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Migliori la Sua Gestione delle Spese

La Sua guida in 6 passaggi per ottimizzare la gestione delle spese in Coupa Expenses
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Migliori la Sua Gestione delle Spese
Sfide (11) Obiettivi (11) 6 Fasi Anteprima Risultati Dati FAQ (5)

Ottimizzi la Gestione delle Spese in Coupa Expenses per l'Efficienza

I processi di gestione delle spese possono spesso essere complessi, portando a bottleneck di approvazione e sfide di conformità. La nostra piattaforma offre insight chiari sulle Sue operazioni, aiutandoLa a individuare le inefficienze e ottimizzare ogni passaggio. Scopra how to streamline workflows, ridurre i costi e garantire un'adesione costante alle policy.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

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Perché è fondamentale ottimizzare la gestione delle note spese in Coupa Expenses

Anche con piattaforme avanzate come Coupa Expenses, le aziende si scontrano spesso con inefficienze nascoste nei loro processi di gestione delle spese. Queste criticità, per quanto sottili, possono influenzare pesantemente i profitti, la soddisfazione dei dipendenti e i livelli di conformità. I rimborsi tardivi generano frustrazione, calo della produttività e del morale. Politiche poco chiare o applicate in modo incoerente possono causare discrepanze finanziarie, rischi di audit e inutili carichi amministrativi per i team finance, costretti a sollecitare approvazioni o correggere errori. Inoltre, un processo inefficiente comporta costi operativi più elevati a causa di troppi controlli manuali, rilavorazioni e cicli di approvazione infiniti. Comprendere e risolvere queste sfide è essenziale per la salute finanziaria e un ambiente di lavoro positivo, garantendo che l'investimento in Coupa Expenses porti i risultati sperati.

In che modo il Process Mining sblocca l'efficienza in Coupa Expenses

Il Process Mining offre una prospettiva privilegiata per analizzare la gestione delle note spese, andando oltre le supposizioni per rivelare il reale flusso operativo all'interno di Coupa Expenses. Sfruttando i dati degli Event Log, il Process Mining costruisce una mappa oggettiva e basata sui dati del percorso di ogni nota spese, dalla creazione al rimborso finale. Potrà identificare visivamente tutte le varianti, le deviazioni dalle procedure standard e i loop di rilavorazione nascosti nel sistema. Ad esempio, potrebbe scoprire che gran parte delle note spese viene continuamente rispedita al mittente per informazioni mancanti, o che determinati approvatori creano costantemente dei colli di bottiglia, allungando i tempi di rimborso. Questa tecnologia garantisce una trasparenza senza precedenti, permettendo di individuare le attività esatte che rallentano il processo, aumentano i costi o generano problemi di conformità. Si tratta di vedere come il processo si svolge realmente, non solo come è documentato.

Aree chiave per il miglioramento e l'ottimizzazione del processo

Grazie al Process Mining, otterrà spunti precisi su dove intervenire per migliorare la gestione delle spese in Coupa Expenses. Alcune aree comuni emergono spesso come obiettivi prioritari. Potrà ridurre il numero di passaggi necessari per una nota spese, specialmente per le transazioni di basso valore, snellendo i workflow di approvazione. Comprendere le cause alla base di rifiuti e rinvii permette di fornire linee guida migliori ai dipendenti o di adattare i controlli sulle policy per prevenire errori futuri. Potrebbe scoprire opportunità per automatizzare i controlli di routine oggi manuali, liberando il team finance per attività più strategiche. Inoltre, analizzando il tempo di ciclo di ogni attività, potrà identificare i manager o i dipartimenti che causano rallentamenti costanti e ottimizzare i loro processi di revisione. Questo approccio mirato aiuta a risolvere le inefficienze in modo proattivo.

Risultati attesi dall'ottimizzazione della gestione spese

L'implementazione del Process Mining per la gestione delle note spese in Coupa Expenses offre vantaggi misurabili in tutta l'organizzazione. Può aspettarsi una riduzione significativa del tempo medio del ciclo di rimborso, con un impatto diretto sulla soddisfazione dei dipendenti e una diminuzione delle richieste amministrative. Gestendo le violazioni delle policy in modo proattivo, migliorerà la conformità e ridurrà al minimo i rischi di audit, tutelando l'integrità finanziaria. I costi operativi diminuiranno eliminando le rilavorazioni, automatizzando i compiti e velocizzando le approvazioni. Inoltre, una maggiore efficienza permetterà al team finance di allocare le risorse in modo più efficace, passando dalla risoluzione reattiva dei problemi a una gestione finanziaria strategica. In definitiva, ottimizzare il workflow di Coupa Expenses contribuisce a un'operatività finanziaria più agile e conveniente.

Come iniziare a migliorare il processo in Coupa Expenses

Iniziare a ottimizzare la gestione delle note spese con il Process Mining in Coupa Expenses è più semplice di quanto sembri. Questa guida è pensata per aiutarLa a sfruttare i dati già presenti in Coupa per ottenere insight rapidi e potenti. Concentrandosi su come migliorare la gestione spese e ridurre i tempi di ciclo, potrà visualizzare immediatamente lo stato attuale, identificare i colli di bottiglia critici e formulare strategie basate sui dati. Iniziare oggi stesso significa avvicinarsi a un sistema di gestione delle spese più efficiente, conforme e apprezzato dai dipendenti, trasformando le sfide in opportunità di crescita ed eccellenza finanziaria.

Gestione delle Spese Rendicontazione Spese Processo di Rimborso Workflow di Approvazione Conformità alla Policy Operazioni Finanziarie Controllo dei Costi Riduzione del `Cycle Time` Accuratezza Finanziaria

Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

Ritardi nelle approvazioni da parte di manager o finanza significano che i dipendenti aspettano più a lungo i rimborsi, influenzando la soddisfazione e il flusso di cassa. Questi cicli estesi spesso derivano da bottleneck, responsabilità poco chiare o tempi di risposta lenti all'interno di Coupa Expenses. Ciò influisce direttamente sul morale dei dipendenti e può bloccare il capitale circolante.
ProcessMind scopre dove si verificano i ritardi nel workflow di approvazione, identificando specifici approvatori o fasi che rallentano costantemente il processo. Visualizzando i percorsi effettivi e i bottleneck nei Suoi dati di Coupa Expenses, ProcessMind individua le cause profonde e suggerisce miglioramenti per accelerare le approvazioni.

Un numero elevato di note spese rifiutate porta a rilavorazioni, frustrazione per i dipendenti e un aumento del carico amministrativo. Questi rifiuti spesso indicano problemi con l'adesione alle policy, documentazione mancante o incomprensioni sui requisiti di invio all'interno di Coupa Expenses. Questa inefficienza consuma tempo prezioso sia per i dipendenti che per i team finanziari.
ProcessMind analizza i percorsi dei rapporti rifiutati, rivelando le ragioni comuni dei rifiuti e dove si verificano nel workflow di Coupa Expenses. Aiuta a identificare schemi, come specifiche categorie di spesa o dipartimenti con tassi di rifiuto più elevati, consentendo formazione mirata o chiarimenti sulle policy.

La non conformità alle policy di spesa può portare a perdite finanziarie, rischi di audit e spese incoerenti. Senza una chiara visibilità, le spese non conformi alle policy possono passare inosservate attraverso il sistema Coupa Expenses, creando potenziali lacune di conformità e danni alla reputazione. Ciò espone l'organizzazione a rischi di sanzioni finanziarie e fallimenti nei controlli interni.
ProcessMind segnala le deviazioni effettive dalle Sue policy di spesa definite, sfruttando gli attributi del 'Flag di Violazione Policy' nei dati di Coupa Expenses. Evidenzia i rapporti che aggirano i controlli standard o contengono spese al di fuori delle categorie consentite, consentendo un'applicazione proattiva e migliori risultati di audit.

Una gestione dei rimborsi lenta o incoerente incide negativamente sulla soddisfazione dei dipendenti e può compromettere i rapporti. I ritardi dall'approvazione finale al pagamento effettivo in Coupa Expenses indicano spesso inefficienze nella pianificazione, esecuzione o integrazione con i sistemi contabili. Questo influisce direttamente sull'esperienza dei dipendenti e sulla fiducia nel processo finanziario.
ProcessMind visualizza il tempo impiegato dall'approvazione finanziaria all'esecuzione del rimborso per ogni rapporto, identificando i colli di bottiglia nella pipeline dei rimborsi. Aiuta a ottimizzare il processo post-approvazione in Coupa Expenses, garantendo pagamenti puntuali e migliorando l'efficienza operativa finanziaria.

Le note spese rimandate per revisione a causa di errori o informazioni mancanti creano sforzi manuali non necessari e prolungano i tempi di elaborazione. Questo costante avanti e indietro in Coupa Expenses impegna risorse sia nei dipartimenti di invio che di revisione, portando a spreco di tempo e aumento dei costi operativi.
ProcessMind identifica quanto frequentemente i rapporti tornano indietro per revisione e le fasi comuni in cui ciò si verifica utilizzando l'attività 'Nota Spese Rimandata per Revisione'. Comprendendo questi cicli di rilavorazione nei Suoi dati di Coupa Expenses, ProcessMind aiuta a implementare misure per ridurre gli errori in anticipo, migliorando il rendimento al primo passaggio.

Senza una chiara comprensione in tempo reale dell'intero processo di gestione delle spese in Coupa Expenses, le organizzazioni faticano a identificare le cause profonde delle inefficienze. Questa mancanza di visibilità impedisce decisioni basate sui dati, rendendo difficile individuare l'origine di ritardi o problemi di conformità.
ProcessMind crea una visione a raggi X del Suo processo completo di gestione delle spese, dalla creazione alla contabilità, utilizzando i Suoi dati evento di Coupa Expenses. Visualizza tutti i percorsi effettivi intrapresi dalle note spese, rivelando colli di bottiglia nascosti, deviazioni e opportunità di ottimizzazione precedentemente opache.

Variazioni non intenzionali nel modo in cui le note spese vengono instradate per l'approvazione portano a un'elaborazione incoerente, a potenziali lacune di conformità e a tempi di ciclo imprevedibili. Quando le note spese bypassano i passaggi standard o seguono percorsi ad hoc in Coupa Expenses, diventa difficile mantenere il controllo e garantire l'equità.
ProcessMind individua tutte le varianti di processo effettive adottate dalle note spese, evidenziando i percorsi più comuni e quelli più devianti all'interno dei Suoi dati di Coupa Expenses. Ciò aiuta a standardizzare i workflow, eliminare scorciatoie non autorizzate e applicare un processo di approvazione coerente e conforme.

I ritardi spesso non sono uniformi in tutta l'organizzazione; certi dipartimenti o categorie di spesa potrebbero sperimentare costantemente tempi di approvazione più lunghi o tassi di rifiuto più elevati. Senza identificare questi specifici responsabili all'interno di Coupa Expenses, i miglioramenti generici non riescono ad affrontare le inefficienze localizzate.
ProcessMind segmenta i dati del processo per attributi come il Dipartimento del Dipendente e la Categoria di Spesa per rivelare quali segmenti stanno performando male. Aiuta a individuare le aree nel Suo utilizzo di Coupa Expenses dove la formazione mirata, gli aggiustamenti delle policy o le riallocazioni di risorse sono più necessarie per migliorare l'efficienza.

Le revisioni manuali e dispendiose in termini di tempo dei rapporti spese prosciugano le risorse e ritardano la finalizzazione dei registri finanziari. Identificare quali rapporti richiedono un'analisi più approfondita rispetto a quelli che possono essere accelerati all'interno di Coupa Expenses è una sfida significativa, che porta a un eccesso di revisione o a rischi non rilevati.
ProcessMind evidenzia i rapporti con potenziali violazioni delle policy, sequenze di attività insolite o attributi ad alto rischio, snellendo il Suo processo di revisione. Concentrando gli sforzi di revisione sui rapporti con un flag di violazione delle policy più elevato o percorsi di approvazione complessi in Coupa Expenses, riduce lo sforzo manuale e aumenta l'efficacia della revisione.

Il tempo cumulativo dedicato ad approvazioni, rifiuti, revisioni e rimborsi si traduce in costi operativi significativi per ogni rapporto spese. Senza comprendere le attività specifiche che contribuiscono maggiormente a questi costi all'interno di Coupa Expenses, è difficile identificare le aree di riduzione dei costi.
ProcessMind quantifica il tempo e le risorse consumate da ogni attività e percorso nel processo di gestione delle spese. Individuando i passaggi inefficienti e i cicli di rilavorazione rivelati dai Suoi dati di Coupa Expenses, ProcessMind aiuta a ottimizzare i workflow per ridurre il costo complessivo di elaborazione di ogni rapporto.

Il ritardo tra il rimborso delle spese e la sua registrazione finale nei sistemi contabili può causare discrepanze nei rapporti finanziari e ostacolare una chiusura contabile accurata. Questi ritardi, anche dopo l'esecuzione del rimborso in Coupa Expenses, possono creare sfide di riconciliazione e influire sull'accuratezza finanziaria.
ProcessMind traccia il ciclo di vita completo fino alla registrazione contabile, identificando eventuali lacune o ritardi nelle fasi finali del processo. Rivela dove il passaggio ai sistemi contabili in Coupa Expenses può essere ottimizzato, garantendo una reportistica finanziaria tempestiva e accurata.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Questo obiettivo mira a ridurre significativamente il tempo totale necessario per l'approvazione di un rapporto spese, dalla presentazione al via libera finale del responsabile e della finanza. Cicli di approvazione più rapidi in Coupa Expenses portano a rimborsi più veloci, il che migliora direttamente la soddisfazione dei dipendenti e riduce il numero di richieste rivolte ai team finanziari. Questo aiuta anche a mantenere una migliore gestione del flusso di cassa per l'organizzazione.
ProcessMind aiuta analizzando il flusso di processo effettivo di ogni rapporto spese, identificando attività o ruoli specifici che agiscono come colli di bottiglia. Visualizza tutti i percorsi di approvazione, rivelando dove si verificano i ritardi e quantificando il loro impatto. Lei può individuare i responsabili con tempi di approvazione lunghi, scoprire passaggi di approvazione non necessari e simulare scenari "what-if" per ottimizzare il workflow. Ottenere una riduzione del 30-50% del tempo medio di approvazione è un risultato comune.

Questo obiettivo si concentra sulla riduzione della frequenza con cui i rapporti spese vengono restituiti per revisioni o infine rifiutati all'interno di Coupa Expenses. Un tasso di rifiuto inferiore significa presentazioni di qualità superiore, meno rilavorazioni per dipendenti e approvatori e un processo complessivamente più fluido. Questo incide direttamente sull'efficienza operativa e riduce i costi di elaborazione per rapporto.
ProcessMind identifica le ragioni comuni dei rifiuti, come ricevute mancanti, violazioni delle policy o codifiche errate, analizzando i dati storici. Può individuare schemi che portano ai rifiuti, evidenziare dipendenti o dipartimenti specifici con alti tassi di rifiuto e suggerire misure proattive come controlli pre-invio migliorati o una comunicazione più chiara delle policy per migliorare le approvazioni al primo passaggio.

Raggiungere questo obiettivo significa garantire che tutte le note spese aderiscano rigorosamente alle policy aziendali e ai requisiti normativi. Le violazioni delle policy non rilevate possono portare a rischi finanziari, problemi di audit e un comportamento di spesa incoerente. Una maggiore conformità all'interno di Coupa Expenses fornisce un migliore controllo dei costi e mantiene l'integrità finanziaria.
ProcessMind rileva automaticamente le deviazioni dalle regole di policy definite confrontando l'esecuzione effettiva del processo con i percorsi ideali e conformi. Evidenzia violazioni specifiche, ne quantifica l'impatto e identifica problemi sistemici che consentono comportamenti non conformi. Ciò consente alle organizzazioni di implementare formazione mirata, adattare le policy e migliorare i controlli di pre-approvazione per prevenire proattivamente future non-conformità.

Questo obiettivo mira ad accelerare significativamente il tempo necessario affinché i dipendenti ricevano i loro rimborsi una volta approvato un rapporto spese. Velocità di rimborso lente e incoerenti possono portare all'insoddisfazione dei dipendenti e a un aumento delle richieste amministrative. Migliorare questo processo in Coupa Expenses migliora l'esperienza dei dipendenti e riduce lo stress finanziario sugli individui.
ProcessMind mappa l'intero sotto-processo di rimborso, dall'approvazione finale all'esecuzione del pagamento. Identifica ritardi specifici post-approvazione, come la gestione manuale, le finestre di elaborazione batch o problemi di integrazione con i sistemi di pagamento. Analizzando questi colli di bottiglia, ProcessMind consente alle organizzazioni di snellire la pianificazione dei pagamenti, automatizzare i passaggi di consegna e garantire un'esperienza di rimborso coerente e più rapida.

Questo obiettivo riguarda la riduzione della necessità per dipendenti e approvatori di rielaborare, correggere o revisionare manualmente i rapporti spese a causa di errori o incompletezza. Un elevato volume di rilavorazioni manuali in Coupa Expenses porta a spreco di tempo, aumento dei costi operativi e ritardi nel processo complessivo di gestione delle spese.
ProcessMind quantifica la quantità di rilavorazioni che si verificano in varie fasi del ciclo di vita del rapporto spese. Identifica le cause profonde, come frequenti restituzioni per informazioni mancanti o codifiche errate, ed evidenzia le attività o i ruoli che contribuiscono maggiormente a questa rilavorazione. Comprendendo questi fattori, le organizzazioni possono implementare miglioramenti di processo come linee guida di presentazione migliorate o regole di convalida automatizzate per ridurre significativamente lo sforzo manuale.

Raggiungere questo obiettivo significa ottenere una comprensione completa e in tempo reale di ogni passo che una nota spese compie, dalla creazione alla contabilità finale. Una scarsa visibilità in Coupa Expenses porta a bottleneck nascosti, a una risoluzione ritardata dei problemi e all'incapacità di prendere decisioni basate sui dati per l'ottimizzazione del processo.
ProcessMind scopre e visualizza automaticamente il flusso di processo completo end-to-end di tutte le note spese, rivelando tutte le varianti effettive e le deviazioni dal percorso previsto. Fornisce una chiara panoramica delle attività, dei passaggi di responsabilità e dei tempi di ciclo, consentendo agli stakeholder di identificare le inefficienze, comprendere il comportamento effettivo del processo e monitorare continuamente le prestazioni. Questa visione olistica è cruciale per la risoluzione proattiva dei problemi.

Questo obiettivo mira a ridurre la variabilità nel modo in cui i rapporti spese vengono instradati e approvati, garantendo un processo coerente e prevedibile. Variazioni incontrollate nei percorsi di approvazione all'interno di Coupa Expenses possono portare a confusione, ritardi, applicazione incoerente delle policy e difficoltà nella revisione.
ProcessMind scopre tutte le varianti di processo esistenti e le confronta con percorsi di approvazione ideali e predefiniti. Evidenzia le deviazioni, identifica le ragioni per l'instradamento variabile e individua ruoli o condizioni specifici che introducono complessità. Comprendendo queste variazioni, le organizzazioni possono imporre workflow standardizzati, semplificare le matrici di approvazione e garantire un processo più prevedibile ed efficiente.

Questo obiettivo si concentra sull'identificazione e la risoluzione delle disparità di performance nell'elaborazione dei rapporti spese tra diversi dipartimenti o centri di costo. Se unità organizzative specifiche registrano costantemente ritardi o tassi di rifiuto più elevati in Coupa Expenses, ciò può ridurre l'efficienza complessiva e portare a esperienze inique per i dipendenti.
ProcessMind consente una segmentazione dettagliata delle prestazioni del processo per dipartimento dei dipendenti, centro di costo o categoria di spesa. Evidenzia quali aree sono sottoperformanti, quantifica il loro impatto sui tempi di ciclo e sui costi e aiuta a identificare colli di bottiglia localizzati o esigenze di formazione. Ciò consente interventi mirati e aggiustamenti di processo per raggiungere prestazioni eque e ottimizzate in tutta l'organizzazione.

Questo obiettivo mira a snellire e accelerare il processo di revisione dei rapporti spese, rendendolo meno dispendioso in termini di risorse e più efficace. Audit inefficienti all'interno di Coupa Expenses possono consumare tempo e sforzi significativi, ritardare le chiusure finanziarie e potenzialmente non rilevare problemi critici di conformità.
ProcessMind automatizza la creazione di audit trail e può segnalare proattivamente transazioni ad alto rischio o schemi sospetti basati su regole predefinite o anomalie rilevate. Ciò consente ai team di audit di concentrare i propri sforzi su eccezioni e casi non conformi piuttosto che esaminare ogni rapporto. Riducendo la raccolta e l'analisi manuale dei dati, ProcessMind riduce significativamente lo sforzo di audit e accelera la risoluzione dei problemi.

Questo obiettivo mira a ridurre il costo operativo totale associato all'elaborazione di ogni rapporto spese, dalla presentazione al rimborso e alla contabilità. Elevati costi di elaborazione in Coupa Expenses riducono la redditività e indicano inefficienze che possono essere affrontate. Il raggiungimento di questo obiettivo ha un impatto diretto sul risultato finale.
ProcessMind quantifica i costi associati a ogni attività, ciclo di rilavorazione e passaggio di approvazione all'interno del processo di gestione delle spese. Identifica i principali fattori di costo, come interventi manuali eccessivi, più livelli di approvazione o rifiuti frequenti. Ottimizzando i workflow, eliminando passaggi ridondanti e automatizzando le attività di routine, ProcessMind aiuta le organizzazioni a ottenere significative riduzioni del costo medio di elaborazione di ogni rapporto spese.

Questo obiettivo si concentra sulla riduzione del tempo tra il rimborso di un rapporto spese e la sua registrazione finale nel libro mastro contabile. I ritardi nella registrazione contabile all'interno di Coupa Expenses possono portare a imprecisioni nei bilanci, processi di chiusura di fine mese più lenti e sfide nella gestione del flusso di cassa in tempo reale.
ProcessMind analizza le fasi e i passaggi specifici coinvolti nel processo contabile post-rimborso. Identifica i colli di bottiglia come l'inserimento manuale dei dati, i problemi di riconciliazione o i ritardi nelle integrazioni di sistema tra Coupa Expenses e il libro mastro generale. Ottimizzando queste transizioni ed evidenziando le aree di automazione, ProcessMind aiuta a garantire una reportistica finanziaria tempestiva e accurata, migliorando l'accuratezza finanziaria complessiva.

Il Percorso di Miglioramento in 6 Passi per la Gestione delle Spese

1

Scarica il Modello
2

Esporta i Tuoi Dati
3

Carica il Tuo Dataset
4

Analizza il Tuo Processo
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Implementa Miglioramenti
6

Monitora il Tuo Processo
1

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Cosa fare

Acceda al template Excel predefinito, strutturato per acquisire tutti i punti dati rilevanti per un'analisi completa della Gestione delle Spese.

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Perché è importante

Si assicuri che i Suoi dati siano organizzati correttamente fin dall'inizio, ponendo una solida base per analisi accurate e insight significativi.

Risultato atteso

Un template pronto all'uso, progettato per una raccolta dati efficiente da Coupa Expenses.

COSA OTTERRAI

Sblocchi l'efficienza del processo di gestione delle spese in Coupa

ProcessMind fornisce chiare visualizzazioni del Suo processo di spesa Coupa, rivelando dove si verificano inefficienze e problemi di conformità. Ottenga insight azionabili per ottimizzare ogni fase, dalla presentazione all'approvazione.
  • Visualizzi il `workflow` di spesa effettivo in Coupa
  • Individuate i colli di bottiglia nell'approvazione all'istante
  • Garantire un'adesione costante alle policy
  • Ridurre i costi di elaborazione e i tempi di ciclo
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Ottimizzazione del Suo Processo di Gestione delle Spese

Questi risultati dimostrano i miglioramenti misurabili che le organizzazioni tipicamente ottengono applicando il Process Mining ai loro workflow di gestione delle spese, sfruttando i dati di Coupa Expenses per identificare e risolvere i colli di bottiglia.

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Approvazioni più Veloci

Riduzione media del tempo di approvazione

Snellisca il processo di approvazione delle spese end-to-end, garantendo che i dipendenti vengano rimborsati più rapidamente e che i team finanziari operino in modo più efficiente. Identifichi ed elimini i colli di bottiglia per accelerare l'elaborazione.
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Rilavorazioni e Rifiuti Ridotti

Diminuzione dei rapporti che richiedono revisione

Identifichi le cause profonde di rifiuti e rilavorazioni, come incomprensioni delle policy o errori comuni. Migliori i tassi di approvazione al primo passaggio, risparmiando tempo e risorse significativi sia per i dipendenti che per gli approvatori.
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Conformità alla Policy Migliorata

Riduzione delle violazioni di policy rilevate

Ottenga una chiara visibilità sui modelli di non-conformità alle policy e sulle cause profonde. Rafforzi l'adesione alle policy sulle spese, riducendo il rischio finanziario e garantendo un'applicazione equa e coerente in tutta l'organizzazione.
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Rimborsi Più Rapidi

Riduzione media del tempo di consegna dei pagamenti

Individui i ritardi nel processo di esecuzione dei rimborsi, assicurando che i dipendenti ricevano i loro fondi più rapidamente. Ciò migliora la soddisfazione dei dipendenti e riduce le richieste ai team finanziari.
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Percorsi di Approvazione Semplificati

Riduzione del numero di varianti di processo

Identifichi e consolidi le variazioni inutili nei processi di approvazione delle spese. Ciò porta a una maggiore coerenza, prevedibilità ed efficienza in tutta l'organizzazione, standardizzando i workflow.

I risultati variano in base alla complessità del processo e alla qualità dei dati. Queste cifre rappresentano i miglioramenti tipici osservati nelle diverse implementazioni.

Dati Consigliati

Inizia con gli attributi e le attività più importanti, poi espandi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificatore univoco per un rapporto spese, che raggruppa tutte le attività e le spese correlate per una singola presentazione.

Perché è importante

Questa è la chiave essenziale per connettere tutti gli eventi correlati per una singola richiesta di rimborso, rendendo possibile analizzare l'intero processo dall'inizio alla fine.

Il nome dell'evento aziendale che si è verificato in un momento specifico per un rapporto spese.

Perché è importante

Questo attributo definisce i passaggi del processo, consentendo la visualizzazione e l'analisi del flusso di processo, che è il cuore del Process Mining.

Il timestamp che indica quando si è verificata un'attività o un evento.

Perché è importante

Questo timestamp fornisce l'ordine cronologico degli eventi ed è la base per tutte le analisi basate sulla durata e sulle prestazioni, inclusi il tempo di ciclo e l'identificazione dei colli di bottiglia.

Il timestamp che indica quando un'attività è stata completata.

Perché è importante

Consente il calcolo di durate precise delle attività, fondamentale per identificare e analizzare il tempo impiegato in compiti specifici rispetto al tempo di attesa.

Il nome del dipendente o dell'utente che ha eseguito l'attività.

Perché è importante

Attributi specifici per individui, consentendo l'analisi del carico di lavoro, delle prestazioni e del comportamento specifico delle risorse all'interno del processo.

Il dipartimento del dipendente che ha inviato il rapporto spese.

Perché è importante

Consente il confronto delle prestazioni tra diversi dipartimenti, aiutando a identificare quali parti dell'organizzazione sono efficienti e quali potrebbero necessitare di supporto.

Il valore monetario totale del rapporto spese.

Perché è importante

Fornisce il contesto finanziario al processo, consentendo un'analisi basata sul valore monetario dei rapporti spese, che spesso influenza i percorsi di approvazione e la priorità di elaborazione.

Lo stato attuale o finale del rapporto spese.

Perché è importante

Definisce l'esito di ogni caso, fondamentale per l'analisi basata sull'esito, come il confronto dei percorsi dei rapporti approvati rispetto a quelli rifiutati.

Il motivo fornito quando un rapporto spese viene rifiutato da un approvatore.

Perché è importante

Spiega direttamente perché si verifica la rilavorazione, fornendo insight utilizzabili per ridurre i tassi di rifiuto attraverso formazione mirata, chiarimenti sulle policy o miglioramenti di processo.

Un indicatore booleano che è vero se la nota spese è stata contrassegnata per una violazione della politica.

Perché è importante

Consente la misurazione e l'analisi diretta della conformità alle policy, aiutando a identificare e affrontare aree ad alto rischio o di frequente non-adesione.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Segna l'inizio del ciclo di vita del rapporto spese. Questo evento viene acquisito quando un utente crea e salva un nuovo rapporto spese per la prima volta, stabilendolo in uno stato di bozza.

Perché è importante

Questo è il punto di partenza per tutte le analisi di processo ed è cruciale per misurare il tempo di ciclo totale end-to-end di un rapporto spese.

Il dipendente invia formalmente il rapporto spese completato per l'approvazione. Questa azione fa passare il rapporto da uno stato di bozza a uno stato di approvazione in sospeso ed è esplicitamente registrata dal sistema.

Perché è importante

Questo è un traguardo critico che avvia il cronometro dell'approvazione. La durata tra creazione e presentazione indica quanto tempo impiegano i dipendenti a preparare i rapporti.

Il responsabile diretto del dipendente o l'approvatore di primo livello approva il rapporto spese. Questo è acquisito come un evento esplicito nella cronologia delle approvazioni del rapporto, che include un timestamp.

Perché è importante

Segna il completamento del primo livello di approvazione. L'analisi del tempo fino a questo evento è fondamentale per il KPI del tempo di ciclo di approvazione e per l'identificazione dei colli di bottiglia a livello di responsabile.

Il team finanziario o di audit dà l'approvazione finale per il rapporto spese. Questo evento segnala che il rapporto è stato convalidato ed è pronto per l'elaborazione del pagamento ed è registrato nella cronologia delle approvazioni.

Perché è importante

Questo è l'ultimo traguardo di approvazione. Il tempo dall'approvazione del responsabile all'approvazione finanziaria è una componente chiave del ciclo di approvazione complessivo.

Il pagamento viene elaborato con successo e i fondi vengono erogati al dipendente. Questo evento conferma che il dipendente è stato pagato e completa la parte di rimborso del processo.

Perché è importante

Questo è un traguardo critico per la soddisfazione dei dipendenti ed è il punto finale per il KPI del Tempo Medio di Consegna del Rimborso.

Le transazioni finanziarie relative al rapporto spese vengono registrate nel Conto Economico. Questo rappresenta il passaggio finale del processo da una prospettiva contabile finanziaria.

Perché è importante

Questa è l'attività finale, che segna la vera fine del processo. Il tempo dal rimborso alla registrazione è critico per una chiusura finanziaria rapida e accurata.

FAQ

Domande frequenti

Il Process Mining mira direttamente a problemi come cicli di approvazione lunghi, rifiuti frequenti e violazioni delle policy non rilevate all'interno di Coupa Expenses. Fornisce una mappa visiva e basata sui dati del Suo processo di spesa, rivelando colli di bottiglia e inefficienze. Questa chiarezza aiuta a capire perché si verificano i ritardi e dove esistono lacune di conformità.

Per eseguire il Process Mining, Lei ha principalmente bisogno di Event Log da Coupa Expenses. Ciò include l'Identificatore del Case, che è l'ID del Rapporto Spese, l'Attività eseguita, come "Rapporto Spese Inviato" o "Approvato dal Responsabile", e un Timestamp preciso per ogni attività. Opzionalmente, includere informazioni come la risorsa, la categoria di spesa o l'importo può arricchire l'analisi.

Applicare il Process Mining alla gestione delle spese offre vantaggi significativi, tra cui una riduzione misurabile dei tempi di ciclo di approvazione delle spese e una diminuzione dei tassi di rifiuto. Migliora anche la conformità complessiva alle policy sulle spese e aiuta a standardizzare i percorsi di approvazione. In definitiva, ciò porta a costi di elaborazione inferiori per ogni nota spese e a rimborsi più rapidi.

Sì, il Process Mining è altamente efficace nell'identificare le violazioni delle policy di spesa. Confrontando i flussi di processo effettivi e osservati con regole predefinite e requisiti di conformità, lo strumento può segnalare deviazioni. Ciò consente alle organizzazioni di rilevare proattivamente passaggi non autorizzati, modelli di approvazione insoliti o controlli di conformità mancati che altrimenti passerebbero inosservati.

La data privacy e la sicurezza sono fondamentali quando si tratta di informazioni finanziarie. Le piattaforme di Process Mining possono essere configurate per anonimizzare o pseudonimizzare i campi sensibili, concentrando l'analisi sui passaggi e sui tempi del processo piuttosto che sui dettagli finanziari personali. Robusti controlli di accesso e policy di data governance garantiscono che solo il personale autorizzato possa visualizzare le informazioni pertinenti.

L'estrazione dei dati da Coupa Expenses può essere realizzata tramite diversi metodi, inclusi integrazioni API dirette, accesso al database ove consentito, o esportando file CSV strutturati. Il metodo scelto dipende dalla Sua configurazione di sistema e dalle policy di governance dei dati. Garantire un trasferimento dati sicuro ed efficiente è una considerazione chiave.

Le prime insight e la scoperta dei principali colli di bottiglia possono spesso essere raggiunte entro poche settimane dall'avvio di un'iniziativa di Process Mining, una volta completate l'estrazione e la modellazione dei dati. Miglioramenti di processo più sostanziali e benefici concreti emergono tipicamente entro tre-sei mesi, a seconda della complessità del processo e dell'implementazione delle modifiche raccomandate.

No, il Process Mining non sostituisce gli strumenti di reporting esistenti; piuttosto, li integra offrendo insight più approfondite e diagnostiche. Mentre i rapporti standard mostrano cosa è successo, il Process Mining spiega perché è successo, visualizzando il flusso effettivo e le variazioni dei Suoi processi. Fornisce una comprensione fondamentale che valorizza le Sue metriche attuali.

L'implementazione del Process Mining richiede generalmente un team multidisciplinare. I ruoli chiave includono data engineer per l'estrazione, la transformation e il loading dei dati, e business analyst che comprendono il processo di gestione delle spese. Inoltre, potrebbe essere necessario il supporto IT per la configurazione dell'infrastruttura e la manutenzione continua per garantire un'operazione fluida.

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