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Verbessern Sie Ihren Beschaffung bis Zahlung: Purchase Requisitionsprozess

Optimieren Sie Ihre P2P-Purchase Requisition in SAP S/4HANA: eine Leitfaden in Anleitung in 6-Schritte-Guidenn.
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Verbessern Sie Ihren Beschaffung bis Zahlung: Purchase Requisitionsprozess
Purchase-to-Pay – Purchase Requisition
SAP S/4HANA
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Purchase Requisition in SAP S/4HANA für Effizienz optimieren

Verzögerungen und Compliance-Lücken behindern oft Purchase Requisitionsprozesse. Unsere Plattform hilft Sie, Engpässe in den Erstellungs- und Genehmigungsphasen präzise zu identifizieren. Wir führen Sie zu praktischen Verbesserungen, optimieren Ihre Beschaffung und reduzieren Durchlaufzeiten.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum Ihren Purchase Requisitionsprozess optimieren?

Die Optimierung des Purchase-to-Pay-Prozesses, insbesondere der Phase der Purchase Requisition, in Ihrer SAP S/4HANA-Umgebung ist maßgeblich für die gesamte Beschaffungseffizienz und die finanzielle Gesundheit. Ineffiziente Purchase Requisitionsprozesse führen zu erheblichen Kosten, die oft in verlängerten Durchlaufzeiten, manueller Nacharbeit und Compliance-Lücken verborgen sind. Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem ein kritischer Geschäftsbedarf verzögert wird, weil eine Purchase Requisition tagelang oder sogar wochenlang in einer Genehmigungsschleife festhängt. Dies wirkt sich nicht nur auf Projektzeitpläne und die Betriebsfortführung aus, sondern führt auch zu verpassten Einsparungsmöglichkeiten, erhöhten Expressversandkosten und frustrierten internen Stakeholdern.

Der Purchase Requisitionsprozess ist der grundlegende Schritt, in dem geschäftliche Anforderungen in formale Anfragen übersetzt werden. Jede Reibung an dieser Stelle zieht sich durch den gesamten Purchase-to-Pay-Lebenszyklus und beeinflusst die Erstellung von Bestellungen, den Wareneingang und die Rechnungsverarbeitung. Die Beseitigung dieser Ineffizienzen verbessert direkt die Fähigkeit Ihrer Organisation, Waren und Dienstleistungen effektiv zu beschaffen, und stellt sicher, dass Ihre SAP S/4HANA-Investition maximalen strategischen Wert liefert.

Wie Process Mining Purchase Requisitions-Workflows beleuchtet

Process Mining bietet einen unvergleichlichen Ansatz, um Ihren Purchase-to-Pay-Purchase Requisitionsprozess in SAP S/4HANA zu verstehen und zu verbessern. Anstatt sich auf Annahmen oder anekdotische Beweise zu verlassen, verwendet Process Mining Event-Logs aus Ihrem SAP-System: insbesondere Daten aus Tabellen wie EBAN (Purchase Requisition) und EBKN (Kontierung Purchase Requisition) –, um den tatsächlichen End-to-End-Verlauf jeder Purchase Requisition zu rekonstruieren. Dies erstellt eine visuelle, Datengestützte Karte Ihres Prozesses, die aufzeigt, wie Purchase Requisitionen wirklich fließen, welche Schritte unternommen werden und wo Verzögerungen auftreten.

Diese Technologie ermöglicht es Sie, Key Leistungsfähigkeit Indicators wie die Durchlaufzeit von Purchase Requisitionen, von der Erstellung bis zur endgültigen Genehmigung oder Umwandlung in eine Bestellung, präzise zu analysierenn. Sie können Varianten identifizieren, verborgene Engpässe aufdecken und Abweichungen von Ihrem beabsichtigten Prozessfluss aufzeigen. Process Mining kann beispielsweise hervorheben, ob bestimmte Abteilungen oder Purchase Requisitionstypen durchweg längere Genehmigungszeiten aufweisen oder ob eine signifikante Anzahl von Purchase Requisitionen wiederholt abgelehnt und erneut eingereicht wird, was auf Probleme bei der anfänglichen Einreichungsqualität oder den Antrag bearbeitet.en Genehmigungskriterien hindeutet.

Aufdeckung wichtiger Verbesserungsbereiche

Durch eine detailliertes Process Mining-Analyse Ihrer Purchase-to-Pay-Purchase RequisitionsDaten ergeben sich in der Regel mehrere kritische Verbesserungsbereiche:

  • Engpass-Identifikation: Identifizieren Sie spezifische Genehmigungsschritte oder Personen, die konsistent Verzögerungen verursachen. Ist es ein bestimmter Manager, eine spezifische Wertschwelle oder ein komplexer Genehmigungs-Workflow-Pfad, der Purchase Requisitionen verlangsamt? Das Verständnis dieser Punkte ermöglicht gezielte Interventionen, wie die Anpassung von Genehmigungsmatrizen oder den Antrag bearbeitet.ie Bereitstellung zusätzlicher Schulungen.
  • Nacharbeit und Umleitung: Erfahren Sie mehr über Fälle, in denen Purchase Requisitionen häufig abgelehnt, geändert und erneut eingereicht werden. Diese Nacharbeit deutet oft auf unklare Anforderungen, unzureichende InitialDaten oder eine verwirrende Genehmigungshierarchie hin. Die Reduzierung von Nacharbeit verkürzt direkt die gesamte Durchlaufzeit der Purchase Requisition und verbessert die Effizienz.
  • Compliance-Lücken: Überprüfen Sie die Einhaltung interner Einkaufsrichtlinien und gesetzlicher Anforderungen. Process Mining kann unautorisierte Änderungen an Purchase Requisitionen, Genehmigungen, die Standardverfahren umgehen, oder Abweichungen bei der Bearbeitung dringender Purchase Requisitionen erkennen und so sicherstellen, dass Ihr Prozess konform und auditierbar ist.
  • Automatisierungspotenziale: Identifizieren Sie manuelle Schritte oder sich wiederholende Aufgaben innerhalb des Purchase Requisitions-Lebenszyklus, die automatisiert werden könnten, insbesondere innerhalb der SAP Fiori Apps für das Purchase Requisitionsmanagement. Dies reduziert menschliche Fehler, setzt Ressourcen frei und beschleunigt die Verarbeitung.
  • Prozessvariantenoptimierung: Analysieren Sie verschiedene Prozesspfade für ähnliche Purchase Requisitionen. Durch den Vergleich effizienter Pfade mit weniger effizienten können Sie Best Practices identifizieren und den effektivsten Workflow unter Nutzung der flexiblen Konfigurationsoptionen von SAP S/4HANA in Ihrer Organisation standardisieren.

Greifbare Resultate für Ihr Unternehmen erzielen

Die Implementierung von Verbesserungen auf Basis von Process Mining-Erkenntnissen für Ihren Purchase-to-Pay-Purchase Requisitionsprozess führt zu signifikanten, messbaren Vorteilen:

  • Reduzierte Durchlaufzeit: Beschleunigen Sie die Zeit von der Erstellung der Purchase Requisition bis zur Genehmigung und anschließenden Bestellung und stellen Sie so eine schnellere Erfüllung der Geschäftsanforderungen sicher. Dies trägt direkt zu einer niedrigeren gesamten Purchase-to-Pay-Durchlaufzeit bei.
  • Kosteneinsparungen: Minimieren Sie Expressversandkosten, reduzieren Sie manuelle Verarbeitungskosten und optimieren Sie Lagerbestände durch die Sicherstellung zeitnaher Beschaffungsmaßnahmen. Eine effiziente Purchase Requisitionsverarbeitung hilft auch dabei, Skonti für frühe Zahlungen zu einsetzen.
  • Verbesserte Compliance: Stärken Sie die Einhaltung interner Kontrollen und externer Vorschriften, reduzieren Sie Auditrisiken und verbessern Sie die Governance in Ihrer SAP S/4HANA-Umgebung.
  • Erhöhte Effizienz: Optimieren Sie Abläufe, reduzieren Sie den administrativen Aufwand und ermöglichen Sie den Einkaufsteams, sich auf strategisches Sourcing statt auf die Verfolgung von Genehmigungen oder den Antrag bearbeitet.ie Korrektur von Fehlern zu konzentrieren. Dies führt zu höherer Produktivität und besserer Ressourcenallokation.
  • Bessere strategische Entscheidungen: Gewinnen Sie tiefere Einblicke in Beschaffungsmuster, Bedarfsprognosen und Lieferantenperformance, was fundiertere Einkaufsstrategien ermöglicht.

Starten Sie mit der Purchase Requisitionsoptimierung

Das Freisetzen dieser Vorteile für Ihren Purchase-to-Pay-Purchase Requisitionsprozess in SAP S/4HANA beginnt mit dem Verständnis Ihres aktuellen Zustands. Durch die Anwendung von Process Mining gehen Sie über bloßes Rätselraten hinaus und erhalten eine objektive, Datengestützte Sicht auf Ihre Abläufe. Dies ermöglicht Sie, gezielte, effektive Änderungen vorzunehmen, die Ihre Beschaffungslandschaft wirklich modernisieren. Erfahren Sie mehr über, wie unser Template und unsere Anleitung Sie helfen können, Ihre Analyse schnell einzurichten, kritische Einblicke zu identifizieren und Ihre Reise zu einem hochoptimierten und konformen Purchase Requisitionsprozess zu beginnen. Verwenden Sie die Prozessoptimierung, um die Durchlaufzeit zu verkürzen und die Effektivität Ihrer SAP S/4HANA-Investition zu steigern.

Purchase-to-Pay – Purchase Requisition Purchase Requisitionsmanagement Beschaffungsanfrage Genehmigungs-Workflow Compliance-Management Reduzierung der `Durchlaufzeit` Einkaufsteam Anfragender Kostenstellenmanagement Workflow-Optimierung Purchase-to-Pay Ausgabenmanagement Budgetkontrolle

Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Purchase Requisitionen bleiben häufig in Genehmigungswarteschlangen stecken, was zu Beschaffungsverzögerungen und potenziellen Geschäftsunterbrechungen führt. Dies beeinträchtigt kritische Beschaffungsfristen und Lieferantenbeziehungen. ProcessMind visualisiert den gesamten Genehmigungs-Workflow für Purchase Requisitionen im Purchase-to-Pay-Prozess in SAP S/4HANA, hebt hervor, wo und warum Purchase Requisitionen verzögert werden, und identifiziert spezifische Engpässe und Genehmiger.

Purchase Requisitionen werden häufig nach der Einreichung oder während des Genehmigungsprozesses geändert, was auf Fehler bei der Erstellung oder unklare Anforderungen hindeutet. Dies führt zu Nacharbeit, verlängert die Durchlaufzeiten und frustriert sowohl Anforderer als auch Genehmiger. ProcessMind analysiert die Änderungsraten und identifiziert die Ursachen, sei es eine unvollständige Dateneingabe in SAP S/4HANA oder mangelnde Klarheit bei der ursprünglichen Erstellung der Purchase Requisition im Purchase-to-Pay-Prozess.

Purchase Requisitionen weichen häufig von definierten Genehmigungs-Workflows ab, was zu nicht-konformer Beschaffung und erhöhten Risiken führt. Unautorisierte oder Neine Genehmigungspfade untergraben Kontrolle und Governance. ProcessMind entdeckt automatisch alle tatsächlich durchlaufenen Genehmigungspfade für Purchase Requisitionen im Purchase-to-Pay-Prozess in SAP S/4HANA und vergleicht sie mit den erwarteten Workflows, um Abweichungen und deren Häufigkeit zu identifizieren.

Die Zeit von der Erstellung der Purchase Requisition bis zur Erstellung der Bestellung ist übermäßig lang, was kritische Beschaffungen verzögert und Projektzeitpläne beeinträchtigt. Diese Ineffizienz wirkt sich direkt auf die operative Kontinuität und die Budgetauslastung aus. ProcessMind identifiziert genau, wo Verzögerungen im Purchase-to-Pay – Purchase Requisitionsprozess in SAP S/4HANA auftreten, und zeigt durchschnittliche sowie Ausreißer-Dauer für jede Aktivität auf.

Ein hoher Prozentsatz von Purchase Requisitionen wird abgelehnt, was Antragsteller zwingt, ihre Bedarfe erneut einzureichen oder aufzugeben. Dies führt zu verschwendetem Aufwand, Frustration und deutet auf Probleme mit der anfänglichen Anforderungsqualität oder den Antrag bearbeitet.en Genehmigungskriterien hin. ProcessMind identifiziert Muster in abgelehnten Purchase-to-Pay-Purchase Requisitionspositionen in SAP S/4HANA und zeigt häufige Ablehnungsgründe sowie die Phasen auf, in denen diese auftreten.

Es ist schwierig festzustellen, ob alle Purchase Requisitionen konsequent interne Einkaufsrichtlinien und Budgetkontrollen einhalten. Mangelnde Transparenz bezüglich der Compliance birgt finanzielle Strafen und Audits. ProcessMind bietet eine klare Sicht darauf, wie gut der Purchase-to-Pay-Purchase Requisitionsprozess in SAP S/4HANA mit vordefinierten Regeln übereinstimmt, und hebt nicht-konformes Verhalten hervor.

Einige Purchase Requisitionen durchlaufen unnötig komplexe oder umständliche Genehmigungspfade, die übermäßig viel Zeit und Ressourcen verbrauchen, ohne Mehrwert zu schaffen. Dies erhöht die Bearbeitungskosten und verlängert die gesamten Durchlaufzeiten. ProcessMind visualisiert alle tatsächlichen Genehmigungswege für Purchase Requisitionen im Purchase-to-Pay-Prozess in SAP S/4HANA und hilft dabei, ineffiziente Abfolgen von Genehmigungsschritten zu identifizieren und zu optimieren.

Es gibt erhebliche Unterschiede in der Effizienz und Compliance der Purchase Requisitionsbearbeitung zwischen verschiedenen Abteilungen oder Kostenstellen. Diese ungleichmäßige Leistung kann zu internen Reibungen und inkonsistenten Service-Levels führen. ProcessMind ermöglicht eine vergleichende Analyse der Purchase-to-Pay – Purchase Requisitions-Metriken über verschiedene Organisationseinheiten in SAP S/4HANA hinweg, um Best Practices und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Gelegentlich bleiben Purchase Requisitionen im Prozess stecken und bleiben über längere Zeiträume ohne Fortschritt oder klare Lösung offen. Diese „ruhenden“ Purchase Requisitionen können zu verpassten Beschaffungsfristen und veralteten Anfragen führen. ProcessMind kennzeichnet langlaufende oder inaktive Purchase Requisitionen im Purchase-to-Pay-Prozess in SAP S/4HANA und identifiziert genau, wo sie stagnieren.

Der Genehmigungsprozess für Purchase Requisitionen stützt sich stark auf manuelle Eingriffe oder sequentielle Genehmigungen, die automatisiert oder optimiert werden könnten. Dies führt zu höheren Betriebskosten und einem erhöhten Potenzial für menschliche Fehler. ProcessMind quantifiziert das Ausmaß manueller Bearbeitungsschritte im Purchase-to-Pay – Purchase Requisitions-Workflow in SAP S/4HANA und zeigt Automatisierungsmöglichkeiten auf.

Anforderer erleben oft lange Wartezeiten, Ablehnungen oder mangelnde Transparenz bezüglich ihres Purchase Requisitionsstatus, was zu Unzufriedenheit und potenzieller Schatten-IT-Beschaffung führt. Dies untergräbt das Vertrauen in den offiziellen Beschaffungsprozess. ProcessMind bietet Einblicke in den gesamten Purchase-to-Pay-Purchase Requisitions-Prozess in SAP S/4HANA und ermöglicht die Identifizierung von Schwachstellen, die Antragsteller direkt betreffen.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Dieses Ziel zielt darauf ab, die Zeit, die für die Genehmigung einer Purchase Requisition benötigt wird: von der Einreichung bis zur endgültigen Freigabe: erheblich zu verkürzen. Die Reduzierung von Genehmigungsverzögerungen wirkt sich direkt auf die Beschaffungs-Durchlaufzeiten aus, ermöglicht eine schnellere Beschaffung von Waren und Dienstleistungen und minimiert Betriebsunterbrechungen. Es verbessert auch die Gesamteffizienz und die Zufriedenheit der Stakeholder innerhalb des Purchase-to-Pay-Prozesses. ProcessMind hilft, indem es Genehmigungs-Workflow-Pfade visualisiert, Engpässe in spezifischen Schritten oder bei bestimmten Genehmigern identifiziert. Es kann Purchase Requisitionen mit übermäßig langen Wartezeiten aufspüren, die Ursachen von Verzögerungen in SAP S/4HANA analysierenn und Prozess-Re-Engineering-Möglichkeiten vorschlagen, um den Purchase Requisitions-Genehmigungs-Workflow zu straffen, wodurch die Durchlaufzeits potenziell um 20-30 % reduziert werden können.

Dieses Ziel konzentriert sich auf die Reduzierung der Häufigkeit, mit der Purchase Requisitionen nach der ersten Einreichung überarbeitet oder korrigiert werden müssen. Hohe Änderungsraten deuten oft auf unklare Anforderungen, Fehler bei der Erstellung oder ineffiziente anfängliche Überprüfungsprozesse hin, was zu verschwendetem Aufwand und Verzögerungen im Purchase-to-Pay-Prozess führt. ProcessMind bietet Einblicke, warum und wo Purchase Requisitionen in SAP S/4HANA häufig geändert werden. Durch die Analyse von Aktivitätssequenzen und AttributDaten kann es gemeinsame Fehlermuster oder fehlende Informationen identifizieren, die zu Nacharbeit führen, was gezielte Schulungen oder Formularanpassungen ermöglicht, um Änderungen um bis zu 40 % zu reduzieren.

Die Erreichung dieses Ziels stellt sicher, dass alle Purchase Requisitionen und ihre nachfolgenden Genehmigungen strikt den vordefinierten internen Einkaufsrichtlinien, regulatorischen Anforderungen und Budgetkontrollen entsprechen. Non-Compliance kann zu finanziellen Risiken, Audits und potenziellen rechtlichen Problemen führen, wodurch die Einhaltung für eine verantwortungsvolle Beschaffung im Purchase-to-Pay-Prozess wichtig ist. ProcessMind entdeckt automatisch den tatsächlichen Prozessfluss von Purchase Requisitionen in SAP S/4HANA und vergleicht ihn mit vordefinierten Compliance-Modellen. Es hebt Abweichungen wie unautorisierte Genehmigungsschritte oder den Antrag bearbeitet.as Umgehen erforderlicher Prüfungen hervor, bietet einen klaren Audit-Trail und ermöglicht Durchsetzungsmaßnahmen zur Steigerung der Compliance um 15-25 %.

Dieses Ziel umfasst den gesamten Lebenszyklus von der Erstellung einer Purchase Requisition bis zur Generierung der entsprechenden Bestellung. Eine kürzere Durchlaufzeit bedeutet schnellere Beschaffung, reduzierte Lagerhaltungskosten und verbesserte Reaktionsfähigkeit auf Geschäftsanforderungen, was die Gesamteffizienz des Purchase-to-Pay-Prozesses erheblich beeinflusst. ProcessMind bildet den vollständigen Weg einer Purchase Requisition in SAP S/4HANA ab und identifiziert genau, wo Verzögerungen zwischen der Genehmigung der Purchase Requisition und der Erstellung der Bestellung auftreten. Es zeigt ineffiziente Übergaben oder Systemintegrationslücken auf und bietet Erkenntnisse zur Reduzierung dieser kritischen Durchlaufzeit um 10-20 % durch Prozessoptimierung.

Dieses Ziel zielt darauf ab, die Anzahl der Purchase Requisitionen zu reduzieren, die während des Genehmigungsprozesses abgelehnt werden. Hohe Ablehnungsquoten weisen auf Probleme bei der anfänglichen Planung, mangelnde klare Richtlinien oder Nein ausgerichtete Erwartungen hin, was zu verschwendetem Aufwand, Verzögerungen und Frustrationen für Anforderer innerhalb des Purchase-to-Pay-Zyklus führt. ProcessMind analysiert die Gründe und Muster hinter abgelehnten Purchase Requisitionen in SAP S/4HANA. Es identifiziert gemeinsame Attribute, Abteilungen oder Genehmigungsphasen, die mit Ablehnungen verbunden sind, und liefert Datengestützte Erkenntnisse zur Behebung von Ursachen, zur Verbesserung der anfänglichen Purchase Requisitionsqualität und zur potenziellen Reduzierung der Ablehnungsraten um über 15 %.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, sicherzustellen, dass Purchase Requisitionen konsistenten und vorgegebenen Genehmigungswegen folgen und ad-hoc oder ineffiziente Umwege eliminiert werden. Standardisierte Wege führen zu vorhersehbaren Durchlaufzeiten, besserer Ressourcenallokation und vereinfachtem Prozessmanagement, was zu einem robusteren Purchase-to-Pay-Prozess beiträgt. ProcessMind rekonstruiert visuell alle tatsächlich durchlaufenen Genehmigungspfade von Purchase Requisitionen in SAP S/4HANA und deckt Abweichungen vom beabsichtigten Workflow auf. Es kann nicht-standardmäßige Routen und deren Auswirkungen auf die Effizienz identifizieren, wodurch Organisationen einen einzigen, optimierten Weg durchsetzen und die Prozessvarianz um 20-30 % reduzieren können.

Dieses Ziel befasst sich mit der proaktiven Erkennung von Purchase Requisitionen, die in den Genehmigungs- oder Bearbeitungsphasen stecken bleiben oder über längere Zeiträume unbeachtet bleiben. Festgefahrene Purchase Requisitionen führen zu erheblichen Beschaffungsverzögerungen, beeinträchtigen Projektzeitpläne und verursachen Frustrationen, was sich negativ auf den gesamten Purchase-to-Pay-Fluss auswirkt. ProcessMind überwacht den aktiven Status von Purchase Requisitionen in SAP S/4HANA und kennzeichnet diejenigen, die vordefinierte Schwellenwerte für Inaktivität in jeder Phase überschreiten. Es liefert Echtzeitwarnungen und Einblicke, wo und warum Purchase Requisitionen stecken bleiben, was eine sofortige Intervention ermöglicht und einen problemlosen Prozessfortschritt sicherstellt.

Dieses Ziel zielt darauf ab, manuelle Eingriffe bei der Bearbeitung und Genehmigung von Purchase Requisitionen zu minimieren. Übermäßiger manueller Aufwand verlangsamt nicht nur den Purchase-to-Pay-Prozess, sondern erhöht auch das Risiko menschlicher Fehler und lenkt Ressourcen von höherwertigen Aufgaben ab, was die operative Effizienz beeinträchtigt. ProcessMind deckt Aktivitäten im SAP S/4HANA Purchase Requisitions-Genehmigungsprozess auf, die häufig manuell oder repetitiv sind. Es quantifiziert den Zeitaufwand für diese Aufgaben und identifiziert Möglichkeiten zur Automatisierung oder Systemverbesserung, wodurch der manuelle Arbeitsaufwand potenziell um 25 % oder mehr reduziert werden kann.

Die Erreichung dieses Ziels umfasst die Optimierung der Leistungsfähigkeit und Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen, die am Purchase Requisitionsprozess beteiligt sind, von der Erstellung bis zur endgültigen Genehmigung. Inkonsistente Leistungsfähigkeit über Abteilungen hinweg kann Engpässe schaffen und zu variierenden Durchlaufzeiten führen, was den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess beeinträchtigt. ProcessMind benchmarkt die Leistungsfähigkeit verschiedener Abteilungen, die an der Purchase Requisitionsbearbeitung in SAP S/4HANA beteiligt sind. Es hebt Diskrepanzen in Durchlaufzeiten, Genehmigungsraten oder den Antrag bearbeitet.er Einhaltung von Richtlinien hervor und liefert Daten zur Identifizierung von Best Practices und Verbesserungsbereichen, um die gesamte Organisationseffizienz zu steigern.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, die Gesamterfahrung für Mitarbeiter zu verbessern, die Purchase Requisitionen initiieren, indem deren Frustrationen aufgrund von Verzögerungen, mangelnder Transparenz oder komplexen Prozessen angegangen werden. Eine positive Anforderer-Erfahrung führt zu höheren Akzeptanzraten, besserer Datenqualität und einem effizienteren Start des Purchase-to-Pay-Zyklus. ProcessMind identifiziert Schwachstellen im Purchase Requisitionsprozess in SAP S/4HANA, wie z.B. verlängerte Wartezeiten, häufige Ablehnungen oder undurchsichtige Genehmigungspfade. Durch die Analyse von Prozessvarianten und Engpässen aus der Perspektive des Anforderers hilft es, den Prozess zu straffen und die Kommunikation zu verbessern, was letztendlich die Benutzerzufriedenheit erhöht.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für Purchase-to-Pay – Purchase Requisition

1

Vorlage herunterladen
2

Exportieren Sie Ihre Daten
3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch
4

Prozess analysierenn
5

Verbesserungen umsetzen
6

Überwachen Sie Ihren Prozess
1

Vorlage herunterladen

Was ist zu tun

Greifen Sie auf die vorgefertigte Excel-Vorlage zu, die speziell für Purchase-to-Pay-Purchase RequisitionsDaten aus SAP S/4HANA entwickelt wurde, und laden Sie diese herunter, um die korrekte Datenstruktur sicherzustellen.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Bedeutung

Die Verwendung der richtigen Vorlage stellt sicher, dass Ihre Daten für die Analyse korrekt formatiert sind, spart Zeit und verhindert Fehler während des Upload-Prozesses.

Erwartetes Ergebnis

Eine ausfüllbereite Excel-Vorlage für Purchase RequisitionsDaten, die auf die Anforderungen von ProcessMind abgestimmt ist.

WAS SIE GEWINNEN

Verborgene Hürden in Ihrem Purchase Requisitionsprozess aufdecken

ProcessMind enthüllt den wahren Weg Ihrer Purchase Requisitionen, zeigt Sie, wo Verzögerungen auftreten und wie die Compliance gestärkt werden kann. Erhalten Sie klare Visualisierungen, um Ihre Optimierungsbemühungen zu unterstützen.
  • Tatsächliche SAP S/4HANA Purchase Requisitionspfade visualisieren
  • Genehmigungsverzögerungen und Engpässe identifizieren
  • Compliance-Lücken bei der Purchase Requisitionserstellung aufdecken
  • Auswirkungen von Prozessineffizienzen quantifizieren
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Effizienz und Kosteneinsparungen in der Purchase Requisition erzielen

Diese Resultate repräsentieren die greifbaren Verbesserungen, die Organisationen in der Regel durch die rigorose Analyse und Optimierung ihres Purchase-to-Pay – Purchase Requisitionsprozesses in SAP S/4HANA erzielen. Durch die Identifizierung von Engpässen und die Straffung von Workflows können Unternehmen erhebliche betriebliche Vorteile realisieren.

0 %
Schnellerer Genehmigungszyklus

Durchschnittliche Reduzierung der Genehmigungszeit

Straffen Sie den Purchase Requisitions-Genehmigungsprozess, beseitigen Sie Engpässe und reduzieren Sie manuelle Eingriffe. Dies führt zu schnelleren Genehmigungen und einer zügigeren Initiierung von Beschaffungsaktivitäten.
0 %
Weniger Purchase Requisitionsänderungen

Reduzierung von Nacharbeit durch Fehler

Identifizieren Sie die Ursachen für Purchase Requisitionsänderungen, wie z. B. unvollständige Daten oder unklare Anforderungen. Die Reduzierung von Änderungen spart erhebliche Nacharbeitszeit und beschleunigt den gesamten P2P-Zyklus.
0 %
Höhere Richtlinien-Compliance

Reduzierung nicht-standardisierter Prozesspfade

Gewinnen Sie klare Transparenz über Abweichungen von Standard-Genehmigungsrichtlinien und Workflows. Dies stellt sicher, dass Purchase Requisitionen internen Regeln entsprechen, minimiert Audit-Risiken und Ablehnungsraten.
0 %
Kürzere Bestellanlegungszeit

Durchlaufzeit von Purchase Requisition bis zur Bestellerstellung

Optimieren Sie den End-to-End-Prozess von der Purchase Requisitionserstellung bis zur Bestellgenerierung. Beschleunigen Sie den Beschaffungsprozess, um die Nachfrage schneller zu decken und Lieferantenbeziehungen zu verbessern.
0 %
Erhöhte Automatisierungsrate

Mehr Purchase Requisitionen automatisiert

Identifizieren Sie Möglichkeiten zur Automatisierung von Routine-Genehmigungsschritten, reduzieren Sie manuellen Aufwand und Verarbeitungskosten. Dies entlastet Mitarbeiter für strategischere Aufgaben und beschleunigt den Durchsatz.

Die Resultate variieren je nach bestehender Prozessreife, Datenqualität und spezifischem Organisationskontext. Die genannten Zahlen spiegeln typische Verbesserungen wider, die bei verschiedenen Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Identifikator für ein Purchase Requisitionsdokument.

Bedeutung

Dies ist der wesentliche Case-ID, der alle zugehörigen Prozessschritte verbindet und eine vollständige und kohärente Sicht auf den Purchase Requisitions-Lebenszyklus ermöglicht.

Der Name der Geschäftsaktivität, die zu einem bestimmten Zeitpunkt im Purchase Requisitionsprozess stattfand.

Bedeutung

Es definiert die Schritte im Prozess, ist die Basis der Prozesskarte und ermöglicht die Analyse von Prozessfluss, Variationen und Engpässen.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der eine spezifische Aktivität stattfand.

Bedeutung

Dieser Zeitstempel ist maßgeblich für die Reihenfolge der Ereignisse, die Berechnung von Durchlaufzeiten und die Analyse der Prozessleistung und von Engpässen.

Die ID des Benutzers, der den Antrag bearbeitet.ie Purchase Requisition erstellt oder eine bestimmte Aktivität durchgeführt hat.

Bedeutung

Ermöglicht die Analyse der Benutzer-Leistungsfähigkeit, Arbeitslastverteilung und Prozess-Compliance. Dies ist maßgeblich für die Identifizierung von Schulungsbedarf und Ressourcenengpässen.

Die ID des Benutzers, der einen Genehmigungs- oder Ablehnungsschritt durchgeführt hat.

Bedeutung

Identifiziert den spezifischen Entscheidungsträger in einem Genehmigungsschritt und ermöglicht eine detaillierte Analyse der Genehmigungs-Durchlaufzeiten und Engpässe nach Person oder Rolle.

Ein Code, der den Antrag bearbeitet.ie Purchase Requisition klassifiziert, zum Beispiel für Standardartikel, Dienstleistungen oder Investitionsausgaben.

Bedeutung

Kategorisiert Purchase Requisitionen für Vergleichsanalysen, um zu verstehen, ob verschiedene Anforderungstypen unterschiedliche Prozessabläufe, Engpässe oder Durchlaufzeiten aufweisen.

Die Abteilung oder Kostenstelle, der den Antrag bearbeitet.ie Kosten der Purchase Requisition belastet werden.

Bedeutung

Ermöglicht den Leistungsfähigkeit-Vergleich über Geschäftseinheiten hinweg, hebt Abweichungen in Durchlaufzeiten oder Ablehnungsraten hervor, um Best Practices und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

Der Gesamtbetrag der Purchase Requisition.

Bedeutung

Hilft, den Prozess nach finanziellen Auswirkungen zu segmentieren, oft korrelierend mit Genehmigungskomplexität und Durchlaufzeit. Dies ist maßgeblich für eine wertbasierte Prozessanalyse.

Der aktuelle Bearbeitungs- oder Genehmigungsstatus der Purchase Requisition.

Bedeutung

Zeigt den aktuellen Status einer Purchase Requisition an, was wichtig ist, um den Fortschritt zu verfolgen, Engpässe zu identifizieren und den Prozessfluss zu analysierenn.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Markiert die initiale Erstellung des Purchase Requisitiondokuments im System. Dieses Event wird explizit erfasst, wenn ein Benutzer eine neue Purchase Requisition zum ersten Mal speichert und den Erstellungs-Zeitstempel aufzeichnet.

Bedeutung

Diese Aktivität dient als primärer Startpunkt für die Analyse des Purchase Requisitions-Lebenszyklus. Sie ist unerlässlich für die Messung der End-to-End-Zykluszeit, von der ersten Bedarfsidentifizierung bis zur finalen Genehmigung oder Umwandlung in eine Bestellung.

Tritt auf, wenn ein Genehmiger eine positive Aktion auf eine Purchase Requisition vornimmt und einen Schritt im mehrstufigen Genehmigungs-Workflow abschließt. Dies wird aus einer Änderung des Freigabestatus der Purchase Requisition abgeleitet.

Bedeutung

Diese Aktivität ermöglicht eine detaillierte Analyse des Genehmigungs-Workflows, indem die Zeit gemessen wird, die für jeden einzelnen Schritt benötigt wird. Sie hilft, effiziente Genehmiger im Vergleich zu Engpässen im Prozess zu identifizieren.

Markiert die endgültige und vollständige Genehmigung der Purchase Requisition, wodurch diese für die Umwandlung in eine Bestellung freigegeben wird. Dieser Meilenstein wird abgeleitet, wenn der Gesamt-Freigabestatus seinen endgültigen genehmigten Zustand erreicht.

Bedeutung

Dies ist ein kritischer Erfolgsmeilenstein und ein häufiger Endpunkt für die Durchlaufzeit-Analyse. Er bedeutet, dass die Purchase Requisition alle Prüfungen bestanden hat und zur Bearbeitung durch die Beschaffungsabteilung bereit ist.

Stellt die endgültige Ablehnung der Purchase Requisition durch einen Genehmiger dar, wodurch der Prozess gestoppt wird. Dies wird durch eine spezifische Statusaktualisierung erfasst, die die Ablehnung anzeigt.

Bedeutung

Diese Aktivität ist ein kritischer Fehlerendpunkt. Die Analyse der Ablehnungshäufigkeit, -gründe und -zeitpunkte im Prozess hilft, Probleme mit der Richtlinien-Compliance, dem Budget oder den Antrag bearbeitet.er Anforderungsqualität zu identifizieren.

Zeigt an, dass eine Bestellung unter Bezugnahme auf die Purchase Requisitionsposition generiert wurde. Dies ist ein explizites System-Event, das die Purchase Requisition mit einem nachfolgenden Beschaffungsdokument verknüpft.

Bedeutung

Dies ist ein wichtiger Meilenstein und ein erfolgreiches Ergebnis für den Purchase Requisitionsprozess. Die Zeit zwischen der Genehmigung der Purchase Requisition und der Bestellungserstellung ist ein kritischer KPI zur Messung der Beschaffungseffizienz.

Zeigt an, dass die Purchase Requisitionsposition als vollständig bearbeitet gilt und keine weiteren Bestellungen daraus erstellt werden können. Dieser Status wird in der Regel automatisch gesetzt, sobald die vollständige Menge bestellt wurde.

Bedeutung

Diese Aktivität repräsentiert den abschließenden, erfolgreichen Abschluss des Lebenszyklus einer Purchase Requisitionsposition. Sie bestätigt, dass der geschäftliche Bedarf vollständig in einen Beschaffungsauftrag umgesetzt wurde.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining visualisiert Ihre tatsächlichen Purchase Requisitions-Workflows in SAP S/4HANA und deckt Engpässe wie langsame Genehmigungen oder ständige Nacharbeit auf. Es identifiziert Abweichungen von Standardpfaden und Bereiche, in denen Purchase Requisitionen stecken bleiben. Dieser tiefe Einblick hilft Sie, die wahre Leistungsfähigkeit und die Schwachstellen Ihres Beschaffungsprozesses zu verstehen.

Durch die Identifizierung ineffizienter Wege und Verzögerungen hilft Process Mining, Purchase Requisitions-Genehmigungszyklen zu beschleunigen und die Durchlaufzeiten von der Anforderung bis zur Bestellung zu verkürzen. Es zeigt Möglichkeiten auf, manuellen Aufwand zu reduzieren, Änderungsraten zu minimieren und Ablehnungsraten von Purchase Requisitionen zu senken. Dies führt zu einem optimierten und reaktionsschnelleren Beschaffungsprozess.

Sie benötigen primär Event-Log-Daten aus Ihrem SAP S/4HANA System, einschließlich der Purchase Requisitions-ID als Case-ID. Schlüsselfelder umfassen in der Regel den Aktivitätsnamen, den Zeitstempel und eine eindeutige Kennung für jedes Event. Diese Daten werden aus relevanten Tabellen extrahiert, um den vollständigen Prozessfluss zu rekonstruieren.

Die initiale Datenextraktion und Verbindung zu einem Process-Mining-Tool kann oft innerhalb weniger Wochen erreicht werden, abhängig vom Systemzugang und der Datenbereitschaft. Erste Einblicke und Visualisierungen können in der Regel kurz nach der Datenaufnahme generiert werden. Die nachfolgende Analyse ist iterativ und baut auf den ersten Entdeckungen auf.

Obwohl ein grundlegendes Verständnis Ihrer SAP S/4HANA Datenstruktur hilfreich ist, sind moderne Process-Mining-Tools für Geschäftsanwender konzipiert. Sie bieten intuitive Oberflächen zur Visualisierung und Analyse von Prozessen, ohne vollständige Programmierkenntnisse zu erfordern. Für die anfängliche Einrichtung des Datenkonnektors kann jedoch eine gewisse technische Expertise vorteilhaft sein.

Ja, Process Mining ist hervorragend geeignet, um die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien sicherzustellen. Es kann automatisch Fälle erkennen, in denen Genehmigungen Standardregeln umgehen oder nicht-konforme Wege beschritten werden, und liefert klare Beweise für Abweichungen. Dies ermöglicht es Sie, Richtlinien effektiver durchzusetzen und Risiken zu mindern.

Sie können erhebliche Verbesserungen in Prozessgeschwindigkeit, Compliance und Kosteneffizienz erwarten. Dies umfasst schnellere Purchase Requisitionsgenehmigungen, reduzierte Nacharbeit und eine verbesserte Einhaltung von Richtlinien. Letztendlich führt dies zu einer besseren Erfahrung für Anforderer und vorhersehbareren Beschaffungsergebnissen.

Process-Mining-Tools sind hervorragend darin, alle ausgeführten Prozessvarianten abzubilden, unabhängig davon, wie viele verschiedene Genehmigungs-Workflows existieren. Es konsolidiert alle Event-Daten und ermöglicht Sie zu sehen, welche Pfade am häufigsten sind, welche am langsamsten sind und wo Variationen auftreten. Dies hilft bei der Standardisierung von Pfaden oder den Antrag bearbeitet.er Optimierung spezifischer Routen.

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