Mejore su Proceso De la Compra al Pago - Requisición
Optimice la Requisición de Compra en SAP S/4HANA para la Eficiencia
Los retrasos y las brechas de cumplimiento a menudo obstaculizan los procesos de requisición. Nuestra plataforma le ayuda a identificar con precisión los cuellos de botella en las etapas de creación y aprobación. Le guiamos hacia mejoras prácticas, agilizando sus adquisiciones y reduciendo los plazos de entrega.
Descargue nuestra plantilla de datos preconfigurada y aborde los desafíos comunes para alcanzar sus metas de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la Guía de la Plantilla de Datos para transformar sus operaciones.
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¿Por qué Optimizar su Proceso de Requisición de Compra?
Optimizar el proceso De la Compra al Pago, específicamente la fase de Requisición, dentro de su entorno SAP S/4HANA es fundamental para la eficiencia general de las adquisiciones y la salud financiera. Los procesos de requisición ineficientes generan costos sustanciales, a menudo ocultos en tiempos de ciclo prolongados, retrabajo manual y brechas de cumplimiento. Imagine un escenario donde una necesidad crítica de negocio se retrasa porque una requisición de compra queda estancada en una cola de aprobación durante días, o incluso semanas. Esto no solo impacta los plazos de los proyectos y la continuidad operativa, sino que también resulta en oportunidades de ahorro perdidas, mayores costos de envío acelerado y partes interesadas internas frustradas.
El proceso de requisición es el paso fundamental donde las necesidades de negocio se transforman en solicitudes formales. Cualquier fricción aquí se propaga a lo largo de todo el ciclo de vida de De la Compra al Pago, afectando la creación de pedidos de compra, la recepción de bienes y el procesamiento de facturas. Abordar estas ineficiencias mejora directamente la capacidad de su organización para adquirir bienes y servicios de manera efectiva, asegurando que su inversión en SAP S/4HANA ofrezca el máximo valor estratégico.
Cómo Process Mining Ilumina los Flujos de Trabajo de Requisición
Process mining ofrece un enfoque sin precedentes para comprender y mejorar su proceso De la Compra al Pago - Requisición en SAP S/4HANA. En lugar de basarse en suposiciones o evidencia anecdótica, process mining utiliza registros de eventos de su sistema SAP, específicamente datos de tablas como EBAN (Requisición de Compra) y EBKN (Asignación Contable de Requisición de Compra), para reconstruir el recorrido real de principio a fin de cada requisición de compra. Esto crea un mapa visual y basado en datos de su proceso, revelando cómo fluyen realmente las requisiciones, qué pasos se toman y dónde ocurren los retrasos.
Esta tecnología le permite analizar con precisión indicadores clave de rendimiento como el tiempo de ciclo de la requisición, desde su creación hasta la aprobación final o la conversión en un pedido de compra. Puede identificar variantes, descubrir cuellos de botella ocultos y señalar desviaciones de su flujo de proceso previsto. Por ejemplo, process mining puede resaltar si ciertos departamentos o tipos de requisición experimentan consistentemente tiempos de aprobación más largos, o si un número significativo de requisiciones son rechazadas y reenviadas repetidamente, lo que indica problemas con la calidad de la presentación inicial o los criterios de aprobación.
Descubriendo Áreas Clave de Mejora
A través de un análisis detallado de process mining de los datos de su proceso De la Compra al Pago - Requisición, suelen surgir varias áreas críticas de mejora:
- Identificación de Cuellos de Botella: Identifique pasos de aprobación o individuos específicos que consistentemente causan retrasos. ¿Se trata de un gerente en particular, un umbral de valor específico o una ruta de flujo de trabajo de aprobación compleja que ralentiza las requisiciones? Comprender estos puntos permite intervenciones dirigidas, como ajustar matrices de aprobación o proporcionar capacitación adicional.
- Retrabajo y Reenvío: Descubra instancias donde las requisiciones son frecuentemente rechazadas, modificadas y reenviadas. Este retrabajo a menudo indica requisitos poco claros, datos iniciales insuficientes o una jerarquía de aprobación confusa. Reducir el retrabajo acorta directamente el tiempo de ciclo general de la requisición y mejora la eficiencia.
- Brechas de Cumplimiento: Verifique la adhesión a las políticas internas de compra y los requisitos regulatorios. Process mining puede detectar cambios no autorizados en las requisiciones, aprobaciones que eluden los procedimientos estándar o desviaciones en el manejo de requisiciones urgentes, asegurando que su proceso sea conforme y auditable.
- Oportunidades de Automatización: Identifique pasos manuales o tareas repetitivas dentro del ciclo de vida de la requisición que podrían automatizarse, especialmente dentro de las aplicaciones SAP Fiori para la gestión de requisiciones. Esto reduce el error humano, libera recursos y acelera el procesamiento.
- Optimización de Variantes de Proceso: Analice diferentes rutas de proceso para requisiciones similares. Al comparar rutas eficientes con las menos eficientes, puede identificar las mejores prácticas y estandarizar el flujo de trabajo más efectivo en toda su organización, aprovechando las opciones de configuración flexibles de SAP S/4HANA.
Logrando Resultados Tangibles para su Organización
La implementación de mejoras basadas en las perspectivas de process mining para su proceso De la Compra al Pago - Requisición produce beneficios significativos y medibles:
- Tiempo de Ciclo Reducido: Acelere el tiempo desde la creación de la requisición hasta la aprobación y la posterior creación del pedido de compra, asegurando una satisfacción más rápida de las necesidades comerciales. Esto contribuye directamente a un menor tiempo de ciclo general de De la Compra al Pago.
- Ahorro de Costos: Minimice las tarifas de envío acelerado, reduzca los costos de procesamiento manual y optimice los niveles de inventario asegurando acciones de adquisición oportunas. El procesamiento eficiente de las requisiciones también ayuda a capturar descuentos por pronto pago.
- Cumplimiento Mejorado: Fortalezca la adhesión a los controles internos y las regulaciones externas, reduciendo los riesgos de auditoría y mejorando la gobernanza dentro de su entorno SAP S/4HANA.
- Eficiencia Mejorada: Agilice las operaciones, reduzca la carga administrativa y libere a los equipos de adquisiciones para que se centren en el abastecimiento estratégico en lugar de perseguir aprobaciones o corregir errores. Esto se traduce en una mayor productividad y una mejor asignación de recursos.
- Mejores Decisiones Estratégicas: Obtenga perspectivas más profundas sobre los patrones de adquisición, la previsión de la demanda y el rendimiento de los proveedores, lo que permite estrategias de compra más informadas.
Comenzando con la Optimización de Requisiciones de Compra
Desbloquear estos beneficios para su proceso De la Compra al Pago - Requisición en SAP S/4HANA comienza con la comprensión de su estado actual. Al aplicar process mining, va más allá de las conjeturas, obteniendo una vista objetiva y basada en datos de sus operaciones. Esto le permite realizar cambios específicos y efectivos que realmente transforman su panorama de adquisiciones. Explore cómo nuestra plantilla y orientación pueden ayudarle a configurar rápidamente su análisis, identificar perspectivas críticas y emprender su viaje hacia un proceso de requisición altamente optimizado y conforme. Adopte la optimización de procesos para reducir el tiempo de ciclo y mejorar la efectividad de su inversión en SAP S/4HANA.
La Ruta de Mejora de 6 Pasos para el Proceso Purchase to Pay - Solicitud de Pedido
Descargar la Plantilla
Qué hacer
Acceda y descargue la plantilla de Excel preconstruida diseñada específicamente para datos de Requisición - De la Compra al Pago desde SAP S/4HANA para asegurar la estructura de datos correcta.
Por qué es importante
Usar la plantilla correcta asegura que sus datos estén correctamente formateados para el análisis, ahorrando tiempo y evitando errores durante el proceso de carga.
Resultado esperado
Una plantilla de Excel lista para rellenar para datos de Requisición de Compra, alineada con los requisitos de ProcessMind.
LO QUE OBTENDRÁ
Descubra Obstáculos Ocultos en su Proceso de Solicitudes
- Visualice las rutas reales de solicitudes en SAP S/4HANA
- Identifique retrasos en la aprobación y cuellos de botella
- Descubra brechas de cumplimiento en la creación de solicitudes de pedido
- Cuantificar el impacto de las ineficiencias del proceso
RESULTADOS TÍPICOS
Logre Eficiencia y Ahorros de Costos en la Requisición de Compra
Estos resultados representan las mejoras tangibles que las organizaciones suelen experimentar al analizar y optimizar rigurosamente su proceso de Solicitud de Pedido dentro del Purchase to Pay en SAP S/4HANA. Al identificar cuellos de botella y agilizar flujos de trabajo, las empresas pueden obtener beneficios operativos sustanciales.
Reducción promedio en el tiempo de aprobación
Agilice el proceso de aprobación de solicitudes de pedido, eliminando cuellos de botella y reduciendo las intervenciones manuales. Esto conduce a aprobaciones más rápidas y una iniciación más ágil de las actividades de compra.
Disminución del retrabajo debido a errores
Identifique las causas raíz de los cambios en las requisiciones, como datos incompletos o requisitos poco claros. Reducir las modificaciones ahorra un tiempo significativo de retrabajo y acelera el ciclo P2P general.
Reducción de rutas no estándar
Obtenga una visibilidad clara de las desviaciones de las políticas y flujos de trabajo de aprobación estándar. Esto asegura que las requisiciones se adhieran a las reglas internas, minimizando los riesgos de auditoría y las tasas de rechazo.
Plazo de entrega desde la requisición hasta la creación del PO
Optimice el recorrido de principio a fin, desde la creación de la requisición hasta la generación del pedido de compra. Agilice el proceso de adquisición para satisfacer la demanda más rápidamente y mejorar las relaciones con los proveedores.
Más requisiciones automatizadas
Identifique oportunidades para automatizar pasos de aprobación rutinarios, reduciendo el esfuerzo manual y los costos de procesamiento. Esto libera al personal para tareas más estratégicas y acelera el rendimiento.
Los resultados varían según la madurez del proceso existente, la calidad de los datos y el contexto organizacional específico. Las cifras mencionadas reflejan mejoras comunes observadas en diversas implementaciones.
Datos Recomendados
Preguntas Frecuentes
Preguntas frecuentes
Process mining visualiza sus flujos de trabajo de requisición reales en SAP S/4HANA, revelando cuellos de botella como aprobaciones lentas o retrabajo constante. Identifica desviaciones de las rutas estándar y áreas donde las requisiciones se quedan estancadas. Esta profunda perspectiva le ayuda a comprender el verdadero rendimiento y los puntos críticos de su proceso de adquisición.
Al identificar rutas ineficientes y retrasos, process mining ayuda a acelerar los ciclos de aprobación de requisiciones y a acortar los plazos de entrega desde la solicitud hasta el pedido de compra. Destaca oportunidades para reducir el esfuerzo manual, minimizar las tasas de modificación y disminuir las tasas de rechazo de requisiciones. Esto conduce a un proceso de adquisición más ágil y receptivo.
Necesita principalmente datos de registro de eventos de su sistema SAP S/4HANA, incluyendo el ID de Solicitud de Pedido como identificador de caso. Los campos clave suelen incluir el nombre de la actividad, la marca de tiempo y un identificador único para cada evento. Estos datos se extraen de tablas relevantes para reconstruir el flujo de proceso completo.
La extracción inicial de datos y la conexión a una herramienta de process mining a menudo se pueden lograr en pocas semanas, dependiendo del acceso al sistema y la disponibilidad de los datos. Las primeras perspectivas y visualizaciones generalmente se pueden generar poco después de la ingesta de datos. El análisis subsiguiente es iterativo, basándose en los descubrimientos iniciales.
Si bien un conocimiento básico de la estructura de datos de su SAP S/4HANA es útil, las herramientas modernas de Process Mining están diseñadas para usuarios de negocio. Ofrecen interfaces intuitivas para visualizar y analizar procesos sin requerir amplias habilidades de codificación. Cierta experiencia técnica puede ser beneficiosa para la configuración inicial del conector de datos.
Sí, Process Mining es excelente para asegurar el cumplimiento de las políticas de compra. Puede detectar automáticamente instancias donde las aprobaciones eluden las reglas estándar o donde se toman rutas no conformes, proporcionando evidencia clara de las desviaciones. Esto le permite aplicar políticas de manera más efectiva y mitigar riesgos.
Puede esperar mejoras significativas en la velocidad del proceso, el cumplimiento y la eficiencia de costes. Esto incluye aprobaciones de solicitudes más rápidas, reducción del retrabajo y una mayor adhesión a las políticas. En última instancia, conduce a una mejor experiencia para los solicitantes y resultados de adquisición más predecibles.
Las herramientas de process mining son expertas en mapear todas las variaciones de proceso ejecutadas, independientemente de cuántos flujos de trabajo de aprobación diferentes existan. Consolida todos los datos de eventos, lo que le permite ver qué rutas son las más comunes, cuáles son las más lentas y dónde ocurren las variaciones. Esto ayuda a estandarizar vías o a optimizar rutas específicas.
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