> Continue verbetering > Purchase to Pay Aanvraag > `SAP Ariba`

Verbeter uw Purchase to Pay - Aanvraag

Stroomlijn SAP Ariba aanvragen met onze 6-stappen gids
Download datatemplate
Verbeter uw Purchase to Pay - Aanvraag
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer uw inkoopaanvraagproces in SAP Ariba

Trage goedkeuringen van aanvragen kunnen een aanzienlijke impact hebben op uw inkoopproces en leiden tot gemiste kansen. Ons platform helpt u exacte inefficiënties te lokaliseren, van de initiële aanvraag tot de uiteindelijke goedkeuring. Ontdek hoe u de compliance kunt verbeteren en uw gehele Purchase to Pay cyclus kunt versnellen, waardoor uw aanvraagproces transformeert.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Waarom uw Purchase Requisition Proces Optimaliseren?

Het Purchase to Pay proces begint met een aanvraag (requisition), en eventuele inefficiënties hier kunnen doorwerken in uw hele inkoopproces, leidend tot aanzienlijke vertragingen en hogere kosten. In de complexe omgeving van SAP Ariba, hoewel het systeem robuuste mogelijkheden biedt, kunnen het feitelijke gebruikersgedrag en de workflow-uitvoering knelpunten veroorzaken. Een traag of niet-compliant aanvraagproces heeft directe gevolgen voor het vermogen van uw organisatie om benodigde goederen en diensten tijdig te verwerven, wat van invloed is op projecttijdlijnen, operationele efficiëntie en zelfs leveranciersrelaties. De verborgen kosten van een inefficiënt aanvraagproces omvatten langdurige goedkeuringscycli, verhoogde handmatige herbewerking, gemiste besparingskansen en potentiële compliance-schendingen die uw bedrijf aan risico's kunnen blootstellen.

Het optimaliseren van uw Purchase to Pay - Aanvraag proces in SAP Ariba gaat niet alleen over het sneller maken van dingen; het gaat erom ervoor te zorgen dat elke aanvraag voor goederen of diensten met maximale efficiëntie, transparantie en naleving van het bedrijfsbeleid wordt behandeld, vanaf het moment dat deze wordt gecreëerd totdat deze resulteert in een goedgekeurde inkooporder. Het begrijpen van de werkelijke stroom, in plaats van de theoretische, is de eerste stap naar het bereiken van deze kritieke procesoptimalisatie.

Hoe Process Mining Requisition Efficiëntie Ontsluit

Process mining biedt een krachtige, data-gedreven aanpak om uw Purchase to Pay - Aanvraag traject binnen SAP Ariba te deconstrueren en te analyseren. In plaats van te vertrouwen op aannames of anekdotisch bewijs, gebruikt process mining event logs uit uw SAP Ariba-systeem om de feitelijke reeks activiteiten voor elke individuele inkoopaanvraag te reconstrueren. Dit stelt u in staat om de complete end-to-end stroom te visualiseren, waarbij alle procesvariaties, afwijkingen en verborgen lussen worden onthuld die traditionele analysemethoden vaak missen.

Met process mining kunt u specifiek:

  • Precieze Knelpunten Opsporen: Identificeer precies waar aanvragen vastlopen, of het nu een specifieke goedkeuringsstap, een bepaalde afdeling of bepaalde typen aanvragen betreft. Dit gaat verder dan weten dat er een vertraging is; het vertelt u waarom en waar binnen uw SAP Ariba workflow.
  • Verborgen Procesvariaties Ontdekken: Onthul hoe aanvragen daadwerkelijk worden verwerkt versus hoe ze ontworpen zijn om te worden verwerkt. Dit omvat het identificeren van ongeautoriseerde kortere routes, onnodige stappen of frequente wijzigingen die geen waarde toevoegen maar wel tijd kosten.
  • Goedkeuringsworkflows Analyseren: Krijg diepgaande inzichten in uw goedkeuringsprocessen op meerdere niveaus. Zie welke goedkeurders vertragingen veroorzaken, welke goedkeuringspaden het meest efficiënt zijn, en waar herontwerp de stroom zou kunnen stroomlijnen zonder de controle in gevaar te brengen.
  • Compliance Beoordelen: Controleer of alle aanvragen voldoen aan het inkoopbeleid van uw organisatie, waarbij gevallen van non-compliance worden geïdentificeerd, zoals
Purchase to Pay - Aanvraag Aanvraagbeheer P2P Aanvraag Goedkeuringsworkflow Inkoopefficiëntie Compliance-management Inkoopafdeling Reductie doorlooptijd

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Langdurige goedkeuringscycli voor inkoopaanvragen kunnen de start van cruciale inkoopactiviteiten aanzienlijk vertragen, wat impact heeft op projecttijdlijnen en mogelijk de operationele kosten verhoogt. Dit leidt tot gemiste deadlines, inefficiënte toewijzing van middelen en een tragere respons op zakelijke behoeften binnen uw Purchase to Pay - aanvraagproces.
ProcessMind analyseert uw SAP Ariba event logs om precies vast te stellen waar aanvragen te veel tijd in beslag nemen, en identificeert specifieke goedkeuringsstappen, afdelingen of individuele goedkeurders die als knelpunten fungeren. Door de feitelijke stroom te visualiseren, worden afwijkingen van verwachte goedkeuringstijden blootgelegd, waardoor u workflows kunt stroomlijnen.

Een hoog volume aan wijzigingen of afwijzingen, gevolgd door herindieningen van inkoopaanvragen, duidt op inefficiënties en potentiële fouten stroomopwaarts in de creatie- of initiële beoordelingsfasen. Deze constante herbewerking kost zowel aanvragers als goedkeurders waardevolle tijd, wat leidt tot frustratie en langere doorlooptijden in uw SAP Ariba Purchase to Pay - Aanvraag proces.
ProcessMind traceert de gehele lifecycle van elke aanvraag, waarbij diegene worden benadrukt die meerdere wijzigingen of afwijzingen ondergaan vóór definitieve goedkeuring. Het identificeert de veelvoorkomende redenen voor deze veranderingen, zoals incorrecte data-invoer, onduidelijke vereisten of beleidsmisverstanden, wat gerichte training en procesaanpassingen mogelijk maakt.

Afwijkingen van vastgesteld inkoopbeleid en goedkeuringsmatrixregels stellen uw organisatie bloot aan compliance risico's, potentiële financiële onregelmatigheden en auditfouten. Wanneer aanvragen verplichte goedkeuringsstappen omzeilen of ongeautoriseerde paden volgen, ondermijnt dit de governance in uw SAP Ariba Purchase to Pay - Aanvraag proces.
ProcessMind vergelijkt automatisch feitelijke goedkeuringspaden van aanvragen met vooraf gedefinieerde regels en ideale workflows. Het visualiseert alle afwijkingen en toont precies waar en wanneer niet-compliant activities plaatsvinden, waardoor u beleid kunt afdwingen, interne controles kunt verbeteren en naleving van inkooprichtlijnen kunt waarborgen.

Specifieke stadia, afdelingen of individuen worden vaak knelpunten in het goedkeuringsproces van aanvragen, wat leidt tot achterstanden en een soepele inkoopstroom belemmert. Het identificeren van deze kritieke knelpunten is uitdagend zonder duidelijk inzicht in het end-to-end traject van elke aanvraag in SAP Ariba.
ProcessMind gebruikt uw Purchase to Pay - aanvraag data om de ware processtroom in kaart te brengen, bloot te leggen waar aanvragen zich opstapelen en de exacte stappen of middelen te identificeren die vertragingen veroorzaken. Dit bruikbare inzicht stelt u in staat om middelen te herverdelen, workflows opnieuw te ontwerpen of automatisering te introduceren om deze knelpunten te elimineren.

Excessieve handmatige interventie bij het creëren en beheren van inkoopaanvragen kan leiden tot meer menselijke fouten, verminderde efficiëntie en hogere operationele kosten. Dit komt vaak voort uit complexe formulieren, onvoldoende systeemintegratie of een gebrek aan gebruiksvriendelijke interfaces in uw SAP Ariba Purchase to Pay - Aanvraag proces.
ProcessMind kwantificeert de handmatige touchpoints binnen uw aanvraagproces door activity-sequenties en gebruikersinteracties te analyseren. Het benadrukt gebieden waar data-herinvoer, meerdere systeemtoegangen of onnodige menselijke controles veel voorkomen, en stuurt inspanningen om formulierontwerp te stroomlijnen en repetitieve taken te automatiseren.

Een gebrek aan realtime inzicht in de status en voortgang van inkoopaanvragen zorgt voor onduidelijkheid bij stakeholders. Dit leidt tot frequente vragen, gefrustreerde gebruikers en een onvermogen om inkooptermijnen nauwkeurig te voorspellen. Hierdoor blijft de efficiëntie van uw SAP Ariba Purchase to Pay - Requisition flow onderbelicht.
ProcessMind biedt een volledig visueel overzicht van het traject van elke aanvraag, van aanmaak tot goedkeuring. U ziet direct de actuele status en waar een aanvraag zich in de workflow bevindt. Deze verbeterde transparantie geeft aanvragers en managers meer grip, vermindert handmatige follow-ups en verbetert de communicatie.

Vertragingen bij de verwerking van inkoopaanvragen kunnen leiden tot verborgen kosten zoals versnelde verzendkosten voor spoedeisende items, gemiste kortingen voor vroege betaling, verhoogde voorraadkosten als gevolg van vertraagde bestellingen en verloren zakelijke kansen. Deze financiële impact is vaak moeilijk te kwantificeren in uw Purchase to Pay - Aanvraag cyclus.
ProcessMind correleert procesdoorlooptijden met financiële data om de monetaire impact van inefficiënties in uw SAP Ariba aanvraagproces te onthullen. Door de grondoorzaken van vertragingen te identificeren, helpt het u te begrijpen waar kostenbesparingen kunnen worden gerealiseerd door snellere verwerking, betere planning en verbeterde onderhandelingsmacht.

Een onevenwichtige verdeling van goedkeuringstaken onder goedkeurders kan leiden tot overbelasting van bepaalde individuen of teams, wat wachtrijen en aanzienlijke vertragingen veroorzaakt voor aanvragen die wachten op hun beoordeling. Deze ongelijke workload beïnvloedt de algehele efficiëntie van het Purchase to Pay - Aanvraag proces in SAP Ariba.
ProcessMind analyseert activity logs van goedkeurders om onevenwichtigheden in de workload verdeling en hun impact op de verwerkingstijden van aanvragen te identificeren. Het benadrukt goedkeurders met disproportioneel hoge volumes of die consequent vertragingen veroorzaken, wat beslissingen informeert voor workload rebalancing of workflow automatisering.

Een consistent hoog percentage afgewezen inkoopaanvragen duidt op onderliggende problemen zoals onduidelijk inkoopbeleid, onvoldoende training voor aanvragers, incorrect gebruik van de itemcatalogus of niet-afgestemde afdelingsbehoeften. Dit leidt tot verspilde inspanningen, langere inkoopprocessen en gefrustreerde interne klanten.
ProcessMind identificeert patronen in afgewezen aanvragen, waarbij afwijzingen worden gecorreleerd met specifieke aanvragers, afdelingen, aanvraagtypen of goedkeuringsstappen. Door veelvoorkomende afwijzingsredenen en hun oorsprong te begrijpen, kunt u gerichte verbeteringen implementeren, de aanvraagkwaliteit verbeteren en herbewerking in SAP Ariba verminderen.

Wanneer aanvragen die als 'urgent' zijn gemarkeerd, geen versnelde verwerking krijgen, kan dit tijdgevoelige projecten ernstig beïnvloeden, leiden tot productiestops of kostbare last-minute workarounds noodzakelijk maken. Dit benadrukt een disconnect tussen urgentie-indicatoren en de feitelijke procesuitvoering in SAP Ariba's P2P aanvraagstroom.
ProcessMind volgt de levenscyclus van urgente aanvragen en vergelijkt hun feitelijke lead times met standaard of versnelde benchmarks. Het identificeert specifieke punten waar urgente aanvragen vastlopen, en onthult of vertragingen te wijten zijn aan workflow design, resource beschikbaarheid of naleving van prioriteitsprotocollen, waardoor gerichte interventie mogelijk is.

Workflows die redundante of niet-waardetoevoegende goedkeuringsstappen bevatten, voegen onnodige complexiteit en tijd toe aan het aanvraagproces, wat de operationele kosten verhoogt zonder bij te dragen aan betere resultaten. Deze overbodige stappen verlengen de cycle time van uw SAP Ariba Purchase to Pay - aanvraagproces.
ProcessMind brengt alle uitgevoerde paden in kaart, en onthult afwijkingen waarbij aanvragen meer goedkeuringsstappen ondergaan dan nodig is of terugkeren naar eerdere stadia. Het helpt kansen te identificeren om de workflow te vereenvoudigen, redundante controles te elimineren en het aantal goedkeuringscontactmomenten te optimaliseren voor efficiëntie.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op het aanzienlijk verkorten van de tijd die nodig is voor een inkoopaanvraag om van indiening naar definitieve goedkeuring te gaan. Snellere goedkeuringen in SAP Ariba leiden tot snellere inkoopcycli, wat ervoor zorgt dat kritieke goederen en diensten snel worden verworven, projectvertragingen worden verminderd en de operationele responsiviteit in de hele organisatie wordt verbeterd.ProcessMind onthult alle goedkeuringsworkflows en identificeert waar aanvragen vastlopen, hoe lang en waarom. Door activiteitsduren en resource toewijzing binnen het Purchase to Pay - aanvraagproces te analyseren, worden specifieke knelpunten en inefficiënte stappen belicht, wat data-gedreven inzichten oplevert om goedkeuringsstadia te stroomlijnen en gerichte tijdsreducties te realiseren.

Het verminderen van de frequentie waarmee inkoopaanvragen na de eerste indiening worden gewijzigd, is cruciaal voor efficiëntie. Elke wijziging, zowel in SAP Ariba als via andere kanalen, voegt herwerk toe, verlengt de totale cycle time en verbruikt waardevolle middelen van zowel aanvragers als goedkeurders. Het bereiken van dit doel verbetert de data nauwkeurigheid en versnelt de gehele Purchase to Pay - aanvraagstroom.ProcessMind brengt elke route die een aanvraag aflegt visueel in kaart, inclusief alle wijzigingslussen. Het kwantificeert het aantal wijzigingen, identificeert veelvoorkomende aanleidingen voor veranderingen en onthult stadia waarin informatie vaak onvolledig of incorrect is. Deze inzichten maken gerichte training, formulierrevisie of workflow aanpassingen mogelijk om onnodige herzieningen te voorkomen.

Dit doel richt zich op het verifiëren dat het Purchase to Pay - aanvraagproces strikt voldoet aan interne inkoopbeleid en externe regelgeving. Non-compliant aanvragen in SAP Ariba kunnen leiden tot financiële risico's, audits, 'maverick spending' en reputatieschade. Het bereiken van hoge compliance garandeert verantwoording en versterkt financiële controle.ProcessMind biedt een uitgebreid overzicht van feitelijke aanvraagpaden versus vooraf gedefinieerde compliance regels. Het markeert automatisch afwijkingen, ongeautoriseerde goedkeuringen of overgeslagen stappen binnen het Purchase to Pay - aanvraagproces, en kwantificeert non-compliance gevallen. Deze zichtbaarheid stelt organisaties in staat om root causes te identificeren en de beleidsnaleving effectief af te dwingen.

Het stroomlijnen en vereenvoudigen van de routes die een inkoopaanvraag aflegt door zijn goedkeuringsstadia is essentieel voor efficiëntie. Complexe of redundante goedkeuringspaden in SAP Ariba introduceren onnodige vertragingen en vergroten de kans op fouten. Het optimaliseren van deze paden zorgt ervoor dat aanvragen op het juiste moment door de juiste mensen worden beoordeeld, wat de algehele processtroom verbetert.ProcessMind ontdekt en visualiseert automatisch alle feitelijke goedkeuringspaden voor aanvragen, en vergelijkt deze met ontworpen workflows. Het wijst suboptimale routering aan, identificeert knelpunten veroorzaakt door specifieke goedkeurders of afdelingen, en belicht onnodige stappen of lussen. Deze analyse maakt data-gedreven herontwerp van goedkeuringsmatrices voor het Purchase to Pay - aanvraagproces mogelijk.

Het doel om de handmatige inspanning bij het initiëren van inkoopaanvragen te verminderen, betekent het automatiseren van repetitieve of data-intensieve activiteiten. Handmatige creatie in SAP Ariba is foutgevoelig en neemt aanzienlijk veel tijd weg van meer strategische taken. Verhoogde automatisering maakt middelen vrij, verbetert de data kwaliteit en versnelt de initiële fase van inkoop.
ProcessMind kwantificeert de handmatige inspanning en tijd besteed aan verschillende aanvraag-creatie activities. Het identificeert frequente data-invoeren, terugkerende patronen en veelvoorkomende informatiehiaten die kunnen worden aangepakt door middel van systeemintegraties of geautomatiseerde formulier-pre-populatie. Dit inzicht biedt duidelijke targets voor automatiseringsinitiatieven binnen het Purchase to Pay - Aanvraag proces.

Het verbeteren van de mogelijkheid om de real-time status en locatie van elke inkoopaanvraag gedurende de gehele lifecycle te volgen, is essentieel voor proactief management. Beperkte zichtbaarheid in SAP Ariba leidt tot constante vragen, gemiste deadlines en een onvermogen om inkoopresultaten te voorspellen. Meer transparantie stelt stakeholders in staat en verbetert de besluitvorming.
ProcessMind biedt een end-to-end weergave van elke inkoopaanvraagreis, toont de huidige status, de verstreken tijd bij elke stap en wie verantwoordelijk is. Het levert duidelijke, real-time inzichten in het Purchase to Pay - Aanvraag proces, waardoor gebruikers direct kunnen identificeren waar een aanvraag zich bevindt en welke actie in behandeling is, zonder handmatige tracking.

Dit doel is gericht op het verminderen van de totale operationele kosten die gepaard gaan met het creëren, verwerken en goedkeuren van inkoopaanvragen. Hoge verwerkingskosten in SAP Ariba komen voort uit inefficiënties, herwerk, langere cycle times en buitensporige handmatige tussenkomst. Het realiseren van kostenreductie heeft directe impact op het bedrijfsresultaat en verbetert de financiële prestaties.ProcessMind kwantificeert de kostenimpact van verschillende procesvariaties en knelpunten binnen het Purchase to Pay - aanvraagproces. Door activiteiten met een hoog resource verbruik, frequent herwerk of langdurige vertragingen te identificeren, worden specifieke gebieden belicht waar kostenbesparende maatregelen, zoals automatisering of procesvereenvoudiging, het meest effectief kunnen zijn.

Het waarborgen van een gelijkmatige verdeling van goedkeuringstaken onder relevant personeel voorkomt knelpunten en overbelasting (burnout). Onevenwichtige workloads kunnen leiden tot vertragingen voor aanvragen die zijn toegewezen aan overbelaste goedkeurders in SAP Ariba, terwijl anderen onderbenut blijven. Het balanceren van deze workload zorgt voor consistente verwerkingstijden en handhaaft de operationele flow.
ProcessMind analyseert de workload verdeling onder alle goedkeurders die betrokken zijn bij het Purchase to Pay - Aanvraag proces. Het identificeert individuen of groepen met consistent hoge of lage goedkeuringsvolumes en gemiddelde verwerkingstijden. Deze data stelt organisaties in staat om verantwoordelijkheden te herverdelen, goedkeuringsmatrices opnieuw te configureren of load-balancing strategieën te implementeren om resourcebenutting te optimaliseren.

Het verminderen van het percentage inkoopaanvragen dat na indiening wordt afgewezen, duidt op verbeteringen in de initiële data kwaliteit, naleving van beleid en duidelijkheid van vereisten. Hoge afwijzingspercentages in SAP Ariba leiden tot verspilde inspanning, frustratie en aanzienlijke vertragingen bij het verkrijgen van benodigde goederen en diensten. Het verlagen van dit percentage verhoogt de efficiëntie en de tevredenheid van de aanvrager.ProcessMind identificeert de veelvoorkomende redenen en stadia waarin aanvragen worden afgewezen, of dit nu komt door onjuiste informatie, beleidsschendingen of budgetproblemen. Door de attributes van afgewezen Purchase to Pay - aanvraag cases te analyseren, helpt het systeem systemische problemen of trainingsbehoeften voor aanvragers en goedkeurders vast te stellen, wat gerichte preventieve acties mogelijk maakt.

Ervoor zorgen dat spoedeisende inkoopaanvragen worden geïdentificeerd en verwerkt via versnelde paden is cruciaal voor bedrijfscontinuïteit en kritieke behoeften. Vertragingen bij spoedeisende aanvragen, zelfs binnen de standaard workflows van SAP Ariba, kunnen aanzienlijke negatieve gevolgen hebben, van productiestops tot gemiste zakelijke kansen. Dit doel prioriteert kritieke inkoop.
ProcessMind visualiseert en kwantificeert de werkelijke doorlooptijden voor aanvragen die als urgent zijn gemarkeerd, en vergelijkt deze met standaard- of streeftijden. Het benadrukt waar urgente Purchase to Pay - Aanvraag cases afwijken van verwachte fast-track processen, identificeert specifieke vertragingen en stelt workflow-aanpassingen of toegewezen resources voor om prioriteitsafhandeling te waarborgen.

Dit doel richt zich op het identificeren en verwijderen van redundante of niet-waardetoevoegende activiteiten uit het inkoopaanvraagproces. Extra stappen in SAP Ariba verlengen cycle times, verhogen de operationele kosten en voegen complexiteit toe zonder bij te dragen aan het eindresultaat. Het stroomlijnen van het proces verhoogt de efficiëntie en gebruikerservaring.ProcessMind biedt een uitgebreide ontdekking van alle feitelijke procesvariaties, waarbij duidelijk activiteiten worden getoond die plaatsvinden maar niet bijdragen aan een compliant en efficiënte aanvraaggoedkeuring. Door veelvoorkomende afwijkingen en niet-standaard paden in het Purchase to Pay - aanvraagproces te visualiseren, maakt het data-gedreven beslissingen mogelijk om workflows te vereenvoudigen en te standaardiseren.

Het 6-stappen verbeterpad voor inkoopaanvragen

1

Download het template
2

Exporteer je data
3

Dataset uploaden
4

Analyseer je proces
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Monitor je proces
1

Download het template

Wat te doen

Haal de Excel template op die is ontworpen voor inkoopaanvraagdata. Dit zorgt ervoor dat uw data de juiste structuur heeft voor analyse.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Het gebruik van de juiste template voorkomt data quality issues en vereenvoudigt de daaropvolgende analyse, waardoor een sterke basis wordt gelegd voor verbetering.

Verwacht resultaat

Een kant-en-klaar Excel template specifiek voor SAP Ariba Purchase Requisition data.

DIT LEVERT HET OP

Ontdek verborgen inzichten in uw SAP Ariba aanvraagproces

ProcessMind onthult het ware traject van elke aanvraag, van creatie tot goedkeuring, en biedt heldere visualisaties van vertragingen en afwijkingen om uw Purchase to Pay te optimaliseren.
  • Identificeer exacte knelpunten in aanvragen
  • Waarborg SAP Ariba aanvraag-compliance
  • Versnel de Purchase to Pay cyclustijden
  • Visualiseer alle goedkeuringsstappen van aanvragen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Wat organisaties bereiken met aanvraag process mining

Deze uitkomsten vertegenwoordigen de meetbare voordelen die organisaties doorgaans realiseren door process mining in te zetten om hun Purchase to Pay aanvraagproces data te analyseren, met name vanuit SAP Ariba. Door inefficiënties en knelpunten te identificeren met behulp van Purchase Requisition ID als de case identifier, kunnen bedrijven hun workflows optimaliseren.

0 %
Snellere goedkeuringscycli

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Door knelpunten in de goedkeuringsworkflow te identificeren en te elimineren, kunnen organisaties de snelheid waarmee aanvragen worden verwerkt en goedgekeurd aanzienlijk verhogen, wat leidt tot een snellere inkoop.
0 %
Verbeterde Beleidsnaleving

Toename van compliant aanvragen

Process mining helpt ervoor te zorgen dat aanvragen vooraf gedefinieerde goedkeuringspaden en beleidsregels volgen, waardoor compliance risico's worden verminderd en naleving van interne inkooprichtlijnen wordt gewaarborgd.
0 %
Minder herwerk aan aanvragen

Afname van de frequentie van wijzigingen

Minimaliseer het aantal aanvragen dat wijzigingen of afwijzingen vereist door de grondoorzaken van herbewerking te identificeren, wat leidt tot een soepelere verwerking, minder handmatige inspanning en minder vertragingen.
0 %
Lagere Verwerkingskosten

Verlaging van de totale aanvraagkosten

Elimineer onnodige stappen, verminder herbewerking en stroomlijn het gehele goedkeuringsproces om de operationele kosten die gepaard gaan met het beheren van aanvragen aanzienlijk te verlagen.
0 %
Gestroomlijnde goedkeuringsroutes

Minder niet-waardetoevoegende stappen

Identificeer en verwijder redundante of niet-standaard goedkeuringsstappen die de aanvraagcyclus verlengen, waardoor het proces efficiënter, transparanter en gemakkelijker wordt voor gebruikers.

Resultaten variëren per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers laten de typische verbeteringen zien die doorgaans bij implementaties worden behaald.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identificatiecode voor een inkoopaanvraagdocument, dienend als de primaire case identifier voor het proces.

Het belang

Dit is de essentiële case identifier die alle gerelateerde activiteiten verbindt, waardoor het mogelijk wordt om het end-to-end aanvraagproces voor elke unieke aanvraag te analyseren.

De naam van de specifieke bedrijfsgebeurtenis die op een bepaald moment binnen de levenscyclus van de aanvraag plaatsvond.

Het belang

Het definieert de stappen in het proces, wat de visualisatie en analyse van de aanvraag-workflow mogelijk maakt, inclusief knelpunten en afwijkingen.

De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond, dienend als de primaire timestamp voor event-ordening.

Het belang

Deze attribute geeft de chronologische volgorde van events weer en vormt de basis voor alle prestatie- en duur-berekeningen, zoals cycle times en knelpunten.

De gebruikers-ID of naam van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd, zoals de aanvrager of goedkeurder.

Het belang

Het maakt analyse van workload verdeling, gebruikersprestaties en resource allocatie mogelijk, wat helpt bij het identificeren van knelpunten veroorzaakt door specifieke gebruikers of teams.

De bedrijfstak of kostenplaats van de medewerker die de inkoopaanvraag heeft aangemaakt.

Het belang

Maakt segmentatie en vergelijking van procesprestaties mogelijk over verschillende delen van de organisatie heen, waarbij afdelingsspecifieke problemen of best practices worden benadrukt.

De totale geldwaarde van de inkoopaanvraag.

Het belang

Biedt cruciale financiële context, waardoor analyse mogelijk is van hoe de aanvraagwaarde het procesgedrag beïnvloedt, zoals goedkeuringstijden en workflowcomplexiteit.

De classificatie van de aangevraagde goederen of diensten, zoals 'IT Hardware', 'Kantoorbenodigdheden' of 'Professionele Diensten'.

Het belang

Maakt analyse mogelijk gebaseerd op het type goederen of diensten dat wordt ingekocht, wat helpt bij het identificeren van categoriespecifieke knelpunten of compliance problemen.

Een indicator van de prioriteit van de aanvraag, zoals 'Normaal', 'Urgent' of 'Kritiek'.

Het belang

Maakt prioritering van analyse en monitoring mogelijk of aanvragen met hoge prioriteit sneller worden verwerkt, zodat kritieke bedrijfsbehoeften worden voldaan.

De vooraf gedefinieerde reeks goedkeuringsstappen die de aanvraag naar verwachting zal volgen.

Het belang

Definieert het te volgen standaardproces, waardoor conformiteitscontroles automatisch afwijkingen en beleidsovertredingen kunnen detecteren.

De reden die door een goedkeurder wordt opgegeven wanneer een aanvraag of een goedkeuringsstap wordt afgewezen.

Het belang

Biedt direct inzicht in waarom aanvragen mislukken, wat root cause analysis mogelijk maakt om herwerk te verminderen en 'first-time-right' ratio's te verbeteren.

De huidige status van de inkoopaanvraag in zijn levenscyclus.

Het belang

Maakt real-time monitoring van de aanvraag-pipeline mogelijk, wat helpt bij het identificeren en aanpakken van vastgelopen of verouderende aanvragen voordat ze problematisch worden.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Markeert de initiële aanmaak van een inkoopaanvraagdocument door een gebruiker. Dit wordt vastgelegd wanneer de aanvraag voor het eerst wordt opgeslagen in een 'Composing' of conceptstatus.

Het belang

Dit is het startpunt van de levenscyclus van de aanvraag. Het analyseren van de tijd van aanmaak tot indiening helpt de efficiëntie van de gebruiker te meten en opleidingsbehoeften te identificeren.

Vertegenwoordigt de formele indiening van de inkoopaanvraag in de goedkeuringsworkflow door de aanvrager. Dit wordt vastgelegd door een statuswijziging van 'In opstelling' naar 'Ingediend'.

Het belang

Dit is een belangrijke mijlpaal die het goedkeuringsproces in gang zet. Het is essentieel voor het meten van 'Requisition Approval Cycle Time' en 'Requisition Creation Lead Time'.

Markeert de definitieve goedkeuring van de inkoopaanvraag nadat deze alle stappen in de workflow succesvol heeft doorlopen. Dit wordt vastgelegd door een statuswijziging naar 'Approved'.

Het belang

Een cruciale mijlpaal die het einde van de goedkeuringsfase aangeeft. Het is het eindpunt voor het meten van 'Gemiddelde Goedkeuringstijd Aanvraag' en duidt op gereedheid voor het aanmaken van een inkooporder.

Vertegenwoordigt de definitieve afwijzing van een inkoopaanvraag na beoordeling. Dit is een eindstatus voor het proces en wordt vastgelegd door een statuswijziging naar 'Geweigerd'.

Het belang

Dit is een essentieel faalpunt. Het analyseren van geweigerde aanvragen is cruciaal voor de 'Requisition Rejection Rate' KPI om patronen te identificeren en de aanvraagkwaliteit te verbeteren.

Markeert de succesvolle conversie van een goedgekeurde inkoopaanvraag naar een inkooporder. Dit wordt vastgelegd door de creatie van een inkooporderdocument dat verwijst naar de aanvraag.

Het belang

Dit is het primaire succesresultaat voor het aanvraagproces. Het is essentieel voor het meten van de end-to-end 'Requisition to PO Lead Time' KPI.

De definitieve administratieve afsluiting van een inkoopaanvraag nadat alle bijbehorende acties, zoals bestellen en ontvangen, zijn voltooid. Dit wordt vastgelegd door een definitieve statuswijziging naar 'Afgesloten'.

Het belang

Vertegenwoordigt het definitieve einde van de gehele aanvraaglebenscyclus. Het analyseren van de tijd van PO-creatie tot afsluiting kan knelpunten in downstream ontvangst- of factureringsprocessen aan het licht brengen.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining identificeert feitelijke processtromen, wijst knelpunten aan en onthult verborgen inefficiënties in uw Purchase to Pay, P2P, aanvraagproces binnen SAP Ariba. Het visualiseert elke stap, zodat u begrijpt waar vertragingen, herwerk of niet-compliant activiteiten voorkomen. Dit diepere inzicht maakt data-gedreven beslissingen mogelijk om uw operationele processen te stroomlijnen.

Om process mining uit te voeren voor SAP Ariba Aanvragen, heeft u primair een event log dataset nodig. Dit logboek moet een unieke case identifier bevatten, doorgaans de Purchase Requisition ID, een activity name voor elke stap, en een precieze timestamp voor wanneer elke activiteit plaatsvond. Aanvullende data, zoals resource-informatie of kostendata, kan de analyse verbeteren.

U kunt aanzienlijke verbeteringen verwachten op gebieden zoals kortere goedkeuringstijden voor aanvragen, minimaal herwerk als gevolg van wijzigingen, en verhoogde beleidscompliance. Initiële inzichten in procesafwijkingen en knelpunten kunnen vaak binnen enkele weken na data ingestie worden geïdentificeerd. Volledige optimalisatie en meetbare impact, zoals een kostenreductie van 15% of een tijdsreductie van 30%, ontwikkelen zich over enkele maanden naarmate verbeteringen worden geïmplementeerd.

Process mining analyseert de timestamps en sequenties van activities in uw aanvraagproces om de daadwerkelijke gevolgde paden in kaart te brengen. Het kan precies de wachttijden tussen stappen meten, frequente lussen benadrukken die duiden op herbewerking, en afwijkingen van standaard goedkeuringspaden identificeren die vertragingen veroorzaken. Dit stelt u in staat om de exacte fases en actoren te pinpointen die bijdragen aan inefficiënties.

Ja, process mining is zeer effectief in het identificeren van non-compliant aanvraaggoedkeuringen en beleidsafwijkingen. Door de feitelijke procesuitvoering te vergelijken met vooraf gedefinieerde regels en ideale procesmodellen, kan het automatisch gevallen markeren waarin aanvragen vereiste stappen hebben overgeslagen of zijn goedgekeurd door ongeautoriseerd personeel. Dit zorgt ervoor dat 95% aanvraagbeleid compliance haalbaar is.

Process mining tools zijn ontworpen om bruikbare inzichten te bieden voor zowel technische als zakelijke stakeholders. Hoewel data extractie en de initiële setup technische expertise kunnen vereisen, zijn de visualisaties en analyse dashboards intuïtief. Dit stelt inkoopmanagers, proceseigenaren en compliance officers in staat om knelpunten gemakkelijk te begrijpen en verbeteringen door te voeren zonder diepgaande technische kennis.

De primaire technische vereiste is veilige toegang tot uw SAP Ariba data om de benodigde event logs te extraheren. Dit omvat doorgaans het gebruik van SAP Ariba's rapportage- of integratiemogelijkheden, zoals APIs of data exports. U hebt ook een process mining softwareplatform nodig om deze data te importeren en te analyseren.

Een event log is een gestructureerde verzameling data die elke stap, of "event", gedetailleerd beschrijft die is genomen voor elke individuele Purchase Requisition ID binnen SAP Ariba. Het is cruciaal omdat het dient als het ruwe materiaal voor process mining, waardoor de software de gehele end-to-end reis van elke aanvraag kan reconstrueren en visualiseren. Zonder een accurate event log kan process mining niet functioneren.

Standaard SAP Ariba reporting biedt doorgaans vooraf gedefinieerde metrics en aggregaties op basis van verwachte data structuren. Process mining daarentegen ontdekt de feitelijke, 'as-is' processtromen direct uit event data, en onthult alle variaties en afwijkingen, niet alleen de verwachte. Dit stelt het in staat om verborgen inefficiënties en non-compliance te ontdekken die traditionele rapporten mogelijk missen.

Door event logs te analyseren, kan process mining bijhouden hoe lang aanvragen bij individuele goedkeurders doorbrengen en specifieke goedkeuringspaden identificeren die vaak tot vertragingen leiden. Dit stelt u in staat om de workload verdeling te visualiseren, overbelaste goedkeurders te pinpointen en knelpunten in de goedkeuringshiërarchie te ontdekken. Dergelijke inzichten maken gerichte aanpassingen mogelijk om de workload te balanceren en de verwerking van spoedeisende aanvragen te versnellen.

Geen vertragingen meer: Optimaliseer uw Purchase to Pay aanvraagproces

Pinpoint SAP Ariba inefficiënties en verkort de cyclustijd met 30%.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard vereist, setup is snel en eenvoudig.