Mejore su Proceso de Aprovisionamiento a Pago - Requisición
Optimice su Proceso de Requisición de Compra en SAP Ariba
Las aprobaciones lentas de requisiciones pueden impactar significativamente su proceso de adquisición y conducir a oportunidades perdidas. Nuestra plataforma le ayuda a identificar ineficiencias exactas, desde la creación de la solicitud inicial hasta la aprobación final. Descubra cómo mejorar el cumplimiento y acelerar todo su ciclo de Compras a Pago, transformando su proceso de requisiciones.
Descargue nuestra plantilla de datos preconfigurada y aborde los desafíos comunes para alcanzar sus metas de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la Guía de la Plantilla de Datos para transformar sus operaciones.
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¿Por qué optimizar su proceso de requisición de compra?
El proceso de Aprovisionamiento a Pago comienza con una requisición, y cualquier ineficiencia en esta etapa puede repercutir en todo su ciclo de aprovisionamiento, provocando retrasos significativos y un aumento de los costos. En el complejo entorno de SAP Ariba, si bien el sistema ofrece capacidades robustas, el comportamiento real del usuario y la ejecución del flujo de trabajo pueden introducir cuellos de botella. Un proceso de requisición lento o no conforme impacta directamente en la capacidad de su organización para adquirir los bienes y servicios necesarios de manera oportuna, afectando los cronogramas de los proyectos, la eficiencia operativa e incluso las relaciones con los proveedores. Los costos ocultos de un proceso de requisición ineficiente incluyen ciclos de aprobación prolongados, un aumento de la reelaboración manual, oportunidades de ahorro perdidas y posibles incumplimientos que podrían exponer a su negocio a riesgos.
Optimizar su proceso de Aprovisionamiento a Pago - Requisición en SAP Ariba no se trata solo de agilizar las cosas; se trata de asegurar que cada solicitud de bienes o servicios se gestione con la máxima eficiencia, transparencia y adherencia a las políticas de la empresa desde el momento en que se crea hasta que resulta en una orden de compra aprobada. Comprender el flujo real, en lugar del teórico, es el primer paso para lograr esta optimización crítica del proceso.
Cómo Process Mining desbloquea la eficiencia de la requisición
Process Mining ofrece un enfoque potente y basado en datos para desglosar y analizar su trayectoria de Aprovisionamiento a Pago - Requisición dentro de SAP Ariba. En lugar de depender de suposiciones o evidencias anecdóticas, Process Mining utiliza registros de eventos de su sistema SAP Ariba para reconstruir la secuencia real de actividades para cada requisición de compra. Esto le permite visualizar el flujo completo de principio a fin, descubriendo todas las variaciones de proceso, desviaciones y bucles ocultos que los métodos de análisis tradicionales a menudo pasan por alto.
Con Process Mining, puede específicamente:
- Identificar Cuellos de Botella Precisos: Identificar con exactitud dónde se estancan las requisiciones, ya sea un paso de aprobación específico, un departamento particular o ciertos tipos de solicitudes. Esto va más allá de saber que hay un retraso; le indica por qué y dónde dentro de su flujo de trabajo de SAP Ariba.
- Descubrir Variaciones de Proceso Ocultas: Revelar cómo se procesan realmente las requisiciones en comparación con cómo están diseñadas para procesarse. Esto incluye identificar atajos no autorizados, pasos innecesarios o modificaciones frecuentes que no añaden valor pero consumen tiempo.
- Analizar los Flujos de Trabajo de Aprobación: Obtener información profunda sobre sus procesos de aprobación multinivel. Vea qué aprobadores causan retrasos, qué rutas de aprobación son más eficientes y dónde una revisión podría agilizar el flujo sin comprometer el control.
- Evaluar el Cumplimiento: Verificar que todas las requisiciones se adhieren a las políticas de compra de su organización, identificando casos de incumplimiento, como
La Ruta de Mejora de 6 Pasos para la Requisición de Compra
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Qué hacer
Obtenga la plantilla de Excel diseñada para datos de Requisiciones de Compra. Esto asegura que sus datos estarán en la estructura correcta para el análisis.
Por qué es importante
Usar la plantilla correcta previene problemas de calidad de datos y simplifica el análisis posterior, estableciendo una base sólida para la mejora.
Resultado esperado
Una plantilla de Excel lista para rellenar, específica para datos de Requisiciones de Compra de SAP Ariba.
QUÉ OBTENDRÁ
Descubra Insights Ocultos en su Proceso de Requisiciones de SAP Ariba
- Identificar cuellos de botella exactos en las requisiciones
- Asegurar el cumplimiento de las requisiciones de SAP Ariba
- Acelerar los tiempos del ciclo de Aprovisionamiento a Pago
- Visualice todos los pasos de aprobación de requisición
RESULTADOS TÍPICOS
Lo que las Organizaciones Logran con el Process Mining de Requisiciones
Estos resultados representan los beneficios medibles que las organizaciones suelen obtener al aprovechar el process mining para analizar los datos de su proceso de requisiciones de Compras a Pago, particularmente de SAP Ariba. Al identificar ineficiencias y cuellos de botella utilizando el Purchase Requisition ID como identificador de caso, las empresas pueden optimizar sus workflows.
Reducción promedio en el tiempo de aprobación
Al identificar y eliminar los cuellos de botella en el flujo de trabajo de aprobación, las organizaciones pueden acelerar significativamente la rapidez con la que se procesan y aprueban las requisiciones, lo que lleva a un aprovisionamiento más rápido.
Aumento en requisiciones conformes
El Process Mining ayuda a asegurar que las requisiciones sigan las rutas de aprobación predefinidas y las políticas establecidas, reduciendo los riesgos de cumplimiento y garantizando la adherencia a las directrices internas de adquisición.
Disminución en la frecuencia de modificaciones
Minimice el número de requisiciones que requieren modificaciones o rechazos identificando las causas raíz de la reelaboración, lo que lleva a un procesamiento más fluido, menos esfuerzo manual y menos retrasos.
Reducción de los costos generales de requisición
Elimine pasos innecesarios, reduzca la reelaboración y agilice todo el proceso de aprobación para disminuir significativamente los gastos operativos asociados con la gestión de requisiciones.
Menos pasos que no añaden valor
Identifique y elimine pasos de aprobación redundantes o no estándar que prolongan el ciclo de requisición, haciendo el proceso más eficiente, transparente y fácil de usar.
Los resultados varían según la complejidad del proceso y la calidad de los datos. Estas cifras representan mejoras típicas observadas en diversas implementaciones.
Datos Recomendados
Preguntas Frecuentes
Preguntas frecuentes
El Process Mining identifica los flujos de proceso reales, señala los cuellos de botella y revela ineficiencias ocultas en su proceso de requisiciones de Compras a Pago (Purchase to Pay, P2P) dentro de SAP Ariba. Visualiza cada paso, ayudándole a comprender dónde se producen retrasos, reprocesos o actividades no conformes. Esta visión más profunda permite tomar decisiones basadas en datos para optimizar sus operaciones.
Para realizar process mining en las requisiciones de SAP Ariba, usted necesita principalmente un conjunto de datos de registro de eventos. Este registro debe incluir un identificador de caso único, típicamente el Purchase Requisition ID, un nombre de actividad para cada paso y un timestamp preciso de cuándo ocurrió cada actividad. Datos adicionales, como información de recursos o datos de costos, pueden mejorar el análisis.
Puede esperar mejoras significativas en áreas como la reducción de los tiempos de aprobación de requisiciones, la minimización de reprocesos debido a modificaciones y un mayor cumplimiento de las políticas. Los insights iniciales sobre desviaciones de procesos y cuellos de botella a menudo pueden identificarse en semanas después de la ingesta de datos. La optimización completa y un impacto medible, como una reducción del 15% en costos o del 30% en tiempo, se desarrollan a lo largo de unos meses a medida que se implementan las mejoras.
El Process Mining analiza las marcas de tiempo y las secuencias de actividades en su proceso de requisición para trazar las rutas reales tomadas. Puede medir con precisión los tiempos de espera entre pasos, resaltar bucles frecuentes que indican reelaboración e identificar desviaciones de las rutas de aprobación estándar que causan retrasos. Esto le permite señalar las etapas y los actores exactos que contribuyen a las ineficiencias.
Sí, el process mining es altamente efectivo para identificar aprobaciones de requisiciones no conformes y desviaciones de políticas. Al comparar la ejecución real del proceso con reglas predefinidas y modelos de proceso ideales, puede marcar automáticamente instancias donde las requisiciones omitieron pasos requeridos o fueron aprobadas por personal no autorizado. Esto asegura que una conformidad del 95% con las políticas de requisición sea alcanzable.
Las herramientas de Process Mining están diseñadas para ofrecer información procesable tanto a los perfiles técnicos como a los de negocio. Si bien la extracción de datos y la configuración inicial pueden requerir conocimientos técnicos, las visualizaciones y los dashboards de análisis son intuitivos. Esto permite a los gerentes de compras, los propietarios de procesos y los responsables de cumplimiento comprender fácilmente los cuellos de botella e impulsar mejoras sin necesidad de conocimientos técnicos profundos.
El principal requisito técnico es el acceso seguro a sus datos de SAP Ariba para extraer los registros de eventos necesarios. Esto generalmente implica el uso de las capacidades de informes o integración de SAP Ariba, como APIs o exportaciones de datos. También necesitará una plataforma de software de process mining para ingestar y analizar estos datos.
Un registro de eventos es una colección estructurada de datos que detalla cada paso, o "evento", realizado para cada ID individual de Requisición de Compra dentro de SAP Ariba. Es crucial porque actúa como la materia prima para el Process Mining, permitiendo que el software reconstruya y visualice todo el recorrido de principio a fin de cada requisición. Sin un registro de eventos preciso, el Process Mining no puede funcionar.
Los informes estándar de SAP Ariba suelen proporcionar métricas y agregados predefinidos basados en estructuras de datos anticipadas. El Process Mining, por el contrario, descubre los flujos de proceso reales, tal como son (as-is), directamente a partir de los datos de eventos, revelando todas las variaciones y desviaciones, no solo las esperadas. Esto le permite descubrir ineficiencias ocultas e incumplimientos que los informes tradicionales podrían pasar por alto.
Mediante el análisis de los registros de eventos, el Process Mining puede rastrear cuánto tiempo pasan las requisiciones con cada aprobador individual e identificar rutas de aprobación específicas que frecuentemente causan retrasos. Esto le permite visualizar la distribución de la carga de trabajo, señalar a los aprobadores sobrecargados y descubrir cuellos de botella en la jerarquía de aprobación. Tales conocimientos permiten realizar ajustes dirigidos para equilibrar la carga de trabajo y acelerar el procesamiento de requisiciones urgentes.
Elimine Retrasos: Optimice su Proceso de Requisiciones de Compras a Pago
Identifique ineficiencias en SAP Ariba y reduzca el tiempo de ciclo en un 30%.
No se requiere tarjeta de crédito, la configuración es rápida y sencilla.