richiesta inefficiente o rallentato non influisce solo sul procurement: ha ripercussioni su tutta l'organizzazione, impattando sulle tempistiche dei progetti, sulla continuità operativa e, in ultima analisi, sui risultati economici. Senza una visibilità chiara, le aziende si scontrano spesso con tempi di ciclo eccessivi, spese non conformi ed elevati costi amministrativi derivanti direttamente da un ciclo di vita delle richieste gestito in modo approssimativo. I ritardi nella conversione di un'esigenza aziendale in una richiesta approvata possono portare a opportunità perse, costi di spedizione urgenti e stakeholder frustrati. Comprendere come migliorare il ciclo di richiesta d'acquisto nel P2P è fondamentale per una funzione di procurement solida ed efficiente.

Ottimizzare il processo RDA in SAP ECC non riguarda solo la velocità: si tratta di garantire che ogni richiesta di beni o servizi segua il percorso corretto, ottenga prontamente le approvazioni necessarie e sia in linea con le policy aziendali. Che si tratti di identificare dove le richieste si bloccano, capire perché alcune vengano modificate frequentemente o garantire il rispetto dei limiti di spesa, un'analisi dettagliata di questo primo step del P2P è essenziale per la salute generale del processo.

Come il Process Mining sblocca l'efficienza delle richieste

Il process mining offre una prospettiva senza precedenti sull'esecuzione reale del Suo processo Purchase to Pay - Richiesta d'acquisto in SAP ECC. Invece di affidarsi a ipotesi o esperienze soggettive, il process mining utilizza i dati grezzi degli eventi del sistema SAP ECC, attingendo a tabelle come EBAN, EBKN, CDHDR e CDPOS, e transazioni come ME51N, ME52N e ME54N. Ricostruendo ogni passaggio di ogni ID richiesta d'acquisto — dalla creazione fino all'approvazione o al rifiuto — il process mining rivela il flusso reale del processo, includendo tutte le deviazioni e i cicli di rilavorazione (rework).

Questa tecnologia evidenzia come si svolgono effettivamente attività quali "Richiesta d'acquisto creata", "Richiesta inviata", "Avvio fase approvativa 1", "Richiesta modificata" e "Ordine d'acquisto creato da richiesta". Identifica automaticamente i colli di bottiglia individuando esattamente dove le richieste restano ferme troppo a lungo, quali step approvativi causano ritardi o quali dipartimenti faticano a inviare le richieste tempestivamente. Può analizzare i percorsi dei workflow approvativi, comprendere l'impatto dei diversi tipi di richiesta e valutare l'efficacia delle policy di procurement sulla base dei dati di esecuzione reali, non solo su modelli teorici. Questo profondo insight Le permette di ridurre efficacemente i tempi di ciclo del processo e di aumentare la trasparenza operativa.

Aree chiave di miglioramento nella gestione delle richieste

Sfruttare il process mining per il processo RDA in SAP ECC consente miglioramenti mirati in diverse dimensioni critiche:

  • Risoluzione dei colli di bottiglia: Individui utenti, ruoli o fasi di approvazione specifici che causano ritardi costanti. Ad esempio, verifichi se un particolare approvatore trattiene spesso le richieste o se un certo tipo di richiesta necessiti sistematicamente di più cicli di modifica prima di essere approvato.
  • Snellimento del workflow: Scopra passaggi ridondanti, livelli di approvazione non necessari o attività che non portano valore. Il process mining può rivelare casi in cui le richieste seguono percorsi errati o dove potrebbero essere implementate approvazioni parallele per accelerare i tempi.
  • Rafforzamento della conformità: Rilevi deviazioni dalle policy, come richieste che bypassano i limiti di approvazione standard, ordini d'acquisto creati direttamente senza una richiesta approvata o casi di maverick buying (acquisti fuori procedura). Ciò garantisce che tutte le attività di acquisto rispettino i controlli interni e le normative esterne.
  • Riduzione del tempo di ciclo: Misuri accuratamente il tempo trascorso in ogni fase del ciclo di vita della richiesta. Identifichi le cause alla base di tempi eccessivi, implementando modifiche mirate per velocizzare l'elaborazione e l'approvazione.
  • Opportunità di automazione: Identifichi richieste ripetitive ad alto volume che seguono percorsi standard e che potrebbero essere automatizzate, liberando il Suo team per attività più strategiche.

Risultati attesi dall'ottimizzazione del processo

Applicando il process mining al Suo processo Purchase to Pay - Richiesta d'acquisto in SAP ECC, può aspettarsi benefici concreti e misurabili:

  • Lead time ridotti: Snellendo la creazione e l'approvazione delle richieste, ridurrà drasticamente il tempo che intercorre tra l'insorgere di un'esigenza e la disponibilità di una richiesta approvata pronta per il procurement. Ciò si traduce in una consegna più rapida di beni e servizi.
  • Minori costi di procurement: Riduca al minimo i costi amministrativi legati alla gestione di workflow di richiesta complessi e inefficienti. Abbassi le spese di spedizione urgente garantendo azioni d'acquisto tempestive e migliori il potere negoziale con i fornitori grazie a una domanda più prevedibile.
  • Maggiore conformità: Garantisca che tutte le richieste rispettino le policy d'acquisto e le matrici di approvazione aziendali. Questo mitiga i rischi associati a spese non conformi e rafforza il sistema di controllo interno.
  • Migliore utilizzo delle risorse: Riaffidi le risorse attualmente impegnate a gestire eccezioni e solleciti manuali ad attività di procurement più strategiche, aumentando la produttività e la soddisfazione del team.
  • Decisioni basate sui dati: Superi l'intuizione e prenda decisioni informate sul ridisegno dei processi basandosi su dati oggettivi e reali provenienti dal Suo sistema SAP ECC. Questo garantisce un miglioramento continuo e un processo di acquisto che evolve con le esigenze del business.

Iniziare il miglioramento del processo di richiesta d'acquisto

Comprendere e migliorare il processo RDA in SAP ECC non deve essere un'impresa ardua. Con il process mining, otterrà la chiarezza e gli insight necessari per individuare esattamente dove risiedono le inefficienze e come risolverle. Che l'obiettivo sia ridurre i tempi di ciclo, aumentare la conformità o semplicemente avere una visione più limpida del processo reale, il process mining offre le fondamenta per un percorso di procurement più efficace. Inizi oggi il Suo cammino verso l'eccellenza operativa sfruttando la potenza della process intelligence. I dati sono già a Sua disposizione; lasci che il process mining illumini la strada verso l'ottimizzazione.

Purchase to Pay - Richiesta Richiesta P2P Gestione delle richieste d'acquisto Ottimizzazione del Procurement Workflow di Approvazione Conformità degli acquisti Dipartimento Acquisti Riduzione del lead time

Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

Le richieste d'acquisto rimangono spesso bloccate nelle code di approvazione, allungando i tempi per gli acquisti critici. Questi ritardi possono impattare sulle scadenze dei progetti, causare interruzioni nella supply chain e aumentare i costi (es. spedizioni urgenti). Senza visibilità su dove si fermano le richieste, è difficile intervenire.
ProcessMind analizza il percorso completo di ogni richiesta in SAP ECC, individuando le fasi e le persone che causano rallentamenti. Visualizzando il tempo trascorso in ogni fase, identifichiamo i pattern e suggeriamo miglioramenti per snellire il workflow delle RdA, riducendo i tempi di ciclo e aumentando l'efficienza.

Le richieste d'acquisto subiscono numerose modifiche dopo l'invio, generando rilavorazioni e ritardando la creazione dell'ordine d'acquisto. Spesso questo indica richieste iniziali incomplete, specifiche poco chiare o mancanza di revisione prima dell'invio, con conseguenti inefficienze in SAP ECC e aumento del lavoro manuale.
ProcessMind traccia ogni modifica apportata a una richiesta d'acquisto, identificando quando e da chi è stata fatta grazie ai dati dei change document di SAP ECC. Individuiamo le fasi in cui le richieste vengono modificate più spesso, aiutandoLa a comprendere le cause alla base — come errori di data entry o moduli poco chiari — per migliorare la precisione del processo e ridurre le attività superflue.

Le richieste d'acquisto critiche a volte deviano dai workflow di approvazione definiti, rischiando la non conformità alle policy e una potenziale esposizione finanziaria. Senza una chiara visibilità su queste deviazioni, le organizzazioni faticano a imporre la governance e a garantire che tutti gli acquisti aderiscano alle normative interne e ai requisiti di audit esterni in SAP ECC, portando potenzialmente a spese non autorizzate.
ProcessMind mappa i percorsi di approvazione effettivi seguiti da ogni richiesta d'acquisto rispetto al workflow previsto configurato in SAP ECC. La nostra analisi evidenzia tutte le deviazioni, identificando approvazioni che saltano i livelli necessari o passaggi non autorizzati nel Suo processo Purchase to Pay - Richiesta d'acquisto, consentendoLe di imporre la conformità e rafforzare i controlli interni.

Un numero significativo di richieste d'acquisto viene rifiutato o ritirato dopo che è stato profuso un impegno considerevole, con conseguente spreco di tempo e risorse sia per i richiedenti che per gli approvatori. Spesso questo indica problemi nel filtraggio iniziale, vincoli di budget o una disconnessione tra le esigenze di business e le policy di acquisto in SAP ECC, impattando sulla produttività complessiva.
ProcessMind analizza le richieste d'acquisto rifiutate e ritirate per identificare pattern comuni, motivazioni e fasi del rifiuto. Collegando i rifiuti ad attributi specifici come dipartimento, centro di costo o importo richiesto, scoviamo i problemi sistemici del Suo processo Purchase to Pay - Richiesta d'acquisto, suggerendo miglioramenti mirati per ridurre gli sprechi.

Le richieste d'acquisto vengono spesso create con informazioni mancanti o errate, causando ritardi perché approvatori o buyer devono richiedere chiarimenti. Questa incoerenza dei dati obbliga a rilavorazioni manuali, allunga i tempi di ciclo e può generare errori nei documenti d'acquisto successivi in SAP ECC, compromettendo la qualità dei dati e l'intero flusso Purchase to Pay.
ProcessMind utilizza attributi come la Categoria dell'Articolo, la Quantità e l'Importo Stimato per identificare le richieste con profili dati incompleti al momento dell'invio. Sveliamo dove e quanto spesso i dati vengono corretti nelle fasi successive del processo, aiutandoLa a imporre standard di qualità e a snellire l'inserimento iniziale.

Sebbene alcune richieste siano contrassegnate come urgenti, potrebbero non seguire sempre un percorso più rapido o ricevere la necessaria prioritizzazione, portando a scadenze mancate per forniture critiche. La mancanza di una chiara visibilità sui tempi di elaborazione effettivi per le richieste urgenti significa che le esigenze aziendali critiche potrebbero rimanere insoddisfatte, nonostante la loro importanza segnalata, causando interruzioni operative.
ProcessMind confronta i tempi di consegna effettivi delle richieste d'acquisto contrassegnate con un "Livello di Urgenza" rispetto alle richieste standard in SAP ECC. Identifichiamo se gli articoli urgenti accelerano realmente attraverso il workflow Richiesta d'acquisto del processo Purchase to Pay, esponendo i colli di bottiglia specifici per gli articoli ad alta priorità e suggerendo modi per garantire che ricevano la dovuta attenzione.

Anche dopo che una richiesta d'acquisto è stata completamente approvata, possono verificarsi ritardi significativi prima che il corrispondente ordine d'acquisto venga generato in SAP ECC. Questo divario indica potenziali inefficienze nei processi di passaggio di consegne o nell'allocazione delle risorse all'interno dell'ufficio acquisti, impattando sulla velocità del procurement reale e causando ulteriori ritardi a cascata.
ProcessMind misura con precisione il tempo trascorso tra lo stato "Approvato" di una richiesta d'acquisto e l'evento "Ordine d'acquisto creato da richiesta". La nostra analisi evidenzia questi ritardi nascosti nel Suo processo Purchase to Pay - Richiesta d'acquisto, identificando le inefficienze operative post-approvazione e le opportunità per accelerare la transizione verso l'acquisto.

Alcune richieste d'acquisto attraversano più fasi di approvazione del necessario, spesso a causa di configurazioni workflow obsolete o complesse in SAP ECC. Questi passaggi ridondanti aumentano i tempi di ciclo e il carico di lavoro degli approvatori senza aggiungere valore reale.
ProcessMind visualizza l'intero percorso di approvazione per ogni richiesta, identificando dove i livelli sono eccessivi. La aiutiamo a ottimizzare il workflow segnalando le opportunità per consolidare o eliminare i passaggi superflui, migliorando l'efficienza complessiva.

I richiedenti potrebbero trovare il processo di creazione delle richieste in SAP ECC complesso o poco intuitivo, portando a frequenti modifiche, invii incompleti o al ricorso a processi offline. Una user experience carente riduce la produttività, aumenta la necessità di formazione e rallenta la fase iniziale del ciclo P2P.
ProcessMind analizza attività come "Richiesta Creata" e "Richiesta Modificata" insieme ad attributi come "Richiedente" e "Reparto" per identificare dove gli utenti incontrano difficoltà. Correlando questi dati con i problemi successivi nel flusso RdA, individuiamo le aree in cui la formazione o la semplificazione del sistema porterebbero i maggiori benefici.

Gli stakeholder spesso non hanno visibilità in tempo reale sullo stato delle loro richieste d'acquisto in SAP ECC. Questa incertezza genera continui solleciti, controlli manuali e frustrazione.
ProcessMind offre una trasparenza totale sul ciclo di vita di ogni richiesta. Tracciando ogni attività e il relativo timestamp, forniamo una visione aggiornata al minuto su ogni fase del processo RdA, riducendo le richieste di chiarimento manuali e migliorando la comunicazione tra i reparti.

Dipartimenti o centri di costo diversi registrano tempi di approvazione delle richieste estremamente variabili, indicando incongruenze nella distribuzione del carico di lavoro, nella reattività degli approvatori o nel rispetto degli accordi interni sui livelli di servizio (SLA). Questa disparità può causare attriti interni e velocità di esecuzione dei progetti disomogenee nell'organizzazione, compromettendo equità ed efficienza.
ProcessMind suddivide i tempi medi del ciclo di approvazione per "Dipartimento" e "Centro di costo" per le richieste d'acquisto in SAP ECC. Identifichiamo quali unità organizzative affrontano costantemente attese più lunghe nel Suo processo Purchase to Pay - Richiesta d'acquisto, aiutando a mirare gli interventi per standardizzare le prestazioni e affrontare gli squilibri di risorse.

L'attributo "Livello di Urgenza" viene spesso applicato indistintamente alle richieste d'acquisto, vanificandone lo scopo. Questo abuso del flag genera confusione e fa sì che le richieste realmente urgenti perdano priorità.
ProcessMind analizza la correlazione tra l'urgenza dichiarata e il tempo effettivo di elaborazione in SAP ECC. Identifichiamo se e quando i flag di urgenza accelerano davvero il processo, svelando i pattern di utilizzo improprio e aiutandoLa a ridefinire criteri di priorità più efficaci.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

L'obiettivo è accorciare drasticamente i tempi tra l'invio della richiesta e l'approvazione finale. Cicli lunghi ritardano gli acquisti e impattano su progetti e scorte. Velocizzare significa rispondere meglio alle esigenze di business.
ProcessMind svela dove avvengono i ritardi nel workflow SAP ECC, individuando colli di bottiglia e passaggi che non aggiungono valore. Analizzando gli event log, quantifica i tempi reali e fornisce i dati necessari per ridisegnare workflow ottimizzati per la massima rapidità.

Ridurre il numero di modifiche a una richiesta d'acquisto dopo il primo invio è cruciale per l'efficienza. I cambiamenti frequenti, specie se tardivi, aumentano il carico amministrativo, allungano i tempi e possono indurre in errore. Minimizzare le rilavorazioni assicura che le richieste siano corrette sin dall'inizio.
ProcessMind visualizza l'intero ciclo di vita di ogni richiesta d'acquisto in SAP ECC, evidenziando la frequenza delle modifiche, le fasi interessate e i responsabili. Identifica le cause scatenanti, come requisiti ambigui o data entry errato, fornendo gli insight necessari per migliorare l'accuratezza iniziale e ridurre i costosi rimpalli tra reparti.

L'obiettivo è garantire che ogni richiesta segua rigorosamente le policy e i percorsi definiti. La mancata conformità aumenta i rischi di spesa non autorizzata e fallimenti negli audit.
ProcessMind offre funzionalità di conformance checking per confrontare i flussi reali in SAP ECC con i modelli target. Segnala automaticamente ogni anomalia, come step saltati o deviazioni, permettendo azioni correttive mirate e una migliore aderenza alla governance interna.

Mirare alla riduzione della percentuale di richieste d'acquisto rifiutate o ritirate migliora l'utilizzo delle risorse e accelera il procurement. Tassi di rifiuto elevati indicano problemi sottostanti, come informazioni incomplete, violazioni delle policy o una disconnessione tra richiedenti e approvatori nel processo Purchase to Pay - Richiesta d'acquisto. Abbassare questo tasso fa risparmiare tempo e fatica a tutti gli stakeholder.
ProcessMind analizza i percorsi delle richieste rifiutate o ritirate in SAP ECC, identificando pattern comuni, motivi del rifiuto e punti specifici del workflow in cui sorgono i problemi. Individua le cause alla radice, come dipartimenti specifici, tipi di richiesta o approvatori, consentendo formazione mirata o aggiustamenti del processo per migliorare il successo delle approvazioni al primo tentativo.

L'obiettivo è migliorare l'accuratezza e la completezza dei dati nelle richieste d'acquisto. La scarsa qualità dei dati causa errori, rilavorazioni e ritardi.
ProcessMind analizza i dati delle RdA in SAP ECC per identificare dati mancanti o incoerenti. Evidenziando dove le richieste vengono modificate per motivi legati ai dati, aiutiamo le aziende a implementare campi obbligatori, formazione mirata o regole di validazione automatica per garantire l'integrità delle informazioni.

Garantire che le richieste d'acquisto contrassegnate come urgenti siano elaborate e approvate in modo significativamente più veloce rispetto alle richieste standard è fondamentale per soddisfare le esigenze aziendali immediate. Una prioritizzazione inefficace può portare a scadenze mancate, interruzioni operative e costi maggiori all'interno del processo Purchase to Pay - Richiesta d'acquisto. Questo obiettivo garantisce che le richieste critiche ricevano l'attenzione necessaria.
ProcessMind consente un'analisi dettagliata dei percorsi delle richieste urgenti rispetto a quelle non urgenti in SAP ECC, confrontando i loro tempi di ciclo e identificando i colli di bottiglia specifici che ostacolano le richieste prioritarie. Può rivelare se i flag di urgenza sono usati correttamente e se i relativi workflow accelerati sono effettivamente efficaci, fornendo dati per ottimizzare i meccanismi di prioritizzazione e garantire un'elaborazione rapida per gli elementi critici.

L'obiettivo è ridurre il tempo che intercorre tra l'approvazione finale della richiesta e la creazione dell'ordine d'acquisto. I ritardi in questa fase vanificano un'approvazione rapida.
ProcessMind traccia la transizione tra l'approvazione e la creazione dell'OdA in SAP ECC. Identifica i ritardi medi, individuando passaggi manuali, problemi di integrazione o mancanza di risorse che rallentano questo step critico, offrendo insight per velocizzare l'emissione degli ordini.

Questo obiettivo punta a eliminare i passaggi di approvazione ridondanti nel processo RdA. Workflow troppo complessi generano ritardi e carichi amministrativi senza aggiungere controllo reale. Snellire il workflow rende l'azienda più agile.
ProcessMind scopre il flusso reale in SAP ECC, visualizzando ogni step per i diversi tipi di richiesta. Rileva deviazioni e identifica i passaggi che rallentano il processo senza una chiara giustificazione, consentendo di ridisegnare le matrici di approvazione e migliorare i tempi di ciclo.

L'obiettivo è rendere la creazione delle richieste più semplice e intuitiva. Processi confusi portano a errori, modifiche continue e insoddisfazione, rallentando l'intero ciclo P2P.
ProcessMind analizza quanto spesso avvengono modifiche subito dopo la creazione in SAP ECC. Correlando gruppi utenti o tipi di richiesta con alti tassi di rilavorazione, individuiamo dove migliorare l'interfaccia, potenziare la formazione o introdurre moduli guidati per semplificare l'inserimento dati.

L'obiettivo è garantire a tutti gli stakeholder una visione chiara e in tempo reale dello stato delle richieste. La scarsa visibilità causa incertezza, solleciti inutili e ritardi decisionali.
ProcessMind offre una vista completa e data-driven del percorso di ogni RdA in SAP ECC. Visualizza lo stato attuale, le attività passate e i passi futuri, permettendo di creare dashboard di tracciamento trasparente che riducono i controlli manuali e migliorano la consapevolezza di tutti i reparti coinvolti.

L'obiettivo è ridurre le discrepanze nei tempi di approvazione tra i vari reparti. Velocità incoerenti creano frustrazione e imprevedibilità nel processo P2P.
ProcessMind permette di confrontare i tempi di ciclo approvativo per reparto o centro di costo in SAP ECC. Identifichiamo i dipartimenti con tempi più lunghi o più rifiuti, fornendo i dati per indagare le cause e implementare best practice o formazione per uniformare le performance in tutta l'azienda.

L'obiettivo è verificare che il flag "Urgente" si traduca davvero in un'elaborazione più rapida. Se il meccanismo non funziona, si creano false aspettative e rischi per il business.
ProcessMind confronta i tempi medi di ciclo tra i vari livelli di urgenza in SAP ECC. Se gli articoli urgenti non sono più veloci, individuiamo dove il flusso si interrompe. Questa analisi permette di formare meglio gli utenti o riconfigurare i workflow per garantire percorsi accelerati realmente efficaci.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per Purchase to Pay - Richiesta

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Scarica il Modello
2

Esporta i Tuoi Dati
3

Carica il Tuo Dataset
4

Analizza il Tuo Processo
5

Implementa Miglioramenti
6

Monitora il Tuo Processo
1

Scarica il Modello

Cosa fare

Scarichi il template Excel preconfigurato, progettato specificamente per l'analisi delle Richieste d'Acquisto (Purchase to Pay) in SAP ECC. Questo modello fornisce la struttura corretta per organizzare i dati storici del processo.

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Perché è importante

L'utilizzo del template corretto assicura che i suoi dati siano strutturati uniformemente, consentendo un'ingestione accurata e rapida in ProcessMind per l'analisi.

Risultato atteso

Un template Excel standardizzato pronto per essere popolato con i Suoi dati di richiesta d'acquisto SAP ECC.

LE SUE SCOPERTE

Scopra istantaneamente le falle nelle richieste d'acquisto P2P in SAP ECC

ProcessMind fornisce una mappa visiva chiara del processo di Richiesta d'Acquisto P2P. Scopra dove si verificano i ritardi, dove ristagnano le approvazioni e dove si annidano i gap di conformità nel Suo ambiente SAP ECC.
  • Visualizzi il flusso di richiesta end-to-end.
  • Individui i colli di bottiglia e i ritardi nelle approvazioni
  • Identificare istantaneamente le non conformità alle policy
  • Ottimizzi i lead time e riduca i costi
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RISULTATI TIPICI

Impatto misurabile sull'efficienza delle richieste d'acquisto

La nostra soluzione di Process Mining aiuta le aziende a individuare ed eliminare i colli di bottiglia nel processo di Richiesta d'Acquisto (Purchase to Pay), portando a miglioramenti significativi nei tempi di ciclo, nella conformità e nell'efficienza dei costi. Analizzando i dati SAP ECC a livello di ID Richiesta d'Acquisto, sveliamo inefficienze nascoste e forniamo insight pronti all'uso.

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Cicli di Approvazione più Rapidi

Riduzione media del tempo di approvazione della richiesta

Identificando ed eliminando i colli di bottiglia, le organizzazioni riducono significativamente il tempo necessario per far approvare una richiesta d'acquisto. Ciò migliora l'efficienza e accelera l'intero processo di approvvigionamento.
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Tassi di Rilavorazione Ridotti

Riduzione delle modifiche alle richieste d'acquisto

Identificare le cause alla base delle modifiche alle richieste d'acquisto, come problemi di qualità dei dati o requisiti poco chiari, permette di migliorare i processi riducendo al minimo le rilavorazioni e i relativi costi.
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Conformità Migliorata

Miglioramento della conformità al workflow di approvazione

Il Process Mining rivela le deviazioni dalle policy di approvazione standard, consentendo alle aziende di imporre la conformità, ridurre i rischi di audit e garantire il rispetto dei controlli interni.
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Generazione OdA più rapida

Riduzione del tempo di creazione dell'ordine d'acquisto

Accelerare la transizione da una richiesta approvata a un ordine d'acquisto migliora i lead time complessivi del procurement, garantendo un'acquisizione più rapida di beni e servizi.
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Riduzione dei tassi di rifiuto

Diminuzione percentuale delle richieste d'acquisto respinte

Capire perché le richieste vengono respinte (es. non conformità alle policy o articoli errati) permette interventi mirati per migliorare la qualità degli invii e ridurre gli sforzi inutili.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alla qualità dei dati e al contesto organizzativo. Queste cifre rappresentano miglioramenti tipici osservati in diverse implementazioni.

Dati Consigliati

Inizia con gli attributi e le attività più importanti, poi espandi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificatore univoco per un documento di richiesta d'acquisto.

Perché è importante

Questo è l'identificatore principale che collega tutti gli eventi correlati in un unico caso, rendendo possibile l'analisi del processo end-to-end.

Il nome dell'attività commerciale che si è verificata in un determinato momento.

Perché è importante

Definisce le fasi del processo, consentendo la visualizzazione delle mappe di processo e l'analisi delle variazioni nel flusso.

Il timestamp che indica quando l'attività si è verificata.

Perché è importante

Questo timestamp è essenziale per calcolare tutte le durate, analizzare le performance e scoprire i colli di bottiglia temporali.

L'ID dell'utente che ha eseguito l'attività.

Perché è importante

Attribuisce le attività a individui specifici, consentendo l'analisi delle prestazioni degli utenti, del carico di lavoro, della conformità e delle esigenze di formazione.

Il dipartimento del richiedente o il centro di costo associato alla richiesta.

Perché è importante

Consente il confronto delle prestazioni tra le business unit, evidenziando i colli di bottiglia dipartimentali e le incongruenze nei processi.

Lo stato attuale di elaborazione della richiesta d'acquisto.

Perché è importante

Definisce l'esito di una richiesta, fattore cruciale per analizzare i tassi di successo, i motivi di rifiuto e gli endpoint del processo.

Una classificazione che determina il tipo e le caratteristiche della richiesta d'acquisto.

Perché è importante

Consente la segmentazione delle richieste in diverse categorie di processo, permettendo un'analisi più precisa e pertinente.

Il valore monetario totale di tutte le righe della richiesta d'acquisto.

Perché è importante

Aiuta a correlare il comportamento del processo con l'impatto finanziario, il che è essenziale per l'analisi dei rischi e la comprensione della complessità dell'approvazione.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Questa attività segna la creazione iniziale e il salvataggio di una richiesta d'acquisto. L'evento viene catturato quando viene generato un nuovo record nella tabella EBAN, con data e ora registrate.

Perché è importante

Come punto di partenza del processo, questa attività è essenziale per calcolare la durata totale del ciclo di vita della richiesta e analizzare il throughput di creazione. Aiuta a identificare chi sta creando le richieste e quando.

Questa attività indica che la richiesta è entrata nel workflow formale di approvazione. In genere si deduce quando lo stato della richiesta cambia per richiedere un rilascio iniziale in base alla strategia configurata.

Perché è importante

Questo segna l'inizio del tempo di ciclo approvativo, un KPI critico per l'efficienza. Capire questo punto aiuta a isolare i ritardi tra la creazione e l'avvio delle approvazioni formali.

Questa pietra miliare indica che la richiesta d'acquisto ha superato tutti i passaggi di approvazione. Si deduce quando viene applicato il codice di rilascio finale e l'indicatore (FRGZU) in EBAN risulta in stato approvato.

Perché è importante

Questa è una pietra miliare critica che segna la fine del ciclo di approvazione e l'inizio della fase di acquisto. È essenziale per calcolare il KPI del tempo di approvazione e misurare i ritardi nel passaggio alla creazione dell'ordine.

Questa è un'attività terminale in cui la richiesta d'acquisto viene respinta definitivamente. Si deduce quando l'indicatore di rilascio nella tabella EBAN viene impostato in uno stato di rifiuto finale da un approvatore.

Perché è importante

Questa attività è un punto finale chiave del processo, cruciale per calcolare il KPI del tasso di rifiuto delle richieste. Analizzare questi casi aiuta a capire le ragioni dei fallimenti e degli sprechi nel procurement.

Questa è un'attività terminale in cui il creatore o un utente autorizzato annulla la riga della richiesta impostando un flag di eliminazione. L'azione indica che l'esigenza di business non è più valida o che la richiesta è stata creata per errore.

Perché è importante

Questo è un punto di rottura del processo, essenziale per calcolare il tasso di ritiro. Tassi elevati possono indicare tempi di approvazione troppo lunghi che spingono gli utenti ad abbandonare le richieste, o problemi sistemici nella pianificazione della domanda.

Questa attività segna la conversione di una richiesta approvata in un ordine d'acquisto. L'evento viene dedotto trovando la riga dell'ordine d'acquisto corrispondente che vi fa riferimento.

Perché è importante

Essendo il principale risultato positivo, questa attività conclude il processo di richiesta d'acquisto e avvia la fase di procurement. Il tempo tra 'Richiesta d'acquisto approvata' e questo evento è un KPI fondamentale per misurare l'efficienza del passaggio di consegne.

FAQ

Domande frequenti

Il Process Mining analizza gli event log per visualizzare il flusso reale del processo di Richiesta d'Acquisto in SAP ECC. Identifica le deviazioni dai percorsi standard, scopre colli di bottiglia come cicli di approvazione troppo lunghi ed evidenzia le aree in cui è possibile aumentare l'efficienza. Ciò consente di ottimizzare i workflow, ridurre le rilavorazioni e garantire la conformità.

Per mappare accuratamente il processo RdA, sono necessari i dati degli event log dalle tabelle SAP ECC. Le informazioni chiave includono l'ID Richiesta d'Acquisto come Case ID, nomi delle attività, timestamp e utenti responsabili. Attributi extra come tipo di richiesta o reparto arricchiscono l'analisi.

L'estrazione dei dati da SAP ECC per il process mining spesso coinvolge strumenti SAP standard, report personalizzati o connettori progettati specificamente per il recupero degli Event Log. L'obiettivo è ottenere un file piatto, solitamente CSV, contenente tutti gli eventi di processo rilevanti in un formato strutturato. Ciò garantisce che la sequenza cronologica delle attività possa essere ricostruita correttamente.

Svelando le inefficienze, potrà ridurre i tempi di ciclo delle approvazioni e minimizzare i rework dovuti alle modifiche. Il process mining aiuta a garantire una migliore conformità alle policy di approvazione e riduce i tassi di rifiuto. In definitiva, porta a un processo Purchase to Pay più snello e trasparente.

I primi insight si ottengono spesso entro poche settimane dal successo dell'estrazione e del caricamento dei dati in uno strumento di process mining. Un'analisi completa e l'identificazione di aree di miglioramento attuabili richiedono solitamente più tempo, a seconda della complessità del processo e delle risorse disponibili per l'indagine. La velocità dipende anche dalla qualità dei dati.

No, il process mining va oltre il reporting tradizionale ricostruendo l'effettivo flusso end-to-end del processo sulla base dei dati degli eventi. Mentre il reporting mostra "cosa è successo", il process mining rivela "come e perché è successo", visualizzando le varianti di processo e identificando le cause alla radice delle deviazioni. Offre una visione dinamica del Suo processo, non solo metriche statiche.

Mentre la presenza di esperti dedicati può accelerare l'ottenimento di insight, molti strumenti di Process Mining sono progettati per business analyst con una certa formazione. La configurazione iniziale e le analisi complesse potrebbero beneficiare di conoscenze specialistiche, ma il monitoraggio quotidiano e le analisi approfondite di base possono spesso essere gestiti dai proprietari dei processi. La formazione è fondamentale per un utilizzo efficace.

Il prerequisito tecnico principale è l'accesso al sistema SAP ECC per estrarre gli event log necessari. Ciò richiede meccanismi di trasferimento dati sicuri e spazio di archiviazione adeguato. È inoltre necessaria una piattaforma di Process Mining (cloud o on-premise) per l'analisi e la visualizzazione.

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