Il Suo template per i dati delle richieste Purchase to Pay

L'ID della richiesta d'acquisto (Purchase Requisition ID) è la chiave centrale che collega tutte le attività relative a una singola richiesta di beni o servizi. A ogni richiesta creata in SAP Ariba viene assegnato un ID univoco che rimane coerente per tutto il suo ciclo di vita.

Nell'analisi di process mining, questo attributo è fondamentale per la correlazione dei casi. Consente la ricostruzione del percorso end-to-end completo di ogni richiesta, permettendo il calcolo accurato dei tempi di ciclo, l'identificazione delle varianti di processo e l'analisi dei loop di rework. Senza questo identificativo, sarebbe impossibile distinguere gli eventi appartenenti a richieste diverse.

Questo è l'identificativo del caso essenziale che collega tutte le attività correlate, rendendo possibile l'analisi del processo di richiesta end-to-end per ogni singola istanza.

Questo è un campo chiave primaria nelle tabelle principali di testata delle richieste all'interno della struttura dati di SAP Ariba.

L'attributo Activity Name descrive un singolo passaggio o traguardo nel processo di richiesta, come 'Requisition Created', 'Approval Step Approved' o 'Requisition Closed'. Questi dati derivano solitamente dagli event log, dai cambi di stato o da specifiche azioni utente registrate in SAP Ariba.

Questo attributo è fondamentale per costruire la mappa di processo, che rappresenta visivamente il flusso delle attività. Analizzando la sequenza e la frequenza di tali attività, gli analisti possono identificare i percorsi comuni, i bottleneck, le deviazioni dalle procedure standard e le aree di rework. Costituisce la colonna vertebrale di qualsiasi analisi di process mining.

Definisce le fasi del processo, permettendo di visualizzare e analizzare il workflow delle richieste, inclusi i colli di bottiglia e le deviazioni.

Derivato da Event Log, audit trail o record di cambio stato in SAP Ariba, spesso associato alle tabelle header e line item delle richieste.

L'Event Timestamp registra il momento esatto in cui si è svolta un'attività. Questo dato di alta precisione è essenziale per ordinare correttamente gli eventi all'interno di ogni caso e per calcolare la durata tra le diverse fasi del processo.

In fase di analisi, questo timestamp è la base per tutti i calcoli temporali, inclusi tempi di ciclo, tempi di attesa e durate di elaborazione. Alimenta le dashboard di analisi delle performance, come il Requisition Approval Cycle Time e la Approval Path Bottleneck Analysis. L'accuratezza di questo campo influisce direttamente sull'affidabilità di tutte le metriche di prestazione.

Questo attributo fornisce l'ordine cronologico degli eventi ed è la base per tutti i calcoli di performance e durata, come tempi di ciclo e bottleneck.

Solitamente si trova insieme ai record delle attività o dei cambi di stato nell'audit trail di SAP Ariba o nelle tabelle dei log di transazione.

La categoria merceologica (Item Category) fornisce dettagli su ciò che viene acquistato. Questa classificazione aiuta a comprendere i pattern di spesa e ad applicare strategie e policy di procurement specifiche per categoria.

Nel process mining, questo attributo è vitale per la dashboard 'Requisition Amendment Analysis', poiché può evidenziare se determinate categorie di articoli sono più soggette a modifiche, indicando specifiche poco chiare o prezzi volatili. Consente inoltre di confrontare le prestazioni del processo, come i tempi di approvazione, tra diversi tipi di acquisto per verificare se categorie specifiche incontrano maggiori ostacoli.

Consente l'analisi per categoria merceologica, aiutando a individuare colli di bottiglia o problemi di conformità specifici per certi beni o servizi.

Consultare la documentazione SAP Ariba. Questa informazione si trova solitamente a livello di riga della richiesta d'acquisto.

Questo attributo fornisce il contesto organizzativo, identificando quale parte dell'azienda ha avviato la richiesta. Di solito deriva dal profilo utente del richiedente o viene specificato nel modulo di richiesta.

In fase di analisi, è una dimensione potente per filtri e confronti. Viene utilizzato in quasi tutte le dashboard, come 'Requisition Approval Cycle Time' e 'Requisition Rejection Rate Analysis', per segmentare le metriche per dipartimento. Ciò consente di identificare quali uffici abbiano i tempi di ciclo più lunghi, i tassi di modifica più elevati o il maggior numero di richieste non conformi, guidando sforzi di miglioramento mirati.

Permette di segmentare e confrontare le performance tra i diversi reparti, evidenziando problemi specifici o best practice locali.

Consultare la documentazione SAP Ariba. Solitamente disponibile nell'header della richiesta, spesso collegato al profilo utente del richiedente.

Questo attributo cattura il valore finanziario dell'intera richiesta. Si tratta di un elemento di contesto aziendale critico che aiuta a categorizzare e prioritizzare le richieste d'acquisto.

L'analisi delle metriche di processo rispetto a questo valore può rivelare pattern importanti. Ad esempio, le richieste di alto valore potrebbero seguire percorsi di approvazione diversi e più rigorosi, o presentare tempi di ciclo più lunghi. Questo attributo è essenziale per comprendere l'impatto economico delle inefficienze di processo e per raggruppare le richieste in fasce di valore per analisi comparative.

Fornisce un contesto finanziario cruciale, consentendo di analizzare come il valore della richiesta influenzi il comportamento del processo, inclusi i tempi di approvazione e la complessità del workflow.

Consultare la documentazione SAP Ariba. Si tratta di un campo standard nell'header della richiesta d'acquisto.

L'Urgency Level (livello di urgenza), spesso rappresentato da un flag di priorità, segnala la necessità aziendale di un'elaborazione accelerata. Di solito viene impostato dal richiedente per garantire che le esigenze critiche siano gestite tempestivamente.

Questo attributo è il motore principale per la dashboard 'Urgent Requisition Process Monitor' e per il KPI 'Urgent Requisition Proc. Time'. Consente un confronto diretto dei tempi di ciclo tra richieste urgenti e standard per convalidare l'efficacia della gestione prioritaria. Analizzare le deviazioni o i ritardi nelle richieste urgenti è un caso d'uso fondamentale per garantire la business continuity.

Consente di dare priorità all'analisi e monitorare se le richieste urgenti vengono gestite più velocemente, garantendo la continuità del business.

Consultare la documentazione SAP Ariba. Spesso è un campo selezionabile nel modulo di creazione della richiesta.

Quando una richiesta viene respinta, gli approvatori forniscono spesso una motivazione, che può essere un testo libero o selezionata da una lista predefinita. Questo attributo cattura quel feedback fondamentale.

Questi dati sono il pilastro della dashboard 'Requisition Rejection Rate Analysis'. Analizzare le ragioni di rifiuto più comuni aiuta a identificare le cause profonde dei fallimenti del processo, come codifiche errate, giustificazioni insufficienti o problemi di budget. Tali insight possono essere usati per migliorare la formazione dei richiedenti e la qualità degli invii iniziali, riducendo il rework.

Offre una visione diretta dei motivi per cui le richieste d'acquisto vengono respinte, permettendo un'analisi delle cause profonde per ridurre il rework e migliorare i tassi di successo al primo tentativo.

Consultare la documentazione SAP Ariba. Questa informazione viene solitamente acquisita nei commenti o nello storico associato all'evento di rifiuto.

Questo attributo definisce la variante di processo standard o la matrice di approvazione a cui una richiesta dovrebbe attenersi in base alle sue caratteristiche (valore, categoria, dipartimento). Rappresenta il processo "to-be" o l'"happy path".

È fondamentale per il controllo di conformità (conformance checking) ed è utilizzato nella dashboard 'Requisition Compliance Overview'. Confrontando la sequenza reale delle attività con l'Approval Workflow Path atteso, gli analisti possono rilevare automaticamente violazioni delle policy, fasi di approvazione non autorizzate o controlli saltati. Questo è cruciale per l'audit interno e la gestione del rischio.

Definisce il processo standard da seguire, permettendo al conformance checking di rilevare automaticamente deviazioni e violazioni delle policy.

Consultare la documentazione SAP Ariba. Può essere derivato dalla configurazione della matrice di approvazione o da un campo specifico.

Questo attributo riflette lo stato in tempo reale di una richiesta (es. 'Composing', 'Submitted', 'Approved', 'Denied' o 'Closed'). Offre un'istantanea della posizione di ogni caso nel processo al momento dell'estrazione dei dati.

Mentre il process mining ricostruisce il flusso storico, questo attributo è vitale per il monitoraggio operativo. È il dato principale per il 'Live Requisition Status Tracker', consentendo ai manager di visualizzare il carico di lavoro attuale e identificare le richieste bloccate o in sospeso da troppo tempo. Fornisce visibilità immediata e azionabile sulla pipeline delle richieste attive.

Permette il monitoraggio in tempo reale del flusso di richieste, aiutando a gestire i ticket fermi o datati prima che diventino critici.

Consultare la documentazione SAP Ariba. Si tratta di un campo di stato standard nell'header della richiesta.

L'attributo Event User identifica l'individuo responsabile dell'esecuzione di una fase specifica del processo. Può trattarsi del dipendente che ha inviato la richiesta, del manager che l'ha approvata o dell'agente di procurement che l'ha elaborata.

Questo attributo è essenziale per l'analisi del carico di lavoro, il confronto delle prestazioni e l'identificazione di opportunità di formazione. Alimenta la dashboard 'Approver Workload and Performance' consentendo di analizzare i tempi di approvazione per utente. Viene inoltre utilizzato per indagare le fonti di ritardi o deviazioni, risalendo ai singoli individui o team.

Permette l'analisi della distribuzione del carico, delle performance degli utenti e dell'allocazione risorse, aiutando a individuare rallentamenti causati da team o utenti specifici.

Consultare la documentazione SAP Ariba. Spesso memorizzato nell'audit trail o nello storico, collegato ai dati anagrafici utente.

Questa metrica calcolata misura la durata dei singoli segmenti all'interno del workflow di approvazione più ampio. Isola il tempo trascorso in attesa di uno specifico approvatore o livello di approvazione.

Questo attributo è essenziale per la dashboard 'Approval Path Bottleneck Analysis' e per il KPI 'Avg Approval Step Duration'. Viene calcolato come l'intervallo tra un evento 'Approval Step Started' e il corrispondente 'Approval Step Approved' o 'Approval Step Rejected'. Questa misurazione granulare individua con precisione quali approvatori o fasi stiano causando ritardi.

Fornisce una visione granulare del workflow di approvazione, individuando i passaggi specifici o gli approvatori che rappresentano la fonte dei bottleneck.

Calcolato come differenza tra il timestamp di inizio della fase di approvazione e l'evento finale corrispondente ('Approvato' o 'Rifiutato').

Questo attributo distingue tra eventi di sistema automatizzati (come auto-approvazioni o cambi di stato automatici) e attività manuali eseguite dagli utenti. È fondamentale per comprendere il livello di automazione del processo.

In fase di analisi, aiuta a misurare con precisione lo sforzo umano e a identificare opportunità per un'ulteriore automazione. Ad esempio, filtrare le attività manuali consente un calcolo preciso dei tempi di elaborazione incentrati sull'utente. Aiuta inoltre a verificare che le regole automatizzate funzionino come previsto.

Distingue tra azioni umane e di sistema, fondamentale per misurare i tassi di automazione e individuare nuove opportunità di ottimizzazione.

Questo dato viene solitamente ricavato verificando se l'utente dell'evento ('Event User') corrisponde a un ID utente di sistema o di un processo batch.

Questo attributo calcolato identifica i casi che hanno subito almeno un'attività 'Requisition Amended'. Semplifica la segnalazione delle richieste d'acquisto che hanno richiesto modifiche durante il loro ciclo di vita.

Questo flag è utilizzato per calcolare il KPI 'Requisition Amendment Rate'. Contando i casi in cui questo flag è attivo, gli analisti possono misurare facilmente la frequenza del rework e indagarne le cause profonde correlandolo con altri attributi come il nome del richiedente o la categoria merceologica.

Semplifica il calcolo del KPI relativo al tasso di modifica, aiutando a quantificare il rework e a identificare le aree che necessitano di specifiche iniziali più chiare.

Valutato come 'true' se il caso contiene una o più attività 'Richiesta Modificata', altrimenti 'false'.

Questo attributo calcolato è una misura di inefficienza più ampia rispetto a 'IsAmended'. Segnala i casi che hanno subito loop di rework significativi, solitamente definiti dalla presenza di uno o più eventi 'Approval Step Rejected' o da eventi multipli di 'Requisition Amended'.

Questo flag serve a calcolare il KPI 'Requisition Rework Rate'. Aiuta a quantificare i costi nascosti e i ritardi associati ai fallimenti del processo. Analizzare i casi contrassegnati come rework può svelare pattern relativi a determinati approvatori, dipartimenti o tipi di richiesta che causano attriti nel processo.

Identifica i casi con forti attriti (es. rifiuti), permettendo un'analisi mirata delle cause di inefficienza e ritardo.

Valutato come 'true' se il caso contiene un'attività di rifiuto o più di un'attività di modifica.

Questo attributo collega una richiesta d'acquisto al documento a valle, l'ordine d'acquisto (PO). La sua presenza indica la conversione avvenuta con successo di una richiesta in ordine.

È essenziale per un'analisi di processo end-to-end che vada oltre la fase di richiesta. Viene utilizzato per calcolare il KPI 'Requisition to PO Lead Time', connettendo l'evento di creazione della richiesta con quello del PO. Questo fornisce una visione olistica della fase iniziale del ciclo di procurement.

Collega la richiesta al successivo ordine d'acquisto, permettendo di misurare il tempo di ciclo totale da richiesta a ordine.

Consultare la documentazione SAP Ariba. Solitamente memorizzato nei dati della riga richiesta dopo la generazione dell'ordine d'acquisto.

Questa metrica calcolata misura la durata totale end-to-end per convertire un'esigenza aziendale in un ordine d'acquisto operativo. Fornisce una visione completa dell'efficienza della fase iniziale del processo di procurement.

Questo attributo supporta direttamente il KPI 'Requisition to PO Lead Time'. Viene calcolato come la differenza temporale tra gli eventi 'Requisition Created' e 'Purchase Order Created'. L'analisi di questa metrica aiuta le organizzazioni a comprendere il lead time totale percepito dagli utenti aziendali e a identificare aree di miglioramento olistico.

Misura il tempo totale dalla richiesta all'ordine, fornendo un KPI olistico sull'efficienza del ciclo di approvvigionamento.

Calcolato sottraendo il timestamp di creazione richiesta da quello di creazione ordine (PO).

Questo attributo a livello di caso identifica chi ha creato la richiesta d'acquisto. Fornisce contesto sull'origine della richiesta e sul singolo stakeholder.

In fase di analisi, viene utilizzato per filtrare il processo e analizzare i comportamenti dei singoli richiedenti. Ad esempio, le dashboard 'Requisition Amendment Analysis' e 'Requisition Rejection Rate Analysis' lo usano per identificare gli utenti che potrebbero necessitare di formazione supplementare a causa di alti tassi di modifica o rifiuto. Aiuta a personalizzare il feedback e le iniziative di miglioramento.

Identifica chi ha creato la richiesta, permettendo di analizzare il comportamento e la qualità del processo per singolo richiedente.

Consultare la documentazione SAP Ariba. Si tratta di un campo standard, spesso etichettato come 'Creato da' o 'Richiedente'.

Questo attributo identifica il manager o lo stakeholder specifico responsabile di un'attività di approvazione. Si distingue dal generico 'Event User' perché si riferisce specificamente ai task di approvazione.

È un attributo chiave per la dashboard 'Approver Workload and Performance'. Consente di monitorare il numero di richieste gestite da ogni approvatore e il relativo tempo medio di approvazione. Ciò aiuta a identificare bottleneck individuali, bilanciare i carichi di lavoro e valutare le prestazioni rispetto agli obiettivi.

Identifica la persona specifica responsabile dell'approvazione, permettendo il bilanciamento del carico e l'analisi delle performance degli approvatori.

Consultare la documentazione SAP Ariba. Questa informazione è memorizzata nei dati del workflow di approvazione collegati alla richiesta.

Questo attributo identifica l'origine dei dati di processo. In questa vista, il valore sarà costantemente 'SAP Ariba', ma in un contesto più ampio di integrazione dati, questo campo è cruciale per la data lineage e la risoluzione dei problemi.

Nell'analisi, aiuta a confermare l'origine dei dati e può essere utilizzato per filtrare o confrontare processi che coinvolgono sistemi diversi. Garantisce chiarezza e fiducia nella fonte dei dati, elemento importante per il coinvolgimento degli stakeholder.

Identifica l'origine dei dati, fondamentale per la data governance, la risoluzione dei problemi e la contestualizzazione dell'analisi.

Questo è tipicamente un valore statico aggiunto durante il processo di estrazione e trasformazione dei dati per etichettare l'origine del dataset.

Questa metrica calcolata misura la durata del processo di approvazione principale. È un indicatore chiave di prestazione (KPI) che riflette l'efficienza del workflow approvativo.

Questo KPI alimenta direttamente la dashboard 'Requisition Approval Cycle Time' ed è alla base del KPI 'Avg Requisition Approval Time'. Viene calcolato come la differenza temporale tra gli eventi 'Requisition Submitted' e 'Requisition Approved' per ogni caso. L'analisi di questa metrica aiuta a identificare i ritardi complessivi nella catena di approvazione.

Misura l'efficienza del processo di approvazione, alimentando i KPI e le Dashboard per individuare e ridurre i ritardi.

Calcolato sottraendo il timestamp di sottomissione richiesta da quello di approvazione.

Questo attributo mostra la data e l'ora dell'ultima estrazione o aggiornamento dei dati per un dato evento. Garantisce trasparenza sulla freschezza dei dati analizzati, aspetto cruciale per il monitoraggio dei processi in corso.

Gli analisti usano questa informazione per capire quanto siano recenti gli insight generati. Per dashboard come il 'Live Requisition Status Tracker', questo campo è fondamentale per informare gli utenti sul grado di aggiornamento delle informazioni visualizzate, aiutando a gestire le aspettative sulla tempestività dei dati.

Indica l'aggiornamento dei dati, essenziale per valutare la tempestività e la pertinenza degli insight di Process Mining.

Questo timestamp viene solitamente generato e aggiunto a ogni record durante il processo di acquisizione dei dati.