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Améliorez votre processus Purchase to Pay - Demande d'achat

Optimisez votre demande d'achat P2P dans SAP S/4HANA : un guide en 6 étapes.
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Améliorez votre processus Purchase to Pay - Demande d'achat
Défis (11) Objectifs (10) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (5)

Optimiser la demande d'achat dans SAP S/4HANA pour l'efficacité

Les retards et les lacunes en matière de conformité entravent souvent les processus de demande d'achat. Notre plateforme vous aide à identifier précisément les goulots d'étranglement dans les étapes de création et d'approbation. Nous vous guidons vers des améliorations pratiques, en rationalisant vos approvisionnements et en réduisant les délais.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi Optimiser Votre Processus de Demande d'Achat ?

L'optimisation du processus Purchase to Pay (Achats au Paiement), et plus spécifiquement de la phase de demande d'achat, au sein de votre environnement SAP S/4HANA est cruciale pour l'efficacité globale des approvisionnements et la santé financière de votre organisation. Des processus de demande d'achat inefficaces entraînent des coûts substantiels, souvent masqués par des cycles prolongés, des retouches manuelles et des lacunes en matière de conformité. Imaginez qu'un besoin métier critique soit retardé parce qu'une demande d'achat reste bloquée dans une file d'attente d'approbation pendant des jours, voire des semaines. Cela impacte non seulement les délais des projets et la continuité opérationnelle, mais se traduit également par des opportunités d'économies manquées, des coûts d'expédition accélérée accrus et des parties prenantes internes frustrées.

Le processus de demande d'achat est l'étape fondamentale où les besoins métier se traduisent en requêtes formelles. Toute friction à ce niveau se répercute sur l'ensemble du cycle de vie Purchase to Pay, affectant la création des commandes d'achat, la réception des marchandises et le traitement des factures. Corriger ces inefficacités améliore directement la capacité de votre organisation à acquérir des biens et des services de manière efficace, garantissant que votre investissement dans SAP S/4HANA délivre une valeur stratégique maximale.

Comment le Process Mining Illumine les Workflows de Demande d'Achat

Le process mining offre une approche inégalée pour comprendre et améliorer votre processus Purchase to Pay - Demande d'achat dans SAP S/4HANA. Au lieu de s'appuyer sur des hypothèses ou des preuves anecdotiques, le process mining utilise les journaux d'événements de votre système SAP, notamment les données des tables comme EBAN (Demande d'achat) et EBKN (Imputation de demande d'achat), pour reconstituer le parcours réel de chaque demande d'achat de bout en bout. Cela crée une carte visuelle, basée sur les données, de votre processus, révélant comment les demandes d'achat circulent véritablement, quelles étapes sont suivies et où les retards se produisent.

Cette technologie vous permet d'analyser précisément les indicateurs clés de performance tels que le temps de cycle de la demande d'achat, de la création à l'approbation finale ou à la conversion en commande d'achat. Vous pouvez identifier les variantes, découvrir les goulots d'étranglement cachés et repérer les écarts par rapport au flux de processus prévu. Par exemple, le process mining peut mettre en évidence si certains départements ou types de demandes d'achat connaissent constamment des temps d'approbation plus longs, ou si un nombre significatif de demandes sont systématiquement rejetées et soumises à nouveau, indiquant des problèmes de qualité de soumission initiale ou de critères d'approbation.

Découvrir les Principaux Domaines d'Amélioration

Grâce à une analyse détaillée du process mining de vos données Purchase to Pay - Demande d'achat, plusieurs domaines d'amélioration critiques émergent généralement :

  • Identification des goulots d'étranglement: Identifiez les étapes d'approbation ou les individus spécifiques qui causent systématiquement des retards. S'agit-il d'un manager particulier, d'un seuil de valeur spécifique ou d'un chemin de workflow d'approbation complexe qui ralentit les demandes ? Comprendre ces points permet des interventions ciblées, telles que l'ajustement des matrices d'approbation ou la fourniture de formations supplémentaires.
  • Retouches et réacheminements: Découvrez les cas où les demandes sont fréquemment rejetées, modifiées et soumises à nouveau. Ce travail de retouche indique souvent des exigences peu claires, des données initiales insuffisantes ou une hiérarchie d'approbation confuse. La réduction des retouches raccourcit directement le temps de cycle global des demandes et améliore l'efficacité.
  • Lacunes en matière de conformité: Vérifiez le respect des politiques d'achat internes et des exigences réglementaires. Le process mining peut détecter les modifications non autorisées des demandes, les approbations contournant les procédures standards ou les déviations dans le traitement des demandes urgentes, garantissant que votre processus est conforme et auditable.
  • Opportunités d'automatisation: Identifiez les étapes manuelles ou les tâches répétitives au sein du cycle de vie des demandes qui pourraient être automatisées, en particulier au sein des applications SAP Fiori pour la gestion des demandes. Cela réduit les erreurs humaines, libère des ressources et accélère le traitement.
  • Optimisation des variantes de processus: Analysez différents chemins de processus pour des demandes similaires. En comparant les chemins efficaces avec les moins efficaces, vous pouvez identifier les meilleures pratiques et standardiser le workflow le plus efficace au sein de votre organisation, en tirant parti des options de configuration flexibles de SAP S/4HANA.

Réaliser des Résultats Tangibles pour Votre Organisation

La mise en œuvre d'améliorations basées sur les informations du process mining pour votre processus Purchase to Pay - Demande d'achat génère des avantages significatifs et mesurables :

  • Réduction du temps de cycle: Accélérez le temps de la création de la demande à l'approbation et à la création subséquente de la commande d'achat, assurant une satisfaction plus rapide des besoins métier. Cela contribue directement à un temps de cycle global du Purchase to Pay plus court.
  • Réduction des coûts: Minimisez les frais d'expédition accélérée, réduisez les coûts de traitement manuel et optimisez les niveaux de stock en assurant des actions d'approvisionnement en temps voulu. Un traitement efficace des demandes aide également à bénéficier des remises pour paiement anticipé.
  • Conformité accrue: Renforcez le respect des contrôles internes et des réglementations externes, réduisant les risques d'audit et améliorant la gouvernance au sein de votre environnement SAP S/4HANA.
  • Efficacité améliorée: Rationalisez les opérations, réduisez la charge administrative et libérez les équipes d'approvisionnement pour qu'elles se concentrent sur l'approvisionnement stratégique plutôt que sur la poursuite des approbations ou la correction des erreurs. Cela se traduit par une productivité plus élevée et une meilleure allocation des ressources.
  • Meilleures décisions stratégiques: Obtenez des informations plus approfondies sur les modèles d'approvisionnement, la prévision de la demande et la performance des fournisseurs, permettant des stratégies d'achat plus éclairées.

Démarrer l'Optimisation des Demandes d'Achat

Débloquer ces avantages pour votre processus Purchase to Pay - Demande d'achat dans SAP S/4HANA commence par la compréhension de votre état actuel. En appliquant le process mining, vous dépassez les suppositions, obtenant une vue objective, basée sur les données, de vos opérations. Cela vous permet d'apporter des changements ciblés et efficaces qui transforment véritablement votre paysage d'approvisionnement. Découvrez comment notre modèle et nos conseils peuvent vous aider à configurer rapidement votre analyse, à identifier les informations critiques et à vous lancer dans votre parcours vers un processus de demande d'achat hautement optimisé et conforme. Adoptez l'optimisation des processus pour réduire le temps de cycle et améliorer l'efficacité de votre investissement SAP S/4HANA.

Achats au paiement – Demande d'achat Gestion des demandes d'achat Demande d'approvisionnement Workflow d'approbation Gestion de la conformité Réduction du `lead time` Équipe d'approvisionnement Demandeur Gestion des centres de coûts Optimisation des workflows

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les demandes d'achat restent bloquées dans les files d'attente d'approbation, ce qui entraîne des retards d'approvisionnement et des perturbations commerciales potentielles. Cela affecte les délais d'achat critiques et les relations avec les fournisseurs. ProcessMind visualise le flux d'approbation complet du processus Demande d'Achat (Purchase to Pay - Requisition) dans SAP S/4HANA, mettant en évidence où et pourquoi les demandes sont ralenties, et identifiant les goulots d'étranglement et les approbateurs spécifiques.

Les demandes d'achat sont souvent modifiées après leur soumission ou pendant leur processus d'approbation, ce qui révèle des erreurs lors de leur création ou des exigences mal définies. Cette situation entraîne du retravail, allonge les délais et frustre les demandeurs ainsi que les approbateurs. ProcessMind analyse les taux de modification et identifie les causes profondes, qu'il s'agisse d'une saisie de données incomplète dans SAP S/4HANA ou d'un manque de clarté lors de la création initiale de la demande d'achat (Purchase to Pay - Requisition).

Les demandes d'achat s'écartent souvent des workflows d'approbation définis, ce qui entraîne des achats non conformes et un risque accru. Les chemins d'approbation non autorisés ou incorrects compromettent le contrôle et la gouvernance. ProcessMind découvre automatiquement tous les chemins d'approbation réels empruntés pour les demandes d'achat (Purchase to Pay - Requisition) dans SAP S/4HANA, les comparant aux workflows attendus pour identifier les écarts et leur fréquence.

Le délai entre la création d'une demande d'achat et la création de la commande d'achat est excessivement long, retardant les achats critiques et impactant les délais des projets. Cette inefficacité affecte directement la continuité opérationnelle et l'utilisation du budget. ProcessMind localise précisément où les retards se produisent au sein du processus Demande d'Achat (Purchase to Pay - Requisition) dans SAP S/4HANA, en montrant les durées moyennes et aberrantes pour chaque activité.

Un pourcentage élevé de demandes d'achat sont rejetées, obligeant les demandeurs à les soumettre à nouveau ou à abandonner leurs besoins. Cela gaspille des efforts, provoque de la frustration et signale des problèmes de qualité de la demande initiale ou des critères d'approbation. ProcessMind identifie les schémas des articles de demande d'achat rejetés dans le processus Purchase to Pay de SAP S/4HANA, révélant les raisons courantes des rejets et les étapes où ils se produisent.

Il est difficile de s'assurer que toutes les demandes d'achat respectent systématiquement les politiques d'achat internes et les contrôles budgétaires. Le manque de visibilité sur la conformité expose à des risques de sanctions financières et d'audits. ProcessMind offre une vue claire de la manière dont le processus Purchase to Pay - Demande d'achat dans SAP S/4HANA s'aligne sur les règles prédéfinies, mettant en évidence tout comportement non conforme.

Certaines demandes d'achat empruntent des chemins d'approbation inutilement complexes ou détournés, consommant un excès de temps et de ressources sans valeur ajoutée. Cela gonfle les coûts de traitement et allonge les temps de cycle globaux. ProcessMind visualise toutes les routes d'approbation réelles pour les demandes d'achat (Purchase to Pay - Requisition) dans SAP S/4HANA, aidant à identifier et à optimiser les séquences d'étapes d'approbation inefficaces.

Des variations significatives existent en matière d'efficacité et de conformité du traitement des demandes d'achat entre les différents départements ou centres de coûts. Cette performance inégale peut entraîner des frictions internes et des niveaux de service incohérents. ProcessMind permet une analyse comparative des indicateurs du processus Demande d'Achat (Purchase to Pay - Requisition) au sein des diverses unités organisationnelles dans SAP S/4HANA, identifiant ainsi les meilleures pratiques et les axes d'amélioration.

Les demandes d'achat restent parfois bloquées dans le processus, demeurant ouvertes pendant des périodes prolongées sans progression ni résolution claire. Ces demandes "dormantes" peuvent entraîner le non-respect des délais d'approvisionnement et des requêtes obsolètes. ProcessMind identifie les instances de demande d'achat (Purchase to Pay - Requisition) de longue durée ou inactives dans SAP S/4HANA, localisant précisément où elles stagnent.

Le processus d'approbation des demandes d'achat repose fortement sur des interventions manuelles ou des approbations séquentielles qui pourraient être automatisées ou rationalisées. Cela se traduit par des coûts opérationnels plus élevés et un potentiel accru d'erreurs humaines. ProcessMind quantifie l'étendue des actions manuelles au sein du workflow Demande d'Achat (Purchase to Pay - Requisition) dans SAP S/4HANA, mettant en évidence les opportunités d'automatisation.

Les demandeurs sont souvent confrontés à des délais d'attente prolongés, des rejets ou un manque de transparence concernant le statut de leur demande d'achat, ce qui génère de l'insatisfaction et peut encourager des achats "sauvages" (shadow IT). Cela érode la confiance dans le processus d'approvisionnement officiel. ProcessMind offre une visibilité complète sur le parcours Demande d'Achat (Purchase to Pay - Requisition) dans SAP S/4HANA, permettant d'identifier les points sensibles qui affectent directement les demandeurs.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Cet objectif vise à réduire significativement le temps nécessaire à l'approbation d'une demande d'achat, de sa soumission à son approbation finale. La réduction des retards d'approbation a un impact direct sur les délais d'approvisionnement, permettant une acquisition plus rapide des biens et services et minimisant les perturbations opérationnelles. Elle améliore également l'efficacité globale et la satisfaction des parties prenantes au sein du processus Purchase to Pay. ProcessMind aide en visualisant les chemins de workflow d'approbation, en identifiant les goulots d'étranglement à des étapes spécifiques ou par des approbateurs particuliers. Il peut repérer les demandes avec des temps d'attente excessivement longs, analyser les causes profondes des retards dans SAP S/4HANA et suggérer des opportunités de réingénierie des processus pour rationaliser le flux d'approbation des demandes d'achat, réduisant potentiellement les temps de cycle de 20 à 30 %.

Cet objectif se concentre sur la réduction de la fréquence à laquelle les demandes d'achat doivent être révisées ou corrigées après leur soumission initiale. Des taux de modification élevés indiquent souvent des exigences floues, des erreurs lors de la création ou des processus d'examen initiaux inefficaces, ce qui entraîne un gaspillage d'efforts et des retards dans le processus Purchase to Pay. ProcessMind fournit des aperçus sur les raisons et les lieux où les demandes sont fréquemment modifiées dans SAP S/4HANA. En analysant les séquences d'activités et les données d'attributs, il peut identifier les modèles d'erreur courants ou les informations manquantes qui mènent au retravail, permettant une formation ciblée ou des ajustements de formulaires pour réduire les modifications jusqu'à 40 %.

Atteindre cet objectif garantit que toutes les demandes d'achat et leurs approbations subséquentes respectent scrupuleusement les politiques d'achat internes prédéfinies, les exigences réglementaires et les contrôles budgétaires. Le non-respect peut entraîner des risques financiers, des audits et des problèmes juridiques potentiels, rendant l'adhésion cruciale pour un approvisionnement responsable dans le processus Purchase to Pay. ProcessMind découvre automatiquement le flux de processus réel des demandes d'achat dans SAP S/4HANA et le compare aux modèles de conformité prédéfinis. Il met en évidence les écarts tels que les étapes d'approbation non autorisées ou le contournement des vérifications requises, fournissant une piste d'audit claire et permettant des actions d'application pour augmenter la conformité de 15 à 25 %.

Cet objectif cible l'ensemble du cycle de vie, de la création d'une demande d'achat à la génération de sa commande d'achat correspondante. Un délai plus court signifie un approvisionnement plus rapide, une réduction des coûts de possession des stocks et une meilleure réactivité aux besoins commerciaux, impactant significativement l'efficacité globale du processus Purchase to Pay. ProcessMind cartographie le parcours complet d'une demande d'achat dans SAP S/4HANA, identifiant précisément où les retards se produisent entre l'approbation de la demande et la création de la commande d'achat. Il repère les transferts inefficaces ou les lacunes d'intégration système, offrant des aperçus pour réduire ce délai critique de 10 à 20 % grâce à l'optimisation des processus.

Cet objectif vise à réduire le nombre de demandes d'achat rejetées pendant le processus d'approbation. Des taux de rejet élevés indiquent des problèmes de planification initiale, un manque de directives claires ou des attentes mal alignées, ce qui entraîne un gaspillage d'efforts, des retards et de la frustration pour les demandeurs au sein du cycle Purchase to Pay. ProcessMind analyse les raisons et les schémas derrière les demandes d'achat rejetées dans SAP S/4HANA. Il identifie les attributs, départements ou étapes d'approbation courants associés aux rejets, fournissant des aperçus basés sur les données pour aborder les causes profondes, améliorer la qualité initiale des demandes et réduire potentiellement les taux de rejet de plus de 15 %.

Cet objectif vise à garantir que les demandes d'achat suivent des chemins d'approbation cohérents et prédéfinis, éliminant ainsi les détours ad-hoc ou inefficaces. Des parcours standardisés mènent à des délais prévisibles, une meilleure allocation des ressources et une gestion des processus simplifiée, contribuant à un processus Purchase to Pay plus robuste. ProcessMind reconstitue visuellement tous les chemins d'approbation réels empruntés par les demandes d'achat dans SAP S/4HANA, révélant les variations par rapport au workflow prévu. Il peut identifier les routes non standard et leur impact sur l'efficacité, permettant aux organisations d'appliquer un chemin unique et optimisé et de réduire la variance du processus de 20 à 30 %.

Cet objectif consiste à détecter proactivement les demandes d'achat qui se bloquent ou restent sans réponse pendant des périodes prolongées au sein des étapes d'approbation ou de traitement. Les demandes bloquées entraînent des retards significatifs dans l'approvisionnement, impactent les délais de projet et génèrent de la frustration, affectant négativement le flux global du Purchase to Pay. ProcessMind surveille le statut actif des demandes d'achat dans SAP S/4HANA, signalant celles qui dépassent les seuils prédéfinis d'inactivité à n'importe quelle étape. Il fournit des alertes en temps réel et des aperçus sur où et pourquoi les demandes se bloquent, permettant une intervention immédiate et assurant une progression fluide du processus.

Cet objectif vise à minimiser les interventions manuelles requises pour le traitement et l'approbation des demandes d'achat. Un effort manuel excessif non seulement ralentit le processus Purchase to Pay, mais augmente également le risque d'erreur humaine et détourne des ressources de tâches à plus forte valeur ajoutée, impactant ainsi l'efficacité opérationnelle. ProcessMind révèle les activités au sein du processus d'approbation des demandes d'achat SAP S/4HANA qui sont fréquemment manuelles ou répétitives. Il quantifie le temps passé sur ces tâches et identifie les opportunités d'automatisation ou d'améliorations du système, réduisant potentiellement la charge de travail manuelle de 25 % ou plus.

Atteindre cet objectif implique d'optimiser la performance et la collaboration des différents départements impliqués dans le processus de demande d'achat, de la création à l'approbation finale. Des performances incohérentes entre les départements peuvent créer des goulots d'étranglement et entraîner des délais variés, impactant l'ensemble du processus Purchase to Pay. ProcessMind compare les performances de divers départements impliqués dans le traitement des demandes d'achat dans SAP S/4HANA. Il met en évidence les écarts dans les temps de cycle, les taux d'approbation ou l'adhésion aux politiques, fournissant des données pour identifier les meilleures pratiques et les domaines d'amélioration afin d'accroître l'efficacité organisationnelle globale.

Cet objectif vise à améliorer l'expérience globale des employés qui initient des demandes d'achat, en répondant à leurs frustrations dues aux retards, au manque de transparence ou à la complexité des processus. Une expérience positive pour le demandeur conduit à des taux d'adoption plus élevés, à une meilleure qualité des données et à un démarrage plus efficace du cycle Purchase to Pay. ProcessMind identifie les points sensibles au sein du processus de demande d'achat dans SAP S/4HANA, tels que les temps d'attente prolongés, les rejets fréquents ou les chemins d'approbation obscurs. En analysant les variations de processus et les goulots d'étranglement du point de vue du demandeur, il aide à rationaliser le processus et à améliorer la communication, augmentant ainsi la satisfaction des utilisateurs.

Le chemin d'amélioration en 6 étapes pour Achats au paiement – Demande d'achat

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Exportez vos données
3

Importez votre jeu de données
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Analysez votre processus
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Mettre en œuvre des améliorations
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Surveillez votre processus
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Que faire

Accédez et téléchargez le modèle Excel pré-construit, spécifiquement conçu pour les données de demande d'achat Purchase to Pay de SAP S/4HANA, afin de garantir une structure de données correcte.

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Pourquoi c'est important

L'utilisation du bon modèle garantit que vos données sont correctement formatées pour l'analyse, ce qui permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs lors du processus de téléchargement.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à remplir pour les données de demande d'achat, aligné sur les exigences de ProcessMind.

CE QUE VOUS Y GAGNEREZ

Dévoilez les obstacles cachés de votre processus de demande d'achat

ProcessMind révèle le véritable parcours de vos demandes d'achat, vous montrant où se produisent les retards et comment renforcer la conformité. Obtenez des visualisations claires pour guider vos efforts d'optimisation.
  • Visualisez les chemins réels des demandes d'achat SAP S/4HANA
  • Identifier les retards d'approbation et les goulots d'étranglement
  • Découvrir les lacunes de conformité lors de la création des demandes d'achat
  • Quantifier l'impact des inefficacités de processus
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Atteindre l'efficacité et réaliser des économies dans les demandes d'achat

Ces résultats représentent les améliorations tangibles que les organisations connaissent généralement en analysant et en optimisant rigoureusement leur processus Demande d'Achat (Purchase to Pay - Requisition) au sein de SAP S/4HANA. En identifiant les goulots d'étranglement et en rationalisant les workflows, les entreprises peuvent réaliser des bénéfices opérationnels substantiels.

0 %
Cycle d'approbation plus rapide

Réduction moyenne du temps d'approbation

Rationalisez le processus d'approbation des demandes d'achat, en éliminant les goulots d'étranglement et en réduisant les interventions manuelles. Cela conduit à des approbations plus rapides et à un démarrage accéléré des activités d'achat.
0 %
Moins de modifications de demande d'achat

Diminution des retouches dues aux erreurs

Identifiez les causes profondes des modifications de demande d'achat, telles que des données incomplètes ou des exigences peu claires. La réduction des modifications permet d'économiser un temps de retravail considérable et d'accélérer le cycle P2P global.
0 %
Meilleure conformité aux politiques

Réduction des chemins non standards

Obtenez une visibilité claire sur les écarts par rapport aux politiques et workflows d'approbation standard. Cela garantit que les demandes d'achat respectent les règles internes, minimisant les risques d'audit et les taux de rejet.
0 %
Réduction du temps de création des commandes d'achat

Délai entre la demande et la création de la commande d'achat

Optimisez le parcours de bout en bout, de la création de la demande d'achat à la génération de la commande d'achat. Accélérez le processus d'approvisionnement pour répondre plus rapidement à la demande et améliorer les relations avec les fournisseurs.
0 %
Taux d'automatisation accru

Plus de demandes d'achat automatisées

Identifiez les opportunités d'automatiser les étapes d'approbation routinières, réduisant l'effort manuel et les coûts de traitement. Cela libère du personnel pour des tâches plus stratégiques et accélère le débit.

Les résultats varient en fonction de la maturité des processus existants, de la qualité des données et du contexte organisationnel spécifique. Les chiffres mentionnés reflètent des améliorations courantes observées lors de diverses implémentations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique d'un document de demande d'achat.

Pourquoi c'est important

C'est l'identifiant de cas essentiel qui relie toutes les étapes de processus connexes, permettant une vue complète et cohérente du cycle de vie de la demande.

Le nom de l'activité commerciale qui s'est produite à un point précis du processus de demande d'achat.

Pourquoi c'est important

Il définit les étapes du processus, formant l'épine dorsale de la carte de processus et permettant l'analyse du flux de processus, des variations et des goulots d'étranglement.

La date et l'heure précises auxquelles une activité spécifique s'est produite.

Pourquoi c'est important

Cet horodatage est essentiel pour ordonner les événements, calculer les temps de cycle et analyser la performance des processus ainsi que les goulots d'étranglement.

L'identifiant de l'utilisateur qui a créé la demande d'achat ou effectué une activité spécifique.

Pourquoi c'est important

Permet l'analyse des performances des utilisateurs, de la répartition de la charge de travail et de la conformité des processus. Il est crucial pour identifier les opportunités de formation et les goulots d'étranglement en matière de ressources.

L'identifiant de l'utilisateur qui a effectué une étape d'approbation ou de rejet.

Pourquoi c'est important

Désigne le décideur spécifique d'une étape d'approbation, permettant une analyse détaillée des temps de cycle d'approbation et des goulots d'étranglement par individu ou par rôle.

Un code qui classe la demande d'achat, par exemple, pour les articles standards, les services ou les dépenses d'investissement.

Pourquoi c'est important

Catégorise les demandes d'achat pour permettre une analyse comparative, aidant à comprendre si différents types de demandes ont des flux de processus, des goulots d'étranglement ou des temps de cycle différents.

Le département ou centre de coûts auquel les coûts de la demande d'achat sont imputés.

Pourquoi c'est important

Permet la comparaison des performances entre les unités commerciales, mettant en évidence les variations des temps de cycle ou des taux de rejet afin d'identifier les meilleures pratiques et les domaines d'amélioration.

La valeur monétaire totale de la demande d'achat.

Pourquoi c'est important

Aide à segmenter le processus par impact financier, souvent en corrélation avec la complexité d'approbation et le temps de cycle. C'est vital pour l'analyse de processus basée sur la valeur.

Le statut actuel de traitement ou d'approbation de la demande d'achat.

Pourquoi c'est important

Indique l'état actuel d'une demande d'achat, ce qui est essentiel pour suivre les progrès, identifier les goulots d'étranglement et analyser le flux de processus.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Marque la création initiale du document de demande d'achat dans le système. Cet événement est capturé explicitement lorsqu'un utilisateur enregistre une nouvelle demande pour la première fois, en enregistrant l'horodatage de la création.

Pourquoi c'est important

Cette activité sert de point de départ principal pour l'analyse du cycle de vie de la demande. Elle est essentielle pour mesurer le temps de cycle de bout en bout, de l'identification initiale du besoin à l'approbation finale ou à la conversion en commande d'achat.

Se produit lorsqu'un approbateur prend une action positive sur une demande d'achat, complétant une étape du workflow d'approbation multi-niveaux. Cela est inféré d'un changement dans le statut de déblocage de la demande.

Pourquoi c'est important

Cette activité permet une analyse détaillée du workflow d'approbation, mesurant le temps passé à chaque étape individuelle. Elle aide à identifier les approbateurs efficaces par rapport aux goulots d'étranglement du processus.

Marque l'approbation finale et complète de la demande d'achat, la rendant éligible à la conversion en commande d'achat. Ce jalon est inféré lorsque le statut de déblocage global atteint son état final approuvé.

Pourquoi c'est important

C'est un jalon de succès critique et un point final commun pour l'analyse du temps de cycle. Il signifie que la demande a passé toutes les vérifications et est prête pour que le service des achats puisse agir.

Représente le rejet final de la demande d'achat par un approbateur, interrompant le processus. Ceci est capturé par une mise à jour de statut spécifique indiquant le rejet.

Pourquoi c'est important

Cette activité est un point d'échec critique. Analyser la fréquence des rejets, leurs raisons et les points du processus aide à identifier les problèmes de conformité à la politique, de budget ou de qualité de la demande.

Indique qu'une commande d'achat a été générée en référence à l'article de demande d'achat. Il s'agit d'un événement système explicite qui relie la demande d'achat à un document d'approvisionnement ultérieur.

Pourquoi c'est important

C'est un jalon majeur et un résultat réussi pour le processus de demande d'achat. Le temps entre l'approbation de la demande et la création de la commande d'achat est un KPI critique pour mesurer l'efficacité des approvisionnements.

Indique que l'article de demande d'achat est considéré comme entièrement traité et qu'aucune autre commande d'achat ne peut être créée à partir de celui-ci. Ce statut est généralement défini automatiquement une fois que la quantité totale a été commandée.

Pourquoi c'est important

Cette activité représente l'achèvement final et réussi du cycle de vie de l'article de la demande. Elle confirme que le besoin commercial a été entièrement traduit en commande d'approvisionnement.

FAQ

Foire aux questions

Le process mining visualise vos workflows de demande d'achat réels dans SAP S/4HANA, révélant les goulots d'étranglement tels que les approbations lentes ou les retouches constantes. Il identifie les écarts par rapport aux chemins standards et les zones où les demandes se bloquent. Cette compréhension approfondie vous aide à appréhender la performance réelle et les points faibles de votre processus d'approvisionnement.

En identifiant les chemins inefficaces et les retards, le process mining aide à accélérer les cycles d'approbation des demandes et à raccourcir les délais entre la demande et la commande d'achat. Il met en évidence les opportunités de réduire les efforts manuels, de minimiser les taux de modification et de diminuer les taux de rejet des demandes. Cela conduit à un processus d'approvisionnement plus rationalisé et réactif.

Vous avez principalement besoin des données de journal d'événements de votre système SAP S/4HANA, incluant l'ID de la demande d'achat comme identifiant de cas. Les champs clés comprennent typiquement le nom de l'activité, l'horodatage (timestamp) et un identifiant unique pour chaque événement. Ces données sont extraites des tables pertinentes pour reconstituer le flux de processus complet.

L'extraction initiale des données et la connexion à un outil de process mining peuvent souvent être réalisées en quelques semaines, selon l'accès au système et la disponibilité des données. Les premières informations et visualisations peuvent généralement être générées peu après l'ingestion des données. L'analyse subséquente est itérative, s'appuyant sur les découvertes initiales.

Bien qu'une compréhension de base de la structure de données de votre SAP S/4HANA soit utile, les outils de process mining modernes sont conçus pour les utilisateurs métier. Ils offrent des interfaces intuitives pour visualiser et analyser les processus sans nécessiter de compétences approfondies en codage. Une certaine expertise technique peut être bénéfique pour la configuration initiale du connecteur de données.

Oui, le process mining est excellent pour assurer le respect des politiques d'achat. Il peut détecter automatiquement les cas où les approbations contournent les règles standard ou lorsque des routes non conformes sont empruntées, fournissant des preuves claires des déviations. Cela vous permet d'appliquer les politiques plus efficacement et d'atténuer les risques.

Vous pouvez vous attendre à des améliorations significatives en matière de rapidité des processus, de conformité et d'efficacité des coûts. Cela inclut des approbations de demandes plus rapides, une réduction du retravail et un meilleur respect des politiques. En fin de compte, cela conduit à une meilleure expérience pour les demandeurs et à des résultats d'approvisionnement plus prévisibles.

Les outils de process mining sont aptes à cartographier toutes les variations de processus exécutées, quel que soit le nombre de workflows d'approbation différents. Il consolide toutes les données d'événements, vous permettant de voir quels chemins sont les plus courants, lesquels sont les plus lents et où les variations se produisent. Cela aide à standardiser les parcours ou à optimiser des itinéraires spécifiques.

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