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Migliori il Suo processo Dall'Acquisto al Pagamento - Richiesta

Ottimizzi le richieste SAP Ariba con la nostra guida in 6 passaggi
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Sfide (11) Obiettivi (11) 6 Fasi Anteprima Risultati Dati FAQ (5)

Ottimizzazione del processo richieste d'acquisto SAP Ariba

Approvazioni lente delle richieste d'acquisto possono compromettere seriamente il Suo processo di procurement e portare a opportunità mancate. La nostra piattaforma aiuta a individuare le inefficienze esatte, dalla creazione della richiesta iniziale all'approvazione finale. Scopra come migliorare la conformità e accelerare l'intero ciclo Purchase to Pay, trasformando la gestione delle Sue richieste.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

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Perché ottimizzare il processo delle richieste d'acquisto?

Il ciclo Purchase-to-Pay inizia con una richiesta (requisition) e ogni inefficienza in questa fase si ripercuote sull'intero ciclo di approvvigionamento, causando ritardi e costi elevati. Nel complesso ecosistema SAP Ariba, nonostante le solide funzionalità del sistema, il comportamento degli utenti e l'esecuzione dei workflow possono generare colli di bottiglia. Un processo lento o non conforme influisce sulla puntualità degli acquisti, sui tempi dei progetti e sulle relazioni con i fornitori. I costi occulti includono cicli di approvazione infiniti, rilavorazioni manuali, opportunità di risparmio perse e rischi di conformità.

Ottimizzare le richieste d'acquisto in SAP Ariba non significa solo velocità, ma garantire efficienza, trasparenza e aderenza alle policy aziendali dal primo inserimento fino all'ordine approvato. Comprendere il flusso reale, anziché quello teorico, è il primo passo per una trasformazione efficace.

Come il Process Mining migliora l'efficienza delle richieste

Il Process Mining offre un approccio basato sui dati per analizzare il percorso delle richieste d'acquisto in SAP Ariba. Invece di basarsi su supposizioni, utilizza gli Event Log del sistema per ricostruire la sequenza reale di ogni singola richiesta. Questo permette di visualizzare il flusso end-to-end, svelando varianti, deviazioni e loop nascosti che i metodi di analisi tradizionali non riescono a rilevare.

Nello specifico, con il Process Mining può:

  • Individuare i colli di bottiglia: Capire esattamente dove si bloccano le richieste, che sia una fase di approvazione specifica, un dipartimento o una tipologia di acquisto. Non saprà solo che c'è un ritardo, ma scoprirà perché e dove accade.
  • Scoprire varianti di processo nascoste: Vedere come vengono gestite le richieste rispetto al design originale. Identificherà scorciatoie non autorizzate, passaggi superflui o modifiche frequenti che sottraggono tempo senza aggiungere valore.
  • Analizzare i workflow di approvazione: Ottenere insight profondi sui processi multilivello. Potrà vedere quali approvatori causano rallentamenti, quali percorsi sono più fluidi e dove una riprogettazione potrebbe snellire il flusso senza perdere il controllo.
  • Valutare la conformità: Verificare che ogni richiesta rispetti le policy di acquisto, identificando casi di non conformità come
Purchase to Pay - Richiesta Gestione delle richieste d'acquisto Richiesta P2P Workflow di Approvazione Efficienza del procurement Gestione della Conformità Dipartimento Acquisti Riduzione del lead time

Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

I cicli di approvazione prolungati per le richieste d'acquisto possono ritardare notevolmente l'avvio di attività di approvvigionamento critiche, influenzando le tempistiche dei progetti e aumentando potenzialmente i costi operativi. Questo comporta scadenze mancate, allocazione inefficiente delle risorse e una risposta più lenta alle esigenze aziendali all'interno del processo Purchase to Pay - Requisition.
ProcessMind analizza i Suoi event log di SAP Ariba per individuare esattamente dove le richieste d'acquisto subiscono ritardi, identificando fasi di approvazione specifiche, dipartimenti o singoli approvatori che fungono da bottleneck. Visualizzando il flusso reale, il sistema scopre deviazioni rispetto ai tempi di approvazione previsti, consentendoLe di ottimizzare i workflow.

Un volume elevato di modifiche o rifiuti seguiti da nuove sottomissioni indica inefficienze a monte nella fase di creazione. Questa continua rilavorazione sottrae tempo a richiedenti e approvatori, allungando i lead time del ciclo Purchase-to-Pay in SAP Ariba.
ProcessMind traccia l'intero ciclo di vita di ogni richiesta, evidenziando quelle che subiscono più modifiche prima dell'approvazione finale. Identifica le cause comuni (es. dati errati, requisiti oscuri), permettendo di intervenire con formazione specifica e aggiustamenti del processo.

Le deviazioni dalle policy e dalla matrice di approvazione espongono l'azienda a rischi di conformità e irregolarità finanziarie. Quando una richiesta salta passaggi obbligatori o segue percorsi non autorizzati, la governance del ciclo SAP Ariba viene meno.
ProcessMind confronta automaticamente i percorsi reali con le regole predefinite. Visualizza ogni deviazione, mostrando esattamente dove e quando avvengono attività non conformi, permettendo di rafforzare i controlli interni e garantire il rispetto delle linee guida di acquisto.

Fasi specifiche, dipartimenti o singoli individui diventano spesso dei punti di strozzatura nel processo di approvazione, causando accumuli di arretrato e ostacolando il flusso del procurement. Identificare questi bottleneck critici è difficile senza una visibilità chiara del percorso end-to-end di ogni richiesta in SAP Ariba.
ProcessMind utilizza i Suoi dati di Purchase to Pay - Requisition per mappare il flusso reale del processo, svelando dove le richieste si accumulano e identificando i passaggi o le risorse che causano i ritardi. Questo insight operativo permette di riallocare le risorse, riprogettare i workflow o introdurre automazioni per eliminare tali criticità.

Troppi interventi manuali nelle richieste d'acquisto portano a errori, inefficienza e costi alti. Spesso la causa è legata a moduli complessi o scarsa integrazione dei sistemi in SAP Ariba.
ProcessMind quantifica i tocchi manuali analizzando le sequenze di attività e le interazioni utente. Evidenzia dove prevalgono il reinserimento dati o controlli umani superflui, guidando la semplificazione dei moduli e l'automazione dei compiti ripetitivi.

La mancanza di insight in tempo reale sullo stato delle richieste d'acquisto lascia gli stakeholder all'oscuro, causando continue richieste, frustrazione e impossibilità di prevedere i tempi di acquisto. Questo nasconde l'inefficienza del flusso in SAP Ariba.
ProcessMind offre una panoramica visiva completa di ogni richiesta, dalla creazione all'approvazione, mostrandone lo stato attuale e la posizione nel workflow. Questa trasparenza supporta richiedenti e manager, riducendo i solleciti manuali e migliorando la comunicazione.

I ritardi nelle richieste d'acquisto causano costi occulti: spedizioni urgenti, sconti per pagamenti anticipati persi, aumento delle scorte e opportunità di business sfumate. Questi impatti finanziari sono spesso difficili da quantificare nel ciclo Purchase-to-Pay.
ProcessMind correla i lead time del processo con i dati finanziari per rivelare l'impatto economico delle inefficienze in SAP Ariba. Identificando le cause dei ritardi, aiuta a capire dove risparmiare tramite una gestione più rapida e una migliore pianificazione.

Una distribuzione sbilanciata dei carichi di lavoro tra gli approvatori può sovraccaricare alcuni team, creando colli di bottiglia e ritardi significativi. Questo squilibrio danneggia l'efficienza complessiva del processo in SAP Ariba.
ProcessMind analizza i log di attività degli approvatori per individuare squilibri e il loro impatto sui tempi di gestione. Evidenzia chi gestisce volumi sproporzionati o chi causa costantemente rallentamenti, supportando decisioni di ribilanciamento del carico o automazione dei workflow.

Un tasso costantemente alto di rifiuti nelle richieste d'acquisto segnala problemi come policy poco chiare, scarsa formazione dei richiedenti o uso errato dei cataloghi. Questo causa sprechi, cicli di acquisto lunghi e frustrazione.
ProcessMind individua i pattern nei rifiuti, correlandoli a specifici richiedenti, dipartimenti o fasi di approvazione. Capendo le cause e l'origine dei rifiuti, potrà implementare miglioramenti mirati e ridurre le rilavorazioni in SAP Ariba.

Quando le richieste contrassegnate come 'urgenti' non ricevono un'elaborazione accelerata, l'impatto sui progetti può essere grave, portando a fermi produzione o costose soluzioni di emergenza. Ciò evidenzia un distacco tra gli indicatori di urgenza e l'esecuzione reale del processo nel flusso delle richieste P2P di SAP Ariba.
ProcessMind traccia il ciclo di vita delle richieste urgenti, confrontando i loro lead time reali con i benchmark standard o prioritari. Identifica i punti esatti in cui le richieste urgenti si bloccano, rivelando se i ritardi sono dovuti al design del workflow, alla disponibilità di risorse o al mancato rispetto dei protocolli di priorità, consentendo interventi mirati.

I workflow che includono fasi di approvazione ridondanti o prive di valore aggiunto aggiungono complessità e tempi inutili al processo di richiesta, aumentando i costi operativi senza migliorare gli esiti. Questi passaggi superflui prolungano il tempo di ciclo del Suo processo SAP Ariba Purchase to Pay - Requisition.
ProcessMind mappa tutti i percorsi eseguiti, svelando deviazioni in cui le richieste subiscono più fasi di approvazione del necessario o tornano a fasi precedenti. Aiuta a identificare le opportunità per semplificare il workflow, eliminare i controlli ridondanti e ottimizzare il numero di punti di contatto approvativi a favore dell'efficienza.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Questo obiettivo mira a ridurre significativamente il tempo necessario affinché una richiesta d'acquisto passi dall'invio all'approvazione finale. Approvazioni più rapide in SAP Ariba portano a cicli di procurement più veloci, garantendo l'acquisizione tempestiva di beni e servizi critici, riducendo i ritardi nei progetti e migliorando la reattività operativa dell'intera organizzazione. ProcessMind svela tutti i workflow di approvazione e identifica dove le richieste si bloccano, per quanto tempo e perché. Analizzando la durata delle attività e l'allocazione delle risorse nel processo Purchase to Pay - Requisition, evidenzia bottleneck specifici e passaggi inefficienti, offrendo insight basati sui dati per snellire le fasi di approvazione e raggiungere le riduzioni di tempo desiderate.

Ridurre la frequenza con cui le richieste d'acquisto vengono modificate dopo l'invio iniziale è fondamentale per l'efficienza. Ogni modifica, sia in SAP Ariba che tramite altri canali, genera rework, allunga il tempo di ciclo totale e consuma risorse preziose sia per i richiedenti che per gli approvatori. Il raggiungimento di questo obiettivo migliora l'accuratezza dei dati e accelera l'intero flusso Purchase to Pay - Requisition. ProcessMind mappa visivamente ogni percorso seguito da una richiesta, inclusi tutti i loop di modifica. Quantifica la frequenza delle revisioni, identifica i trigger comuni per i cambiamenti e rivela le fasi in cui le informazioni sono spesso incomplete o errate. Queste informazioni consentono di pianificare formazione mirata, riprogettare la modulistica o correggere i workflow per evitare revisioni non necessarie.

L'obiettivo è verificare che il processo Purchase to Pay - Requisition aderisca rigorosamente alle policy di acquisto interne e alle normative esterne. Le richieste non conformi in SAP Ariba possono comportare rischi finanziari, audit negativi, spese fuori controllo (maverick spending) e danni d'immagine. Raggiungere un'alta conformità garantisce responsabilità e rafforza il controllo finanziario. ProcessMind offre una panoramica completa dei percorsi reali delle richieste rispetto alle regole di conformità predefinite. Segnala automaticamente deviazioni, approvazioni non autorizzate o passaggi saltati nel processo Purchase to Pay - Requisition, quantificando i casi di non conformità. Questa visibilità permette alle organizzazioni di identificare le cause profonde e imporre il rispetto delle policy in modo efficace.

Semplificare i percorsi di approvazione di una richiesta d'acquisto è vitale per l'efficienza. In SAP Ariba, percorsi complessi o ridondanti introducono ritardi inutili e aumentano il rischio di errori. L'ottimizzazione di questi percorsi assicura che le richieste siano revisionate dalle persone giuste al momento giusto. ProcessMind scopre e visualizza automaticamente tutti i percorsi di approvazione reali, confrontandoli con i workflow pianificati. Individua instradamenti sub-ottimali, identifica i bottleneck causati da specifici approvatori o uffici e mette in luce passaggi o loop superflui. Questa analisi permette una riprogettazione basata sui dati delle matrici di approvazione per il processo Purchase to Pay - Requisition.

Ridurre lo sforzo manuale nelle richieste d'acquisto significa automatizzare le attività ripetitive. La creazione manuale in SAP Ariba è soggetta a errori e sottrae tempo a compiti strategici. L'automazione libera risorse, migliora la qualità dei dati e accelera l'avvio dell'approvvigionamento. ProcessMind quantifica il lavoro manuale e il tempo speso per ogni attività. Individua inserimenti frequenti e lacune informative risolvibili con integrazioni di sistema o pre-compilazione automatica dei moduli, offrendo target chiari per l'automazione del ciclo Purchase-to-Pay.

Monitorare in tempo reale lo stato di ogni richiesta d'acquisto è essenziale per una gestione proattiva. La scarsa visibilità in SAP Ariba causa continue richieste di informazioni, scadenze mancate e incertezza sugli acquisti. Una maggiore trasparenza supporta i decision-maker. ProcessMind offre una vista end-to-end di ogni richiesta, mostrando lo stato attuale, il tempo trascorso in ogni fase e il responsabile. Fornisce insight chiari e immediati sul ciclo Purchase-to-Pay, permettendo di vedere dove si trova una richiesta e quale azione manca, senza tracciamenti manuali.

Questo obiettivo punta a ridurre le spese operative globali legate alla creazione, elaborazione e approvazione delle richieste d'acquisto. In SAP Ariba, costi di elaborazione elevati derivano da inefficienze, rework, tempi di ciclo lunghi ed eccessivo intervento manuale. Ridurre i costi impatta direttamente sul risultato finale e migliora le performance finanziarie. ProcessMind quantifica l'impatto economico delle varie varianti di processo e dei bottleneck all'interno del flusso Purchase to Pay - Requisition. Identificando le attività ad alto consumo di risorse, i rework frequenti o i ritardi prolungati, il sistema evidenzia le aree specifiche in cui misure di risparmio, come l'automazione o la semplificazione del processo, possono essere più efficaci.

Garantire una distribuzione equa dei compiti tra gli approvatori evita colli di bottiglia e burnout. In SAP Ariba, carichi sbilanciati causano ritardi per le richieste assegnate a persone sovraccariche, mentre altre restano sottoutilizzate. Bilanciare il carico assicura tempi certi e continuità operativa. ProcessMind analizza la distribuzione tra tutti gli attori del ciclo Purchase-to-Pay, identificando chi ha volumi anomali o tempi medi lunghi. Questi dati permettono di riallocare responsabilità e riconfigurare le matrici di approvazione per ottimizzare le risorse.

La riduzione della percentuale di richieste d'acquisto rifiutate dopo l'invio è indice di miglioramenti nella qualità iniziale dei dati, nel rispetto delle policy e nella chiarezza dei requisiti. Tassi di rifiuto elevati in SAP Ariba comportano sprechi di energie, frustrazione e ritardi significativi nell'ottenimento di beni e servizi necessari. Ridurre questo tasso aumenta l'efficienza e la soddisfazione dei richiedenti. ProcessMind identifica le ragioni comuni e le fasi in cui le richieste vengono respinte, per informazioni errate, violazioni delle policy o problemi di budget. Analizzando gli attributi dei casi rifiutati nel processo Purchase to Pay - Requisition, il sistema aiuta a individuare problemi sistemici o esigenze formative, consentendo azioni preventive mirate.

Gestire le richieste d'acquisto urgenti con percorsi accelerati è vitale per la continuità operativa. Ritardi in richieste critiche, anche nei workflow standard di SAP Ariba, possono fermare la produzione o far perdere opportunità. Questo obiettivo dà priorità agli acquisti essenziali. ProcessMind visualizza e quantifica i lead time reali per le richieste urgenti, confrontandoli con i target. Evidenzia dove i casi urgenti deviano dai percorsi veloci previsti e suggerisce aggiustamenti al workflow per garantire una gestione prioritaria.

Questo obiettivo si concentra sull'identificazione e la rimozione di attività ridondanti o prive di valore aggiunto dal processo di richiesta d'acquisto. I passaggi extra in SAP Ariba allungano i tempi di ciclo, aumentano i costi operativi e aggiungono complessità senza contribuire al risultato finale. Semplificare il processo migliora l'efficienza e l'esperienza utente. ProcessMind offre una scoperta completa di tutte le varianti reali del processo, mostrando chiaramente le attività che si verificano ma non contribuiscono a un'approvazione della richiesta conforme ed efficiente. Visualizzando le deviazioni comuni e i percorsi non standard nel processo Purchase to Pay - Requisition, consente di prendere decisioni guidate dai dati per semplificare e standardizzare i workflow.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per le richieste d'acquisto

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Analizza il Tuo Processo
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6

Monitora il Tuo Processo
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Cosa fare

Scarichi il template Excel per i dati delle richieste d'acquisto. Garantisce che i dati siano strutturati correttamente per l'analisi.

Visualizza Guida al Template Dati Scarica Template
Perché è importante

L'uso del template corretto previene problemi di qualità dei dati e semplifica l'analisi successiva, gettando basi solide per il miglioramento.

Risultato atteso

Un template Excel pronto per essere compilato con i dati delle richieste d'acquisto SAP Ariba.

COSA OTTERRAI

Scopra gli insight nascosti nel Suo processo di richiesta SAP Ariba

ProcessMind svela il percorso reale di ogni richiesta, dalla creazione all'approvazione, offrendo visualizzazioni chiare di ritardi e deviazioni per ottimizzare il Suo ciclo Purchase-to-Pay.
  • Individuare gli esatti colli di bottiglia delle richieste
  • Garantire la conformità delle richieste SAP Ariba
  • Accelerare i tempi del ciclo Dall'Acquisto al Pagamento
  • Visualizzi tutte le fasi di approvazione delle richieste
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Cosa ottengono le aziende con il process mining delle richieste

Questi risultati rappresentano i benefici misurabili che le organizzazioni solitamente ottengono utilizzando il process mining per analizzare i dati del processo Purchase to Pay - Requisition, in particolare da SAP Ariba. Identificando inefficienze e bottleneck tramite l'ID della richiesta d'acquisto, le aziende possono ottimizzare i propri workflow.

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Cicli di Approvazione più Rapidi

Riduzione media del tempo di approvazione

Identificando ed eliminando i colli di bottiglia nel workflow, le aziende possono velocizzare drasticamente l'approvazione delle richieste, accelerando l'intero ciclo di acquisto.
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Conformità della Politica Migliorata

Aumento delle richieste conformi

Il Process Mining aiuta a garantire che le richieste seguano i percorsi di approvazione e le regole prestabilite, riducendo i rischi e assicurando il rispetto delle linee guida interne.
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Rielaborazione Ridotta delle Richieste

Riduzione della frequenza delle modifiche

Ridurre il numero di richieste che necessitano di modifiche o rifiuti identificando le cause profonde del rework, per un processo più fluido e veloce.
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Costi di Elaborazione Inferiori

Riduzione dei costi totali di gestione delle richieste

Eliminando i passaggi ridondanti e le rilavorazioni, si snellisce l'intero iter approvativo, riducendo drasticamente i costi operativi di gestione.
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Percorsi di Approvazione Semplificati

Meno passaggi senza valore aggiunto

Identifichi e rimuova i passaggi di approvazione ridondanti che allungano il ciclo, rendendo il processo più efficiente, trasparente e semplice per gli utenti.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano i miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati Consigliati

Inizia con gli attributi e le attività più importanti, poi espandi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificativo univoco per un documento di richiesta d'acquisto, che funge da identificativo principale del caso per il processo.

Perché è importante

Questo è l'identificativo del caso essenziale che collega tutte le attività correlate, rendendo possibile l'analisi del processo di richiesta end-to-end per ogni singola istanza.

Il nome dello specifico evento di business verificatosi in un dato momento del ciclo di vita della richiesta.

Perché è importante

Definisce le fasi del processo, permettendo di visualizzare e analizzare il workflow delle richieste, inclusi i colli di bottiglia e le deviazioni.

La data e l'ora precise in cui si è verificata l'attività, fungendo da timestamp principale per l'ordinamento degli eventi.

Perché è importante

Questo attributo fornisce l'ordine cronologico degli eventi ed è la base per tutti i calcoli di performance e durata, come tempi di ciclo e bottleneck.

L'ID utente o il nome della persona che ha eseguito l'attività, come il richiedente o l'approvatore.

Perché è importante

Permette l'analisi della distribuzione del carico, delle performance degli utenti e dell'allocazione risorse, aiutando a individuare rallentamenti causati da team o utenti specifici.

Il dipartimento aziendale o il centro di costo del dipendente che ha creato la richiesta d'acquisto.

Perché è importante

Permette di segmentare e confrontare le performance tra i diversi reparti, evidenziando problemi specifici o best practice locali.

Il valore monetario totale della richiesta di acquisto.

Perché è importante

Fornisce un contesto finanziario cruciale, consentendo di analizzare come il valore della richiesta influenzi il comportamento del processo, inclusi i tempi di approvazione e la complessità del workflow.

La classificazione dei beni o servizi richiesti, ad esempio 'Hardware IT', 'Cancelleria' o 'Servizi professionali'.

Perché è importante

Consente l'analisi per categoria merceologica, aiutando a individuare colli di bottiglia o problemi di conformità specifici per certi beni o servizi.

Indicatore della priorità della richiesta (es. 'Normale', 'Urgente', 'Critica').

Perché è importante

Consente di dare priorità all'analisi e monitorare se le richieste urgenti vengono gestite più velocemente, garantendo la continuità del business.

La sequenza predefinita di fasi di approvazione che la richiesta dovrebbe seguire.

Perché è importante

Definisce il processo standard da seguire, permettendo al conformance checking di rilevare automaticamente deviazioni e violazioni delle policy.

La motivazione fornita da un approvatore quando una richiesta o una fase di approvazione viene rifiutata.

Perché è importante

Offre una visione diretta dei motivi per cui le richieste d'acquisto vengono respinte, permettendo un'analisi delle cause profonde per ridurre il rework e migliorare i tassi di successo al primo tentativo.

Lo stato attuale della richiesta d'acquisto nel suo ciclo di vita.

Perché è importante

Permette il monitoraggio in tempo reale del flusso di richieste, aiutando a gestire i ticket fermi o datati prima che diventino critici.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Segna la creazione iniziale del documento di richiesta da parte di un utente. Rilevato al primo salvataggio in stato 'Composing' o bozza.

Perché è importante

Questo è il punto di partenza del ciclo di vita della richiesta. Analizzare il tempo che intercorre tra la creazione e l'invio aiuta a misurare l'efficienza degli utenti e a identificare eventuali necessità di formazione.

Rappresenta l'invio formale della richiesta d'acquisto nel workflow di approvazione da parte del richiedente. Questo passaggio è registrato dal cambio di stato da 'Composing' a 'Submitted'.

Perché è importante

Questa è una milestone fondamentale che avvia il processo di approvazione. È essenziale per misurare i KPI 'Requisition Approval Cycle Time' e 'Requisition Creation Lead Time'.

Segna l'approvazione finale della richiesta dopo aver superato tutti i livelli del workflow. Viene rilevato dal passaggio allo stato 'Approved'.

Perché è importante

Una pietra miliare critica che segna la fine della fase di approvazione. È il punto finale per misurare il tempo medio di approvazione e segnala che la richiesta è pronta per l'ordine.

Rappresenta il rifiuto finale di una richiesta d'acquisto dopo la revisione. Questo è uno stato finale del processo e viene registrato da un cambio di stato in 'Denied'.

Perché è importante

Questo è un punto finale di fallimento critico. Analizzare le richieste negate è essenziale per il KPI 'Requisition Rejection Rate', al fine di identificare pattern e migliorare la qualità delle richieste.

Segna la conversione di una richiesta approvata in un ordine d'acquisto. Rilevato alla creazione di un documento PO che referenzia la richiesta.

Perché è importante

Questo è il principale esito positivo per il processo di richiesta. È essenziale per misurare il KPI end-to-end 'Requisition to PO Lead Time'.

La chiusura amministrativa finale di una richiesta d'acquisto dopo che tutte le azioni associate, come l'ordine e la ricezione, sono state completate. Viene registrata da un cambio di stato finale in 'Closed'.

Perché è importante

Rappresenta la fine definitiva dell'intero ciclo di vita della richiesta. Analizzare il tempo che intercorre dalla creazione del PO alla chiusura può rivelare colli di bottiglia nei processi a valle di ricezione o fatturazione.

FAQ

Domande frequenti

Il Process Mining identifica i flussi reali, individua i colli di bottiglia e scopre le inefficienze nascoste nel ciclo richieste d'acquisto (P2P) in SAP Ariba. Visualizza ogni fase, aiutando a capire dove avvengono ritardi, rilavorazioni o attività non conformi. Questi insight permettono decisioni basate sui dati per snellire le operazioni.

Per eseguire il process mining sulle richieste di SAP Ariba, è necessario innanzitutto un dataset di event log. Questo log deve includere un identificativo univoco del caso (solitamente il Purchase Requisition ID), il nome dell'attività per ogni fase e un timestamp preciso del momento in cui ogni attività si è verificata. Dati aggiuntivi, come informazioni sulle risorse o sui costi, possono arricchire ulteriormente l'analisi.

Può aspettarsi miglioramenti significativi in aree quali la riduzione dei tempi di approvazione delle richieste, la minimizzazione del rework dovuto alle modifiche e l'aumento della conformità alle policy. I primi insight sulle deviazioni di processo e sui bottleneck possono essere identificati spesso già poche settimane dopo l'acquisizione dei dati. L'ottimizzazione completa e l'impatto misurabile, come una riduzione dei costi del 15% o dei tempi del 30%, si sviluppano nell'arco di pochi mesi man mano che i miglioramenti vengono implementati.

Il Process Mining analizza i timestamp e le sequenze di attività per mappare i percorsi reali. Può misurare con precisione i tempi di attesa tra le fasi, evidenziare i loop (indice di rilavorazione) e individuare le deviazioni dai percorsi standard. Questo permette di capire esattamente quali fasi e quali attori generano inefficienze.

Sì, il process mining è estremamente efficace nell'identificare approvazioni di richieste non conformi e deviazioni dalle policy. Confrontando l'esecuzione reale del processo con le regole predefinite e i modelli ideali, il sistema può segnalare automaticamente i casi in cui le richieste hanno saltato passaggi obbligatori o sono state approvate da personale non autorizzato. Questo rende possibile raggiungere una conformità alle policy del 95%.

I tool di Process Mining sono progettati per offrire insight sia a profili tecnici che business. Sebbene l'estrazione dati richieda competenze tecniche, le Dashboard sono intuitive. Questo permette a responsabili acquisti, process owner e addetti alla compliance di individuare i colli di bottiglia e guidare il miglioramento senza conoscenze tecniche approfondite.

Il principale prerequisito tecnico è l'accesso sicuro ai dati di SAP Ariba per estrarre gli event log necessari. Ciò comporta solitamente l'utilizzo delle funzionalità di reporting o integrazione di SAP Ariba, come API o export di dati. Sarà inoltre necessaria una piattaforma software di process mining per acquisire e analizzare tali dati.

Un Event Log è una raccolta strutturata di dati che descrive ogni fase, o "evento", relativo a ogni singolo ID richiesta d'acquisto in SAP Ariba. È fondamentale perché rappresenta la materia prima per il Process Mining, permettendo al software di ricostruire e visualizzare l'intero percorso end-to-end. Senza un Event Log accurato, il Process Mining non può operare.

I report standard di SAP Ariba forniscono solitamente metriche predefinite e aggregati basati su strutture dati previste. Il Process Mining, al contrario, scopre il flusso reale del processo "as-is" direttamente dai dati degli eventi, rivelando tutte le varianti e le deviazioni, non solo quelle attese. Questo permette di far emergere inefficienze nascoste e mancanze di conformità che i report tradizionali potrebbero ignorare.

Analizzando gli Event Log, il Process Mining traccia quanto tempo le richieste restano ferme presso ogni approvatore e individua i percorsi che generano ritardi. Questo permette di visualizzare la distribuzione del carico, individuare chi è sovraccarico e scoprire i colli di bottiglia nella gerarchia. Grazie a questi insight, è possibile ribilanciare il lavoro e accelerare le richieste urgenti.

Basta ritardi: ottimizzi il Suo processo Purchase to Pay Requisition

Individui le inefficienze in SAP Ariba e riduca i tempi di ciclo del 30%.

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