> Continue verbetering > Purchase to Pay Inkoopaanvraag > SAP S/4HANA

Verbeter uw Van Aanvraag tot Betaling - Requisitie

Optimaliseer uw P2P-inkoopaanvraag in SAP S/4HANA: een 6-stappenplan.
Download datatemplate
Verbeter uw Van Aanvraag tot Betaling - Requisitie
Uitdagingen (11) Doelen (10) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer inkoopaanvragen in SAP S/4HANA voor efficiëntie

Vertragingen en compliance-tekortkomingen belemmeren vaak inkoopaanvraagprocessen. Ons platform helpt u knelpunten in aanmaak- en goedkeuringsfasen nauwkeurig te identificeren. Wij begeleiden u naar praktische verbeteringen, stroomlijnen uw inkoop en verkorten doorlooptijden.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Waarom uw inkoopaanvraagproces optimaliseren?

Het optimaliseren van het Purchase to Pay-proces, specifiek de aanvraagfase, binnen uw SAP S/4HANA-omgeving is cruciaal voor de algehele inkoopefficiëntie en financiële gezondheid. Inefficiënte inkoopaanvraagprocessen leiden tot aanzienlijke kosten, vaak verborgen in langere doorlooptijden, handmatig herwerk en compliance-tekortkomingen. Stel u een scenario voor waarin een kritieke bedrijfsbehoefte wordt vertraagd omdat een inkoopaanvraag dagen of zelfs weken vastzit in een goedkeuringswachtrij. Dit beïnvloedt niet alleen projecttijdlijnen en operationele continuïteit, maar resulteert ook in gemiste besparingskansen, hogere versnelde verzendkosten en gefrustreerde interne belanghebbenden.

Het inkoopaanvraagproces is de fundamentele stap waar bedrijfsbehoeften vertaald worden naar formele aanvragen. Elke wrijving hierin heeft gevolgen voor de gehele Purchase to Pay-levenscyclus, beïnvloedend de aanmaak van inkooporders, goederenontvangst en factuurverwerking. Het aanpakken van deze inefficiënties verbetert direct het vermogen van uw organisatie om goederen en diensten effectief in te kopen, ervoor zorgend dat uw SAP S/4HANA-investering maximale strategische waarde oplevert.

Hoe Process Mining inkoopaanvraagworkflows belicht

Process mining biedt een ongeëvenaarde benadering om uw Purchase to Pay - Inkoopaanvraagproces in SAP S/4HANA te begrijpen en te verbeteren. In plaats van te vertrouwen op aannames of anekdotisch bewijs, gebruikt process mining event logs van uw SAP-systeem, specifiek data van tabellen zoals EBAN (Inkoopaanvraag) en EBKN (Boekhoudkundige Toewijzing Inkoopaanvraag), om de werkelijke end-to-end reis van elke inkoopaanvraag te reconstrueren. Dit creëert een visuele, data-gedreven kaart van uw proces, die onthult hoe inkoopaanvragen werkelijk verlopen, welke stappen worden genomen en waar vertragingen optreden.

Deze technologie stelt u in staat nauwkeurig key performance indicators te analyseren, zoals de doorlooptijd van inkoopaanvragen, van aanmaak tot definitieve goedkeuring of conversie naar een inkooporder. U kunt varianten identificeren, verborgen knelpunten ontdekken en afwijkingen van uw beoogde processtroom pinpointen. Process mining kan bijvoorbeeld belichten of bepaalde afdelingen of typen inkoopaanvragen consequent langere goedkeuringstijden ervaren, of dat een aanzienlijk aantal inkoopaanvragen herhaaldelijk wordt afgewezen en opnieuw ingediend, wat duidt op problemen met de initiële indieningskwaliteit of goedkeuringscriteria.

Belangrijke verbeterpunten identificeren

Door middel van gedetailleerde process mining-analyse van uw Purchase to Pay - Inkoopaanvraagdata komen doorgaans verschillende kritieke verbeterpunten naar voren:

  • Knelpunten identificeren: Pinpoint specifieke goedkeuringsstappen of individuen die consequent vertragingen veroorzaken. Is het een bepaalde manager, een specifieke waardegrens, of een complex goedkeuringsworkflowpad dat inkoopaanvragen vertraagt? Het begrijpen van deze punten maakt gerichte interventies mogelijk, zoals het aanpassen van goedkeuringsmatrices of het bieden van aanvullende training.
  • Herwerk en herroutering: Ontdek gevallen waarin inkoopaanvragen frequent worden afgewezen, gewijzigd en opnieuw ingediend. Dit herwerk duidt vaak op onduidelijke vereisten, onvoldoende initiële data of een verwarrende goedkeuringshiërarchie. Het verminderen van herwerk verkort direct de totale doorlooptijd van inkoopaanvragen en verbetert de efficiëntie.
  • Compliance-tekortkomingen: Verifieer de naleving van intern inkoopbeleid en wettelijke vereisten. Process mining kan ongeautoriseerde wijzigingen in inkoopaanvragen, goedkeuringen die standaardprocedures omzeilen, of afwijkingen in de afhandeling van urgente inkoopaanvragen detecteren, en zo garanderen dat uw proces compliant en auditeerbaar is.
  • Automatisatiemogelijkheden: Identificeer handmatige stappen of repetitieve taken binnen de levenscyclus van inkoopaanvragen die geautomatiseerd kunnen worden, vooral binnen de SAP Fiori-apps voor aanvraagbeheer. Dit vermindert menselijke fouten, maakt resources vrij en versnelt de verwerking.
  • Procesvariantoptimalisatie: Analyseer verschillende procespaden voor vergelijkbare inkoopaanvragen. Door efficiënte paden te vergelijken met minder efficiënte, kunt u best practices identificeren en de meest effectieve workflow standaardiseren binnen uw organisatie, gebruikmakend van de flexibele configuratieopties van SAP S/4HANA.

Tastbare resultaten voor uw organisatie realiseren

Het implementeren van verbeteringen op basis van process mining-inzichten voor uw Purchase to Pay - Inkoopaanvraagproces levert significante, meetbare voordelen op:

  • Verkorte doorlooptijd: Versnel de tijd van aanmaak van inkoopaanvragen tot goedkeuring en daaropvolgende aanmaak van inkooporders, en zorg voor een snellere vervulling van bedrijfsbehoeften. Dit draagt direct bij aan een lagere totale Purchase to Pay-doorlooptijd.
  • Kostenbesparingen: Minimaliseer versnelde verzendkosten, verlaag handmatige verwerkingskosten en optimaliseer voorraadniveaus door tijdige inkoopacties te garanderen. Efficiënte verwerking van inkoopaanvragen helpt ook bij het benutten van vroegbetalingskortingen.
  • Verbeterde compliance: Versterk de naleving van interne controles en externe regelgeving, verminder auditrisico's en verbeter governance binnen uw SAP S/4HANA-omgeving.
  • Verbeterde efficiëntie: Stroomlijn operaties, verminder administratieve lasten en maak inkoopteams vrij om zich te richten op strategische inkoop in plaats van goedkeuringen na te jagen of fouten te corrigeren. Dit vertaalt zich in hogere productiviteit en betere resource-allocatie.
  • Betere strategische beslissingen: Verkrijg diepere inzichten in inkooppatronen, vraagvoorspelling en leveranciersprestaties, wat leidt tot beter geïnformeerde inkoopstrategieën.

Aan de slag met de optimalisatie van inkoopaanvragen

Het ontsluiten van deze voordelen voor uw Purchase to Pay - Inkoopaanvraagproces in SAP S/4HANA begint met het begrijpen van uw huidige situatie. Door process mining toe te passen, gaat u verder dan giswerk en krijgt u een objectief, data-gedreven beeld van uw operaties. Dit stelt u in staat gerichte, effectieve wijzigingen aan te brengen die uw inkooplandschap werkelijk transformeren. Ontdek hoe onze template en handleiding u kunnen helpen snel uw analyse op te zetten, kritische inzichten te identificeren en uw reis naar een optimaal en compliant aanvraagproces te beginnen. Omarm procesoptimalisatie om de doorlooptijd te verkorten en de effectiviteit van uw SAP S/4HANA-investering te verbeteren.

Purchase to Pay - Inkoopaanvraag Beheer van inkoopaanvragen Inkoopaanvraag Goedkeuringsworkflow Compliance-management Reductie doorlooptijd Inkoopteam Aanvrager Kostenplaatsbeheer Workflow Optimalisatie

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Aanvragen blijven hangen in goedkeuringswachtrijen, wat leidt tot inkoopvertragingen en potentiële bedrijfsstoringen. Dit heeft impact op kritieke inkoopplanningen en leveranciersrelaties. ProcessMind visualiseert de complete goedkeuringsstroom voor Purchase to Pay - Aanvraag in SAP S/4HANA, waarbij wordt benadrukt waar en waarom aanvragen worden vertraagd, en specifieke knelpunten en goedkeurders worden geïdentificeerd.

Aanvragen worden frequent gewijzigd na indiening of tijdens goedkeuring, wat duidt op fouten bij het aanmaken of onduidelijke vereisten. Dit veroorzaakt herwerk, verlengt doorlooptijden en frustreert aanvragers en goedkeurders. ProcessMind analyseert wijzigingsfrequenties en identificeert de grondoorzaken, of dit nu onvolledige data-invoer in SAP S/4HANA is, of een gebrek aan duidelijkheid bij de initiële Purchase to Pay - Aanvraag aanmaak.

Aanvragen wijken vaak af van gedefinieerde goedkeuringsworkflows, wat leidt tot niet-conforme inkoop en een verhoogd risico. Ongeautoriseerde of incorrecte goedkeuringspaden ondermijnen controle en bestuur. ProcessMind ontdekt automatisch alle daadwerkelijk gevolgde goedkeuringspaden voor Purchase to Pay - Aanvraag in SAP S/4HANA, en vergelijkt deze met verwachte workflows om afwijkingen en hun frequentie aan te wijzen.

De tijd van aanmaak van de aanvraag tot aanmaak van de inkooporder is buitensporig lang, wat kritieke aankopen vertraagt en projectplanningen beïnvloedt. Deze inefficiëntie heeft directe gevolgen voor de operationele continuïteit en het budgetgebruik. ProcessMind wijst precies aan waar vertragingen optreden binnen het Purchase to Pay - Aanvraagproces in SAP S/4HANA, en toont gemiddelde en afwijkende duren voor elke activiteit.

Een hoog percentage inkoopaanvragen wordt afgewezen, waardoor aanvragers gedwongen worden deze opnieuw in te dienen of hun behoeften te laten varen. Dit leidt tot verspilling van moeite, frustratie en duidt op problemen met de initiële aanvraagkwaliteit of goedkeuringscriteria. ProcessMind identificeert patronen in afgewezen Purchase to Pay - Inkoopaanvraagitems in SAP S/4HANA en onthult veelvoorkomende redenen voor afwijzingen en de stadia waarin deze optreden.

Het is moeilijk vast te stellen of alle inkoopaanvragen consistent voldoen aan intern inkoopbeleid en budgetcontroles. Gebrek aan inzicht in compliance riskeert financiële boetes en audits. ProcessMind biedt een helder beeld van hoe goed het Purchase to Pay - Inkoopaanvraagproces in SAP S/4HANA aansluit bij vooraf gedefinieerde regels, en belicht eventuele niet-compliant gedragingen.

Sommige aanvragen doorlopen onnodig complexe of omwegrijke goedkeuringspaden, wat buitensporig veel tijd en middelen kost zonder waarde toe te voegen. Dit verhoogt de verwerkingskosten en verlengt de totale cyclustijden. ProcessMind visualiseert alle daadwerkelijke goedkeuringsroutes voor Purchase to Pay - Aanvraag in SAP S/4HANA, en helpt bij het identificeren en optimaliseren van inefficiënte sequenties van goedkeuringsstappen.

Er bestaan aanzienlijke verschillen in aanvraagverwerkingsefficiëntie en compliance tussen verschillende afdelingen of kostenplaatsen. Deze ongelijke prestaties kunnen leiden tot interne frictie en inconsistente serviceniveaus. ProcessMind maakt vergelijkende analyse mogelijk van Purchase to Pay - Aanvraag-metrieken over verschillende organisatie-eenheden in SAP S/4H4NA, waarbij best practices en verbeterpunten worden geïdentificeerd.

Aanvragen blijven soms hangen in het proces en blijven gedurende langere perioden openstaan zonder voortgang of duidelijke oplossing. Deze "slapende" aanvragen kunnen leiden tot gemiste inkoopdeadlines en verouderde aanvragen. ProcessMind markeert langlopende of inactieve Purchase to Pay - Aanvraag-gevallen in SAP S/4HANA, en wijst precies aan waar ze stagneren.

Het aanvraaggoedkeuringsproces leunt zwaar op handmatige tussenkomsten of sequentiële goedkeuringen die geautomatiseerd of gestroomlijnd zouden kunnen worden. Dit resulteert in hogere operationele kosten en een verhoogd potentieel voor menselijke fouten. ProcessMind kwantificeert de mate van handmatige handelingen binnen de Purchase to Pay - Aanvraag-workflow in SAP S/4HANA, en benadrukt kansen voor automatisering.

Aanvragers ervaren vaak lange wachttijden, afwijzingen of een gebrek aan transparantie over de status van hun aanvraag, wat leidt tot ontevredenheid en mogelijke schaduw-IT-inkoop. Dit ondermijnt het vertrouwen in het officiële inkoopproces. ProcessMind biedt inzicht in de gehele Purchase to Pay - Aanvraag-reis in SAP S/4HANA, waardoor knelpunten direct van invloed op aanvragers geïdentificeerd kunnen worden.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op het aanzienlijk verkorten van de tijd die nodig is om een inkoopaanvraag goed te keuren, van indiening tot definitieve goedkeuring. Het verminderen van goedkeuringsvertragingen heeft directe invloed op de inkoopdoorlooptijden, wat zorgt voor snellere verwerving van goederen en diensten, en het minimaliseren van operationele verstoringen. Het verbetert ook de algehele efficiëntie en de tevredenheid van stakeholders binnen het Purchase to Pay proces. ProcessMind helpt door goedkeuringsworkflowpaden te visualiseren, knelpunten in specifieke stappen of bij bepaalde goedkeurders te identificeren. Het kan aanvragen met buitensporig lange wachttijden aanwijzen, de grondoorzaken van vertragingen in SAP S/4HANA analyseren en mogelijkheden voor procesherontwerp suggereren om de goedkeuringsstroom van inkoopaanvragen te stroomlijnen, waardoor cyclustijden potentieel met 20-30% worden verminderd.

Dit doel richt zich op het verminderen van de frequentie waarmee inkoopaanvragen moeten worden herzien of gecorrigeerd na de initiële indiening. Hoge wijzigingsfrequenties duiden vaak op onduidelijke vereisten, fouten bij het aanmaken of inefficiënte initiële beoordelingsprocessen, wat leidt tot verspilde inspanning en vertragingen in het Purchase to Pay proces. ProcessMind biedt inzichten in waarom en waar aanvragen frequent worden gewijzigd in SAP S/4HANA. Door activiteitssequenties en attribuutdata te analyseren, kan het veelvoorkomende foutpatronen of ontbrekende informatie identificeren die leiden tot herwerk, waardoor gerichte training of formulieraanpassingen mogelijk zijn om wijzigingen met tot 40% te verminderen.

Het bereiken van dit doel garandeert dat alle inkoopaanvragen en de daaropvolgende goedkeuringen strikt voldoen aan vooraf gedefinieerd intern inkoopbeleid, wettelijke vereisten en budgettaire controles. Niet-compliance kan leiden tot financiële risico's, audits en potentiële juridische problemen, waardoor naleving cruciaal is voor verantwoorde inkoop in het Purchase to Pay-proces. ProcessMind ontdekt automatisch de werkelijke processtroom van inkoopaanvragen in SAP S/4HANA en vergelijkt deze met vooraf gedefinieerde compliance-modellen. Het belicht afwijkingen zoals ongeautoriseerde goedkeuringsstappen of het omzeilen van vereiste controles, wat een duidelijk audittrail oplevert en handhavingsacties mogelijk maakt om de compliance met 15-25% te verhogen.

Dit doel richt zich op de gehele levenscyclus vanaf de aanmaak van een inkoopaanvraag tot het genereren van de bijbehorende inkooporder. Een kortere doorlooptijd betekent snellere inkoop, lagere voorraadkosten en verbeterde reactiesnelheid op bedrijfsbehoeften, wat de algehele efficiëntie van het Purchase to Pay proces aanzienlijk beïnvloedt. ProcessMind brengt de complete reis van een inkoopaanvraag in SAP S/4HANA in kaart, en identificeert precies waar vertragingen optreden tussen de goedkeuring van de aanvraag en de aanmaak van de inkooporder. Het wijst inefficiënte overdrachten of systeemintegratiekloven aan, en biedt inzichten om deze kritieke doorlooptijd met 10-20% te verkorten door procesoptimalisatie.

Dit doel is gericht op het verminderen van het aantal inkoopaanvragen dat wordt afgewezen tijdens het goedkeuringsproces. Hoge afwijzingspercentages duiden op problemen met de initiële planning, een gebrek aan duidelijke richtlijnen of verkeerd afgestemde verwachtingen, wat leidt tot verspilde inspanning, vertragingen en frustratie voor aanvragers binnen de Purchase to Pay-cyclus. ProcessMind analyseert de redenen en patronen achter afgewezen inkoopaanvragen in SAP S/4HANA. Het identificeert veelvoorkomende attributen, afdelingen of goedkeuringsfasen die geassocieerd zijn met afwijzingen, en biedt datagestuurde inzichten om grondoorzaken aan te pakken, de initiële aanvraagkwaliteit te verbeteren en afwijzingspercentages potentieel met meer dan 15% te verminderen.

Dit doel richt zich op het waarborgen dat inkoopaanvragen consistente en vooraf bepaalde goedkeuringsroutes volgen, waarbij ad-hoc of inefficiënte omwegen worden geëlimineerd. Gestandaardiseerde paden leiden tot voorspelbare doorlooptijden, betere toewijzing van middelen en vereenvoudigd procesbeheer, wat bijdraagt aan een robuuster Purchase to Pay-proces. ProcessMind reconstrueert visueel alle daadwerkelijk gevolgde goedkeuringspaden van inkoopaanvragen in SAP S/4HANA, en onthult variaties van de beoogde workflow. Het kan niet-standaard routes en hun impact op de efficiëntie identificeren, waardoor organisaties een enkel, geoptimaliseerd pad kunnen afdwingen en de procesvariantie met 20-30% kunnen verminderen.

Dit doel gaat over het proactief detecteren van inkoopaanvragen die vastlopen of gedurende langere perioden onbehandeld blijven binnen de goedkeurings- of verwerkingsfasen. Vastgelopen aanvragen leiden tot aanzienlijke vertragingen in de inkoop, beïnvloeden projectplanningen en veroorzaken frustratie, wat de algehele Purchase to Pay-stroom negatief beïnvloedt. ProcessMind bewaakt de actieve status van inkoopaanvragen in SAP S/4HANA, en markeert diegene die vooraf gedefinieerde drempels voor inactiviteit in elke fase overschrijden. Het biedt realtime alerts en inzichten in waar en waarom aanvragen blijven hangen, wat onmiddellijke interventie mogelijk maakt en een soepele procesvoortgang garandeert.

Dit doel is gericht op het minimaliseren van de handmatige tussenkomst die nodig is voor het verwerken en goedkeuren van inkoopaanvragen. Buitensporige handmatige inspanning vertraagt niet alleen het Purchase to Pay proces, maar verhoogt ook het risico op menselijke fouten en leidt middelen af van taken met hogere waarde, wat de operationele efficiëntie beïnvloedt. ProcessMind ontdekt activiteiten binnen het SAP S/4HANA Inkoopaanvraag goedkeuringsproces die frequent handmatig of repetitief zijn. Het kwantificeert de tijd besteed aan deze taken en identificeert kansen voor automatisering of systeemverbeteringen, wat de handmatige werklast potentieel met 25% of meer kan verminderen.

Het bereiken van dit doel omvat het optimaliseren van de prestaties en samenwerking van verschillende afdelingen die betrokken zijn bij het inkoopaanvraagproces, van aanmaak tot definitieve goedkeuring. Inconsistente prestaties tussen afdelingen kunnen knelpunten creëren en leiden tot variërende doorlooptijden, wat impact heeft op het gehele Purchase to Pay-proces. ProcessMind benchmarkt de prestaties van diverse afdelingen die betrokken zijn bij de verwerking van inkoopaanvragen in SAP S/4HANA. Het belicht discrepanties in doorlooptijden, goedkeuringspercentages of naleving van beleid, en levert data om best practices en verbeterpunten te identificeren om de algehele organisatie-efficiëntie te verhogen.

Dit doel richt zich op het verbeteren van de algehele ervaring voor medewerkers die inkoopaanvragen initiëren, door hun frustraties aan te pakken als gevolg van vertragingen, gebrek aan transparantie of complexe processen. Een positieve aanvragerervaring leidt tot hogere adoptiepercentages, betere datakwaliteit en een efficiëntere start van de Purchase to Pay-cyclus. ProcessMind identificeert knelpunten binnen het Inkoopaanvraagproces in SAP S/4HANA, zoals langdurige wachttijden, frequente afwijzingen of onduidelijke goedkeuringspaden. Door procesvariaties en knelpunten vanuit het perspectief van de aanvrager te analyseren, helpt het het proces te stroomlijnen en de communicatie te verbeteren, wat uiteindelijk de gebruikerstevredenheid verhoogt.

Het 6-Stappen Verbeterpad voor Purchase to Pay - Aanvraag

1

Download het template
2

Exporteer je data
3

Dataset uploaden
4

Analyseer je proces
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Monitor je proces
1

Download het template

Wat te doen

Toegang tot en download van het vooraf gebouwde Excel template, specifiek ontworpen voor Purchase to Pay Inkoopaanvraagdata uit SAP S/4HANA om de juiste datastructuur te garanderen.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Het gebruik van de juiste template zorgt ervoor dat uw data correct is geformatteerd voor analyse, wat tijd bespaart en fouten tijdens het uploadproces voorkomt.

Verwacht resultaat

Een kant-en-klaar Excel template voor inkoopaanvraagdata, afgestemd op de vereisten van ProcessMind.

WAT U ZULT BEREIKEN

Onthul Verborgen Knelpunten in Uw Aanvraagproces

ProcessMind onthult het ware pad van uw inkoopaanvragen, en laat u zien waar vertragingen optreden en hoe compliance kan worden versterkt. Krijg heldere visualisaties om uw optimalisatie-inspanningen te begeleiden.
  • Visualiseer werkelijke SAP S/4HANA aanvraagpaden
  • Identificeer goedkeuringsvertragingen en `bottlenecks`
  • Ontdek compliance-lacunes bij het aanmaken van aanvragen
  • Kwantificeer impact van procesinefficiënties
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Bereik efficiëntie en kostenbesparingen in inkoopaanvragen

Deze uitkomsten vertegenwoordigen de tastbare verbeteringen die organisaties doorgaans ervaren door hun Purchase to Pay, Aanvraag-proces binnen SAP S/4HANA grondig te analyseren en te optimaliseren. Door knelpunten aan te wijzen en workflows te stroomlijnen, kunnen bedrijven aanzienlijke operationele voordelen realiseren.

0 %
Snellere goedkeuringscyclus

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Stroomlijn het aanvraaggoedkeuringsproces, verwijder knelpunten en verminder handmatige tussenkomsten. Dit leidt tot snellere goedkeuringen en een snellere start van inkoopactiviteiten.
0 %
Minder wijzigingen in inkoopaanvragen

Vermindering van herwerk door fouten

Identificeer hoofdoorzaken van wijzigingen in inkoopaanvragen, zoals onvolledige data of onduidelijke vereisten. Het verminderen van wijzigingen bespaart aanzienlijke herwerktijd en versnelt de algehele P2P-cyclus.
0 %
Hogere beleidscompliance

Vermindering van niet-standaard paden

Krijg helder inzicht in afwijkingen van standaard goedkeuringsbeleid en workflows. Dit zorgt ervoor dat inkoopaanvragen voldoen aan interne regels, waardoor auditrisico's en afkeuringspercentages worden geminimaliseerd.
0 %
Kortere Aanmaaktijd Inkooporder

Doorlooptijd van aanvraag tot aanmaak PO

Optimaliseer het end-to-end traject van aanmaak van inkoopaanvragen tot generatie van inkooporders. Versnel het inkoopproces om sneller aan de vraag te voldoen en leveranciersrelaties te verbeteren.
0 %
Verhoogd automatiseringspercentage

Meer geautomatiseerde inkoopaanvragen

Pinpoint mogelijkheden om routinematige goedkeuringsstappen te automatiseren, handmatige inspanningen en verwerkingskosten te verminderen. Dit maakt personeel vrij voor meer strategische taken en versnelt de doorvoer.

Resultaten variëren op basis van bestaande procesvolwassenheid, datakwaliteit en specifieke organisatorische context. De genoemde cijfers weerspiegelen veelvoorkomende verbeteringen die zijn waargenomen bij diverse implementaties.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identificatie voor een inkoopaanvraagdocument.

Het belang

Dit is de essentiële case-identificatie die alle gerelateerde processtappen verbindt, waardoor een compleet en coherent beeld van de aanvraaglebenscyclus mogelijk wordt.

De naam van de bedrijfsactiviteit die op een specifiek moment in het aanvraagproces heeft plaatsgevonden.

Het belang

Het definieert de stappen in het proces, vormt de ruggengraat van de proceskaart en maakt analyse van processtroom, variaties en knelpunten mogelijk.

De exacte datum en tijd waarop een specifieke activiteit plaatsvond.

Het belang

Deze timestamp is essentieel voor het ordenen van events, het berekenen van cyclustijden en het analyseren van procesprestaties en knelpunten.

De identificatie van de gebruiker die de aanvraag heeft aangemaakt of een specifieke activiteit heeft uitgevoerd.

Het belang

Maakt analyse van gebruikersprestaties, werkbelastingdistributie en procescompliance mogelijk. Het is cruciaal voor het identificeren van trainingsmogelijkheden en resource-knelpunten.

De identificatie van de gebruiker die een goedkeurings- of afwijzingsstap heeft uitgevoerd.

Het belang

Pinpoint de specifieke beslisser in een goedkeuringsstap, waardoor gedetailleerde analyse van goedkeuringscycli en knelpunten per individu of rol mogelijk is.

Een code die de inkoopaanvraag classificeert, bijvoorbeeld voor standaardartikelen, diensten of kapitaaluitgaven.

Het belang

Categoriseert inkoopaanvragen voor vergelijkende analyse, wat helpt te begrijpen of verschillende typen aanvragen verschillende processtromen, knelpunten of doorlooptijden hebben.

De afdeling of kostenplaats waaraan de kosten van de aanvraag worden toegerekend.

Het belang

Maakt prestatievergelijking tussen bedrijfsonderdelen mogelijk, belicht variaties in doorlooptijden of afkeuringspercentages om best practices en verbeterpunten te identificeren.

De totale monetaire waarde van de inkoopaanvraag.

Het belang

Helpt het proces te segmenteren op financiële impact, vaak correlerend met goedkeuringscomplexiteit en doorlooptijd. Het is essentieel voor waardegedreven procesanalyse.

De huidige verwerkings- of goedkeuringsstatus van de inkoopaanvraag.

Het belang

Geeft de huidige status van een inkoopaanvraag aan, wat cruciaal is voor het volgen van de voortgang, het identificeren van knelpunten en het analyseren van de processtroom.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Markeert de initiële aanmaak van het inkoopaanvraagdocument in het systeem. Dit event wordt expliciet vastgelegd wanneer een gebruiker een nieuwe inkoopaanvraag voor het eerst opslaat, met registratie van de aanmaak-timestamp.

Het belang

Deze activiteit dient als primair startpunt voor de analyse van de aanvraaglebenscyclus. Het is essentieel voor het meten van de end-to-end cyclustijd, van initiële behoefte-identificatie tot definitieve goedkeuring of omzetting naar een inkooporder.

Treedt op wanneer een goedkeurder een positieve actie onderneemt op een inkoopaanvraag, waarmee één stap in de meerlaagse goedkeuringsworkflow wordt voltooid. Dit wordt afgeleid van een wijziging in de vrijgavestatus van de inkoopaanvraag.

Het belang

Deze activiteit maakt gedetailleerde analyse van de goedkeuringsworkflow mogelijk, waarbij de tijd gemeten wordt die per individuele stap wordt genomen. Het helpt bij het identificeren van efficiënte goedkeurders versus knelpunten in het proces.

Markeert de definitieve en volledige goedkeuring van de inkoopaanvraag, waardoor deze in aanmerking komt voor conversie naar een inkooporder. Deze mijlpaal wordt afgeleid wanneer de algehele vrijgavestatus de definitieve goedgekeurde status bereikt.

Het belang

Dit is een kritieke succesmijlpaal en een veelvoorkomend eindpunt voor cyclustijdanalyse. Het betekent dat de aanvraag alle controles heeft doorstaan en klaar is voor actie door de inkoopafdeling.

Vertegenwoordigt de definitieve afwijzing van de inkoopaanvraag door een goedkeurder, wat het proces stopt. Dit wordt vastgelegd door een specifieke statusupdate die afwijzing aangeeft.

Het belang

Deze activiteit is een kritiek faalpunt. Het analyseren van de afwijzingsfrequentie, -redenen en -momenten in het proces helpt bij het identificeren van problemen met beleidscompliance, budget of aanvraagkwaliteit.

Geeft aan dat een inkooporder is gegenereerd die verwijst naar het aanvraagitem. Dit is een expliciete systeemevent die de inkoopaanvraag koppelt aan een volgend inkoopdocument.

Het belang

Dit is een belangrijke mijlpaal en een succesvolle uitkomst voor het aanvraagproces. De tijd tussen goedkeuring van de aanvraag en aanmaak van de inkooporder is een kritieke KPI voor het meten van de inkoopefficiëntie.

Geeft aan dat het inkoopaanvraagitem als volledig verwerkt wordt beschouwd en dat er geen verdere inkooporders meer van kunnen worden aangemaakt. Deze status wordt doorgaans automatisch ingesteld zodra de volledige hoeveelheid is besteld.

Het belang

Deze activiteit vertegenwoordigt de uiteindelijke, succesvolle voltooiing van de levenscyclus van het aanvraagitem. Het bevestigt dat de bedrijfsbehoefte volledig is omgezet in een inkooporder.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining visualiseert uw werkelijke inkoopaanvraagworkflows in SAP S/4HANA, en onthult knelpunten zoals trage goedkeuringen of constant herwerk. Het identificeert afwijkingen van standaardpaden en gebieden waar inkoopaanvragen vastlopen. Dit diepe inzicht helpt u de werkelijke prestaties en pijnpunten van uw inkoopproces te begrijpen.

Door inefficiënte routes en vertragingen te identificeren, helpt process mining de goedkeuringscycli van inkoopaanvragen te versnellen en de doorlooptijd van aanvraag tot inkooporder te verkorten. Het belicht kansen om handmatige inspanningen te verminderen, het aantal wijzigingen te minimaliseren en het afkeuringspercentage van inkoopaanvragen te verlagen. Dit leidt tot een gestroomlijnder en responsiever inkoopproces.

U heeft voornamelijk event log data nodig van uw SAP S/4HANA-systeem, inclusief de Purchase Requisition ID als de case-identificatie. Belangrijke velden omvatten doorgaans de activiteitsnaam, timestamp en een unieke identificatie voor elke event. Deze data wordt geëxtraheerd uit relevante tabellen om de complete processtroom te reconstrueren.

Initiële data-extractie en verbinding met een process mining tool kunnen vaak binnen enkele weken worden gerealiseerd, afhankelijk van systeemtoegang en data-gereedheid. De eerste inzichten en visualisaties kunnen doorgaans kort na de data-inname worden gegenereerd. Daaropvolgende analyse is iteratief en bouwt voort op de initiële ontdekkingen.

Hoewel een basisbegrip van uw SAP S/4HANA-datastructuur nuttig is, zijn moderne process mining tools ontworpen voor zakelijke gebruikers. Ze bieden intuïtieve interfaces voor het visualiseren en analyseren van processen zonder uitgebreide programmeervaardigheden te vereisen. Enige technische expertise kan nuttig zijn voor de initiële data connector setup.

Ja, process mining is uitstekend voor het waarborgen van de naleving van inkoopbeleid. Het kan automatisch gevallen detecteren waarin goedkeuringen standaardregels omzeilen of waar niet-conforme routes worden gevolgd, wat duidelijk bewijs levert van afwijkingen. Dit stelt u in staat beleid effectiever af te dwingen en risico's te beperken.

U kunt aanzienlijke verbeteringen verwachten in processnelheid, compliance en kostenefficiëntie. Dit omvat snellere goedkeuringen van aanvragen, minder herwerk en verbeterde naleving van beleid. Uiteindelijk leidt dit tot een betere ervaring voor aanvragers en voorspelbaardere inkoopresultaten.

Process mining tools zijn bedreven in het in kaart brengen van alle uitgevoerde procesvariaties, ongeacht hoeveel verschillende goedkeuringsworkflows er bestaan. Het consolideert alle event data, zodat u kunt zien welke paden het meest voorkomen, welke het langzaamst zijn en waar variaties optreden. Dit helpt bij het standaardiseren van trajecten of het optimaliseren van specifieke routes.

Stop P2P Aanvraagvertragingen: Optimaliseer Uw Workflow Nu!

Stroomlijn processen, verkort doorlooptijden en verlaag de cyclustijd met 30%.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard nodig, binnen 5 minuten opgezet.