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Migliora il Tuo Procure-to-Pay (P2P) - Richiesta di Acquisto

La Sua guida in 6 passaggi per ottimizzare le richieste d'acquisto Coupa.
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Migliora il Tuo Procure-to-Pay (P2P) - Richiesta di Acquisto
Sfide (11) Obiettivi (11) 6 Fasi Anteprima Risultati Dati FAQ (5)

Ottimizzi le richieste d'acquisto Coupa per approvazioni più rapide

Semplificare il Suo processo di approvvigionamento è fondamentale per operazioni efficienti. La nostra piattaforma La aiuta a individuare i Bottleneck nella creazione e approvazione delle richieste, garantendo la Conformità e una più rapida evasione delle richieste. Scopra come trasformare il Suo Workflow e ottenere significativi risparmi di tempo e costi identificando le inefficienze nascoste.

Scarichi il nostro template dati preconfigurato e affronti le sfide comuni per raggiungere i suoi obiettivi di efficienza. Segua il nostro piano di miglioramento in sei fasi e consulti la Guida al Template Dati per trasformare le sue operazioni.

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Perché Ottimizzare il Procure-to-Pay (P2P) - Richiesta di Acquisto in Coupa?

Il processo di Procure-to-Pay (P2P), ovvero la Richiesta di Acquisto, rappresenta la fase fondamentale di ogni spesa organizzativa, convertendo un'esigenza aziendale in una richiesta ufficiale. In un sistema come Coupa, un processo di richiesta di acquisto inefficiente può causare ritardi significativi, aumento dei costi e frustrazione per gli stakeholder lungo l'intero ciclo di vita degli acquisti. Approvazioni lente significano progetti ritardati, sconti per pagamenti anticipati persi e un arretrato di attività amministrative. Oltre alla velocità, la qualità e la conformità delle richieste influiscono direttamente sulle attività a valle come la generazione degli ordini di acquisto, la ricezione delle merci e l'elaborazione delle fatture. Comprendere e ottimizzare questa fase iniziale è cruciale per raggiungere una vera efficienza P2P end-to-end e garantire che il Suo investimento in Coupa offra il massimo valore. Concentrandosi sulla fase di richiesta, può prevenire la propagazione dei problemi, garantendo operazioni più fluide e un migliore controllo finanziario.

Come il Process Mining Trasforma l'Analisi delle Richieste di Acquisto in Coupa

Il Process Mining offre un approccio potente, basato sui dati, per comprendere il flusso reale del Suo processo di Procure-to-Pay (P2P) - Richiesta di Acquisto all'interno di Coupa. A differenza dei metodi di analisi tradizionali, che si basano su interviste o procedure documentate, il Process Mining estrae i dati degli eventi direttamente dai log del Suo sistema Coupa. Questo Le consente di visualizzare il percorso effettivo di ogni richiesta di acquisto, dalla sua creazione alla sua disposizione finale, sia essa approvata, rifiutata o ritirata. Può identificare con precisione dove si verificano i colli di bottiglia, come specifiche fasi di approvazione che causano costantemente ritardi, o aree in cui le richieste vengono frequentemente modificate, indicando potenziali problemi con la qualità iniziale dei dati o la formazione degli utenti. Il Process Mining aiuta a scoprire cicli di rilavorazione nascosti, variazioni di processo non conformi e opportunità di automazione, fornendo intuizioni attuabili derivate da dati operativi reali.

Aree Chiave di Miglioramento nel Suo Processo di Richiesta di Acquisto

Applicare il Process Mining ai dati del Suo processo di Procure-to-Pay (P2P) - Richiesta di Acquisto in Coupa rivela diverse aree critiche per un miglioramento mirato:

  • Ottimizzazione del Workflow di Approvazione: Individuare quali fasi di approvazione o specifici approvatori contribuiscono ai tempi di ciclo più lunghi. Identificare se le richieste rimangono bloccate in un dipartimento particolare o se determinati tipi di richieste affrontano costantemente code di approvazione più lunghe. Questa intuizione La aiuta a riprogettare i percorsi di approvazione per l'efficienza, come la consolidazione delle fasi o la riassegnazione delle responsabilità.
  • Riduzione delle Rilavorazioni e Modifiche: Analizzare perché le richieste vengono frequentemente modificate dopo l'invio. È dovuto a informazioni iniziali incomplete, a requisiti mutevoli o a incomprensioni delle politiche di acquisto? Ridurre questi cicli di rilavorazione accorcia significativamente il tempo di ciclo complessivo della richiesta e migliora l'accuratezza dei dati.
  • Conformità e Aderenza alle Politiche: Rilevare deviazioni dalle Sue politiche di acquisto standard e dalla matrice di approvazione. Il Process Mining può evidenziare casi in cui le richieste bypassano le procedure standard o in cui le approvazioni sono concesse al di fuori dei limiti stabiliti, consentendo un intervento proattivo e l'applicazione della governance.
  • Opportunità di Automazione: Identificare richieste di routine a basso rischio che seguono un percorso coerente e semplice e che potrebbero essere potenzialmente automatizzate, liberando gli approvatori umani per richieste più complesse. Questo aiuta anche a ridurre lo sforzo manuale e ad accelerare il processo per gli articoli comuni.

Risultati Attesi: Benefici Misurabili

Sfruttando il Process Mining per ottimizzare il Suo processo di Procure-to-Pay (P2P) - Richiesta di Acquisto in Coupa, può aspettarsi miglioramenti significativi e misurabili:

  • Riduzione del Tempo di Ciclo: Ottenere riduzioni sostanziali nel tempo medio impiegato da una richiesta per essere approvata, dall'invio alla creazione di un ordine di acquisto, portando a un approvvigionamento e un'esecuzione del progetto più rapidi. I nostri clienti registrano tipicamente una riduzione del 20-40% dei tempi di consegna.
  • Aumento dell'Efficienza: Minimizzare i punti di contatto manuali e le rilavorazioni, liberando il Suo team di acquisto e i richiedenti per concentrarsi su attività a maggior valore. Ciò si traduce direttamente in risparmi sui costi e un miglioramento della produttività operativa.
  • Conformità Migliorata: Assicurarsi che tutte le richieste aderiscano rigorosamente alle politiche aziendali e ai requisiti normativi, riducendo i rischi di audit e aumentando la trasparenza nel Suo processo P2P.
  • Miglioramento della Soddisfazione del Richiedente: Un processo di richiesta più fluido e veloce porta a dipendenti più felici e a un migliore servizio clienti interno, rendendo l'approvvigionamento una funzione più di supporto all'interno della Sua organizzazione.

Iniziare con l'Ottimizzazione del Processo di Richiesta di Acquisto

Intraprendere il percorso per ottimizzare il Suo processo di Procure-to-Pay (P2P) - Richiesta di Acquisto con il Process Mining non richiede un'ampia esperienza tecnica. I nostri contenuti e strumenti specializzati sono progettati per guidarLa attraverso l'analisi, aiutandoLa a trasformare rapidamente i dati grezzi di Coupa in intuizioni attuabili. Può iniziare a identificare i colli di bottiglia critici e i comportamenti non conformi quasi immediatamente, aprendo la strada a miglioramenti mirati che producono risultati reali e quantificabili. Adotti un approccio basato sui dati all'approvvigionamento e sblocchi il pieno potenziale del Suo investimento in Coupa.

Purchase to Pay - Richiesta Richiesta P2P Acquisti Approvazione richiesta Riduzione del tempo di consegna Analisi di conformità Dipartimento acquisti Gestione della spesa Gestione delle richieste Efficienza del Workflow

Problemi e Sfide Comuni

Identifichi le sfide che la stanno influenzando

I ritardi nel processo di approvazione delle richieste hanno un impatto significativo sui tempi di consegna complessivi degli acquisti, causando potenzialmente ritardi nei progetti, mancate opportunità di risparmio e un rallentamento delle operazioni aziendali. Ciò influisce direttamente sull'agilità e l'efficienza di un'organizzazione all'interno del processo Procure-to-Pay (P2P) - Richiesta di Acquisto. ProcessMind analizza il processo completo di Procure-to-Pay (P2P) - Richiesta di Acquisto in Coupa per individuare i colli di bottiglia esatti nelle approvazioni, identificando quali fasi o approvatori specifici causano i ritardi più significativi. Visualizza i percorsi effettivi del workflow di approvazione, rivelando opportunità per la semplificazione del processo e l'automazione.

Le frequenti modifiche alle richieste dopo la loro presentazione iniziale indicano problemi sottostanti come richieste iniziali imprecise o requisiti di approvvigionamento poco chiari. Ciò comporta un notevole lavoro di rilavorazione, tempi di elaborazione prolungati e maggiori costi amministrativi all'interno del workflow Procure-to-Pay (P2P) - Richiesta di Acquisto. ProcessMind mappa l'intero percorso delle richieste Coupa, identificando con precisione dove e perché le richieste vengono frequentemente modificate. Evidenzia i punti di modifica comuni e le loro cause radice, consentendo alle organizzazioni di migliorare la qualità dei dati iniziali e di fornire una migliore formazione ai richiedenti.

Le richieste che deviano dalle politiche di acquisto stabilite, come l'utilizzo di categorie di articoli errate o l'elusione di fasi di approvazione obbligatorie, introducono rischi significativi di Conformità e possono portare a spese non autorizzate o non conformi. Ciò mina i controlli finanziari e la governance nel processo di Richiesta Purchase to Pay. ProcessMind rileva e evidenzia automaticamente le deviazioni dal processo di richiesta standard di Coupa, identificando i casi di non Conformità. Fornisce una chiara visibilità sui passaggi di approvazione ignorati o sulle violazioni delle politiche, aiutando a far rispettare la governance e a ridurre l'esposizione complessiva al rischio.

Un elevato numero di richieste rifiutate indica inefficienze critiche, derivanti da invii errati da parte dei richiedenti o da criteri di approvazione ambigui. Ciò si traduce in tempo sprecato sia per i richiedenti che per gli approvatori, ritardando significativamente l'inizio del ciclo di approvvigionamento. ProcessMind analizza il flusso di Procure-to-Pay (P2P) - Richiesta di Acquisto in Coupa per individuare le ragioni e le fasi più comuni di rifiuto. Può evidenziare dipartimenti specifici, categorie di articoli o percorsi di approvazione associati a rifiuti frequenti, consentendo formazione mirata o chiarimenti delle politiche.

Le richieste che fluiscono attraverso Workflow di approvazione inutilmente complessi, contorti o incoerenti creano confusione, allungano i tempi di elaborazione e rendono difficile prevedere i tempi di consegna degli acquisti. Questa mancanza di standardizzazione ostacola una gestione efficiente all'interno del processo di Richiesta Purchase to Pay. ProcessMind ricostruisce visivamente tutti i percorsi di approvazione effettivi intrapresi dalle richieste in Coupa, rivelando la loro vera complessità operativa. Aiuta a identificare passaggi ridondanti, deviazioni non autorizzate o percorsi paralleli non necessari dai Workflow progettati, portando alla semplificazione del processo.

I ritardi che sono costantemente concentrati in specifiche fasi di approvazione o presso particolari approvatori creano colli di bottiglia critici, rallentando significativamente l'intero processo di Procure-to-Pay (P2P) - Richiesta di Acquisto. Questo spesso porta a arretrati, scadenze interne mancate e inefficienza complessiva degli acquisti. ProcessMind identifica con precisione la durata effettiva di ogni fase di approvazione e analizza la distribuzione del carico di lavoro tra gli approvatori all'interno di Coupa. Può evidenziare esattamente dove e perché le richieste si bloccano, consentendo un'allocazione mirata delle risorse, un ribilanciamento del workflow o iniziative di automazione.

La necessità di frequenti interventi manuali, inserimenti di dati o aggiustamenti durante il processo di approvazione delle richieste consuma tempo prezioso dei dipendenti e introduce un potenziale maggiore di errori umani. Ciò influisce direttamente sulla produttività del personale e aumenta i costi operativi all'interno del Workflow di Richiesta Purchase to Pay di Coupa. ProcessMind identifica le attività che comportano uno sforzo manuale significativo o richiedono più punti di contatto da parte di diversi utenti, indicando una mancanza di automazione. Mappando queste azioni ripetitive nel processo di Richiesta Purchase to Pay, evidenzia le opportunità di automazione e semplificazione del processo per ridurre l'intervento umano.

Senza una chiara e in tempo reale visibilità sullo stato attuale e sulla posizione di una richiesta nel suo percorso di approvazione, i richiedenti e gli stakeholder affrontano incertezza e spesso ricorrono a richieste manuali. Ciò porta a utenti frustrati, comunicazione inefficiente e mancanza di trasparenza all'interno del processo di Richiesta Purchase to Pay. ProcessMind fornisce una visualizzazione end-to-end del percorso di ogni richiesta in Coupa, offrendo aggiornamenti di stato granulari e dati storici. Elimina le congetture mostrando l'esatto stato attuale e la cronologia completa di ogni richiesta, migliorando significativamente la trasparenza per tutti gli stakeholder.

Tempi di ciclo incoerenti e prolungati per determinati tipi di richieste, specifiche categorie di articoli o particolari dipartimenti indicano inefficienze di processo sottostanti e una mancanza di standardizzazione. Ciò rende difficile una pianificazione accurata e può avere un impatto sproporzionato su specifiche unità aziendali o tempistiche di progetti critici. ProcessMind analizza il processo completo di Procure-to-Pay (P2P) - Richiesta di Acquisto in Coupa, segmentando le prestazioni per attributi come tipo di richiesta, dipartimento o categoria di articolo. Rivela chiaramente quali segmenti sperimentano i tempi di ciclo più lunghi e precisamente perché, consentendo strategie di ottimizzazione personalizzate.

Le richieste urgenti spesso non ricevono un'elaborazione accelerata, portando a interruzioni operative, opportunità di business mancate o costi maggiori dovuti ad acquisti di emergenza all'ultimo minuto. Il Workflow standard di Coupa potrebbe non differenziare o accelerare efficacemente queste richieste critiche, influenzando la continuità aziendale. ProcessMind traccia il flusso effettivo delle richieste contrassegnate con alta urgenza, confrontando i loro tempi di elaborazione con le richieste standard. Identifica se le richieste urgenti rimangono bloccate in Bottleneck comuni o seguono percorsi non ottimali, consentendo aggiustamenti per garantire un'azione tempestiva e prioritaria.

Le richieste ritirate in una fase avanzata del processo di approvazione indicano problemi fondamentali, come cambiamenti nelle esigenze aziendali, una definizione iniziale imprecisa o requisiti non allineati. Questo rappresenta uno spreco significativo di sforzi e risorse per tutte le parti coinvolte nel Workflow di Richiesta Purchase to Pay di Coupa. ProcessMind analizza i punti esatti del processo in cui le richieste vengono ritirate e revisiona le attività precedenti. Identificando modelli e trigger per queste uscite anticipate, le organizzazioni possono affrontare le cause profonde, migliorare la chiarezza della richiesta iniziale e prevenire un coinvolgimento di processo non necessario.

Obiettivi Tipici

Definisca il significato di successo

Accelerare le approvazioni delle richieste ha un impatto diretto sull'efficienza degli acquisti e sull'acquisizione tempestiva di beni e servizi. Per la Richiesta P2P di Coupa, ciò significa una risposta più rapida alle esigenze aziendali, una maggiore soddisfazione degli stakeholder e una riduzione dei ritardi operativi nel processo di approvvigionamento.
ProcessMind identifica i passaggi e gli attori esatti che causano ritardi nel Workflow di approvazione delle richieste di Coupa. Analizzando le varianti di processo e i tempi di attraversamento, può mirare a specifici Bottleneck, riducendo potenzialmente i tempi di approvazione del 20-30% e accelerando significativamente i cicli di approvvigionamento.

Gli alti tassi di modifica nelle Richieste P2P Coupa indicano problemi iniziali di qualità dei dati o requisiti poco chiari, portando a rilavorazioni e tempi di elaborazione estesi. Ridurre queste modifiche migliora l'accuratezza dei dati, semplifica il workflow e previene ritardi nel processo di approvvigionamento. ProcessMind individua le fasi e gli attributi frequentemente associati alle modifiche, aiutando a scoprire le cause radice come moduli incompleti o specifiche poco chiare. Visualizzando i comuni cicli di modifica, le organizzazioni possono implementare formazione mirata o riprogettazioni dei moduli, riducendo le rilavorazioni del 15-25%.

L'adesione alle politiche di acquisto all'interno del processo Procure-to-Pay (P2P) - Richiesta di Acquisto in Coupa è vitale per la gestione del rischio, l'integrità finanziaria e la preparazione agli audit. Questo obiettivo garantisce che tutte le richieste seguano le regole definite, prevenendo spese non autorizzate e mantenendo gli standard di governance in tutta l'organizzazione. ProcessMind rileva automaticamente le deviazioni dal flusso di processo standard e conforme delle Richieste P2P Coupa. Evidenzia i casi in cui le approvazioni vengono saltate, le soglie ignorate o vengono intraprese vie non conformi, consentendo azioni correttive e aumentando l'adesione alla conformità di oltre il 90%.

I frequenti rifiuti delle Richieste P2P Coupa portano a frustrazione, rilavorazioni e ritardi nell'ottenimento degli articoli necessari. Ridurre questi tassi significa requisiti più chiari, una migliore convalida iniziale e un uso più efficiente del tempo sia del richiedente che dell'approvatore, portando a operazioni più fluide. ProcessMind scopre le ragioni e le fasi comuni per i rifiuti delle richieste all'interno di Coupa, come dipartimenti specifici, categorie di articoli o fasi di approvazione. Analizzando i modelli di rifiuto, è possibile affrontare le cause radice, portando a una riduzione del 10-20% dei rifiuti e a un workflow più fluido.

La complessità e l'inefficienza dell'instradamento delle approvazioni nel processo Procure-to-Pay (P2P) - Richiesta di Acquisto in Coupa possono causare ritardi e confusione significativi, soprattutto per approvazioni multilivello o condizionali. Semplificare questi percorsi assicura che le richieste raggiungano gli approvatori giusti in modo rapido ed efficiente, riducendo i passaggi di mano non necessari. ProcessMind mappa visivamente tutti i percorsi di approvazione effettivi delle richieste Coupa, rivelando percorsi convoluti e passaggi superflui. Aiuta a identificare opportunità per ottimizzare le configurazioni dei workflow, potenzialmente semplificando i percorsi e riducendo lo sforzo di approvazione del 10-15%.

I colli di bottiglia nel processo di approvazione delle Richieste P2P Coupa causano ritardi significativi, influenzando la velocità complessiva degli acquisti e la reattività. Identificare e rimuovere questi punti critici è fondamentale per mantenere un ciclo di vita delle richieste fluido ed efficiente e per soddisfare le esigenze aziendali. ProcessMind fornisce una chiara visibilità su dove le richieste si bloccano e per quanto tempo, individuando specifiche fasi di approvazione o singoli approvatori come colli di bottiglia critici. Questa intuizione consente interventi mirati, come la riallocazione delle risorse o la riconfigurazione dei workflow, per accelerare il flusso del 15-20%.

Gli interventi manuali nelle approvazioni delle Richieste P2P di Coupa introducono errori umani e rallentano l'elaborazione. L'automazione di questi punti di contatto, ove fattibile, migliora l'efficienza, riduce i costi operativi e libera il personale per attività a maggior valore aggiunto all'interno dell'organizzazione.
ProcessMind identifica attività manuali ripetitive o controlli umani non necessari all'interno del processo di approvazione Coupa che sono forti candidati all'automazione. Evidenziando queste opportunità, le organizzazioni possono implementare l'automazione robotica dei processi (RPA) o regole Workflow, riducendo lo sforzo manuale fino al 25%.

Una visibilità limitata sullo stato in tempo reale delle Richieste P2P di Coupa porta a incertezza, aumento delle domande e scarsa pianificazione. Migliorare la visibilità consente ai richiedenti e agli stakeholder di monitorare i progressi e prevedere accuratamente le tempistiche di approvvigionamento, riducendo la frustrazione.
ProcessMind crea un gemello digitale accurato del Suo processo di Richiesta P2P di Coupa, fornendo Dashboard e analisi in tempo reale sullo stato attuale e sul completamento stimato di ogni richiesta. Questa intuizione riduce le domande del tipo "dov'è la mia richiesta?" del 30-40% e migliora la comunicazione con gli stakeholder.

Tempi di elaborazione incoerenti per le Richieste P2P Coupa creano tempi di consegna imprevedibili e rendono difficile la pianificazione delle risorse. Standardizzare questi tempi assicura un processo di approvvigionamento più affidabile ed efficiente tra diversi dipartimenti e tipi di richieste. ProcessMind analizza le variazioni di processo e identifica i fattori che contribuiscono alle discrepanze di tempo nell'elaborazione delle richieste Coupa. Comprendendo perché alcune richieste richiedono più tempo, le organizzazioni possono implementare le migliori pratiche e ridurre la varianza dei tempi di elaborazione del 20-30%.

La mancata prioritizzazione efficace delle Richieste P2P Coupa urgenti può portare a interruzioni critiche dell'attività e a opportunità mancate. Questo obiettivo assicura che le richieste urgenti siano identificate e gestite con urgenza in modo appropriato, minimizzando i ritardi per esigenze sensibili al tempo. ProcessMind aiuta a mappare il flusso effettivo delle richieste urgenti in Coupa, confrontandolo con i percorsi non urgenti per identificare dove la prioritizzazione si interrompe. Rivela i colli di bottiglia specifici per gli articoli urgenti, consentendo aggiustamenti alle regole di approvazione o percorsi dedicati di accelerazione per queste richieste.

I ritiri prematuri delle Richieste P2P di Coupa spesso indicano un processo di richiesta iniziale difettoso o confuso, che porta a sprechi di sforzi e a una potenziale ripresentazione. Ridurre al minimo questi ritiri migliora l'accuratezza dei dati e riduce il carico amministrativo non necessario.
ProcessMind identifica le fasi e gli Attributi comunemente associati alle richieste ritirate in Coupa. Comprendendo le tempistiche e le ragioni di questi ritiri, le aziende possono affrontare i problemi nella fase di richiesta iniziale, migliorando la guida del richiedente e riducendo i ritiri del 10-15%.

Il percorso di miglioramento in 6 fasi per Purchase to Pay - Richiesta

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Scarica il Modello
2

Esporta i Tuoi Dati
3

Carica il Tuo Dataset
4

Analizza il Tuo Processo
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Implementa Miglioramenti
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Monitora il Tuo Processo
1

Scarica il Modello

Cosa fare

Ottenga il template Excel su misura per analizzare il Suo processo di Richiesta di Acquisto in Coupa, assicurandosi di acquisire tutti i punti dati necessari per un'analisi efficace.

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Perché è importante

Un template strutturato assicura che tutti i dati critici siano raccolti correttamente da Coupa, ponendo le basi per un'analisi di processo accurata e completa.

Risultato atteso

Un template di dati pronto all'uso specifico per le Richieste di Acquisto Coupa, che guida la Sua estrazione dei dati.

COSA OTTERRAI

Scopra gli insight nascosti nelle Sue richieste P2P

ProcessMind visualizza l'intero percorso di Richiesta Purchase to Pay di Coupa. Veda i flussi di processo reali, identifichi i ritardi e individui le lacune di Conformità con una chiarezza senza precedenti.
  • Visualizzi i percorsi reali delle Richieste P2P
  • Identificare i colli di bottiglia nelle approvazioni istantaneamente
  • Garantire la conformità per ogni richiesta
  • Ridurre il tempo di elaborazione delle richieste
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RISULTATI TIPICI

Raggiungere l'Eccellenza nella Richiesta di Acquisto

Questi risultati illustrano il potenziale di miglioramenti significativi nell'applicazione del Process Mining al Suo processo di Richiesta Purchase to Pay in Coupa, ottenuti identificando ed eliminando Bottleneck e inefficienze.

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Ciclo di Approvazione Più Rapido

Riduzione media del tempo di approvazione

Identificando ed eliminando i principali colli di bottiglia, le organizzazioni possono ridurre significativamente il tempo necessario affinché una richiesta ottenga l'approvazione finale, accelerando l'intero processo di approvvigionamento.
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Tassi di rilavorazione inferiori

Diminuzione dei rifiuti e delle modifiche

Migliorare la qualità iniziale delle richieste e chiarire i requisiti porta a una diminuzione significativa delle richieste rifiutate o modificate, risparmiando tempo e sforzi considerevoli nel processo di Procure-to-Pay (P2P).
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Maggiore aderenza alle politiche

Maggiore conformità alle regole di acquisto

Il Process Mining scopre deviazioni nascoste dai Workflow di approvazione predefiniti, consentendo alle organizzazioni di applicare meglio le politiche e ridurre significativamente i rischi di Conformità nella gestione delle richieste.
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Risoluzione più rapida dei Bottleneck

Elaborazione più rapida attraverso le fasi critiche

Identificare e risolvere i colli di bottiglia critici nelle code di approvazione assicura che le richieste progrediscano più rapidamente nel processo, riducendo ritardi costosi e migliorando l'efficienza complessiva.
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Migliore Chiarezza del Processo

Maggiore visibilità per decisioni strategiche

Ottenere intuizioni più profonde sulle variazioni di processo e le cause radice aiuta a standardizzare l'elaborazione delle richieste, rendendo i tempi di consegna più prevedibili per una migliore pianificazione e allocazione delle risorse.
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Riduzione dei punti di contatto manuali

Risparmi derivanti da attività automatizzate

L'automazione dei controlli manuali e delle fasi di approvazione, identificate come mature per l'ottimizzazione tramite il Process Mining, riduce significativamente lo sforzo umano e il carico amministrativo nell'elaborazione delle richieste.

I risultati variano in base alla complessità del processo, alla qualità dei dati e agli obiettivi organizzativi specifici. I dati qui presentati rappresentano i miglioramenti tipici osservati in varie implementazioni.

Dati Consigliati

Inizia con gli attributi e le attività più importanti, poi espandi secondo necessità.
È nuovo agli event log? Impari come creare un event log di Process Mining.

Attributi

Punti dati chiave da acquisire per l'analisi

L'identificatore unico per ogni richiesta d'acquisto, che funge da identificatore principale del caso per il processo.

Perché è importante

Questo è l'ID Caso essenziale che collega tutti i passaggi del processo, consentendo un'analisi completa del ciclo di vita della richiesta dall'inizio alla fine.

Il nome della specifica attività o evento aziendale verificatosi in un determinato momento per la richiesta.

Perché è importante

Definisce i passaggi nella mappatura del processo, rendendo possibile visualizzare e analizzare il flusso delle richieste.

La data e l'ora precise in cui si è verificata l'attività.

Perché è importante

Questo timestamp è cruciale per ordinare correttamente gli eventi e calcolare tutte le metriche basate sulla durata, come i tempi di ciclo e i Bottleneck.

Lo stato attuale o finale della richiesta d'acquisto.

Perché è importante

Essenziale per comprendere gli esiti delle richieste, calcolare i tassi di approvazione e rifiuto e monitorare lo stato attuale delle richieste in corso.

Il dipendente che ha creato e inviato la richiesta d'acquisto.

Perché è importante

Consente l'analisi del comportamento del processo per utente, aiutando a identificare le esigenze di formazione e a comprendere come i diversi individui interagiscono con il processo.

Il dipartimento aziendale o centro di costo a cui è addebitata la richiesta.

Perché è importante

Consente il confronto degli indicatori chiave di performance (KPI) di processo, come il tempo di ciclo e i tassi di rifiuto, tra diverse unità aziendali, evidenziando le aree di miglioramento.

Il valore monetario totale della richiesta d'acquisto.

Perché è importante

Aiuta ad analizzare come il processo varia per le richieste di diverso valore, poiché importi più elevati spesso attivano workflow di approvazione più complessi.

L'utente o il gruppo responsabile di un'attività di approvazione.

Perché è importante

Cruciale per analizzare le prestazioni dell'approvatore, bilanciare il carico di lavoro e identificare i colli di bottiglia legati a individui specifici o gruppi di approvazione.

Attività

Fasi del processo da tracciare e ottimizzare

Una nuova richiesta di acquisto viene avviata e salvata come bozza da un utente. Questo è il punto di partenza per ogni caso di richiesta ed è tipicamente desunto dal timestamp di creazione del record di richiesta stesso.

Perché è importante

Questa attività segna l'inizio del ciclo di vita della richiesta. Analizzare il tempo dalla creazione all'invio può rivelare ritardi causati dall'incertezza dell'utente o dalla complessità del sistema.

Il richiedente invia formalmente la richiesta completata nel Workflow di approvazione. Questo evento viene dedotto osservando il cambiamento di stato della richiesta da 'bozza' a 'in_attesa_di_approvazione' nei log di audit o nelle tabelle storiche del sistema.

Perché è importante

L'invio avvia il processo di approvazione, rendendolo una pietra miliare critica per misurare il KPI 'Tempo medio di ciclo di approvazione delle richieste'. I ritardi prima di questo punto sono legati all'utente, mentre i ritardi successivi sono legati al processo.

La richiesta ha superato con successo tutti i passaggi richiesti nel Workflow di approvazione. Questo viene dedotto dal cambio dello stato generale dell'intestazione della richiesta in 'approvata'.

Perché è importante

Questa è una pietra miliare critica per il successo, che segna la fine del ciclo di approvazione. Il tempo per raggiungere questa attività è un KPI primario e funge da trigger per le azioni di approvvigionamento a valle.

La richiesta viene definitivamente rifiutata durante il processo di approvazione e non sarà convertita in ordine di acquisto. Questo viene dedotto dal cambiamento dello stato generale dell'intestazione della richiesta in 'rifiutata'.

Perché è importante

Questa attività rappresenta un fallimento terminale nel processo. L'analisi di questi eventi è fondamentale per migliorare il 'Tasso di rifiuto delle richieste' e identificare le cause profonde come violazioni delle politiche o problemi di budget.

Un ordine di acquisto (OA) viene generato con successo in base alle informazioni della richiesta approvata. Questo evento è desunto quando viene creato un record di OA che fa riferimento all'ID della richiesta di origine.

Perché è importante

Questo è il principale risultato positivo del processo di richiesta e segna il passaggio alla fase successiva di Purchase-to-Pay. L'analisi del tempo dalla 'Richiesta approvata' a questo evento evidenzia eventuali ritardi nell'esecuzione.

La richiesta viene formalmente chiusa, a significare che non verrà intrapresa alcuna ulteriore azione su di essa. Ciò può avvenire dopo la creazione e l'evasione di un ordine d'acquisto, o se la richiesta viene annullata dopo l'approvazione ma prima dell'ordinazione.

Perché è importante

Questa attività funge da punto finale definitivo per il ciclo di vita della richiesta. Assicura che i casi abbiano una conclusione pulita, impedendo loro di apparire come 'attivi' indefinitamente nell'analisi del processo.

FAQ

Domande frequenti

Il Process Mining mappa il flusso reale del Suo processo di richiesta, identificando tutte le variazioni e le deviazioni dal percorso ideale. Evidenzia i Bottleneck, i problemi di Conformità e le aree con un eccessivo lavoro manuale, fornendo una visione obiettiva di come le richieste vengono gestite in Coupa. Ciò consente di prendere decisioni basate sui dati per ottimizzare le operazioni e ridurre le inefficienze.

Visualizzando ogni fase e la sua durata, il Process Mining individua con precisione dove si verificano i ritardi nel ciclo di approvazione. Può identificare specifici approvatori, dipartimenti o complessità di instradamento che prolungano i tempi di approvazione. Questa intuizione consente interventi mirati per ottimizzare i workflow e accelerare l'elaborazione delle richieste.

Per iniziare, ha tipicamente bisogno di Event Log da Coupa contenenti l'ID della Richiesta di Acquisto come identificatore del caso, nomi o stati delle attività e timestamp corrispondenti. Attributi aggiuntivi come approvatore, valore della richiesta o dipartimento possono arricchire l'analisi. Questo set di dati centrale ci consente di ricostruire il flusso di processo completo.

Coupa offre tipicamente vari metodi per l'estrazione dei dati, inclusi report standard, API o accesso diretto al database, a seconda della Sua configurazione e dei permessi di accesso. La complessità varia, ma è generalmente gestibile per i team IT o con il supporto del fornitore. Possiamo guidarLa sui punti dati specifici richiesti per un'analisi efficace.

Il Process Mining può portare a miglioramenti significativi, come la riduzione dei tempi di ciclo per l'approvazione delle richieste, tassi di modifica e di rifiuto inferiori e una maggiore Conformità alle politiche di acquisto. Può anche aspettarsi un routing di approvazione più snello e una migliore visibilità sullo stato in tempo reale delle richieste. Questi benefici si traducono in risparmi sui costi e maggiore efficienza operativa.

Sì, assolutamente. Il Process Mining visualizza l'intero flusso di processo e calcola automaticamente il tempo impiegato in ogni fase, incluse quelle di approvazione specifiche. Evidenzia con precisione dove le richieste si bloccano o subiscono ritardi eccessivi, permettendoLe di identificare e risolvere efficacemente i colli di bottiglia critici. In questo modo, diventa chiaro quali passaggi di approvazione necessitano di ottimizzazione.

Le prime intuizioni possono spesso essere generate entro poche settimane dall'estrazione e dall'ingestione dei dati. Un'analisi completa e raccomandazioni attuabili seguono solitamente entro 4-8 settimane. La velocità dipende dalla qualità dei dati, dalla complessità della Sua configurazione Coupa e dagli obiettivi specifici dell'analisi.

No, il Process Mining tipicamente non richiede alcuna installazione di software aggiuntivo all'interno del Suo ambiente Coupa. Opera analizzando i dati storici del Event Log estratti da Coupa. L'analisi viene eseguita su una piattaforma di Process Mining separata, garantendo l'assenza di interruzioni alle Sue operazioni Coupa esistenti.

Il Process Mining è scalabile e può portare benefici a organizzazioni di tutte le dimensioni. Mentre le aziende più grandi possono avere processi più complessi, le operazioni più piccole possono anche ottenere un valore significativo identificando le inefficienze e ottimizzando i loro processi principali. La chiave è disporre di sufficienti dati di Event Log da analizzare, indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda.

Il prerequisito principale è l'accesso al Suo sistema Coupa per estrarre i dati del Event Log necessari. Ciò spesso implica la collaborazione con il Suo team IT o l'amministratore Coupa per impostare le routine di esportazione dei dati. Oltre all'accesso ai dati, di solito non sono richieste modifiche specifiche all'infrastruttura all'interno del Suo ambiente Coupa.

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