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Optimieren Sie Ihre Procure-to-Pay – Bestellanforderung

Optimieren Sie Ihre P2P-Bestellanforderung in SAP S/4HANA: eine 6-Schritte-Anleitung.
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Herausforderungen (11) Ziele (10) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (5)

Bestellanforderung in SAP S/4HANA für Effizienz optimieren

Verzögerungen und Compliance-Lücken behindern oft Bestellanforderungsprozesse. Unsere Plattform hilft Ihnen, Engpässe in den Erstellungs- und Genehmigungsphasen präzise zu identifizieren. Wir führen Sie zu praktischen Verbesserungen, optimieren Ihre Beschaffung und reduzieren Durchlaufzeiten.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum Ihren Bestellanforderungsprozess optimieren?

Die Optimierung des Purchase-to-Pay-Prozesses, insbesondere der Phase der Bestellanforderung, in Ihrer SAP S/4HANA-Umgebung ist entscheidend für die gesamte Beschaffungseffizienz und die finanzielle Gesundheit. Ineffiziente Bestellanforderungsprozesse führen zu erheblichen Kosten, die oft in verlängerten Durchlaufzeiten, manueller Nacharbeit und Compliance-Lücken verborgen sind. Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem ein kritischer Geschäftsbedarf verzögert wird, weil eine Bestellanforderung tagelang oder sogar wochenlang in einer Genehmigungsschleife festhängt. Dies wirkt sich nicht nur auf Projektzeitpläne und die Betriebsfortführung aus, sondern führt auch zu verpassten Einsparungsmöglichkeiten, erhöhten Expressversandkosten und frustrierten internen Stakeholdern.

Der Bestellanforderungsprozess ist der grundlegende Schritt, in dem geschäftliche Anforderungen in formale Anfragen übersetzt werden. Jede Reibung an dieser Stelle zieht sich durch den gesamten Purchase-to-Pay-Lebenszyklus und beeinflusst die Erstellung von Bestellungen, den Wareneingang und die Rechnungsverarbeitung. Die Beseitigung dieser Ineffizienzen verbessert direkt die Fähigkeit Ihrer Organisation, Waren und Dienstleistungen effektiv zu beschaffen, und stellt sicher, dass Ihre SAP S/4HANA-Investition maximalen strategischen Wert liefert.

Wie Process Mining Bestellanforderungs-Workflows beleuchtet

Process Mining bietet einen unvergleichlichen Ansatz, um Ihren Purchase-to-Pay-Bestellanforderungsprozess in SAP S/4HANA zu verstehen und zu verbessern. Anstatt sich auf Annahmen oder anekdotische Beweise zu verlassen, nutzt Process Mining Event-Logs aus Ihrem SAP-System – insbesondere Daten aus Tabellen wie EBAN (Bestellanforderung) und EBKN (Kontierung Bestellanforderung) –, um den tatsächlichen End-to-End-Verlauf jeder Bestellanforderung zu rekonstruieren. Dies erstellt eine visuelle, datengestützte Karte Ihres Prozesses, die aufzeigt, wie Bestellanforderungen wirklich fließen, welche Schritte unternommen werden und wo Verzögerungen auftreten.

Diese Technologie ermöglicht es Ihnen, Key Performance Indicators wie die Durchlaufzeit von Bestellanforderungen, von der Erstellung bis zur endgültigen Genehmigung oder Umwandlung in eine Bestellung, präzise zu analysieren. Sie können Varianten identifizieren, verborgene Engpässe aufdecken und Abweichungen von Ihrem beabsichtigten Prozessfluss aufzeigen. Process Mining kann beispielsweise hervorheben, ob bestimmte Abteilungen oder Bestellanforderungstypen durchweg längere Genehmigungszeiten aufweisen oder ob eine signifikante Anzahl von Bestellanforderungen wiederholt abgelehnt und erneut eingereicht wird, was auf Probleme bei der anfänglichen Einreichungsqualität oder den Genehmigungskriterien hindeutet.

Aufdeckung wichtiger Verbesserungsbereiche

Durch eine detaillierte Process Mining-Analyse Ihrer Purchase-to-Pay-Bestellanforderungsdaten ergeben sich typischerweise mehrere kritische Verbesserungsbereiche:

  • Engpass-Identifikation: Identifizieren Sie spezifische Genehmigungsschritte oder Personen, die konsistent Verzögerungen verursachen. Ist es ein bestimmter Manager, eine spezifische Wertschwelle oder ein komplexer Genehmigungs-Workflow-Pfad, der Bestellanforderungen verlangsamt? Das Verständnis dieser Punkte ermöglicht gezielte Interventionen, wie die Anpassung von Genehmigungsmatrizen oder die Bereitstellung zusätzlicher Schulungen.
  • Nacharbeit und Umleitung: Entdecken Sie Fälle, in denen Bestellanforderungen häufig abgelehnt, geändert und erneut eingereicht werden. Diese Nacharbeit deutet oft auf unklare Anforderungen, unzureichende Initialdaten oder eine verwirrende Genehmigungshierarchie hin. Die Reduzierung von Nacharbeit verkürzt direkt die gesamte Durchlaufzeit der Bestellanforderung und verbessert die Effizienz.
  • Compliance-Lücken: Überprüfen Sie die Einhaltung interner Einkaufsrichtlinien und gesetzlicher Anforderungen. Process Mining kann unautorisierte Änderungen an Bestellanforderungen, Genehmigungen, die Standardverfahren umgehen, oder Abweichungen bei der Bearbeitung dringender Bestellanforderungen erkennen und so sicherstellen, dass Ihr Prozess konform und auditierbar ist.
  • Automatisierungspotenziale: Identifizieren Sie manuelle Schritte oder sich wiederholende Aufgaben innerhalb des Bestellanforderungs-Lebenszyklus, die automatisiert werden könnten, insbesondere innerhalb der SAP Fiori Apps für das Bestellanforderungsmanagement. Dies reduziert menschliche Fehler, setzt Ressourcen frei und beschleunigt die Verarbeitung.
  • Prozessvariantenoptimierung: Analysieren Sie verschiedene Prozesspfade für ähnliche Bestellanforderungen. Durch den Vergleich effizienter Pfade mit weniger effizienten können Sie Best Practices identifizieren und den effektivsten Workflow unter Nutzung der flexiblen Konfigurationsoptionen von SAP S/4HANA in Ihrer Organisation standardisieren.

Greifbare Ergebnisse für Ihr Unternehmen erzielen

Die Implementierung von Verbesserungen auf Basis von Process Mining-Erkenntnissen für Ihren Purchase-to-Pay-Bestellanforderungsprozess führt zu signifikanten, messbaren Vorteilen:

  • Reduzierte Durchlaufzeit: Beschleunigen Sie die Zeit von der Erstellung der Bestellanforderung bis zur Genehmigung und anschließenden Bestellung und stellen Sie so eine schnellere Erfüllung der Geschäftsanforderungen sicher. Dies trägt direkt zu einer niedrigeren gesamten Purchase-to-Pay-Durchlaufzeit bei.
  • Kosteneinsparungen: Minimieren Sie Expressversandkosten, reduzieren Sie manuelle Verarbeitungskosten und optimieren Sie Lagerbestände durch die Sicherstellung zeitnaher Beschaffungsmaßnahmen. Eine effiziente Bestellanforderungsverarbeitung hilft auch dabei, Skonti für frühe Zahlungen zu nutzen.
  • Verbesserte Compliance: Stärken Sie die Einhaltung interner Kontrollen und externer Vorschriften, reduzieren Sie Auditrisiken und verbessern Sie die Governance in Ihrer SAP S/4HANA-Umgebung.
  • Erhöhte Effizienz: Optimieren Sie Abläufe, reduzieren Sie den administrativen Aufwand und ermöglichen Sie den Einkaufsteams, sich auf strategisches Sourcing statt auf die Verfolgung von Genehmigungen oder die Korrektur von Fehlern zu konzentrieren. Dies führt zu höherer Produktivität und besserer Ressourcenallokation.
  • Bessere strategische Entscheidungen: Gewinnen Sie tiefere Einblicke in Beschaffungsmuster, Bedarfsprognosen und Lieferantenperformance, was fundiertere Einkaufsstrategien ermöglicht.

Starten Sie mit der Bestellanforderungsoptimierung

Das Freisetzen dieser Vorteile für Ihren Purchase-to-Pay-Bestellanforderungsprozess in SAP S/4HANA beginnt mit dem Verständnis Ihres aktuellen Zustands. Durch die Anwendung von Process Mining gehen Sie über bloßes Rätselraten hinaus und erhalten eine objektive, datengestützte Sicht auf Ihre Abläufe. Dies ermöglicht Sie, gezielte, effektive Änderungen vorzunehmen, die Ihre Beschaffungslandschaft wirklich transformieren. Entdecken Sie, wie unser Template und unsere Anleitung Ihnen helfen können, Ihre Analyse schnell einzurichten, kritische Einblicke zu identifizieren und Ihre Reise zu einem hochoptimierten und konformen Bestellanforderungsprozess zu beginnen. Nutzen Sie die Prozessoptimierung, um die Durchlaufzeit zu verkürzen und die Effektivität Ihrer SAP S/4HANA-Investition zu steigern.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Bestellanforderungen bleiben häufig in Genehmigungswarteschlangen stecken, was zu Beschaffungsverzögerungen und potenziellen Geschäftsunterbrechungen führt. Dies beeinträchtigt kritische Beschaffungsfristen und Lieferantenbeziehungen. ProcessMind visualisiert den gesamten Genehmigungs-Workflow für Bestellanforderungen im Purchase-to-Pay-Prozess in SAP S/4HANA, hebt hervor, wo und warum Bestellanforderungen verzögert werden, und identifiziert spezifische Engpässe und Genehmiger.

Bestellanforderungen werden häufig nach der Einreichung oder während des Genehmigungsprozesses geändert, was auf Fehler bei der Erstellung oder unklare Anforderungen hindeutet. Dies führt zu Nacharbeit, verlängert die Durchlaufzeiten und frustriert sowohl Anforderer als auch Genehmiger. ProcessMind analysiert die Änderungsraten und identifiziert die Ursachen, sei es eine unvollständige Dateneingabe in SAP S/4HANA oder mangelnde Klarheit bei der ursprünglichen Erstellung der Bestellanforderung im Purchase-to-Pay-Prozess.

Bestellanforderungen weichen häufig von definierten Genehmigungs-Workflows ab, was zu nicht-konformer Beschaffung und erhöhten Risiken führt. Unautorisierte oder falsche Genehmigungspfade untergraben Kontrolle und Governance. ProcessMind entdeckt automatisch alle tatsächlich durchlaufenen Genehmigungspfade für Bestellanforderungen im Purchase-to-Pay-Prozess in SAP S/4HANA und vergleicht sie mit den erwarteten Workflows, um Abweichungen und deren Häufigkeit zu identifizieren.

Die Zeit von der Erstellung der Bestellanforderung bis zur Erstellung der Bestellung ist übermäßig lang, was kritische Beschaffungen verzögert und Projektzeitpläne beeinträchtigt. Diese Ineffizienz wirkt sich direkt auf die operative Kontinuität und die Budgetauslastung aus. ProcessMind identifiziert genau, wo Verzögerungen im Purchase-to-Pay - Bestellanforderungsprozess in SAP S/4HANA auftreten, und zeigt durchschnittliche sowie Ausreißer-Dauer für jede Aktivität auf.

Ein hoher Prozentsatz von Bestellanforderungen wird abgelehnt, was Antragsteller zwingt, ihre Bedarfe erneut einzureichen oder aufzugeben. Dies führt zu verschwendetem Aufwand, Frustration und deutet auf Probleme mit der anfänglichen Anforderungsqualität oder den Genehmigungskriterien hin. ProcessMind identifiziert Muster in abgelehnten Purchase-to-Pay-Bestellanforderungspositionen in SAP S/4HANA und zeigt häufige Ablehnungsgründe sowie die Phasen auf, in denen diese auftreten.

Es ist schwierig festzustellen, ob alle Bestellanforderungen konsequent interne Einkaufsrichtlinien und Budgetkontrollen einhalten. Mangelnde Transparenz bezüglich der Compliance birgt finanzielle Strafen und Audits. ProcessMind bietet eine klare Sicht darauf, wie gut der Purchase-to-Pay-Bestellanforderungsprozess in SAP S/4HANA mit vordefinierten Regeln übereinstimmt, und hebt nicht-konformes Verhalten hervor.

Einige Bestellanforderungen durchlaufen unnötig komplexe oder umständliche Genehmigungspfade, die übermäßig viel Zeit und Ressourcen verbrauchen, ohne Mehrwert zu schaffen. Dies erhöht die Bearbeitungskosten und verlängert die gesamten Zykluszeiten. ProcessMind visualisiert alle tatsächlichen Genehmigungswege für Bestellanforderungen im Purchase-to-Pay-Prozess in SAP S/4HANA und hilft dabei, ineffiziente Abfolgen von Genehmigungsschritten zu identifizieren und zu optimieren.

Es gibt erhebliche Unterschiede in der Effizienz und Compliance der Bestellanforderungsbearbeitung zwischen verschiedenen Abteilungen oder Kostenstellen. Diese ungleichmäßige Leistung kann zu internen Reibungen und inkonsistenten Service-Levels führen. ProcessMind ermöglicht eine vergleichende Analyse der Purchase-to-Pay - Bestellanforderungs-Metriken über verschiedene Organisationseinheiten in SAP S/4HANA hinweg, um Best Practices und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Gelegentlich bleiben Bestellanforderungen im Prozess stecken und bleiben über längere Zeiträume ohne Fortschritt oder klare Lösung offen. Diese „ruhenden“ Bestellanforderungen können zu verpassten Beschaffungsfristen und veralteten Anfragen führen. ProcessMind kennzeichnet langlaufende oder inaktive Bestellanforderungen im Purchase-to-Pay-Prozess in SAP S/4HANA und identifiziert genau, wo sie stagnieren.

Der Genehmigungsprozess für Bestellanforderungen stützt sich stark auf manuelle Eingriffe oder sequentielle Genehmigungen, die automatisiert oder optimiert werden könnten. Dies führt zu höheren Betriebskosten und einem erhöhten Potenzial für menschliche Fehler. ProcessMind quantifiziert das Ausmaß manueller Bearbeitungsschritte im Purchase-to-Pay - Bestellanforderungs-Workflow in SAP S/4HANA und zeigt Automatisierungsmöglichkeiten auf.

Anforderer erleben oft lange Wartezeiten, Ablehnungen oder mangelnde Transparenz bezüglich ihres Bestellanforderungsstatus, was zu Unzufriedenheit und potenzieller Schatten-IT-Beschaffung führt. Dies untergräbt das Vertrauen in den offiziellen Beschaffungsprozess. ProcessMind bietet Einblicke in den gesamten Purchase-to-Pay-Bestellanforderungs-Prozess in SAP S/4HANA und ermöglicht die Identifizierung von Schwachstellen, die Antragsteller direkt betreffen.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Dieses Ziel zielt darauf ab, die Zeit, die für die Genehmigung einer Bestellanforderung benötigt wird – von der Einreichung bis zur endgültigen Freigabe – erheblich zu verkürzen. Die Reduzierung von Genehmigungsverzögerungen wirkt sich direkt auf die Beschaffungs-Durchlaufzeiten aus, ermöglicht eine schnellere Beschaffung von Waren und Dienstleistungen und minimiert Betriebsunterbrechungen. Es verbessert auch die Gesamteffizienz und die Zufriedenheit der Stakeholder innerhalb des Purchase-to-Pay-Prozesses. ProcessMind hilft, indem es Genehmigungs-Workflow-Pfade visualisiert, Engpässe in spezifischen Schritten oder bei bestimmten Genehmigern identifiziert. Es kann Bestellanforderungen mit übermäßig langen Wartezeiten aufspüren, die Ursachen von Verzögerungen in SAP S/4HANA analysieren und Prozess-Re-Engineering-Möglichkeiten vorschlagen, um den Bestellanforderungs-Genehmigungs-Workflow zu straffen, wodurch die Cycle Times potenziell um 20-30 % reduziert werden können.

Dieses Ziel konzentriert sich auf die Reduzierung der Häufigkeit, mit der Bestellanforderungen nach der ersten Einreichung überarbeitet oder korrigiert werden müssen. Hohe Änderungsraten deuten oft auf unklare Anforderungen, Fehler bei der Erstellung oder ineffiziente anfängliche Überprüfungsprozesse hin, was zu verschwendetem Aufwand und Verzögerungen im Purchase-to-Pay-Prozess führt. ProcessMind bietet Einblicke, warum und wo Bestellanforderungen in SAP S/4HANA häufig geändert werden. Durch die Analyse von Aktivitätssequenzen und Attributdaten kann es gemeinsame Fehlermuster oder fehlende Informationen identifizieren, die zu Nacharbeit führen, was gezielte Schulungen oder Formularanpassungen ermöglicht, um Änderungen um bis zu 40 % zu reduzieren.

Die Erreichung dieses Ziels stellt sicher, dass alle Bestellanforderungen und ihre nachfolgenden Genehmigungen strikt den vordefinierten internen Einkaufsrichtlinien, regulatorischen Anforderungen und Budgetkontrollen entsprechen. Non-Compliance kann zu finanziellen Risiken, Audits und potenziellen rechtlichen Problemen führen, wodurch die Einhaltung für eine verantwortungsvolle Beschaffung im Purchase-to-Pay-Prozess entscheidend ist. ProcessMind entdeckt automatisch den tatsächlichen Prozessfluss von Bestellanforderungen in SAP S/4HANA und vergleicht ihn mit vordefinierten Compliance-Modellen. Es hebt Abweichungen wie unautorisierte Genehmigungsschritte oder das Umgehen erforderlicher Prüfungen hervor, bietet einen klaren Audit-Trail und ermöglicht Durchsetzungsmaßnahmen zur Steigerung der Compliance um 15-25 %.

Dieses Ziel umfasst den gesamten Lebenszyklus von der Erstellung einer Bestellanforderung bis zur Generierung der entsprechenden Bestellung. Eine kürzere Durchlaufzeit bedeutet schnellere Beschaffung, reduzierte Lagerhaltungskosten und verbesserte Reaktionsfähigkeit auf Geschäftsanforderungen, was die Gesamteffizienz des Purchase-to-Pay-Prozesses erheblich beeinflusst. ProcessMind bildet den vollständigen Weg einer Bestellanforderung in SAP S/4HANA ab und identifiziert genau, wo Verzögerungen zwischen der Genehmigung der Bestellanforderung und der Erstellung der Bestellung auftreten. Es zeigt ineffiziente Übergaben oder Systemintegrationslücken auf und bietet Erkenntnisse zur Reduzierung dieser kritischen Durchlaufzeit um 10-20 % durch Prozessoptimierung.

Dieses Ziel zielt darauf ab, die Anzahl der Bestellanforderungen zu reduzieren, die während des Genehmigungsprozesses abgelehnt werden. Hohe Ablehnungsquoten weisen auf Probleme bei der anfänglichen Planung, mangelnde klare Richtlinien oder falsch ausgerichtete Erwartungen hin, was zu verschwendetem Aufwand, Verzögerungen und Frustrationen für Anforderer innerhalb des Purchase-to-Pay-Zyklus führt. ProcessMind analysiert die Gründe und Muster hinter abgelehnten Bestellanforderungen in SAP S/4HANA. Es identifiziert gemeinsame Attribute, Abteilungen oder Genehmigungsphasen, die mit Ablehnungen verbunden sind, und liefert datengestützte Erkenntnisse zur Behebung von Ursachen, zur Verbesserung der anfänglichen Bestellanforderungsqualität und zur potenziellen Reduzierung der Ablehnungsraten um über 15 %.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, sicherzustellen, dass Bestellanforderungen konsistenten und vorgegebenen Genehmigungswegen folgen und ad-hoc oder ineffiziente Umwege eliminiert werden. Standardisierte Wege führen zu vorhersehbaren Durchlaufzeiten, besserer Ressourcenallokation und vereinfachtem Prozessmanagement, was zu einem robusteren Purchase-to-Pay-Prozess beiträgt. ProcessMind rekonstruiert visuell alle tatsächlich durchlaufenen Genehmigungspfade von Bestellanforderungen in SAP S/4HANA und deckt Abweichungen vom beabsichtigten Workflow auf. Es kann nicht-standardmäßige Routen und deren Auswirkungen auf die Effizienz identifizieren, wodurch Organisationen einen einzigen, optimierten Weg durchsetzen und die Prozessvarianz um 20-30 % reduzieren können.

Dieses Ziel befasst sich mit der proaktiven Erkennung von Bestellanforderungen, die in den Genehmigungs- oder Bearbeitungsphasen stecken bleiben oder über längere Zeiträume unbeachtet bleiben. Festgefahrene Bestellanforderungen führen zu erheblichen Beschaffungsverzögerungen, beeinträchtigen Projektzeitpläne und verursachen Frustrationen, was sich negativ auf den gesamten Purchase-to-Pay-Fluss auswirkt. ProcessMind überwacht den aktiven Status von Bestellanforderungen in SAP S/4HANA und kennzeichnet diejenigen, die vordefinierte Schwellenwerte für Inaktivität in jeder Phase überschreiten. Es liefert Echtzeitwarnungen und Einblicke, wo und warum Bestellanforderungen stecken bleiben, was eine sofortige Intervention ermöglicht und einen reibungslosen Prozessfortschritt sicherstellt.

Dieses Ziel zielt darauf ab, manuelle Eingriffe bei der Bearbeitung und Genehmigung von Bestellanforderungen zu minimieren. Übermäßiger manueller Aufwand verlangsamt nicht nur den Purchase-to-Pay-Prozess, sondern erhöht auch das Risiko menschlicher Fehler und lenkt Ressourcen von höherwertigen Aufgaben ab, was die operative Effizienz beeinträchtigt. ProcessMind deckt Aktivitäten im SAP S/4HANA Bestellanforderungs-Genehmigungsprozess auf, die häufig manuell oder repetitiv sind. Es quantifiziert den Zeitaufwand für diese Aufgaben und identifiziert Möglichkeiten zur Automatisierung oder Systemverbesserung, wodurch der manuelle Arbeitsaufwand potenziell um 25 % oder mehr reduziert werden kann.

Die Erreichung dieses Ziels umfasst die Optimierung der Performance und Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen, die am Bestellanforderungsprozess beteiligt sind, von der Erstellung bis zur endgültigen Genehmigung. Inkonsistente Performance über Abteilungen hinweg kann Engpässe schaffen und zu variierenden Durchlaufzeiten führen, was den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess beeinträchtigt. ProcessMind benchmarkt die Performance verschiedener Abteilungen, die an der Bestellanforderungsbearbeitung in SAP S/4HANA beteiligt sind. Es hebt Diskrepanzen in Durchlaufzeiten, Genehmigungsraten oder der Einhaltung von Richtlinien hervor und liefert Daten zur Identifizierung von Best Practices und Verbesserungsbereichen, um die gesamte Organisationseffizienz zu steigern.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, die Gesamterfahrung für Mitarbeiter zu verbessern, die Bestellanforderungen initiieren, indem deren Frustrationen aufgrund von Verzögerungen, mangelnder Transparenz oder komplexen Prozessen angegangen werden. Eine positive Anforderer-Erfahrung führt zu höheren Akzeptanzraten, besserer Datenqualität und einem effizienteren Start des Purchase-to-Pay-Zyklus. ProcessMind identifiziert Schwachstellen im Bestellanforderungsprozess in SAP S/4HANA, wie z.B. verlängerte Wartezeiten, häufige Ablehnungen oder undurchsichtige Genehmigungspfade. Durch die Analyse von Prozessvarianten und Engpässen aus der Perspektive des Anforderers hilft es, den Prozess zu straffen und die Kommunikation zu verbessern, was letztendlich die Benutzerzufriedenheit erhöht.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für Purchase to Pay - Bestellanforderungen

1

Vorlage herunterladen
2

Exportieren Sie Ihre Daten
3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch
4

Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
6

Überwachen Sie Ihren Prozess
1

Vorlage herunterladen

Was ist zu tun

Greifen Sie auf die vorgefertigte Excel-Vorlage zu, die speziell für Purchase-to-Pay-Bestellanforderungsdaten aus SAP S/4HANA entwickelt wurde, und laden Sie diese herunter, um die korrekte Datenstruktur sicherzustellen.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Bedeutung

Die Verwendung der richtigen Vorlage stellt sicher, dass Ihre Daten für die Analyse korrekt formatiert sind, spart Zeit und verhindert Fehler während des Upload-Prozesses.

Erwartetes Ergebnis

Eine ausfüllbereite Excel-Vorlage für Bestellanforderungsdaten, die auf die Anforderungen von ProcessMind abgestimmt ist.

WAS SIE GEWINNEN

Verborgene Hürden in Ihrem Bestellanforderungsprozess aufdecken

ProcessMind enthüllt den wahren Weg Ihrer Bestellanforderungen, zeigt Ihnen, wo Verzögerungen auftreten und wie die Compliance gestärkt werden kann. Erhalten Sie klare Visualisierungen, um Ihre Optimierungsbemühungen zu leiten.
  • Tatsächliche SAP S/4HANA Bestellanforderungspfade visualisieren
  • Genehmigungsverzögerungen und Engpässe identifizieren
  • Compliance-Lücken bei der Bestellanforderungserstellung aufdecken
  • Auswirkungen von Prozessineffizienzen quantifizieren
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Effizienz und Kosteneinsparungen in der Bestellanforderung erzielen

Diese Ergebnisse repräsentieren die greifbaren Verbesserungen, die Organisationen typischerweise durch die rigorose Analyse und Optimierung ihres Purchase-to-Pay - Bestellanforderungsprozesses in SAP S/4HANA erzielen. Durch die Identifizierung von Engpässen und die Straffung von Workflows können Unternehmen erhebliche betriebliche Vorteile realisieren.

0 %
Schnellerer Genehmigungszyklus

Durchschnittliche Reduzierung der Genehmigungszeit

Straffen Sie den Bestellanforderungs-Genehmigungsprozess, beseitigen Sie Engpässe und reduzieren Sie manuelle Eingriffe. Dies führt zu schnelleren Genehmigungen und einer zügigeren Initiierung von Beschaffungsaktivitäten.
0 %
Weniger Bestellanforderungsänderungen

Reduzierung von Nacharbeit durch Fehler

Identifizieren Sie die Ursachen für Bestellanforderungsänderungen, wie z. B. unvollständige Daten oder unklare Anforderungen. Die Reduzierung von Änderungen spart erhebliche Nacharbeitszeit und beschleunigt den gesamten P2P-Zyklus.
0 %
Höhere Richtlinien-Compliance

Reduzierung nicht-standardisierter Pfade

Gewinnen Sie klare Transparenz über Abweichungen von Standard-Genehmigungsrichtlinien und Workflows. Dies stellt sicher, dass Bestellanforderungen internen Regeln entsprechen, minimiert Audit-Risiken und Ablehnungsraten.
0 %
Kürzere Bestellanlegungszeit

Durchlaufzeit von Bestellanforderung bis zur Bestellerstellung

Optimieren Sie den End-to-End-Prozess von der Bestellanforderungserstellung bis zur Bestellgenerierung. Beschleunigen Sie den Beschaffungsprozess, um die Nachfrage schneller zu decken und Lieferantenbeziehungen zu verbessern.
0 %
Erhöhte Automatisierungsrate

Mehr Bestellanforderungen automatisiert

Identifizieren Sie Möglichkeiten zur Automatisierung von Routine-Genehmigungsschritten, reduzieren Sie manuellen Aufwand und Verarbeitungskosten. Dies entlastet Mitarbeiter für strategischere Aufgaben und beschleunigt den Durchsatz.

Die Ergebnisse variieren je nach bestehender Prozessreife, Datenqualität und spezifischem Organisationskontext. Die genannten Zahlen spiegeln typische Verbesserungen wider, die bei verschiedenen Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Die eindeutige Kennung für ein Bestellanforderungsdokument.

Bedeutung

Dies ist der wesentliche Case Identifier, der alle zugehörigen Prozessschritte verbindet und eine vollständige und kohärente Sicht auf den Bestellanforderungs-Lebenszyklus ermöglicht.

Der Name der Geschäftsaktivität, die zu einem bestimmten Zeitpunkt im Bestellanforderungsprozess stattfand.

Bedeutung

Es definiert die Schritte im Prozess, bildet das Rückgrat der Prozesskarte und ermöglicht die Analyse von Prozessfluss, Variationen und Engpässen.

Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der eine spezifische Aktivität stattfand.

Bedeutung

Dieser Timestamp ist entscheidend für die Reihenfolge der Ereignisse, die Berechnung von Durchlaufzeiten und die Analyse der Prozessleistung und von Engpässen.

Die ID des Benutzers, der die Bestellanforderung erstellt oder eine bestimmte Aktivität durchgeführt hat.

Bedeutung

Ermöglicht die Analyse der Benutzer-Performance, Arbeitslastverteilung und Prozess-Compliance. Dies ist entscheidend für die Identifizierung von Schulungsbedarfen und Ressourcenengpässen.

Die ID des Benutzers, der einen Genehmigungs- oder Ablehnungsschritt durchgeführt hat.

Bedeutung

Identifiziert den spezifischen Entscheidungsträger in einem Genehmigungsschritt und ermöglicht eine detaillierte Analyse der Genehmigungs-Durchlaufzeiten und Engpässe nach Person oder Rolle.

Ein Code, der die Bestellanforderung klassifiziert, zum Beispiel für Standardartikel, Dienstleistungen oder Investitionsausgaben.

Bedeutung

Kategorisiert Bestellanforderungen für Vergleichsanalysen, um zu verstehen, ob verschiedene Anforderungstypen unterschiedliche Prozessabläufe, Engpässe oder Durchlaufzeiten aufweisen.

Die Abteilung oder Kostenstelle, der die Kosten der Bestellanforderung belastet werden.

Bedeutung

Ermöglicht den Performance-Vergleich über Geschäftseinheiten hinweg, hebt Abweichungen in Durchlaufzeiten oder Ablehnungsraten hervor, um Best Practices und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

Der gesamte monetäre Wert der Bestellanforderung.

Bedeutung

Hilft, den Prozess nach finanziellen Auswirkungen zu segmentieren, oft korrelierend mit Genehmigungskomplexität und Durchlaufzeit. Dies ist entscheidend für eine wertbasierte Prozessanalyse.

Der aktuelle Bearbeitungs- oder Genehmigungsstatus der Bestellanforderung.

Bedeutung

Zeigt den aktuellen Status einer Bestellanforderung an, was entscheidend ist, um den Fortschritt zu verfolgen, Engpässe zu identifizieren und den Prozessfluss zu analysieren.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Markiert die initiale Erstellung des Bestellanforderungdokuments im System. Dieses Event wird explizit erfasst, wenn ein Benutzer eine neue Bestellanforderung zum ersten Mal speichert und den Erstellungs-Timestamp aufzeichnet.

Bedeutung

Diese Aktivität dient als primärer Startpunkt für die Analyse des Bestellanforderungs-Lebenszyklus. Sie ist unerlässlich für die Messung der End-to-End-Zykluszeit, von der ersten Bedarfsidentifizierung bis zur finalen Genehmigung oder Umwandlung in eine Bestellung.

Tritt auf, wenn ein Genehmiger eine positive Aktion auf eine Bestellanforderung vornimmt und einen Schritt im mehrstufigen Genehmigungs-Workflow abschließt. Dies wird aus einer Änderung des Freigabestatus der Bestellanforderung abgeleitet.

Bedeutung

Diese Aktivität ermöglicht eine detaillierte Analyse des Genehmigungs-Workflows, indem die Zeit gemessen wird, die für jeden einzelnen Schritt benötigt wird. Sie hilft, effiziente Genehmiger im Vergleich zu Engpässen im Prozess zu identifizieren.

Markiert die endgültige und vollständige Genehmigung der Bestellanforderung, wodurch diese für die Umwandlung in eine Bestellung freigegeben wird. Dieser Meilenstein wird abgeleitet, wenn der Gesamt-Freigabestatus seinen endgültigen genehmigten Zustand erreicht.

Bedeutung

Dies ist ein kritischer Erfolgsmeilenstein und ein häufiger Endpunkt für die Cycle Time-Analyse. Er bedeutet, dass die Bestellanforderung alle Prüfungen bestanden hat und zur Bearbeitung durch die Beschaffungsabteilung bereit ist.

Stellt die endgültige Ablehnung der Bestellanforderung durch einen Genehmiger dar, wodurch der Prozess gestoppt wird. Dies wird durch eine spezifische Statusaktualisierung erfasst, die die Ablehnung anzeigt.

Bedeutung

Diese Aktivität ist ein kritischer Fehlerendpunkt. Die Analyse der Ablehnungshäufigkeit, -gründe und -zeitpunkte im Prozess hilft, Probleme mit der Richtlinien-Compliance, dem Budget oder der Anforderungsqualität zu identifizieren.

Zeigt an, dass eine Bestellung unter Bezugnahme auf die Bestellanforderungsposition generiert wurde. Dies ist ein explizites System-Event, das die Bestellanforderung mit einem nachfolgenden Beschaffungsdokument verknüpft.

Bedeutung

Dies ist ein wichtiger Meilenstein und ein erfolgreiches Ergebnis für den Bestellanforderungsprozess. Die Zeit zwischen der Genehmigung der Bestellanforderung und der Bestellungserstellung ist ein kritischer KPI zur Messung der Beschaffungseffizienz.

Zeigt an, dass die Bestellanforderungsposition als vollständig bearbeitet gilt und keine weiteren Bestellungen daraus erstellt werden können. Dieser Status wird typischerweise automatisch gesetzt, sobald die vollständige Menge bestellt wurde.

Bedeutung

Diese Aktivität repräsentiert den abschließenden, erfolgreichen Abschluss des Lebenszyklus einer Bestellanforderungsposition. Sie bestätigt, dass der geschäftliche Bedarf vollständig in einen Beschaffungsauftrag umgesetzt wurde.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining visualisiert Ihre tatsächlichen Bestellanforderungs-Workflows in SAP S/4HANA und deckt Engpässe wie langsame Genehmigungen oder ständige Nacharbeit auf. Es identifiziert Abweichungen von Standardpfaden und Bereiche, in denen Bestellanforderungen stecken bleiben. Dieser tiefe Einblick hilft Ihnen, die wahre Performance und die Schwachstellen Ihres Beschaffungsprozesses zu verstehen.

Durch die Identifizierung ineffizienter Wege und Verzögerungen hilft Process Mining, Bestellanforderungs-Genehmigungszyklen zu beschleunigen und die Durchlaufzeiten von der Anforderung bis zur Bestellung zu verkürzen. Es zeigt Möglichkeiten auf, manuellen Aufwand zu reduzieren, Änderungsraten zu minimieren und Ablehnungsraten von Bestellanforderungen zu senken. Dies führt zu einem optimierten und reaktionsschnelleren Beschaffungsprozess.

Sie benötigen primär Event Log-Daten aus Ihrem SAP S/4HANA System, einschließlich der Bestellanforderungs-ID als Case Identifier. Schlüsselfelder umfassen typischerweise den Aktivitätsnamen, den Timestamp und eine eindeutige Kennung für jedes Event. Diese Daten werden aus relevanten Tabellen extrahiert, um den vollständigen Prozessfluss zu rekonstruieren.

Die initiale Datenextraktion und Verbindung zu einem Process Mining Tool kann oft innerhalb weniger Wochen erreicht werden, abhängig vom Systemzugang und der Datenbereitschaft. Erste Einblicke und Visualisierungen können in der Regel kurz nach der Datenaufnahme generiert werden. Die nachfolgende Analyse ist iterativ und baut auf den ersten Entdeckungen auf.

Obwohl ein grundlegendes Verständnis Ihrer SAP S/4HANA Datenstruktur hilfreich ist, sind moderne Process Mining Tools für Geschäftsanwender konzipiert. Sie bieten intuitive Oberflächen zur Visualisierung und Analyse von Prozessen, ohne umfassende Programmierkenntnisse zu erfordern. Für die anfängliche Einrichtung des Datenkonnektors kann jedoch eine gewisse technische Expertise vorteilhaft sein.

Ja, Process Mining ist hervorragend geeignet, um die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien sicherzustellen. Es kann automatisch Fälle erkennen, in denen Genehmigungen Standardregeln umgehen oder nicht-konforme Wege beschritten werden, und liefert klare Beweise für Abweichungen. Dies ermöglicht es Ihnen, Richtlinien effektiver durchzusetzen und Risiken zu mindern.

Sie können erhebliche Verbesserungen in Prozessgeschwindigkeit, Compliance und Kosteneffizienz erwarten. Dies umfasst schnellere Bestellanforderungsgenehmigungen, reduzierte Nacharbeit und eine verbesserte Einhaltung von Richtlinien. Letztendlich führt dies zu einer besseren Erfahrung für Anforderer und vorhersehbareren Beschaffungsergebnissen.

Process Mining Tools sind hervorragend darin, alle ausgeführten Prozessvarianten abzubilden, unabhängig davon, wie viele verschiedene Genehmigungs-Workflows existieren. Es konsolidiert alle Event-Daten und ermöglicht Ihnen zu sehen, welche Pfade am häufigsten sind, welche am langsamsten sind und wo Variationen auftreten. Dies hilft bei der Standardisierung von Pfaden oder der Optimierung spezifischer Routen.

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